Achmea Complianceregeling Mededinging juli 2017

Transcriptie

1 Achmea Complianceregeling Mededinging juli 2017

2 INHOUD Inhoud 2 Inleiding 3 1 Doel en werkingssfeer 4 2 Definities 4 3 Eindverantwoordelijkheid 6 4 Doelgroep 6 5 Informatie 7 6 Verplichtingen 8 7 Consultatie van de Compliance Officer Mededinging Consultatie lnzage; nadere informatie Schorsende werking en spoedeisendheid Juridische bijstand 10 8 Melding aan de Compliance Officer Mededinging Melding lnzage; nadere informatie Instructies door de Compliance Officer Mededinging Juridische bijstand 11 9 Handhaving Informatie-uitwisseling Melding overtreding Consequenties overtreding Inwerkingtreding 11 Toelichting 13 Algemeen 13 Artikel 1 Doel en werkingssfeer 13 Doel 13 Werkingssfeer 13 Artikel 2 Definities 14 Artikel 3 Eindverantwoordelijkheid 14 Artikel 4 Doelgroep 14 Algemeen 14 Als zodanig aanwijzen 15 Feitelijk leidinggevenden op beleids- en/of commercieel niveau 15 Q&A Lijst 15 Artikel 5 Informatie 15 Artikel 6 Inhoud 15 Artikelen 7/8 De Compliance Officer Mededinging 16 Artikel 9 Handhaving 16 Q & A lijst 18 2

3 INLEIDING Het Verbond van Verzekeraars (het Verbond) heeft een Model-complianceregeling Mededinging opgesteld die voor het laatst is geactualiseerd in november De Verbond Model-complianceregeling Mededinging geeft uitdrukking aan een actief streven om een sector te zijn waarin geen sprake is van ongeoorloofde beperkingen van de concurrentie. Tegelijkertijd is de Verbond Model-complianceregeling Mededinging een puur praktisch instrument dat moet helpen voorkomen dat het nationale of Europese Mededingingsrecht wordt overtreden. Deze Achmea complianceregeling mededinging is gebaseerd op de Verbond Model-complianceregeling mededinging. Achmea ondersteunt het streven van het Verbond om een sector te zijn waarin geen sprake is van ongeoorloofde beperkingen van de concurrentie. Het maken van afspraken met concurrenten over prijzen of andere commerciële voorwaarden voor klanten, het voor langere tijd exclusief vastleggen van leveranciers waardoor concurrenten gehinderd worden om effectief te concurreren of het onderling verdelen van klanten of regio s zijn voorbeelden van gedragingen die ongeoorloofde beperkingen van de concurrentie kunnen veroorzaken. Omdat het niet mogelijk is een uitputtende opsomming van ongeoorloofde activiteiten te geven, dient van elke activiteit afzonderlijk beoordeeld te worden of zij de mededinging zou kunnen beperken. Achmea is daarnaast van mening dat het een actief streven is om een sector te zijn waarin geen sprake is van ongeoorloofde beperkingen van de concurrentie, niet alleen voor haar verzekeringsbedrijven moet gelden. De Achmea Complianceregeling Mededinging is derhalve van toepassing op alle onderdelen van Achmea. Dit betreft zowel Nederlandse als buitenlandse bedrijfsonderdelen. 3

4 Achmea Complianceregeling Mededinging 1 Doel en werkingssfeer Deze regeling vormt de weerslag van een actief streven van Achmea om bij te dragen aan markten die zichtbaar en controleerbaar vrij is van ongeoorloofde mededingingsbeperkingen. Doel van deze regeling is te bevorderen dat het toepasselijke Mededingingsrecht strikt wordt nageleefd door (de medewerkers van) alle onderdelen van Achmea in Nederland en in het buitenland. 2 Definities In deze regeling wordt verstaan onder Achmea Bestuur Directie Otso Compliance Officer Mededinging Verbond Mededinger Mededingingsrecht : de Nederlandse en buitenlandse dochtermaatschappijen van Achmea B.V. : Raad van Bestuur van Achmea B.V. : De directies van de Nederlandse en buitenlandse dochtermaatschappijen van Achmea B.V. : Onder toezicht staande onderneming (vergunninghouder) : De functionaris die door het Bestuur als Compliance Officer Mededinging is benoemd (i.c. de Achmea Compliance Officer) : Verbond van Verzekeraars : Een medewerker die onderworpen is aan deze regeling op grond van positie, functie of werkzaamheden en die geacht wordt ten opzichte van niet-mededingers een relatief grote kans heeft in aanraking te komen met het mededingingsrecht : Het totaal van mededingingswetten, mededingingsregelgeving en de interpretatie van deze wetten en regelgeving door de rechter die van toepassing zijn in de jurisdicties waar Achmea activiteiten onderneemt. Voor Nederland is met name de Mededingingswet relevant. 4

5 Medewerker Raad van Commissarissen : Een persoon die een arbeidscontract heeft met Achmea of als inhuurkracht diensten verricht voor Achmea. : Raad van Commissarissen van Achmea B.V. en/of van de betrokken Otso of buitenlandse dochtermaatschappij. 5

