O365 Het nieuwe werken is OPEN! SAIT Technology Update 2015

Transcriptie

1 O365 Het nieuwe werken is OPEN! SAIT Technology Update 2015

2 Agenda 1. Project Kind en Gezin door Christel Massa (Kind en Gezin) Over Kind en Gezin Keuze en meerwaarde O365 Implementatietraject Inspiratie 2. O365 SharePoint Sites door Raf Vanhoren (Uniway) Aanpak bij Kind en Gezin Wat kunnen we betekenen 3. Het nieuwe (samen)werken volgens Microsoft door Vincent Dal (Microsoft) Roadmap Microsoft

3 Over Kind en Gezin IVA met rechtspersoonlijkheid Missie: Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren. 3 beleidsdomeinen: o Preventieve gezinsondersteuning Preventieve dienstverlening aan gezinnen met jonge kinderen, overal in Vlaanderen o Kinderopvang Regie van de kinderopvang en vergunner o Adoptie

4 +50 partners met wie we samenwerken Organisatie van Kind en Gezin Gedecentraliseerd: 1 Centrale administratie - Brussel 5 Provinciale afdelingen 63 Regiohuizen 342 Erkende consultatiebureaus voor het Jonge Kind 118 Huizen van het Kind 1288 personeelsleden 788 regioteamleden zijn altijd onderweg Externe partners in de consultatiebureaus 1288 artsen Ongeveer 5500 vrijwilligers

5 Ons O365 verhaal start met visievorming of: waar zit de meerwaarde?

6 2009 We hebben onze missie aangepast MISSIE Kind en Gezin Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren.

7 interne waarden gekoppeld aan de missie Onze 4 interne waarden Open, Positief, Gedreven en Deskundig OPEN: we vinden het belangrijk dat informatie en kennis niet toebehoort aan een individu, maar aan onze organisatie

8 2012 strategische keuze - Informatie is OPEN! Kennis en documenten behoren niet toe aan de organisatie maar moeten zo veel mogelijk gedeeld kunnen worden met partners

9 Intern samenwerkingsplatform SharePoint Sinds 2011: intern samenwerkingsplatform SharePoint 2010 Doelstelling: steeds maar 1 en meest recente versie van een document beschikbaar 1 zoekingang voor alle documenten toegangsbeheer door eindgebruikers (site-verantwoordelijken) ondersteuning levenscyclus beleidsdocumenten (aanmaak tot publicatie) digitalisering documenten en centrale bewaarruimte voor alle toepassingsdocumenten efficiëntere samenwerking. Toepassing OPEN door iedereen leestoegang te geven tot alle gedeelde documentbibliotheken

10 ONS INTERN SAMENWERKINGSPLATFORM DEKTE NIET DE BEHOEFTE Platform niet toegankelijk voor derden En dit is waarom onze mensen niet gemanagede en onveilige platformen gebruikten om info te delen geen antwoord op vragen als: virtueel overleg, Byod (bring your own device), integratie sociale media (Yammer)

11 TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, dat was de vraag Voordelen publieke cloud: Toegankelijkheid & controle Beheer en ondersteuning meerdere browsers/os Platforms en toestellen (Smartphones, Laptops, PCs) - BYOD Bereikbaar los van K&G-netwerk Beheersbare omgeving (anders dan bijv. DropBox, ) Externe gebruikers: geen extra beheer en geen toegang tot interne K&G-systeem Cloud-partner Beheerst het externe datacenter Garandeert een hoge beschikbaarheid van het platform (SLA) zonder extra infrastructuurkost Beschikt over de noodzakelijke IT-expertise & veiligheidsmaatregelen K&G

12 Najaar Organisatie van een BATTLE De winnaar Collaboratie Teamwerking

13 NIEUW INTERN- EN EXTERN SAMENWERKINGSPLATFORM: MICROSOFT OFFICE 365 Mensen en informatie verbinden NIEUW: geïntegreerd met andere samenwerkingsfunctionaliteit NIEUW: 1 agenda Chat Microsoft Exchange Online ipv Lotus Notes mail en agenda Geïntegreerd met andere toepassingen Planning en beschikbaarheid Microsoft Lync/Skype voor chat en virtueel overleg Overkoepelende weergaves: persoonlijk privé vs werk vs team NIEUW: videoconferencing (audio en beeld) SAMENWERKEN Vergaderen en informatie uitwisselen Samenwerkingsruimte (team/projectsite) teamagenda vergaderruimte taken Microsoft SharePoint teamsites in de cloud NIEUW: geïntegreerd met persoonlijke agenda agenda Microsoft verslag Office Online taken documenten bewerken in browser NIEUW: offline: 1 takenlijst Office voor 2013 gans platform Zoeken van informatie gebruik van trefwoorden en metadata (Samen)werken over locaties, toestellen, afdelingen en organisaties heen NIEUW: BYOD gebruik van platform via privétoestellen Microsoft Office 365 & Windows (op termijn) werken met APPS NIEUW: toegang voor externen NIEUW: integratie sociale media zowel online als offline kunnen werken NIEUW: gebruik van APPS binnen dit platform

