Vrijwilligersbeleid Stichting Welzijn Heiloo

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid Stichting Welzijn Heiloo Deze notitie beschrijft het algemeen kader voor het vrijwilligersbeleid van de stichting: het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen de stichting tot hun recht te laten komen en hun eigen doelen na te laten streven op een zodanige manier dat ook de doelstellingen van de stichting daarmee worden gediend. November 2008 Gewijzigd januari 2015

2 Bij toepassingen of bepalingen in dit beleid wordt verstaan onder: a. stichting De Stichting Welzijn Heiloo gevestigd te Heiloo, Abraham du Bois-hof 2. b. vrijwilliger iemand die onverplicht, onbetaald en met enige regelmaat werk verricht binnen de stichting ten behoeve van activiteiten en projecten georganiseerd door de stichting. Er is geen sprake van een dienstverband tussen de organisatie en een vrijwilliger. c. project het project waarvoor de vrijwilliger werkzaamheden verricht. d. hij taalkundig is de vrijwilliger hij. Overal waarin de tekst hij staat vermeld, wordt nadrukkelijk ook zij bedoeld. Verantwoording Bij het schrijven van deze notitie is uitgebreid gebruik gemaakt van de nota vrijwilligersbeleid van de Stichting Welzijn Ouderen Bergen op Zoom. Auteur Gerrit Zeeman en Marian van Dam Datum 7 oktober 2008 Status bestuursbesluit Gewijzigd januari 2015 Oktober 2008 gewijzigd januari

3 Inhoud 1. ALGEMENE INLEIDING... 5 a. Doelstelling van de stichting... 5 b. Totstandkoming vrijwilligersbeleid... 5 c. Kader voor beleid VISIE EN BELEIDSUITGANGSPUNTEN... 6 a. Definitie van vrijwilligerswerk... 6 b. De visie op vrijwilligerswerk... 6 c. Positie en functie van de vrijwilliger TAKEN, BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEIDSVERDELING... 7 a. Vrijwilligerscoördinatie CRITERIA, PROCEDURES, METHODEN OM VRIJWILLIGERS TE WERVEN EN TE SELECTEREN... 7 a. Selectiecriteria... 7 b. Werving INWERKEN EN BEGELEIDEN VAN VRIJWILLIGERS ORGANISATORISCHE VOORWAARDEN EN REGELINGEN... 8 a. Verzekeringen... 8 b. kostenvergoeding... 8 c. ARBO-zorg... 8 d. Waarderingsbeleid... 9 e. Inspraak... 9 f. Consumpties BEGELEIDING EN SCHOLING... 9 a. Werkoverleg... 9 b. Nieuwsbrief... 9 Oktober 2008 gewijzigd januari

4 c. Evaluatiegesprekken... 9 d. Scholing/deskundigheidsbevordering e. Geschillenregeling VASTLEGGEN VAN AFSPRAKEN: OVEREENKOMSTEN EN CONTRACTEN a. Overeenkomst b. Ziekmelding/afmelding om andere redenen c. Beëindiging overeenkomst BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS ALGEMEEN REGLEMENT VOOR VRIJWILLIGERS VAN DE STICHTING WELZIJN HEILOO GEDRAGSCODE STICHTING WELZIJN HEILOO Oktober 2008 gewijzigd januari

5 1. Algemene inleiding a. Doelstelling van de stichting Wij zorgen ervoor dat alle volwassen inwoners van Heiloo kunnen meedoen in de maatschappij op hun eigen niveau, naar wens en behoefte, met inzet van hun talenten, vanuit eigen kracht, met ondersteuning waar nodig. Stichting Welzijn Heiloo staat midden in de samenleving, weet wat er speelt, stimuleert en ondersteunt het meedoen in de samenleving. Zij vormt de verbinding tussen gemeente, inwoners en professionals, werkzaam in zorg en welzijn, om samen te werken aan het verbeteren van de leefbaarheid in het dorp en het stimuleren van initiatieven van bewoners en organisaties. Wij komen bij inwoners thuis en zijn goed bereikbaar in het Trefpunt. Wij hebben oog voor de vraag achter de vraag. Wij betrekken andere organisaties waar mogelijk en relevant. Daarom: stimuleren wij deelname aan de maatschappij (participatie en sociale samenhang); informeren en adviseren wij (preventie, ondersteuning en begeleiding) ; bieden wij een zinvolle vrijetijdsbesteding; leggen wij verbindingen tussen vitale en kwetsbare inwoners; b. Totstandkoming vrijwilligersbeleid Het is belangrijk dat er een beleid is waarin de plaats van de vrijwilligers in de organisatie duidelijk wordt omschreven. Dat er heldere en praktische samenwerkingsafspraken worden gemaakt. Afspraken waarin zowel de positie binnen de organisatie als de rechten en plichten van de vrijwilliger zijn vastgelegd. Op deze manier weet iedereen wat hij van de ander kan verwachten en waar we elkaar op kunnen aanspreken. c. Kader voor beleid Door het voeren van een vrijwilligersbeleid wil de stichting ook voor vrijwilligers een goede werkgever zijn en aan geldende kwaliteitseisen voldoen. Vrijwilligers hebben recht op verzekeringen en goede en veilige arbeidsomstandigheden volgens de Arbo-wet. Wel houdt de stichting in het oog dat het gaat om een afsprakenlijst die uitnodigend moet zijn om vrijwilligerswerk te gaan verrichten. Het beleid mag geen drempel zijn, integendeel, het moet inspirerend zijn. Oktober 2008 gewijzigd januari

