REGLEMENT BESTUUR. Woningbouwvereniging Volksbelang. Vastgesteld door bestuur: 14 oktober 2014

Transcriptie

1 REGLEMENT BESTUUR Woningbouwvereniging Volksbelang Vastgesteld door bestuur: 14 oktober 2014 Goedgekeurd door Raad van Commissarissen: 15 september 2014

2 REGLEMENT BESTUUR VAN WONINGBOUWVERENIGING VOLKSBELANG TE HELMOND Dit reglement is opgesteld als uitwerking van hoofdstuk IV, de artikelen 16 t/m 27 van de statuten van Woningbouwvereniging Volksbelang (verder te noemen: de vereniging ). Het reglement dient als aanvulling op de regels en voorschriften, die op het bestuur van toepassing zijn op grond van het recht en/of de statuten van de vereniging. In geval van tegenstrijdigheid tussen bepalingen van dit reglement met bepalingen uit de wet en/of de statuten prevaleert hetgeen in de wet en de statuten is bepaald. Inleiding Waar in dit reglement wordt gesproken over (artikelen van) de statuten van de vereniging zijn daarmee bedoeld de statuten, zoals per notariële akte bekrachtigd op 18 september ARTIKEL 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1. Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de vereniging op 16 september 2014 en goedgekeurd door de raad van commissarissen (verder te noemen: RvC ) op 15 september Het reglement is met ingang van 18 september 2014 van kracht en kan bij besluit van het bestuur en na goedkeuring van de RvC worden gewijzigd. 2. Dit reglement geeft, in aanvulling op de statutaire bepalingen van de vereniging, regels met betrekking tot de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur, welke door het bestuur, dan wel door ieder lid van het bestuur afzonderlijk, dienen te worden nageleefd. ARTIKEL 2 Samenstelling en benoeming bestuur 1. De RvC stelt het aantal leden van het bestuur vast. Het bestuur van de vereniging bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 leden, waarbij er minimaal een delegatie van bestuursleden met een achtergrond op bestuurlijk gebied, financieel-economisch gebied en volkshuisvesting/ruimtelijke ordening is gewenst. In verband met de maatschappelijke betrokkenheid en bereikbaarheid dienen de bestuursleden bij voorkeur woonachtig te zijn in het werkgebied van de vereniging. 2. De persoon die met inachtneming van artikel 18 van de statuten als lid van het bestuur is aangezocht dient, alvorens zich daartoe in beginsel bereid te verklaren, zich ervan te vergewissen dat: - hij zonder last en ruggenspraak kan functioneren; - hij onafhankelijk en kritisch kan bijdragen aan de besluitvorming van het bestuur; - hij daarvoor geschikt is en de vereiste deskundigheid bezit; - hij voldoende tijd voor de functie ter beschikking kan stellen; - hij in staat zal worden gesteld naar behoren te besturen. 3. Gelet op het bepaalde artikel 17 lid 3 van de statuten stelt de RvC, na overleg met het bestuur, een schriftelijk profiel vast voor het lidmaatschap van het bestuur. In voorkomende gevallen, doch ten minste eenmaal per twee jaar wordt door de RvC bezien of het profiel nog voldoet en wordt het profiel zo nodig aangepast. De RvC zorgt ervoor dat te allen tijde minimaal één lid ervaring heeft in volkshuisvestingsaangelegenheden en minimaal één lid relevante kennis en ervaring heeft opgedaan op het vlak van financiële bedrijfsvoering. Tevens is er voor iedere portefeuille een specifiek kwaliteitsprofiel opgesteld. De profielschetsen (algemeen en specifiek kwaliteitsprofiel) zijn als bijlage 1 gevoegd bij dit reglement. 4. De persoon die als lid van het bestuur is aangezocht levert een curriculum vitae in bij de RvC dat onder andere wordt getoetst aan artikel 18 van de statuten. Vervolgens vindt een gesprek plaats tussen een delegatie van het bestuur en van de RvC en de kandidaat. De kandidaat dient een verklaring van goed gedrag te overleggen. Reglement bestuur Volksbelang,

