Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement FietsToerClub Avanti Vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering op 23 februari 1988 Laatstelijk gewijzigd tijdens de algemene ledenvergadering op 20 februari 2013 FTC Avanti is statutair opgericht op 14 januari 1981 FTC Avanti is een subvereniging van Omnivereniging Avanti, opgericht 19 november

2 HUISHOUDELIJK REGLEMENT van FIETSTOERCLUB AVANTI (laatstelijk gewijzigd bij besluit Algemene Ledenvergadering, gehouden op 20 februari 2013) FietsToerClub Avanti is statutair opgericht op 14 januari 1981 en is als subvereniging aangesloten bij de Omnivereniging Avanti, opgericht op 19 november LIDMAATSCHAP EN CONTRIBUTIE 1.1 Een ieder kan op zijn verzoek worden toegelaten als lid van de FietsToerClub Avanti. 1.2 De leden worden ingedeeld in een van de volgende categorieën: ereleden, als zodanig benoemd door de algemene vergadering op voordracht van het bestuur en/of de algemene vergadering; gewone leden; gezinsleden, zijnde het 2 e, 3 e en volgende gewone lid uit één gezin die op één adres woonachtig zijn; jeugdleden, zijnde leden die op 1 januari van het boekjaar de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt; sub-leden, zijnde leden die ook lid zijn van een andere vereniging binnen de Omnivereniging Avanti; M-leden, zijnde leden die ook lid zijn van een andere fietstoerclub welke is aangesloten bij de NTFU. 1.3 Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie. 1.4 De hoogte van de door de gewone leden verschuldigde contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene vergadering. 1.5 De hoogte van de door de overige in punt 1.2 genoemde leden verschuldigde afgeleide contributie, welke niet hoger mag zijn dan die voor de gewone leden, wordt vastgesteld door het bestuur. 1.6 De betaling van de contributie dient bij vooruitbetaling te geschieden vóór 1 januari van het nieuwe boekjaar, dan wel middels een afgegeven machtiging tot automatische afschrijving. 1.7 Voor diegenen die geen machtiging tot automatische afschrijving hebben afgegeven wordt, bij het ondanks tenminste één herinnering tot betaling niet voldoen van de verschuldigde contributie, het lidmaatschap als beëindigd beschouwd. 1.8 Beëindiging van het lidmaatschap dient uiterlijk 30 november vóór het nieuwe fietsseizoen schriftelijk gemeld te worden bij de penningmeester. De afgegeven machtiging tot automatische afschrijving van de contributie wordt vervolgens ingetrokken. 2

3 1.9 In het lidmaatschap van de leden is, naast de in dit huishoudelijk reglement genoemde rechten en verplichtingen, bovendien begrepen: toegang tot alle activiteiten van de Omnivereniging Avanti en de FietsToerClub; administratiekosten voor deelname aan door de FietsToerClub georganiseerde sterritten; gereduceerde administratiekosten voor deelname aan de overige door de FietsToerClub georganiseerde activiteiten op toergebied (zie punt 7); lidmaatschap van de Nederlandse Toer Fiets Unie (NTFU); verstrekking van de NTFU kalender (maximaal één exemplaar per gezin); verstrekking van de fietstoerkaart van de NTFU; verstrekking van één gratis NTFU-toerboekje per seizoen; verstrekking van een prestatie-medaille per seizoen (zie punt 8.1.); verstrekking van een herinnering voor de totaal gereden kilometers (zie punt 8.2); toezending per post van een nieuwsbrief (minimaal 2 x per seizoen) voor diegenen die niet beschikken over een adres; verstrekking van een inlogcode met bijbehorend wachtwoord om toegang te krijgen tot het afgeschermde deel van de website Op de in punt 1.9 opgesomde rechten kan slechts aanspraak worden gemaakt nadat de voor het lopende seizoen verschuldigde contributie door de penningmeester is ontvangen. 2. DONATEURS EN DONATIE 2.1 Een ieder kan op zijn verzoek worden toegelaten als donateur van de FietsToerClub Avanti. 2.2 De hoogte van de jaarlijks door de donateurs minimaal te betalen bijdrage wordt vastgesteld door het bestuur. 2.3 De betaling van de bijdrage dient bij vooruitbetaling te geschieden vóór 1 januari van het nieuwe boekjaar, dan wel middels een afgegeven machtiging tot automatische afschrijving. 2.4 Voor diegenen die geen machtiging tot automatische afschrijving hebben afgegeven wordt, bij het ondanks tenminste één herinnering tot betaling niet voldoen van de verschuldigde bijdrage, het donateurschap als beëindigd beschouwd. 2.5 In het donateurschap is inbegrepen: toegang tot alle activiteiten van de Omnivereniging Avanti en de FietsToerClub; 3

