VEELGESTELDE VRAGEN EN ANTWOORDEN v9.0 INHOUDSTAFEL

Transcriptie

1 VEELGESTELDE VRAGEN EN ANTWOORDEN v9.0 INHOUDSTAFEL 1 VEELGESTELDE VRAGEN EN ANTWOORDEN v Opstart met Ell@ Installatie Ell@ toepassing op je Pc om te kunnen inloggen met je Ell@ toestel Hoe ga je hiervoor te werk? Mogelijke foutmeldingen bij de installatie Kennismaking met de website van Landelijke Thuiszorg Besturingssysteem UBUNTO Ik maak gebruik van een smartphone,tablet Ik maak gebruik van een Apple computer Wanneer inloggen? Wekelijks inloggen Laatste werkdag van de maand Rond de 17 de van de maand Foutmeldingen bij het inloggen E-id-kaart wordt ingestoken, maar je toestel geeft aan: identiteit niet gekend Bij insteken E-id kaart geeft het toestel de naam van een andere werknemer aan Toestel blijft vergrendeld (sleutel blijft op het scherm staan) E-id Ik ontvang geen bevestigingsmail Ik geraak niet voorbij stap 4 bij het inloggen Mijn Ell@ toestel werkt niet Aan/uit-toets werkt niet/ het scherm blijft leeg Bij het inloggen blijft het scherm leeg De startknop van mij toestel blijft hangen Mijn toestel valt steeds uit tijdens het gebruik Ik heb vragen bij het ingeven van een prestatie Hoe maak ik een nieuwe prestatie aan, die niet in de planning staat? Hoe kan ik een nieuwe cliënt inlezen die niet in mijn cliëntenlijst voorkomt? Ik heb een prestatie foutief ingegeven, kan ik deze prestatie nog wijzigen of verwijderen? Bij het ingeven van 08:00 als begin-uur van een prestatie verschijnt er 23: Ik heb een prestatie ingegeven en doorgestuurd, maar deze verschijnt opnieuw in mijn planning. Wat doe ik? Kan ik een prestatie in het verleden aanpassen? Ik heb geen adresgegevens van een door mij nieuw ingevoerde cliënt Ik heb vragen bij het digitaal tekenen van een prestatie Mijn cliënt/mantelzorger kent zijn PIN-code niet. Wat doe ik?... 14

2 6.2. De e-id van mijn cliënt is niet aanwezig. Wat doe ik? De cliënt heeft een prestatie reeds afgetekend maar nadien breng ik hier nog een wijziging in aan. Wat doe ik? Moet ik dubbel blijven registreren (zowel op F53 als in en met mijn PIN-code? Hoeveel pogingen kan ik ondernemen om een PIN-code in te brengen? De E-id kaart van de cliënt is geblokkeerd. Wat adviseer ik aan mijn cliënt? Berichten lezen is? Bericht met planningsinformatie Bericht met extra cliëntinformatie Bericht met planningsinformatie Bericht met extra cliëntinformatie Berichten invoeren Bericht met planningsinformatie Bericht met cliënteninformatie

3 3 1 Opstart met Ell@ 1.1. Installatie Ell@ toepassing op je Pc om te kunnen inloggen met je Ell@ toestel Om met je Ell@ toestel te kunnen inloggen installeer je éénmalig een toepassing op je pc. Bijkomend kan je steeds terecht op de website voor handleidingen, de veelgestelde vragenlijst en rechtstreeks te mailen naar de Ell@helpdesk Hoe ga je hiervoor te werk? Stap 1. Open Internet Explorer en gebruik niet Windows Edge Stap 2. Verwijder in de bovenste balk met de deleteknop de inhoud Stap 3 : Kopieer deze link en Stap 4 : er wordt gevraagd dat je dit programma wil uitvoeren of opslaan. Kies voor uitvoeren. Bij de volgende beveiligingswaarschuwing klik j