14 TO CLOUD OR NOT TO CLOUD, THAT S THE QUESTION Groot nadeel van de publieke cloud: informatieveiligheid Cloudproviders: vaak VS-bedrijven VS wetgeving aangaande Data Privacy is een issue! Informatieveiligheid IS een issue Ons antwoord: risicoanalyse en risicomanagement

15 Er volgde een risico-analyse, dataclassificatie en bijhorende richtlijnen rond gebruik en beveiliging

16 De dataclassificatie van O365 is persoonlijk - Bronnen: - Werkwijze is aanvaard door regulatoren zoals Privacycommissie (advies nr 04/2015 van 25 februari 2015) - Model is conform aan de nieuwe minimale veiligheidsnormen van KSZ, geldig vanaf Risicomodel van SMALS

17 GROTE CHANGE! Werken met een nieuwe toepassing maar vooral een CULTUURWIJZIGING om anders te gaan samenwerken en documenten/kennis te delen!

18 Grootste uitdaging K&G = verandering implementeren collega s zonder IT-focus op een goede manier leren samenwerken en kennisdelen met collega s en partners Implementeren van nieuwe werkwijze/cultuur = grotere uitdaging dan Privacy & security implementeren van een nieuwe technologie Owner = not IT New I guidelin Continue zoektocht naar meerwaarde en efficiëntiewinst voor collega s, partners en de burger Stapsgewijze aanpak Waarbij de IT-afdeling moet leren loslaten

19 Aanpak veranderingstraject Vragen komen pas wanneer collega s O365 stapsgewijs in gebruik nemen en niet tijdens opleidingssessies. (cf olifant gewoon te groot om ineens op te eten) Oprichting EHBO-team 1 ste hulp bij O365 Office 365 IT-accounts& Office 365-ambassadeurs (gebruikers) verzorgen de ondersteuning van de afdelingen Aanpak/Ondersteuning op maat Infosessies, workshops, Leuk & Leerrijk -activiteiten onder de middag, trainingen op maat,

20 IMPLEMENTATIE Skype, (team)sites, OneDrive en Office

21 SKYPE Artikel in personeelsblad Lync/Skype verkoopt zichzelf Verschillende initiatieven: Minder verplaatsingen Ad-hoc kennisdeling Snel toegang tot experten Interactieve webinars met partners, ouders, Inzet van afstandstolken Extra communicatiekanaal intern, met partners en de burger Online trainingskanaal Online ondersteuningskanaal

22 SKYPE - Gebruik van polycoms voor efficiënter overleg

23 NU: Inzet (doven)afstandstolk op consultatiebureau TOEKOMST: online vertalingen

24 K&G O365 (team)sites Standaardopbouw met 5 componenten VERGADEREN notitieblok KENNISDELEN & BRAINSTORMEN via nieuwsfeed DOCUMENTEN BEWERKEN & DELEN - OPEN (iedereen team + K&G) gedeelde documentenbib. - VERTROUWELIJK (enkel team) teamdocumentenbib.

25 K&G O365 (team)sites Nieuwsfeed: Samenwerken en kennisdelen met externen via Office 365 Sites Vb Huis van het Kind Antwerpen Meerwaarde CONTACT! MAILS " GEEN LICENTIE voor externe

26 K&G O365 (team)sites Office Online Real-time samenwerken aan documenten met interne en externe teamleden Office voor externe leden

27 OUTLOOK: Fysieke bijlagen vermijden documenten delen via linken URL based on DocId

28 SKYPE K&G Academie TV: live infosessies vanop eender welke plaats

29 Case Personeeldossierbeheerders Flexibel werken met SharePoint en Skype STAP 1 Digitalisering en centralisering personeelsdossiers (SharePoint) STAP 2 dossierbeheerders personeel die over de grenzen van de provinciale afdelingen samenwerken als 1 team (Skype) minder verplaatsingen flexibele inzet van personeel inzet per expertise

