PROFIEL EN REGLEMENT BESTUUR

Transcriptie

1 PROFIEL EN REGLEMENT BESTUUR Woningbouwvereniging Volksbelang Vastgesteld door bestuur: 15 november 2016 Goedgekeurd door Raad van Commissarissen: 15 november 2016

2 Inhoud 1. Het kwaliteitsprofiel van het bestuur Algemeen Competenties Deskundigheid 5 2. Reglement bestuur Algemeen Artikelsgewijze uitwerking 7 Vaststelling en reikwijdte reglement Samenstelling en benoeming bestuur Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties Zittingstermijn, aftreden, herbenoeming en vacatures Honorering Werkwijze en taken Vergaderingen bestuur Besluitvorming Vertegenwoordiging Jaarstukken en begroting Leiding dagelijkse werkzaamheden Bijlage 1: Klokkenluidersregeling 12 Bijlage 2: Gedrags- en Integriteitscode 15 Bijlage 3: Honorering 21 Bijlage 4: Rooster van aftreden 22 Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

3 1. Het kwaliteitsprofiel van het bestuur 1.1 Algemeen Woningbouwvereniging Volksbelang (kortweg en verder te noemen Volksbelang) is een actieve en slagvaardige woningcorporatie werkzaam in de regio Helmond. Het doel van de vereniging is duurzaam te investeren in kwalitatief goede en betaalbare huisvesting voor de doelgroep en samen met haar partners te werken aan leefbare en vitale wijken en buurten waar zij bezit heeft. Toegankelijk en laagdrempelig, betrokken en betrouwbaar, effectief en efficiënt en zelfbewust zijn de kernwaarden van Volksbelang en vormen de pijlers voor de verdere ontwikkeling van de vereniging in de komende periode. De vereniging heeft een drielagen structuur met een Raad van Commissarissen (RvC), een bestuur en een directie. Het bestuur, dat de dagelijkse leiding van de organisatie heeft gedelegeerd aan de directie, is verantwoordelijk voor het beleid en het reilen en zeilen van de woningcorporatie. Het bestuur bestaat uit minimaal één tot maximaal drie leden. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling van het bestuur naar geslacht en achtergrond. De inhoudelijke kwaliteit van het bestuur heeft echter prioriteit boven een evenwichtige samenstelling. Uitgangspunt voor de bezetting van het bestuur is, dat de leden uit generalisten bestaan die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen. De leden zijn lid van de vereniging, bij voorkeur woonachtig in Helmond en hebben bij voorkeur vanuit hun achtergrond een affiniteit met de ontwikkelingen in de samenleving in het algemeen en in de volkshuisvesting in het bijzonder. Voor de integrale besluitvorming zijn leden nodig die een aandachtsgebied (portefeuille) hebben, maar bovenal een helikopterview. Van de leden wordt besluitvaardigheid en resultaatgerichtheid verwacht. De leden moeten in staat zijn scherpe discussies collegiaal te voeren. Zij moeten weten waarop zij dienen te sturen en de juiste vragen stellen. Hierbij is het gewenst een zeker evenwicht te bereiken tussen personen uit het bedrijfsleven en personen afkomstig uit de non-profit sector. 1.2 Competenties Onderstaande competenties zijn generiek en gelden voor alle leden van het bestuur. Deze competenties zijn afgeleid uit het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting 2015 (ingaande 1 juli 2015) en zijn als volgt omschreven: Is consistent in denken en doen (gedrag en houding) onder verschillende omstandigheden. Maakt zichtbaar wat hij/zij werkelijk belangrijk vindt en waar hij/zij voor staat. Dit betekent ook het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid naar diverse betrokken partijen. Juiste informatie geven over de werkelijke situatie en het tijdig erkennen van risico s, uitdagingen en problemen naar het bestuur, RvC en de directie. Kan ingewikkelde materie snel overzien, heeft realiteitszin en een gezond verstand. Heeft oog voor de ontwikkelingen, machtsverhoudingen en gevoelens binnen de vereniging. Kan schakelen op bestuurlijk niveau, heeft goed inzicht in de gang van zaken binnen de corporatiesector en kan een goed klankbord zijn voor de directie. Kan gegevens en mogelijke handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Onderzoekt/herkent/begrijpt de essentiële vraagstukken. Kan over de eigen portefeuille heen kijken, vooral als problemen de continuïteit van de vereniging in gevaar kunnen brengen. Oefent de functie adequaat en zorgvuldig uit, met inachtneming van regels en verantwoordelijkheden. Oordeelt en handelt op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Is hierbij aanspreekbaar op eigen gedrag en spreekt ook anderen hierop aan. Vertoont goed voorbeeldgedrag voor de eigen organisatie en sector. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

