Installatiehandleiding ZIVVER Office plug-in

Transcriptie

1 Installatiehandleiding ZIVVER Office plug-in Versie: 2.0 Datum: 12 maart

2 1. Inhoud 1. Inhoud Inleiding Installatie De online of offline installer gebruiken Online installer Offline installer Installeren voor iedereen of alleen mij Microsoft Installer commando s Installatiebestanden De plug-in installeren middels een Group Policy Installer beschikbaar maken voor installatie Een Group Policy Object (GPO) aanpassen of aanmaken De installer aan de GPO toevoegen Testen De plug-in installeren middels RES Accountgegevens De plug-in updaten De plug-in configureren De plug-in verbinding laten maken met ZIVVER Wat is er vereist om de plug-in te laten verbinden met ZIVVER? Hoe kan ik controleren of de plug-in verbinding heeft met ZIVVER? Problemen met verbinding De plug-in laden in Outlook of niet Zorgen dat de plug-in altijd ingeschakeld blijft Aanpassingen maken in het register Aanpassingen maken via een REG-bestand Aanpassingen doorvoeren via een Group Policy Object (GPO) Mailen vanuit externe programma s via Outlook Problemen met de Office plug-in oplossen Het error-log inzien Automatisch inloggen Voorwaarden Automatisch inloggen inschakelen Automatisch inloggen uitschakelen

3 2. Inleiding Dit is de installatiehandleiding voor de Office plug-in. We leggen uit hoe je de plug-in installeert en behandelen de belangrijkste aandachtspunten. 3. Installatie Dit hoofdstuk beschrijft de installatie van de plug-in De online of offline installer gebruiken Voor de Office plug-in zijn 2 installers beschikbaar; een online en een offline variant. Het verschil tussen de online en offline installer is de manier waarop een update van de plug-in wordt geïnstalleerd. Als de gebruiker de plug-in zelf mag installeren en updaten, dan raden wij de online variant aan. Als het beheer van de plug-in centraal wordt geregeld en uitgerold, dan raden wij de offline variant aan Online installer Downloadlink: De online installer (.exe) downloadt bij het installeren alle benodigde gegevens. De installatie gebeurt met een gedownload.msi-bestand. Wanneer de plug-in is geïnstalleerd met de online installer, dan controleert de plug-in automatisch of er een nieuwe versie beschikbaar is. Als er een update beschikbaar is, dan krijgt de gebruiker bij het opstarten van Outlook hierover een melding. De gebruiker kan er op dat moment voor kiezen om de plug-in wel/niet te updaten. Uiteraard moet de gebruiker rechten hebben om de update te mogen installeren op zijn computer. Tijdens het updaten wordt de huidige versie van de plug-in eerst verwijderd om vervolgens de nieuwe versie te installeren. Hierna kan Outlook automatisch worden herstart, als de gebruiker deze optie heeft gekozen. 3

4 Offline installer Downloadlink: Als de plug-in is geïnstalleerd met de offline installer (.msi), dan kan deze alleen worden geüpdatet door een nieuwe versie handmatig te installeren. Hierin verschilt de offline installer met de online installer. De offline installer is een standaard.msi-bestand waarvoor de Microsoft Installer commando s kunnen worden gebruikt. Zie sectie Installeren voor iedereen of alleen mij De Office plug-in kan geïnstalleerd worden voor alle gebruikers van deze computer of voor alleen de ingelogde gebruiker. Het maakt daarbij niet uit of de online of offline installer wordt gebruikt. Wij raden aan om de plug-in te installeren voor "iedereen" als alle gebruikers op een werkstation de plug-in gebruiken, waarbij het beheer van de plug-in centraal wordt geregeld en uitgerold. Je kunt ook een installatie voor iedereen doen, en met een uitgerolde registersleutel bepalen voor welke gebruikers de plug-in wel of niet actief moet zijn (zie sectie 4.5). Wij raden aan om de plug-in te installeren voor "alleen mij" als alleen de huidige, ingelogde gebruiker op een werkstation de plug-in moeten kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld omdat deze gebruiker meedoet aan de pilot voor ZIVVER. Bij een "iedereen"-installatie wordt de plug-in op het werkstation geïnstalleerd en is deze beschikbaar voor alle gebruikers die inloggen op dit werkstation. De installatiebestanden worden standaard weggeschreven in %Program Files (x86)%. Daarvoor zijn adminrechten nodig. Bij een "alleen mij"-installatie wordt de plug-in geïnstalleerd in de user directory en is dus alleen beschikbaar voor de huidige, ingelogde gebruiker. De installatiebestanden worden standaard weggeschreven in %localappdata%. Daarvoor zijn geen adminrechten nodig. 4

