Huishoudelijk Reglement Deelnemersraad

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Deelnemersraad afdeling Informele Zorg, De Regenboog Groep Concept 18 juli 2016 Artikel 1 Begripsbepaling a) Zie SWO art. 1 In dit huishoudelijk reglement wordt, binnen het kader van de wet WMCZ, de Samenwerkingsovereenkomst (SWO) tussen de Raad van Bestuur en de Medezeggenschapsraden van De Regenboog Groep (ondertekend op 12 november 2015) uitgewerkt en toegespitst op de gang van zaken bij de Deelnemersraad. Voor begripsbepaling, zie SWO art. 1 b) Afkortingen SWO Samenwerkingsovereenkomst HR Huishoudelijk Reglement DR Deelnemersraad RvB Raad van Bestuur IZ Informele Zorg Artikel 2 Doelstelling a) Zie SWO art. 2.1 en art. 2.2, samenvatting: Het doel is om, binnen het kader van de doelstellingen van de organisatie, de gemeenschappelijke belangen van de Deelnemers te behartigen, en naar vermogen de participatie en medezeggenschap van Deelnemers te bevorderen, zodat zij zoveel mogelijk worden betrokken bij de gang van zaken binnen de organisatie. De Deelnemersraad vervult daarbij de volgende functies: De DR is tolk, oftewel de spreekbuis van deelnemers en behartigt de belangen van de deelnemers De DR is waakhond, en bewaakt de rechten van de deelnemers De DR is adviseur, en brengt advies uit om de kwaliteit van het aanbod en de dienstverlening te bevorderen. Voor het adviesrecht volgens de wet WMCZ en de procedure, zie SWO art. 6, 7, en in geval van een geschil, art. 14. Artikel 3 Positionering a) Zie SWO art 3.1 en 3.2 De diverse Raden in de organisatie hebben ten opzichte van elkaar een zelfstandige positie. De DR is gerechtigd advies uit te brengen aan de RvB, betreffende projecten die onder coachende en ondersteunende zorg vallen (afdeling Informele Zorg).

2 b) Plaats van de DR in de organisatie De Deelnemersraad is een onafhankelijk en zelfstandig orgaan, dat een rol heeft in het proces van beleidsvoering bij de informele coachende en ondersteunende projecten van DRG. De RvB is de gesprekspartner voor de Deelnemersraad. Artikel 4 Samenstelling en benoeming a) Zie SWO art. 4.1 en 4.2, samenvatting aantal leden: De DR leden worden gekozen conform het verkiezingsreglement (zie bijlage) en benoemd conform de SWO. De DR bestaat uit 8 leden, 4 afkomstig van coachende informele zorg, en 4 van ondersteunende informele zorg. Lid van de DR kunnen uitsluitend deelnemers, dan wel voormalig deelnemers zijn. (Bij voorkeur huidige) b) Zie SWO art. 4.9, afvaardiging naar CR De DR wijst 3 van haar leden aan om zitting te nemen in de Centrale Raad c) Zie SWO art 4.10, uitsluiting benoeming van raadsleden Geen lid van de DR kunnen zijn - Personen die werkzaam zijn bij de organisatie - Voormalig deelnemers die vrijwilliger zijn geworden bij DRG en niet langer gebruik maken van de diensten van DRG. d) Zie SWO art. 4.11, samenvatting schorsing lid: De DR kan een lid voor kortere of langere tijd uitsluiten van werkzaamheden, als de betrokkene deze ernstig belemmert. De betrokkene wordt in de gelegenheid gestelt om zich te verdedigen tegen deze schorsing. Het besluit tot schorsing vereist twee derde meerderheid van de stemmen, bij aanwezigheid van twee derde van het aantal zittende leden. De DR doet hiervan schriftelijk mededeling aan de CR en de organisatie. e) Zie SWO art. 4.12, beeindigen lidmaatschap f) Zie SWO art. 4.13, ontbinding DR bij onvoldoende functioneren door organisatie g) Zie SWO art. 4.14, samenvatting duur / termijnen De leden worden benoemd voor 3 jaar, en zijn herverkiesbaar / herbenoembaar tot maximaal 3 verlengingstermijnen. (Max 12 jaar in totaal). h) Zie SWO art en 4.16 oproep en verkiezingen leden i) Zie SWO art 4.18 functies binnen de DR De DR kiest uit hun midden een voorzitter, een secretaris, en even tueel een vice-voorzitter en een penningmeester voor 3 jaar. De laatste twee functies kunnen evt. worden