4 4 De installatie van de toepassing wordt uitgevoerd en opent het programma zodat je dadelijk kan inloggen met je toestel Als alle stappen doorlopen (tot stap 10) zijn, mag je het toestel afkoppelen Stap 5 : check op je bureaublad dat de Ell@toepassing hier terug te vinden is. Indien niet, kan je onze toepassing terugvinden in het programma overzicht en deze slepen naar je takenbalk of bureaublad. Opmerking : Mogelijks wordt de installatie onderbroken door een beveiligingsprogramma zoals rekening te houden. Lukt de installatie niet? Doe een mailtje via de website naar de Ell@ helpdesk Mogelijke foutmeldingen bij de installatie Volgende 2 tussenschermen kunnen verschijnen bij de installatie van de toepassing : meer informatie

5 toch uitvoeren 5

6 Kennismaking met de website van Landelijke Thuiszorg Op de website vind je bijkomende informatie over het gebruik en de werking van Een veel gestelde vragenlijst, een uitgebreide handleiding, een rechtstreekse link naar de helpdesk en een link die kan gebruikt worden om via naar de website en kies voor de bovenste item : e-zorglogboek:

7 Besturingssysteem UBUNTO Helaas wordt het besturingsprogramma Ubunto niet ondersteund en is het niet mogelijk om met te werken. De gangbare Windows (Windows 7, Windows 8 en Windows 10) toepassingen zijn wel compatibel Ik maak gebruik van een smartphone,tablet De meeste smartphones en tablets zijn niet compatibel om met Ell@ in te loggen. Zij hebben meestal een ander basis besturingssysteem waardoor je niet kan connecteren op de juiste wijze. Als je een aangepaste USB kabel hebt (2x met een kleine USB stekker) kan je in sommige gevallen geluk hebben en met je smartphone/tablet inloggen. Wij onderzoeken nog verder de mogelijkheden hieromtrent in de toekomst. Van zodra dit kan werken, brengen we jullie op de hoogte Ik maak gebruik van een Apple computer Helaas is het niet mogelijk om met Ell@ te werken op een Apple computer. De reden hiervoor is dat Apple niet standaard onder Windows als besturingssysteem draait. Vele Apple toestellen hebben bijkomen geen mogelijkheid om een USB kabel te gebruiken om te connecteren. Zijn geen van deze antwoorden, een antwoord op je vraag, stuur dan een mail naar ella@ons.be met een beschrijving van je probleem, vermelding van je naam, in welke regio je werkzaam bent en op welk telefoonnummer je bereikbaar bent.. Je vraag zal binnen de 3 werkdagen worden opgenomen.

8 8 2. Wanneer inloggen? Er zijn 3 belangrijke momenten om met je Ell@-toestel aan de slag te gaan en gegevens door te sturen en op te halen 2.1. Wekelijks inloggen Wekelijks vanaf vrijdagavond na 18 u kan je inloggen zodat je de planning voor de volgende werkweek kan inlezen en de prestaties van de afgelopen week kan doorsturen. De tweede week van de planning wordt steeds mee doorgestuurd. Dit is ter informatie maar wil zeker niet zeggen dat dit de definitieve planning is voor de 2 de week. Je kunt dit zien als een kladversie, voorproevertje, waar je nog geen rekening mee moet houden. s de RV nog aan het uitzoeken hoe ze de planning in elkaar kan puzzelen. Mogelijks staat je verlof nog niet altijd helemaal up-todate voor de 2 de week Laatste werkdag van de maand Op de laatste werkdag van de maand log je in, stuur je je prestaties door. Dit doe je ook met je papieren prestatieblad. Deze stap is nodig om de lonen correct te kunnen verwerken Rond de 17 de van de maand Rond de 18de van de maand : Berekening van de voorschotten op de lonen o.b.v. je prestaties en/of afwezigheden. Op ons website herinneren we jou hieraan via een extra boodschap op de startpagina. Wist-je-dat-je steeds meermaals tijdens de week mag inloggen? Dat is vooral handig als de planning veel gewijzigd is. Als je terug inlogt, haal je al deze wijzigingen binnen en moet je zelf niet meer zoveel handmatig aanpassen.

