AB-OFGV. 4 febr :00 uur

Transcriptie

1 AB-OFGV 4 febr :00 uur

2 Agenda AB OFGV Datum : 4 februari 2015 Tijd : 10:00-11:30 uur Locatie : OFGV-kantoor, Botter Lelystad Genodigden : dhr. J.A. Fackeldey (Lelystad, voorzitter), dhr. J. Lodders (Flevoland), dhr. F. Huis (Almere), mw. J.M. Boersen (Blaricum), mw. A.J.M. de Ridder (Bussum), P.C.J. Bleeker (Dronten), dhr. F.G.J. Voorink (Hilversum), dhr. G.E.H. Pas (Huizen), dhr. A.H.M. Stam (Laren), dhr. R. Meerhof (Muiden), dhr. M.J. Adriani (Naarden), dhr. T.P.J. Talsma (Noord-Holland), W.C. Haagsma (Noordoostpolder), dhr. G. Post jr. (Urk), dhr. H. Tuning (Weesp), dhr. J.H. Frijdal (Wijdemeren), dhr. W.P. van der Es (Zeewolde) en dhr. P.M.R. Schuurmans (secretaris) mw. I. van Wijnbergen (controller) en dhr. M. Sman (notulist, OFGV) 1 Opening en vaststellen agenda Bijgesloten 2 Mededelingen o Voortgang wijzing GR-OFGV Overzicht voortgang GR wijziging 3 Verslag AB 11 december 2014 n.a.v. 4 Inkomende en uitgaande stukken Ter kennisname 5 Kadernota 2016 Ter vaststelling Verslag AB 11 december 2014 a. Brief BZK b. Brief Almere a. Voorstel Kadernota 2016 b. Kadernota Kostprijssystematiek Presentatie mevr. M. Krul-Seen, Twynstra Gudde 7 DB verslagen Ter kennisname a. 14 november 2014 b. 3 december Rondvraag/wvttk 9 Sluiting Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

3 Stand van zaken GR wijziging 2014 Deelnemer Instemmen/ Ontv. Toelichting niet instemmen datum Almere Instemming 12/05/ 14 Brief college; en Blaricum Instemming 10/06/ 14 College en raadsbesluit; BABs nr Bussum Instemming 22/07/ 14 Brief college; U/ Dronten Instemming 2/05/ 14 Brief raad; U /VHV/MP/aw Flevoland Instemming 4/06/ 14 Brief Staten: Hilversum Instemming 2/10/ 14 Raadsbesluit 4 juni 2014 Huizen Instemming 4/06/ 14 Brief college; bl/ew Instemming met kritische kanttekening Laren Instemming 10/9/ 14 Collegebesluit; 9/9 per mail BABS 5080 Lelystad Instemming 12/06/ 14 Collegebesluit: 1 april 2014 Toestemming raad: 27 mei 2014 Muiden Instemming 19/12/ 14 Kopie raadsbesluit 18 december 2014 Naarden Instemming 9/05/ 14 Brief college; ROBM/HT/ink Noord-Holland Instemming 1/07/ 14 Brief college; / Akkoord, onder plaatsen van opmerkingen Noordoostpolder Instemming 18/08/ 14 Brief college; Urk Instemming 16/09/ 14 Raadsbesluit 12 juni 2014 Weesp Instemming 13/08/ 14 Raadsbesluit; d.d. 26 juni 2014 Wijdemeren Instemming 23/05/ 14 Brief college; B/23433/140523/EVDB Zeewolde Raadsbesluit ligt 19 februari 2015 voor bij gemeenteraad

4

5

6

7

8

9 ONTVANGEN 19 DEC 2014 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties > Retouradres Postbus EA Den Haag Het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek Postbus AH Lelystad DGBK/Bestuur, Democratie en Financiën Financieel en Informatiestelsel Turfmarkt 147 Den Haag Postbus EA Den Haag Contactpersoon R. Nederpelt Datum 16 december 2014 Betreft Begroting 2015 T Ron.Nederpelt@MinBZK.n1 Kenmerk Conform art. 58 Wet gemeenschappelijke regelingen heeft u mij de begroting voor het jaar 2015 doen toekomen. Uw kenmerk Uit de begroting 2015 is gebleken dat deze financieel in evenwicht is. Tevens is voldaan aan de termijn voor vaststelling en inzending van de jaarstukken en begroting. Ik ben van mening dat voor het begrotingsjaar 2015 volstaan kan worden met de repressieve toezichtvorm. Ik constateer dat u de weerstandscapaciteit aan het opbouwen bent en u de risico's heeft geïnventariseerd. Deze zijn echter nog niet gekwantificeerd. Het is daardoor niet bekend of uw weerstandscapaciteit voldoende is. Ik verzoek u daarom, net als vorig jaar, de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in toekomstige begrotingen en rekeningen te voorzien van een financiële onderbouwing. Een afschrift van deze brief heb ik gezonden aan het Algemeen Bestuur. Hoogachtend, De minisi r van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, namen Drs. S. Galj Hoofd Finan eel en Informatiestelstel Pagina 1 van 1

10 ONTVANGEN 1 9 DEC 2014 Stadsbeheer BPJ Groen Telefoon (036) bpjgroenalmere.nl Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek t.a.v. de heer PMR Schuurmans Postbus AH LELYSTAD Stadhuisplein 1 Postbus AE Almere Telefoon Fax ( infolbalmere.nl Dienstverleningsovereenkomst en omvang van taken Geachte heer Schuurmans, Onze huidige dienstverlening met de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek loopt tot 1 januari Zonder interventie van onze kant zal deze daarna stilzwijgend verlengd worden voor weer een periode van 3 jaar. Ten aanzien van de omvang van de door de gemeente Almere aan de Omgevingsdienst overgedragen taken geldt dat dit voor 1 januari 2015 dient te worden aangegeven indien wij daar een substantiële wijziging in willen aanbrengen. Wij investeren nadrukkelijk in de samenwerking met de omgevingsdienst en willen uitstralen dat wij vertrouwen hebben in (het functioneren van) de Omgevingsdienst. Dan ligt het voor de hand om op dit moment in het geheel geen taken terug te halen. Inmiddels heeft de wethouder dit ook bestuurlijk aangegeven aan de omgevingsdienst. Datum 18 december 2014 Uw brief van/kenmerk Ons kenmerk BG Bijlageln) 1 Afgelopen periode is hard gewerkt aan het inzichtelijk maken van het takenpakket. Dit takenpakket is tevens besproken met medewerkers van uw dienst en daar is consensus over (zie daartoe de bijlage). Naar aanleiding hiervan willen wij dan ook zo snel mogelijk in januari 2015 de reeds overgedragen asbesttaak fysiek door de Omgevingsdienst laten uitvoeren, zodat daarmee ook die taak geheel door uw dienst wordt uitgevoerd. Hoogachtend, rrrir'4"-l WAA arberink Af.. ingsmanager Vergunningen, Toezicht & Handhaving Stadsbeheer Gemeente Almere Gemeente Almere

11 Datum 4 februari 2015 Van Dagelijks Bestuur OFGV Aan Algemeen Bestuur OFGV Bijlage Afschrift Betreft Kadernota 2016 Beslispunten 1 Beslispunt De Kadernota 2016 vast te stellen. Argument Conform artikel 4 van de Financiële Verordening stelt het Algemeen Bestuur uiterlijk 1 maart de kadernota van het volgende begrotingsjaar vast. Argument Door het vaststellen van de kadernota geeft uw Algemeen Bestuur financiële kaders aan het Dagelijks Bestuur voor het opstellen van de ontwerpbegroting Daardoor kunnen geen verrassingen ontstaan wanneer de ontwerpbegroting voor zienswijzen aan de Raden en Staten wordt aangeboden. Het DB zendt conform de gewijzigde Wet GR de kadernota vóór 15 april ter informatie aan de Raden en Staten. Omdat het DB al begin maart de ontwerpbegroting aan de Raden en Staten zendt ten behoeve van de zienswijzeperiode, zal de Kadernota 2016 gelijktijdig ter informatie worden bijgevoegd. Argument De Kadernota 2016 voldoet aan de financiële uitgangspunten.