6 2. Visie en beleidsuitgangspunten a. Definitie van vrijwilligerswerk De definitie van vrijwilligerswerk zoals die door de rijksoverheid wordt gehanteerd luidt als volgt: werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald, wordt verricht ten behoeve van andere mensen of de samenleving, zonder dat degene die het werk verricht daar voor zijn of haar levensonderhoud van afhankelijk is. b. De visie op vrijwilligerswerk Vrijwilligers maken een wezenlijk deel uit van de stichting. Vele activiteiten en evenementen zouden geen doorgang kunnen vinden als vrijwilligers daaraan niet hun bijdrage leveren. Vrijwilligers zetten zich uit vrije wil in om bepaalde doelstellingen te realiseren, zowel van henzelf als van de stichting. De stichting streeft ernaar de vrijwilligers werk te bieden dat bij hen past en waarin zij zich kunnen ontplooien en ontwikkelen. Vrijwilligerswerk vergroot de sociale samenhang en de leefbaarheid in Heiloo. Het maatschappelijke belang van het vrijwilligerswerk en de individuele betekenis ervan voor de vrijwilliger zijn voor de stichting belangrijke redenen om de inzet van vrijwilligers bij de organisatie van (haar) activiteiten en projecten te ontwikkelen en te ondersteunen. De stichting stelt zich ten doel de vrijwilligers een goede werksfeer te bieden. Duidelijke afspraken over taken, uren inzet, begeleiding, ondersteuning, onkostenvergoedingen, verzekeringen en waardering moeten met elke vrijwilliger gemaakt worden. De stichting biedt mogelijkheden tot sociale contacten, saamhorigheidsgevoel, zingeving, betrokkenheid, persoonlijke ontwikkeling, ontplooiing en het opdoen van werkervaring. Voor het vrijwilligerswerk zijn geen diploma s vereist. Wel moet een goede basishouding aanwezig zijn. Van de vrijwilliger verwachten wij dat hij een respectvolle houding heeft en betrouwbaar is. Motivatie, betrokkenheid en behulpzaamheid zijn voorwaarden om langere tijd taken onder goede voorwaarden uit te kunnen voeren. Wij verwachten dat hij zich met de doelstelling van de stichting kan verenigen. Er mag op de vrijwilliger geen morele druk worden uitgeoefend om zich meer dan de afgesproken tijd in te zetten; afbakening van grenzen in het vrijwilligerswerk worden duidelijk aangegeven en voortdurend bewaakt. c. Positie en functie van de vrijwilliger Aan de vrijwilliger worden de plaats en de functie binnen het project uitgelegd. De coördinator van het desbetreffende project waar de vrijwilliger aan de slag gaat, is belast met de coördinatie en inwerkbegeleiding van de vrijwilliger. De vrijwilligers staan onder directe verantwoordelijkheid en begeleiding van deze coördinator. Deze coördinator maakt met hem alle afspraken, waaronder een taakomschrijving. De eigen verantwoordelijkheid die de vrijwilliger heeft binnen de te vervullen taak dient contractueel met de vrijwilliger geregeld te worden door middel van de overeenkomst. Uitgangspunten vastgelegd in de nota vrijwilligersbeleid zijn door individuele vrijwilligers op te vragen. Oktober 2008 gewijzigd januari