4 Onderkent de specifieke rol van de vereniging als maatschappelijke onderneming en bewaakt binnen de visie en missie van Volksbelang de invulling daarvan. Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over de (veranderende) maatschappelijke, politieke en andere ontwikkelingen in de omgeving van de vereniging, alsook over de belangen van de belanghouders. Kan dit vertalen naar de volkshuisvesting en deze kennis effectief benutten. Kan omgaan met diverse belanghouders en daarin tot een weloverwogen balans komen voor keuzes en handelen en verantwoordt zich daarover. Moet de lastige vragen durven blijven stellen (ook als hij/zij daar aanvankelijk alleen in staat), in durven grijpen als dat nodig is en een rechte rug hebben bij moeilijke beslissingen. Moet in staat zijn tot onafhankelijke oordeelsvorming. Kan de goede vragen stellen en durft door te vragen. Heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat. Is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en toont geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen. Beschikt over de voor de bestuurlijke functie vereiste vakinhoudelijke kennis, in het bijzonder kennis van financiën, van de ontwikkeling en het beheer van vastgoed, van algemene overheidsregels, wetgeving en ontwikkelingen daarin en op de gevolgen van de voortschrijdende juridisering van de maatschappij voor de vereniging en kennis op het gebied van maatschappelijke en volkshuisvestelijke vraagstukken. Heeft een voldoende realistische visie op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van de volkshuisvesting en kan deze vertalen in lange termijn doelstellingen en een strategische planning ter verwezenlijking daarvan. Houdt hierbij goed zicht op risico s en uitdagingen die de instelling loopt en neemt bijbehorende beheermaatregelen. Staat open voor en neemt actief deel aan kritische discussies over het functioneren van het bestuur en zichzelf als lid dan wel voorzitter. Heeft daarbij inzicht in interne en externe invloeden op zijn/haar functioneren en kan hierover verantwoording afleggen. Toont lerend vermogen en beseft dat zijn/haar handelen invloed heeft op het functioneren van het bestuur, en omgekeerd. Kan (persoonlijke) leerpunten benoemen en van gedachten wisselen over het vormgeven van het eigen leerproces. In zijn algemeenheid is per persoon minimaal een HBO werk- en denkniveau vereist om aan deze competenties te voldoen. HBO niveau wil zeggen dat de persoon beschikt over een behoorlijk analytisch vermogen, snel hoofdlijnen doorziet, overzicht heeft en complexiteit overziet, zowel breed als expert is ontwikkeld en goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden bezit. Een lid van het bestuur beschikt verder over voldoende tijd, en is bereid deze vrij te maken, voor het bijwonen van de vergaderingen van het bestuur, het bijwonen van voor het functioneren van het bestuur relevante bijeenkomsten en voor het behalen van de in het kader van de permanente educatieverplichting te behalen PE-punten. Binnen het bestuur verdient de positie van de voorzitter extra aandacht. Voorzitter van het bestuur De voorzitter heeft specifieke taken: bereidt de vergaderingen van het bestuur voor; leidt de vergaderingen van het bestuur; ziet toe op het goed functioneren van het bestuur; draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan het bestuur; zorgt voor voldoende tijd voor besluitvorming; is namens het bestuur het voornaamste aanspreekpunt voor de directie en de RvC; initieert de evaluatie van het functioneren van het bestuur; neemt deel aan de vergaderingen van de RvC en legt verantwoording af over het gevoerde beleid. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

5 Naast de hiervoor genoemde competenties betekent dit, dat de voorzitter: de kwaliteiten bezit om het groepsproces binnen het bestuur op professionele wijze te leiden; vergaderingen efficiënt, effectief en daadkrachtig kan leiden in een open sfeer, waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Hij heeft oog voor de taakvervulling en verantwoordelijkheden van anderen en benoemt de gemeenschappelijke belangen op een wijze die tot overeenstemming leidt; ruime bestuurlijke ervaring heeft. 1.4 Deskundigheid Om de taken van het bestuur goed te kunnen vervullen moeten bij voorkeur de volgende kennis- en ervaringsprofielen in het bestuur vertegenwoordigd zijn: Kwaliteitsprofiel Financiën en Vastgoed: Het kwaliteitsprofiel financiën en vastgoed richt zich enerzijds op het financieel beheer en continuïteit van de vereniging, het risicomanagement waaronder inbegrepen kennis op financiering- en investeringsgebied, anderzijds op vastgoedontwikkeling en -beheer. Dit vraagt op strategisch niveau om: kennis in vraagstukken met betrekking tot de financiële continuïteit van een onderneming; kennis in financieel-economische vraagstukken en financiële managementtechnieken; ervaring met het beoordelen van investeringsbeslissingen op risico s; kennis van en/of ervaring met bank/treasury-activiteiten. zicht op toekomstige rollen van corporaties binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroep ontwikkelingen; bekend met de wereld van het vastgoed en wonen en de marktpartijen die daarin opereren; kennis om vastgoedbeheer, strategisch voorraadbeleid en ontwikkelingen op de woningmarkt goed te kunnen beoordelen; Kwaliteitsprofiel Juridische zaken en Governance: Het kwaliteitsprofiel juridische zaken en governance is gericht op algemene overheidsregels, wetgeving en ontwikkelingen daarin en op de gevolgen van de voortschrijdende juridisering van de maatschappij voor de vereniging. Dit vraagt op strategisch niveau om: door opleiding en ervaring verkregen kennis en inzicht in juridische vraagstukken, waaronder de toepassing van wet- en regelgeving, contractvorming en eventueel procesrecht; ervaring met bestuursrecht, overeenkomstenrecht, bouwrecht; gevoel voor en inzicht in juridische complicaties bij de planning en uitvoering van projecten; visie op toezicht compliance en governance; inzicht in bestuurlijke besluitvormingsprocessen; kennis en inzicht in communicatieprocessen met klanten en belanghouders. Kwaliteitsprofiel Sociaal Maatschappelijk: Het kwaliteitsprofiel sociaal maatschappelijk heeft betrekking op de vraagstukken voor de vereniging in het kader van haar maatschappelijke opgave en haar belanghouders. Dit vraagt op strategisch niveau om: kennis en inzicht in sociale en demografische processen lokaal en regionaal; zicht op leefbaarheidsvraagstukken in de lokale gemeenschap; visie op rollen van corporaties binnen de maatschappij in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen, overheidsbeleid en doelgroep ontwikkelingen; kennis en inzicht in communicatieprocessen met klanten en belanghouders. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

