Workflow Management MIS 3TI

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Workflow Management MIS 3TI 2010-2011"

Suzanna de Wilde
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Workflow Management MIS 3TI

2 Een scenario CREATE ORDER PRE-PROCESSINGORDER PROCESSING PRODUCTION SHIPPING

3 Work Collection of tasks that have to be executed sequentially or in parallel, by at least 2 persons to achieve a common goal

4 Workflow The tasks, procedural steps, in which organizations and persons are involved, the input necessary and output generated, the tools used, for each step in a business process.

5 Workflow Management The and of work processes in which documents, information or tasks are passed through from one participant to another in a way determined by

6 Workflow Management Tool Software automating and managing the business process in an organization Process automatisation Process Management

7 Process vs. Document centric Process central Process Based on business rules and policies Independant component Source: Delphi Consulting Doc- Centric Document central Document life cycle management Component of DMS

8 BPM tool

9 BPM tool

10 Procesmodelling

11 Procesmodelling Process structure Sequential routing (Dynamic) Parallel routing (non-exclusive) Conditional routing Pre- and post-conditions Exceptions Iteration

12 Procesmodelling Time Constraints Deadlines for processes and tasks Priorities External events Other processes Information

13 Procesmodelling Organisation model Participant (functional) Group Role Manager Authority

14 Procesmodelling Work assignment Based on workload Based on predefined business rules Roles defined for tasks Links between people and roles for reusability Behandelen van afwezigheden van medewerkers Knelpunten in de werkstroom

Links between people and roles for reusability

15 K2.net 2003 Studio Design View

16 BPM tool

18 BPM tool

19 Process Management work (re-)assignment (workload balancing) alerting notification prioritizing tracking reporting real-time monitoring (bottleneck detection) dynamic optimization exception handling change in process

tracking reporting real-time monitoring (bottleneck

20 Real-time Procesinformatie Live data feed uit BPM tool Maak sneller beter-geïnformeerde beslissingen

22 Monitoring

24 BPM tool

26 Cost-based Analysis Geassocieerde kosten met taken Identificeer gebieden om te optimiseren Kwantitatieve kostanalyse

27 BPM tool

28 Optimizatie via Simulatie Validatie voor produktie Meer voorspelbare resultaten Minder risico Verfijnen business proces Verzekeren optimaal resource gebruik Kosten reduceren

30 Werkwijze bij WFM modellering Bepaal welke workflow je wil modelleren Bepaal doelstelling van het proces Bepaal start: wanneer wordt workflow opgestart? Waar moet het dan naartoe? Beslissingsmoment? Routering? Wanneer wordt het gearchiveerd? Wanneer wordt het vernietigd? En door wie?

31 WFM modelling What? Who? Why? How?

32 Modellering: tools Grafisch: flowchart voorstelling van de flow Proces componenten kunnen met drag en drop in diagram toegevoegd worden Bvb Microsoft Visio Semi-grafisch: gebruiker voert tekst in, systeem zet om naar grafische voorstelling Bvb mbv activiteitendiagrammen Minder krachtig, minder interactief Form-gebaseerd: geen grafische component Niet bruikbaar bij complexe workflow

33 Modellering State definition: verschillende toestanden waarin een content item zich kan bevinden doorheen zijn levenscyclus moeten beschreven kunnen worden Task assignment: taken moeten toegekend kunnen worden aan personen, groepen, rollen. Moeten ook dynamisch aangepast kunnen worden

34 Modellering Alerts en Notifications: moeten ingesteld kunnen worden op basis van bepaalde voorwaarden in de workflow Management van prioriteiten: relatieve taken toekennen aan taken die gegenereerd worden door workflows Escalation: een bepaalde taak escaleren bvb op basis van tijdsbeperking

35 Modellering Sub-processen: verzamelen van een aantal stappen in een herbruikbare unit. Conditional branching: beslissingsmomenten afhankelijk van inhoud van de content of acties ondernomen tijdens de workflow Parallelle uitvoering: stappen kunnen gelijktijdig uitgevoerd worden

36 Modellering Granulariteit: niveau van de content (volledig document, individueel content element,...) Externe links: sommige stappen vragen interacties met derden Version control: nodig voor content items Integratie met mail systeem

37 Uitvoering Flexibiliteit: taken dynamisch toekennen aan andere personen/ groepen/ rollen = task reassignment Stappen overslaan: als die stap voor die bepaalde workflow niet nodig is, moet je die kunnen overslaan Annotation: commentaar toevoegen bij bepaalde stappen

38 Uitvoering Audit trail: het systeem moet een spoor laten van alle stappen die genomen werden

40 voorbeeld

42 Redactie nota Verantwoordelijkheid Redacteur Termijn en timing Volgens afspraak met Beleidsverantwoordelijken of verplichte (interne) procedures Beschrijving activiteit Deze fase is bepalend voor het opmaken van een nota met aandacht voor standaardisering van zowel vormgeving (lay-out) als opbouw (structuur) van de inhoud

43 Kwaliteitscontrole 1 van nota en eventuele bijlagen Verantwoordelijkheid Dienstverantwoordelijke Termijn en timing Zo vlug mogelijk. Beschrijving activiteit Volgende elementen maken deel uit van de 1e kwaliteitscontrole Correcte weergave van de problematiek of de vraag tot wijziging van een besluit - controle naar inhoud: Draagwijdte

44 Pré-validatie 1 van nota en eventuele bijlagen Verantwoordelijkheid Dienstverantwoordelijke Termijn en timing Zo vlug mogelijk. Beschrijving activiteit De dienstverantwoordelijke is als eindredacteur verantwoordelijk voor controle naar inhoud en naar vorm van zowel de nota als (eventuele) bijlage(n). Controle van (eventuele) correcties

Vergelijkbare documenten

Workflows voor SharePoint met forms en data K2 VOOR SHAREPOINT

Slimmer samenwerken met SharePoint Workflows voor SharePoint met forms en data K2 VOOR SHAREPOINT Workflows, forms, reports en data WAAROM KIEZEN VOOR K2? Of u nu workflows moet maken voor items in SharePoint