Het nieuwe notariskantoor

Transcriptie

1 Het nieuwe notariskantoor Prof. mr. W.G. Huijgen 1. Inleiding Onder de titel Het nieuwe notariskantoor werd in april 2011 het Landelijk Notarieel Studentencongres te Leiden georganiseerd. Het thema voor dit congres werd gekozen omdat het notariaat sedert de invoering van de nieuwe Wet op het notarisambt in het najaar van 1999 en de bijna tien jaar later daaropvolgende economische crisis van medio 2008 binnen een geheel nieuwe maatschappelijke realiteit moet functioneren. Voor de notariële studenten anno 2011 betekent dit dat zij in een andere notariële toekomst terecht zullen komen dan hun voorgangers. In het notariaat gaan de ontwikkelingen nu erg snel. Ook de wetgever heeft dit geconstateerd, maar loopt soms achter de feiten aan. Het feit dat ook de wetgever ziet dat de maatschappelijke ontwikkelingen nopen tot aanpassing van de regelgeving ten aanzien van het beroep van de notaris blijkt uit de vele wetsvoorstellen die er liggen. Ik noem in dit verband de navolgende: het wetsvoorstel inzake wijziging van de Wet op het notarisambt naar aanleiding van de evaluatie van die wet door de Commissie Hammerstein (Kamerstukken ); het wetsvoorstel inzake het vervallen van het nationaliteitsvereiste voor de benoeming tot notaris (Kamerstukken ); het wetsvoorstel inzake het afschaffen van de geheimhoudingsplicht ten aanzien van de notariële derdegelden rekening (wetsvoorstel ). Naast alle genoemde wetsvoorstellen inzake de aanpassing van het notariële beroep aan de maatschappelijke werkelijkheid van de 21e eeuw vraagt ook een aantal feitelijke ontwikkelingen de aandacht. In dit verband valt bijvoorbeeld te wijzen op de vergaande digitalisering die het notariaat nu doormaakt. Een andere maatschappelijke werkelijkheid van nu is de wereldwijde economische recessie die er onder meer voor zorgt dat de koop en financiering van onroerend goed zeer problematisch is geworden. 1 Nu de notariële tarieven sedert 1 Zelfs zo problematisch dat de staatssecretaris van Financiën inmiddels heeft aangekondigd de overdrachtsbelasting bij verkrijging van woningen te verlagen van 6 naar 2% met ingang van 15 juni 2011voor de periode tot 1 juli 2012 (Besluit van 1 juli 2011, nr. BLKB 2011/1290 M). 1

2 HET NIEUWE NOTARISKANTOOR de invoering van de nieuwe Wet op het notarisambt in het najaar van 1999 waren vrijgelaten heeft een en ander ertoe geleid dat de winsten van notariskantoren sedert medio 2008 in een vrije val terecht zijn gekomen en een aanzienlijk deel van de notariskantoren de afgelopen jaren zelfs verliesgevend is geweest. Kortom, ook dit aspect vraagt de aandacht van het nieuwe notariskantoor. 2. Introductie van de deelonderwerpen Niet alle maatschappelijke ontwikkelingen rond het nieuwe notariskantoor die hierboven zijn aangestipt kunnen binnen het bestek van een congresochtend voldoende aandacht krijgen. Daarom wordt ingezoomd op vier nadere deelonderwerpen. Deels hebben die deelonderwerpen te maken met ontwikkelingen in de wetgeving rond het notariaat en deels met feitelijke maatschappelijke ontwikkelingen die het notariaat raken. Allereerst vraagt de vergaande digitalisering van het notariële beroep de aandacht. Over dit onderwerp wordt door collega Waaijer van de Universiteit van Amsterdam een bijdrage geleverd. Bij de behandeling van dit onderwerp komen onder meer vragen aan de orde zoals: moet ook de authentieke (notariële) akte in de toekomst een digitale akte worden? Daarnaast wordt gesignaleerd dat tal van registers die voor het notariaat van levensbelang zijn zoals het handelsregister en het centraal testamentenregister inmiddels digitaal beschikbaar zijn. Dit roept de vraag op of er ook nieuwe digitale registers moeten komen die het werken van de notaris kunnen ondersteunen. Collega Waaijer stelt zichzelf hierbij de vraag of er een digitaal notarieel cliëntendossier moet komen. Van een geheel andere orde is de bijdrage van notaris Kortlang te Leiden (oudvoorzitter van de KNB). Zij bespreekt verleden en heden van de vraag hoe de ervaren kandidaat-notaris op het moderne notariskantoor meer de plek kan toekomen die hem/haar toekomt. In het verleden is er in dit verband wel gepleit voor substituut-notarissen, notarissen in loondienst en thans komt de figuur van de toegevoegd notaris naar voren op grond van het daartoe strekkende wetsvoorstel. Er zijn meerdere interessante aspecten te onderkennen aan de nieuwe figuur van de toegevoegd notaris. Zo zal deze notaris akten passeren in het protocol van de notaris waaraan hij/zij is toegevoegd. Dit maakt het voor die laatste notaris eenvoudiger mogelijk om zich los te maken van de klassieke notariële taken en inhoud te geven aan het commerciële aspect van het notariaat en bijvoorbeeld ook de managementfunctie binnen het kantoor meer inhoud te geven. Wel kleven er aan de figuur van de toegevoegd notaris nog een aantal juridische vragen die door mevrouw Kortlang in haar bijdrage worden besproken. De kenner bij uitstek op het gebied van de notariële geheimhoudingsplicht 2 de heer P.C. van Es verdiept zich in zijn bijdrage in de vraag naar de diepere ratio 2 Zie bijv. zijn bijdrage aan het preadvies KNB 2007 onder de titel: Informatieplicht en geheimhoudingsplicht van de notaris, p

