Beheerdershandleiding ZIVVER instellen van A tot Z

Transcriptie

1 Beheerdershandleiding ZIVVER instellen van A tot Z Versie: 2.3 Datum: 16 augustus 2017 support@zivver.com

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Het beheerdersdashboard Organisatieaccount Domeinnamen... 7 Een domeinnaam beheren Notificatieberichten Tekst (disclaimer) toevoegen De afzender van het notificatiebericht aanpassen De afzender aanpassen Accounts Toegang tot berichten herstellen Functionele accounts aanmaken Functionele accounts beheren Profiel aanpassen Toegang verlenen Accounts beheren Gebruikers uitnodigen om een account aan te maken Uitnodiging bijwerken Uitnodiging intrekken Collega s medebeheerder maken Als een gebruiker zijn wachtwoord vergeet Als beheerder een nieuw wachtwoord aanmaken voor een gebruiker Als een gebruiker de optie Wachtwoord vergeten? gebruikt Actieve sessies verwijderen Gebruikers toegang geven tot andere accounts Single sign-on (SSO) Bedrijfsregels Audit log Plug-in instellingen De verschillende instellingen uitgelegd Help

3 3

4 1. Inleiding In deze handleiding leggen we uit hoe je in ZIVVER de instellingen beheert. Hiervoor log je in op Klik vervolgens op de beheerknop om naar het beheerdersdashboard te gaan. linksonder Ontbreekt de beheerknop? Dan ben je geen beheerder. Vraag een beheerder om je beheerdersrechten te geven. In deze handleiding maken we gebruik van de fictieve organisatie Voorbeeld BV. Voorbeeld BV heeft een eigen website: Iedereen binnen deze organisatie heeft een adres 4

5 2. Het beheerdersdashboard Je ziet in het beheerdersdashboard in één oogopslag de belangrijkste statistieken, meldingen en instellingen voor je organisatie. In de statistieken zie je hoeveel beheerders en gebruikers zijn ingesteld en hoeveel berichten alle gebruikers in totaal hebben verstuurd. We tonen meldingen als bepaalde zaken jouw aandacht vragen. In het voorbeeld hierboven is er maar één beheerder ingesteld. Je moet dan een extra beheerder aanstellen om de toegang tot ZIVVER te waarborgen. Via het overzichtelijke dashboard kom je snel bij alle beheerdersinstellingen. Deze vind je ook in het menu aan de linkerkant. Is een optie grijs? Dan is deze op dit moment (nog) niet beschikbaar. In de volgende hoofdstukken lichten we alle opties uitgebreid toe. 5

6 3. Organisatieaccount In je organisatieaccount stel je de naam en het logo van je organisatie in. Binnenkort download je hier ook rapportages over het gebruik van ZIVVER. Hieronder zie je het organisatieaccount voor Voorbeeld BV. We schalen het logo automatisch naar de juiste grootte. Let er wel op dat het logo minimaal 250 pixels breed en 125 pixels hoog is. Bij rapportage download je in de nabije toekomst handige rapporten over het gebruik van ZIVVER. Onderaan de pagina verwijder je de complete organisatie. We verwijderen dan ook alle berichten en bestanden voor alle accounts van de organisatie. Let op: we kunnen verwijderde berichten en bestanden niet herstellen! Verwijder een organisatie dus alleen na overleg met ZIVVER. 6

7 4. Domeinnamen Je beheert voor jouw organisatie één of meerdere domeinnamen. Collega's die zich aanmelden via de website van ZIVVER, worden dan automatisch lid van jouw organisatie. Het automatisch toevoegen gebeurt op basis van de domeinnaam in het adres van een account. In ons voorbeeld is Een voorbeeld: Janneke werkt bij Voorbeeld BV. Haar adres is Janneke maakt zelf een (gratis) consumentenaccount aan op Ze krijgt nu geen consumentenaccount maar automatisch een zakelijk account dat valt onder het beheer van de organisatie. Een domeinnaam beheren Voer de volgende stappen uit voor iedere domeinnaam die jouw organisatie wil beheren: 1. Klik bij Domeinnamen beheren op Voeg toe. 2. Een nieuw scherm opent. 3. Vul in het eerste veld het domeinnaam in. Gebruik in de domeinnaam. 7