3 Eventueel kunnen na overleg met de kandidaat nadere inlichtingen/referenties worden ingewonnen. 5. Benoeming van een lid van het bestuur vindt plaats door de RvC. Een afwijzing wordt naar de kandidaat met redenen omkleed uiterlijk binnen twee maanden nadat het gesprek met de kandidaat heeft plaatsgevonden. 6. Bij uitoefening van zijn taak richt het lid van het bestuur zich naar het belang van de vereniging en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vereniging betrokkenen af. Het lid van het bestuur moet ter vervulling van zijn functie onafhankelijk van de overige leden van het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. 7. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en penningmeester, die gezamenlijk het dagelijks bestuur vormen. Het dagelijks bestuur bereidt de vergaderingen van het bestuur voor en toetst beleidsvoorstellen. 8. Door het bestuur worden tevens plaatsvervangers aangewezen met de functie van vicevoorzitter, tweede secretaris en tweede penningmeester. ARTIKEL 3 Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties 1. Iedere vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de vereniging en leden van het bestuur wordt vermeden. 2. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van leden van het bestuur kunnen spelen die van materiële betekenis zijn voor de vereniging en/of voor de betreffende leden van het bestuur, behoeven de goedkeuring van de RvC. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag. 3. Een lid van het bestuur neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij het lid van het bestuur (potentieel) een tegenstrijdig belang heeft. 4. Het door een lid van het bestuur aanvaarden van een nevenfunctie die gezien aard of tijdsbeslag van betekenis is voor de uitoefening van de taak van bestuurder behoeft voorafgaande goedkeuring van de RvC. 5. Leden van het bestuur zullen zich verder houden aan de bedrijfscode i.c. de klokkenluidersregeling en de integriteitscode, die respectievelijk als bijlage 2 en 3 aan dit reglement zijn toegevoegd. ARTIKEL 4 Zittingstermijn, aftreden, herbenoeming en vacatures 1. Leden van het bestuur worden benoemd voor een periode van maximaal zeven jaar. 2. Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat meerdere leden van het bestuur tegelijkertijd aftreden. In het rooster staat van ieder lid de datum van de eerste benoeming en op welk moment de benoemingsperiode afloopt. Het vigerende rooster van aftreden is opgenomen in bijlage Leden van het bestuur kunnen volgens artikel 19 lid 2 van de statuten terstond na aftreden worden herbenoemd door de RvC. Herbenoeming vindt niet meer plaats zodra het lid de leeftijd van 75 jaar heeft bereikt. 4. Wanneer door tussentijds vertrek of wegvallen van bestuursleden het aantal bestuursleden beneden het in artikel 2 bedoelde aantal daalt, voorziet de RvC binnen drie maanden in de vacature. Tussentijds benoemde bestuursleden nemen op het rooster van aftreden de plaats in van hen, die zij vervangen. Zij treden echter niet automatisch in de functie van hun voorganger. ARTIKEL 5 Honorering 1. De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden een honorering per jaar. De vergoeding wordt door de RvC vastgesteld nadat het bestuur voordien in Reglement bestuur Volksbelang,

4 de gelegenheid is gesteld een advies uit te brengen. De hoogte van de honorering is in overeenstemming met de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens (WNT). Deze is als bijlage 5 bij dit reglement opgenomen. 2. Over de honorering van het bestuur wordt verslag gedaan in het jaarverslag. ARTIKEL 6 Werkwijze en taken van het bestuur 1. Overeenkomstig de statuten Hoofdstuk IV artikel 22 is het bestuur belast met het besturen van de woningcorporatie, wat onder meer inhoudt dat het bestuur verantwoordelijk is voor: - de realisatie van de doelstellingen van de vereniging; - de strategie, de financiering en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling; - het beleid ten aanzien van eventuele deelnemingen van de vereniging; - de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; - het beheersen van de risico s verbonden aan de activiteiten van de vereniging; - de aansturing van de directeur. 2. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de vereniging in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de vereniging betrokkenen af. Het bestuur verschaft de RvC tijdig de informatie die nodig is voor de uitoefening van de taak van de RvC. 3. Op verzoek van het bestuur kunnen functionarissen en externe adviseurs om advies worden gevraagd. 4. Het bestuur vergadert tenminste zes maal per jaar. Op verzoek van minimaal 3 leden van het bestuur worden naar behoefte en/of noodzaak extra vergaderingen ingelast. De voorzitter van het bestuur neemt hiertoe het initiatief. ARTIKEL 7 Vergaderingen bestuur 1. Het bestuur vergadert minimaal zes maal per jaar. 2. De vergaderingen van het algemeen bestuur worden voorbereid (agenda en inhoudelijk) door het dagelijks bestuur. 3. Twee weken voorafgaand aan de bestuursvergadering overlegt het dagelijks bestuur met de directeur over de agenda en de daarbij behorende vergaderstukken. 4. Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per jaar over de volgende onderwerpen: - de begroting; - de concept jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht van cijfermatige kerngegevens en prognoses) alsmede het accountantsverslag en de managementletter; - de invulling van de maatschappelijke taak en positie van de vereniging en de strategie en risico s verbonden aan de onderneming mede in het licht van de middellange en lange termijnkarakter van de activa en de aard van de financiering; - de opleidingsbehoefte van de leden van het bestuur. 5. Naast vorenbedoelde vergaderingen bespreekt het bestuur tenminste eenmaal per jaar zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden en de conclusies en aanbevelingen die hieraan moeten worden verbonden. Van de uitkomsten wordt melding gemaakt in het jaarverslag. 6. Het bestuur bespreekt tenminste eenmaal per jaar het functioneren van de directeur en de conclusies en aanbevelingen die hieraan moeten worden verbonden. Het bestuur bespreekt dit met de RvC. 7. De notulen van de bestuursvergaderingen worden opgesteld door het directiesecretariaat. De notulen worden, na toezending aan alle leden van het bestuur, in de Reglement bestuur Volksbelang,