7 3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheidsverdeling Voor iedere vorm van vrijwilligerswerk binnen de stichting is een summiere taakomschrijving opgesteld met de daarbij behorende werkafspraken. Deze is onderdeel van de vrijwilligersovereenkomst. a. Vrijwilligerscoördinatie De coördinator van het Vrijwilligers Informatie Punt adviseert de directeur met betrekking tot het vrijwilligersbeleid van de stichting. De vrijwilligerscoördinatie wordt per project uitgevoerd door de projectcoördinator van het desbetreffende project. De directeur is eindverantwoordelijk voor de vrijwilligerscoördinatie van de stichting. 4. Criteria, procedures, methoden om vrijwilligers te werven en te selecteren a. Selectiecriteria Vrijwilligerswerk is niet verplichtend maar zeker ook niet vrijblijvend. Iedereen die als vrijwilliger bij de stichting actief wil worden moet voldoen aan de volgende algemene voorwaarden: - hij onderschrijft de doelstelling van de stichting en voert zijn taak uit binnen bestaand beleid; - beschikt over een werk- en denkniveau dat past bij de functie en is in staat onderscheid te maken tussen eigen belang en specifieke situatie; - accepteert leiding mits deze op een correcte manier wordt gegeven; - is bereid tot samenwerken en overleg; - is bereid zich voor een bepaalde periode of taak te verbinden. - komt zijn afspraken na; - gaat akkoord met de rechten en plichten die gelden voor vrijwilligers binnen de stichting, zoals onder meer verwoord in het algemeen reglement en de gedragscode; - legt verantwoording af over zijn werk; - ondertekent een geheimhoudingsverklaring indien hij te maken krijgt met privacygevoelige informatie. Deze is onderdeel van de vrijwilligersovereenkomst. - heeft, indien werkzaam in de thuissituatie van cliënt, een verklaring omtrent het gedrag b. Werving De werving kan geschieden door: - persoonlijke benadering; - via de vacaturebank van het Vrijwilligers Informatie Punt - schriftelijke oproep via huis aan huis blad, andere media; - voorlichtingsbijeenkomsten; - wervingsfolder; - deelname Uit&Zo Heiloo; - via de website van de stichting. Bij de werving is de aandacht gericht op het bieden van concrete werkzaamheden, positieve resultaten, prettige werksfeer, collegiale samenwerking en ontplooiingskansen. De verantwoordelijkheden voor de wervingsprocedure liggen bij de projectcoördinatoren. Desgewenst kunnen zij ondersteuning vragen aan de coördinator van het Vrijwilligers Informatie Punt. 5. Inwerken en begeleiden van vrijwilligers De verantwoordelijkheden voor de selectieprocedure, het volgen van de proefperiode, de evaluatie daarna en het inwerktraject van de nieuwe vrijwilliger berusten bij de projectcoördinator. Deze draagt zorg voor een zorgvuldige besluitvorming. Na een kennismakingsgesprek wordt een wederzijdse proefperiode afgesproken. De afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst. Aan het einde van de proefperiode wordt een evaluatiegesprek gehouden. Oktober 2008 gewijzigd januari

8 Het is van belang om te kijken of een vrijwilliger binnen een bepaalde groep past. Zonodig wordt een kennismakingsgesprek georganiseerd met de al aanwezige vrijwilligers. 6. Organisatorische voorwaarden en regelingen a. Verzekeringen De gemeente Heiloo heeft een vrijwilligersverzekering waarmee de risico's van vrijwilligerswerk zo goed mogelijk worden afgedekt. Het betreft het volgende pakket: Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor vrijwilligers Aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers Aansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers Verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen b. kostenvergoeding De stichting vergoedt de kosten die vrijwilligers maken om het werk te kunnen uitvoeren, mits vooraf overeengekomen met de projectcoördinator. Kosten die de vrijwilliger maakt in relatie met door hem verrichte werkzaamheden worden vergoed door degene/het project/de activiteit waarvoor de vrijwilliger zich inzet. Omdat het vaak gaat om relatief kleine bedragen - sommige gebaseerd op kosten die zich pas na langere tijd voordoen - hanteren wij bij een aantal activiteiten vaste vergoedingen. - Vrijwilligers die diensten verrichten op verzoek van individuele hulpvragers ontvangen van hen een kostenvergoeding die is vastgesteld door de projectleider van het betreffende project - Vrijwilligers die werkzaamheden verrichten voor de Stichting Welzijn Heiloo als organisatie, en geen rechtstreekse klantrelatie hebben, ontvangen maandelijks een kostenvergoeding die is vastgesteld door de directeur. Deze regeling geldt voor vrijwilligers die voor 1 januari 2013 werkzaam waren bij SWH. Vrijwilligers die na deze datum zijn gestart ontvangen geen vrijwilligersvergoeding meer. - Deelnemers aan Sociaal Culturele Activiteiten die op vrijwillige basis ten behoeve van hun activiteit werkzaamheden verrichten, ontvangen geen vaste vrijwilligersvergoeding. Vrijwilligers van projecten niet zijnde de projectleiders - die op vrijwillige basis ten behoeve van hun project werkzaamheden verrichten ontvangen geen vaste vrijwilligersvergoeding. c. ARBO-zorg De Arbo-wet regelt de algemene zorg voor veiligheid, gezondheid en welzijn, op het gebied van de arbeid. Het doel van de Arbo-wet is het garanderen van een acceptabel niveau van veiligheid en gezondheid voor werknemers. Daarom verplicht de Arbo-wet werkgevers om een Arbo-beleid te voeren. En iedereen die werk voor iemand doet, is werknemer. Altijd als er sprake is van werken in een gezagsverhouding is de Arbo-wet van toepassing. Ook binnen het vrijwilligerswerk is sprake van gezagsverhoudingen. De in de Europese Unie gangbare definitie is namelijk dat vrijwilligerswerk 'onbetaald, onverplicht, ten bate van anderen of de samenleving én in georganiseerd verband' plaatsvindt. Vrijwilligers krijgen aanwijzingen of instructies van een ander. Daarom geldt de Arbo-wet ook voor de vrijwillige krachten binnen de stichting. De arbocheck is uitgevoerd in de organisatie en er is voldaan aan de eisen die gesteld worden ten behoeve van de veiligheid van de vrijwilliger tijdens het werken. Oktober 2008 gewijzigd januari