3 gecombineerd met die van secretaris. De taakverdeling en termijn worden vastgelegd in dit huishoudelijk reglement (zie art 5 SWO en HR) Artikel 5 Werkwijze en procedures a) Oproep en verkiezing raadsleden DR De organisatie van de oproep en verkiezing vanuit coachende en ondersteunende informele zorg geschiedt onder verantwoordelijkheid van de DR. Verkiezingen worden gehouden indien er meer geschikte kandidaten zijn dan vacatures. De DR heeft de inspanningsverplichting om zowel de oproep als, indien nodig, de verkiezingen aan zoveel mogelijk deelnemers kenbaar te maken. De DR heeft de taak om duidelijk te maken op welke wijze men zich kan aanmelden als kandidaat-lid, en hoe men zijn/haar stem kan indienen bij verkiezingen. De DR kan de organisatie hiervan opdragen aan een door hem ingestelde commissie. b) Invulling van tussentijdse vacatures In geval van een tussentijdse vacature wijst de DR binnen een maand, bij voorkeur tot opvolger die kandidaat aan, die door afvaardiging of verkiezing vanuit dezelfde groep (coachend / ondersteunend) wordt voorgedragen. Iedere belanghebbende kan, binnen twee weken na de bekendmaking daarvan, bij de DR bezwaar maken tegen bovenstaande benoeming. De DR beslist zo spoedig mogelijk op het bezwaar en treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn. Indien binnen zes maanden na het ontstaan van een tussentijdse vacature reguliere verkiezingen plaatsvinden, is het mogelijk om de vacature vacant te laten. c) Wijze van benoeming van leden De DR heeft een inspanningsverplichting om te zorgen dat alle zetels in de raad vervuld worden. Voor stemming, zie HR art. 5 k. d) Taakverdeling en functioneren Van de raadsleden van de DR wordt verwacht dat zij: De vergaderingen en overlegvergadering bijwonen Het algemene belang van de deelnemers behartigen Gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor het doelgericht en democratische verloop van de vergadering, alsmede voor de werksfeer In de DR meedenken en meepraten over alle zaken waar deze zich mee bezig houdt Zich vriendelijk en respectvol opstellen naar alle andere aanwezigen, zoals (aspirant-) raadsleden, toehoorders, medewerkers Zorgvuldig omgaan met de privacy van deelnemers, raadsleden, vrijwilligers en medewerkers Actief contact onderhouden met hun achterban Vragen en suggesties van deelnemers in de vergadering aan de orde stellen