9 9 3. Foutmeldingen bij het inloggen 3.1. E-id-kaart wordt ingestoken, maar je toestel geeft aan: identiteit niet gekend Deze boodschap geeft aan dat het toestel niet correct werd opgeladen. Probeer nogmaals de 9 stappen te doorlopen. Dit kan tevens voorkomen nadat een software update werd geïnstalleerd op je Ell@- toestel. Bedoeling is dat bij een software update de stappen 2 x doorlopen worden. Bij de eerste inlog worden de prestaties binnengehaald en de nieuwe versie opgeladen. Bij de 2 de keer wordt de gebruiker terug toegekend en de nieuwe planning opgeladen. Wanneer de stappen slechts 1 maal werden doorlopen wordt de identiteit niet herkend. Log dus nogmaals in en doorloop de stappen Bij insteken E-id kaart geeft het toestel de naam van een andere werknemer aan Het toestel dat je ontvangen hebt werd reeds gebruikt door een collega. Pas als de 9 stappen goed doorlopen worden zal het toestel aan jouw gekoppeld. Ga nogmaals naar de applicatie en doorloop de 9 stappen. Het toestel herkent nu wel de e-id-kaart van de werknemer Toestel blijft vergrendeld (sleutel blijft op het scherm staan) Deze boodschap geeft aan dat het toestel niet correct werd opgeladen. Probeer nogmaals de 9 stappen te doorlopen.

10 E-id-kaart cliënt wordt ingestoken, maar het toestel - - Steek de e-id kaart pas in het Ell@-toestel wanneer het toestel vraagt om de e- ID in te steken - Voer e-id cliënt in of Druk OK (e-id niet beschikbaar) Zit de kaart reeds vroeger in het toestel, dan wordt deze niet gelezen en krijg je de boodschap Melding op Ell@ Log nogmaals in en doorloop de 9 stappen. Het toestel herkent nu wel jouw e-id-kaart Ik ontvang geen bevestigingsmail Er zijn 2 mogelijke problemen : De upload is niet goed verlopen, dus herhaal nog eens de stappen. Ofwel is uw mailadres niet juist. Check uw mailadres dat gebruikt wordt door de personeelsdienst en geef eventueel het juiste door op lt.personeelsdienst@ons.be 3.7. Ik geraak niet voorbij stap 4 bij het inloggen Als je bij het opladen blijft hangen op stap 4 (het toestel blijft vragen geef PIN-code en ingeven van de PIN-code. Open opnieuw de toepassing en start het inloggen opnieuw. Steek je E-id pas in het Ell@ toestel als hierom gevraagd wordt. Zijn geen van deze antwoorden, een antwoord op je vraag, stuur dan een mail naar ella@ons.be met een beschrijving van je probleem. Vermeld hierbij ook je naam, telefoon of GSM nr. en de moment waarop je te bereiken bent. Je vraag zal binnen de 3 werkdagen worden opgenomen.

11 11 4. Mijn toestel werkt niet 4.1. Aan/uit-toets werkt niet/ het scherm blijft leeg Mogelijks zijn de batterijtjes aan vervanging toe. Je kan nieuwe batterijtjes vragen aan je regioverantwoordelijke Bij het inloggen blijft het scherm leeg Mogelijks is de verbinding met de USB kabel niet goed. Probeer een andere USB poort op je computer. Indien het probleem niet opgelost geraakt, vraag je een nieuwe kabel bij de : 4.3. De startknop van mij toestel blijft hangen Vraag via je regiomedewerker een nieuw toestel. Voor je het toestel inlevert kan je best eerst nog eens inloggen zodat je gegevens ingestuurd kunnen worden. Meestal lukt dit nog wel omdat hiervoor je toestel met je computer verbonden is via de USB kabel en heb je de startknop niet nodig Mijn toestel valt steeds uit tijdens het gebruik Mogelijks zijn de batterijen (bijna) leeg. Vervang de batterijen. Indien het probleem niet opgelost geraakt, vraag je een nieuw toestel aan je regiomedewerker. Voor je het toestel inlevert kan je best eerst nog eens inloggen zodat je gegevens ingestuurd kunnen worden. Meestal lukt dit nog wel omdat hiervoor je toestel met je computer verbonden is via de USB kabel en zijn de batterijen niet nodig.