9 d. Waarderingsbeleid Om de continuïteit van het vrijwilligersbeleid te waarborgen wordt aandacht geschonken aan de werksfeer. Zaken als aandacht, feedback, het uitspreken van waardering, kunnen niet omgezet worden in procedures maar maken deel uit van het reguliere pakket van vrijwilligersbegeleiding. Een aantal zaken worden jaarlijks in een actieplan waardering vrijwilligers vastgelegd, onder meer: - vrijwilligers worden elk jaar uitgenodigd voor een feestelijke (vrijwilligers) bijeenkomst; - de stichting stelt voor ieder project maximaal 15,00 per vrijwilliger per jaar beschikbaar voor activiteiten die de onderlinge saamhorigheid van de bij het project werkzame vrijwilligers bevorderen, indien van toepassing wordt dit gefinancierd uit opbrengsten van het project of de activiteit waar zij werkzaam zijn; - vrijwilligers ontvangen een jaarlijkse attentie, welke wordt uitgereikt tijdens de jaarlijkse vrijwilligersdag of aan het einde van het jaar; - vrijwilligers krijgen bij een lustrum van de vrijwilliger een attentie; - vrijwilligers ontvangen ter gelegenheid van hun verjaardag en bij langdurige of ernstige ziekte (mits bekend gemaakt) een kaartje of andere attentie; - aan persoonlijke jubilea (mits bekend gemaakt) besteedt de stichting aandacht; e. Inspraak De stichting organiseert, ter bespreking van de uitvoering van het vrijwilligersbeleid, tenminste eenmaal per jaar een bijeenkomst met alle projectleiders die met vrijwilligers werken. Bij onvoldoende belangstelling stuurt de directeur tenminste tweemaal per jaar een informatiebrief naar de projectleiders met relevante informatie. f. Consumpties Vrijwilligers die op het kantoor werkzaam zijn, kunnen op kosten van de stichting tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden koffie/thee drinken. Tijdens de werkzaamheden is het voor de vrijwilligers niet toegestaan om alcohol te nuttigen. 7. Begeleiding en scholing a. Werkoverleg De stichting biedt aan iedere vrijwilliger begeleiding bij de uitvoering van zijn functie en/of werkzaamheden. De vorm, inhoud en frequentie van de begeleiding wordt per project vastgesteld. Uitgangspunt is dat er met enige regelmaat werkoverleg plaatsvindt met vrijwilligers (individueel of groepsgewijs). Dit werkoverleg wordt in principe begeleid door de projectleider. b. Nieuwsbrief Twee keer per jaar geeft de stichting een nieuwsbrief voor vrijwilligers uit om hen op de hoogte te houden van algemene zaken die binnen de stichting leven. De vrijwilligerscoördinator is (mede) verantwoordelijk voor het uitbrengen van de nieuwsbrief. c. Evaluatiegesprekken Individuele evaluatiegesprekken vinden niet systematisch plaats. Een evaluatiegesprek kan worden aangevraagd bij de projectleider of de directeur. Het initiatief voor een evaluatiegesprek kan ook uitgaan van laatstgenoemden. Bij deze evaluatiegesprekken is sprake van wederkerigheid: de vrijwilliger en de beroepskracht hebben een actieve inbreng. Doel van het gesprek is om gezamenlijk vast Oktober 2008 gewijzigd januari