4 In voorkomende zaken informatie inwinnen bij deelnemers, vrijwilligers en/of medewerkers De overige medezeggenschapsraden van DRG informeren over zaken die in de DR spelen Meedoen aan activiteiten van de DR buiten de vergaderingen Aandacht besteden aan het verwelkomen en inwerken van nieuwe (aspirant-) raadsleden (bijvoorbeeld door middel van een raadsmaatjeskoppel te vormen voor een bepaalde tijd) Bij verhindering dit z.s.m. doorgeven aan de voorzitter of secretaris Indien gewenst of noodzakelijk, taken en afspraken bijtijds overdraagt of delegeert aan andere raadsleden Indien gewenst zich bij de uitvoering van zijn/haar taken laat bijstaan door een (van de organisatie onafhankelijk) adviseur, ondersteuner en/of ambtelijk secretaris Indien gewenst deskundigen binnen of buiten de organisatie om bijstand of advies vraagt. Zie SWO art 15 in het geval dat dit kosten met zich meebrengt, die het budget overschrijden Zie SWO art. 9.2 i.v.m. verplichting tot geheimhouding Van de voorzitter in het bijzonder wordt verwacht dat zij/hij In overleg met de raad dag en uur bepaalt voor de vergadering In overleg met het DB de vergadering voorbereidt Agendaberaad met het dagelijks bestuur en eventueel RvB houdt voor het opstellen van de agenda De vergadering leidt, met oog voor zowel inhoud als proces De agenda en de tijd bewaakt De mening van alle aanwezigen peilt, zonodig de spraakzamen afremt en de stillen aanmoedigt, en bij voorkeur zijn/haar eigen mening als laatste geeft Het BOB model, of een soortgelijke werkwijze, hanteert om duidelijkheid te brengen in het proces (BOB = beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) Zorgt dat er verschillende mogelijkheden en oplossingen besproken worden In staat is tot democratische besluitvorming, en er voor zorgt om proces en besluit niet te sturen vanuit de eigen mening Het besluit duidelijk formuleert en uitslagen van stemmingen mededeelt Een positieve en constructieve werksfeer bewaakt Waakzaam is en zorg draagt voor een vriendelijke en respectvolle omgang tussen alle aanwezigen, in het bijzonder voor nieuwkomers Voorafgaande aan vergaderingen nagaat of lopende afspraken zijn nagekomen en/of taken uitgevoerd Zorg draagt voor of toeziet op het opstellen van een schriftelijk advies aan de RvB, en het op juiste wijze volgen van de procedure In overleg met, of op verzoek van de raad derden uitnodigt De raad vertegenwoordigt, in of buiten rechte Het woord voert namens de DR, binnen en buiten de organisatie De orde handhaaft, en zonodig de vergadering schorst voor kortere of langere tijd Zorg draagt, samen met het DB, dat het rooster van aftreden wordt bijgehouden

5 Uit wens of noodzaak, met instemming van de raad, (een deel van) zijn/haar taken overdraagt of delegeert aan de vice-voorzitter, secretaris en/of andere raadsleden Indien gewenst een (van de organisatie onafhankelijk) adviseur, ondersteuner en/of ambtelijk secretaris vraagt om bijstand of advies Van de secretaris in het bijzonder wordt verwacht dat zij/hij: In overleg met het DB de vergadering voorbereidt Agendaberaad houdt met het dagelijks bestuur, en voor het overleg met RvB / MT eveneens met de directie of manager, voor het opstellen van de agenda Een week voor aanvang de vergadering bijeenroept Agenda, notulen, en overige stukken schriftelijk verstuurt, bij voorkeur een week, doch uiterlijk drie dagen voor aanvang van de vergadering De agenda en concept notulen overlegt aan de Centrale Raad (CR) De vastgestelde notulen, volgens het protocol website Raden Regenboog (zie bijlage), openbaar maakt ten behoeve van de achterban Contactpersoon is voor ingekomen post, en deze doorstuurt De correspondentie verzorgt Het archief beheert, en deze in goede staat overdraagt aan haar/zijn opvolger Het jaarverslag opstelt Uit wens of noodzaak, met instemming van de raad, (een deel van) zijn/haar taken overdraagt of delegeert aan andere raadsleden Indien gewenst een (van de organisatie onafhankelijk) adviseur, ondersteuner en/of ambtelijk secretaris vraagt om bijstand of advies Van de penningmeester in het bijzonder wordt in verwacht dat zij/hij: De financiën en het budget beheert De begroting voorafgaande aan een jaar, of voor een project, opstelt Jaarlijks een financieel eindverslag opstelt en presenteert aan de DR. De financiele boekhouding kan worden opgevraagd bij de boekhouder van DRG. De transacties, waaronder de vrijwilligersvergoeding voor de raadsleden en onkostenvergoeding beheert en uitvoert Uit wens of noodzaak, met instemming van de raad, (een deel van) zijn/haar taken overdraagt of delegeert aan andere raadsleden Indien gewenst een (van de organisatie onafhankelijk) adviseur, ondersteuner en/of ambtelijk secretaris vraagt om bijstand of advies De functieverdeling wordt ter kennis gebracht van de achterban, de CR en de RvB. e) Werkwijze en organisatie De DR komt in vergadering bijeen: Op verzoek van de voorzitter, tijdstip en duur in overleg met de raad Binnen twee weken nadat ten minste twee leden daarom schriftelijk, onder opgave van redenen, heeft verzocht Voor de reguliere overlegvergadering met de RvB, of binnen twee weken nadat de DR of de RvB daarom schriftelijk, onder opgave van redenen, heeft verzocht. Zie SWO art.12.