8 4. Het tweede veld gebruik je om het toevoegen van een domein te verifiëren. Selecteer daarvoor een adres. Naar dit adres sturen wij een verificati met een code. Om misbruik te voorkomen, kan je alleen kiezen uit de volgende e- mailadressen: - admin@domein.nl - administrator@domein.nl - hostmaster@domein.nl - postmaster@domein.nl - webmaster@domein.nl Deze vijf adressen horen tot de standaard adressen van een domein en alleen de beheerder van het domein kan dit instellen. Heb je geen toegang tot een van deze vijf adressen? Overleg dan met je domeinbeheerder (interne IT-afdeling of extern bedrijf dat je website/ beheert) welk adres je hier kan selecteren. De domeinbeheerder kan bijvoorbeeld een van de vijf adressen als alias voor jouw eigen e- mailadres instellen. Dan ontvang je alle berichten aan dit adres op jouw eigen adres. 5. Klik op Domein toevoegen. Het opgegeven domeinnaam verschijnt nu op een eigen regel met de status Bezig met verifiëren. 6. Open de mailbox van het geselecteerde adres. Kopieer de code uit de verificati . 7. Ga terug naar app.zivver.com. 8. Zoek de regel op met het domeinnaam die je wilt verifiëren en klik op het icoon. 8

9 9. Een nieuw scherm opent zich om het domeinnaam te verifiëren. Voer de code uit de verificati in. 10. Klik op Verifieer domein. 11. Je beheert nu de domeinnaam voor jouw organisatie. De status staat nu op geclaimd. 9

10 5. Notificatieberichten Als je een veilig bericht verstuurt, ontvangt de ontvanger een notificatiebericht. In het notificatiebericht staat de afzender, het onderwerp, logo van de organisatie en een blauwe knop om het bericht te openen. Je kunt aan het notificatiebericht een tekst (disclaimer) toevoegen en ook vanuit welk adres het bericht is verzonden. Tekst (disclaimer) toevoegen Je kunt in elk notificatiebericht een tekst opnemen om de ontvanger uit te leggen dat jullie als organisatie veilig mailen met ZIVVER. We raden je ook aan om hier een contactmogelijkheid te vermelden voor als de ontvanger vragen heeft over het bericht. Klik op Stuur voorbeeld om per een voorbeeld van een notificatiebericht te ontvangen. Zo kun je zien wat de ontvanger in zijn/haar mailbox ontvangt. De afzender van het notificatiebericht aanpassen Een notificatiebericht wordt standaard met als afzender verstuurd. Je kunt ZIVVER ook toestaan om de notificatieberichten namens de afzender te versturen. Het notificatiebericht heeft dan niet als afzender maar het adres van de verzender binnen jouw organisatie. Een voorbeeld: Janneke werkt bij Voorbeeld BV. Ze stuurt een veilig bericht naar Piet. Piet ontvangt een notificati waarin staat dat Janneke het bericht veilig heeft verstuurd. Dit notificatiebericht heeft als afzender Na het veranderen van de afzender ontvangt Piet het notificatiebericht met als afzender Let op: om de afzender van het notificatiebericht aan te passen, moet je aanpassingen aan je domein doen. Dit pas je aan in samenspraak met je domeinbeheerder (interne IT-afdeling of extern bedrijf dat je website beheert). 10

11 Voer de volgende stappen uit om de afzender van het notificatiebericht aan te passen: 1. Klik op Domein toevoegen. 2. Een nieuw scherm opent. 3. Vul de domeinnaam in waarvoor je ZIVVER toe wilt staan om namens de verzender te versturen. Gebruik in de domeinnaam. 4. Klik vervolgens op Voeg toe. 5. Het opgegeven domeinnaam verschijnt nu op een eigen regel met de status bezig. Onder de kolommen SPF, DKIM en Verification staat een uitroepteken. Deze uitroeptekens geven aan dat deze drie onderdelen nog moeten worden ingesteld. 11

12 6. Eerst gaan we SPF instellen. Hiermee geef je ZIVVER toestemming om vanaf de domeinnaam te mailen. Klik op het uitroepteken in de kolom SPF. 7. Een nieuw scherm opent. Je ziet voor het domain een TXT Record staan. Dit record stel je in het DNS van de hostingserver in. 8. Ga naar het configuratiescherm (web hosting control panel) van je webhosting. 9. Maak een TXT domain record aan voor jouw domeinnaam. 10. Voeg de regel uit TXT Record in als domain record. In ons voorbeeld is het resultaat als volgt: Let op: als er al een TXT record met v=spf ingesteld is voor je domeinnaam, voeg dan include: spf.zivver.com toe aan dit record. Doe dit vóór de afsluiten ~all. 11. Ga terug naar app.zivver.com en klik op OK. 12. Als tweede stap stellen we DKIM in. Dit is een digitale handtekening waarmee mailprogramma s kunnen zien dat de mail echt van jouw domein afkomstig is. Klik op het uitroepteken in de kolom DKIM. 12