4 administratiekosten voor deelname aan de door de FietsToerClub georganiseerde recreatietoertochten tot maximaal 40 kilometers; indien gewenst verstrekking van één gratis trimboekje per seizoen; toezending per post van een nieuwsbrief (minimaal 2 x per seizoen) voor diegenen die niet beschikken over een adres; verstrekking van een inlogcode met bijbehorend wachtwoord om toegang te krijgen tot het afgeschermde deel van de website. 2.6 Op de in 2.5. opgesomde rechten kan slechts aanspraak worden gemaakt nadat de voor het lopende seizoen verschuldigde donatie door de penningmeester is ontvangen. 3. HET BESTUUR 3.1. Het bestuur wordt uit de leden door de algemene vergadering gekozen Het bestuur: heeft de leiding in alle zaken de FietsToerClub betreffende; houdt toezicht op de naleving van het gestelde in de statuten en dit huishoudelijk reglement; treedt namens de FietsToerClub op waar de belangen en/of rechten van de FietsToerClub behartigd of verdedigd moeten worden; stelt de afgeleide contributie van de niet-gewone leden en de hoogte van de jaarlijkse bijdrage van de donateurs vast; kan onder haar verantwoordelijkheid bepaalde delen van haar taken laten uitvoeren door één of meerdere commissies (zie punt 5) De voorzitter is belast met: het waken over de belangen van de FietsToerClub in het bijzonder; leiding geven aan en toezicht houden op de werkzaamheden van de overige bestuursleden; de leiding van de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen; het vertegenwoordigen van de FietsToerClub in het Omni-bestuur; het tezamen met de secretaris of het tezamen met de penningmeester, hetzij, indien bij bestuursbesluit daartoe aangewezen, het alleen naar buiten vertegenwoordigen van de FietsToerClub. 4

5 3.4. De secretaris is belast met: het voeren van correspondentie; voor zover deze geen betrekking heeft op de financiën en/of het ledenbestand; het maken van een jaarverslag over alle gebeurtenissen en activiteiten de FietsToerClub betreffende; het notuleren van bestuurs- en ledenvergaderingen; het namens het bestuur bijeenroepen van de algemene vergadering en het daartoe opstellen van de voorgeschreven agenda; het tijdig aankondigen van vergaderingen, verkiezingen, wijzigingen in de statuten of dit reglement en overige activiteiten van de FietsToerClub; het tezamen met de voorzitter, hetzij, indien bij bestuursbesluit daartoe aangewezen, het alleen of met een ander bestuurslid naar buiten vertegenwoordigen van de FietsToerClub; het tezamen met het bestuurslid-toerzaken, door middel van pers en/of andere media voldoende bekendheid geven aan door de FietsToerClub te organiseren fietsevenementen; het zorgdragen dat tijdens alle bestuurs- en algemene vergaderingen de statuten, het huishoudelijk reglement en de notulen van de in de voorgaande twaalf maanden gehouden bestuurs- en algemene vergaderingen aanwezig zijn; het gedurende twee jaren bewaren van het archief en het daarna overdragen aan het centraal archief, onder beheer van het Omni-bestuur. De penningmeester is belast met: het beheer van de financiën van de FietsToerClub; het voeren van correspondentie, voor zover deze betrekking heeft op de financiën en/of het ledenbestand; het uitbrengen van het verslag van het geldelijk beheer tijdens zijn bestuursperiode in de bestuurs-en de algemene ledenvergaderingen; het bijhouden van de ledenadministratie; het zorgdragen dat het voor verstrekking van de prestatie- en afstands-medailles (zie punt 8.1.en 8.2) noodzakelijke overzicht van het per lid en per jaar verreden aantal kilometers wordt bijgehouden; het tezamen met de voorzitter, hetzij, indien bij bestuursbesluit daartoe aangewezen het alleen of met een ander bestuurslid naar buiten vertegenwoordigen van de FietsToerClub; 5