12 Kadernota

13 Colofon Auteur: Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek Botter Postbus AH LELYSTAD T E. W. Opdracht: Kadernota OFGV 2016 Versie: Ter vaststelling door AB Datum: 9 januari

14 Inhoudsopgave Inleiding... 4 A. Bestuurlijke context... 5 A.1. Waar staan we nu?... 5 A.1.1. Doelstellingen en activiteiten... 5 A.1.2. Kwaliteit... 5 A.1.3. Capaciteit en efficiency... 6 A.2. Wat komt er op ons af?... 7 A.2.1. Wet VTH... 7 A.2.2. Omgevingswet... 7 A.2.3. Bezuinigingstaakstelling en kostenstijging... 7 A.2.4. Kostprijssystematiek... 8 A.3. Hoe gaan we daar mee om?... 9 A.3.1. Materiële kosten verlagen... 9 A.3.2. Efficiency verhogen... 9 A.3.3. Inkomsten verhogen... 9 A.3.4. Salariskosten verlagen B. Financieel overzicht B.1. Financiële kaders voor B.1.1. Uitgangspunten B.1.2. Taakstellend begrotingstotaal B.2. Financiële doorwerking B.2.1. Taakstelling B.2.2. Kader 2016 na doorwerking Bijlage 1. Gerealiseerde bezuinigingen t/m

15 Inleiding Voor u ligt de Kadernota 2016 van de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV). In deze nota wordt het Algemeen Bestuur (AB) inzicht geboden in de ontwikkelingen die de begroting van de OFGV op korte en/of middellange termijn beïnvloeden. Voor het opstellen van een sluitende meerjarenbegroting is het van belang dat het AB kaders meegeeft aan het Dagelijks Bestuur (DB). Dit zijn kaders voor de bijstellingen van budgetten en zoekrichtingen voor de bezuinigingstaakstelling maar ook voor de (door)ontwikkeling van de organisatie. Het DB doet hiertoe voorstellen in deze Kadernota. Leeswijzer Deze kadernota bevat de volgende onderdelen: Hoofdstuk A1: Waar staan we nu? In dit hoofdstuk is verwoord waar de OFGV op dit moment staat in het behalen van haar doelstellingen, het verbeteren van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving en het verbeteren van de efficiency van de taakuitvoering. Hoofdstuk A2: Wat komt erop ons af? Dit hoofdstuk maakt inzichtelijk welke ontwikkelingen op zowel korte als langere termijn invloed hebben op het beleid en de organisatie. Vooral de consequenties voor de toekomstige begroting zijn toegelicht. Hoofdstuk A3: Hoe gaan we daar mee om? Dit hoofdstuk bevat de strategische keuzes van de OFGV om op korte en lange termijn binnen de gestelde kaders te kunnen opereren. Hoofdstuk B1: Financiële kaders voor 2016 In dit hoofdstuk zijn de technische uitgangspunten samengevat en wordt een overzicht gegeven van de financiële kaders die het AB vaststelt. Het DB dient binnen deze kaders de ontwerpbegroting 2016 op te stellen. Hoofdstuk B2: Financiële doorwerking 2016 Dit hoofdstuk geeft een indicatieve uiteenzetting van bezuinigingsmogelijkheden weer, bedoeld om u een voorstelling te geven van de denkrichting van het DB. Proces De door het AB geformuleerde kaders zijn richtinggevend voor het DB. Conform de door het AB vastgestelde P&C kalender stelt het DB binnen deze kaders een conceptbegroting 2016 op, die na 25 februari 2015 aan de raden en Staten wordt gezonden. De raden en Staten hebben acht weken de tijd om zienswijzen in te dienen. In het DB van 20 mei 2015 worden deze zienswijzen en de mogelijke wijzigingen van de begroting besproken. Het DB biedt de begroting 2016 ter vaststelling aan het AB aan, voorzien van de gebundelde zienswijzen en de reactie van het DB daarop. Lelystad, 4 februari

16 A. Bestuurlijke context A.1. Waar staan we nu? Op 1 januari 2013 is de OFGV gestart met de uitvoering van haar taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving uit het omgevingsrecht voor de gemeenten in Flevoland, het Gooi en de Vechtstreek en voor de provincies Flevoland en Noord-Holland. De OFGV wil deze taken efficiënt en effectief uitvoeren. In dit hoofdstuk is beschreven waar de OFGV staat met de uitvoering van haar doelstellingen en activiteiten. A.1.1. Doelstellingen en activiteiten De kernbegrippen binnen de OFGV zijn efficiency en kwaliteit van de uitvoering. De belangrijkste doelstellingen daarbij zijn het afhandelen van vergunningen en meldingen binnen de wettelijke termijnen en het uitvoeren van risicogericht toezicht en handhaving conform de jaaropdrachten van de 17 partners. Daarnaast verstrekt de OFGV adequaat advies aan de partners omtrent het ontwikkelen, inrichten en beheren van een duurzame leefomgeving. De OFGV heeft als opdracht het voor alle deelnemende partijen uitvoeren van het basistakenpakket. Daarnaast heeft een groot aantal deelnemers plustaken ingebracht. Deze plustaken hebben veelal een directe relatie met de basistaken. Dit leverde een robuuste organisatie op met een sterke focus op kwaliteit, efficiency en expertise. De schaalvoordelen van de OFGV waren vrijwel direct merkbaar in de efficiency en de kwaliteit van de uitvoering en de borging van de continuïteit van de werkzaamheden. De taken zijn per deelnemer vertaald naar een uitvoeringsprogramma voor de OFGV. Het AB heeft eerder besloten dat de OFGV haar werkzaamheden voor de partners moet proberen uit te breiden om zo meer (financiële) armslag te genereren. Het uitvoeren van meer taken kan tevens positief bijdragen aan de frequentie, en daarmee de kwaliteit, van de taakuitvoering. In de komende periode wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn om de schaalvoordelen te vergroten, ten gunste van de individuele deelnemer en de OFGV. Basistakenpakket: Vergunningen en meldingen: Wabo-vergunningen waarvoor op 19 juni 2009 Gedeputeerde Staten bevoegd gezag waren en het milieudeel van de overige Wabovergunningen, de omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM), beoordelen van rapportages etc.; Toezicht en handhaving: milieutoezicht op de Wabo-vergunningen, omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM), een groot aantal bedrijven die vallen onder de meldingsplicht van het Activteitenbesluit, sloopvergunningen (asbest), Besluit bodemkwaliteit, bodemsanering en ketengericht toezicht. Plustaken: Vergunningen en meldingen: ontgrondingen, Rbml, vuurwerk, Waterwet, Wbb, Whvbz Toezicht en handhaving: Wabo brandveiligheid, klachten en meldingen, nazorg stortplaatsen, prov. verordening, WKO, ontgrondingen, Rbml, Whvbz, groene wetten etc.; Expertise: adviezen op het gebied van geluid, bodem, luchtkwaliteit, externe veiligheid, brandveilig gebruik, klimaatbeleid en duurzaamheid, RO en bouwen; 5