6 Een vergadering kan slechts plaatsvinden bij aanwezigheid van de gewone meerderheid van het aantal zittende raadsleden (de helft plus één bij een even aantal zittende raadsleden; de helft plus een half bij een oneven aantal; bijv 4 bij een totaal van 7, of 5 bij een totaal van 8). Uitzondering betreffen schorsing van raadsleden en wijziging van dit huishoudelijk reglement, zie SWO art schorsing lid en HR art. 6 slotbepalingen. Voor de stemming tijdens de vergadering en het nemen van besluiten, zie HR art. 5 k f) Vertegenwoordiging in en buiten rechte De voorzitter van de DR, of in diens plaats de vice-voorzitter, vertegenwoordigen de DR in en buiten rechte. g) Overlegvormen (bijv intern en met RvB) In principe vindt één keer per maand een interne DR vergadering plaats. Eén keer per maand vindt overleg plaats tussen de DR en het managementteam van DRG, waarvoor ten minste één DR lid afgevaardigd wordt, doch bij voorkeur meerdere DR leden aanwezig zijn. Zie SWO art Eén keer per kwartaal vindt een agendaberaad (informatief overleg) tussen de voorzitters van de verschillende medezeggenschapsraden en de RvB plaats. Zie SWO art h) Wijze van bijeenroepen De bijeenroeping geschiedt door of in opdracht van de secretaris, behoudens in spoedeisende gevallen uiterlijk 7 dagen voor de vergadering, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de DR leden. i) Vergaderschema De interne vergadering van de DR vindt plaats op iedere derde dinsdag van de maand, tussen 13:15 en 16:00 uur. j) Opstellen van de agenda en notuleren vergadering Middels een agendaberaad voorafgaande aan de interne vergadering, stelt de secretaris in overleg met de voorzitter / het DB de agenda op. Voor het overleg met de RvB dan wel het MT houdt het DB een week van te voren agendaberaad met resp. de directie of de manager. Ieder lid van de DR kan verzoeken een onderwerp op de agenda te plaatsen. De secretaris (of op diens verzoek de ambtelijk secretaris) brengt de agenda, bij voorkeur een week van te voren, ter kennis van de DR leden, de Centrale Raad en de RvB, en bevordert, zoveel als in zijn vermogen ligt, dat de deelnemers (de achterban) van de agenda kunnen kennis nemen. Van de interne vergadering maakt de secretaris de notulen, of op diens verzoek de ambtelijk secretaris.

7 Het overleg met de directie of het MT wordt bij voorkeur genotuleerd door de ambtelijk secretaris, zodat de secretaris, in zijn functie als raadslid, ruimte heeft om deel te nemen aan de inhoudelijke discussie tijdens de vergadering. De secretaris, of op diens verzoek de ambtelijk secretaris, maakt de vastgestelde notulen openbaar ten behoeve van de achterban, volgens het protocol website Raden Regenboog (zie bijlage). k) Stemming bij besluiten in de vergadering De DR beslist bij gewone meerderheid van stemmen: de helft plus 1 bij een even aantal zittende raadsleden; de helft plus een half bij een oneven aantal. (bijv 4 bij een totaal van 7, of 5 bij een totaal van 8). Voor de bepaling of aan dit voorschrift wordt voldaan, tellen de blanco stemmen (onthouding van stem) niet mee. Als iemand neutraal stemt (niet voor of tegen), telt deze stem wel mee, en wordt ervan uit gegaan dat de stemmer zich voegt bij de groep met de meeste stemmen. Uitzondering betreffen schorsing van raadsleden en wijziging van dit huishoudelijk reglement, zie SWO art schorsing lid en HR art. 6 slotbepalingen. Over zaken wordt mondeling of schriftelijk gestemd, over personen wordt uitsluitend schriftelijk gestemd. Indien bij een besluit met betrekking tot de benoeming van een persoon geen van de kandidaten bij de eerste stemming de gewone meerderheid behaalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is degene die de meeste stemmen op zich heeft verenigd, gekozen. Indien de stemmen staken, beslist het lot. Bij staking van stemmen over een voorstel tot een door de DR te nemen besluit, dat geen betrekking heeft op een te benoemen persoon, wordt dit voorstel op de eerstvolgende vergadering opnieuw aan de orde gesteld. Indien dan wederom de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Leden van de DR kunnen elkaar vervangen door een ander lid te machtigen om te stemmen. De machtiging dient door beiden ondertekend ingeleverd te worden bij de voorzitter van de vergadering. (NB. een machtiging telt niet als aanwezigheid van een raadslid - bij afwezigheid van de gewone meerderheid kan de vergadering niet plaatsvinden. Zie HR art. 5 e.) l) Beheer der financiën (inclusief kascontrole) Zie HR art. 5 d) taken van de penningmeester m) Instellen van (advies)commissies en werkgroepen De DR kan commissies of werkgroepen instellen ter voorbereiding van door de DR te behandelen onderwerpen, waarin ook personen die geen lid zijn van de DR zitting kunnen nemen. Voorafgaande aan de instelling van deze commissie of werkgroep, stelt de DR de taken, samenstelling, bevoegdheden en overige zaken van belang vast. In principe behoudt