5 eerstvolgende vergadering door het bestuur vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Een afschrift van de aldus vastgestelde notulen wordt toegezonden aan de RvC. ARTIKEL 8 Besluitvorming 1. Besluiten kunnen slechts worden genomen over onderwerpen, die tenminste één week voor de vergadering ter kennis van de bestuursleden zijn gebracht, tenzij alle bestuursleden op de vergadering aanwezig zijn, of de bestuursvergadering wegens het spoedeisend karakter van de te behandelen onderwerpen op een kortere termijn dan één week bijeen wordt geroepen. ARTIKEL 9 Vertegenwoordiging 1. Conform hoofdstuk IV artikel 24 van de statuten vertegenwoordigt het bestuur de vereniging in en buiten rechte, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. Bij tegenstrijdige belangen tussen de vereniging en één of meer leden van het bestuur kan het bestuur de overige leden van het bestuur aanwijzen om de vereniging te vertegenwoordigen. 2. Het bestuur kan besluiten aan een of meer leden van het bestuur, de directeur en ook aan andere personen een al dan niet doorlopende (beperkte) volmacht te geven om de vereniging te vertegenwoordigen. De (beperkte) volmacht wordt schriftelijk vastgelegd. ARTIKEL 10 Jaarstukken en begroting 1. Overeenkomstig hoofdstuk IV artikel 26 van de statuten wordt jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een bestuursvergadering gehouden. Tijdens deze vergadering doet het bestuur verslag over de gang van zaken binnen de vereniging en over het gevoerde beleid. De jaarrekening wordt ter vaststelling overlegd. 2. Het bestuur zendt voornoemde financiële verantwoordingsstukken minimaal twee weken voorafgaande aan de bestuursvergadering toe aan de RvC. 3. Uiterlijk één maand voor afloop van het boekjaar stelt het bestuur de begroting voor het komende boekjaar vast. ARTIKEL 11 Leiding dagelijkse werkzaamheden 1. Het bestuur draagt de leiding van de dagelijkse werkzaamheden over aan de directeur. 2. In het kader van deze overdracht legt het bestuur de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur met betrekking tot de dagelijkse leiding neer in een directiereglement. Dit reglement wordt voor akkoord ondertekend door de directeur. 3. Het bestuur stelt het directiereglement vast na goedkeuring door de RvC. Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van het bestuur van woningbouwvereniging Volksbelang op 16 september 2014 te Helmond. Voorzitter bestuur.. Secretaris bestuur Reglement bestuur Volksbelang,

6 Bijlage 1: Profielschets bestuur Woningbouwvereniging Volksbelang 1. Algemene basiskwaliteiten Ieder bestuurslid en/of de leden gezamenlijk beschikken in principe over de volgende basiskwaliteiten: analytisch vermogen en het kunnen onderscheiden van hoofd- en bijzaken; het vermogen te kunnen functioneren als sparringpartner voor de directeur voor diverse terreinen van beleid; het hebben van ervaring in bestuurlijke besluitvormingsprocessen; het in stand houden van een maatschappelijk netwerk; het inzicht hebben in strategische afwegingsprocessen; het kunnen werken in teamverband; het hebben van een algemene interesse voor de samenleving en de volkshuisvesting; het onderschrijven van de door de vereniging nagestreefde doelstellingen; het beschikken over eigenschappen als discussievaardigheid, vergadervaardigheid, besluitvaardigheid en communicatievaardigheid; het kunnen omgaan met belangentegenstellingen. De leden hebben bij voorkeur vanuit hun achtergrond een affiniteit met de ontwikkelingen in de samenleving in het algemeen en in de volkshuisvesting in het bijzonder. Vanuit de werkzaamheden van de leden van het bestuur noch vanuit een andere hoedanigheid mag van een mogelijkheid tot belangenverstrengeling sprake zijn. De leden dienen te beschikken over voldoende tijd om de bestuursfunctie serieus invulling te geven, waarbij van het dagelijkse bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) een grotere tijdsbesteding verlangd wordt dan van de overige bestuursleden. 2. Functieprofielen Binnen het bestuur is de aanwezigheid van mensen met de volgende disciplines en/of deskundigheden in meer of mindere mate gewenst: bestuurlijk sociaal maatschappelijk bedrijfskundig/organisatiekundig financieel-economisch juridisch ruimtelijke ordening / bouwtechnisch / volkshuisvesting Functieprofiel: voorzitter - HBO denk- en werkniveau - bestuurlijke ervaring - onafhankelijkheid en het vermogen om optimaal gebruik te maken van de in het bestuur en de directeur aanwezige kwaliteiten en waar nodig sturend in de diverse processen - kennis van vergadertechniek - motivator en zo nodig coach voor het bestuur en de directeur - goede contactuele eigenschappen, noodzakelijk voor de omgang met een brede variëteit aan organisaties, doelgroepen en individuen - goede communicatieve vaardigheden richting de Raad van Commissarissen en naar de media - affiniteit met de ontwikkelingen in de samenleving in het algemeen en in de volkshuisvesting in het bijzonder - kennis op gebied van vastgoed, wonen en zorg/welzijn Reglement bestuur Volksbelang,