17 risicoregister, meerjarenprogramma bodemsanering, bodeminformatie, invulling handhavingsbeleid, regionale opleidingen en kennispunt OFGV, projecten (zoals Handhavingsestafette e.d.) etc.; Algemeen: juridische dienstverlening (handhaving + ondersteuning), beheer inrichtingenbestand/ applicatiebeheer, beleidsadvisering, informatieverstrekking etc. A.1.2. Kwaliteit Om de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving te verbeteren, stellen provincies en gemeenten gezamenlijk kwaliteitseisen aan hun omgevingsdiensten. Deze kunnen per dienst verschillen. Dit staat in de wijziging van het wetsvoorstel Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) die op 18 december 2014 naar de Tweede Kamer is gestuurd. Met de wetswijziging moet de VTH in Nederland verder worden geprofessionaliseerd en moet de kwaliteit worden verbeterd. De OFGV hanteert in afwachting van door de partners vastgestelde kwaliteitseisen, de kwaliteitscriteria 2.1 als richtlijnen om de kwaliteit van de medewerkers, de dienstverlening en de organisatie op een hoger peil te brengen. De criteria voor kritieke massa geven de organisaties een ondergrens van het aantal medewerkers en hun deskundigheid die nodig is om activiteiten in continuïteit uit te kunnen voeren. Het betreft daarmee criteria voor het opleidingsniveau en de frequentie van taakuitvoering. Na het voltooien van de HBO-opleiding in 2015, voldoet de OFGV aan de opleidingscriteria. Op de 4 onderdelen brandveiligheid, externe veiligheid, luchtkwaliteit en bodem/bouwstoffen/water is de frequentie van de taakuitvoering onvoldoende. Dit als gevolg van (nog) niet aan de OFGV overgedragen taken Voorgesteld wordt dat meerdere deelnemers dergelijke taken (alsnog) inbrengen. De OFGV zal alles in het werk stellen hierover met de partners concrete afspraken te maken. De procescriteria beschrijven de eisen die gesteld worden aan de beleidscyclus in de vorm van de Big 8. Het gaat er om dat de verschillende analyses, strategieën, prioriteiten en doelstellingen transparant zijn, worden vastgesteld en dat de organisatie hier aantoonbaar naar handelt. De inhoudelijke criteria zoals het hanteren van toezichtsprotocollen en sanctiestrategieën zijn verwerkt in deze procescriteria. In de strategische cyclus wordt onder andere gewerkt aan een naleef-, toezicht- handhaving- en gedoogstrategie en een landelijke strategie vergunningverlening. Onder de operationele cyclus valt het beschrijven van uniforme werkprocessen en het uitvoeren van controles met een integraal toezichtsprotocol. A.1.3. Capaciteit en efficiency De formatie van de OFGV was in het bedrijfsplan bepaald op 137,4 fte. De overheadfuncties mochten maximaal 24% van de totale formatie bedragen. De bezetting bedraagt in 2016 met uitstroom van medewerkers ongeveer 113 fte. Daarvan vormen de overheadfuncties 21% (inclusief inhuur op de primaire taken en de overheadfuncties is het percentage overhead 23%). Dit betekent dat er een groot beroep wordt gedaan op de efficiency van de organisatie. De OFGV besteed veel aandacht aan het zo optimaal mogelijk inrichten van haar werkprocessen. Er wordt gebruik gemaakt van moderne ICT ondersteuning, een gecentraliseerde planning en administratie en er is een goede afstemming tussen front office en back office. Door het verder stroomlijnen van processen en een reële planning, kunnen de opgedragen taken zoveel mogelijk door eigen personeel uitgevoerd worden. Om pieken in het werk op te kunnen vangen, wordt gebruik gemaakt van een flexibele schil. 6

18 A.2. Wat komt er op ons af? De kadernota voor 2016 wordt al in december 2014 opgesteld en in februari 2015 door het AB vastgesteld. Het is daarom niet mogelijk alle invloeden te voorspellen. In dit hoofdstuk zijn macro-economische invloeden, bestuurlijke keuzes en reeds bekende financiële kaderstellingen benoemd. A.2.1. Wet VTH Het oorspronkelijke wetsvoorstel Verbetering vergunningverlening, toezicht en handhaving (Wet VTH) bevatte eenduidige kwaliteitscriteria voor de uitvoering van VTH-taken door gemeenten, provincies en omgevingsdiensten. Het doel was om de uitvoering transparanter en voorspelbaarder te maken en een meer gelijkmatige aanpak over het land te realiseren. In de wijziging van het wetsvoorstel is opgenomen dat provincies en gemeenten gezamenlijk kwaliteitseisen stellen aan hun omgevingsdiensten. Deze kunnen per dienst verschillen. Het doel is de VTH verder te professionaliseren en de kwaliteit te verbeteren. Niet alle vergunning- en controletaken liggen bij een omgevingsdienst. Gemeenten kunnen zelf bijvoorbeeld de vergunningen voor bouwen en slopen door particulieren blijven verlenen en controleren als ze dat willen. Hoe ze de kwaliteitseisen van deze taken vastleggen, is aan hen. Alleen als blijkt dat die beoogde kwaliteitsverbetering via de gemeenten en provincies niet tot stand komt, kan staatssecretaris Mansveld besluiten de voorschriften uit de modelverordening in landelijke regels vast te leggen. De OFGV volgt de ontwikkelingen en discussies omtrent de Wet VTH en voert met omgevingsdiensten, gemeenten en provincies het gesprek over de kwaliteitscriteria. A.2.2. Omgevingswet Met de Omgevingswet wil het kabinet het omgevingsrecht vereenvoudigen door het samenvoegen van tientallen wetten en honderden regelingen op het gebied van ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water. De nieuwe wet, die in 2018 in werking moet treden, leidt tot minder regels en onderzoekslasten terwijl de besluitvorming sneller wordt. De omgevingsdiensten zijn bij uitstek in staat om door het bundelen van de uitvoeringstaken op het brede terrein van het omgevingsrecht, deelnemers te voorzien van integrale adviezen. Door haar schaalgrootte is de OFGV er van overtuigd dat het combineren van taken in één dienst een kwaliteits- en efficiëntieslag met zich mee brengt. A.2.3. Bezuinigingstaakstelling en kostenstijging Bij ongewijzigd beleid zijn de lasten van de OFGV vanaf 2016 hoger dan haar baten. Dit wordt veroorzaakt door een combinatie van de bezuinigingstaakstelling van 1% per jaar en de loon- en prijscompensatie van producten, diensten en personeel van ongeveer 2% per jaar. Dit loopt op tot een bezuinigingsdoelstelling van 15% in De taakstelling is door de partners opgelegd in verband met verwachtte efficiency. In het bedrijfsplan van 2012 werd verwacht dat het kruispunt, waar de lasten hoger worden dan de baten, zich pas in 2018 zou voordoen. De OFGV zou tot dan de tijd hebben om de gewenste efficiëntie te bereiken. Dat moment valt nu twee jaar eerder. Er rest nu onvoldoende tijd de organisatie maximaal efficiënt in te richten. Het behalen van de taakstelling van 3% per jaar zal daarom frictiekosten met zich meebrengen die niet uit de reguliere begroting kunnen worden gedekt. In de bijlage is een overzicht van gerealiseerde bezuinigingen weergegeven. 7