10 te stellen welke punten in de uitvoering van de werkzaamheden en de samenwerking naar tevredenheid gaan, en kijken waar verbeteringen mogelijk zijn. d. Scholing/deskundigheidsbevordering Scholing/deskundigheidsbevordering kan nodig of wenselijk zijn bij een wijziging van functie of taken, maar ook als vrijwilliger zijn taken niet naar verwachting verricht. - Indien de coördinator dit signaleert kan hij de vrijwilliger scholing aanbieden. In dat geval worden de kosten door de stichting vergoed. Bij trainingen van meer dan 150,- dient de vrijwilliger een scholingscontract te ondertekenen, waarin hij zich verplicht om bij vertrek binnen 1 jaar na afronding van de scholing, de helft van de kosten terug te betalen. - Als de vrijwilliger, in verband met gewenste loopbaanontwikkeling, zelf scholing/deskundigheidsbevordering wenst, kan in overleg met de projectcoördinator of de directeur worden vastgesteld in hoeverre de scholing relevant is voor de stichting. In het geval dat er sprake is van een aantoonbare meerwaarde, kan de stichting een deel (maximaal de helft) van de kosten op zich nemen. Ook hierbij geldt dat er een scholingscontract opgesteld dient te worden met de bepaling dat bij vertrek binnen 1 jaar na afronding van de scholing, de betreffende vrijwilliger zich verplicht tot terugbetaling van (minimaal) de helft van de door de stichting gedragen kosten indien deze meer dan 150,- hebben bedragen. - Van deze regeling kan in voorkomende gevallen worden afgeweken. Daarnaast: - vrijwilligers werkzaam bij de stichting, krijgen 25% korting bij deelname aan door de stichting georganiseerde Sociaal Culturele Activiteiten met een maximum van 100,00 per jaar; - de stichting maakt door middel van de Nieuwsbrief vrijwilligers attent op de cursussen die door het VIP worden georganiseerd en kan indien relevant de kosten van deelname vergoeden; - de stichting organiseert tweemaal per jaar een introductiebijeenkomst voor nieuwe vrijwilligers over de Stichting Welzijn Heiloo. e. Geschillenregeling Elke vrijwilliger heeft het recht bij de stichting te klagen over zaken die zijn vrijwilligerswerk betreffen. Hij heeft het recht zich in een klachtenprocedure te laten bijstaan door collega vrijwilliger, die als klachtbegeleider optreedt en daarvoor passende faciliteiten en eenzelfde bescherming krijgt. Allen die betrokken zijn (geweest) bij een klachtenprocedure zijn gehouden tot geheimhouding van alle feiten en gegevens waarvan zij bij de behandeling van de klacht kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht vervalt wanneer de klager zelf op nadrukkelijke wijze ruchtbaarheid geeft aan zaken die onder de geheimhouding vallen. Procedure: - De stichting streeft er naar om klachten allereerst met de direct betrokkenen te bespreken om in onderling overleg tot een oplossing te komen. - Wanneer het overleg niet bevredigend is, kan de vrijwilliger de klacht voorleggen aan de directeur. Deze zal de klacht met de direct betrokkenen bespreken om in onderling tot een oplossing te komen. - De directeur beslist hoe er met de klacht wordt omgegaan: is er voldoende informatie of moet er meer informatie verzameld worden. De directeur beslist wanneer de vrijwilliger wordt gehoord. - De klacht wordt volgens normen van zorgvuldigheid, redelijkheid en billijkheid behandeld. - De directeur zorgt dat de vrijwilliger binnen een termijn van 4 weken hoort of de klacht terecht is en wat voor stappen er gezet gaan worden. Oktober 2008 gewijzigd januari

