ICW Weg Competitie 2017

Transcriptie

1 ICW Weg Competitie 2017 KNWU-Noord

2 1 INLEIDING Beste wielervrienden, Het wielerseizoen is alweer enkele weken geleden van start gegaan met o.a. de Ronde van Oman, de Tour Down Under en nog een aantal wedstrijden in andere werelddelen. Maar ook in Europa wordt er weer volop gekoerst. Het afgelopen jaar is ook een periode geweest waarin we gezocht hebben naar mogelijkheden om de ICW wedstrijden weer meer leven in te blazen. Zo is er besloten om ook dit jaar weer een leuke ICW competitie te organiseren. Daaronder enkele tijdrit wedstrijden welke meetellen voor de selectie deelname NK tijdrijden Vanuit de meer jaren visie KNWU 2020, streven we er als KNWU district Noord naar om samen met verenigingen en of stichtingen deze wedstrijden 'een laagdrempelige karakter' te geven. Voor het realiseren van dit doel bestaat er ook de mogelijkheid om bij het district bestuur subsidie aan te vragen. Dit geldt zeker voor speciale wedstrijden, zoals het organiseren van tijdritten. De ingeslagen weg tijdens de ICW Wintercompetitie heeft in het afgelopen seizoen een stijging van 50% aan deelnemers opgeleverd. Het ligt in de bedoeling om dit "Op weg naar 2020" ook voor de ICW weg te realiseren. Bovenstaande motiveert ons er naar te streven, dat we bij de starts van de wedstrijden, waaronder tijdritten i.h.k.v. de ICW zomer weg competitie, een zelfde stijging in het aantal deelnemers krijgen. KNWU Noord STDC : J Buurmeier, J Strijbosch, L Ottema

3 2 DE WEDSTRIJDAANVRAAG Afstemming van de ICW zomer wedstrijddata. De afstemming van de wedstrijddata vindt plaats tijdens de kalendervergadering en via de eventuele correspondentie via de mail. Er wordt getracht zoveel mogelijk te vermijden dat wedstrijden samen vallen met regionale en of landelijke wedstrijden. Voorlopige data : Omloop Middelstum Assen ( Omega ) Mei Tijdrit Zeijen Assen Rolde Plaatsing op de KNWU wedstrijdkalender Alle wedstrijden vallende onder de ICW zomer dienen via evenementen aanvraag KNWU aangemeld te worden, eventueel kan dit via het STDC secretariaat lopen. Na akkoord van de consul van het district, wordt de wedstrijdlicentie afgegeven en op de wedstrijdkalender KNWU geplaatst. De informatie van de organisatie is o.a. de basis voor een wedstrijdadvertentie (wedstrijdoproep) op de KNWU-site en plaatsing in de KNWU Kalender. De wedstrijdaanvraag / informatie bevat o.a. de volgende informatie: De datum van de wedstrijd Locatie permanence / start en finish Naam van de wedstrijd Contactpersoon Etc.

4 3 DE ORGANISATOR De organisator wordt ondersteund door de wedstrijdcoördinator * is afgevaardigde van het organisatie comitee. Deze is voor de jury de contactpersoon en hét aanspreekpunt op de wedstrijddag. Hij is ook aanwezig bij de juryvergadering voorafgaand aan én na afloop van de wedstrijd. * Wedstrijden worden verreden onder KNWU reglementen 1. Ten behoeve van de KNWU verzekering dienen alle namen van vrijwilligers opgenomen te zijn in een vrijwilligerslijst 2. Eventuele volgers dienen een licentie te hebben 3. Vergunning en lijst vrijwilligers dienen voor aanvang van de wedstrijd, bij de jury voorzitter te zijn afgegeven. 4. Bij ongeval dient er volgens richtlijnen KNWU een volledig ongevallen rapport opgemaakt te worden AFGELASTING Als door omstandigheden van welke aard dan ook een wedstrijd niet door gaat wordt dit vermeld op de site Als een wedstrijd wordt afgelast staat dat voor uur op de site. 1 Het KNWU district Noord stelt zich standaard voor de uitgaven gemaakt ten behoeve van de organisatie van een ICW wedstrijd garant voor de betaling van maximaal 300,00, indien deze door overmacht geen doorgang heeft kunnen vinden. 2 Een afgelasting komt alleen dan voor een ongeclausuleerde vergoeding van 300,00 in aanmerking als de wedstrijd in overleg met de ICW coördinator het besluit is genomen dat de wedstrijd om gemotiveerde redenen geen doorgang kan vinden. o Indien een organisatie meer uitgaven heeft gedaan voor de organisatie van wedstrijd en van mening is dat zij een hoger bedrag dient te ontvangen, dan dient onder overlegging van de nota s van uitgaven en de begroting voor de betreffende ICW wedstrijd een aanvullend verzoek om subsidie gedaan te worden. Wedstrijdafdracht Organisatoren van een ICW wedstrijden gaan akkoord met een bijdrage (afdracht) van 1,00 per inschrijving voor onkosten aan de KNWU district Noord. De KNWU district Noord zal dit bedrag factureren op de dag zelf, via een standaard factuur ICW-Wedstrijden. Van deze afdracht worden de volgenden zaken door de KNWU Noord gefaciliteerd: Uitslagen verwerking, Calamiteitenfonds bij afgelasting, Inschrijving in overleg met organisatie, Vergoeding Jury, Verstrekking leen transponders, Bekers eindklassement Registratie Klassement