19 A.2.4. Kostprijssystematiek De OFGV wordt in de jaren 2013 tot en met 2015 gefinancierd middels een lumpsum bijdrage. De partners betalen een jaarlijkse bijdrage die gebaseerd is op hun kosten in de eigen begroting 2011, deze bijdrage is in 2014 gewijzigd door de Wabo-decentralisatie en BRZO-taakoverdracht. In het bedrijfsplan is vermeld dat er verschillen bestaan tussen de deelnemende partijen en dat toegewerkt moet worden naar een objectieve norm. De ene partij heeft relatief meer formatie voor hetzelfde takenpakket als de andere. Op termijn is het wenselijk dat er een uniforme ambitie komt: dat wil zeggen dat aan de hand van een objectieve norm wordt bepaald hoeveel formatie er per gemeente nodig is gegeven de taakomvang en opgave die er ligt. Het doel is dat de OFGV op termijn zoveel als mogelijk op basis van geleverde prestaties en producten wordt gefinancierd. Uitgangspunt hierbij is dat na maximaal 3 jaar met een kostprijsmodel wordt gewerkt. De kostprijssystematiek wordt in 2014 en 2015 ontwikkeld op basis van objectieve kengetallen, waarbij hetzelfde product tegen een hetzelfde kwaliteitsniveau voor alle partners hetzelfde kost. Door het opnemen van de producten en diensten in een Producten Diensten Catalogus (PDC), wordt duidelijk wat de OFGV aanbiedt zowel op kwantiteit als op kwaliteit. Door met alle partners afspraken te maken over de gestandaardiseerde producten en diensten kan de efficiency worden verhoogd. De OFGV richt zich met de uitvoering op doelen en outcome, registreert eenduidig en eenvoudig en biedt rapportages tijdig en volledig aan de partners aan. Dit stelt de partners in staat tijdig bij te sturen. Door voor alle partners één geobjectiveerde norm te hanteren, zullen verschillen ontstaan tussen de huidige lumpsum bijdrage en de producten die een partner daarvoor krijgt, ten opzichte van de nieuwe situatie met de kostprijssystematiek. Als de huidige bijdrage lager is, dan is een ingroeimodel nodig waarin zichtbaar wordt gemaakt welke en hoeveel producten kunnen worden aangekocht met de huidige bijdrage en hoe zich dat verhoudt tot de vereiste kwaliteit. Als de huidige bijdrage hoger is, kan de partner kiezen voor een overgangsperiode waarin de bijdrage wordt afgebouwd tot het niveau van de opdracht of in overleg meer werkzaamheden laten uitvoeren tot het niveau van de bijdrage. Ambtelijk is door partners tijd gevraagd voor het stellen van kaders en het verkrijgen van inzichten in de gevolgen per partner. In het AB van 11 december 2014 is besloten om in februari 2015 de uitgangspunten van de kostprijssystematiek aan het AB voor te leggen. Deze uitgangspunten leiden tot een uitwerking van het verrekeningsmodel met spelregels, afgestemd met een klankbord van opdrachtgevers, welke in het AB van juni 2015 worden besproken. Vervolgens zal de OFGV de gevolgen per partner in beeld brengen en samen met de partners de ingroei- en overgangsperiode bepalen. De kostprijssystematiek kan daarna in november 2015 door het AB worden vastgesteld. Gezien de benodigde overgangsperiode zullen de bijdragen van de partners in 2016 niet veranderen op basis van de kostprijssystematiek. In 2016 wordt wel met het kostprijsmodel gewerkt in een schaduwadministratie, zodat de wijzigingen per partner nog duidelijker in beeld worden gebracht. 8

20 A.3. Hoe gaan we daar mee om? Dit hoofdstuk bevat de strategische keuzes van de OFGV om op korte en lange termijn binnen de gestelde kaders te kunnen opereren en te anticiperen op de geschetste ontwikkelingen. De OFGV neemt maatregelen om de begroting structureel in evenwicht te brengen én de mogelijke frictiekosten tot een minimum te beperken, conform de met het bestuur afgesproken spelregels. Het bestuur wordt over de voortgang en het succes van de maatregelen gerapporteerd via de begroting, de voortgangsrapportages en de jaarstukken. De maatregelen hieronder zijn genoemd in volgorde van voorkeur, waarbij de voorkeur wordt bepaald door zo laag mogelijke frictiekosten. A.3.1. Materiële kosten verlagen Het verlagen van de materiële kosten levert nauwelijks frictiekosten op en is daarom meteen vanaf 2013 ingezet. De OFGV gaat zuinig om met geld. Elke uitgave wordt getoetst aan sobere en zakelijke uitgangspunten. Zo zijn er bijvoorbeeld geen afdelingsuitjes en medewerkers worden aangesproken op te hoge telefoonkosten. Bij alle inkopen vinden contractonderhandelingen plaats waarbij vaak kortingen worden bedongen. Daarnaast wordt de levensduur van de activa verlengd door op basis van een jaarlijkse schouw het onderhoud te plannen. A.3.2. Efficiency verhogen Het verhogen van de efficiency is samen met het verhogen van de kwaliteit de belangrijkste reden voor het bestaansrecht van de OFGV. Efficiënter werken is op zichzelf geen financiële oplossing, het levert niet minder lasten of meer baten op. Het is wel een randvoorwaarde: door hetzelfde werk in minder tijd uit te voeren, ontstaat ruimte voor meer werk of kunnen de taken met minder mensen worden uitgevoerd. Het aantal productieve uren van de medewerker wordt verhoogd doordat deze minder tijd kwijt is aan bijvoorbeeld het bijhouden van kennis, vergaderen en het opruimen van papieren archieven. De uren per product worden verlaagd door de processen zo lean mogelijk te organiseren. Digitaal tijden plaatsonafhankelijk werken draagt bij aan de efficiency, bijvoorbeeld door het beperken van reistijd en de beschikbaarheid van digitale dossiers tijdens controles. Daarnaast wordt medewerkers in het primaire proces administratief werk uit handen genomen door de administratieve ondersteuning, zodat zij deze tijd efficiënter kunnen inzetten. De mogelijke frictiekosten van het verhogen van efficiency zijn beperkt. A.3.3. Inkomsten verhogen Het verhogen van de inkomsten door meer werk uit te voeren en diensten aan te bieden kan een grote bijdrage leveren aan het invullen van de taakstelling. Deze taken moeten minimaal kostendekkend worden uitgevoerd. De mogelijke frictiekosten voor de OFGV zijn beperkt, voor deelnemers die taken overdragen kan achterblijvende overhead wel frictiekosten opleveren. Als de inkomsten van de OFGV stijgen, is de kans groter dat middelen uit de frictiereserve terug kunnen vloeien naar de partners. Het uitvoeren van meer taken heeft als bijkomend voordeel dat de kritieke massa van de OFGV wordt vergroot, waardoor de OFGV beter kan voldoen aan de kwaliteitscriteria. De kwaliteit van de uitvoering wordt verhoogd en de kwetsbaarheid van de organisatie wordt verminderd. 9