11 - Indien de termijn van 4 weken niet gehaald kan worden, bericht de directeur na 3 weken de vrijwilliger hierover. De termijn kan maximaal met 4 weken worden verlengd. - Wanneer een en ander niet tot een oplossing leidt, beslist de directeur of de vrijwilligersovereenkomst moet worden beëindigd of aangepast. Voor degenen die in rechtstreekse werkverhouding staan met de directeur geldt dezelfde klachtenprocedure als die voor betaalde medewerkers van de Stichting Welzijn Heiloo. 8. Vastleggen van afspraken: overeenkomsten en contracten a. Overeenkomst De gemaakte afspraken tussen stichting en de vrijwilliger worden vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst die door beide partijen wordt ondertekend. Door ondertekening verbinden vrijwilliger en de stichting zich aan het geldende vrijwilligersbeleid. De vrijwilliger ontvangt een samenvatting met daarin de belangrijkste punten uit het vrijwilligersbeleid. De nota Vrijwilligersbeleid ligt ter inzage op het kantoor van stichting. b. Ziekmelding/afmelding om andere redenen Wanneer een vrijwilliger wegens ziekte/ andere redenen werkafspraken niet kan nakomen, probeert deze zo mogelijk - met medevrijwilligers een oplossing te zoeken om de voortgang van het werk te waarborgen. Wanneer dit niet mogelijk is wordt contact opgenomen met de projectleider. Wanneer de vrijwilliger het werk wenst te hervatten neemt hij contact op met projectleider. c. Beëindiging overeenkomst c.1. Beëindiging overeenkomst door de vrijwilliger Wanneer een vrijwilliger wordt aangenomen bij de stichting om bepaald vrijwilligerswerk te doen dan ontvangt de vrijwilliger hiervoor een vrijwilligersovereenkomst. Wanneer de vrijwilliger met het vrijwilligerswerk wil stoppen dan neemt hij contact op met de projectleider om de vrijwilligersovereenkomst te beëindigen. Om de voortgang van het werk niet te verstoren wordt van de vrijwilliger verwacht, dat hij vier weken van tevoren aan projectleider kenbaar maakt de overeenkomst te willen beëindigen. De vrijwilliger krijgt desgewenst een schriftelijke bevestiging, ondertekend door de directeur, van de ontbinding van de overeenkomst. c.2. Beëindiging overeenkomst door de stichting Wanneer de stichting de vrijwilligersovereenkomst wil beëindigen nodigt de projectleider of de directeur de vrijwilliger uit voor een gesprek. In dit gesprek wordt de reden gegeven, en zonodig toegelicht, van de beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst. Hierbij wordt ook aangegeven op welk tijdstip de overeenkomst beëindigd wordt en hoe het werk wordt afgerond. c.3. Afhandeling beëindiging overeenkomst Iedere vrijwilliger ontvangt een formulier met betrekking tot de eindevaluatie, met de vraag of hij deze wil invullen en retourneren. Tevens wordt de vrijwilliger een gesprek aangeboden. Met deze informatie kan de stichting haar voordeel doen en verbeteringen in de organisatie realiseren. c.4. Getuigschrift Als een vrijwilliger daarom vraagt, wordt bij de beëindiging van het vrijwilligerswerk een door de directeur van stichting ondertekend getuigschrift uitgereikt. Daarin staat tenminste vermeld gedurende welke periode de werkzaamheden zijn verricht en waaruit die werkzaamheden bestonden. Oktober 2008 gewijzigd januari

12 9. Bescherming persoonsgegevens De gegevens van de vrijwilliger die bekend zijn bij de organisatie worden vertrouwelijk behandeld. Deze gegevens kunnen onder meer betreffen de personalia, soort van uitgevoerde werkzaamheden, en de wijze van uitoefening van de werkzaamheden. Heiloo, 14 oktober 2008 Vastgesteld door de directeur en op 14 oktober 2008 goedgekeurd door het bestuur van Stichting Welzijn Heiloo. Gewijzigd januari 2015 Wijzigingen vastgesteld door de directeur en op {datum} goedgekeurd door het bestuur van Stichting Welzijn Heiloo Oktober 2008 gewijzigd januari