6 3 Eindverantwoordelijkheid 3.1 Het Bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de naleving van deze regeling binnen Achmea. Om de effectiviteit van de regeling te bevorderen, draagt het Bestuur zorg voor adequate controlemechanismen die specifiek op de organisatie van Achmea zijn toegesneden. 3.2 Het Bestuur benoemt de Achmea Compliance Officer als Compliance Officer Mededinging. De Achmea Compliance Officer mag zijn taken overlaten aan een van zijn medewerkers. De Compliance Officer Mededinging vervult een pro-actieve rol in het voorkomen, onderzoeken en beëindigen van mogelijke gedragingen in strijd met het Mededingingsrecht. De Compliance Officer Mededinging is in het kader van zijn taak uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het Bestuur en zal aan het Bestuur jaarlijks rapporteren over zijn activiteiten. 4 Doelgroep Aan deze regeling zijn onderworpen alle medewerkers die op grond van hun functie of werkzaamheden een grotere kans hebben om in aanraking te komen met het Mededingingsrecht en daarom ten opzichte van andere medewerkers beter in staat moeten zijn om mededingingsrechtelijke aspecten en consequenties van acties te onderscheiden en te onderkennen, en beter de bestaande interne procedures moeten kennen. Dit betreft: a. Leden van het Bestuur b. Leden van de Directie c. Leden van de Raad van Commissarissen van Achmea en entiteiten binnen Achmea d. (adjunct) directeuren binnen Achmea e. (ambtelijk) secretarissen van het Bestuur, de Directie en de Raad van Commissarissen f. Alle andere boven-cao medewerkers van Achmea en hun equivalent in buitenlandse onderdelen van Achmea g. Door de manager of door een compliance officer aangewezen inkoopmedewerkers h. Door de manager of door een compliance officer aangewezen verkoopmedewerkers i. Door de manager of door een compliance officer aangewezen medewerkers van het Bestuursbureau j. Medewerkers van Compliance & Operational Risk Management, Internal Audit en juridische afdelingen (met uitzondering van ondersteunende functies) k. Medewerkers die deelnemen aan besturen, commissies, werkgroepen en andere gremia van brancheorganisaties zoals bijvoorbeeld het Verbond, Zorgverzekeraars Nederland (ZN) en de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB) l. andere, als zodanig door het Bestuur of de Directie aangewezen medewerkers van Achmea m. andere door een manager of compliance officer aangewezen medewerkers, bijvoorbeeld omdat deze medewerkers op beleids- en/of commercieel niveau contacten onderhouden met andere ondernemingen en/of tussenpersonen. 6

7 Personen die onderworpen zijn aan deze regeling worden aangeduid als Mededingingers. Voor categorieën a t/m f en k t/m l zijn geen uitzonderingen mogelijk op de aanwijzing als mededinger. Voor de categorie j is het uitgangspunt dat alle medewerkers worden aangewezen als mededinger maar kan het hoofd van de afdeling van medewerkers de kwalificatie mededinger verwijderen. Voor categorie g t/m i en m kunnen medewerkers door de manager of door de compliance officer worden aangewezen als mededinger. De op grond van criterium m. aangewezen medewerkers kunnen bijvoorbeeld medewerkers zijn van een team waarvan (alleen) de manager mededinger is op grond van een van de andere genoemde criteria. Indien een medewerker alleen op grond van criterium g, h, i of m. is aangemerkt als mededinger kan een manager of compliance officer deze aanwijzing weer ongedaan maken. Ook medewerkers buiten de doelgroep moeten zich aan het mededingingsrecht houden. Managers zullen op grond van de algemene verantwoordelijkheden moeten zorgen voor voldoende kennis van normen en procedures. Indien en voor zover aanwijzing van medewerkers als mededinger op grond van criterium m. disproportioneel wordt geacht moet de manager zelf zorgdragen voor awareness bij medewerkers. Medewerkers en mededingers zullen periodiek door Compliance & Operational Risk Management en juridische zaken inhoudelijk worden geïnformeerd over de inhoud van het Mededingingsrecht, over de invloed op de activiteiten van Achmea en over de interne procedureregels. Dit kan plaatsvinden door onder andere toezending van documentatiemateriaal en/of voorlichtingsbijeenkomsten. 5 Informatie Mededingers moeten periodiek aantonen voldoende kennis te hebben van de relevante onderdelen van het mededingingsrecht. Er wordt voldoende kennis verondersteld indien een mededinger de toets behorende bij de E-learning mededinging met succes afrond. Deze toets moet worden afgelegd: uiterlijk binnen 3 maanden na aanwijzing als Mededinger; uiterlijk binnen 3 maanden vanaf de dag waarin de e-learning mededinging één jaar daarvoor voor het laatste succesvol is afgelegd. Om de belasting voor de medewerkers en de organisatie zo beperkt mogelijk te houden zullen zo veel mogelijk specifieke E-learnings mededinging worden ontwikkeld. Deze specifieke E-learnings sluiten aan bij de risicothema s die zijn opgenomen in het Control Framework: 1. Overtreding van het verbod op het maken van horizontale mededingingsbeperkende overeenkomsten (HMO). Met een horizontale overeenkomst wordt een overeenkomst (mondeling, schriftelijk of anderszins) bedoeld tussen ondernemingen die soortgelijke producten of diensten aanbieden in dezelfde schakel van de productiekolom. Dus bijvoorbeeld een afspraak tussen twee verzekeringsadviseurs. Deze E-learning Mededinging/HMO lijkt relevant voor alle categorieën mededingers. 7