6 Kwaliteitsprofiel Ruimtelijke ordening en Volkshuisvesting Het kwaliteitsprofiel ruimtelijke ordening en volkshuisvesting brengt kennis en ervaring binnen in strategische vastgoedsturing. Dit vraag op strategisch niveau om: kennis en/of ervaring op het gebied van volkshuisvesting, ruimtelijke ordening of stedenbouw; zicht op toekomstige rollen van corporaties binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroep ontwikkelingen; inzicht in leefbaarheidsvraagstukken, herstructurering en samenwerking met andere partijen hierbij; bekend met de wereld van het vastgoed en wonen en de marktpartijen die daarin opereren; kennis om vastgoedbeheer, strategisch voorraadbeleid en ontwikkelingen op de woningmarkt goed te kunnen beoordelen; kennis om investeringen en desinvesteringen te beoordelen. Kwaliteitsprofiel Volkshuisvesting Het kwaliteitsprofiel Volkshuisvesting brengt kennis en ervaring binnen in ontwikkeling op het terrein van wonen en leefbaarheid. Dit vraag op strategisch niveau om: kennis en/of ervaring op het gebied van volkshuisvesting, ruimtelijke ordening of stedenbouw; zicht op toekomstige rollen van corporaties binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroep ontwikkelingen; inzicht in leefbaarheidsvraagstukken, herstructurering en samenwerking met andere partijen hierbij; Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

7 2. REGLEMENT BESTUUR 2.1 Algemeen Dit reglement is opgesteld als uitwerking van hoofdstuk IV van de statuten van Woningbouwvereniging Volksbelang (verder te noemen: de vereniging ). Het reglement dient als aanvulling op de regels en voorschriften, die op het bestuur van toepassing zijn op grond van het recht en/of de statuten van de vereniging. In geval van tegenstrijdigheid tussen bepalingen van dit reglement met bepalingen uit de wet en/of de statuten prevaleert hetgeen in de wet en de statuten is bepaald. Waar in dit reglement wordt gesproken over (artikelen van) de statuten van de vereniging zijn daarmee bedoeld de statuten, zoals per notariële akte bekrachtigd op 20 oktober Artikelsgewijze uitwerking ARTIKEL 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1. Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de vereniging op 15 november 2016 en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen (verder te noemen: RvC ) op 15 november 2016 en kan bij besluit van het bestuur en na goedkeuring van de RvC worden gewijzigd. 2. Dit reglement geeft, in aanvulling op de statutaire bepalingen van de vereniging, regels met betrekking tot de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur, welke door het bestuur, dan wel door ieder lid van het bestuur afzonderlijk, dienen te worden nageleefd. ARTIKEL 2 Samenstelling en benoeming bestuur 1. De RvC stelt het aantal leden van het bestuur vast. Het bestuur van de vereniging bestaat uit minimaal 1 en maximaal 3 leden, waarbij er minimaal een delegatie van bestuursleden met een achtergrond op bestuurlijk gebied, financieel-economisch gebied en volkshuisvesting/ruimtelijke ordening is gewenst. In verband met de maatschappelijke betrokkenheid en bereikbaarheid dienen de bestuursleden bij voorkeur woonachtig te zijn in Helmond. 2. De persoon die met inachtneming van artikel 19 van de statuten als lid van het bestuur is aangezocht dient, alvorens zich daartoe in beginsel bereid te verklaren, zich ervan te vergewissen dat: - hij zonder last en ruggenspraak kan functioneren; - hij onafhankelijk en kritisch kan bijdragen aan de besluitvorming van het bestuur; - hij daarvoor geschikt is en de vereiste deskundigheid bezit; - hij voldoende tijd voor de functie ter beschikking kan stellen; - hij in staat zal worden gesteld naar behoren te besturen. 3. Gelet op het bepaalde in artikel 19 van de statuten stelt de RvC, na overleg met het bestuur, een schriftelijk profiel vast voor het lidmaatschap van het bestuur. In voorkomende gevallen, maar ten minste eenmaal per twee jaar wordt door de RvC bezien of het profiel nog voldoet en wordt het profiel zo nodig aangepast. De RvC zorgt ervoor dat te allen tijde minimaal één lid ervaring heeft in volkshuisvestingsaangelegenheden en minimaal één lid relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op het vlak van financiële bedrijfsvoering. Tevens is er voor iedere portefeuille een specifiek kwaliteitsprofiel opgesteld. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

8 4. De persoon die als lid van het bestuur is aangezocht levert een curriculum vitae in bij de RvC dat onder andere wordt getoetst aan artikel 19 van de statuten. Vervolgens vindt een gesprek plaats tussen een delegatie van het bestuur en van de RvC en de kandidaat. De kandidaat dient een verklaring van goed gedrag te overleggen. Eventueel kunnen na overleg met de kandidaat nadere inlichtingen/referenties worden ingewonnen. 5. Wanneer de kandidaat niet geschikt wordt geacht, wordt hem dat met redenen omkleed schriftelijk medegedeeld uiterlijk binnen twee weken nadat het gesprek met de kandidaat heeft plaatsgevonden. 6. Wanneer de kandidaat geschikt wordt geacht en de verklaring van goed gedrag is ontvangen, meldt de RvC het voornemen om een bestuurder te (her)benoemen bij de Autoriteit Woningcorporaties via het digitale meldingsformulier en vergezeld van de volgende stukken: het curriculum vitae het gebruikte functieprofiel de gevolgde selectieprocedure (niet van toepassing bij herbenoeming) een motivering aan de hand van de geschiktheidsmatrix het door de kandidaat ingevulde betrouwbaarheidsformulier een verklaring omtrent goed gedrag drie referenties (niet van toepassing bij herbenoeming) 7. Benoeming van een lid van het bestuur door de RvC kan pas plaatsvinden nadat een positieve zienswijze van de minister (van Wonen en Rijksdienst) i.c. de Autoriteit Woningcorporaties is verkregen of wanneer de wettelijke termijn is verstreken, waarbinnen die zienswijze verstrekt had moeten worden. 8. Wanneer door de minister een negatieve zienswijze wordt verstrekt, vindt de benoeming niet plaats en wordt een nieuw selectieproces opgestart. Een negatieve zienswijze wordt de kandidaat uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de zienswijze schriftelijk medegedeeld. 9. Bij uitoefening van zijn taak richt het lid van het bestuur zich naar het belang van de vereniging en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vereniging betrokkenen af. Het lid van het bestuur moet ter vervulling van zijn functie onafhankelijk van de overige leden van het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. 10. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter en een vicevoorzitter. ARTIKEL 3 Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties 1. Iedere vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de vereniging en leden van het bestuur wordt vermeden. 2. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van het bestuur kunnen spelen die van materiële betekenis zijn voor de vereniging en/of voor de betreffende leden van het bestuur, behoeven de goedkeuring van de RvC. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag. 3. Een lid van het bestuur neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij het lid van het bestuur (potentieel) een tegenstrijdig belang heeft. 4. Het door een lid van het bestuur aanvaarden van een nevenfunctie die gezien aard of tijdsbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak van bestuurder behoeft voorafgaande goedkeuring van de RvC. 5. Leden van het bestuur zullen zich verder houden aan de bedrijfscode i.c. de klokkenluidersregeling en de integriteitscode, die respectievelijk als bijlage 1 en 2 aan dit reglement zijn toegevoegd. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

