DEONTOLOGISCHE CODE WONEN-VLAANDEREN

Transcriptie

1 / deontologische code DEONTOLOGISCHE CODE WONEN-VLAANDEREN

2 DE DEONTOLOGISCHE CODE VAN HET AGENTSCHAP WONEN- VLAANDEREN 1 INLEIDING Het agentschap Wonen-Vlaanderen (agentschap) is ervan overtuigd dat het maatschappelijke draagvlak voor zijn opdrachten sterk beïnvloed wordt door het dagdagelijks handelen van alle medewerkers, in het bijzonder wat betreft het toekennen van tegemoetkomingen en subsidies en het uitvoeren van inspectie en toezichtsopdrachten (handhaving). Integer handelen is een eerste en onmisbare voorwaarde voor een geloofwaardig optreden. Overheidsdiensten zoals ons agentschap hebben een voorbeeldfunctie en moeten nog meer dan andere organisaties integriteit uitstralen. Bij de opmaak van een eigen code vertrekt het agentschap van de principes van de deontologische code van de Vlaamse overheid (omzendbrief BZ 2011/6). Deze code heeft in de eerste plaats een stimulerende functie en moedigt alle medewerkers aan om na te denken over wat moet verstaan worden onder integer werken volgens de waarden van de Vlaamse overheid. Daarnaast wil de code bijdragen tot de versterking van een open gesprekscultuur binnen de Vlaamse overheid waar medewerkers en leidinggevenden integriteitsdilemma s bespreken. Ten slotte heeft de code ook een controlerende functie om de integriteit van de Vlaamse overheid te toetsen en te volgen. Zo kan worden verwezen naar de sancties en tuchtmaatregelen die in deze code zijn vermeld. 2 WAARDEN VAN HET AGENTSCHAP Het succes van de missie en visie van het agentschap steunt op de inzet van elke medewerker. Het agentschap waardeert dan ook gemotiveerde medewerkers die consequent het algemeen belang nastreven. Volgende waarden gelden als richtsnoer voor ons denken en handelen: Samenwerken Kwaliteit Eigen initiatief Klantgericht Integriteit pagina 2 van 8 Deontologische code Wonen-Vlaanderen

3 Deze waarden dienen als leidraad voor het functioneren en optreden van alle medewerkers van het agentschap. Het agentschap heeft bij de uitwerking van zijn missie, visie en waarden gekozen om integriteit uitdrukkelijk aan bod te laten komen: Het integer handelen van elke medewerker bepaalt de betrouwbaarheid en de geloofwaardigheid van onze organisatie. Zo zijn we ons ervan bewust dat onze specifieke opdrachten van algemeen belang een correcte, consequente, objectieve en onafhankelijke opstelling vereisen. Onder meer daarvoor creëren we een positief werkklimaat en stimuleren we de onderlinge aanspreekbaarheid. Ook hechten we veel belang aan goed voorbeeldgedrag en aan een transparante werking. Door continu te werken aan de individuele en organisatorische weerbaarheid staan we sterk in de omgang met moeilijke situaties en integriteitsdilemma s. De deontologische code van het agentschap wordt opgebouwd rond een aantal belangrijke principes m.b.t. de waarde integriteit: Objectief Betrouwbaar: correct en consequent Onafhankelijk Transparant: spreekrecht en spreekplicht 3 DEONTOLOGISCHE CODE VAN HET AGENTSCHAP Met de omzendbrief van 6 juli 2011 werd de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid vernieuwd. Deze code bevat de algemene principes, regels en afspraken die een Vlaams ambtenaar moet in acht nemen bij de uitoefening van zijn functie. Op die manier tracht de deontologische code een houvast te bieden aan de personeelsleden van de Vlaamse overheid. Aangezien het agentschap onder de deontologische code van de Vlaamse overheid valt, moeten alle medewerkers van het agentschap deze volgen. In dat verband is het noodzakelijk dat alle medewerkers voldoende kennis hebben van het bestaan en de inhoud van deze code. Daarom blijft het agentschap inzetten op het intern verspreiden van de code en op het (kunnen) bespreken van de inhoud ervan. Onderstaande code van het agentschap vult de deontologische code van de Vlaamse overheid enkel aan met specifieke bepalingen. Het agentschap verfijnt aldus de regels en afspraken van de deontologische code van de Vlaamse overheid zonder die te versoepelen. De code van het agentschap moet dan ook samen met de deontologische code van de Vlaamse overheid worden gelezen. Integriteitsdilemma s worden zowel getoetst aan de inhoud en draagwijdte van de code van de Vlaamse overheid als aan de specifieke code van het agentschap. OBJECTIEF De medewerkers van het agentschap handelen op een onpartijdige en objectieve wijze. Rapporten, verslagen, besluiten, processen-verbaal, beschrijven de volledige situatie en zijn steeds onderbouwd met objectieve en controleerbare elementen (bv. uitgebreide fotoreportage) Deontologische code Wonen-Vlaanderen pagina 3 van 8