5 4 DE INSCHRIJVING Er mag worden meegedaan met licenties van de KNWU, Basislidmaatschap KNWU / ( NTFU ) of Daglicentie. Iedere licentiehouder is verplicht zijn of haar licentie bij de inschrijving te tonen. Indien een licentie wel aangevraagd maar nog niet ontvangen is, moet dit aantoonbaar zijn d.m.v. een bewijs van aanvraag van de KNWU (uitprinten van de aanvraagbevestiging). Als een deelnemer géén licentie heeft óf de licentieaanvraag niet kan aantonen ontvang de deelnemer een (*) daglicentie tegen kostprijs van 3,00. (*) Waarop KNWU betreffende deelnemers aanschrijft om tegen bijbetaling van 8,50 in bezit te komt van KNWU basislidmaatschap voor de rest van het jaar. Eenmaal in het bezit van basislidmaatschap behoeft enkel nog het inschrijfgeld betaald te worden LET OP : De organisatie draagt zorg voor het beschikbaar stellen van rugnummers! Er kan pas worden ingeschreven na vertoon van licentie of basislidmaatschap. Inschrijving is mogelijk tot uiterlijk 30 min. voor de start i.v.m. het printen van startlijsten. ICW wedstrijden worden met chip (Mylaps) en rugnummer verreden Helm verplicht Er zijn 2 categorieën, nl een A en een B klasse. A klasse, amateurs, masters 40+ en junioren B klasse alle overige categorieën met uitzondering van elite en belofte heren. Afhankelijk van het deelnemers veld kunnen er verschillende start protocolen zijn. DE JURY De jury wordt opgesteld door de secretaris van de ICW zomercompetitie en is gevolmachtigde door de consul van het district. De jury dient bij voorkeur te bestaan uit 5 leden (voorzitter, aankomstrechter, 2 wedstrijdcommissarissen en een baancommisaris), doch minimaal uit ten minste 2 officiële KNWU juryleden. De jury kan eventueel aangevuld worden met 2 functionarissen van de organisatie die onder de verantwoording van de juryvoorzitter hun taak uitvoeren. De voorzitter van de jury is tevens wedstrijdleider en belast met het wedstrijdsecretariaat. MICROFONIST De microfonist wordt NIET aangewezen. De organisator heeft echter, de mogelijkheid om zelf een microfonist te contracteren. JURYVERGOEDING De vergoeding voor de jury volgens richtlijnen Jaarlijkse Besluiten KNWU, deze kosten worden onttrokken uit de 1,00 bijdrage van de deelnemers. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE JURY De jury is primair en ten volle verantwoordelijk voor een goed en veilig wedstrijdverloop, het toepassen van de vigerende reglementen en aanvullende bepalingen (o.a. uit dit draaiboek), het opmaken, per categorie, van een volledig dagklassement en verzorgt, i.s.m. de organisatie, de huldiging (microfonist).