21 Uitbreiden van bestaande activiteiten voor meer partners De meest voor de hand liggende uitbreiding is het uitvoeren van taken die de OFGV voor één of meerdere partners uitvoert, maar nog niet voor alle partners. Juist omdat deze taken al uitgevoerd worden door de OFGV kan het voor andere partijen interessant zijn om die taken ook bij de OFGV onder te brengen. Het gevolg hiervan is efficiencyvoordelen, kwaliteitsverbeteringen en een verminderde kwetsbaarheid op dit taakgebied. Wij zien dergelijke voordelen onder andere bij taken op het gebied van asbest, brandveiligheid en ketentoezicht. Het succes van deze maatregel hangt in grote mate af van de bereidheid van partners om meer taken bij de OFGV onder te brengen. Overnemen van omgevingswet taken die nog niet door de OFGV worden uitgevoerd Op dit moment biedt de integraliteit van de Wabo in theorie al mogelijkheden voor taakuitbreiding van de OFGV. De in ontwikkeling zijnde omgevingswet zal nog meer wet- en regelgeving integreren met als gevolg meer kansen voor een gebundelde efficiëntere uitvoering. Landelijk stoeien gemeenten met de uitvoering van de BWT taken, die onderdeel uitmaken van het omgevingsrecht. Voor veel gemeenten geldt dat zij niet aan de kwaliteitscriteria kunnen voldoen en op zoek zijn naar oplossingen. Onder andere door marktpartijen te betrekken of onderlinge samenwerkingsverbanden aan te gaan. Ook omgevingsdiensten kunnen hier een rol in spelen. De OFGV onderzoekt in 2015 wat de mogelijkheden zijn om (delen van) het BWT takenpakket voor onze deelnemers uit te voeren. De kernbegrippen van de OFGV, kwaliteit en efficiency, zijn daarmee de sterkste argumenten om een verdergaande samenwerking met de partners vorm te geven. Taken voor derden uitvoeren Externe geldstromen worden op diverse terreinen gezocht. De gemeenschappelijke regeling biedt deze ruimte expliciet. Ook het leveren van diensten, kennis en expertise aan andere omgevingsdiensten behoort tot de mogelijkheden. Aanbieden van opleidingen aan partners, andere omgevingsdiensten en derden De OFGV is vanaf de start begonnen met een opleidingscentrum. Dat was een vervolg van de diensten van het Servicepunt Handhaving Flevoland. De meeste deelnemers zijn nog afkomstig van de OFGV. De doelstellingen voor het opleidingscentrum zijn dat dit een kenniscentrum wordt dat zich richt op de markt, dat op termijn substantiële inkomsten genereert en dat zich positioneert op de drie punten leefomgeving, kwaliteit en dichtbij. Uit de SWOT-analyse blijkt dat vooral geïnvesteerd moet worden in externe bekendheid. De profilering wordt: Kenniscentrum OFGV. Hét opleidingsinstituut voor de leefomgeving. In het marketingplan zijn mogelijkheden benoemd om de markt te veroveren. 10

22 A.3.4. Salariskosten verlagen Het verlagen van salariskosten is meest substantiële bezuinigingsmaatregel, omdat de salarissen 77% van de begroting uitmaken. Deze maatregel levert echter de hoogste frictiekosten op. Dat komt vooral door de kosten van uitstroom van personeel. Het natuurlijk verloop bij de OFGV is laag. Er zijn nog geen medewerkers op eigen initiatief naar een andere baan vertrokken. Voorzien is dat tot en met personen met pensioen gaan. Daarnaast zijn/worden personen gestimuleerd/gefaciliteerd te vertrekken dan wel zullen zij wegens arbeidsongeschiktheid uitstromen. De maximale frictiekosten zijn berekend op 1,2 mln. De omvang van het bedrag wordt vooral veroorzaakt door (zieke) medewerkers waarvoor de OFGV financieel vele jaren verantwoordelijk blijft als die medewerkers niet naar ander werk kunnen worden geleid. Bij het ontstaan van vacatures wordt beoordeeld of de werkzaamheden kunnen worden overgenomen door collega s, danwel of het kosteneffectiever is om de werkzaamheden met tijdelijke inhuur uit te voeren. Door de uitstroom van personeel blijft het bedrag voor salarissen inclusief inhuur stabiel op 8,5 mln; het bedrag voor 2018 is gelijk aan 2014 terwijl de bezetting daalt. Een verdere daling van de bezetting brengt aanvullende frictiekosten met zich mee en kan niet zonder gevolgen voor de taakuitvoering blijven. 11

23 B. Financieel overzicht B.1. Financiële kaders voor 2016 B.1.1. Uitgangspunten Uitgangspunten bij de financiële kaders zijn: De taakstelling betreft 1% per jaar van het begrotingstotaal ten tijde van oprichting. Het betreft een bedrag van per jaar in de jaren 2014 tot en met De bijdragen van de deelnemers worden, los van bijdragen voor een specifiek doel of extra opdrachten, in de jaren 2014 tot en met 2018 verlaagd met een percentage van de genoemde taakstelling, zijnde het percentage ten tijde van de oprichting. Het begrotingstotaal wordt tot en met 2018 niet verhoogd met loon- en prijsindexatie. Mocht indexering op enig budget wel noodzakelijk zijn, dan levert dit vooralsnog een extra bezuinigingstaakstelling op. Voor het jaar 2019 is een indexering van 2% opgenomen. De invulling van de bezuinigingstaakstelling wordt elk jaar uiterlijk in de 1 e voortgangsrapportage aan het AB voorgelegd. Het begrotingstotaal wordt door het AB vastgesteld. Wijzigingen binnen de begroting en het ontvangen van bijdragen voor een specifiek doel worden door het DB vastgesteld. Voorgenomen mutaties van de Algemene Reserve en de Doelreserve Frictiekosten worden voorgelegd aan het AB. Definitieve mutaties van reserves worden middels bestemming van het rekeningresultaat aan de Raden en Staten voor zienswijzen voorgelegd, alvorens deze door het AB worden vastgesteld. De kostprijssystematiek is niet financieel vertaald in deze Kadernota. B.1.2. Taakstellend begrotingstotaal De bovengenoemde uitgangspunten leiden tot de volgende bijdragen van de partners voor de jaren : BATEN BATEN Begroting Taakstelling Kader Meerjarenraming Nummer Post BIJDRAGEN DEELNEMERS Almere Lelystad Zeewolde Provincie Flevoland Urk Dronten Noordoostpolder Noord Holland Muiden Bussum Naarden Hilversum Weesp Huizen Wijdemeren Blaricum Laren ANDERE BIJDRAGEN 3 TAAKSTELLENDE INKOMSTEN Totaal Totaal

24 B.2. Financiële doorwerking 2016 In de eerste voortgangsrapportage van 2015 wordt de bezuinigingstaakstelling voor 2015 structureel ingevuld. Deze wordt in juni 2015 aan het AB voorgelegd en kan daarom nog niet in de Kadernota 2016 worden meegenomen. B.2.1. Taakstelling 2016 De financiële kaders gaan uit van de Begroting 2015, met een oplopende taakstelling van per jaar en zonder indexering voor loon- en prijscompensatie. De taakstelling is opgenomen aan de inkomstenkant van de begroting, omdat dat de beste oplossing biedt voor het structureel in evenwicht brengen van de begroting. Ook het verlagen van uitgaven zorgt voor een verlaging van de taakstelling. Hiertoe zullen de door de OFGV georganiseerde opleidingen meer dan voorheen vermarkt worden aan externen. Het kunnen certificeren van die opleidingen is daarin een belangrijke stap. Voor het doorontwikkelen van deze activiteit is reeds een communicatie en marketing plan opgesteld en verwerft de OFGV subsidies (b.v. Externe Veiligheid, duurzame energie en A&O fonds). Deze activiteit werkt niet alleen door aan de inkomstenkant maar geeft ook een impuls aan de kwaliteit van dienstverlening. De OFGV ontvangt met enige regelmaat verzoeken extra taken uit te voeren voor deelnemers en andere overheden. In 2014 is bijvoorbeeld gevraagd naar controle vetvangputten, asbestcontroles, geluidmetingen bij horeca en Natuurtoezicht. De verwachting is dat dergelijke vragen in de toekomst gesteld blijven worden of zelfs toenemen. Het oppakken van deze vragen levert meerwerk op. Verdere ontwikkelingen voor het vergroten van de inkomsten worden in 2015 eerst bestuurlijk voorgelegd omdat voldoende draagvlak bij de deelnemers hiervoor van wezenlijk belang is. 13