9 ARTIKEL 4 Zittingstermijn, aftreden, herbenoeming en vacatures 1. Leden van het bestuur worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar en kunnen telkens voor een periode van maximaal vier jaar worden herbenoemd. 2. Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat meerdere leden van het bestuur tegelijkertijd aftreden. In het rooster staat van ieder lid de datum van de eerste benoeming en op welk moment de benoemingsperiode afloopt. Het vigerende rooster van aftreden is opgenomen in bijlage Voor de herbenoeming van bestuursleden dient de procedure te worden doorlopen, zoals beschreven in artikel 2, lid 6 en 7 van dit reglement. Herbenoeming vindt niet meer plaats zodra het lid de leeftijd van 75 jaar heeft bereikt. 4. Wanneer door tussentijds vertrek of wegvallen van bestuursleden het aantal bestuursleden beneden het in artikel 2 bedoelde aantal daalt, voorziet de RvC met inachtneming van de daarvoor te volgen procedure - zo snel mogelijk in de vacature. Tussentijds benoemde bestuursleden nemen op het rooster van aftreden de plaats in van hen, die zij vervangen. Zij treden echter niet automatisch in de functie van hun voorganger. ARTIKEL 5 Honorering 1. De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden een honorering per jaar. De vergoeding wordt door de RvC vastgesteld nadat het bestuur voordien in de gelegenheid is gesteld een advies uit te brengen. De hoogte van de honorering is in overeenstemming met de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens (WNT). Deze is als bijlage 3 bij dit reglement opgenomen. 2. Over de honorering van het bestuur wordt verslag gedaan in het jaarverslag. ARTIKEL 6 Werkwijze en taken van het bestuur 1. Overeenkomstig Hoofdstuk IV van de statuten, artikel 21, is het bestuur belast met het besturen van de woningcorporatie, wat onder meer inhoudt dat het bestuur verantwoordelijk is voor: - de realisatie van de doelstellingen van de vereniging; - de strategie, de financiering en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling; - het beleid ten aanzien van eventuele deelnemingen van de vereniging; - de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; - het beheersen van de risico s verbonden aan de activiteiten van de vereniging; - de aansturing van de directeur. 2. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vereniging in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vereniging betrokkenen af. Het bestuur verschaft de RvC tijdig de informatie die nodig is voor de uitoefening van de taak van de RvC. 3. Voor een goede en professionele uitoefening van hun taak volgen de leden van het bestuur periodiek scholing op de diverse aandachtsgebieden van de organisatie. De invulling van deze scholing is gebaseerd op het systeem van Permanente Educatie. 4. Op verzoek van het bestuur kunnen functionarissen en externe adviseurs om advies worden gevraagd. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

10 5. Het bestuur vergadert tenminste zes maal per jaar. Op verzoek van minimaal 2 leden van het bestuur of de directie worden naar behoefte en/of noodzaak extra vergaderingen ingelast. De voorzitter van het bestuur neemt hiertoe het initiatief. ARTIKEL 7 Vergaderingen bestuur 1. Het bestuur vergadert minimaal zes maal per jaar. 2. Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per jaar over de volgende onderwerpen: - de begroting; - de concept jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht van cijfermatige kerngegevens en prognoses) alsmede het accountantsverslag en de managementletter; - de invulling van de maatschappelijke taak en positie van de vereniging en de strategie en risico s verbonden aan de onderneming mede in het licht van de middellange en lange termijnkarakter van de activa en de aard van de financiering; - de opleidingsbehoefte van de leden van het bestuur. 5. Naast vorenbedoelde vergaderingen bespreekt het bestuur tenminste eenmaal per jaar zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden en de conclusies en aanbevelingen die hieraan moeten worden verbonden. Van de uitkomsten wordt melding gemaakt in het jaarverslag. 6. Het bestuur bespreekt tenminste eenmaal per jaar het functioneren van de directeur en de conclusies en aanbevelingen die hieraan moeten worden verbonden. Het bestuur bespreekt dit met de RvC. 7. De notulen van de bestuursvergaderingen worden opgesteld door het directiesecretariaat. De notulen worden, na toezending aan alle leden van het bestuur, in de eerstvolgende vergadering door het bestuur vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Een afschrift van de aldus vastgestelde notulen wordt toegezonden aan de RvC. ARTIKEL 8 Besluitvorming 1. Besluiten kunnen slechts worden genomen over onderwerpen, die tenminste één week voor de vergadering ter kennis van de bestuursleden zijn gebracht, tenzij alle bestuursleden op de vergadering aanwezig zijn, of de bestuursvergadering wegens het spoedeisend karakter van de te behandelen onderwerpen op een kortere termijn dan één week bijeen wordt geroepen. ARTIKEL 9 Vertegenwoordiging 1. Conform hoofdstuk IV artikel 22 van de statuten vertegenwoordigt het bestuur de vereniging in en buiten rechte, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. Bij tegenstrijdige belangen tussen de vereniging en één of meer leden van het bestuur kan het bestuur de overige leden van het bestuur aanwijzen om de vereniging te vertegenwoordigen. 2. Het bestuur kan besluiten aan een of meer leden van het bestuur, de directeur en ook aan andere personen een al dan niet doorlopende (beperkte) volmacht te geven om de vereniging te vertegenwoordigen. De (beperkte) volmacht wordt schriftelijk vastgelegd. ARTIKEL 10 Jaarstukken en begroting 1. Overeenkomstig hoofdstuk Vl artikel 30 van de statuten wordt jaarlijks binnen drie maanden na afloop van het boekjaar een bestuursvergadering gehouden. Tijdens deze vergadering Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