8 2. Overtreding van het verbod op het maken van verticale mededingingsbeperkende overeenkomsten (VMO). Met een verticale overeenkomst wordt een overeenkomst (mondeling, schriftelijk of anderszins) bedoeld tussen ondernemingen die in een afnemers of leveranciers relaties staan tot elkaar. Deze E-learning lijkt met name relevant voor mededingers die zijn aangewezen op grond van criterium g. 3. Het maken van misbruik van een economische machtspositie. Een economische machtspositie in het mededingingsrecht is een bepaalde mate van marktmacht waardoor de onderneming gebonden is aan speciale voorwaarden en bepaalde acties (bijvoorbeeld een goedkoopste prijsgarantie) niet meer mag doen. De vaststelling of er sprake is van een mogelijk economische machtspositie wordt alleen gemaakt op concernniveau aangezien deze conclusie alle divisies beïnvloedt. Deze E-learning is in ieder geval van toepassing op medewerkers van juridische afdelingen die zijn aangewezen als mededinger en die verantwoordelijk zijn voor het bepalen of er mogelijk sprake is van een economische machtspositie. Indien geconcludeerd wordt dat er zal worden gehandeld alsof er een economische machtspositie bestaat dan kan zal deze E-learning ook relevant worden voor andere groepen medewerkers. 4. Het bewerkstelligen van een concentratie zonder de vereiste toestemming. Een concentratie in het mededingingsrecht betreft fusies, overnames en bepaalde vormen van joint ventures. Deze E-learning lijkt met name relevant voor medewerkers van juridische afdelingen en medewerkers die beslissingsbevoegdheid kunnen hebben bij concentraties (fusies, overnames en bepaalde joint ventures) of hier controle uitvoeren (zoals leden van de Raad van Commissarissen, medewerkers van de afdeling Compliance & Operational Risk Management en medewerkers van Internal Audit. 5. Overtreding van een procedurele regel. Procedurele regels zijn bijvoorbeeld de medewerkingsplicht van ondernemingen. Voor dit onderwerp is geen specifieke E- learning, de verschillende E-learnings mededinging bevatten de relevante procedurele regels. Indien en zodra er voor de voornoemde categorieën overtredingen van het Mededingingsrecht specifieke E-learnings mededinging beschikbaar komt kan de compliance officer de verplichting beperken tot het volgen van de (één of meerdere) meest relevante e- learnings mededinging. De e-learning mededinging is tevens toegankelijk voor medewerkers die niet zijn aangemerkt als Mededinger. 6 Verplichtingen Elke medewerker is verplicht: a. zich te onthouden van gedragingen die een inbreuk vormen op het Mededingingsrecht; en b. zich te onthouden van uitlatingen in woord en/of geschrift waardoor de indruk kan worden gewekt dat Achmea betrokken is bij gedragingen die een inbreuk vormen op het Mededingingsrecht. Elke Mededinger is daarnaast verplicht: c. in de onder artikel 7 genoemde gevallen de Compliance Officer Mededinging mondeling en/of schriftelijk te consulteren tenzij Juridische Zaken van het onderdeel is ge- 8

9 consulteerd en Juridische Zaken een schriftelijk advies heeft gegeven dat de voorgenomen gedraging niet in strijd is met het mededingingsrecht. Indien het geval betrekking heeft op de verzekeringssector en bekend is dat terzake ook het Verbond is of zal worden geconsulteerd, dient dit aan de Compliance Officer Mededinging te worden gemeld; d. in de onder artikel 8 genoemde gevallen mondeling een melding te doen aan de Compliance Officer Mededinging. Indien een manager of compliance officer vindt dat een medewerker-niet mededinger bijvoorbeeld op grond van de inhoud van de werkzaamheden een hoger risico loopt op raakvlakken met het mededingingsrecht als de gemiddelde werknemer kan deze werknemer op grond van één van de criteria genoemd onder 4 door de manager of compliance officer als mededinger worden aangewezen. 7 Consultatie van de Compliance Officer Mededinging 7.1 Consultatie Consultatie van de Compliance Officer Mededinging, als bedoeld in artikel 6 onder c, is verplicht indien ten aanzien van: a. enige voorgenomen gedraging twijfel bestaat of deze een inbreuk vormt op het Mededingingsrecht; b. enige voorgenomen uitlating in woord en/of geschrift twijfel bestaat of daardoor de indruk wordt gewekt dat Achmea betrokken is bij gedragingen die een inbreuk vormen op het Mededingingsrecht. 7.2 lnzage; nadere informatie Bij consultatie van de Compliance Officer Mededinging wordt aan hem inzage gegeven in het gehele dossier en wordt hem alle relevante informatie verstrekt met betrekking tot de (voorgenomen) gedraging of uitlating. Aan de Compliance Officer Mededinging wordt nadere informatie verstrekt indien hij daarom verzoekt. 7.3 Schorsende werking en spoedeisendheid Het is niet toegestaan om vooruitlopend op het advies van de Compliance Officer Mededinging mee te werken aan het tot stand komen van de gedraging en/of uitlating die voorwerp is van het advies. In spoedeisende gevallen kan met toestemming van de Directie en/of van het Bestuur en na het inwinnen van intern en zo nodig extern juridisch advies van de schorsende werking worden afgeweken. Deze uitzondering doet niet af aan artikel 7.1 dat er een verplichting bestaat om de Compliance Officer Mededinging te consulteren. De Compliance Officer Mededinging brengt zijn advies uit binnen een zodanige termijn als, gelet op de ingewikkeldheid van de zaak en het gewicht van de daarbij betrokken belangen, in redelijkheid van hem mag worden verwacht. 9

