KONINKLIJKE BELGISCHE ZWEMBOND - ALGEMEEN SECRETARIAAT

Transcriptie

1 LASTENBOEK VOOR DE ORGANISATIE VAN DE BELGISCHE KAMPIOENSCHAPPEN ZWEMMEN 25 METER BAD JAAR 2015 Artikel 01 - Algemeen De organisatie van de Belgische Kampioenschappen Zwemmen 25 meter bad wordt toegewezen bij aanbesteding en overeenkomstig met de bondsreglementen. Artikel 02 - Data De data van deze organisatie werden vastgelegd op 14 en 15 november 2015 door de Sportcel Zwemmen op voorstel van de Sportcommissie Zwemmen. Artikel 03 - Zwembad De lengte van het gehomologeerde overdekte zwembad moet 25 meters zijn, met minimum 6 zwembanen waarvan de minimum breedte van 1,75 meters bedraagt, met reglementaire startblokken. De zwemlijnen moeten goed zichtbaar zijn, voorzien van doorlopende golfbrekende vlotters, en markeringen op 15 meters voor de rugslag of voor het onderwater zwemmen. De wanden voor de keerpunten zijn stevig en verticaal. Een koord zonder vlaggetjes wordt gespannen op 15 meters van het startpunt om bij gebeurlijke valse start de deelnemers tegen te houden. Een koord met vlaggetjes moet gespannen worden op 5 meters van het keerpunt en de aankomst voor de rugslagzwemmers. De minimum diepte van het waterpeil is 0,90 meters langs de ondiepe kant en 1,80 meters langs de diepe zijde. Voor de 800 en 1500 meters wedstrijden worden de officiële aanduidingplaten van de KBZB gebruikt. De organiserende club kan deze op aanvraag verkrijgen op het secretariaat van de VZF of de FFBN. Volledige elektronische tijdopname en bord met gelijktijdige affichering van alle banen zijn vereist. Voorzitter en/of kamprechter kunnen de dag voor de competitie het zwembad bezoeken om te controleren of de technische voorwaarden voldoen. Artikel 04 - Water De zuiverheid van het water moet voldoen aan de normen opgelegd door de bevoegde Diensten van het Openbaar Bestuur bevoegd voor de hygiëne van publieke sportinfrastructuur. Het moet zuiver en helder blijven gedurende het hele verloop van de wedstrijden. De temperatuur moet 26 C (+/- 1 C) bedragen. De organiserende club moet instaan voor het onmiddellijk verwijderen van drijvende en vreemde voorwerpen in het water tijdens de wedstrijden. De watercirculatie moet tijdens de wedstrijden uitgeschakeld worden of toch tot het hoogst nodige beperkt blijven teneinde geen stromingen te veroorzaken in bepaalde zwembanen. Artikel 05 - Bijkomende voorzieningen De organiserende club moet de gelegenheid kunnen aanbieden aan de deelnemers om uit te kunnen zwemmen in verwarmd water of beschikken over warme stortbaden. De organiserende club moet ter plaatse de nodige medische dienst om de eerste hulp te verzekeren, zal zich in verbinding stellen met het meest nabijgelegen ziekenhuis en zal met de betrokken administratie voor een rampenplan zorgen. Een tweetalige persoon, onder verantwoordelijkheid van de KBZB, moet aanwezig zijn bij de medische cel om communicatiestoornissen bij dringende hulp te vermijden en moet ter beschikking staan van de controlearts. De organiserende club moet een lokaal voor dopingcontrole voorzien. De organiserende club neemt alle maatregelen die de veiligheid ter gelegenheid van de zwemmanifestaties kunnen bevorderen, met inbegrip van de naleving van de normen en aanbevelingen die ter zake uitgaan van de bevoegde lokale, regionale en nationale overheden. Artikel 06 - Jury De jury en de verantwoordelijken voor de oproepkamer worden aangeduid en uitgenodigd door de Sportcommissie Zwemmen. De nodige plaatsvoorzieningen voor de wedstrijdofficials moeten voorbehouden worden door de organiserende club. Het jurysecretariaat moet over een afzonderlijke afgeschermde ruimte kunnen beschikken, ontoegankelijk voor het publiek. 1