7 Functieprofiel: secretaris - MBO/HBO denk- en werkniveau - bestuurlijk-secretariële ervaring is een pre - goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid - affiniteit met de ontwikkelingen in de samenleving in het algemeen en in de volkshuisvesting in het bijzonder Functieprofiel: penningmeester - MBO/HBO denk- en werkniveau - bestuurlijke ervaring is een pre - financieel-economische achtergrond bij voorkeur opgedaan in een maatschappelijke organisatie - kennis van fiscaliteiten is een pre - sparringpartner voor de directeur en de eerste medewerker Financiën - affiniteit met de ontwikkelingen in de samenleving in het algemeen en in de volkshuisvesting in het bijzonder Functieprofiel: overig bestuurslid - MBO/HBO denk- en werkniveau - bestuurlijke ervaring is een pre - affiniteit met de ontwikkelingen in de volkshuisvesting in het bijzonder en in de samenleving in het algemeen - kennis op gebied van vastgoed, wonen en zorg/welzijn Reglement bestuur Volksbelang,

8 Bijlage 2: Klokkenluidersregeling Woningbouwvereniging Volksbelang 'Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand' Woningbouwvereniging Volksbelang acht het van belang dat werknemers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in onze organisatie waarin zij werkzaam zijn. Een goede procedureregeling is daarbij van belang. Het is toevoegend aan onze gedrags- en integriteitcode. De wijze waarop hieraan gestalte wordt gegeven is mede afhankelijk van de omvang en de aard van onze corporatie. In deze Regeling worden artikelen aangedragen inzake het omgaan met vermoedens van een misstand, die gebaseerd zijn op de bouwstenen van de Verklaring inzake het omgaan met vermoedens van misstanden in ondernemingen en corporaties. Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1. In deze regeling wordt verstaan onder: betrokkene: degene die al dan niet in dienst werkzaam is ten behoeve van de werkgever; externe derde: een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid 1; raadsman: degene als bedoeld in artikel 4; de hoogst verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen rechtstreeks de hoogste zeggenschap heeft bij de leiding van de organisatie van de werkgever; verantwoordelijke: leidinggevende die direct of indirect zeggenschap heeft over het onderdeel van de organisatie waar betrokkene werkzaam is en/of waarop een vermoeden van een misstand betrekking heeft; de leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan betrokkene; de vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren; een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar betrokkene werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van regels; c. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; d. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; e. een (dreigende) verspilling van overheidsgeld; of f. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. Hoofdstuk 2 Interne procedure Artikel 2. Interne melding aan leidinggevende, verantwoordelijke en/of vertrouwenspersoon. 1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5 lid 2, meldt betrokkene een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij een verantwoordelijke of indien hij melding aan een verantwoordelijke niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende of aan een verantwoordelijke. 2. De leidinggevende of de verantwoordelijke legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door betrokkene, die daarvan een gewaarmerkt afschrift ontvangt. De leidinggevende of de verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de hoogst verantwoor- Reglement bestuur Volksbelang,

9 delijke onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de hoogst verantwoordelijke een afschrift van de vastlegging ontvangt. Indien betrokkene het vermoeden bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt deze eveneens de hoogst verantwoordelijke op de hoogte met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is, zij het op een met betrokkene overeengekomen wijze en tijdstip. 3. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 4. De hoogst verantwoordelijke stuurt een ontvangstbevestiging aan betrokkene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. Dit geldt ook indien betrokkene het vermoeden niet heeft gemeld aan zijn leidinggevende of een verantwoordelijke maar aan een vertrouwenspersoon. 5. De hoogst verantwoordelijke beoordeelt of een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid l van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Artikel 3. Standpunt 1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt betrokkene door of namens de hoogst verantwoordelijke schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt betrokkene door of namens de hoogst verantwoordelijke hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. Artikel 4. Raadsman 1. Betrokkene kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. 2. Als raadsman kan fungeren iedere persoon, die het vertrouwen van betrokkene geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust. Hoofdstuk 3 Melding aan een externe derde Artikel Betrokkene kan het vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in artikel 6 lid l, met inachtneming van het in artikel 6 bepaalde, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en betrokkene hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de hoogst verantwoordelijke, of d. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder d. doet zich voor, indien sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een situatie waarin betrokkene in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; c. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; d. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; Reglement bestuur Volksbelang,

10 e. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden. Artikel Externe derde in de zin van deze regeling is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde de vertrouwenspersoon of een raadsman, aan wie betrokkene een vermoeden van een misstand meldt, omdat dat naar zijn redelijk oordeel van een zodanig groot maatschappelijk belang is dat dat belang in de concrete omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, en die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand op te kunnen heffen of doen heffen. 2. Met inachtneming van het in lid 3 bepaalde, kan betrokkene bij een externe derde als bedoeld in het vorige lid een vermoeden van een misstand melden, indien sprake is van één van de in artikel 5 genoemde gevallen. 3. De melding vindt plaats aan de externe derde die daarvoor naar het redelijke oordeel van betrokkene gelet op de omstandigheden van het geval het meest in aanmerking komt, waarbij betrokkene enerzijds rekening houdt met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de werkgever bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen, voorzover die schade niet noodzakelijkerwijs voortvloeit uit het optreden tegen de misstand. 4. Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de melding bij een externe derde groter wordt, dient het vermoeden van een misstand bij betrokkene, die bij een externe derde meldt, sterker te zijn. Hoofdstuk 4 Rechtsbescherming Artikel Betrokkene die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 2. Een raadsman als bedoeld in artikel 4 of een vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel l, die in dienst van de werkgever is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling. Hoofdstuk 5 Inwerkingtreding Artikel 8. Deze regeling treedt in werking op 26 mei Voor akkoord, Naam: Handtekening: Datum: Reglement bestuur Volksbelang,