11 doet het bestuur verslag over de gang van zaken binnen de vereniging en over het gevoerde beleid. De jaarrekening wordt ter vaststelling overlegd. 2. Het bestuur zendt voornoemde financiële verantwoordingsstukken minimaal twee weken voorafgaande aan de bestuursvergadering toe aan de RvC. 3. Uiterlijk een maand voor afloop van het boekjaar stelt het bestuur de begroting voor het komende boekjaar vast. ARTIKEL 11 Leiding dagelijkse werkzaamheden 1. Het bestuur draagt de leiding van de dagelijkse werkzaamheden over aan de directeur. 2. In het kader van deze overdracht legt het bestuur de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur met betrekking tot de dagelijkse leiding neer in een directiereglement. Dit reglement wordt voor akkoord ondertekend door de directeur. 3. Het bestuur stelt het directiereglement vast na goedkeuring door de RvC. Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van het bestuur van woningbouwvereniging Volksbelang op 15 november 2016 te Helmond. S.W. van Lierop Voorzitter bestuur M.F. van Lieshout Bestuurslid Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

12 Bijlage 1: Klokkenluidersregeling Woningbouwvereniging Volksbelang 'Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand' Woningbouwvereniging Volksbelang acht het van belang dat werknemers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in onze organisatie waarin zij werkzaam zijn. Een goede procedureregeling is daarbij van belang. Het is toevoegend aan onze gedrags- en integriteitcode. De wijze waarop hieraan gestalte wordt gegeven is mede afhankelijk van de omvang en de aard van onze corporatie. In deze Regeling worden artikelen aangedragen inzake het omgaan met vermoedens van een misstand, die gebaseerd zijn op de bouwstenen van de Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen en corporaties. Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1. In deze regeling wordt verstaan onder: - betrokkene: degene die al dan niet in dienst werkzaam is ten behoeve van de werkgever; - externe derde: een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid 1; - raadsman: degene als bedoeld in artikel 4; - de hoogst verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen rechtstreeks de hoogste zeggenschap heeft bij de leiding van de organisatie van de werkgever; - verantwoordelijke: leidinggevende die direct of indirect zeggenschap heeft over het onderdeel van de organisatie waar betrokkene werkzaam is en/of waarop een vermoeden van een misstand betrekking heeft; - de leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan betrokkene; - de vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren; - een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar betrokkene werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van regels; c. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; d. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; e. een (dreigende) verspilling van overheidsgeld; of f. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. Hoofdstuk 2 Interne procedure Artikel 2. Interne melding aan leidinggevende, verantwoordelijke en/of vertrouwenspersoon. 1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5 lid 2, meldt betrokkene een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij een verantwoordelijke of indien hij melding aan een verantwoordelijke niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende of aan een verantwoordelijke. 2. De leidinggevende of de verantwoordelijke legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door betrokkene, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt. De leidinggevende of de verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de hoogst verantwoordelijke onverwijld op de hoogte wordt gesteld van Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

13 een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de hoogst verantwoordelijke een afschrift van de vastlegging ontvangt. Indien betrokkene het vermoeden bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt deze eveneens de hoogst verantwoordelijke op de hoogte met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is, zij het op een met betrokkene overeengekomen wijze en tijdstip. 3. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 4. De hoogst verantwoordelijke stuurt een ontvangstbevestiging aan betrokkene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. Dit geldt ook indien betrokkene het vermoeden niet heeft gemeld aan zijn leidinggevende of een verantwoordelijke maar aan een vertrouwenspersoon. 5. De hoogst verantwoordelijke beoordeelt of een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid l van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Artikel 3. Standpunt 1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt betrokkene door of namens de hoogst verantwoordelijke schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt betrokkene door of namens de hoogst verantwoordelijke hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. Artikel 4. Raadsman 1. Betrokkene kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. 2. Als raadsman kan fungeren iedere persoon, die het vertrouwen van betrokkene geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust. Hoofdstuk 3 Melding aan een externe derde Artikel Betrokkene kan het vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid l, met inachtneming van het in artikel 6 bepaalde, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en betrokkene hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de hoogst verantwoordelijke, of d. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder d. doet zich voor, indien sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een situatie waarin betrokkene in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; c. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; d. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; e. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