2 De wedstrijdofficials moeten minstens één uur voor de aanvang van de eerste wedstrijd kunnen beschikken over een vergaderlokaal. Het jurysecretariaat moet beschikken over een stopcontact van 220 V met de nodige stroomsterkte. Op de vooravond van het kampioenschap wordt een technical meeting georganiseerd door de Nationale Sportcommissie Zwemmen met de secretaris-generaal, de voorzitter van de jury, de kamprechter, de organisator en de verantwoordelijke van de gegevensverwerking van de resultaten. Artikel 07 - Pers De organiserende club houdt de nodige plaatsen vrij, 15 à 20 plaatsen, voor de mensen van de pers die de wedstrijden gemakkelijk moeten kunnen volgen. Deze zitplaatsen met zicht op het scorebord worden zo dicht mogelijk bij de aankomst voorbehouden. Een persoon van de organiserende club moet instaan voor de communicatie tussen het wedstrijdsecretariaat en de perstafel. Deze aangeduide persoon is lid van de organiserende club. De perslui moet eveneens vrij kunnen beschikken over een internetverbinding, een telefoonlijn, een faxlijn, een fotokopieertoestel en stopcontacten 220V. Artikel 08 Deelnemers Publiek De organiserende club moet een minimum aantal zitplaatsen rondom het zwembad voorzien: 200 plaatsen voor de deelnemers en 300 plaatsen voor het publiek. Er moet een aparte ingang zijn voor publiek en zwemmers. Tijdens de opwarmingen moet een baan voor sprints en een baan voor zwemmen op tempo voorbehouden worden. Artikel 09 - Speaker De speaker wordt aangeduid door de Sportcommissie Zwemmen, maar kan voorgedragen worden door de organiserende club. De speaker moet perfect tweetalig zijn en ontvangt de inlichtingen en richtlijnen van het wedstrijdsecretariaat, van de Sportcommissie Zwemmen en van de aangeduide directeur van de organisatie. Artikel 10 - Podium Het podium moet op een open plek opgesteld staan die goed zichtbaar is voor iedereen en ruim genoeg voor 12 atleten. De uitreiking van de medailles gebeurt onder leiding van een aangeduide persoon van de organiserende club in samenwerking met de directeur van de organisatie. De uitreikingen zullen doorgaan met de nodige luister waardig voor Belgische Kampioenschappen. Artikel 11 - Voorprogramma De Sportcommissie Zwemmen legt in samenspraak met de organiserende club de aanvangsuren vast van de schiftingen en finales. De schiftingen gaan s morgens door, niet vroeger dan 9 uur (tenzij anders bepaald door de Sportcommissie Zwemmen) en de finales in de loop van de namiddag. Het zwembad moet 1u30 voor de aanvang van de wedstrijden beschikbaar zijn. Het voorprogramma alsook de inschrijvingsformulieren worden naar alle clubs opgestuurd door de Sportcommissie Zwemmen. Artikel 12 - Programma's & Uitslagen De programma's, verplicht opgesteld in zowel een NL- als een FR-versie en optioneel een ENGversie, worden door de organiserende club gedrukt. De organiserende club ontvangt een voorlopig exemplaar van de programma s uiterlijk 2 weken voor de competitie. Men vermeldt dus op de programma s en resultaten naast de naam en voornaam van de deelnemers ook het geboortejaar, het licentienummer, de nationaliteit, de club, de inschrijvingstijd of de kwalificatietijd van de reeksen, de zwembaan alsook de nodige logo s van de sponsors en commerciële partners. Samen met het programma ontvangt de organisator een tijdsschema met de pauzes en de medailleuitreikingen, opgesteld door de Sportcommissie Zwemmen. De organiserende club zal ten laatste 1 week voor de eerste organisatiedag een proefdruk voorleggen aan het Algemeen Secretariaat van de publiciteitsinlassingen en kaften voor goedkeuring. Het definitieve wedstrijdprogramma wordt 24u voor aanvang van het kampioenschap aan de organiserende club overgemaakt. De uitslagen worden eveneens opgesteld in drie verschillende taalversies (NL-FR-EN). 2