4 Geen enkele vorm van discriminatie is toegestaan. Opdrachten worden plichtsgetrouw uitgevoerd volgens de geldende regelgeving en de afgesproken procedures/instructies. BETROUWBAAR: CORRECT EN CONSEQUENT Medewerkers handelen eerlijk en houden zich dus aan de afspraken die gelden binnen het agentschap. Hij/zij handelt onder meer in overeenstemming met het arbeidsreglement, het wagen- en motorreglement, de voorschriften van het preventie- en veiligheidsplan, De personeelsleden zijn weloverwogen in hun handelingen en woorden en weren grof taalgebruik, vrijpostigheden en misplaatste gebaren. De personeelsleden behandelen eenieder op beleefde, tactvolle en hoffelijke wijze. Ze bewaren hun zelfbeheersing en vermijden elke vorm van vijandig, agressief, provocerend, minachtend of vernederend gedrag. Elk personeelslid verbindt er zich toe om de beschikbare, functie gerelateerde toegangen tot informaticatoepassingen en machtigingen tot databanken enkel te gebruiken in het kader van zijn/haar professionele opdracht. Hij/zij volgt daarbij stipt de geldende veiligheidsvoorschriften en bepalingen van de privacywetgeving. Elk personeelslid ondertekent daartoe een privacyovereenkomst. Medewerkers van het agentschap gaan discreet om met informatie over privépersonen. Enkel de gegevens noodzakelijk voor de behandeling van het dossier worden opgevraagd en/of geraadpleegd. Alle aspecten van het privéleven van de betrokken personen worden maximaal beschermd en elke vorm van indiscretie moet worden vermeden. Zoals opgenomen in de deontologische code van de Vlaamse overheid heeft elk personeelslid de plicht om vertrouwelijke informatie geheim te houden. In dat opzicht houdt hij/zij zich onder meer aan de bepalingen van de openbaarheidswetgeving. Verder moet iedereen professioneel en discreet omgaan met feiten en gegevens waarvan hij/zij kennis heeft gekregen bij de uitoefening van de functie. Er mag zeker geen misbruik worden gemaakt van voorkennis om zichzelf of anderen te verrijken. Hij/zij mag de verkregen inlichtingen uitsluitend gebruiken voor de uitoefening van de eigen functie. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook gelden na de uitdiensttreding. ONAFHANKELIJK De medewerker is onafhankelijk van geest en vormt zijn professionele opinie zonder enige beïnvloeding. Hij/zij vermijdt omstandigheden die de integriteit, objectiviteit of professionaliteit van het agentschap in het gedrang brengen. Het is dus niet alleen belangrijk dat men onafhankelijk is, hij/zij moet ook onafhankelijk overkomen bij derden. Indien dit laatste niet het geval is, zal de opinie van het personeelslid en/of van het agentschap aan waarde verliezen. pagina 4 van 8 Deontologische code Wonen-Vlaanderen