25 LASTEN Begroting Taakstelling Kader Nummer Post PERSONEEL 1.1 Personeelskosten Opleidingskosten Algemene personeelskosten PERSONEEL DERDEN Inhuur bij ziekte/vacature Inhuur Wabo-metingen KAPITAALLASTEN Rente ICT - - Rente Meubilair - - Rente Verbouwing Afschrijving ICT Afschrijving Meubilair Afschrijving Verbouwing INDIRECTE KOSTEN Huisvesting (pandgebonden) Huisvesting (niet-pandgebonden) ICT jaarlijkse exploitatielasten Wagenpark Diverse kosten Accountant HRM ONVOORZIEN Onvoorzien Subtotaal DIRECTE PRODUCTIEKOSTEN 6.1 Directe productiekosten Flevoland Directe productiekosten Almere Directe productiekosten Naarden Totaal BATEN BATEN Begroting Taakstelling Kader Nummer Post BIJDRAGEN DEELNEMERS 1.1 Almere Lelystad Zeewolde Provincie Flevoland Urk Dronten Noordoostpolder Noord Holland Muiden Bussum Naarden Hilversum Weesp Huizen Wijdemeren Blaricum Laren ANDERE BIJDRAGEN 3 TAAKSTELLENDE INKOMSTEN Totaal Totaal

26 B.2.2. Kader 2016 na doorwerking Onderstaande tabel geeft de financiële kaders voor 2016 en een meerjarenraming voor weer. Naast de bijdragen van de partners is het percentage stemrecht genoemd op basis van de bijdrage 2016 exclusief directe productiekosten. LASTEN Kader Meerjarenraming Nummer Post PERSONEEL 1.1 Personeelskosten Opleidingskosten Algemene personeelskosten PERSONEEL DERDEN 2.1 Inhuur bij ziekte/vacature Inhuur Wabo-metingen KAPITAALLASTEN 3.2 Afschrijving ICT Afschrijving Meubilair Afschrijving Verbouwing INDIRECTE KOSTEN 4.1 Huisvesting (pandgebonden) Huisvesting (niet-pandgebonden) ICT jaarlijkse exploitatielasten Wagenpark Diverse kosten Accountant HRM ONVOORZIEN 5.1 Onvoorzien Subtotaal DIRECTE PRODUCTIEKOSTEN 6.1 Directe productiekosten Flevoland Directe productiekosten Almere Directe productiekosten Naarden Totaal BATEN BATEN Kader Meerjarenraming Nummer Post Stemrecht 1 BIJDRAGEN DEELNEMERS 1.1 Almere ,40% 1.2 Lelystad ,66% 1.3 Zeewolde ,54% 1.4 Provincie Flevoland ,44% 1.5 Urk ,56% 1.6 Dronten ,02% 1.7 Noordoostpolder ,46% 1.8 Noord Holland ,50% 1.9 Muiden ,40% 1.10 Bussum ,13% 1.11 Naarden ,35% 1.12 Hilversum ,07% 1.13 Weesp ,54% 1.14 Huizen ,12% 1.15 Wijdemeren ,45% 1.16 Blaricum ,55% 1.17 Laren ,83% 2 ANDERE BIJDRAGEN 3 TAAKSTELLENDE INKOMSTEN Totaal Totaal ,00% 15

27 Bijlage 1. Gerealiseerde bezuinigingen t/m 2014 De onderstaande tabel geeft de autonome kostenstijgingen, de aframingen en de bezuinigingen tot en met 2014 weer. Autonome kostenstijging Aframing Bezuiniging Begrotingstotaal excl directe productiekosten Gerealiseerde bezuinigingen Oorspronkelijke begroting tbv bedrijfsplan Verlagen pandgebonden huisvesting (huur) Verlagen niet-pandgebonden huisvesting (services) Salarisstijging LP index huur en salarissen Rente ICT Rente Meubilair Rente Verbouwing Afschrijving Meubilair Afschrijving ICT Opleidingen Wagenpark BRZO taken naar NZKG Wabodecentralisatie verschuiving directe productiekosten LP index huur en salarissen Taakstelling

28 Verslag DB OFGV Datum : 14 november 2014 Vastgesteld: Tijd : 10:00-11:30 uur 3 december 2014 Locatie Aanwezig Afwezig : OFGV-kantoor, Botter Lelystad : dhr. J.A. Fackeldey (voorzitter), dhr. M.J. Adriani, dhr. G.E.H. Pas en dhr. P.M.R. Schuurmans (secretaris) mw. I. van Wijnbergen (Controller OFGV) en M. Sman (notulen). : dhr. W.C. Haagsma, dhr. J. Lodders 1 Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 2 Mededelingen o Afmeldingen ontvangen van de heren Lodders en Haagsma; o De OFGV heeft een subsidieaanvraag gedaan bij Noord-Holland ter versterking van de Externe Veiligheidstaak; o 9 maandenrapportage; de rapportage is goed en overzichtelijk. Er heerst zorg over het achterblijven op het onderdeel Wabo-controles. De secretaris licht de reden en de maatregelen toe. De verwachting is dat alle controles in 2014 zullen worden gedaan. Het DB roept op de piek in het werk volgend jaar slimmer te organiseren; o De OFGV heeft op verzoek van de BEL-combinatie offerte voor asbest werkzaamheden in Eemnes uitgebracht ; o De secretaris vermeldt een afwijking van de 3-offerteregel uit inkoopbeleid: van SesomWeb van Royal Haskoning, applicatie voor vergunningsteksten; nodig voor uniforme kwaliteit & efficiency; kosten ,- voor 3 jaar; reden afwijking: er zijn geen andere aanbieders; o Van BZK is de melding ontvangen dat de begroting 2015 akkoord is. De OFGV komt daarom wederom onder repressief toezicht. 3 Verslag DB 15 oktober 2014 Tekstueel: o bij agendapunt 14 staat de heer Post. Dit moet de heer Pas zijn; o bij de actiepunten ontbreekt het actiepunt van de toevoeging van de eindejaarsprognose bij de DB-bespreking begroting Met de verwerking van deze opmerkingen is het verslag vastgesteld. Actiepuntenlijst: 1. Couleur locale: het DB neemt kennis van de afwijking op de format DVO van de gemeente Almere en de provincie Noord-Holland; 2. Archiveren en informatieverstrekking: deadline naar december 2014; 3. Subsidie: de bevoegdheid subsidie te ontvangen is niet geregeld. Het DB onderschrijft de redenering dat dit bedrijfsvoering betreft en daarom onder het bedrijfsvoeringsmandaat van de directeur valt. Het bestuur beslist over de besteding van subsidiegelden via de begrotingswijzigingen; 5. BRZO Weesp: Gemeente Weesp en OD-NZKG hebben een akkoord bereikt. Vandaag is dit formeel bevestigd. De OFGV draagt de dossiers desgevraagd over aan NZKG. De afspraak met wethouder Tuning komt te vervallen. Weesp krijgt een rekening voor de BRZO-werkzaamheden die de OFGV in 2014 uitvoerde; 6. Afspraak met gemeentesecretarissen: hoewel er op dit moment geen urgentie is over de BWT-taken te praten. Is het toch een goed idee om de secretarissen eens te spreken. Proberen in februari een secretarissen DB ontmoeting te Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