11 Bijlage 3: Integriteitscode Woningbouwvereniging Volksbelang Gedrags- en Integriteitscode Zo doen wij het samen In deze gedrags- en integriteitscode beschrijven wij het doel van Woningbouwvereniging Volksbelang en de sfeer waarin we dit doel willen bereiken. We beschrijven hierin hoe wij om willen gaan met onze klant, met onze leveranciers, met onze bedrijfseigendommen en met elkaar. Voor nieuwe medewerkers is het een korte kennismaking met de organisatie. Voor oude collega s is het bedoeld om af en toe eens door te bladeren en om soms weer even het geheugen op te frissen. Woningbouwvereniging Volksbelang is een lerende organisatie, waarbij de steun en medewerking van alle medewerkers onontbeerlijk is. Missie van Woningbouwvereniging Volksbelang Het doel van Woningbouwvereniging Volksbelang is geformuleerd in het Ondernemingsplan en luidt: Volksbelang wil een steeds hoogwaardiger dienstverlening bieden waarbij slagvaardig en proactief ingespeeld wordt op de veranderende wensen van de woonconsument. Wij hebben tevreden klanten omdat we toegankelijk, bereikbaar en betrokken zijn. Wij werken bij Woningbouwvereniging Volksbelang constant aan onze individuele ontwikkeling en die van de corporatie in een prettige, collegiale en resultaatgerichte werkomgeving. Ons motto is de titel van ons ondernemingsplan: Volksbelang bouwt aan zorgeloos huren. Zorgeloos huren houdt voor ons echter niet op bij de voordeur. Een schone, veilige en leefbare woonomgeving vinden wij net zo belangrijk. Ook daarin zijn wij actief en werken daaraan samen met onze klanten en overige belanghebbenden. Dit betekent voor ons het volgende: - we zorgen, samen met onze partners op dat gebied, voor woningen en een woonomgeving die schoon, heel, veilig en leefbaar is; - we stemmen onze dienstverlening zo veel mogelijk af op individuele wensen; - we onderhouden persoonlijk contact; - we leveren snelle service. Kwaliteitszorg bij Woningbouwvereniging Volksbelang In eenvoud ligt onze kracht. We voorkomen zoveel mogelijk omslachtige procedures en bureaucratie. Maar ook dan gaat het leveren van kwaliteit niet vanzelf. Het is een kwestie van proberen, afspreken, vastleggen en evalueren. We staan open voor vernieuwing en verandering. Mensen geloven wat je doet, minder wat je zegt De sfeer bij Woningbouwvereniging Volksbelang De omvang van onze organisatie maakt dat we van elkaar weten wie we zijn en wat we doen. Elkaar kennen maakt het mogelijk om samen te werken. Op welke afdeling we ook werken, samen vormen we Woningbouwvereniging Volksbelang. We doen verschillende dingen, maar het uiteindelijke doel is hetzelfde. Iedereen draagt daar op eigen wijze een steentje aan bij. Ieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om ideeën of wensen ter verbetering intern aan te kaarten en met elkaar te bespreken. Competenties van medewerkers Zonder medewerkers zou Woningbouwvereniging Volksbelang niet bestaan en zonder tevreden medewerkers zouden we niet dié kwaliteit kunnen leveren die we willen. Dat Reglement bestuur Volksbelang,

12 kan alleen in een werkomgeving waarin medewerkers plezierig, veilig en gezond kunnen werken. Om ons werk te kunnen doen vragen we van alle medewerkers een aantal zaken die we als volgt hebben verwoord: Kostenbewust: we gaan efficiënt om met tijd en middelen Extern gericht: we stemmen zoveel mogelijk onze dienstverlening af op individuele wensen Resultaat- en doelgericht: we maken concrete afspraken en stellen onszelf meetbare doelen Samenwerkend: we nemen elkaar serieus, doen wat we beloven en we investeren Slagvaardig: we nemen zelf initiatieven en dragen verantwoordelijkheid voor ons werk Zo gaan we om met onze klanten Ambassadeur Elke medewerker is een ambassadeur van Woningbouwvereniging Volksbelang. Want een klant die positief oordeelt over het handelen van één van ons, oordeelt tegelijk positief over Woningbouwvereniging Volksbelang. Andersom is dat ook het geval. Een medewerker die een klant niet naar behoren behandelt treft niet alleen die klant, maar ook de hele organisatie. Fatsoen Klanten worden altijd met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit of politieke overtuiging. Hierin passen geen verbale en non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. In werktijd, maar ook buiten werktijd, spreken wij met respect over onze klanten. Onze klanten behandelen we zoals we zelf behandeld willen worden: fatsoenlijk en vriendelijk. We reageren op een vraag van een klant zoals we die zelf graag beantwoord zouden willen zien. Zijn wij niet aanwezig dan bellen wij terug en vragen niet het zelf nog maar eens even te proberen. We respecteren andere levensstijlen en andere culturen. Ons persoonlijk oordeel houden we voor onszelf en we gedragen ons professioneel. Klantgericht betekent niet dat we alles moeten doen wat de klant van ons vraagt. Als onze persoonlijke integriteit, veiligheid of (geestelijke) gezondheid in het gedrang komt trekken we een duidelijke grens. Dit doen we echter fatsoenlijk en omkleed met argumenten. In zo n geval zoeken we creatief naar een andere oplossing om de klant te helpen. Openheid In beginsel houden we ons en elkaar aan afgesproken procedures en werkwijzen. Wij zullen en kunnen dit ook uitleggen aan de klant die daarom vraagt. Maar we verschuilen ons niet achter regels en durven andere keuzes te maken als de situatie daar om vraagt. Het spreekt voor zich dat we dit doen in collegiaal overleg en in alle openheid. Representatief We letten op ons taalgebruik en op hoe we er uit zien. We gebruiken geen krachttermen. Dat onze kleding schoon en verzorgd is spreekt voor zich. Pers Ter voorkoming van misverstanden laten we de kontakten met de pers altijd verlopen via de directie. De directie zal altijd terugkoppelen met de betrokken afdeling of bestuurlijke organen. Privacygevoelige informatie Informatie gebruiken we alleen in ons werk en om ons werk goed te kunnen doen. We staan er garant voor dat gevoelige en/of persoonlijke informatie niet bij derden terecht komt die daar niets mee te maken hebben. Wij houden ons aan de afspraken van ons Reglement bestuur Volksbelang,