3 Elke deelnemende club zal recht hebben op minstens één exemplaar van de programma's en één exemplaar van de uitslagen. Elke club heeft recht op het volgende aantal gratis programma s en toegangskaarten voor de trainers en de clubafgevaardigden: AANTAL ZWEMMERS AFGEVAARDIGDE TRAINERS 1 à à à à à à à à à 80(et +) 1 9 De KBZB ontvangt twee exemplaren van de programma s en vier exemplaren van de uitslagen. Elke regionale federatie ontvangt één exemplaar van de uitslagen. Elke VIP-uitgenodigde ontvangt een programma. Artikel 13 - Commissaris-generaal De organiserende club stelt een van zijn leden aan die de verantwoordelijkheid draagt voor de algemene, administratieve en praktische organisatie van de kampioenschappen. Hij is altijd bereikbaar en beschikbaar voor alle juryleden en voor de federale directie. Artikel 14 - Uitnodigingen De inrichtende club moet zich tot het Algemeen Secretariaat wenden om de lijst op te maken de uit te nodigen personaliteiten en moet de nodige plaatsen voorbehouden. De personen in het bezit van een federaal persoonsbewijs of van een VIP-uitnodiging hebben recht op gratis ingang. Artikel 15 - Publiciteit en sponsoring Gelet op de overeenkomsten die de KBZB heeft afgesloten met bepaalde firma's moet de organiserende club rekening houden met de volgende maximale bepalingen: - publicitaire en promotionele exclusiviteit voor de producten van de federale sponsor (te weten: gratis uitreiken van concurrerende producten door derden, bijvoorbeeld winkels van sportartikelen, zijn niet toegelaten); - een A4-pagina publiciteit in de persmap, programma en uitslag (te weten: op de binnenkant van de kaft of in het midden van het drukwerk); - een commercieel logo op alle drukwerken en documenten (te weten: affiches, pagina's van de startlijsten, programma's en uitslagen, toegangskaarten, persmappen, website en alle documenten die door de Sportcommissie Zwemmen of door het wedstrijdsecretariaat worden verspreid); - het is toegelaten aan de organiserende club om de commerciële logo's van hun eigen sponsors in te delen naast de logo's van de federale sponsors op alle bovenvermelde documenten; - de clichés of de bromure-afdrukken voor de federale publiciteit worden door de KBZB bezorgd; - plaatsen van twee publiciteitspanelen aan de rand van het zwembad (te weten: recht voor televisiecamera's, de maximale afmetingen zijn 2500 x 800 mm); - plaatsen van twee publiciteitspanelen tussen de startblokken (te weten: tussen banen 3 en 4, 5 en 6, de maximale afmetingen zijn 1000 x 500); - een publiciteitsvoorziening bij het podium; - twee publiciteitsvoorzieningen in de tribune (te weten: spandoeken); - een publiciteitsvlag aan de buitenkant van het zwemcomplex voor zover dit mogelijk is (te weten: bestaande masten aan de ingang); - vlaggetjes boven het water in overeenkomst met de zwemreglementen (op 5 meters aan beide kanten); - aanbrengen van zelfklevers met commercieel logo op de helft van de aantikborden indien de technische voorwaarden dat toelaten; - aanbrengen van zelfklevers met commercieel logo op de helft van de zijkanten van de startblokken indien de technische voorwaarden dat toelaten; - interviewbord met alle logo s van de federale partners; - al deze publicitaire materialen worden door de KBZB geleverd en de organiserende club verleent zijn hulp bij de plaatsing er van onder de verantwoordelijkheid van de KBZB; 3

