Installatie PublishOne

Transcriptie

1 Installatie PublishOne PublishOne is een online-omgeving voor contentcreatie die Sdu gebruikt om kopij eenvoudig en eenduidig door de verschillende fasen van het schrijfproces te leiden. Deze online is op Word gebaseerd en biedt dezelfde functionaliteiten. Deze functionaliteiten worden door PublishOne ondersteund in een PublishOne Word-lint, of tabblad, die op uw eigen computer moet worden geïnstalleerd. In dit lint vindt u alle opmaakstijlen die u nodig heeft om kopij op te maken met koppen, opsommingen, cursiveringen etc. Om met PublishOne in Word te kunnen werken dient u minimaal over Word 2010 te beschikken. Werkt u met een lagere versie dan Word 2010 of heeft u een Apple computer, vraag uw auteursmanager bij Sdu om meer informatie. Client setup Wilt u zeker zijn van de settings op uw computer, installeer dan eerst de Client setup die u kunt downloaden via: 1. Klik op Client setup.exe [Nieuw] De setup.exe wordt gedownload (Chrome) Of er wordt gevraagd de exe uit te voeren (Explorer) 2. Open of voer de setup.exe uit. De installatie start nu op. 3. Klik op Next 4. Klik op Finish De setup controleert ook op de specificaties en downloadt eventuele missende configuraties, zie hieronder. Word-lint installeren Bij het openen van een document zal de eerste keer gevraagd worden een Word-plug-in te installeren.!!! Het is belangrijk dat u de Word-plug-in installeert!!!

2 Alleen dan krijgt u bij de PublishOne documenten een extra Tab, het zogenaamde Word-lint, met de stijlen die ondersteund worden en de extra opties zoals en meer. interne verwijzingen aanbrengen afbeeldingen kunnen toevoegen controleren of interne links nog werken Specificaties hard- en software Deze programma's moeten aanwezig zijn op de lokale computer: 1. Operating System Microsoft Windows 7 of hoger 2. Browser Microsoft Internet Explorer 10 of hoger, met internettoegang 3. Microsoft Word 2010 of hoger. 4. Microsoft.NET Framework 4.5 of hoger 5. Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime Voor 1 t/m 3 moet de gebruiker zelf zorgen. 4 en 5 wordt door de setup gecontroleerd en wordt eventueel gedownload van de Microsoft server (updates). Internet Explorer is nodig voor de configuratie, die door Chrome en Firefox worden overgenomen.!!! Chrome en Firefox kunnen gebruikt worden!!!

3 Registreren als nieuwe gebruiker en inloggen Bekijk YouTube Samenvatting Als u voor het eerst met PublishOne gaat werken ontvangt u een waarmee u zich als nieuwe gebruiker kunt aanmelden. Klik op de link en u kunt uw accountgegevens aanmaken. Met het wachtwoord dat u hier aanmaakt kunt u inloggen. Op sdu.publishone.nl, de homepage van PublishOne, logt u eenvoudig in met uw adres en wachtwoord. U ontvangt een waarmee u zich als nieuwe gebruiker kan aanmelden. Klik op de link in de en u kunt uw accountgegevens aanmaken.!!! Let op: deze link vervalt 24 uur na het verzenden van deze . Via Wachtwoord vergeten kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen.!!! Accountgegevens Met het wachtwoord dat u opgeeft, kunt u later inloggen.!!! Uw wachtwoord moet ten minste één hoofdletter, één cijfer en één vreemd teken moet bevatten, bijvoorbeeld: Welkom01!!!! Starten met schrijven U ontvangt een aparte notificatie wanneer er een artikel voor u is klaargezet. Daarna kunt u direct aan de slag en een document bewerken. Inloggen Ga naar sdu.publishone.nl; Log in met uw adres en wachtwoord.