5 Een medewerker van het agentschap laat zich niet beïnvloeden door externe druk. Indien hij/zij tijdens de uitvoering van zijn/haar taken enige vorm van druk ervaart, dient dit onmiddellijk te worden gemeld aan de leidinggevende. Ook van tegenwerkingen, onregelmatigheden en bedreigingen maakt de medewerker melding in het dossier en aan de direct leidinggevende. Om (elke schijn van) belangenvermenging te vermijden mag een personeelslid niet meewerken aan beslissingen waar hij/zij belanghebbende partij is. Indien een dergelijk situatie zich toch voordoet, brengt de medewerker spontaan en onmiddellijk zijn/haar leidinggevende hiervan op de hoogte en zal het dossier aan een collega worden doorgegeven. Zo kan men belanghebbende partij zijn door nevenactiviteiten (politieke mandaten, bijberoep, ), financiële belangen, familiebanden of kennissen, Ook het solliciteren voor een functie bij een derde die voorwerp is van inspectie- en/of toezichtsopdrachten, kan leiden tot (een schijn van) belangenvermenging en wordt daarom eveneens aan de leidinggevende gemeld. TRANSPARANT: SPREEKRECHT EN SPREEKPLICHT Wanneer de pers contact opneemt over dienstaangelegenheden, verwijst u hem/haar door naar de leidend ambtenaar die binnen het agentschap is aangesteld als woordvoerder of naar de door leidend ambtenaar aangeduide medewerkers. Wanneer een medewerker wordt uitgenodigd voor een externe activiteit in de privésfeer om op te treden in zijn/haar hoedanigheid van materiedeskundige, brengt hij/zij de leidinggevende hiervan op de hoogte. Wanneer een medewerker als privépersoon wenst te publiceren m.b.t. materies van het agentschap (bv. in vakliteratuur), maakt hij/zij duidelijk dat dit in eigen naam gebeurt en dat zijn/haar standpunten niet aan het agentschap kunnen worden toegeschreven. Ook wanneer men als privépersoon in die context deelneemt aan activiteiten (bv. studiedagen, panelgesprekken, ), spreekt de medewerker steeds voor zichzelf en dus niet namens het agentschap. Indien medewerkers buiten de diensturen als privépersoon deelnemen aan sociale media maken zij gebruik van een privé adres voor een persoonlijk profiel. Daarbij spreekt hij/zij enkel voor zichzelf en dus niet namens het agentschap. Hij/zij kan een open en kritische houding aannemen maar is evengoed loyaal tegenover de Vlaamse overheid en voorzichtig met directe kritiek op collega s en werkgever. De personeelsleden sporen elkaar aan tot actieve naleving van de deontologie. Bij onregelmatigheden geldt de spreekplicht. Afhankelijk van de schending ondernemen de medewerkers gepaste actie. Zo kan het in het ene geval voldoende zijn om de collega er op aan te spreken, terwijl het in het andere geval nodig is om ook de leidinggevende op de hoogte te stellen. Een overzicht waar de medewerkers verder ernstige onregelmatigheden kunnen melden dan wel advies en een luisterend oor vinden, is beschikbaar op de website: Deontologische code Wonen-Vlaanderen pagina 5 van 8

6 Integriteit bij het behandelen van aanvragen van eigen personeelsleden Wanneer personeelsleden van het agentschap Wonen-Vlaanderen zelf een beroep doen op de diensten van het agentschap moeten volgende regels in acht worden genomen: Ieder personeelslid dat beroep wenst te doen op één van de steunmaatregelen of een woningonderzoek wenst te laten uitvoeren heeft een meldingsplicht Het toekennen van de steunmaatregel of het uitvoeren van het woningonderzoek moeten uitgevoerd worden door 1) een hiërarchisch overste 2) een personeelslid uit een andere provincie 3) een hoofdcontroleur Personeelsleden uit de directie werkomgeving van het vragend personeelslid mogen geen beslissingen nemen SPECIFIEKE BEPALING IFV ONZE HANDHAVINGSOPDRACHTEN Het agentschap voert zijn taken op autonome en onafhankelijke wijze uit. De medewerkers laten dan ook geen interventies in concrete dossiers toe van kabinetten, intermediairen, andere overheden, burgers, Om dit transparant en dus voor iedereen duidelijk te maken wordt elke tussenkomst in het administratief dossier apart opgenomen. De medewerkers eerbiedigen in alle omstandigheden het geheim van het onderzoek in strafzaken en zijn dus onder meer tot geheimhouding verplicht wanneer men beroepshalve zijn medewerking dient te verlenen aan het opsporingsonderzoek of het gerechtelijk onderzoek. De medewerkers zijn er zich van bewust dat processen-verbaal officiële akten zijn van wettelijk bevoegd gemaakte ambtenaren, die betreffende het bewijzen en opsporen van misdrijven en hun daders, een chronologisch, nauwkeurig en objectief relaas bevatten van eigen vaststellingen en opsporingen, afgelegde verklaringen en bekomen inlichtingen. Wanneer de gecontroleerde of zijn afgevaardigde informatie vraagt, wordt die hem op objectieve en neutrale wijze bezorgd. Wanneer een overtreder of zijn raadgever bijvoorbeeld advies vraagt om een inbreuk ongedaan te maken, wordt hij/zij gewezen op de wettelijke mogelijkheden en/of doorverwezen naar de bevoegde instanties. Het komt de medewerkers van het agentschap niet toe om overtreders actief te begeleiden. De personeelsleden brengen de bevoegde gerechtelijke overheden, overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van Strafvordering, op de hoogte van de inlichtingen en gegevens die nodig zijn om die overheden de mogelijkheid te bieden de leiding over de opsporings- of gerechtelijke onderzoeken effectief uit te oefenen. Zoals voorzien in art. 29 van het Wetboek van Strafvordering is elke medewerker die in de uitoefening van zijn ambt kennis krijgt van een misdaad of van een wanbedrijf, verplicht daarvan dadelijk bericht te geven aan de procureur des Konings bij de rechtbank wier rechtsgebied die misdaad of dat wanbedrijf is gepleegd of de verdachte zou kunnen worden gevonden, en aan die magistraat alle desbetreffende inlichtingen, processen-verbaal en akten te doen toekomen. pagina 6 van 8 Deontologische code Wonen-Vlaanderen