12 12 5. Ik heb vragen bij het ingeven van een prestatie 5.1. Hoe maak ik een nieuwe prestatie aan, die niet in de planning staat? In h systeem geloodst. ( of ga je op een prestatie Vervolgens wordt je verder door het gekende 5.2. Hoe kan ik een nieuwe cliënt inlezen die niet in mijn cliëntenlijst voorkomt?,andere terecht in de cliëntlijst. Helemaal onderaan Vervolgens wordt gevraagd om de E-id kaart in te steken (of indien je deze niet ter beschikking hebt, kies je voor manuele invoer). Van zodra de E-id ingestoken werd, kan je verder met de ingave van de prestatie. Van zodra je alle gegevens ingevoerd hebt, wordt terug gevraagd om de E-id kaart in te voeren. Belangrijk is dat je de E-id kaart terug in het toestel steekt (of er even uithaalt en terug insteekt). Indien je dit niet doet zal het lijken alsof de prestatie niet met de E-id kaart en pincode afgetekend werd en moet je een reden geven waarom de E-id kaart niet werd gebruikt Ik heb een prestatie foutief ingegeven, kan ik deze prestatie nog wijzigen of verwijderen? of verwijderen indien nodig. Als je een wijziging aanbrengt kan dit best bij de cliënt zelf, zo niet dan kan de gewijzigde prestatie niet meer getekend worden Bij het ingeven van 08:00 als begin-uur van een prestatie verschijnt er 23:00 verschijnt het getal Ik heb een prestatie ingegeven en doorgestuurd, maar deze verschijnt opnieuw in mijn planning. Wat doe ik? Wanneer je een prestatie ingeeft voor vandaag of een dag in de toekomst en je maakt verbinding met worden deze gegevens naar het kantoor doorgestuurd, maar verschijnt deze prestatielijn opnieuw in je planningsoverzicht omdat die werkdag nog niet voorbij is. Het is niet nodig om de prestatie opnieuw te registreren en door te sturen Kan ik een prestatie in het verleden aanpassen? Zolang je geen verbinding hebt gemaakt met kan je de voorbije prestatiedagen nog wijzigen of verwijderen. Via controle F53 kan je de prestatie nog bewerken. Als je een wijziging aanbrengt kan dit best bij de cliënt zelf, zo niet dan kan de gewijzigde prestatie niet meer getekend worden.

13 Ik heb geen adresgegevens van een door mij nieuw ingevoerde cliënt Wanneer je zelf een nieuwe prestatie aanmaakt voor een nieuwe cliënt, verschijnt deze ë. De adresgegevens worden hier niet in opgenomen.