3 HET NIEUWE NOTARISKANTOOR van de notariële geheimhoudingsplicht en het daarmee samenhangende verschoningsrecht. Vanuit die ratio en de historische achtergrond van dit fenomeen stelt hij vervolgens een aantal vragen aan de orde ten aanzien van de plannen van de wetgever zoals neergelegd in het wetsvoorstel tot implementatie van het rapport Hammerstein die ertoe leiden dat de notariële geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht zullen worden beperkt. Daarbij komt zijdelings ook aan de orde het nadere wetsvoorstel tot beperking van de geheimhoudingsplicht in verband met het houden van derdengelden op basis van artikel 25 Wna. Kort gezegd zullen de notariële geheimhoudingsplicht en het verschoningsrecht in de toekomst niet meer gelden ten aanzien van het betalingsverkeer via de derdengelden rekening. Ten slotte bespreekt mr. R. Wisse van het Bureau Financieel Toezicht (BFT) de plannen om tot een integraal toezicht op de kwaliteit en integriteit van het notariaat te komen, zoals dat is neergelegd in het wetsvoorstel tot implementatie van het rapport Hammerstein. Een dergelijk toezicht bestond eerder nog niet. Aan de orde komt onder meer de vraag hoe het toezicht zal worden vorm gegeven en welk normenkader hier zal gelden. Ook vragen zoals die naar welke integriteitrisico s er zoal bestaan en wat de gevolgen van normoverschrijdingen zijn, komen aan bod. Nu al kan de conclusie worden getrokken dat dit integrale toezicht van het BFT aanzienlijke gevolgen zal hebben voor het nieuwe notariskantoor. 3

4

5 Vergaande digitalisering in het notariaat Dhr. prof. mr. B.C.M. Waaijer I. Van waar we komen: voorsorteren op de digitale snelweg Onder digitalisering wordt verstaan het omzetten van data van een analoog naar een digitaal medium. In het navolgende zal ik digitalisering ruimer opvatten als het gebruiken van de mogelijkheden die de computer biedt. Gezegd kan worden dat het notariaat in het verleden met open oog heeft gekeken naar nieuwe toepassingsmogelijkheden van technologie voor het notariskantoor. De typemachine was rond de vorige eeuwwisseling op menig notariskantoor reeds te vinden en dat was in vergelijking met andere kantoren zeker niet als achterhoede. 1 Nieuwe technieken roepen hun eigen vragen op. Ik citeer uit de 1ste druk van De Notariswet, door J.C.H. Melis, 1932: Het moderne, steeds sneller zich voortbewegende leven eischt evenwel ook groote snelheid van bediening op het notariskantoor. En al geldt dáár vooral het spreekwoord van den haastigen spoed, die zelden goed is, toch is ook het aloude notariaat wel verplicht zich vlugger voort te bewegen dan voorheen. En dit nu wordt ten zeerste bevorderd door het gebruik der schrijfmachine, zonder dat daarmede de rechtszekerheid behoeft te worden in gevaar gebracht of de nauwkeurigheid geschaad. Maar bepaalde artikel 28 Wna (oud) niet dat notariële akten moesten worden geschreven? 2 Ik laat Melis, t.a.p. p. 275, weer aan het woord: De vraag blijft echter gewettigd of de Notariswet wel het machinale schrift voor notariëele akten en afschriften toelaat. De wetgever van 1842 kon, zeer begrijpelijk, de kwestie niet oplossen, daar in dat jaar de schrijfmachine nog een onbekend artikel was. ( ) Men zal deze vraag alleen bevestigend kunnen beantwoorden wanneer men kan zeggen, dat men met de schrijfmachine ook werkelijk schrijft. En dan wil het mij voorkomen dat zulks met gerustheid kan worden beweerd. 1 In Melis, De Notariswet, 1e druk, 1932, p. 274, lees ik: Dit onmisbare, zeer practische werktuig heeft reeds lang zich een plaats op het moderne notariskantoor veroverd. Zie over de typemachine Adriani, WPNR 2982 en 3007, en in WPNR 3007 ook Janssens. 2 De notarieële akten moeten leesbaar, in onafgebroken samenhang, zonder verkortingen, witte vlakken, gapingen of tusschenruimten worden geschreven, ten ware voor sommige door eenige autoriteit vastgestelde gedrukte formulieren mogten bestaan. 5