10 7.4 Juridische bijstand De Compliance Officer Mededinging kan, indien hem dit in verband met de ingewikkeldheid van de zaak wenselijk voorkomt, interne en zo nodig externe juridische bijstand inroepen. 8 Melding aan de Compliance Officer Mededinging 8.1 Melding Melding aan de Compliance Officer Mededinging, als bedoeld in artikel 6 onder d, is verplicht indien ten aanzien van: a. enige gedraging achteraf wordt geconcludeerd dat deze een inbreuk vormt op het Mededingingsrecht dan wel hierover twijfel bestaat; b. enige uitlating in woord en/of geschrift achteraf wordt geconcludeerd dat daardoor de indruk is gewekt dat Achmea betrokken is bij gedragingen die een inbreuk vormen op het Mededingingsrecht, dan wel dat hierover twijfel bestaat. Deze verplichting geldt voor elke Mededinger. Een melding dient onverwijld en vertrouwelijk te worden gedaan. Dit betekent dat een Mededinger bij gerede twijfel over de mededingingsrechtelijke rechtmatigheid van een handelen zo spoedig mogelijk contact opneemt met de Compliance Officer Mededinging. De verplichting om de melding vertrouwelijk te behandelen geldt ook in relatie tot het bedrijfsonderdeel waar de melder werkt en gaat boven een eventuele verplichting om leidinggevenden binnen het bedrijfsonderdeel in te lichten. Er staat zeer aanzienlijke sancties op overtredingen van de Mededingingswet, niet alleen voor een onderneming maar ook voor de individuele feitelijk leidinggevenden. Door het maken van een melding volgens bovenstaande procedure profiteren feitelijk leidinggevenden van juridische advies voor en andere voordelen aanwezig binnen de onderneming. Achmea draagt zorg voor individuele bijstand van feitelijk leidinggevenden tenzij de medewerker doelbewust een inbreuk op het mededingingsrecht heeft nagestreefd. 8.2 lnzage; nadere informatie Bij melding aan de Compliance Officer Mededinging wordt aan hem inzage gegeven in het gehele dossier en wordt hem alle relevante informatie verstrekt met betrekking tot de gedraging of uitlating. Aan de Compliance Officer Mededinging wordt nadere informatie verstrekt indien hij daarom verzoekt. 8.3 Instructies door de Compliance Officer Mededinging De Compliance Officer Mededinging kan naar aanleiding van een ontvangen melding die instructies geven die hij met het oog op het doel van deze regeling in het belang van Achmea noodzakelijk acht. Alvorens instructies te geven vergewist de Compliance Officer Mededinging zich ervan dat de Directie en/of het Bestuur met deze instructies instemt. Iedereen die tot de doelgroep behoort, is gehouden deze instructies op te volgen en ervoor te zorgen dat degenen die onder zijn leiding werken deze instructies opvolgen. 10

11 8.4 Juridische bijstand De Compliance Officer Mededinging kan, indien hem dit in verband met de ingewikkeldheid van de zaak wenselijk voorkomt, intern en zo nodig extern juridische bijstand inroepen. 9 Handhaving 9.1 Informatie-uitwisseling De Compliance Officer Mededinging is bevoegd de door hem in de uitoefening van zijn functie verkregen informatie ter kennis te brengen van een, enkele of alle leden van de Directie, het Bestuur en de Raad van Commissarissen. Voor zover dit voor de uitvoering van de Achmea Complianceregeling Mededinging van belang kan zijn en wenselijk is, kan de Compliance Officer Mededinging de informatie die betrekking heeft op de verzekeringssector met instemming van het Bestuur delen met de Compliance Officer van het Verbond. Hierbij wordt de anonimiteit van de betrokkenen zo veel mogelijk gewaarborgd. De Compliance Officer Mededinging is bevoegd bij het Verbond alle inlichtingen in te winnen die met het oog op de uitvoering van de Achmea Complianceregeling Mededinging van belang kunnen zijn. Deze voorschriften gelden naar analogie in andere sectoren waarin Achmea werkzaam is. 9.2 Melding overtreding Indien de Compliance Officer Mededinging een overtreding van deze Complianceregeling constateert of vermoedt, meldt hij deze terstond aan de betreffende Directie en het Bestuur. 9.3 Consequenties overtreding In geval van gedragingen die een inbreuk vormen op het Mededingingsrecht, draagt Achmea zorg voor beëindiging van dat gedrag. De Directie en/of het Bestuur kunnen daartoe alle noodzakelijke maatregelen treffen. Overtreding van enige bepaling van deze Complianceregeling door een medewerker, directielid of bestuurslid die behoort tot de doelgroep als bedoeld in artikel 4 van deze regeling, in het bijzonder deelname aan een door het mededingingsrecht verboden gedraging, kan consequenties hebben in de arbeidsrechtelijke sfeer, beëindiging van het dienstverband of contract uitdrukkelijk daaronder begrepen. De eventueel nodige maatregelen worden getroffen door het daartoe bevoegde orgaan van Achmea. Het voorgaande geldt ook in het geval een directielid of bestuurslid heeft nagelaten een einde te maken aan een overtreding waarvan hij op de hoogte is of waarvan hij redelijkerwijs op de hoogte had kunnen zijn. Bij overtreding van de Mededingingsregelgeving door een medewerker die geen deel uitmaakt van de doelgroep, neemt de Directie gepaste maatregelen, in overleg met het Bestuur en de Compliance Officer Mededinging. 10 Inwerkingtreding De eerste versie van deze regeling is in werking getreden na verkregen instemming van de Centrale Ondernemingsraad in oktober De gewijzigde regeling is in werking 11