14 Artikel Externe derde in de zin van deze regeling is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde de vertrouwenspersoon of een raadsman, aan wie betrokkene een vermoeden van een misstand meldt, omdat dat naar zijn redelijk oordeel van een zodanig groot maatschappelijk belang is dat dat belang in de concrete omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, en die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand op te kunnen heffen of doen heffen. 2. Met inachtneming van het in lid 3 bepaalde, kan betrokkene bij een externe derde als bedoeld in het vorige lid een vermoeden van een misstand melden, indien sprake is van één van de in artikel 5 genoemde gevallen. 3. De melding vindt plaats aan de externe derde die daarvoor naar het redelijke oordeel van betrokkene gelet op de omstandigheden van het geval het meest in aanmerking komt, waarbij betrokkene enerzijds rekening houdt met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen, voor zover die schade niet noodzakelijkerwijs voortvloeit uit het optreden tegen de misstand. 4. Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de melding bij een externe derde groter wordt, dient het vermoeden van een misstand bij betrokkene, die bij een externe derde meldt, sterker te zijn. Hoofdstuk 4 Rechtsbescherming Artikel Betrokkene die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 2. Een raadsman als bedoeld in artikel 4 of een vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel l, die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling. Hoofdstuk 5 Inwerkingtreding Artikel 8. Deze regeling is in werking getreden op 26 mei Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

15 Bijlage 2: Gedrag- en Integriteitscode Woningbouwvereniging Volksbelang Gedrags- en Integriteitscode Zo doen wij het samen In deze gedrags- en integriteitscode beschrijven wij het doel van Woningbouwvereniging Volksbelang en de sfeer waarin we dit doel willen bereiken. We beschrijven hierin hoe wij om willen gaan met onze klant, met onze leveranciers, met onze bedrijfseigendommen en met elkaar. Voor nieuwe medewerkers is het een korte kennismaking met de organisatie. Voor oude collega s is het bedoeld om af en toe eens door te bladeren en om soms weer even het geheugen op te frissen. Woningbouwvereniging Volksbelang is een lerende organisatie, waarbij de steun en medewerking van alle medewerkers onontbeerlijk is. Missie van Woningbouwvereniging Volksbelang Het doel van Woningbouwvereniging Volksbelang is geformuleerd in het Ondernemingsplan en luidt: Volksbelang wil een steeds hoogwaardiger dienstverlening bieden waarbij slagvaardig en proactief ingespeeld wordt op de veranderende wensen van de woonconsument. Wij hebben tevreden klanten omdat we toegankelijk, bereikbaar en betrokken zijn. Wij werken bij Woningbouwvereniging Volksbelang constant aan onze individuele ontwikkeling en die van de corporatie in een prettige, collegiale en resultaatgerichte werkomgeving. Ons motto is de titel van ons ondernemingsplan: Volksbelang bouwt aan zorgeloos huren. Zorgeloos huren houdt voor ons echter niet op bij de voordeur. Een schone, veilige en leefbare woonomgeving vinden wij net zo belangrijk. Ook daarin zijn wij actief en werken daaraan samen met onze klanten en overige belanghebbenden. Dit betekent voor ons het volgende: - we zorgen, samen met onze partners op dat gebied, voor woningen en een woonomgeving die schoon, heel, veilig en leefbaar is; - we stemmen onze dienstverlening zo veel mogelijk af op individuele wensen; - we onderhouden persoonlijk contact; - we leveren snelle service. Kwaliteitszorg bij Woningbouwvereniging Volksbelang In eenvoud ligt onze kracht. We voorkomen zoveel mogelijk omslachtige procedures en bureaucratie. Maar ook dan gaat het leveren van kwaliteit niet vanzelf. Het is een kwestie van proberen, afspreken, vastleggen en evalueren. We staan open voor vernieuwing en verandering. Mensen geloven wat je doet, minder wat je zegt De sfeer bij Woningbouwvereniging Volksbelang De omvang van onze organisatie maakt dat we van elkaar weten wie we zijn en wat we doen. Elkaar kennen maakt het mogelijk om samen te werken. Op welke afdeling we ook werken, samen vormen we Woningbouwvereniging Volksbelang. We doen verschillende dingen, maar het uiteindelijke doel is hetzelfde. Iedereen draagt daar op eigen wijze een steentje aan bij. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om ideeën of wensen ter verbetering intern aan te kaarten en met elkaar te bespreken. Competenties van medewerkers Zonder medewerkers zou Woningbouwvereniging Volksbelang niet bestaan en zonder tevreden medewerkers zouden we niet dié kwaliteit kunnen leveren die we willen. Dat kan alleen in een werkomgeving waarin medewerkers plezierig, veilig en gezond kunnen werken. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