13 reglement verwerking persoonsgegevens. Maar de privacyregels mogen nooit de veiligheid van collega s in de weg staan! Klachten Klachten van klanten nemen we serieus, óók als de klacht over onszelf gaat. Elke klacht geeft informatie over wat de klant van ons vindt, of we het er nou mee eens zijn of niet. Wij vinden het dus altijd de moeite waard om te kijken wat wij er van kunnen leren. Woningbouwvereniging Volksbelang heeft een klachtencommissie die werkt via een klachtenreglement. We leggen aan klanten de regeling uit of wijzen hen door middel van een informatiebrochure op het bestaan van de klachtencommissie. Legitimatiebewijzen Wij beschikken over een legitimatiebewijs. Wij hebben dit bewijs steeds bij ons en tonen dat op verzoek. Wij vinden ook dat medewerkers die namens ons werken zich als werknemer van hun bedrijf op verzoek moeten legitimeren. Zo gaan we om met leveranciers Afspraken In ons werk hebben we niet alleen te maken met bewoners als klanten, maar ook met leveranciers als klanten. We willen voor hen een betrouwbare partner zijn met wie het goed zaken doen is. Met onze leveranciers maken we duidelijke afspraken over de kwaliteit die wij leveren en geleverd willen zien, over werkwijzen die we volgen, over hoe en wanneer we betalen en over hoe we omgaan met klachten. Professioneel In contacten met leveranciers en aannemers handelen wij onafhankelijk, professioneel en integer. In het zaken doen letten we op een goede prijs/kwaliteit verhouding en geven alle betrokkenen een gelijke kans. We voorkomen elke schijn van belangenverstrengeling en gebruiken daarbij ons gezonde verstand. Relatiegeschenken We besteden tijd en aandacht aan het opbouwen en onderhouden van een goede relatie met onze leveranciers. Naar onze overtuiging voegen persoonlijke voordelen niets toe aan een goede werkrelatie. Het aannemen van dure geschenken of giften kan bij de gever verwachtingen scheppen waar we niet aan willen of kunnen voldoen. We zijn ons daarvan bewust. Om die reden nemen wij geschenken met een waarde van meer dan 50,-- niet aan. Kleine blijken van waardering verdelen wij met alle collega s. Verder genieten wij geen persoonlijke voordelen. Op uitnodigingen van derden voor werkbezoeken, wedstrijden, reisjes, concerten e.d. gaan wij uitsluitend in als deze schriftelijk aan de organisatie en de medewerker gericht zijn. Voorafgaand aan de mogelijke acceptatie melden en verstrekken wij deze uitnodiging aan de directie zodat een beoordeling op mogelijke belangenverstrengeling en de besluitvorming binnen het MT kan plaatsvinden. Nevenfuncties Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd kunnen zijn met de belangen van Woningbouwvereniging Volksbelang. Nevenfuncties worden altijd gemeld bij de directie. Opdrachtverstrekking derden De opdrachtverstrekking door Woningbouwvereniging Volksbelang aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant zoals geformaliseerd in het (aanbestedings)beleid. Zo gaan wij om met elkaar Aanspreken Reglement bestuur Volksbelang,