4 FAQ Ik ben mijn wachtwoord vergeten Klik op het inlogscherm op het linkje Wachtwoord vergeten? Vul uw adres in. Klik op Verstuur Een met een link om uw wachtwoord te wijzigen wordt verzonden naar uw adres. U kunt uw wachtwoord opnieuw instellen door op de link te klikken. Vul opnieuw uw adres in; Type een nieuw Wachtwoord; En bevestig deze; Klik op Reset

5 !!! Uw wachtwoord moet ten minste één hoofdletter, één cijfer en één vreemd teken moet bevatten, bijvoorbeeld: Welkom01!!!!

6 Een document bewerken Bekijk YouTube Samenvatting Onder Te doen staan alle documenten die voor u zijn klaar gezet en zijn vorm gegeven als kaarten. Klik op de kaart die u wilt gaan bewerken. In het scherm dat nu wordt getoond ziet u de voorvertoning. Als u op het potloodje rechtsboven in het scherm klikt, opent het document in Word en kunt u aan de slag.!!! Tip: schrijf eerst het hele document en ga dan aan de slag met het toekennen van stijlen!!! Te doen Standaard komt u binnen op de DOCS view. Klik op Te doen om alleen de documenten te bekijken waar u op dat moment aan kunt werken. Figuur 1 In deze view is maar 1 document die aan de gebruiker is toegewezen. Kaart Vanuit de kaart kunt u nu direct in Word bewerken door op het potloodje te klikken; of u klikt op de kaart zelf. Dan komt u eerst in de voorvertoning.

7 Voorvertoning Vanuit de voorvertoning kunt u het document bewerken door op het potloodje te klikken; Microsoft Word zal dan openen. Bij een eerste keer, dat Word vanuit PublishOne geopend wordt, wordt gevraagd een PublishOne Add-in te installeren. Klik dan op Installeren

8 Dit zorgt voor een extra Tab (PublishOne) in het zogeheten Word-lint met extra functies. Nu kunt u schrijven, bewerken en stijlen toekennen. FAQ Docs view PublishOne start op met de DOCS view. Hier ziet u de documenten waar u aan toegewezen bent. Deze view kunt u op drie manieren filteren. Alle Te doen Overige Daarnaast kan u filteren, via het trechter icoon onder Alle, op: Projecten Workflow status Document type (soort)

9 En u kunt de volgorde aanpassen op: Recent gewijzigd Opleverdatum Titel Figuur 2 Gefilterd op CAODOSSIER en LOONTABELLEN De kaarten hebben een kleur die correspondeert met de status en een icoon voor het type van een document.

10 FAQ Kaart uitleg Figuur 3 Kaart APOTHEKEN, de titel van het document; Kalender die de opleverdatum, lees deadline weergeeft; Potloodje, indien actief, waarmee u direct in WORD het document kan bewerken; Poppetje, weergave van de gekoppelde GEBRUIKERS; CAO Dossiers, het project waarbinnen dit document valt; Gepubliceerd, de status van een document die gekoppeld is aan de kleur; Icoon van het type document. Klikt u op de kaart zelf, dan gaat u naar de INHOUD (de voorvertoning van het document). Kleur van de kaart Er zijn verschillende kleuren die voor een status van een document staan. De document gaat over het algemeen van de status aanmaken naar gepubliceerd via een aantal tussen tussenstappen.

11 Documentsoorten Elk documentsoort heeft zijn eigen Icoon (afbeelding).

12 Offline werken Bekijk YouTube!!! Deze werkwijze geldt ook voor!!! Apple gebruikers en; Gebruikers die nog Word 2007 hebben, die niet meer door Microsoft ondersteund wordt. Samenvatting Wilt u uw document offline bewerken dan moet u dit document eerst downloaden.!!! Hierbij is 1 ding heel belangrijk, pas de bestandsnaam van het document niet aan!!! Klik eerst op TE DOEN, linksboven in uw scherm, en dan op SELECTEER. Kies vervolgens het document dat u offline wilt gaan bewerken. Dat doet u door op het rondje op de kaart te klikken. Vervolgens klikt u in de lijst aan de rechterkant van het scherm op OFFLINE WERKEN. En daarna op UITCHECKEN. U kunt het document nu openen en opslaan. Zoeg er voor dat de bestandsnaam hetzelfde blijft. Op het moment dat u een document download voor offline gebruik wordt het vergrendeld in PublishOne, zodat anderen het bestand niet kunnen bewerken. U kunt nu het bestand offline bewerken. 1. UITCHECKEN De eerste stap is het uitchecken van uw document(en), waarna deze automatisch gedownload worden naar de computer. Docs view Ga naar uw documentenoverzicht: DOCS Klik TE DOEN