16 Om ons werk te kunnen doen vragen we van alle medewerkers een aantal zaken die we als volgt hebben verwoord: Kostenbewust: we gaan efficiënt om met tijd en middelen Extern gericht: we stemmen zoveel mogelijk onze dienstverlening af op individuele wensen Resultaat- en doelgericht: we maken concrete afspraken en stellen onszelf meetbare doelen Samenwerkend: we nemen elkaar serieus, doen wat we beloven en we investeren Slagvaardig: we nemen zelf initiatieven en dragen verantwoordelijkheid voor ons werk Zo gaan we om met onze klanten Ambassadeur Elke medewerker is een ambassadeur van Woningbouwvereniging Volksbelang. Want een klant die positief oordeelt over het handelen van één van ons, oordeelt tegelijk positief over Woningbouwvereniging Volksbelang. Andersom is dat ook het geval. Een medewerker die een klant niet naar behoren behandelt treft niet alleen die klant, maar ook de hele organisatie. Fatsoen Klanten worden altijd met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit of politieke overtuiging. Hierin passen geen verbale en non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. In werktijd, maar ook buiten werktijd, spreken wij met respect over onze klanten. Onze klanten behandelen we zoals we zelf behandeld willen worden: fatsoenlijk en vriendelijk. We reageren op een vraag van een klant zoals we die zelf graag beantwoord zouden willen zien. Zijn wij niet aanwezig dan bellen wij terug en vragen niet het zelf nog maar eens even te proberen. We respecteren andere levensstijlen en andere culturen. Ons persoonlijk oordeel houden we voor onszelf en we gedragen ons professioneel. Klantgericht betekent niet dat we alles moeten doen wat de klant van ons vraagt. Als onze persoonlijke integriteit, veiligheid of (geestelijke) gezondheid in het gedrang komt trekken we een duidelijke grens. Dit doen we echter fatsoenlijk en omkleed met argumenten. In zo n geval zoeken we creatief naar een andere oplossing om de klant te helpen. Openheid In beginsel houden we ons en elkaar aan afgesproken procedures en werkwijzen. Wij zullen en kunnen dit ook uitleggen aan de klant die daarom vraagt. Maar we verschuilen ons niet achter regels en durven andere keuzes te maken als de situatie daar om vraagt. Het spreekt voor zich dat we dit doen in collegiaal overleg en in alle openheid. Representatief We letten op ons taalgebruik en op hoe we er uit zien. We gebruiken geen krachttermen. Dat onze kleding schoon en verzorgd is spreekt voor zich. Pers Ter voorkoming van misverstanden laten we de kontakten met de pers altijd verlopen via de directie. De directie zal altijd terugkoppelen met de betrokken afdeling of bestuurlijke organen. Privacygevoelige informatie Informatie gebruiken we alleen in ons werk en om ons werk goed te kunnen doen. We staan er garant voor dat gevoelige en/of persoonlijke informatie niet bij derden terecht komt die daar niets mee te maken hebben. Wij houden ons aan de afspraken van ons reglement verwerking persoonsgegevens. Maar de privacyregels mogen nooit de veiligheid van collega s in de weg staan! Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

17 Klachten Klachten van klanten nemen we serieus, óók als de klacht over onszelf gaat. Elke klacht geeft informatie over wat de klant van ons vindt, of we het er nou mee eens zijn of niet. Wij vinden het dus altijd de moeite waard om te kijken wat wij er van kunnen leren. Woningbouwvereniging Volksbelang heeft een klachtencommissie die werkt via een klachtenreglement. We leggen aan klanten de regeling uit of wijzen hen door middel van een informatiebrochure op het bestaan van de klachtencommissie. Legitimatiebewijzen Wij beschikken over een legitimatiebewijs. Wij hebben dit bewijs steeds bij ons en tonen dat op verzoek. Wij vinden ook dat medewerkers die namens ons werken zich als werknemer van hun bedrijf op verzoek moeten legitimeren. Zo gaan we om met leveranciers Afspraken In ons werk hebben we niet alleen te maken met bewoners als klanten, maar ook met leveranciers als klanten. We willen voor hen een betrouwbare partner zijn met wie het goed zaken doen is. Met onze leveranciers maken we duidelijke afspraken over de kwaliteit die wij leveren en geleverd willen zien, over werkwijzen die we volgen, over hoe en wanneer we betalen en over hoe we omgaan met klachten. Professioneel In contacten met leveranciers en aannemers handelen wij onafhankelijk, professioneel en integer. In het zaken doen letten we op een goede prijs/kwaliteit verhouding en geven alle betrokkenen een gelijke kans. We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling en gebruiken daarbij ons gezonde verstand. Relatiegeschenken We besteden tijd en aandacht aan het opbouwen en onderhouden van een goede relatie met onze leveranciers. Naar onze overtuiging voegen persoonlijke voordelen niets toe aan een goede werkrelatie. Het aannemen van dure geschenken of giften kan bij de gever verwachtingen scheppen waar we niet aan willen of kunnen voldoen. We zijn ons daarvan bewust. Om die reden nemen wij geschenken met een waarde van meer dan 50,-- niet aan. Kleine blijken van waardering verdelen wij met alle collega s. Verder genieten wij geen persoonlijke voordelen. Op uitnodigingen van derden voor werkbezoeken, wedstrijden, reisjes, concerten e.d. gaan wij uitsluitend in als deze schriftelijk aan de organisatie en de medewerker gericht zijn. Voorafgaand aan de mogelijke acceptatie melden en verstrekken wij deze uitnodiging aan de directie zodat een beoordeling op mogelijke belangenverstrengeling en de besluitvorming binnen het MT kan plaatsvinden. Nevenfuncties Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd kunnen zijn met de belangen van Woningbouwvereniging Volksbelang. Nevenfuncties worden altijd gemeld bij de directie. Opdrachtverstrekking derden De opdrachtverstrekking door Woningbouwvereniging Volksbelang aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant zoals geformaliseerd in het (aanbestedings)beleid. Zo gaan wij om met elkaar Aanspreken Met elkaar zijn we verantwoordelijk voor een goede werksfeer. We praten met elkaar in plaats van over elkaar en we staan open voor het geven en ontvangen van kritiek. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