13 13. Een nieuw scherm opent. Je ziet een host en domain staan en weer een TXT Record. 14. Ga naar het configuratiescherm (web hosting control panel) van je webhosting. 15. Maak een TXT domain record aan voor: host._domainkey.domein. In ons voorbeeld: - Host: zivvertest - Domein: voorbeeldbv.com Niet alle webhosting configuratieschermen vereisen een domein achter de host. Meestal kan je deze weglaten. Bij twijfel: stel het in zoals in ons voorbeeld. Dan stellen we in: zivvertest._domainkey.voorbeeldbv.com 16. Voeg nu de regel uit TXT Record in voor dit domain record. In ons voorbeeld is het resultaat als volgt: 17. Ga terug naar app.zivver.com en klik op OK. 13

14 18. De laatste stap is om het domein te verifiëren. Dit is een extra veiligheidsstap vanuit ZIVVER. Klik op het uitroepteken in de kolom Verification. 19. Je ziet een nieuw scherm met voor het domain een TXT Record: 20. Ga naar het configuratiescherm (web hosting control panel) van je webhosting. 21. Maak een TXT domain record aan voor jouw domeinnaam. 22. Voeg de regel uit TXT Record in als domain record (op dezelfde manier als bij SPF en DKIM). 23. Ga terug naar app.zivver.com en klik op OK. 24. Je bent nu klaar. ZIVVER zal controleren of de DNS records goed zijn ingesteld. Dit kan maximaal 24 uur duren. Zodra alle records succesvol zijn geverifieerd, zal de status veranderen naar OK. De uitroeptekens onder SPF, DKIM en VERIFICATION veranderen dan in vinkjes. 14

15 6. Accounts Bij Accounts kun je accounts beheren die lid zijn van jouw organisatie. Toegang tot berichten herstellen Bovenaan het scherm zie je een overzicht van gebruikers die de toegang tot berichten kwijt zijn geraakt. Dat gebeurt als ze het wachtwoord van hun account vergeten zijn en de gebruiker een nieuw wachtwoord heeft aangemaakt (wachtwoord reset). Berichten zijn namelijk versleuteld met een sleutel die gebaseerd is op het wachtwoord van het account. Als het wachtwoord gereset wordt, krijgt de gebruiker een nieuwe sleutel. Deze nieuwe sleutel past niet meer op de oude conversaties. Als beheerder kun jij de toegang tot berichten weer herstellen voor de gebruiker. Klik simpelweg op het icoon en de toegang is voor deze gebruiker direct hersteld. Je kunt ook de toegang herstellen door op Herstel alles te klikken. Functionele accounts aanmaken Veel organisaties gebruiken een algemeen adres zoals of Dit noemen wij functionele adressen. Vanuit deze adressen wil je ook veilig berichten versturen en ontvangen. Daarvoor kan je een functioneel account aanmaken. 15

16 Klik op Toevoegen om een functioneel account aan te maken voor een functioneel adres. Vervolgens geef je als beheerder medewerkers met hun persoonlijke ZIVVERaccount (gedelegeerde) toegang tot het functioneel account. Zie de volgende sectie hoe je dit doet. De medewerkers kunnen hierna berichten versturen en ontvangen voor het functioneel adres. Zonder dat ze inloggen met het functioneel account. Functionele accounts beheren Klik op het tandwielicoon voor het functioneel account dat je wilt beheren. 16

17 Een functioneel account heeft een eigen profiel. Pas deze aan door op Profiel aanpassen te klikken. Geef de naam en een profielfoto op. Bepaal of de ontvanger ziet wie het bericht namens het functionele account heeft verstuurd. Zet daarvoor het vinkje aan voor Laat aan ontvangers zien wie berichten verzendt namens mijn account. Geef medewerkers met hun persoonlijke account toegang tot een functioneel account. Klik daarvoor op Toegang verlenen. Geef vervolgens op welke gebruikers (gedelegeerde) toegang krijgen tot het functioneel account. Of verwijder de toegang tot een account. 17

18 Accounts beheren Onderaan de pagina zie je een overzicht van alle accounts in de organisatie. Gebruikers uitnodigen om een account aan te maken Je kunt als beheerder gebruikers uitnodigen om een account aan te maken. Dit doe je als volgt: 1. Klik hiervoor op de knop Voeg toe. 18