29 organiseren. 4 Ingekomen/uitgaande stukken Brief van Noord-Holland: Wabo decentralisatie. Deze brief, aan de gemeenteraden van Noord-Holland, is in afschrift gezonden aan het OFGV bestuur. De gevraagde één op één overgang van gelden Wabo-decentralisatie is al in de OFGV begroting 2014 en 2015 geregeld. Het is goed te beseffen dat Noord-Holland op termijn zal stoppen met het betalen van de extra bijdrage. Te zijner tijd zal dit opgevangen moeten worden door de kostprijssystematiek. Brief aan 2 e Kamer: De reactie vanuit de OFGV op het rapport van de commissie Wolfsen is nog niet uit. Deze ligt ter consultatie voor bij de andere OD s. Op 14 november is de voorzitter uitgenodigd om met Wolfsen en de top van de VNG, die de brief onder ogen kregen, hierover een gesprek te voeren. 5 Resultaatbestemming 2013 Voor ligt het beslispunt resultaatbestemming zoals het aan het AB geagendeerd wordt. Voor het DB is de maatregelennotitie en de ingebrachte zienswijze relevant. Maatregelen beperken aanwenden Doelreserve Frictiekosten; het DB stelt: o de beschreven maatregelen zijn niet limitatief. Ze illustreren de oplossingsrichtingen waaraan mogelijke aanwendingen van de reserve worden getoetst; o instemmen met het voorstel betekent nog geen instemming met de uitname uit de doelreserve; o als een eventuele aanwending voor komt te liggen bij het AB dan wenst het DB hier een financiële vertaling bij hoe dit bijdraagt aan de sluitende begroting na 2016; o in de oplegnotitie AB duidelijker zijn over prioritering in maatregelen. Het DB neemt kennis van de ingebrachte zienswijzen en stemt in met de geformuleerde reacties. Ter aanvulling wordt meegedeeld dat de zienswijzen van Almere en Lelystad nu definitief zijn en dat Zeewolde aangaf af te zien van het inbrengen van een zienswijze. 6 2 e Voortgangsrapportage Het DB wenst aanpassing van de 2 e VGR op de volgende punten: o Duidelijker omschrijven dat de opdracht voor 2014 wordt gehaald. Aangeven welke les is geleerd om de piek in werk in 2015 anders te organiseren; o Ook in het Voorwoord vermelden dat een financieel overschot uit 2014 terugvloeit naar de deelnemers. Met in achtneming van de gewenste aanpassingen stelt het DB de 2 e VGR vast. 7 Inkoopbeleid Onder dankzegging voor de verwerkte aanvulling stelt het DB het Inkoopbeleid vast. 8 Kwaliteitscriteria Voor ligt de vraag het AB te informeren over de voortgang in het plan van aanpak te voldoen aan de kwaliteitscriteria. Hoewel de criteria landelijk nog niet zijn vastgesteld en daarover discussie wordt gevoerd, hecht het DB aan het vasthouden aan de criteria. Het voldoen aan de kwaliteitscriteria is een belangrijk doel voor de oprichting van dienst daarnaast bestaat er geen alternatief. Het DB is blij met de helder en duidelijke overzicht en verheugd dat hier serieus werk van wordt gemaakt. Het DB wil in de oplegger aan het AB duidelijker de conclusie vermelden dat de OFGV voldoet aan de kwaliteitscriteria maar nog niet op alle fronten Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

30 wordt voldaan gelet op de omvang van de taken. De OFGV werkt er aan dergelijke kleine taken ook voor andere deelnemers te gaan doen. 9 Interimcontrole accountant Onder het uiten van complimenten neemt het DB kennis van de managementletter van de accountant naar aanleiding van de Interimcontrole. De accountant constateert dat de processen op orde zijn en ziet geen aanleiding voor advies e concept AB agenda Opgemerkt wordt: o dat de terugkoppeling over de kwaliteitscriteria ontbreekt op de AB-agenda. Deze wordt toegevoegd bij de mededelingen; o omdat de DB-bespreking van het voorstel archivering en informatieverstrekking is verschoven naar december, wordt dit onderdeel nog niet in het AB van december geagendeerd o dat de uitgangspunten plustaken Noord-Holland nog niet op de AB-agenda kan. Deze zijn nog niet in het DB besproken. In de rondvraag van het AB zal Noord-Holland gevraagd worden naar de voortgang. Gelet op de bespreking in het vorige AB en de constatering dat de gemeenten in Gooi en Vechtstreek de door de secretaris verwoorde lijn onderschrijft. Desgevraagd stelt het DB dat op het moment dat medewerkers uit Noord-Holland overkomen naar de OFGV voor hen de arbeidsvoorwaarden van de OFGV gelden. Deze afspraken zijn met de bonden gemaakt. De OFGV ziet geen reden hierover andere afspraken te maken. Na verwerking van de drie opmerkingen stelt het DB de AB-agenda vast. 11 Rondvraag, wvttk en sluiting Adriani: In Gooi en Vechtstreek functioneert naar tevredenheid een directeurenoverleg in het Sociale domein. Men wil dit ook voor het Fysieke domein gaan organiseren. De OFGV directeur is gesuggereerd als deelnemer. Is dit akkoord? Het DB is akkoord om de OFGV directeur hierin af te vaardigen. Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

31 Actiepuntenlijst Afspraak door DB Gepland Gereed 1 Archiveren en informatieverstrekking ter Secretaris 17/10/ 13 Dec. 14 besluitvorming (in AB) agenderen. 2 Periodiek DB/MT ontmoeting organiseren. Zodra Secretaris 16/04/ 14 Dec. 14 nieuw DB is aangewezen MT-leden in DB uitnodigen. 3 Secretarissen betrokken bij netwerk RUD BWT Secretaris 15/10/ 14 Febr. 15 uitnodigen voor gedachtewisseling 4 Eindejaarprognose toevoegen bij de 1 e DB bespreking over de begroting Secretaris 15/10/ 14 Febr. 15 Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