6 het gedurende twee jaren bewaren van alle stukken, het financieel beheer betreffende en ze daarna overdragen aan het centraal archief onder beheer van het omni-bestuur De penningmeester is persoonlijk verantwoordelijk en bij gebleken nalatigheid persoonlijk aansprakelijk voor het beheer van de financiën van de FietsToerClub Het bestuurslid-toerzaken is belast met: het coördineren van de door de toercommissie te verrichten werkzaamheden; het zorgdragen voor bezetting van de stempeltafel in het clubhuis tijdens de vastgestelde afstempeltijden van de ploegritten en de sterritten; het tezamen met de secretaris, door middel van pers en/of andere media voldoende bekendheid geven aan door de FietsToerClub te organiseren fietsevenementen; het, indien bij bestuursbesluit daartoe aangewezen, alleen of met een ander bestuurslid naar buiten vertegenwoordigen van de FietsToerClub De overige bestuursleden zijn belast met: het verrichten van die werkzaamheden die in het belang van de FietsToerClub op bestuurlijk niveau noodzakelijk zijn en welke niet tot de taak van één der andere bestuursleden behoren; het bijstaan van de mede-bestuursleden bij hun werkzaamheden en het zo nodig vervangen van dezen bij langdurige afwezigheid; het, indien bij bestuursbesluit daartoe aangewezen, alleen of met een ander bestuurslid naar buiten vertegenwoordigen van de FietsToerClub. 4. DE ALGEMENE VERGADERING 4.1. De algemene vergadering is de wettige vertegenwoordiging van de leden van de FietsToerClub en kan dientengevolge besluiten nemen die bindend zijn voor de gehele FietsToerClub, mits zij niet in strijd zijn met enige wet, wettelijk voorschrift, de statuten of dit huishoudelijk reglement De leden tekenen bij verschijnen op de algemene vergadering de presentielijst De leden hebben het recht op de algemene vergadering het woord te voeren, amendementen en moties in te dienen en het bestuur te interpelleren Een lid mag slechts het woord voeren na verkregen toestemming van de voorzitter. De voorzitter verleent het woord in volgorde van aanvraag Een punt van orde wordt, behoudens tijdens een stemming, onmiddellijk gehoord De voorzitter heeft het recht een lid of een ander met toestemming op de vergadering aanwezig zijnde persoon, uit de vergadering te doen verwijderen ter handhaving van de orde, behoudens een beroep op de vergadering. 6

7 4.7. Moties kunnen, mits door tenminste vijf leden ondertekend, op de algemene vergadering schriftelijk worden ingediend. De behandeling geschiedt onder dat punt van de agenda waarop zij betrekking hebben of onder wat verder ter tafel komt voor de rondvraag De leden hebben het recht per stemming één stem uit te brengen. Voor leden die op 1 januari van het boekjaar de leeftijd van vijftien jaar nog niet hebben bereikt, kan slechts door een ouder of voogd de stem worden uitgebracht. Deze ouder of voogd kan de toegang tot de vergadering, anders dan om redenen bedoeld in punt 4.6. niet worden geweigerd Een schriftelijke stemming wordt geregeld door een stembureau. Dit stembureau wordt voor de duur van de stemming benoemd door het bestuur en bestaat uit twee, niet tot het bestuur behorende leden. Het stembureau is belast met het uitdelen en inzamelen van gewaarmerkte stembriefjes, alsmede met het controleren op geldigheid en het tellen van de uitgebrachte stemmen De algemene vergadering is bevoegd een besluit van het bestuur te vernietigen en er zo nodig een eigen besluit voor in de plaats te doen treden De algemene vergadering wijst de vijf leden aan die haar in het komende kalenderjaar zullen vertegenwoordigen in de algemene vergadering van de Omnivereniging De aangewezen leden vertegenwoordigen de algemene vergadering van de FietsToerClub Avanti in de algemene vergadering van de Omnivereniging en brengen daar zo nodig namens de algemene vergadering van FietsToerClub Avanti een stem uit. 5. TOERCOMMISSIE 5.1. Voor de uitvoering van toerzaken beschikt het bestuur over een toercommissie De leden van de toercommissie worden benoemd en ontslagen door het bestuur De toercommissie voert zijn werkzaamheden uit onder volledige verantwoordelijkheid van het bestuur, waarbij zijn werkzaamheden in het bijzonder begeleid en gecoördineerd worden door het bestuurslid-toerzaken De toercommissie is met ten hoogste twee leden vertegenwoordigd op bestuursvergaderingen. Zij brengen daarbij verslag uit van hun werkzaamheden. Deze leden van de toercommissie hebben in de bestuursvergaderingen een adviserende stem en nemen niet deel aan de besluitvorming De toercommissie is belast met: de organisatie van alle door de FietsToerClub te organiseren toertochten, sterritten en vrije toertochten; de organisatie van de deelname in clubverband aan door zusterverenigingen te organiseren vrije toertochten, toertochten, rondes, diagonalen en klassiekers, zowel in binnen- als buitenland; Onder organisatie wordt in dit punt verstaan zo nodig het voorzien in een duidelijke 7