30 HET NIEUWE WERKEN / O365 bij Kind en Gezin betekent SAMENWERKEN over de grenzen van de organisatie MET PARTNERS niet alleen KANTOORINNOVATIE, Uniway (SAIT) satellietkantoren en thuiswerken Microsoft OPENHEID / TRANSPARATIE in kennis en data

31 O365 Het nieuwe samenwerken Scope SharePoint online O365 door Uniway

32 Huidige omgeving 2010 & 2013

33 On-premise Afweging : welke data zetten we waar? Cloud Ondersteunt geen BYOD Paswoorden moeten beheerd worden voor externe medewerkers Aankoop van CALs (additoneel budget) voor externe medewerkers Ondersteunt BYOD Gebruik van bestaande mailadressen (AD) voor interne medewerkers Geen aankoop van O365 licenties voor externe medewerkers

34 Scope Fase 1: Creatie van een O365 app voor het opzetten van teamsites en projectsites Fase 2: Opzetten van een transversale trefwoordenlijst (nog niet hybride) Fase 3: Opzetten van een hybride search (on hold gezet) Fase 4: Migratie van de on premise teamsites naar de cloud teamsites

35 Aanpak Waarom kiezen voor een app? O365 is een platform dat continu wordt bijgewerkt door Microsoft De standaard teamsite van Microsoft dekt behoeften van K&G niet af App laat ons echter toe om op maat gemaakte oplossing in te bouwen en zodoende de funcionaliteiten van het O365 platform verder uit te breiden Geen «save as template»: voortwerken op een versie van de teamsite zoals die op dat moment voorligt, waardoor nieuwe door Microsoft toegevoegde functionaliteiten niet kunnen worden gebruikt Door de app beschikt elke nieuwe site onderliggend steeds over de meest actuele versie van de teamsite zoals Microsoft die aanbiedt Extra stappen:

36 Project is resultaat van nauwe samenwerking Realisatie in nauwe samenwerking met teams binnen Kind & Gezin -> kennisoverdracht Actief meedenken met de klant om technische invulling te bieden voor specifieke requirements Veelvuldig aftoetsen van invullen van concrete requirements door opzetten van demo s en POC s. Meeting Workspaces in 0365 DRM (Documents Rights Management) Migratietools

37 Aanmaken nieuwe teamsite

38 Invullen parameters

39 Locatie kiezen

40 Titel, URL en ambassadeur kiezen

41 Resultaat: Teamsite wordt aangemaakt Verschillende locaties maar zelfde template (team vs project) Nieuwsfeed Documentbibliotheken (Gedeelde & Teamdocumenten) Content Types Configuratie versiebeheer Vergaderruimtes Meeting workspaces vervangen door een App? OneNote Lijsten (Contacten, Aankondigingen, Forum, etc.) Eerste POC = «Huis van het Kind»

42 Content migratie van on prem teamsite naar O365 teamsite Analyse van verschillende migratietools Kostprijs Functionaliteiten Keuze voor ShareGate Uitwerken van een POC Samenwerking met interne ICT-medewerkers om enkele migraties uit te voeren Kennisoverdracht

43 K&G O365 (team)sites Standaardopbouw met 5 componenten VERGADEREN notitieblok KENNISDELEN & BRAINSTORMEN via nieuwsfeed DOCUMENTEN BEWERKEN & DELEN - OPEN (iedereen team + K&G) gedeelde documentenbib. - VERTROUWELIJK (enkel team) teamdocumentenbib.

44 Bedrijfsoverzicht SII Groep / Uniway 1979 Sinds M 0 schulden 14 Consultants Omzet BeursgenoteerdLanden 60% Grote klanten 4 continents UNIWAY 1995 Staff : ~ 65 mensen Omzet ~ 6,5 Mio

45 Uniway technische competenties Mobile Apps Azure Cloud Development Nieuw

46 SharePoint & SharePoint online references Police Antwerp Police Gent (ex-orbem)

47 Het nieuwe (samen)werken Roadmap Microsoft

48 Introduction 4 Office Groups 6 Data Loss Prevention 5 Customer Lockbox 3 DELVE 9 Office 365 Vincent Dal Technology Advisor Business Productivity

49 Introduction 4 Office Groups 6 Data Loss Prevention 5 Customer Lockbox 3 DELVE 9 INTRODUCTION

50 THE WORLD HAS CHANGED.

51 THE WORLD IS NOW A GIANT NETWORK.

52

53 UBIQUITOUS COLLABORATION PEOPLE CENTRIC COMPLIANCE THE MODERN WORKPLACE PERSONALIZED INSIGHT

54 Introduction 4 Office Groups 6 Data Loss Prevention 5 Customer Lockbox 3 DELVE 9 OFFICE 365

55 Reimagining Productivity

56 Microsoft s productivity vision Hybrid On Premises Online Best experience across devices Messaging Voice & Video Content Management Cloud on your terms Enterpris e Social Data & Analytics Integrated best-of-breed solutions