5 De keuze om de plug-in te installeren voor iedereen of alleen mij kan tijdens het installeren handmatig worden gemaakt (zie hierboven). Een andere mogelijkheid is om met behulp van Microsoft Installer commando s de installatie te starten. Zie sectie Microsoft Installer commando s In deze sectie gebruiken we msiexec om met behulp van Microsoft Installer commando s de installatie te starten. Klik hier voor meer informatie over msiexec. - Met het volgende commando wordt de plug-in op de achtergrond geïnstalleerd (silent install) voor alleen mij : msiexec /i "Zivver.OfficePlugin.Installer.msi" /quiet - Met het volgende commando wordt de plug-in op de achtergrond geïnstalleerd (silent install) voor iedereen : msiexec /i "Zivver.OfficePlugin.Installer.msi" ALLUSERS=1 USEIMPERSONATE=0 /quiet Als ALLUSERS niet is opgegeven dan wordt de plug-in standaard voor alleen mij geïnstalleerd. Hetzelfde geldt voor ALLUSERS = (lege waarde) Installatiebestanden Afhankelijk van de keuze om de plug-in te installeren voor iedereen of alleen mij worden bestanden voor de plug-in weggeschreven op een andere locatie. - Bij een iedereen -installatie worden bestanden standaard weggeschreven in %Program Files (x86)%. Bijvoorbeeld: 5

6 C:\Program Files (x86)\zivver B.V\ZIVVER Office Plugin\ - Bij een alleen mij -installatie worden bestanden standaard weggeschreven in %localappdata%. Bijvoorbeeld: \AppData\Local\ZIVVER B.V\ZIVVER Office Plugin\ Tijdens het installeren kan de locatie worden gewijzigd De plug-in installeren middels een Group Policy De plug-in kan geïnstalleerd worden middels een Group Policy. Gebruik daarvoor de Group Policy Management Console (GPMC) Installer beschikbaar maken voor installatie Om de plug-in middels een Group Policy te installeren, moet de installer in het netwerk beschikbaar zijn. Plaats daarvoor de installer in een map op een netwerkschijf, waar alle gebruikers leesrechten toe hebben Een Group Policy Object (GPO) aanpassen of aanmaken Pas een bestaande GPO aan of maak een nieuwe GPO aan. Koppel deze policy vervolgens aan de juiste Organizational Unit (OU), domain of site. Houdt daarbij rekening met inheritance: als je de policy koppelt, dan is de plug-in uiteraard ook beschikbaar voor alle onderliggende mappen (child containers) in deze OU/domain/site De installer aan de GPO toevoegen Gebruik de Group Policy Management Editor (GPME) voor het koppelen van de installer aan de GPO. 1. Pas de GPO in GPMC aan: rechtermuisknop > Edit 2. GPME opent automatisch. 3. Ga in GPME naar: Computer configuration > Policies > Software Settings > Software installation 4. Pas Software installation aan: rechtermuisknop > New > Package 5. Zoek de installer op de netwerkschijf op. 6. Selecteer deze en klik op Open. 7. Selecteer de optie Assigned en klik op OK. 8. De plug-in kan nu geïnstalleerd worden bij alle gebruikers die tot deze GPO behoren. Dit zal gebeuren nadat hun Group Policy wordt geüpdatet. 9. [Optioneel] Controleer in GPME dat de volgende optie ingeschakeld is: Computer configuratie > Administrative templates > System > Logon > Always wait for network at computer startup. 6