12 getreden op 17 december 2015, na instemming van de Centrale Ondernemingsraad. Deze versie van de Complianceregeling Mededinging is in werking getreden na verkregen instemming van de Centrale Ondernemingsraad op 19 juni 2017 en vervangt de eerdere versies. 12

13 TOELICHTING Algemeen De Achmea Complianceregeling Mededinging is gebaseerd op de Model-complianceregeling Mededinging van het Verbond welke een weerslag vormt van een actief streven van de in de verzekeringssector actieve ondernemingen naar een verzekeringssector die zichtbaar en controleerbaar vrij is van ongeoorloofde mededingingsbeperkingen. De Europese en Nederlandse mededingingsregels zijn van toepassing op iedere bedrijfstak in Nederland. De consequenties van inbreuken op deze regels laten zich nauwelijks onderschatten: niet alleen omdat mededingingsautoriteiten hoge boetes kunnen opleggen en van benadeelde partijen schadevergoeding kunnen vorderen, maar eveneens in verband met het publicitaire afbreukrisico. Voorlichting over deze (soms complexe) regelgeving en voorkoming van inbreuk is daarom van groot belang. Een complianceregeling die actief wordt gehandhaafd, is daarvoor onontbeerlijk. Een effectieve complianceregeling is niet vrijblijvend. Om deze de functie te geven die wordt beoogd, dient deze niet alleen te voorzien in voorlichting en procedures om overtredingen te voorkomen, maar ook in maatregelen waarmee op geconstateerde overtredingen wordt gereageerd. Bovendien zal controleerbaar moeten zijn dat deze handelwijze in de praktijk inderdaad wordt gevolgd. De Achmea Complianceregeling Mededinging zal hieronder per artikel worden toegelicht. Artikel 1 Doel en werkingssfeer Doel De Achmea Complianceregeling Mededinging is een instrument ter voorkoming van inbreuken op het mededingingsrecht. Daarnaast is de Achmea Complianceregeling Mededinging van belang in het geval dat desondanks inbreuk op deze regels blijkt te zijn gemaakt: door de procesmatige opzet voorziet de regeling in actieve signalering en besluitvorming omtrent beëindiging van de activiteiten. Een goed opgezet en overigens deugdelijk functionerende complianceregeling kan door de ACM en de Europese Commissie als een boetematigende omstandigheid in aanmerking worden genomen. Het behoeft geen betoog dat het bijgevoegde overzicht van de geldende mededingingsregelgeving van net zo wezenlijk belang is als de Achmea Complianceregeling Mededinging zelf. Werkingssfeer De Achmea Complianceregeling Mededinging geldt voor alle onderdelen van Achmea ongeacht of een medewerker in dienst is van Achmea Interne Diensten N.V. De Achmea Complianceregeling Mededinging is beperkt tot gedragingen voor zover daarop Europese of nationaal mededingingsrecht toepasselijk is. Er wordt met nadruk op gewezen dat deze regels ook gelden voor bijvoorbeeld afspraken tussen een in Nederland 13