6 5 INFORMEREN VAN JURY Uiterlijk in de week voorafgaand aan de wedstrijd dient de organisatie de juryvoorzitter * j.strijbosch@hetnet.nl uitvoerig te informeren over alle bijzonderheden van de betreffende wedstrijd (routebeschrijving, plattegrond parcours etc.). JURYVERGADERING De organisatie dient, indien mogelijk, aan de jury een aparte ruimte ter beschikking te stellen waar zowel voor als na de wedstrijd een juryvergadering gehouden kan worden. De juryvoorzitter bepaalt wanneer deze vergaderingen plaatsvinden en kan de organisatie verzoeken de opgestelde juryleden voor deze vergadering uit te nodigen. De wedstrijdcoördinator van de betreffende organisatie is hierbij aanwezig. Op de juryvergadering ontvangt de juryvoorzitter, van de organisatie een volledig ingevulde vrijwilligerslijst. JURYWAGEN (-TENT) De jurywagen (-tent) dient wind- en waterdicht te zijn. Daarnaast moet de jurywagen (-tent) naast een rondenbel ook van een rondenbord zijn voorzien en dienen er voldoende tafels en stoelen aanwezig te zijn. De opstelling dient zodanig te zijn dat de jury de deelnemers zowel kan zien aankomen als kan volgen. Daarnaast is het wenselijk dat de microfonist de beschikking heeft over een draadloze microfoon. Electra voor inschrijving en Mylaps jurywagen Ronde bord Bel VERZORGING / CATERING De organisatie dient te zorgen voor verzorging (koffie, thee, lunchpakket) van de juryleden en indien aanwezig, één lid van de STDC KNWU Noord. UITSLAGVERWERKING, PROTESTEN EN ONGEVALLENRAPPORT De jury maakt kort (richtlijn: binnen een kwartier) na de finish van de laatste deelnemer een officieuze uitslag op. Die uitslag wordt duidelijk zichtbaar voor alle deelnemers gepubliceerd. Vervolgens is het mogelijk binnen een half uur na publicatie eventueel protest aan te tekenen. Géén protest betekent dat de officieuze uitslag, de officiële uitslag wordt. Als er protesten ingediend worden beslist de jury naar bevinding. De organisatie (of jury) draagt er zorg voor dat de uitslag, na goedkeuring van de jury, uiterlijk de tweede dag na afloop van de wedstrijd op de site van de KNWUNOORD gepubliceerd. De juryleden, met name de voorzitter en aankomstrechter, dienen minimaal de protesttijd (half uur) na de wedstrijd aanwezig te blijven. Bij ongeval dient er volgens richtlijnen KNWU een volledig ongevallen rapport opgemaakt te worden.

7 6 HET WEDSTRIJDVERLOOP Om een goed wedstrijdverloop en een snelle uitslagverwerking mogelijk te maken is het belangrijk dat de jury een kwartier voor aanvang van de wedstrijd in het bezit is van bijgewerkte deelnemerslijsten in digitale opmaak, welke ingelezen kan worden in het Orbits systeem. MATERIAALWISSEL IS TOEGESTAAN, EVENTUELE RONDE(N) VERGOEDING BIJ ERKENDE (MATERIAAL) PECH, IN BEGINSEL TOT AAN DE LAATSTE 5 KM, DIT ALLES TER BEOORDELING VAN DE JURY. BIJ WANGEDRAG VAN DEELNEMERS EN / OF OUDERS C.Q. VERZORGERS VINDT UITSLUITING VAN DE WEDSTRIJD PLAATS EN KAN UITSLUITING VAN DEELNAME AAN DE OVERIGE WEDSTRIJDEN VAN DE COMPETITIE VOLGEN. DIT IS TER BEOORDELING VAN DE JURY.CATEGORIE indeling 2017 Er wordt gereden in 2 categorieen, wel kan er indien er grote aantal deelnemers zijn, meerdere starts plaats vinden, dit in overleg met organisatie en voorzitter jury. A categorie: Junioren, Amateurs, Masters 40+,Elite dames zonder contract B categorie: Nieuwelingen meisjes, Junior dames, Categorie 7, Nieuwelingen heren, Sportklasse, Masters 50+ en Masters 60+ NTFU-leden (wel basislid knwu) PARKOERS EN VEILIGHEID Een wielerparcours is een afgesloten wegparcours. Het is van belang dat het gaat om een afgesloten parcours omdat hiermee een grote mate van veiligheid voor het wielrennen wordt bereikt.het organiseren van wedstrijden op de openbare weg, geeft regelmatig problemen met onder andere de veiligheid en beschikbaarheid. Daarnaast is een grote inzet van vrijwilligers noodzakelijk bij het afzetten van het parcours. De lengte van een wielerparcours dient echter minimaal meter te bedragen. De voorkeur circa meter of langer. Voor specifieke jeugdparcoursen kan met een kortere lengte worden volstaan, waarbij als minimale lengte 600 meter aangehouden dient te worden. Het parcours dient minimaal 5 meter breed te zijn. De aankomst moet plaats kunnen vinden op een recht weggedeelte met een lengte van tenminste 200 meter en een uitrijdmogelijkheid van circa 50 meter. Dit weggedeelte dient minimaal 6 meter breed te zijn (uitwaaieren bij de sprint). Indien mogelijk dient het parcours zo te worden ontworpen dat het gelijktijdig rijden van zowel jeugd- als oudere categorieën mogelijk is. Voor de jeugd dient, in verband met de veiligheid, over het algemeen een (korter) overzichtelijk parcours te worden gerealiseerd, terwijl voor de senioren een langer afwisselend parcours meer voor de hand liggend is. Door het parcours op te delen in lussen met een buiten- en binnen parcours kan dit mogelijk gerealiseerd worden. Het werken met hoogteverschillen in het parcours wordt aanbevolen. Hierbij dient de mogelijkheid aanwezig te zijn dat de jeugd een vlak parcours kan rijden. Er dienen voorzieningen te worden getroffen dat een vrije aan- en afvoerweg voor ambulance auto's is gewaarborgd. Een routeaanduiding naar de accommodatie verdient aanbeveling.