7 Testen Om de instellingen te testen kan je handmatig de Group Policy updaten met gpupdate.exe. De volgende 2 commando s zijn daarbij handig: - Om alle mogelijke commando s te bekijken: gpupdate.exe /? - Om alle instellingen te updaten, ongeacht of ze zijn gewijzigd: gupdate.exe /force 3.4. De plug-in installeren middels RES De plug-in kan geïnstalleerd worden met RES. Gebruik daarvoor RES ONE Automation en stel de installation job in als volgt: In Security Context geef je het account op dat rechten heeft om op het remote werkstation de installatie uit te voeren Accountgegevens De accountgegevens voor een ingelogd account worden op 2 locaties opgeslagen. Het maakt daarbij niet uit of de installatie voor iedereen of alleen mij is gedaan. 7

8 Per ingelogd account: %AppData%\Roaming\Zivver\OfficePlugin\accounts\ Per ingelogd account wordt er een waarde weggeschreven in: HKCU\SOFTWARE\Zivver\OfficePlugin\Secrets\ Let op: deze locaties moeten opgeslagen worden in het profiel van de gebruikers om ingelogd te blijven in ZIVVER De plug-in updaten Als de installatie voor iedereen is gedaan, dan kan de plug-in alleen geüpdatet worden als de uitvoerder van de installatie adminrechten heeft. Dit komt doordat de installatiebestanden standaard op de volgende locatie staan: C:\Program Files (x86)\zivver B.V\ZIVVER Office Plugin\ Om deze bestanden te kunnen updaten zijn adminrechten nodig. 8

9 4. De plug-in configureren 4.1. De plug-in verbinding laten maken met ZIVVER De Office plug-in heeft een verbinding nodig met ZIVVER om veilig berichten te kunnen verzenden en ontvangen. In dit hoofdstuk leggen we uit: - Wat er vereist is om de plug-in verbinding te laten maken met ZIVVER. - Hoe je kunt controleren of de plug-in wel/geen verbinding heeft met ZIVVER Wat is er vereist om de plug-in te laten verbinden met ZIVVER? De volgende zaken zijn van invloed op de verbinding die de plug-in met ZIVVER maakt: - De plug-in maakt een HTTPS-verbinding (TLS) via poort 443. Er zijn geen andere poorten in gebruik. - De plug-in maakt verbinding met ZIVVER via het DNS-domein De wildcard (*) geeft aan dat verschillende subdomeinen hieronder vallen. ZIVVER heeft geen vaste IP-adressen in gebruik en gebruikt daarom dit DNS-domein. - ZIVVER wordt niet tegengehouden door een firewall - ZIVVER wordt ook niet geblokkeerd door een proxy 4.3. Hoe kan ik controleren of de plug-in verbinding heeft met ZIVVER? Als de plug-in verbinding heeft met ZIVVER, dan kan de gebruiker inloggen met zijn ZIVVER-account. Daarnaast geeft de ZIVVER-werkbalk geen meldingen m.b.t. verbinding maken weer (kleur van de werkbalk is grijs of blauw). De verbinding kan worden gecontroleerd in het scherm Over ZIVVER. Ga daarvoor in het ribbon/lint naar het tabblad ZIVVER. Klik vervolgens op Over ZIVVER. 9

10 Als er achter Backend versie en Backend API versie een versienummer is ingevuld, dan is er een verbinding met ZIVVER gemaakt. Het versienummer voor Plug-in API versie is altijd ingevuld, ook als er geen verbinding is. Als de plug-in geen verbinding heeft, dan wordt dit ook bij het opstellen van een bericht in de ZIVVER-werkbalk aangegeven. Als de plug-in nog bezig is met controleren of er een verbinding is met ZIVVER, dan wordt dit als volgt aangegeven: 10