4 - de leden van de jury dragen de eventuele uitrustingen die door de federale sponsors of de sponsors van de organisator worden aangeboden. Deze bepalingen zijn geldig per federale sponsor van de KBZB. De KBZB zal niet meer dan drie federale sponsors voorleggen, waaronder Speedo en Gia Cataro.(Zie addendum: publicitaire verplichtingen Speedo en Gia Cataro). De organiserende club is eveneens verplicht om de volgende commerciële return te voorzien voor de Nationale Loterij: - logo op alle drukwerk (programma s, resultaten, toegangskaarten, website, affiche) - 3 spandoeken (materiaal wordt geleverd door KBZB) - 5 VIP uitnodigingen Indien de KBZB niet bij machte is om op de dag van de opening van de inschrijvingen de namen op te geven van de eventuele federale sponsors, dan moet de aanbiedende club toch rekening houden met de hierboven vermelde verplichtingen. De aanbiedende club is gehouden het Algemeen Secretariaat te raadplegen voor alle verdere inlichtingen of voor elk ander onvoorzien punt. Artikel 16 - Televisie De organiserende club die door eigen bemiddeling een rechtstreekse of uitgestelde televisiereportage kan bekomen, hetzij internationaal, hetzij nationaal of hetzij regionaal, zal geen aanspraak kunnen doen op een financiële tussenkomst van de KBZB of van de federale sponsors of om het even welke afwijking in te roepen van het lastenboek. Artikel 17 - Aanbiedingen en administratieve bepalingen De aanbiedingen moeten gericht zijn aan het Algemeen Secretariaat van de KBZB, per aangetekende brief en in dubbele omslag met vermelding op de twee enveloppen "Kampioenschap van België". De aanbiedingen vermelden de volgende inlichtingen: - data van de organisatie - plaats van de organisatie, adres van het zwembad en telefoonnummer - aantal zwembanen, breedte van de zwembanen, de verschillende dieptes van het bad alsook een kopij van de opmeting door een beëdigde landmeter en een officieel homologatieattest. - stevigheid en constructie van de wand voor de keerpunten - volledige elektronische chronometrage - aangeboden bedrag (voluit geschreven), minimum 2.000,00. Het bod moet forfaitair zijn zonder enige voorwaarde of voorbehoud. De aanbesteding moet beantwoorden aan alle vereisten van het lastenboek en de bondsreglementen en moet gebeuren met het officiële aanbestedingsformulier. Alléén de aanbiedingen die binnen de gestelde termijn op het Algemeen Secretariaat toekomen of eigenhandig worden afgegeven op het uur en de dag van de opening, en voldoen aan de bondsreglementen worden door de Raad van Bestuur en de Sportcommissie Zwemmen aanvaard. De Raad van Bestuur opent in aanwezigheid van de Sportcommissie Zwemmen op de datum en het uur gepubliceerd in het aanbestedingsbericht de ingestuurde aanbiedingen. De aanwezigheid van een clubafgevaardigde is gewenst. De Raad van Bestuur kent bij de opening van de aanbestedingen de organisatie onder voorbehoud toe. Binnen de 14 dagen zal de Sportcommissie Zwemmen ter plaatse een inspectie uitvoeren om na te gaan of het zwembad voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in het lastenboek. De Raad van Bestuur beslist na de inspectie over de definitieve toekenning van de organisatie. Als een kampioenschap korte baan doorgaat in een aangepast zwembad, moet de verificatie van de 25mafstand door de landmeter acht (8) dagen voor de competitie uitgevoerd worden. Artikel 18 - Controle Een afvaardiging van de Sportcommissie Zwemmen en de Secretaris-generaal