13 Algemeen reglement voor vrijwilligers van de Stichting Welzijn Heiloo Algemeen Op basis van de algemene uitgangspunten in dit reglement verrichten de vrijwilligers van de Stichting Welzijn Heiloo hun werkzaamheden. 1. Doelstelling De Stichting Welzijn Heiloo is een onafhankelijke non-profit organisatie. In opdracht van de gemeente Heiloo verzorgen wij Wmo-gerelateerde activiteiten voor (kwetsbare) inwoners van Heiloo. De stichting heeft als missie dat alle inwoners van Heiloo kunnen meedoen in de maatschappij op hun eigen niveau, naar wens en behoefte, met inzet van hun talenten, vanuit hun eigen kracht, met ondersteuning waar nodig. 2. Vrijwilligers Naast een professionele staf zijn bij de stichting vele vrijwillige medewerkers werkzaam. De vrijwilligers verrichten hun werkzaamheden ten behoeve van (een project of activiteit van) de Stichting Welzijn Heiloo, zonder dat zij hiervoor aanspraak op een beloning maken. 3. Duur van het vrijwilligersschap De vrijwilliger aanvaart als regel zijn taken voor onbepaalde tijd. De eerste twee maanden gelden als proefperiode. Gedurende deze periode kan zowel de vrijwilliger als de stichting het vrijwilligersschap met onmiddellijke ingang beëindigen. 4. Werktijden In overleg met de vrijwilliger worden door de coördinator van het project of de activiteit de werkzaamheden en de dagen en tijden waarop deze worden uitgevoerd, vastgesteld. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de continuïteit van zijn/haar vrijwilligerswerk en neemt in geval van verhindering contact op met coördinator van het project of de activiteit. 5. Onkosten De stichting vergoedt de kosten die vrijwilligers maken om het werk te kunnen uitvoeren, mits vooraf overeengekomen met de projectcoördinator. 6. Verzekeringen Vrijwilligers van de stichting zijn collectief verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid. Voor de goede orde wijzen wij u op het belang ook zelf een Wettelijke Aansprakelijkheidverzekering Particulieren te hebben afgesloten. En indien u met eigen auto personen, niet zijnde familieleden, vervoert, ook een inzittendenverzekering. Want hoe vervelend ook, als vrijwilliger kunt ook u door degene voor wie u vrijwilligerswerk verricht, aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door uw handelen. Voor de vrijwilligers van Wonenplus Graag Gedaan is een ongevallenverzekering afgesloten. 7. Geheimhouding De vrijwilliger is verplicht geheim te houden, wat hem/haar tijdens het vrijwilligerswerk ter kennis komt en waarvan hij/zij geacht kan worden het vertrouwelijke karakter te onderkennen. De verplichting blijft ook gelden na beëindiging van het vrijwilligersschap bij de stichting. 7a. Gedragscode Oktober 2008 gewijzigd januari

14 De stichting heeft een gedragscode opgesteld, die regels stelt ten aanzien van seksuele intimidatie, agressie en discriminatie. Vrijwilligers worden geacht te handelen conform deze code. Deze code is als bijlage bij dit reglement gevoegd. 8. Werkoverleg Afhankelijk van het project of de activiteit wordt enige malen per jaar een werkoverleg gehouden. Daarbij wordt de aanwezigheid verwacht van alle vrijwilligers die aan het project deelnemen. 9. Geschillen Geschillen tussen vrijwilliger en de leiding van het project worden in voorkomende gevallen behandeld door de directeur van de Stichting Welzijn Heiloo. 10. Geld en giften De vrijwilliger is niet bevoegd tot het persoonlijk aannemen van giften. In voorkomende gevallen dient de vrijwilliger de donatie te melden aan de Stichting Welzijn Heiloo of de donateur attent te maken op de Stichting Fondsenwerving Welzijn Heiloo, girorekening Beëindiging van werkzaamheden Stichting Welzijn Heiloo en de vrijwilliger nemen bij het beëindigen van de werkzaamheden een opzegtermijn van een maand in acht. 12. Adres Stichting Welzijn Heiloo Stichting Welzijn Heiloo Abraham du Bois-hof 2, 1852 EZ Heiloo telefoon (072) Heiloo, 14 oktober 2008 Gewijzigd januari 2015 Oktober 2008 gewijzigd januari

15 Gedragscode stichting Welzijn heiloo Artikel 1: Definities 1.a Onder seksuele intimidatie wordt verstaan: Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag waarbij tevens sprake is van een van de volgende punten: - onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling van een persoon. - onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon, wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken. - dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd. 1.b. Onder agressie wordt verstaan: Voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hieronder valt ook pesten. 1.c. Onder discriminatie wordt verstaan: Elke vorm van onderscheid, elke uitsluiting, beperking of voorkeur, die ten doel heeft of ten gevolge kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven, wordt teniet gedaan of aangetast. 1.d. Voor de begrippen werkgever, werknemer, cliënt, bestuur en andere begrippen die voor deze gedragscode van belang zijn, wordt uitgegaan van de definities in de CAO-welzijnswerk. 1.e. Levensbeschouwing wordt gedefinieerd als een min of meer samenhangend stelsel van waarden, normen en opvattingen die zin en richting geven aan het leven. Artikel 2: Doel en algemeen uitgangspunt 2.a. Seksuele intimidatie, agressie en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensovertuiging, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, hetro- of homoseksualiteit gerichtheid, burgerlijke staat en handicap worden door de organisatie als vormen van ongewenst gedrag afgewezen. 2.b. De organisatie neemt het op zich in het dagelijks handelen en bij het ontwikkelen van beleid deze vormen van ongewenst gedrag te voorkomen en te bestrijden. De gedragscode maakt deel uit van het algemeen beleid van de organisatie en van de professionele houding van medewerkers van de organisatie. Artikel 3: Status en reikwijdte van de gedragscode 3.a. De gedragscode is een nadere invulling van de wettelijke bepalingen omtrent seksuele intimidatie, agressie en discriminatie en van artikel 24 j uit de CAO-welzijnswerk b. De gedragscode geldt voor medewerkers, bestuursleden, stagiaires en vrijwilligers (verder te noemen: de medewerker). 3.c. De werkgever draagt zorg voor de bekendmaking van de gedragscode. In ieder geval ontvangen alle medewerkers een exemplaar. Artikel 4: Arbeidsovereenkomst Oktober 2008 gewijzigd januari