8 de DR de bevoegdheid tot het uitbrengen van advies aan de RvB, tenzij anders overeengekomen. n) Procedure voor opstellen jaarplan, begroting, jaarverslag De DR stelt jaarlijks, uiterlijk voor 1 februari, het jaarverslag (incl financiële) vast, en verspreidt dit ter kennisname voor de achterban, de CR en de RvB. De DR stelt jaarlijks, uiterlijk voor 1 februari, het jaarplan en de begroting voor komend jaar op, en dient de begroting in bij de RvB. o) Procedure voor contact met en informeren van de achterban Middels de website Raden Regenboog maakt de DR de agenda, de vastgestelde notulen, het jaarverslag ed. Openbaar. Er is een flyer of ander document van de DR, met een toelichting van het doel van de raad, en hoe deze te bereiken is, ter verspreiding door raadsleden en medewerkers (in ieder geval bij de eerste aanmelding van een deelnemer.) Ieder raadslid onderhoudt, zoveel als in zijn vermogen ligt, contact met zijn/haar achterban, bijvoorbeeld door deel te nemen aan Er-op-uit of andere gezamenlijke activiteiten. Op diens verzoek wordt iedere deelnemer in de gelegenheid gestelt om toehoorder te zijn bij de interne vergadering van de DR. Uitzondering vormt besloten overleg over onderwerpen die personen aangaan, of waarover geheimhouding vereist is vanuit DRG of DR. De DR streeft ernaar om tenminste één maal per jaar een bijeenkomst te organiseren voor de achterban, waarbij de DR verantwoording af legt over diens werkzaamheden en resultaten, en tevens de plannen voor het volgende jaar bekend maakt. Artikel 6 Slotbepalingen Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de datum waarop deze is ondertekend. Dit huishoudelijk reglement zal na inwerkingtreding elke twee jaar door de DR worden geëvalueerd, of indien gewenst op eerdere termijn. Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd of aangevuld bij besluit van de DR, indien voldaan wordt aan alle volgende voorwaarden: Alvorens de wijziging of aanvulling vast te stellen, stelt de DR de RvB in de gelegenheid om hier over zijn standpunt kenbaar te maken; Hierbij dient ten minste twee derde van het aantal zittende leden van de DR aanwezig te zijn; Een dergelijk besluit behoeft twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de bepaling of aan dit voorschrift wordt voldaan, tellen de blanco stemmen niet mee; De DR maakt de wijziging of aanvulling bekend aan de achterban en aan de RvB.

9 Aangelegenheden waar dit huishoudelijk reglement geen uitsluitsel over geeft, worden geregeld in de geest van dit reglement en de SWO. Aldus namens de Deelnemersraad vastgesteld en ondertekend te Amsterdam op: Datum. Naam: Frans van den Bos Functie: voorzitter DR Naam: Bert Sluijp Functie: secretaris DR Bijlagen: Verkiezingsreglement DR Protocol website Raden Regenboog