8 routebeschrijving en routeaanduiding, het voorzien in de benodigde herinneringen, het voeren van een duidelijke registratie van de deelnemers aan de tochten met vermelding van de daarbij ontvangen gelden, het zorgdragen voor de bezetting van het clubhuis en de controleposten en het zo spoedig mogelijk na de verreden tochten afdragen van de ontvangen gelden aan de penningmeester, onder overlegging van eerder genoemde registratie. Op alle door de FietsToerClub georganiseerde activiteiten is het Toerfietsreglement van de NTFU van toepassing De toercommissie bepaalt de dagen waarop clubritten worden verreden, met daarbij de indeling in groepen met bijbehorende vertrektijden, te verrijden afstanden en de maximale rijsnelheden De in 5.6 genoemde gegevens worden ieder seizoen op de website en op het mededelingenbord in het clubgebouw vermeld en mogen niet worden gewijzigd zonder toestemming van de toercommissie. 6. TOERREGLEMENT FIETSTOERCLUB AVANTI 6.1. Leden van de FietsToerClub kunnen de in het seizoen gereden kilometers registreren Daarvoor komen uitsluitend de kilometers in aanmerking welke zijn verantwoord in de toerboekjes en in de trimboekjes De toerboekjes en trimboekjes dienen aan het einde van het fietsseizoen ter controle worden ingeleverd bij het bestuur In de toerboekjes kunnen uitsluitend de tochten worden opgenomen welke door FietsToerClub Avanti of een andere, bij de NTFU aangesloten, vereniging of organisatie worden georganiseerd Iedere onder 6.4. genoemde tocht moet worden afgestempeld door de organiserende vereniging of organisatie In de trimboekjes kunnen de tochten worden geregistreerd welke buiten de officiële tochten zijn gereden, bijvoorbeeld gedurende de vakanties. Deze tochten moeten worden verantwoord overeenkomstig het voorbeeld en reglement als vermeld in het trimboekje Voor de clubtochten geldt dat het toerboekje uiterlijk één week na de datum van de gereden tocht ter controle registratie wordt aangeboden Voor sterritten gelden de bepalingen als vermeld bij de sterritkalender van de NTFU. 7. ADMINISTRATIEKOSTEN 7.1. Voor de leden van de FietsToerClub gelden naast de in het lidmaatschap begrepen administratiekosten voor deelname aan door de FietsToerClub georganiseerde sterritten, 8

9 bovendien sterk gereduceerde administratiekosten voor deelname aan door de FietsToerClub georganiseerde overige activiteiten op toergebied, te weten: toertochten en vrije tochten; tochten verantwoord in het trimboekje De hoogte van de administratiekosten worden jaarlijks tijdens de algemene vergadering vastgesteld. 8. GRATIS HERINNERINGEN 8.1. Prestatie-medailles De leden van de FietsToerClub kunnen in aanmerking komen voor een gratis seizoenherinnering, de zgn. prestatie-medaille. Hiervoor tellen alle verreden officiële ritten, tochten, rondes, diagonalen, enz. mee, ook die welke georganiseerd zijn door zusterverenigingen in binnen- of buitenland. Ter verkrijging van de prestatie-medaille dienen aan het einde van het seizoen alle toerboekjes en trimboekjes, voorzien van de nodige stempels te worden ingeleverd bij het bestuur. Afhankelijk van de geleverde prestatie wordt de medaille verstrekt in goud, zilver of brons. De medaille is voorzien van het jaartal en het aantal verreden kilometers. Voor het verkrijgen van de prestatie-medaille is, afhankelijk van leeftijd en geslacht, de volgende minimale jaarprestatie van kracht: Dames: Brons: Zilver: Goud: t/m 40 jaar 1250 km 3000 km 6000 km jaar 1000 km 2500 km 5000 km 61 jaar en ouder 750 km 1500 km 2500 km Heren: Brons: Zilver: Goud: t/m/ 40 jaar 1500 km 5000 km 8000 km jaar 1250 km 4000 km 6500 km 61 jaar en ouder 1000 km 2500 km 4500 km Indien in een seizoen wel is gefietst, maar de hiervoor vermelde minimale jaarprestatie niet is gehaald, dan wordt een kleiner model medaille verstrekt, welke eveneens is voorzien van jaartal en verreden aantal kilometers. Voor het vaststellen van de leeftijden, genoemd in de tabellen in dit punt, geldt de leeftijd op de dag dat het toerseizoen in het betreffende jaar is begonnen Herinnering voor het totaal aantal gereden kilometers Naast de gratis prestatie-medaille kunnen de leden van de FietsToerClub bovendien in aanmerking komen voor een gratis totaalherinnering. Deze totaalherinnering wordt verstrekt voor de keer dat na aanvang van het toerseizoen 1983 een afstand van km en km is afgelegd en daarna voor iedere keer dat km (de aarde rond) is afgelegd. Deze 9