16 4.a. 4.b. Het niet aangaan, beëindigen of niet verlengen van een arbeidsovereenkomst mag niet samenhangen met een in de wet verboden discriminatiegrond, leeftijd en handicap daarbij inbegrepen. In geval van reorganisatie of inkrimping worden de beoordeling wie voor ontslag in aanmerking komt, slechts objectieve criteria gehanteerd. Artikel 5: Arbeidsomstandigheden en werkvloer 5.a. De inrichting van de organisatie voldoet aan wettelijke eisen daaromtrent, in het bijzonder de ARBO-wetgeving, maar is in ieder geval zodanig dat werknemers en cliënten zich veilig voelen. 5.b. De omgang tussen bestuurders, vrijwilligers, stagiaires, medewerkers en cliënten wordt bepaald door respect voor ieders ras, sekse, levensbeschouwing en leeftijd en andere gronden genoemd in deze gedragscode. 5.c. Discriminerende, seksistische of andere beledigende of krenkende uitlatingen of grappen, mondeling of schriftelijk, zijn niet toegestaan. 5.d. Agressieve handelingen en of uitingen zijn niet toegestaan. 5.e. Het bepaalde onder a. komt mede tot uiting door het bieden van mogelijkheden voor het beleven van uitingen samenhangend met sekse, levensbeschouwing en leeftijd. Artikel 6: Omgang met deelnemers of cliënten, bejegening 6.a. De medewerker laat zich bij contacten met deelnemers of cliënten leiden door gedragsregels zoals die gelden voor de beroepsgroep en door de eigen beroepscode. 6.b. De medewerker, stagiaire, vrijwilliger accepteert geen agressieve gedragingen van deelnemers of cliënten en neemt als regel zelf geen initiatief tot agressieve gedragingen jegens hen. 6.c. De medewerker, stagiaire, vrijwilliger accepteert geen seksuele gedragingen van deelnemers of cliënten en neemt zelf geen initiatief tot seksuele gedragingen jegens hen. 6.d. De medewerker, stagiaire, vrijwilliger accepteert geen discriminerend gedrag van deelnemers of cliënten en werkt niet mee aan en of neemt zelf geen initiatief tot discriminerend gedrag. Artikel 7: Werking naar cliënten, deelnemers, bezoekers en derden 7.a. De gedragscode wordt op een voor deelnemers, cliënten, bezoekers en derden zichtbare plaats gelegd. 7.b. Van deelnemers, cliënten, bezoekers en derden wordt verwacht dat zij niet in strijd handelen met de in deze gedragscode opgenomen bepalingen. In voorkomende gevallen kunnen zij op het bestaan en de inhoud van de gedragscode gewezen worden. Artikel 8: Toezicht gedragscode 8.a. Met het toezicht op de naleving van deze gedragscode is de directeur belast. 8.b. Er wordt een vertrouwenspersoon benoemd die gedegen kennis heeft op een of meerdere terreinen waarop de gedragscode van toepassing is. Artikel 9: Klachten 9.a. Met het inwerking treden van deze gedragscode wordt tevens een klachtencommissie ingesteld voor zover hierin niet reeds is voorzien bij andere bepalingen. 9.b. De commissie is samengesteld uit een vertegenwoordiger van de werkgever, van de werknemer en een onafhankelijk, extern deskundige op een van de terreinen die door de gedragscode wordt bestreken. Oktober 2008 gewijzigd januari

17 9.c. 9.d. De klachtencommissie stelt een klachtenprocedure (werkwijze etc.) op en maakt deze zo spoedig mogelijk bekend. De klachtenprocedure voldoet in ieder geval aan de beginselen van behoorlijk klachtrecht. De klachtencommissie draagt zorg voor een behoorlijke klachtenregistratie. Artikel 10: Evaluatie Zo vaak als nodig als maar in ieder geval één keer per jaar wordt deze gedragscode geëvalueerd. De rapportage aan de hand van deze evaluatie wordt opgenomen in het jaarverslag. Heiloo, 14 oktober 2008 Oktober 2008 gewijzigd januari