14 Met elkaar zijn we verantwoordelijk voor een goede werksfeer. We praten met elkaar in plaats van over elkaar en we staan open voor het geven en ontvangen van kritiek. Collegiale vervanging Natuurlijk heeft iedereen zijn of haar eigen werk. Maar wanneer iemand afwezig is door vakantie of ziekte worden de taken en werkzaamheden van diegenen zoveel mogelijk waargenomen door collega s van dezelfde of van andere afdelingen. In de waar te nemen taken en werkzaamheden wordt in onderling overleg een prioriteit gesteld. Omgang Elke medewerker moet zich veilig en prettig kunnen voelen. Opmerkingen over iemands religie, afkomst, taal of huidskleur maken en tolereren we niet, evenmin als opmerkingen met een seksuele ondertoon. Een grapje is geen grapje meer als dat ten koste gaat van iemand anders. Het is daarbij niet de vraag hoe de opmerking of het grapje is bedoeld, maar hoe de ander dit ervaart. Zo gaan we om met bedrijfseigendommen Bedrijfseigendommen gebruiken we natuurlijk voor ons werk en dat doen we zorgvuldig en voorzichtig. Als er iets stuk gaat melden we dat. Bij het rijden in een bedrijfsauto houden we ons aan de verkeersregels. Bekeuringen zijn voor eigen rekening. Dit geldt overigens ook wanneer er voor dienstritten gebruik wordt gemaakt van een privé-auto. Voor en internet geldt dat het absoluut niet is toegestaan om sites te bezoeken of berichten te verzenden met een racistisch, discriminerend, pornografisch of op andere wijze een beledigend of aanstootgevend karakter. Over dit onderwerp is meer geschreven in de regeling Internetbeleid, waarvan iedere medewerker op de hoogte moet zijn. Woningbouwvereniging Volksbelang respecteert de privacy van medewerkers. Alleen wanneer er aantoonbare vermoedens zijn van misbruik of van strafbare feiten zal het gebruik van bedrijfseigendommen worden gecontroleerd. Privé-gebruik bedrijfseigendommen Woningbouwvereniging Volksbelang staat privé-gebruik van de bedrijfseigendommen toe als: - de omvang en de daarmee gemoeide kosten beperkt van omvang zijn; - het de normale bedrijfsuitoefening niet belemmert; - dit in eigen tijd gebeurt. Als wij bedrijfseigendommen privé gebruiken: - betalen wij daar alle kosten en eventuele reparaties van; - melden en vergoeden wij de eventuele schade; - zorgen wij dat ons gebruik bij anderen bekend is. Niet toegestaan privé-gebruik van bedrijfseigendommen of het niet houden aan de afgesproken wijze van gebruik wordt aangemerkt als oneigenlijk gebruik waartegen zal worden opgetreden. Veilig werken Tegen onveilig werken treden wij op of melden dat. Wij nemen op de bouwlocaties de Arbo-voorschriften in acht. Dat geldt overigens ook voor de medewerkers die daar in onze opdracht werken. Werktijd Ook werktijd is een eigendom van Woningbouwvereniging Volksbelang. Voor het werk dat we in die tijd leveren krijgen we een salaris terug. Daarom maken wij afspraken met een dokter of tandarts zo mogelijk buiten werktijd. Reglement bestuur Volksbelang,

15 Tot slot De voorgaande tekst vormt de gedrags- en integriteitscode van Woningbouwvereniging Volksbelang. De organisatie en de sfeer waarin wij werken zijn hierin omschreven. Wij hebben geprobeerd niet te veel regels te stellen, maar nadruk te leggen op onze houding en gedragingen en het hebben van een eigen verantwoordelijkheid. Houd de genoemde onderwerpen bespreekbaar en handel ernaar. Zo vormen we samen Woningbouwvereniging Volksbelang. De integriteitscode geldt voor iedereen die optreedt namens Woningbouwvereniging Volksbelang, in welke hoedanigheid dan ook. Deze gedrags- en integriteitscode is vastgesteld in het personeelsoverleg op 4 februari Alle medewerk(st)ers hebben een exemplaar ontvangen. Helmond, 26 mei 2009 Voor akkoord, Naam: Handtekening: Datum: Reglement bestuur Volksbelang,

16 ADDENDUM GEDRAGS- EN INTEGRITEITSCODE DD. 26 MEI 2009 Indien leden van het bestuur, raad van commissarissen en medewerkers van Volksbelang privé werkzaamheden laten uitvoeren, diensten laten verlenen of goederen laten leveren door bedrijven die werkzaam zijn voor Volksbelang dan dient dit van incidentele aard te zijn en op een transparante, marktconforme wijze plaats te vinden. Werkzaamheden vanaf 1.000,00 dienen vooraf schriftelijk en onderbouwd te worden gemeld aan de Directeur*. Na goedkeuring van de Directeur kan overgegaan worden tot uitvoering. *De Directeur legt verantwoording af aan de voorzitter van de RvC. Wanneer nieuwe bedrijven voor Volksbelang werkzaam zijn en in het jaar daarvoor-afgaand sprake is geweest van het uitvoeren van werkzaamheden, verlenen van diensten of leveren van goederen (boven de 1.000,00) aan leden van het bestuur, raad van commissarissen en medewerkers, dient het betreffende lid of medewerker alsnog aan te tonen dat dit heeft plaatsgevonden op basis van marktconforme prijzen. Wanneer medewerkers van Volksbelang bij de uitoefening van hun werkzaamheden te maken krijgen met situaties waarin familieleden, nauwe relaties c.q. bekenden betrokken zijn, melden zij dat bij hun leidinggevende en laten zij zich in betreffende situatie vervangen door een collega, die onafhankelijk staat tegenover betrokken persoon/personen. Zijn de bekenden rechtstreeks betrokken bij de woningbouwvereniging, of zijn dat medewerkers, leden van de RvC en bestuur (bijv. als huurder), dan dienen de grotere transacties van een extra paraaf voorzien te worden (opzichter, medewerker bedrijfsbureau en manager technische dienst). De uitnodiging van bedrijven voor de deelname van leden van het bestuur, van de raad van commissarissen en medewerkers van Volksbelang aan uitstapjes, werkbezoeken e.d. worden uitsluitend ingebracht door leden van het Managementteam en beoordeeld en geaccordeerd door het Managementteam. Leden van het bestuur en van de raad van commissarissen onthouden zich van intensieve contacten met bedrijven, die werkzaam (willen) zijn voor Volksbelang. De contacten die er zijn, bijv. een bedrijfsbezoek, dienen transparant te zijn. Aldus goedgekeurd door het Algemeen Bestuur op 11 februari 2014 Voor akkoord, Naam: Handtekening: Datum: Reglement bestuur Volksbelang,