57 Office 365 is your complete office in the cloud Businessclass File Sharing Plus HD Video Conferencing Office Desktop Apps Office Online Office Mobile Anywhere Access Technical Support Simple IT Management Financiallybacked SLA

58 Introduction 4 Office Groups 6 Data Loss Prevention 5 Customer Lockbox 3 DELVE 9 GROUPS

59 TRADITIONAL HIERARCHIES INFORMATION MOVES SLOWLY COMMAND AND CONTROL RESPONSIVE NETWORKS INFORMATION TRAVELS FAST LEARN AND ADAPT

60 THE RISE OF DYNAMIC TEAMS MODERN COLLABORATION INTELLIGENT FABRIC PERSONALIZED INSIGHT

61 Key benefits SINGLE DEFINITION SELF-SERVICE PUBLIC BY DEFAULT CONTEXT & HISTORY SHARING TO NON-MEMBERS SIMPLE TO MANAGE

62 Groups building blocks Office 365 Groups Azure Active Directory Outlook OneDrive OneNote Calendar Skype Dynamics CRM Delve Yammer Apps

63 Office 365 Experiences available to all of you! OUTLOOK CONVERSATIONS FILES NOTEBOOK CALENDAR PEOPLE SKYPE

64 Great experiences across devices

65 Introduction 4 Office Groups 6 Data Loss Prevention 5 Customer Lockbox 3 DELVE 9 DATA LOSS PREVENTION

66 DLP Sensitive data analyzed using built in search Define policies for sensitive data Unified policies for all data types End users empowered with Policy Tips, contextual experiences that ensure productivity All activity is audited and reported

67 Coach the end user in s DLP Policy Tips inform your workers in real time that they may be about to pass along sensitive information Policy tips work seamlessly with Outllook, OWA, OWA for devices etc Reading custom policy tips in messages keeps workers aware of compliance policies and empowers them to act, without interrupting their work

68 same coaching in SharePoint and OneDrive

69 and directly in Office 2016 apps

70 DLP reporting and auditing Comprehensive view of DLP policy application across workloads Drill into specific departures from policy to gain business insights Export to excel workbook & incident reports

71 Introduction 4 Office Groups 6 Data Loss Prevention 5 Customer Lockbox 3 DELVE 9 Customer LockBox

72 Lockbox Engineers have current background check, security training. Second level of management or higher Submits request Microsoft Approval Customer Microsoft Engineer Lockbox system Microsoft Manager Microsoft Engineer Scoped, least privileged access Just-in-time access for limited duration Audit logs for all access

73 Customer Lockbox Now we want to extend Lockbox approval to you for human access to customer content Submits request Microsoft Approved Customer Approved Customer Microsoft Engineer Lockbox system Microsoft Manager Microsoft Customer Engineer Customer controls authorization of Office 365 personnel access Available end of 2015 for Exchange, Q for OneDrive

74

75 Introduction 4 Office Groups 6 Data Loss Prevention 5 Customer Lockbox 3 DELVE 9 DELVE

76 Office 365 in numbers 4 TRILLION NODES 850 MILLION MEETINGS PER MONTH 70 PETABYTES OF ENTERPRISE DATA 60 BILLION ATTACHMENTS 8 BILLION RELATIONSHIPS 25 PERCENT RELATIONSHIPS ARE PERSON-TO-PERSON

77 What is The Office Graph? KAT Documents People Conversations

78 What is The Office Graph? Manager Shared with me Presented to me Direct report Liked by me Trending around me Viewed by me Works with

81 Delve insights today and tomorrow External Office Graph + Content People Groups Organization

82 DELVE org analytics Available as part of new E5 plan, OR as a standalone addition to E1/ E3 plans First Release customers at E5 availability Powerful work analytics for everyone individuals, senior leadership and organization analysts Signals include exchange and calendar initially Instant message, documents, presence, groups, conversations and more to be added rapidly over time

83

84 Work-Life balance Stats on how your work continues outside 9-5 Last week you were.. Always on You received 50 s, read 50 s, and replied to % of people read your s during working hours. Glued to your phone 75% of your activity was done on your mobile device. A night owl 95% of your activity was between 5-11 pm. See team breakdown Share

85 De nieuwe manier van (samen)werken is OPEN Dank je voor jullie aandacht