14 en een elders in of zelfs buiten de EG opererende maatschappij, binnen of buiten de Achmea groep, voor zover zij binnen de EG effect hebben. Artikel 2 Definities Geen nadere toelichting. Artikel 3 Eindverantwoordelijkheid Dit artikel dient om te benadrukken dat, hoe ook de daadwerkelijke uitvoering binnen Achmea is vormgegeven, het Bestuur voor het naleven van het mededingingsrecht de verantwoordelijkheid draagt. Door middel van het implementeren van de Achmea Complianceregeling Mededinging wordt bij de medewerkers van Achmea die het aangaat het bewustzijn ten aanzien van de naleving van het mededingingsrecht tot stand gebracht en onderhouden. Dit betekent dat moet worden zorggedragen voor een intern controlemechanisme dat het Bestuur in staat stelt controle uit te oefenen op de naleving van het mededingingsrecht en de regeling. Om de naleving te monitoren is het thema Mededinging in het Achmea Control Framework opgenomen. De Achmea Complianceregeling Mededinging voorziet voorts in praktische uitvoering door een daartoe specifiek aangewezen functionaris: de Compliance Officer Mededinging. Dit artikel benadrukt in algemene zin de proactieve rol van de Compliance Officer Mededinging bij het voorkomen en opsporen van mogelijke mededingingsinbreuken. De Compliance Officer Mededinging is bijvoorbeeld bevoegd audits te organiseren en daartoe de medewerking van medewerkers en Bestuur van Achmea te verlangen, het Bestuur ook ongevraagd te adviseren over controlemechanismen (waaronder begrepen de inzage in correspondentie, notulen en andere documenten) en andere maatregelen te treffen die de Compliance Officer Mededinging wenselijk acht. De uitvoering van die proactieve rol laat de eindverantwoordelijkheid van het Bestuur onverlet. Artikel 4 Doelgroep Algemeen De Achmea Complianceregeling Mededinging richt zich in het bijzonder op de zogenoemde doelgroep: het Bestuur, de (Otso) Directie, de boven-cao medewerkers en een groep aangewezen medewerkers die, gezien de aard van hun functie, eerder dan anderen in aanraking met het mededingingsrecht kunnen komen. De aanwijzing van de doelgroep laat onverlet de op iedereen rustende verplichting zich aan de geldende wetgeving, bijvoorbeeld de Nederlandse Mededingingswet, te houden. Achmea zal via algemene communicatie zorgen voor awareness en wijzen op relevante informatiebronnen. De maatstaf om vast te stellen wie onder de doelgroep valt, is in de Achmea Complianceregeling Mededinging ruim omschreven om volledig dekkend te zijn. Het spreekt vanzelf dat Achmea er belang bij heeft om de doelgroep niet te zeer te beperken, omdat dit de effectiviteit van de regeling kan ondermijnen. Ook medewerkers betrokken bij andere dan commerciële of beleidsactiviteiten binnen de groep kunnen daarom aan de regeling worden onderworpen. 14

15 De plicht tot aanwijzing van de leden van de doelgroep is een doorlopende verplichting. Het periodiek actualiseren van de groep Mededingers, bijvoorbeeld na een interne functiewisseling, is onontbeerlijk voor een effectieve regeling. Als zodanig aanwijzen Alle medewerkers die aan de betreffende omschrijving voldoen moeten door het Bestuur of de Directie als zodanig worden aangewezen. Het Bestuur en/of de Directie bepaalt welke medewerkers verder onderworpen zijn aan de regeling. Feitelijk leidinggevenden op beleids- en/of commercieel niveau Het gaat om medewerkers die een zodanige positie hebben en zodanige werkzaamheden vervullen dat zij in staat zijn afspraken te maken met andere verzekeringsmaatschappijen, andere ondernemingen, tussenpersonen en/of andere (groepen) dienstverleners of leveranciers die de mededinging op de betreffende markt mogelijk beïnvloeden. Gekeken moet dus worden naar de daadwerkelijke taakuitoefening en bevoegdheden, niet zo zeer naar de formele positie. Commissies Het betreft hier commissies van bijvoorbeeld het Verbond of de NVB. In dit kader moet ook gekeken worden naar medewerkers die betrokken zijn bij andere brancheverenigingen en soortgelijke instanties of anderszins overkoepelende instanties. Contacten binnen deze verenigingen en/of instanties zouden kunnen leiden tot situaties waarbij het mededingingsrecht in het geding is, of waarbij de indruk gewekt wordt dat het mededingingsrecht in het geding is. Q&A Lijst Om meer inzichtelijk te maken welke medewerkers gerekend moeten worden tot de doelgroep is een Q&A Lijst toegevoegd. Deze lijst is puur illustratief en niet uitputtend. Uitbreiding van de lijst kan plaatsvinden. Neem voor de meest actuele lijst contact op met Compliance & Operational Risk Management. Artikel 5 Informatie Een effectieve complianceregeling begint bij het ervoor zorgdragen dat bij iedere medewerker binnen de doelgroep basiskennis aanwezig is over de concrete uitwerking van het mededingingsrecht op de commerciële activiteiten van de onderneming. Juist omdat mededingingsinbreuken zich in tal van verschijningsvormen kunnen voordoen, is een zeker bewustzijn van die mogelijke verschijningsvormen noodzakelijk. Om die reden vormt periodieke informatieverschaffing (vaak in de vorm van voorlichtingsbijeenkomsten, schriftelijke instructies of beide) een onlosmakelijk onderdeel van de Achmea Complianceregeling Mededinging. Aan de aangewezen medewerkers zal worden gevraagd schriftelijk te bevestigen dat zij hebben kennis genomen van het toegezonden materiaal en dat zij bij voorlichtingsbijeenkomsten een presentielijst tekenen. Er is ook een e-learning module beschikbaar over het onderwerp mededinging. Deze module wordt periodiek aangepast. Artikel 6 Inhoud Deze bepaling bevat een opsomming van de verplichtingen van de leden van de doelgroep. Zij dienen deze verplichtingen uit eigen beweging na te leven. Voor het welslagen 15