17 Bijlage 4: Rooster van aftreden bestuur Woningbouwvereniging Volksbelang Naam Leeftijd Functie Benoemd per Herbenoemd per Aftredend Per H.P.J.N. Gruyters 68 (M) Vicevoorzitter H.M.H.M. van Dijk 67 (M) Penningmeester M.F. van Lieshout 56 (M) Secretaris n.v.t M.A.C. Seelen 67 (M) Lid A.F.G. Verberne 73 (M) Lid S.W. van Lierop 48 (M) Lid n.v.t Reglement bestuur Volksbelang,

18 Bijlage 5: Honorering Wet Normering Topinkomens Honoreringscode leden Bestuur en Raad van Commissarissen Inleiding Vanaf 1 juli 2011 geldt de nieuwe Governancecode Woningcorporaties. Deze vernieuwde code gaat meer dan voorheen expliciet in op het risicomanagement en de interne beheersing van verbindingen en investeringen. De nieuwe Governancecode vraagt verdere professionalisering van corporaties. Hoewel de code nu uitsluitend geldt voor leden van Aedes staat in de Herzieningswet Toegelaten Instellingen dat de Minister gedragsregels van belangenorganisaties algemeen bindend kan verklaren. Hierdoor kunnen corporaties die geen lid zijn van Aedes ook onder het regime van de Governancode Woningcorporaties komen. De wijzigingen betreffen nadere bepalingen over de samenstelling van de Raad van Commissarissen en de eisen waar individuele commissarissen aan moeten voldoen. Naast verplichtingen die mogelijk nog uit de Herzieningswet zullen voortvloeien moeten de wijzigingen zorgen voor een verbetering in de kwaliteit en transparantie van het toezicht houden. Een aantal principes heeft met de inwerkingtreding van de nieuwe governancecode een verplicht karakter gekregen. De regel pas toe of leg uit is niet meer van toepassing. Een van die principes betreft de bezoldiging van bestuurders en honorering van commissarissen. Bezoldiging van bestuurders: Het bezoldigingsbeleid wordt vastgesteld met inachtneming van de Sectorbrede Beloningscode Bestuurders Woningcorporaties. Honorering van commissarissen: De bezoldiging van leden van de RvC wordt vastgesteld met inacht- neming van de Honoreringscode commissarissen van de VTW en onafhankelijk van de resultaten van de corporatie. Gezien de grootte van het aantal leden van bestuur en RvC (12) liggen de bestuurskosten bij Volksbelang binnen de benchmarking aan de hoge kant. Nu is transparantie en openbaarheid de nieuwe norm geworden met als doel matiging van beloning. Corporaties nemen zelf het initiatief om aan te sluiten bij de maatschappelijke norm op het gebied van belonen van bestuurders en commissarissen. Met in achtneming van het gestelde in de in uw bezit zijnde rapport van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties Sectorbrede beloningscode bestuurders woningcorporaties alsmede Honoreringscode voor commissarissen geeft de RvC aan het bestuur het onderstaande advies. Overweging De RvC is voornemens zich per 1 januari 2012 te conformeren aan de Honoreringscode Commissarissen. Op basis van FZD punten (functiezwaarte-directie-punten) is Volksbelang qua zwaarte ingedeeld in categorie D. Hier hoort een minimum honorering bij van 6.000,00 en een maximum- van 8.000,00 bruto per jaar. In principe ontvangt elk lid, ondanks fluctuaties, een vaste vergoeding. Eenmaal per 2 jaar wordt de honorering van toezichthouders geïndexeerd op basis van de CAO-woondiensten. Advies Het advies aan het bestuur is om in navolging van de RvC de bestuursvergoedingen op dezelfde basis van toepassing te laten verklaren conform de Honoreringscode Commissarissen door met ingang van 1 januari 2012 de huidige vergoedingen definitief vast te stellen met de navolgende voorwaarden: Reglement bestuur Volksbelang,

19 Conform categorie D ad ,00 bruto als maximale vergoeding; Index conform regeling Honoreringscode; Bij bereiken van de 65 jarige leeftijd éénmalig vergoeding Raad van Commissarissen aanpassen op basis van netto-brutoberekening; Elk lid is verantwoordelijk voor zijn eigen fiscaliteit Aldus goedgekeurd door bestuur en RvC d.d. 12 resp. 19 december 2011 Reglement bestuur Volksbelang,