8 7 CONSTRUCTIE VAN HET PARCOURS Het wedstrijdparcours is een bij voorkeur volledig afgesloten wegparcours. Daar waar dit niet volledig tot de mogelijkheden behoort dienen maximale veiligheidsvoorzieningen worden getroffen om de veiligheid voor de deelnemers zo maximaal mogelijk te kunnen borgen. De wedstrijdcoördinator, zo nodig in overleg met de jury, bepaalt in overleg met de vertegenwoordiger van de organisatie de te nemen en of aan te brengen veiligheidsvoorzieningen. De lengte van een wielerparcours dient minimaal circa meter te bedragen. De voorkeur gaat uit naar circa meter of langer. Voor specifieke jeugd parcoursen kan met een kortere lengte worden volstaan. waarbij als minimale lengte 600 meter aangehouden dient te worden. Het parcours dient minimaal 5 meter breed te zijn. De aankomst moet plaats kunnen vinden op een recht weggedeelte met een lengte van tenminste 200 meter en een uit rij mogelijkheid van circa 50 meter. Dit weggedeelte dient bij voorkeur minimaal 6 meter breed te zijn (t.b.v. uit kunnen waaieren bij de sprint). Het parcours moet beoordeeld worden v.w.b. de mate waarin er startgelegenheid kan worden geboden (wellicht maximaal aantal deelnemers). Tevens dient de voorzitter van de jury het parkoers minimaal 60 minuten voor aanvang van de wedstrijd te keuren, in het bijzonder op het element veiligheid. ACCOMMODATIE Naast de organisatorische aspecten bij wedstrijden,speelt de accommodatie een belangrijke rol. De organisatie dient, indien mogelijk, aan de jury een aparte ruimte ter beschikking te stellen waar zowel voor als na de wedstrijd een juryvergadering gehouden kan worden. De juryvoorzitter bepaalt wanneer deze vergaderingen plaatsvinden en kan de organisatie verzoeken de opgestelde juryleden voor deze vergadering uit te nodigen. De vertegenwoordiger namens de organisatie en de wedstrijdcoördinator zijn hierbij aanwezig. Op de juryvergadering ontvangt de juryvoorzitter een volledig ingevulde vrijwilligerslijst van de organisatie. De organisatie wordt verzocht zorg te dragen voor verzorging (koffie, thee, lunchpakket) van de juryleden en zij die namens en onder verantwoordelijkheid van de jury actief zijn, als ook één lid van de STDC KNWU district Noord. Een accommodatie voorziet in; 1. Kleedruimte 2. Toilletruimte 3. Vergaderruimte 4. Catering 5. Inschrijving/ rugnummers uitreiking/ transponders VOLGERS LICENTIE Let op! Chauffeurs dienen in een criterium minimaal te beschikken over een KNWU basislidmaatschap. Overheden verstrekken alleen op basis van het voldoen aan deze KNWU eis een vergunning! De voorzitter van de jury geeft een korte instructie voorafgaand aan de wedstrijd(en). De organisatie dient een lijst van chauffeurs aan de voorzitter van de jury ter hand te stellen waarop vermeld de NAW gegevens en het nummer van de licentie of basislidmaatschap (bij een nieuwe aanvraag de term aangevraagd.