11 Als de plug-in geen verbinding met ZIVVER heeft, dan krijg je bij het inloggen de melding Gebruikersnaam/wachtwoord ongeldig. Controleer dan ook de verbinding met ZIVVER, zoals hieronder staat beschreven Problemen met verbinding Als de Office plug-in géén verbinding kan maken met de backend, en in Over ZIVVER worden geen versienummers getoond achter Backend versie en Backend API versie, controleer dan de volgende zaken. 1. De Office plug-in moet via de standaard HTTPS-poort (443) verbinding kunnen maken. Voeg deze toestemming indien nodig ook toe aan een proxyserver. 2. De ZIVVER-backend mag niet geblokkeerd worden door een firewall. Voeg indien nodig als uitzondering toe De plug-in laden in Outlook of niet Tijdens het installeren van de plug-in worden enkele registerwaarden geïnstalleerd. Zo wordt voor Outlook de LoadBehavior waarde ingesteld. Deze waarde bepaalt of een plug-in wordt geladen bij het opstarten van Outlook, of niet. LoadBehavior kan per gebruiker of per computer worden ingesteld. Als de Office plug-in voor de huidige gebruiker (just me-optie) wordt geïnstalleerd, dan staat LoadBehavior op één van onderstaande locaties: Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\A ddins\zivverofficeplugin.addinmodule Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Offi ce\outlook\addins\zivverofficeplugin.addinmodule Als de Office plug-in voor deze computer (everyone-optie) wordt geïnstalleerd, dan staat LoadBehavior op één van onderstaande locaties: Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\ Addins\ZivverOfficePlugin.AddinModule Computer\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Off ice\outlook\addins\zivverofficeplugin.addinmodule 11

12 De belangrijkste waarden voor LoadBehavior zijn: - LoadBehavior = 0 (0x ) De plug-in wordt niet automatisch geladen bij het opstarten van Outlook. Als de gebruiker de plug-in handmatig start, dan blijft de waarde 0. Dus de volgende keer dat je Outlook opstart, is de plug-in niet automatisch geladen. - LoadBehavior = 2 (0x ) De plug-in wordt niet automatisch geladen bij het opstarten van Outlook. Als de gebruiker de plug-in handmatig start en er treden geen problemen op, dan wordt de waarde aangepast naar 3. - LoadBehavior = 3 (0x ) De plug-in wordt automatisch geladen bij het opstarten van Outlook. Als er een probleem met de plug-in is, dan wordt de waarde aangepast naar 2. Anders blijft de waarde 3. Bij installatie van de Office plug-in wordt de LoadBehavior waarde aangemaakt en op waarde 3 gezet. Als de plug-in wordt gedeïnstalleerd, dan wordt de LoadBehavior waarde verwijderd. Een LoadBehavior waarde kan handmatig worden aangepast in het register, of je kunt deze uitrollen naar gebruikers op basis van bijvoorbeeld een applicatiegroep in de Active Directory. Mocht de LoadBehavior waarde niet bestaan, dan kan deze handmatig worden aangemaakt als DWORD (32 bits)-waarde. Let op: als je LoadBehavior instelt op gebruikersniveau (HKCU), zorg dan dat er geen waarde bij HKLM staat. Anders wordt de HKLM-waarde als uitgangspunt genomen. 12