14 14 6 Ik heb vragen bij het digitaal tekenen van een prestatie 6.1. Mijn cliënt/mantelzorger kent zijn PIN-code niet. Wat doe ik? Een digitale handtekening is pas rechtsgeldig indien ook de PIN-code wordt gebruikt. Tracht daarom zoveel mogelijk te streven naar prestaties die getekend worden door de cliënt of de mantelzorger mét PIN-code. Ligt dit in een bepaalde situatie moeilijk, dan kan je dit met je verantwoordelijke bespreken. Het is mogelijk om een prestatie te registreren enkel met e-id-kaart van de cliënt of mantelzorger en zonder PIN-code. Je noteert bij de reden : Cliënt of Mantelzorger tekent met e-id zonder pin. Geef zeker nooit zelf de PIN-code in van je cliënt De e-id van mijn cliënt is niet aanwezig. Wat doe ik? Je kan je prestatie uitzonderlijk tekenen zonder e-id van de cliënt. Er zal gevraagd worden om een reden te kiezen waarom niet met e-id werd getekend nl. geen e-id van de cliënt/mantelzorger aanwezig. De mantelzorger kan ook tekenen voor de cliënt met of zonder PIN-code. Gebruik de E-id kaart van de mantelzorger en schrijf bij de reden geen e-id cliënt aanwezig. Indien er niet getekend is met de PIN-code heb je steeds een handtekening op je F53 nodig De cliënt heeft een prestatie reeds afgetekend maar nadien breng ik hier nog een wijziging in aan. Wat doe ik? Wanneer je een wijziging aanbrengt in een prestatie die reeds afgetekend werd door de cliënt, wordt opnieuw gevraagd om de prestatie door de cliënt te laten tekenen. Wanneer je enkel je woon-werkverkeer aanpast, is het voldoende dat je de prestatie met je eigen e-id tekent, ook al wordt de e-id van je cliënt gevraagd Moet ik dubbel blijven registreren (zowel op F53 als in Ell@)? Vanuit de wetgeving wordt ons opgelegd dat alleen het gebruik van de E-id kaart in combinatie met de pincode rechtsgeldig is. Momenteel zijn er te weinig cliënten die met pincode tekenen om volledig over te schakelen op alleen registratie in Ell@. Van zodra het gebruik van de pincode meer een gewoonte is, kunnen we de registratie op papier beperken of op termijn zelfs stoppen. Van zodra hierin evolutie is, zal je hiervan door de regioverantwoordelijke of regiomedewerker verwittigd worden. Sinds februari 2017 is beslist dat mits overleg én afspraak met de regioverantwoordelijke of regiomedewerker dat je niet meer dubbel moet registreren. Je doet dit dus niet op eigen initiatief. Dit veronderstelt dat je alle wijzigingen (zowel naar cliëntprestaties als naar je eigen prestaties) zeer correct noteert in Ell@ en deze ook correct aftekent Moet ik mijn prestaties zoals verlof, ziekte met mijn PIN-code? Wij vragen u om alle prestaties, ook prestaties zoals verlof, tijdskrediet, -ID en PIN af te tekenen. Op deze manier krijgen de medewerkers je prestaties digitaal binnen en kunnen zijn de lonen sneller en makkelijker afwerken. Bij afwezigheden van langer dan 2 weken, kan je maximum voor 2 weken voorruit tekenen. Vanaf de 3 de week verlof of afwezigheid wordt er niet meer verwacht dat je je eigen prestaties aftekent.

15 Hoeveel pogingen kan ik ondernemen om een PIN-code in te brengen? Je kunt 2 maal proberen om een PIN-code in te geven. Na 3 de foutieve pogingen wordt de kaart geblokkeerd en dien je deze met behulp van de PUK-code op het gemeentehuis opnieuw te activeren. Het is veiliger om na 2 foutieve pogingen terug te keren en de prestatie goed te keuren zonder PIN-code De E-id kaart van de cliënt is geblokkeerd. Wat adviseer ik aan mijn cliënt? De E-id kaart moet gedeblokkeerd worden op het gemeentehuis. Als de cliënt nog beschikt over zijn puk-code is dit vaak gratis of aan een kleine kostprijs. Indien de cliënt niet meer beschikt over zijn puk-code wordt er procedure gestart zoals bij de aanvraag van een nieuwe E-id kaart. Dit aan de kostprijs van een nieuwe E-id kaart.

16 16 7 Berichten lezen Bericht met planningsinformatie Wanneer er meer informatie beschikbaar is over de planning van de hulp bij een cliënt, staat voor de voornaam van de cliënt een * Bericht met extra cliëntinformatie 7.2. Wanneer er meer informatie beschikbaar is over een cliënt, staat voor de familienaam van de cliënt een * Bericht met planningsinformatie Berichten over de planning van de hulp bij een cliënt kan je lezen vanuit het menu it kan je zelf kiezen Bericht met extra cliëntinformatie Berichten met meer informatie over een cliëntsituatie voor betere zorg op maat, kan je lezen in he ë

17 17 8. Berichten invoeren (enkel voor verantwoordelijken, coördinatoren en medewerkers) 8.2. Bericht met planningsinformatie Deze informatie wordt via de planning of de prestatie ingebracht. Het betreft hier informatie die met dit moment in de planning te maken heeft en vaak éénmalig is. Dubbelklik op de prestatie. Bij het veld opmerking kan je een bericht invoeren tot 20 karakters. Bijv. stagiaire Ann gaat mee 8.3. Bericht met cliënteninformatie Het gaat hier om bijkomende informatie betreffende de cliënt. Deze informatie vertrekt vanuit het cliëntendossier (max. 50 karakters), te vinden in het cliëntdossier: Tabblad Algemeen/ veld opmerking (info is ook voor Klus- bijv. code van