19 2. Vul de naam en het adres van de gebruiker in en voeg eventueel een persoonlijke boodschap toe. 3. Klik op OK. 4. De collega ontvangt een uitnodiging om een ZIVVER-account aan te maken. Zolang de gebruiker de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd, kun je de uitnodiging bijwerken. 1. Klik op het tandwielicoon voor de gebruiker waarvan je de uitnodiging wilt bewerken. 2. Klik op Uitnodiging bijwerken. 3. Je kunt de naam en het persoonlijk bericht aanpassen en eventueel de uitnodiging opnieuw versturen. 19

20 4. Klik op OK om de aanpassingen op te slaan. Zolang de gebruiker de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd, kun je de uitnodiging intrekken. 1. Klik op het icoon voor de gebruiker waarvan je de uitnodiging wilt intrekken. 2. Klik op Uitnodiging intrekken. 3. De uitnodiging is nu ingetrokken en de betreffende regel wordt grijs. Collega s medebeheerder maken Je kan een collega aanwijzen als beheerder door een vinkje te zetten onder de kolom Beheerder. De collega ontvangt dan een met uitleg en een link naar deze beheerdershandleiding. Wil je de beheerdersrechten van een collega wegnemen? Haal dan het vinkje onder Beheerder weer weg. Ook dan ontvangt de collega een om te laten weten dat hij/zij geen beheerder meer is. Let op: Maak altijd minimaal één andere collega medebeheerder voor jouw organisatie! Dan is er altijd iemand die toegang heeft tot jullie organisatie, ook als je zelf je wachtwoord vergeet. Als een gebruiker zijn wachtwoord vergeet Als een collega zijn wachtwoord is vergeten dan zijn er 2 mogelijkheden: 20

21 1. Je maakt als beheerder zelf een nieuw wachtwoord aan voor deze gebruiker. 2. De gebruiker gebruikt de Wachtwoord vergeten? -optie om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Dit is de beste optie in het geval dat een gebruiker zijn wachtwoord vergeet. Jij als beheerder kan een nieuw wachtwoord aanmaken. 1. Klik op het icoon voor de gebruiker waarvan je het wachtwoord wilt wijzigen. 2. Klik op Wachtwoord wijzigen. 3. Geef een nieuw wachtwoord op en druk op OK. De gebruiker kan nu direct inloggen met dit nieuwe wachtwoord. We raden aan dat de gebruiker direct zijn wachtwoord aanpast nadat hij opnieuw is ingelogd. Gebruikt een gebruiker de optie Wachtwoord vergeten?? Dan kan deze gebruiker zijn oude conversaties niet meer bekijken. Conversaties zijn namelijk versleuteld met een sleutel die gebaseerd is op het wachtwoord van het account. Als het wachtwoord gereset wordt, dan krijgt de gebruiker een nieuwe sleutel. Deze nieuwe sleutel past niet meer op de oude conversaties. Jij kunt als beheerder de toegang tot deze conversaties weer herstellen, zoals we in paragraaf 6.1 beschreven hebben. Actieve sessies verwijderen Soms wil je op afstand actieve sessies beëindigen. Bijvoorbeeld als je vermoedt dat een gebruiker op een publieke computer is ingelogd en vergeten is uit te loggen. 1. Klik op het tandwielicoon. 2. Kies voor de optie Verwijder actieve sessies. 3. Je ziet dan de melding 21

22 4. Klik op OK. Alle actieve sessies van deze gebruiker worden direct beëndigd. De gebruiker moet nu opnieuw inloggen. Gebruikers toegang geven tot andere accounts Je kan een andere gebruiker toegang geven tot jouw account. Dit is handig als je bijvoorbeeld wilt dat een collega jouw berichten opvolgt tijdens jouw vakantie. Of als meerdere gebruikers toegang nodig hebben tot een gedeelde mailbox zoals Als je toegang tot een ander account hebt, kun je geen persoonlijke instellingen (zoals het wachtwoord) aanpassen. De toegang kan daarnaast ten alle tijden weer worden ingetrokken. Een gebruiker kan zelf een andere gebruiker toegang geven tot zijn account. Als beheerder kan je dit ook voor ze regelen. 1. Klik op het tandwielicoon. 2. Kies voor de optie Toegang verlenen. 3. Selecteer de accounts die toegang krijgen hebben tot dit account. 4. Klik op OK. 22