13 4.6. Zorgen dat de plug-in altijd ingeschakeld blijft Je wilt dat ZIVVER altijd actief is om de communicatie van gebruikers te beveiligen. Met een aantal register-aanpassingen kun je ervoor zorgen dat gebruikers de plug-in niet uit kunnen schakelen, en dat Outlook de plug-in ook niet uitschakelt bij vertraging. Als beheerder kun je deze aanpassingen handmatig doorvoeren (zie 4.6.1), maar je kunt dit ook automatisch doen met behulp van een REG-bestand (zie 4.6.2) of Group Policy (zie 4.6.3) Aanpassingen maken in het register 1. Open de Register Editor. 2. Ga naar de onderstaande locatie in het register. Maak, indien nodig, nieuwe sleutels aan. HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Policies\Microsoft\office\1x.0\ou tlook\resiliency\addinlist 1x.0 (hierboven onderstreept) verschilt per Office-versie. Zie hieronder voor de correcte sleutelnaam: a. Outlook 2007: 12.0 b. Outlook 2010: 14.0 c. Outlook 2013: 15.0 d. Outlook 2016: 16.0 Let er bij de volgende stappen op dat je voor jouw versie van Outlook de correcte sleutelwaarde aanhoudt. 3. Plaats in de sleutel addinlist een nieuwe tekenreekswaarde met de naam ZivverOfficePlugin.AddinModule en een waarde van 1. Met deze instelling zorg je er voor dat gebruikers de plug-in niet kunnen deactiveren. 4. Ga nu naar de volgende locatie in het register: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Z ivverofficeplugin.addinmodule 5. Maak hier een nieuwe DWORD-waarde genaamd LoadBehavior met de waarde 3. Met deze instelling zorg je ervoor dat de plug-in actief is in Outlook. 6. Ga nu naar: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\1x.0\Outlook\Res iliency\disableditems 7. Verwijder de sleutel DisabledItems en maak deze daarna opnieuw aan. 13

14 Met deze aanpassing zorg je ervoor dat de ZIVVER plug-in niet (meer) standaard uitgeschakeld is. 8. Ga nu naar: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\1x.0\Outlook\Res iliency\crashingaddinlist 9. Verwijder de sleutel CrashingAddinList en maak deze vervolgens opnieuw aan. Deze aanpassing zorgt ervoor dat de plug-in niet op inactief staat omdat deze in het verleden is gecrasht. 10. Ga nu naar: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\1x.0\Outlook\Res iliency\donotdisableaddinlist 11. Maak hier een nieuwe tekenreekswaarde aan met de naam ZivverOfficePlugin.AddinModule en een waarde van 1. Deze instelling zorgt ervoor dat Outlook de plug-in niet uitschakelt, bijvoorbeeld bij een vertraging Aanpassingen maken via een REG-bestand Met een.reg-bestand voer je de aanpassingen aan het register (zie stap 2) automatisch door. 1. Op onze support-website vind je het juiste bestand voor jouw versie van Outlook: a. Outlook 2016: b. Outlook 2013: c. Outlook 2010: d. Outlook 2007: 2. Kies het REG-bestand dat overeenkomt met jouw versie van Outlook, en sla deze op. 3. Voer het REG-bestand uit en bevestig je keuze. De wijzigingen beschreven bij stap 2 zijn nu automatisch aangebracht Aanpassingen doorvoeren via een Group Policy Object (GPO) 1. Open de Group Policy Manager 2. Maak een nieuw GPO aan in het gewenste domein en geef deze een naam. 3. Rechtsklik op de nieuwe GPO en kies Bewerken. 14