9 8 PRIJZEN EN HULDIGINGEN DAGKLASSEMENT Per wedstrijd zijn er, per categorie mininmaal ( A + B ), prijzen te winnen voor de eerste 3 geklasseerde deelnemers. De organisatie mag op eigen initiatief bijvoorbeeld voorzien in bloemen, of meer prijzen beschikbaar stellen. Alle prijzen van het dag klassement worden ter beschikking gesteld door de KNWU district Noord. Indien de organisatie hiervan wil afwijken, dienen zij dit voor aanvang van de ICW wedstrijd aan te geven De huldiging vindt zoveel mogelijk plaats dicht bij het parcours. Dagprijzen: 1e,2e,3e prijs zijn medailles. M.b.t. attenties "goodies" voor alle deelnemers, genieten nuttige spullen de voorkeur, bijv.: bidon, tasje (met opdruk), keycord, schoenentas, gereedschap. etc.). * Noot: het beleid van de KNWU is er op gericht gezond te sporten. Fruit heeft verreweg de voorkeur boven snoepgoed, vette snacks, e.d. ongezonde voeding. Verzocht wordt bij voorkeur geen reclame voor ongezonde voeding te willen maken. ICW KLASSEMENT De punten worden toegekend op de echte uitslag per ingedeelde catergorie. Voor de individuele klassementen krijgen de eerste 30 punten. Uitslagen en klassementen worden door de STDC bijgehouden, en binnen 3 dagen op de KNWUNOORD site geplaatst. Prijswinnaars worden geacht aanwezig te zijn bij de huldiging! Indien een prijswinnaar, zonder medeweten van de organisatie én/of zonder geldige reden, afwezig is tijdens de huldiging en ook niet door iemand wordt vertegenwoordigd zal de prijs niet worden uitgereikt of nagestuurd.

10 9 BIJLAGE: CHECKLIST ORGANISATIE Vergunningen en toestemmingen gemeente Aanmelden ICW Noord via : j.strijbosch@hetnet.nl zsm ivm afstemmen data district kalender! Toestemming grondeigenaren/landschapsbeheerders Omwonenden, andere gebruikers waarschuwen Parkoersinspectie door coördinator Vrijwilligerslijst Infrastructuur Kleedgelegenheid, toiletten en douches regelen Permanence zoeken, afspraken maken Parkeervoorziening realiseren Cateringvoorziening regelen Plan voor bewegwijzering naar parcours opstellen Inrichten start opstelling Jurybus (incl. rondebord en bel) bestellen Lunchpakketten Erepodium Bloemen bestellen en afhalen Bemanning inschrijfbureau en Jury (4 personen) Parcoursafzetting Geluid bestellen/schriftelijk bevestigen BUMA/STEMRA afdracht Portofoons bestellen/schriftelijk bevestigen Voedings-/Technische assistentiezone(s) markeren Materiaalpost markeren Plaatsen start/finishdoek Plaatsen aanduiding inschrijving, kleedgelegenheid etc. Startvakken Medische voorzieningen Ambulance (binnen 15 min.) GG en GD/Ongevallendienst waarschuwen

11 10 EHBO/Rode Kruis regelen (min. 2 personen) Arts ( telefoonnummer beschikbaar houden) Sponsoring/PR Tarieven vaststellen Sponsoren benaderen (mondeling of schriftelijk) Spandoeken/vlaggen afhalen/plaatsen (vlaggenmasten) Schriftelijk bedanken sponsoren Versturen rekeningen naar sponsoren Raambiljetten/strooifolders etc. maken en verspreiden Persbericht opstellen en versturen, pers uitnodigen Uitslagen verzenden ( regionale kranten etc.) Diversen Lunchpakketten verzorgen Medewerkers instrueren Kleding medewerkers (hesjes, fluiten, vlaggen) etc. regelen