10 totaalherinneringen worden na afloop van het seizoen waarin de betreffende afstanden zijn bereikt verstrekt, met daarop vermeld het jaartal waarin de betreffende afstand werd bereikt. 9. STERRIT-HERINNERINGEN 9.1. Voor tijdens het seizoen bij de FietsToerClub Avanti gereden sterritten kan, tegen betaling van een minimum bedrag per sterrit, aan het einde van het seizoen een herinnering worden verkregen. De grote van de herinnering is afhankelijk van het aantal in dat seizoen gereden sterritten. Op de herinnering wordt vermeld het jaartal, het aantal sterritten en het daarbij gereden aantal kilometers Indien in één seizoen niet voldoende sterritten zijn gereden ter verkrijging van een gewenste herinnering, kunnen de ritten en de kilometers blijven staan tot het volgende toerseizoen. De ritten en de kilometers worden dan opgeteld bij de in het volgende toerseizoen gereden betaalde sterritten (zgn. doorrijders-herinnering) De door een niet lid of een vroeger lid van de FietsToerClub betaalde gelden ter verkrijging van een herinnering en waarvoor nog geen herinnering is verstrekt, vervallen aan de FietsToerClub op het moment dat een zodanig persoon twee toerseizoenen niet bij Avanti voor een sterritherinnering heeft gereden. Restitutie van voor een herinnering betaalde gelden vindt niet plaats Naast het rijden voor een sterritherinnering kunnen leden van de FietsToerClub ook sparen voor clubkleding. 10. OVERIGE BEPALINGEN Alle leden die in clubverband aan een tocht deelnemen, zijn verplicht in de vastgestelde clubkleding van FietsToerClub te fietsen, tenzij het bestuur anders voorschrijft De FietsToerClub is niet aansprakelijk voor schade of letsel, in welke vorm aan wie of wat ook toegebracht voor, tijdens of na het deelnemen aan door de FietsToerClub georganiseerde activiteiten Leden die op racefietsen en ATB s meedoen aan door de FietsToerClub georganiseerde activiteiten zijn verplicht een helm te dragen De leden die deelnemen aan door de FietsToerClub georganiseerde activiteiten zijn verplicht zich te houden aan de gedragscode welke wordt gehanteerd door de NTFU Het bestuur is gerechtigd leden en donateurs die zich bij herhaling, ook na hierop bij herhaling te zijn aangesproken, niet houden aan de bij en 10.3 bedoelde veiligheidsvoorschriften, te verbieden deel te nemen aan tochten in clubverband Het bestuur is gehouden elk lid, dat daarom verzoekt onmiddellijk een geldig exemplaar van de Statuten en/of Huishoudelijk Reglement gratis beschikbaar te stellen Dit Huishoudelijk Reglement mag geen bepalingen bevatten welke in strijd zijn met enige wet, wettelijk voorschrift of de Statuten van de Omnivereniging of de FietsToerClub. 10

11 10.8. Het Huishoudelijk Reglement kan slechts worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar een wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal worden vastgesteld Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement moet door een ten minste tweederde deel van het aantal op de vergadering aanwezige stemgerechtigde leden worden bekrachtigd In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet en in het bijzondere omstandigheden is het bestuur, indien het in het belang van de FietsToerClub noodzakelijk wordt geacht, gerechtigd zonder voorafgaande toestemming van de algemene vergadering, de vereiste maatregelen te nemen. Vastgesteld tijdens de algemene vergadering, gehouden op 23 februari 1988 te Alphen aan den Rijn en laatstelijk gewijzigd tijdens de algemene vergadering gehouden op 20 februari w.g. C.C.P. van Tol Voorzitter w.g. G.H. Landaal de Bruin Secretaris Feb Feb Th.A. van Leijden Voorzitter J.F. Fijma Secretaris 11