23 5. De gebruiker heeft nu zowel in Outlook als in de webapp toegang tot de mailbox. 6. In de webapp kan de gebruiker van account wisselen door op de profielfoto te klikken. 23

24 7. Single Sign-On (SSO) ZIVVER ondersteunt inloggen via Single Sign-On (SSO). Gebruikers kunnen dan in ZIVVER inloggen met hun werkplekinloggegevens. Ze hoeven geen apart wachtwoord te onthouden. SSO werkt via SAML. Als Identity Provider ondersteunt ZIVVER: - Microsoft ADFS - Microsoft Azure - Google G Suite Let op: neem contact met ons op als jouw organisatie SSO wilt gebruiken. Het verkeerde instellen van SSO kan de toegang voor gebruikers tot ZIVVER blokkeren. 24

25 8. Bedrijfsregels Bedrijfsregels helpen de organisatie om te voorkomen dat gebruikers onbewust gevoelige informatie versturen. Ze controleren de inhoud en bijlages van berichten en geven automatisch een waarschuwing aan de gebruiker als gevoelige informatie naar de verkeerde ontvanger wordt verstuurd. In dit overzicht kun je zien welke bedrijfsregels voor jouw organisatie zijn ingeschakeld. Let op: bedrijfsregels stel je in overleg met ons in. Zie je in dit overzicht geen bedrijfsregels staan? Neem dan contact met ons op. Wil je een bedrijfsregel (tijdelijk) uitschakelen? Haal dan het vinkje onder Ingeschakeld weg. Je kunt ook het veiligheidsniveau van de bedrijfsregel bepalen. De veiligheidsniveau s bepalen wanneer gebruikers veilig mailen. Er zijn drie niveaus: 1. Suggestion : De gebruiker krijgt een geel of grijze melding te zien. De gebruiker wordt geïnformeerd, het bericht kan optioneel veilig worden verstuurd. 2. Warning : De gebruiker krijgt een oranje melding te zien. Bijvoorbeeld doordat de gebruiker gevoelige informatie gaat versturen. De gebruiker kan handmatig het bericht veilig versturen of dat wordt automatisch gedaan (op basis van een persoonlijke instelling). 3. Error : De gebruiker krijgt een rode melding te zien en ZIVVER gaat automatisch aan. De gebruiker moet verplicht actie ondernemen om het bericht veilig te versturen. Gebruik dit niveau alleen voor zeer grote bedreigingen (zoals virussen). 25

26 9. Audit log De audit log maakt inzichtelijk welke gebruiker, wanneer welke actie heeft uitgevoerd. Gebruik het filter om de weergave aan te passen. De log is tevens per maand te downloaden. 10. Plug-in instellingen Met de ZIVVER Office plug-in mail je veilig rechtstreeks vanuit Microsoft Outlook. Als beheerder bepaal jij hoe de plug-in standaard ingesteld is, en welke instellingen gebruikers zelf mogen aanpassen. Schakel een optie standaard in door een vinkje te zetten onder de kolom Actief. Als je een vinkje zet onder de kolom Gedwongen dan kunnen gebruikers de instelling niet zelf aanpassen. De verschillende instellingen uitgelegd Er zijn vijf verschillende instellingen: 1. Verzamel informatie over niet-zivver s Zet deze optie op Actief om managementinformatie te verzamelen over genegeerde waarschuwingen (bedrijfsregels) en naar wie en wanneer je berichten stuurt. 26

27 2. Veilig mailen activeren als een bedrijfsregel dit aanraadt Zet deze optie op Actief om Veilig mailen automatisch aan te zetten als een bedrijfsregel dit voorstelt. 3. Controleer bericht alleen als Veilig mailen aan staat Zet deze optie op Actief als de inhoud van een bericht alleen gecontroleerd mag worden als Veilig mailen aan staat. 4. Geopende ZIVVER-berichten automatisch onversleuteld opslaan Zet deze optie op Actief als je wilt dat verzonden berichten onversleuteld opgeslagen worden in je Verzonden items. De inhoud van het veilig verzonden bericht staat daarmee op de mailserver opgeslagen. 5. Veilig mailen aan voor elk bericht Zet deze optie aan als je wilt dat Veilig mailen standaard aan staat bij elk bericht dat je opstelt (nieuw bericht, antwoorden en bij doorsturen). 27

28 11. Help Heb je nog vragen of loop je tegen problemen aan? Dan vind je de antwoorden op onze supportpagina. Je kunt altijd contact met ons opnemen via of via de knop Contact support. We helpen je graag om gemakkelijk veilig te mailen met ZIVVER. 28