15 4. In de Editor, ga naar Instellingen onder Gebruikersconfiguratie. 5. Klap hier de Windows-instellingen uit. 6. Rechtsklik op Register, en maak de entries aan zoals in de tabel hieronder. Let op dat je 1x.0 aanpast voor jouw versie van Office. Naam # Actie Locatie Sleutel Waarde naam Type Waarde ZivverOfficeP lugin.addin Module 1 Create HKCU HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Policie s\microsoft\office\1x.0\outlook\resiliency \addinlist ZivverOfficePlugi n.addinmodule Tekenreeks waarde 1 LoadBehavio r DisabledItem s DisabledItem s CrashingAddi nlist CrashingAddi nlist ZivverOfficeP lugin.addin Module 2 Update HKCU HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Micros oft\office\outlook\addins\zivverofficeplu gin.addinmodule 3 Delete HKCU HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Micros oft\office\1x.0\outlook\resiliency\disabl editems 4 Create HKCU HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Micros oft\office\1x.0\outlook\resiliency\disabl editems 5 Delete HKCU HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Micros oft\office\1x.0\outlook\resiliency\crashi ngaddinlist 6 Create HKCU HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Micros oft\office\1x.0\outlook\resiliency\crashi ngaddinlist 7 Create HKCU HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Micros oft\office\1x.0\outlook\resiliency\donot DisableAddinList LoadBehavior ZivverOfficePlugi n.addinmodule REG_DWOR D Tekenreeks waarde Mailen vanuit externe programma s via Outlook Als je rechtstreeks een document wilt sturen vanuit bijvoorbeeld Microsoft Word, Excel of Powerpoint, dan moet Outlook gestart worden in een modus waarin ook de plug-ins geladen worden. Om dit af te dwingen, gebruikt ZIVVER het volgende bestand: C:\Program Files (x86)\zivver B.V\ZIVVER Office Plugin\zivver.restarter.exe Zorg dat de ZIVVER-gebruikers rechten hebben om dit bestand te kunnen openen, zodat ze niet tegen problemen aanlopen bij het mailen vanuit externe programma s. 15

16 4.8. Problemen met de Office plug-in oplossen Als er problemen optreden met de Office plug-in, kan de ingebouwde probleemoplosser heel waardevol zijn bij het stellen van de juiste diagnose. Ga naar het ZIVVER-tabblad en klik op de knop Help om de Probleemoplosser te starten. Je ziet nu een wizard die een aantal zaken controleert en aandachtspunten aangeeft. In het laatste scherm heb je ook de optie om een te sturen naar onze support-afdeling, waarbij ook meteen diagnostische informatie en een errorlog toegevoegd worden Het error-log inzien Het error-log van de Office plug-in geeft nuttige informatie over wat er misgaat. Je kunt dit inzien als je foutmeldingen in de plug-in krijgt, of als er dingen gebeuren die niet volgens de normale gang van zaken zijn. Je kunt het error-log vinden op de volgende locatie: %AppData%\Zivver\OfficePlugin\zivver.error.log Het bestand is gewoon te openen in een simpele tekst-editor, zoals Windows Kladblok. 16

17 Als je contact opneemt met onze support-afdeling over een probleem in de Office plug-in, is het handig om het error-log als bijlage mee te sturen. Dat geeft ons meer informatie waarmee we het probleem in kaart kunnen brengen Automatisch inloggen Gebruik je Single Sign-On via ADFS met Windows Authenticatie? Dan kun je instellen dat gebruikers automatisch ingelogd worden. Gebruikers hoeven dan niet (meer) handmatig in te loggen via de Login knop in de ZIVVER-werkbalk. Ook wordt de inlogsessie automatisch na 30 dagen verlengd (mits de gebruiker nog actief is). Deze functionaliteit kun je activeren door een extra registersleutel uit te rollen naar de gebruikers Voorwaarden 1. Je hebt Single Sign-on (SSO) via ADFS met Windows Authenticatie ingesteld voor je organisatie. 2. Het ZIVVER-account van de gebruiker is actief (bijvoorbeeld aangemaakt via de SyncTool) Automatisch inloggen inschakelen 1. Stel bij een gebruiker op de volgende locatie een extra registersleutel in (gebruik hiervoor b.v. een GPO): HKCU\SOFTWARE\Zivver\OfficePlugin\Settings 2. Maak de volgende sleutels aan: AutoEnableSsoAccounts TryAutoReloginSso 17

18 3. Kies steeds bij Type voor DWORD (32-bits)-waarde en zet bij gegevens de waarde 1 neer Automatisch inloggen uitschakelen Om automatisch inloggen uit te schakelen, verwijder je bovenstaande registersleutels weer uit het register van de gebruikers. 18