32 Verslag DB OFGV Datum : 3 december 2014 Vastgesteld: Tijd : 10:00-11:30 uur 7 januari 2015 Locatie : OFGV-kantoor, Botter Lelystad Aanwezig : dhr. J.A. Fackeldey (voorzitter), dhr. M.J. Adriani, dhr. W.C. Haagsma, dhr. J. Lodders dhr. G.E.H. Pas en dhr. P.M.R. Schuurmans (secretaris) mw. I. van Wijnbergen (Controller OFGV) en M. Sman (notulen). Gasten : mw. M.E. Krul-Seen Twynstra Gudde, dhr. A.G. Brakkee (Vergunningen & Expertise, OFGV) en dhr. J. Hörst (Toezicht & Handhaving OFGV) 1 Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 2 Mededelingen Plustaken Noord-Holland: uit ambtelijk overleg op directeurenniveau blijkt dat er geen ruimte is de wijze waarop de taken onder de omgevingsdiensten worden verdeeld te bespreken. Voor de OFGV is dit de kern van het geschil. Dit onderwerp wordt daarom opgeschaald naar het bestuur. De voorzitter neemt hierover contact op met gedeputeerde Talsma. Het verslag van de ambtelijke bespreking wordt onder DB-leden verspreid. 3 Verslag DB 14 november 2014 Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. N.a.v. het verslag: o Gemeente Naarden gaat verkennen de asbesttaken door de OFGV te laten uitvoeren. De OFGV wordt gevraagd hierover contact op te nemen; o Gemeenten ontvangen geen apart formeel bericht over de reactie op de zienswijze. Het formele antwoord staat in de openbare AB-vergaderstukken. 4 Ingekomen/uitgaande stukken Wet VTH, brief aan tweede Kamer: de, onder de omgevingsdienst(od)-voorzitters voor commentaar verspreide, conceptbrief aan de Tweede Kamer over de invoering van de wet VTH heeft geleid tot een gesprek tussen de voorzitter OFGV, de VNG-top en de heer Wolfsen. Afgesproken is dat de VNG, in samenwerking met IPO, de OD-bestuurders en de vereniging OD NL, zorgt voor het opstellen van een modelverordening kwaliteitscriteria. Daarnaast zorgen IPO en VNG dat de OD-bestuurders een positie krijgen in landelijke overleggen. De brief heeft effect gehad en wordt niet verstuurd. 5 Voortgang kostprijssystematiek Mevrouw Krul van Twynstra Gudde presenteert de tussenstand van het project Kostprijssystematiek. Dit project voert de OFGV uit samen met een vertegenwoordiging van de opdrachtgevers onder begeleiding van Twynstra Gudde. Enkele passages uit en n.a.v. de presentatie: o Het proces is complex; o Van Lumpsum naar kostprijs heeft voor elke deelnemer andere consequenties; o Randvoorwaarden voor deelnemers is dat de eigen bijdrage niet stijgt. Uitgangspunt is ook dat de totale inkomsten voor de OFGV niet dalen; de kostprijs is geen extra taakstelling; o Het DB concludeert dat deelnemers meer tijd nodig hebben de consequenties te doorvoelen, daarvoor draagvlak te creëren en in opdracht en financiering naar toe te Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

33 groeien; o In de systematiek dienen de rollen opdrachtgever en eigenaar te worden onderscheiden; o Er is een geobjectiveerde norm voor producten nodig. Die wordt in de vorm van een producten- en dienstencatalogus gemaakt; o De planning voorziet in: Uitgangspunten kostprijssystematiek in AB feb 2015; Voorstel systematiek en spelregels in AB juni 2015; Periode augustus-oktober 2015: uitleg en consequenties bij partners; Vaststellen kostprijssystematiek in AB nov 2015; Overgangsjaar waarin de bijdrage is gebaseerd op huidige lumpsum inbreng en de presentatie van de opdracht gebaseerd op de kostprijs; Verwerken in Kader en Begroting Informatie-uitwisseling partners en OFGV Aan de hand van enkele sheets licht de secretaris de wijze van informatie-uitwisseling tussen de deelnemers en de OFGV toe. Enkele passages uit de presentatie: o Vanuit het bedrijfsplan is het uitgangspunt dat de OFGV digitaal werkt en dat de deelnemers dossiers digitaal aanleveren. Nog niet elke deelnemer is hiertoe (voldoende) in staat; o De OFGV heeft een zogenaamde Hyperdrive beschikbaar gesteld waarin digitaal documenten uitgewisseld worden. Dit vergemakkelijkt de werkwijze voor omvangrijke dossiers; o De OFGV gaat werkdossiers aanleggen. Op het moment dat dossiers opnieuw in behandeling komen checkt de OFGV de actualiteit van het werkdossier bij de deelnemer. Als het werkdossier actueel is kan opnieuw dossieruitwisseling uitblijven; o Andere werkwijzen en/of wensen van deelnemers verstoren de digitale procesgang en de efficiency. Daarover zijn ook financieringsafspraken nodig; digitaliseren van de dossiers van deelnemers is bijvoorbeeld geen OFGV-taak; o Uiteindelijk doel is dat deelnemers realtime kunnen meekijken in de dossiergang via de OFGV systemen. Aanvullend op de presentatie formuleert het DB de richtlijn dat de kwalitatieve-eisen uit de archiefwet m.b.t. digitale archivering voor de OFGV leidend zijn bij de levering van haar digitale producten. 7 Periodieke ontmoeting DB en MT-OFGV Het nieuwe DB maakt nader kennis met Jeroen Hörst en Artto Brakkee. Jeroen Hörst, afdelingshoofd Toezicht & Handhaving De controles liggen op schema. Hiervoor is de flexibele schil ingezet. Volgend jaar wordt die meer gespreid ingezet om de productie meer lineair te laten verlopen. Het milieu-informatieprogramma Squit is ingericht. Squit2go wordt uitgerold voor mobiel beschikbaarheid informatie (toezicht checklisten ed.). De tijdigheid en compleetheid van dossieruitwisseling met deelnemers is een punt dat constante aandacht verdient. De OFGV werkt steeds meer branchegericht; uniforme, effectieve en efficiënte aanpak bedrijvenbestand ook in samenwerking met andere omgevingsdiensten. Diverse toezichthouders volgen opleiding om HBO geschoold te worden. Het resultaat van de opleiding maar ook de impact op de medewerkers stemt tevreden. Het motto voor 2015 is voor T&H grip op kwaliteit. T&H gaat onder andere aan de slag met invoering van de procescriteria (naleef- toezichtstrategie e.d.) Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

34 Artto Brakkee, afdelingshoofd Vergunning & Expertise In 2014 is veel aandacht besteed aan het specificeren van de jaaropdrachten vooral voor experttaken. Daarnaast zijn processen Lean gemaakt wat resulteert in een hoge productie binnen de wettelijke termijnen (> 90%). Vooral medewerkers vanuit Expertise hebben opleidingen gevolgd. De aanvankelijke missmatch tussen overgekomen medewerkers en de OFGV-functie is daarmee nagenoeg opgelost. Punt van aandacht is de actualiteit van Wabo-vergunningen. In 2015 inventariseert de OFGV het vergunningenbestand op actualiteit en de benodigde acties daarop. De focus voor het team V&E ligt in 2015 op het versterken van de relatie met de frontoffices bij de deelnemers, het verbeteren van de rapportages en het uitbouwen van het werken op locatie bij de deelnemers. Het DB neemt met belangstelling en waardering kennis van deze presentaties. Het DB wenst een dergelijk presentatie minimaal jaarlijks te krijgen en vaker als dit actueel/nodig is. 8 Rondvraag, wvttk en sluiting Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl

35 Actiepuntenlijst Afspraak door DB Gepland Gereed 1 Secretarissen betrokken bij netwerk RUD BWT Secretaris 15/10/ 14 Febr. 15 uitnodigen voor gedachtewisseling 2 Eindejaarprognose toevoegen bij de 1 e DB Secretaris 15/10/ 14 Febr. 15 bespreking over de begroting Jaarlijkse DB/MT ontmoeting organiseren (of eerder indien actueel. Secretaris 3/12/ 14 Dec. 15 Botter Postbus AH Lelystad (088) info@ofgv.nl