13 Selecteer Klik rechts boven op SELECTEER Naast de knop verschijnen opties. Selecteer 1 of meerdere bestanden die u wilt bewerken door op de kaart te klikken. Er verschijnt een blauw rondje bij het document(en) dat geselecteerd is.!!! Let op! U moet rechten hebben om het document te bewerken, over het algemeen is dat de status SCHRIJVEN. Maar het is ook te herkennen aan het potloodje op de kaart!!! Als het u niet lukt om het bestand te bewerken of van status te veranderen, dan moet de auteursmanager dit voor u doen. Onder de opties OFFLINE WERKEN verschijnt een aantal nieuwe opties. Uitchecken Kies UITCHECKEN. Nu wordt het bestand eerst vergrendeld en dan automatisch gedownload. Dat ziet u terug in uw browser. De manier waarop verschilt per browser (IE, Chrome of FireFox zie hieronder) maar het bestand is altijd terug te vinden in uw standaard Downloads-map. Één enkel bestand blijft een docx bestand:

14 Meerdere worden samengevoegd in een ZIP bestand met de naam work-offline.zip : Download Download in Chrome Mogelijk krijgt u bij een eerste keer een error in de Url-balk. Verder gebeurt er dan niets. Klik op het error icoon; Selecteer Pop-ups van altijd toestaan. Klik op Gereed Selecteer de bestanden opnieuw en klik Download Docx U krijgt een zip met de geselecteerde documenten. Download in IE/Microsoft Explorer Klik op openen of opslaan. Download in Firefox Firefox komt de eerste keer met een foutmelding Firefox heeft voorkomen dat deze website een pop-upvenster opende Kies [opties] en selecteer Pop-ups van sdu-em.publishone.nl toestaan. Dan krijgt u de volgende optie.

15 Kies openen of opslaan. Download op de Apple Voor downloads op de Apple kijk onder FAQ. 2. VERGRENDELD In de tussentijd hebben alle kaarten in plaats van een potloodje een wolkje als icoon gekregen om aan te geven dat een bestand vergrendeld is, te herkennen aan de (x). Via PROJECTEN herkent u dat aan onderstaande icoon. De metadata kan nog wel worden aangepast. Bewerken in Word!!! Pas de bestandsnaam, zoals u hem gedownload hebt, nooit aan. PublishOne herkent het document aan de hand van de naam en het document-id (_000) wat erachter staat. Meerdere documenten in een zip krijgen ook nog een voorloopnummer (001_, 002_ etc.) Openen in Word Negeer de eventuele foutmelding dat de URL niet-vertrouwd is.

16 Klik op OK om door te gaan. Word probeert Word-lint van PublishOne te laden. - Werkt u Offline en is het PublishOne Word-lint eerder wel geïnstalleerd op de PC, dan krijgt u nu ook het Word-lint. - Op de MAC niet dan zijn de stijlen een onderdeel van de opmaak. Alleen voor Windows U kan het bestand nu bewerken. 3. INCHECKEN Ga naar uw documentenoverzicht DOCS Klik TE DOEN Klik rechts boven op SELECTEER Selecteer de bestanden die u wilt inchecken (de kaart moet een blauw rondje krijgen) Klik op INCHECKEN onder OFFLINE WERKEN Selecteer de lokaal aangepaste documenten Als de verwerking gelukt is, wordt het document groen en krijgt u de melding GEDAAN