18 Collegiale vervanging Natuurlijk heeft iedereen zijn of haar eigen werk. Maar wanneer iemand afwezig is door vakantie of ziekte worden de taken en werkzaamheden van diegenen zoveel mogelijk waargenomen door collega s van dezelfde of van andere afdelingen. In de waar te nemen taken en werkzaamheden wordt in onderling overleg een prioriteit gesteld. Omgang Elke medewerker moet zich veilig en prettig kunnen voelen. Opmerkingen over iemands religie, afkomst, taal of huidskleur maken en tolereren we niet, evenmin als opmerkingen met een seksuele ondertoon. Een grapje is geen grapje meer als dat ten koste gaat van iemand anders. Het is daarbij niet de vraag hoe de opmerking of het grapje is bedoeld, maar hoe de ander dit ervaart. Zo gaan we om met bedrijfseigendommen Bedrijfseigendommen gebruiken we natuurlijk voor ons werk en dat doen we zorgvuldig en voorzichtig. Als er iets stuk gaat melden we dat. Bij het rijden in een bedrijfsauto houden we ons aan de verkeersregels. Bekeuringen zijn voor eigen rekening. Dit geldt overigens ook wanneer er voor dienstritten gebruik wordt gemaakt van een privéauto. Voor en internet geldt dat het absoluut niet is toegestaan om sites te bezoeken of berichten te verzenden met een racistisch, discriminerend, pornografisch of op andere wijze een beledigend of aanstootgevend karakter. Over dit onderwerp is meer geschreven in de regeling Internetbeleid, waarvan iedere medewerker op de hoogte moet zijn. Woningbouwvereniging Volksbelang respecteert de privacy van medewerkers. Alleen wanneer er aantoonbare vermoedens zijn van misbruik of van strafbare feiten zal het gebruik van bedrijfseigendommen worden gecontroleerd. Privégebruik bedrijfseigendommen Woningbouwvereniging Volksbelang staat privégebruik van de bedrijfseigendommen toe als: - de omvang en de daarmee gemoeide kosten beperkt van omvang zijn; - het de normale bedrijfsuitoefening niet belemmert; - dit in eigen tijd gebeurt. Als wij bedrijfseigendommen privé gebruiken: - betalen wij daar alle kosten en eventuele reparaties van; - melden en vergoeden wij de eventuele schade; - zorgen wij dat ons gebruik bij anderen bekend is. Niet toegestaan privé-gebruik van bedrijfseigendommen of het niet houden aan de afgesproken wijze van gebruik wordt aangemerkt als oneigenlijk gebruik waartegen zal worden opgetreden. Veilig werken Tegen onveilig werken treden wij op of melden dat. Wij nemen op de bouwlocaties de Arbovoorschriften in acht. Dat geldt overigens ook voor de medewerkers die daar in onze opdracht werken. Werktijd Ook werktijd is een eigendom van Woningbouwvereniging Volksbelang. Voor het werk dat we in die tijd leveren krijgen we een salaris terug. Daarom maken wij afspraken met een dokter of tandarts zo mogelijk buiten werktijd. Tot slot De voorgaande tekst vormt de gedrags- en integriteitscode van Woningbouwvereniging Volksbelang. De organisatie en de sfeer waarin wij werken zijn hierin omschreven. Wij hebben geprobeerd niet te Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

19 veel regels te stellen, maar nadruk te leggen op onze houding en gedragingen en het hebben van een eigen verantwoordelijkheid. Houd de genoemde onderwerpen bespreekbaar en handel ernaar. Zo vormen we samen Woningbouwvereniging Volksbelang. De integriteitscode geldt voor iedereen die optreedt namens Woningbouwvereniging Volksbelang, in welke hoedanigheid dan ook. Deze gedrags- en integriteitscode is vastgesteld in het personeelsoverleg op 4 februari Alle medewerk(st)ers hebben een exemplaar ontvangen. Profiel en reglement bestuur Volksbelang,

20 ADDENDUM GEDRAGS- EN INTEGRITEITSCODE DD. 26 MEI 2009 Indien leden van het bestuur, Raad van Commissarissen en medewerkers van Volksbelang privé werkzaamheden laten uitvoeren, diensten laten verlenen of goederen laten leveren door bedrijven die werkzaam zijn voor Volksbelang dan dient dit van incidentele aard te zijn en op een transparante, marktconforme wijze plaats te vinden. Werkzaamheden vanaf 1.000,00 dienen vooraf schriftelijk en onderbouwd te worden gemeld aan de Directeur*. Na goedkeuring van de Directeur kan overgegaan worden tot uitvoering. *De Directeur legt verantwoording af aan de voorzitter van de RvC. Wanneer nieuwe bedrijven voor Volksbelang werkzaam zijn en in het jaar daarvoorafgaand sprake is geweest van het uitvoeren van werkzaamheden, verlenen van diensten of leveren van goederen (boven de 1.000,00) aan leden van het bestuur, Raad van Commissarissen en medewerkers, dient het betreffende lid of medewerker alsnog aan te tonen dat dit heeft plaatsgevonden op basis van marktconforme prijzen. Wanneer medewerkers van Volksbelang bij de uitoefening van hun werkzaamheden te maken krijgen met situaties waarin familieleden, nauwe relaties c.q. bekenden betrokken zijn, melden zij dat bij hun leidinggevende en laten zij zich in betreffende situatie vervangen door een collega, die onafhankelijk staat tegenover betrokken persoon/personen. Zijn de bekenden rechtstreeks betrokken bij de woningbouwvereniging, of zijn dat medewerkers, leden van de RvC en bestuur (bijv. als huurder), dan dienen de grotere transacties van een extra paraaf voorzien te worden (opzichter, medewerker bedrijfsbureau en manager technische dienst). De uitnodiging van bedrijven voor de deelname van leden van het bestuur, van de Raad van Commissarissen en medewerkers van Volksbelang aan uitstapjes, werkbezoeken e.d. worden uitsluitend ingebracht door leden van het Managementteam en beoordeeld en geaccordeerd door het Managementteam. Leden van het bestuur en van de Raad van Commissarissen onthouden zich van intensieve contacten met bedrijven, die werkzaam (willen) zijn voor Volksbelang. De contacten die er zijn, bijv. een bedrijfsbezoek, dienen transparant te zijn. Goedgekeurd door het Bestuur op 11 februari 2014 Profiel en reglement bestuur Volksbelang,