16 van de Achmea Complianceregeling Mededinging is deze naleving vanzelfsprekend van cruciaal belang. Met het gestelde onder b. wordt beoogd te voorkomen dat bijvoorbeeld door een ongelukkig geformuleerde uitlating de indruk wordt gewekt dat een op zichzelf toegelaten afspraak mededingingsrechtelijk dubieus is. De consultatieplicht zoals genoemd onder c. geldt ook wanneer een lid van de doelgroep weet dat de Compliance Officier van het Verbond over een op de verzekeringssector betrekking hebbend onderwerp is of zal worden geconsulteerd. Wel is van belang dat de Compliance Officer Mededinging daarvan op de hoogte wordt gesteld, zodat hij met de Compliance Officer van het Verbond overleg terzake kan voeren. Artikelen 7/8 De Compliance Officer Mededinging Dit artikel regelt de specifieke taken die de Compliance Officer Mededinging in het kader van de Complianceregeling toekomen. De Compliance Officer Mededinging moet verplicht worden geconsulteerd bij voorgenomen gedragingen en/of uitlatingen die mogelijk in strijd zijn met het mededingingsrecht. Gedragingen en/of uitlatingen die mogelijk in strijd met dit recht zijn, doch reeds hebben plaatsgevonden, moeten alsnog worden gemeld aan de Compliance Officer Mededinging. Consultatie of melding dient zo spoedig mogelijk plaats te vinden. De consultatie- en meldplicht rust niet alleen op diegenen die zelf bij mogelijke inbreuken zijn betrokken, maar eveneens op diegenen die daar uit anderen hoofde kennis van dragen. Wanneer de Compliance Officer Mededinging negatief adviseert, zal het vragen van een second opinion (bijvoorbeeld bij een externe advocaat) in de rede kunnen liggen. Nu het aanmelden van overeenkomsten ter ontheffing is afgeschaft, zal de onderneming zelf moeten vaststellen of aan de ontheffingsgronden is voldaan. Die vaststelling vergt een gedetailleerd onderzoek. Het is van groot belang een goed dossier bij te houden van de resultaten van dat onderzoek alsmede van de aan de conclusie ten grondslag liggende stukken. Gezien de proactieve rol van de Compliance Officer Mededinging als bepaald in artikel 3, is de Compliance Officer Mededinging uiteraard bevoegd om ook ongevraagd advies uit te brengen. Het is niet de bedoeling dat bedrijven en betreffende personen zich rechtstreeks bij externe Compliance Officers, zoals die van het Verbond, op de hoogte stellen van bijvoorbeeld de laatste ontwikkelingen. De eigen Compliance Officer Mededinging is de aangewezen persoon voor het verkrijgen van deze informatie en kan in dergelijke gevallen coordinerend optreden. Artikel 9 Handhaving De Achmea Complianceregeling Mededinging moet door Achmea kunnen worden gehandhaafd. Daartoe strekt dit artikel. Mede afhankelijk van de ernst van de overtreding van de Achmea Complianceregeling Mededinging kan dit variëren van een waarschuwing aan dan wel tot beëindiging van het dienstverband of het contract met de betrokken mede- 16

17 werker. Voor alle duidelijkheid moge dienen dat melding van een overtreding bij de Compliance Officer Mededinging door een medewerker die niet zelf bij de overtreding is betrokken, geen gevolgen zal hebben voor de rechtspositie van die medewerker. Een medewerker die weet of behoort te weten dat hij in overtreding is met enige bepaling van deze complianceregeling waarvan hij op de hoogte kon zijn, zal worden gesanctioneerd door het daartoe bevoegde orgaan. In bepaalde gevallen kan een overtreding die is begaan door een medewerker gevolgen hebben voor zijn leidinggevende, tenzij er sprake is van willens en wetens handelen in strijd met de geldende mededingingsregelgeving van de zijde van de medewerker. Er moeten ook maatregelen genomen worden wanneer de Mededingingsregelgeving wordt overtreden door een medewerker die (nog) geen deel uitmaakt van de doelgroep voor de Complianceregeling Mededinging. In dergelijke gevallen wordt naar bevind van zaken gehandeld. De directie van de betreffende medewerker is dan in de lead, maar raadpleegt Bestuur en de Compliance Officer Mededinging. Indien een medewerker van mening is dat het sanctiebeleid niet goed is toegepast op hem/haar dan kan hij/zij altijd een beroep doen op de Regeling Individueel Klachtrecht. 17