kunnen ter plaatse, en ten gepaste tijde, gaan vaststellen of de opgegeven inlichtingen overeenstemmen en voldoen aan de technische voorwaarden. De KBZB behoudt het recht om het even welke maatregel te nemen die zich opdringt voor de stipte naleving van het lastenboek. Artikel 19 Boetes In geval de clausules van dit lastenboek niet zouden nageleefd worden, dan zal de organiserende club een boete oplopen van maximum 5.000,00. Artikel 20 - Onvoorziene gevallen Buiten het naleven van het lastenboek moet de organiserende club ook de HANDLEIDING VOOR OFFICIELE ZWEMFEESTEN IN BELGIË in acht nemen. De Sportcommissie Zwemmen of de Raad van Bestuur beslist in ieder onvoorzien geval. 4

5 Addendum Artikel 15: publicitaire verplichtingen SPEEDO (uittreksel uit overeenkomst KBZB SPEEDO ) a) Verplichtingen van de KBZB ( ) 2. Gedurende de looptijd van deze overeenkomst verplicht de KBZB zich tot het maken van specifieke publiciteit (Speedo) voor de sponsor op elke manifestatie georganiseerd door de KBZB of in opdracht van de KBZB. Hiervoor heeft de sponsor de exclusiviteit wat badmode betreft, zijnde kleding voor naar, in en rond het zwembad, poolshoes, tassen en petjes. 3. De specifieke publiciteit waarvan sprake is in punt 2 behelst het volgende : a. Langsheen het zwembad worden twee publiciteitspanelen van Speedo geplaatst tegenover de eventuele Tv-camera s. Speedo kan als eerste de plaats kiezen. b. Op de aantikborden of (indien dit door plaatselijke of technische reglementeringen onmogelijk is) op de startblokken worden Speedo-stickers aangebracht, afhankelijk van de goedkeuring van de zwembaddirectie. Speedo heeft hierin de exclusiviteit. c. Boven het water worden Speedo-vlaggelijnen gehangen. Speedo heeft hierin de exclusiviteit. d. Achter de startblokken worden de Speedo-kleedbakken + Speedo-emmers geplaatst waarin de zwemmers hun materiaal kunnen opbergen. e. Rond programma s en uitslagen worden Speedo-programcovers gedaan. f. Tussen alle startblokken worden de Speedo-stoepborden geplaatst. Speedo heeft hierin de exclusiviteit. g. Een vlag of spandoek van Speedo zal achter het podium aanwezig zijn. 4. De KBZB zal op deze zwemsportmanifestaties geen prijzen aanvaarden van andere sport- en badgoedmerken. 5. Tijdens deze zwemsportmanifestaties zal geen reclame gevoerd worden voor/of verkopen gebeuren van concurrerende merken van de sponsor. Een lokale Speedo verdeler kan in samenspraak met de organiserende club een verkoopsstand oprichten tijdens deze manifestaties. ( ) b) Verplichtingen van de sponsor Publiciteitspanelen, stickers, vlaggelijnen, kleedbakken, emmers, kaften voor programma s en uitslagen, stoepborden, vlaggen, spandoeken en eventueel ander promotiemateriaal worden door de sponsor gratis ter beschikking gesteld, op eenvoudige aanvraag (minstens 4 weken op voorhand) van de KBZB. Addendum Artikel 15: publicitaire verplichtingen GIA CATARO (uittreksel uit overeenkomst KBZB GIA CATARO 2015) - Competities - Belgische Kampioenschappen Seniores 25 M - Belgische Jeugdkampioenschappen 50 M - Belgische Kampioenschappen Seniores 50 M - Logovermelding - in de persmappen van de KBZB - op de website van de KBZB, inclusief link naar de website van de partner - Publiciteit - ½ pagina (A5 formaat) publiciteit in de programma s en de uitslagen - Publiciteitspanelen - 1 paneel langs het zwembad (maximale afmetingen 800 x 2500) - 1 vlag of 1 spandoek in de tribune - Algemeen - Publicitaire en promotionele exclusiviteit voor de producten of diensten van de sponsor - 2 VIP uitnodigingen per kampioenschap (6 per jaar in totaal) 5