7 Wat mogelijke contacten van toezichthouders met individuele aandeelhouders of leden van de raad van bestuur betreft, geldt als richtlijn dat: - de toezichthouder niet uit eigen beweging contact zoekt; - elk contact dat met de toezichthouder werd gezocht door de toezichthouder aan de eerstkomende raad van bestuur wordt gemeld, waarbij het betreffende lid dat contact zoekt van bij de aanvang van het contact op de hoogte wordt gebracht van deze werkwijze. Deze aanpak draagt bij tot de responsabilisering van de raad van bestuur en van elk individueel lid van die raad, aangezien het lid de toezichthouder niet hoeft te vatten als hij zijn verantwoordelijkheid in de raad opneemt. - Een gelijkaardige richtlijn geldt voor alle overige medewerkers van de afdeling Toezicht. Er wordt geen contact gezocht met individuele aandeelhouders of leden van de raad van bestuur. Als er door een aandeelhouder of een bestuurder contact gezocht wordt met een medewerker van de afdeling Toezicht, worden de directe leidinggevende van de medewerker en het afdelingshoofd hiervan meteen op de hoogte gebracht. Medewerkers vermijden ook het lidmaatschap van verenigingen die gelieerd zijn aan de onder toezicht staande actoren. Onverminderd de mogelijkheid tot verhoren/horen worden overtreders en/of hun raadgevers/advocaten die een afspraak wensen, enkel ontvangen wanneer dit kadert binnen de behartiging van het algemeen belang en bijvoorbeeld een toegevoegde waarde biedt bij de behandeling van een dossier. Dergelijke bijeenkomsten vinden plaats in de gebouwen van de Vlaamse overheid en bij voorkeur met minstens twee medewerkers van het agentschap. Daarnaast maken de medewerkers ook een geschreven verslag van de vergadering op en voegen dit toe aan het dossier. Giften en relatiegeschenken - De gedragsregels van de deontologische code van de Vlaamse overheid over de omgang met giften en geschenken wordt verstrengd voor de medewerkers, belast met een handhavingsopdracht. - Het is deze medewerkers in het geheel niet toegestaan om relatiegeschenken te aanvaarden of om deel te nemen aan activiteiten die door derden worden betaald. Hij/zij weigert alle giften en voordelen van welke aard dan ook. Bij de weigering verwijst de medewerker naar deze deontologische bepalingen. Om te voorkomen dat geschenken, voordelen of uitnodigingen worden aangeboden, stelt hij/zij - waar nodig en waar mogelijk - op voorhand derden (begunstigden van tegemoetkomingen, overtreders, woonactoren, dienstverleners zoals advocaten en gerechtsdeurwaarders, handhavingspartners, ) op de hoogte van deze gedragsregels. In ieder geval stelt het personeelslid zich professioneel en zakelijk op, zodat dergelijke situaties zo veel als mogelijk worden vermeden. - Geschenken die personeelsleden ten onrechte ontvangen hebben (bv. opgestuurd per post), worden teruggestuurd naar de afzender. Goedgekeurd door het directiecomité van Wonen-Vlaanderen d.d. 25 oktober 2016 Interne vertrouwenspersoon voor advies, melding, bemiddeling, informele klachtenbehandeling of formele klacht: Sandra De Canter 02/ Deontologische code Wonen-Vlaanderen pagina 7 van 8

8 Extern meldpunt voor advies en melding: van maandag tem vrijdag van 10-18u pagina 8 van 8 Deontologische code Wonen-Vlaanderen