18 Bijlage 1 Q & A lijst 1 1. Behoren, naast het Bestuur en de Directie, alleen feitelijk leidinggevenden tot de doelgroep? Nee, het gaat niet alleen om feitelijk leidinggevenden. Zoals de toelichting op de regeling aangeeft, heeft de regeling betrekking op medewerkers die een zodanige positie hebben of zodanige werkzaamheden verrichten dat zij eerder dan anderen in aanraking met het mededingingsrecht kunnen komen. Dus ook andere medewerkers die in staat zijn afspraken te maken met andere verzekeringsmaatschappijen, ondernemingen, tussenpersonen en/of groepen dienstverleners/leveranciers die de mededinging op de betreffende markt mogelijk beïnvloeden, danwel invloed op dergelijke afspraken hebben behoren tot de doelgroep. Dit hoeft dus niet altijd een leidinggevende te zijn. 2. Behoren alle feitelijk leidinggevenden tot de doelgroep? Indien een feitelijk leidinggevende niet gauw met het mededingingsrecht in aanraking kan komen omdat de aard van zijn werkzaamheden de mededinging niet raakt en hij en zijn medewerkers geen contacten op beleids- of commercieel niveau met externen onderhouden, behoort hij o.g.v. de regeling niet tot de doelgroep. 3. Is de geregistreerde functie bepalend voor het al dan niet onder de doelgroep vallen? Uitgangspunt bij het bepalen of iemand tot de doelgroep behoort, is de daadwerkelijke taakuitoefening en niet de formele positie. Met dit uitgangspunt wordt o.a. voorkomen dat iemand onterecht niet wordt aangewezen als tot de doelgroep behorend indien hij met een andere functie geregistreerd staat dan hij daadwerkelijk heeft. Dit uitgangspunt geldt overigens niet voor bijvoorbeeld leden van het Bestuur of boven cao medewerkers die altijd als Mededinger worden gekwalificeerd (zie 6. hieronder). 4. Welke activiteiten op beleids- en/of commercieel niveau worden bedoeld? Relevante activiteiten zijn onder meer het maken van prijs-, kortings- of bonusafspraken met leveranciers of afnemers, danwel het vaststellen van beleid op dit terrein. Het maken van afspraken met concurrenten over prijzen of andere commerciële voorwaarden voor klanten, het voor langere tijd exclusief vastleggen van leveranciers of het onderling verdelen van klanten of regio s zijn voorbeelden van gedragingen die ongeoorloofde beperkingen van de concurrentie kunnen veroorzaken. Het enkel (administratief) doorgeven/aannemen van een bestelling valt er bijvoorbeeld niet onder. Omdat het echter niet mogelijk is een uitputtende opsomming van de activiteiten te geven, dient van elke activiteit afzonderlijk beoordeeld te worden of zij de mededinging zou kunnen beperken. 1 Neem voor de meest actuele versie van de lijst contact op met Operational Risk & Compliance. 18

19 5. Moet er daadwerkelijk sprake zijn van contacten met andere ondernemingen? Er hoeft geen sprake te zijn van daadwerkelijke contacten. Een medewerker die de bevoegdheid heeft om afspraken met een andere onderneming te maken, maar de daadwerkelijke contacten overlaat aan een andere medewerker, kan ook tot de doelgroep behoren. 6. Welke medewerkers van Achmea behoren per definitie tot de doelgroep? Naast het Bestuur en de Directie, welke expliciet in de regeling genoemd staan, is besloten dat alle managers en leidinggevenden van bedrijfsonderdelen die betrokken zijn bij verkoop, inkoop of investeringen per definitie tot de doelgroep behoren. Dit geldt ook voor alle boven cao-medewerkers. 7. Waarom vallen medewerkers die deelnemen aan Verbondsbesturen of andere overkoepelende besturen en commissies onder de Complianceregeling Mededinging? De ACM heeft bijzondere belangstelling voor overlegorganen waar marktpartijen structureel bijeenkomen. Voor de verzekeringsbranche zijn de bestuurs- en commissiebijeenkomsten van het Verbond dergelijke overlegorganen. Overigens is het belangrijk ook andere overlegorganen (buiten het Verbond) in kaart te brengen die mogelijk mededingingsrechtelijk gevoelig kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan overleg met brancheorganisaties van tussenpersonen of pensioenfondsen en brancheorganisaties op inkoopmarkten. 8. Vallen medewerkers die deelnemen aan werkgroepen van het Verbond ook onder de regeling? De regeling heeft ook betrekking op de bestuurs- en commissieleden van het Verbond. Omdat medewerkers die namens Achmea betrokken zijn bij het Verbond, veelal deelnemen op grond van specifieke kennis en ervaring binnen de branche, willen we geen onderscheid maken tussen commissie- en werkgroepleden. 9. Hoe zit het met de categorie medewerkers die niet tot de doelgroep behoren? De regeling richt zich op medewerkers die eerder dan anderen in aanraking kunnen komen met het mededingingsrecht. Zij zullen o.g.v. de regeling periodiek inhoudelijk geïnformeerd worden over het mededingingsrecht. Dit neemt niet weg dat het mededingingsrecht op iedereen binnen Achmea van toepassing is. Het is de bijzondere plicht van de Mededingers hun eigen medewerkers te informeren over het mededingingsrecht. 10. Wie is verantwoordelijk voor het bepalen of iemand tot de doelgroep behoort? De hiërarchisch leidinggevende of de functioneel leidinggevende? Het is belangrijk dat iedereen die o.g.v. zijn werkzaamheden tot de doelgroep behoort ook daadwerkelijk als tot de doelgroep behorend aangewezen wordt. Iedere leidinggevende moet daarom van alle medewerkers die onder hem vallen bepalen of zij wel/niet tot de doelgroep behoren, ongeacht of hij hiërarchisch of functioneel leidinggevende is. Dit kan leiden tot een dubbeltelling, maar dit is beter dan dat bepaalde medewerkers ten onrechte niet tot de doelgroep worden gerekend. 19