17 Klik eerst het scherm selecteren weg door te klikken op het [x], kruisje. Klik op de kaart en u zal in de voorvertoning het aangepaste document zien! 4. ONTGRENDELEN Het is mogelijk voor bepaalde rollen om een document te ontgrendelen. Dit om te voorkomen dat een document vergrendeld blijft terwijl iemand voor langere tijd niet bereikbaar is, kan door iemand anders een bestand tussentijds ontgrendeld worden; ONTGRENDELEN. Neem hiervoor contact op met de auteursmanager, redactiebureau of Sdu Content House. FAQ Apple direct bewerken Als op de Apple direct op bewerken geklikt wordt krijg u onderstaande foutmelding. Figuur 1 Kan niet openen, omdat OS internetadressen die met MS-WORD beginnen niet herkent. Apple uitchecken Op een Mac (van Apple) kan niet op dezelfde manier met PublishOne gewerkt worden als met een Windows-pc of laptop. Dit komt omdat werken in PublishOne vooral afhankelijk is van Microsoft Office Word, wat een Windows-programma is. Het is wel beschikbaar op de Mac, maar heeft niet met dezelfde opties. Daarom moet onderstaande werkwijze toegepast worden. Apple Safari Na het uitchecken, wordt het download pijltje in Safari grijs.

18 Klik op het download pijltje: Klik op het vergrootglas: Met Finder wordt het document getoond. Apple Chrome Bij Chrome komt het uitgecheckte document onderaan in de browser, net zoals op de PC.

19 Klik op het pijltje omhoog ^ om deze te gaan bewerken. Los het Word-lint installeren Ga naar de Supportpagina. Klik in de PublishOne Ribbon op WordDocument Add-In (VSTO). Download Installeer Offline beperkingen Wanneer u niet beschikt over het PublishOne Wordlint als u offline werkt, is er een aantal beperkingen. Afbeeldingen Er kunnen geen afbeeldingen toegevoegd worden in het document als u Offline werkt. Links Maak een aantekening in Word, bijvoorbeeld [afbeelding]. Upload ze later als mediabestand direct in PublishOne en voeg ze dan als Asset via het Word-lint toe. U kan geen links via Interne Verwijzing aanbrengen die naar andere documenten uit PublishOne gaan; En het bijbehorende Validate Internal Links. En u kan Guided linking niet gebruiken; Ook automatische link herkenning, link4u is niet beschikbaar.

20 Stijlen toekennen Bekijk YouTube Documentsoorten Kijk bij de handleidingen per documentsoort welke specifieke stijlen aanwezig zijn en hoe ze toe te passen. CAOdossier CAOloontabel Nieuws Wetgevingsoverzicht Samenvatting In Word vindt u een menubalk waarin u stijlen ziet. U wilt een stijl toekennen aan de titel. Klik met de muis op de titel of selecteer de tekst. In de balk klikt u dan op Kop 1. U ziet dan direct de opmaak veranderen. Als een bepaalde stijl niet in de menubalk staat, kunt u op het pijltje klikken rechts onder de stijlen klikken Er klapt dan een venster naar beneden waarin alle beschikbare stijlen te vinden zijn. Schrijven en stijlen toekennen Het schrijven en stijlen toekennen gaat via het PublishOne Word-lint op basis van de standaard functionaliteiten. Word-kennis is de enige vereiste. Beschikbare stijlen Is een stijl niet zichtbaar in het scherm, klik op getoond. en alle vaste stijlen voor dit documentsoort worden FAQ Opslaan en afsluiten Als u klaar bent, of even pauze wilt houden;

21 Sla het document op; en sluit deze af. Dan wordt direct het document in PublishOne bijgewerkt. U kunt dan ook metadata toevoegen aan het document. Overzicht van stijlen Om snel een overzicht te krijgen van alle specifieke stijlen van het documentsoort. Klikt u op het pijltje naar beneden, dan klapt het stijloverzicht open naar beneden. Deze toont alle specifieke (vaste) stijlen voor het documentsoort.

22 Metadata toevoegen Bekijk YouTube Documentsoorten Kijk bij de handleidingen per documentsoort welke specifieke metadata aanwezig is en hoe ze toe te passen. CAOdossier CAOloontabel Nieuws Samenvatting Om het document vindbaar te maken, niet alleen voor uzelf maar ook op de website waar het wordt gepubliceerd, kunt u metadata toevoegen. Wat is de rubriek? Welke bijwerkdatum wil u tonen? Wie is de auteur? Welke trefwoorden horen bij het artikel? Om deze metadata toe te voegen klikt u op het tabblad METADATA, links bovenin het scherm. Er opent een scherm met metadatavelden die u kunt invullen. Als er een pijltje naast het veld staat, is er een dropdownlijst die opent als u op het pijltje klikt. U kunt dan kiezen wat van toepassing is. Metadata In PublishOne is er metadata op documentniveau en op mapniveau.

23 Document Metadata van een document bestaat altijd uit 3 delen. Documentinformatie Bijlagen Metadata 1. DOCUMENTINFORMATIE Metadata op documentniveau benadert u meestal via de DOCS view. Hier vindt u de volgende metadata velden die bij het document horen: Publicatieproject (verkorte) titel Titel * Document type Workflow status Einddatum!!! * Dit gaat om metadata. De titel die hier ingegeven wordt, is online niet zichtbaar.!!!

24 2. BIJLAGEN Onder bijlagen is het mogelijk 1 of meerdere documenten te uploaden, die niet mee gepubliceerd worden, maar mogelijk wel handig zijn om direct bij het document te hebben. Een bron-pdf bijvoorbeeld. [image] 3. METADATA Velden met een sterretje *) zijn verplicht. Het kan zijn dat je niet alle genoemde metadatavelden ziet, of dat je het veld wel ziet, maar niet aan mag passen. Dat is afhankelijk van de rol die je hebt. Sommige velden heb een defaultwaarde, maar die kun je desgewenst aanpassen. Map Metadata van een map bestaat uit 2 delen Mapinformatie Metadata 1. MAPINFORMATIE Hier vind je de volgende metadatavelden die bij een map horen: Naam * Projecttitel Documenttype

25 2. METADATA Velden met een sterretje *) zijn verplicht. Het kan zijn dat je niet alle genoemde metadatavelden ziet, of dat je het veld wel ziet, maar niet aan mag passen. Dat is afhankelijk van de rol die je hebt. Sommige velden heb een defaultwaarde, maar die kun je desgewenst aanpassen.

26 Document overdragen Bekijk YouTube Samenvatting Als u uw document heeft afgerond kunt u het overdragen naar de volgende persoon in het proces. Klik hiervoor op OVERDRAGEN. Er verschijnt dan een scherm waarin de personen die aan het document werken al zijn ingevuld. Als u wilt kan u bij het veld commentaar een opmerking plaatsen. Daarna klikt u op AFRONDEN. Het document wordt dan overgedragen aan de volgende persoon. Lever in naar de volgende workflowstap Klik op OVERDRAGEN Selecteer status Maak een keuze uit de volgende beschikbare workflowstap(pen). Default staat deze op de eerstvolgende status in de workflow. Gekoppelde personen Als niet de juiste persoon is gekoppeld ga dan < TERUG naar de voorvertoning en selecteer onder GEBRUIKERS de juiste. Commentaar Onderaan het eerste scherm hebt u de mogelijkheid het document te voorzien van Commentaar. Dit is leesbaar voor iedereen die aan dit document is gekoppeld. Commentaar op kaart Het commentaar is zichtbaar op de kaart van het document.

27 Commentaar bij voorvertoning Als er commentaar bij een document staat, is dit te herkennen door de blauwe regel met pijltje naar beneden. Klikt u op het pijltje, dan ziet u de tekst. Afronden Klik op AFRONDEN De eerstvolgende uit de volgende workflowstap krijgt nu een automatische dat er een document klaarstaat.