Handboek voor leden van Provinciale Staten Van Aanwezigheid tot Zaalindeling. Provincie Noord-Brabant P

Transcriptie

1 Handboek voor leden van Provinciale Staten Van Aanwezigheid tot Zaalindeling Provincie Noord-Brabant P

2 Inhoud Leden van Provinciale Staten hebben te maken met een veelheid van gewoonten, procedures en afspraken. Zaken die in verordeningen zijn vastgelegd, of zelfs ooit ontstaan zijn en nu als een soort vast gebruik worden gezien.voor Statenleden die al langer actief zijn, zijn veel zaken bekend en wellicht zelfs vanzelfsprekend. Voor nieuwe Staten leden zijn veel zaken nieuw en onbekend. Dit handboek biedt informatie over allerlei praktische aangelegenheden. Het is niet volledig en aan verandering onderhevig, bijvoorbeeld door wijzigingen in het Reglement van orde. Voor opmerkingen houd ik me uiteraard aanbevolen. maart 2012 De griffier van Provinciale Staten Cathalijne Dortmans Aanwezigheid & afwezigheid 5 Accountant 5 Activiteitenkalender 6 Algemene beschouwingen 6 Amendementen 7 Automatisering 9 Beëdiging 9 Begroting 10 Bel 12 Beveiliging 12 Burgerinitiatief 12 Commissaris van de Koningin 13 Commissie voor Klachten en Verzoeken 13 Commissie ondersteuning 14 Commissies 14 Cv s Statenleden op internet 17 Dagmail PS 18 Fotograferen en filmen 18 Fracties 18 Gedeputeerde Staten 20 Geloofsbrieven 20 Griffie 21 Hamerstukken 21 Hoorzittingen 22 Huisvesting en vergaderzalen 22 Ingekomen stukken 23 Initiatiefvoorstellen 23 Integriteit 24 Interpellaties 24 Interrupties 25 ipad 26 Kaderbrief 27 Maidenspeech 27 Mondelinge vragen 27 Moties 28 Najaarsbrief 29 Notulen, verslagen en audioverslagen 29 Onderzoek, recht van 31 Openbaarheid 32 Parkeren 32 Pers 32 Petitie 33 Planning & controlcyclus 33 Presidium 34 Quorum 34 Recessen 35 Reglement van orde (Rvo) 35 Rekenkamer (Zuidelijke) 35 Relatiegeschenken 36 Restauratieve voorzieningen 36 Roken 37 Schriftelijke vragen 37 SIS 38 Spoeddebat 38 Spreektijden 38 Sprekerslijst 39 Statenvoorstellen 39 Stemmingen 40 Sturen met kaders 42 Technische vragen 42 Tijdelijke vervanging 43 Uitnodiging voor vergadering 43 Verantwoording 43 Vergaderzaal 44 Vergaderen op locatie 45 Vergoeding Statenlidmaatschap 45 Verkiezingen 47 Voorzitter 47 Wachtgeldregeling 47 Werkbezoek 48 Zaalindeling 48 2 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 3

3 Aanwezigheid & afwezigheid Statenleden tekenen bij het begin van vergaderingen van Provinciale Staten de presentielijst. Deze ligt in de Statenzaal (vanaf de hoofdingang gezien aan de rechterkant) en wordt beheerd door een bode. De aanwezigheid wordt bijgehouden om te kunnen bepalen of er voldoende Statenleden aanwezig zijn (het quorum) om de vergadering te openen. Ook is de lijst van belang bij hoofdelijke stemmingen. Statenleden die de lijst niet hebben getekend, kunnen niet deelnemen aan de stemming. Statenleden die na aanvang van de vergadering arriveren, dienen de presentielijst direct te tekenen. Statenleden die niet aanwezig kunnen zijn, kunnen dit voor aanvang van de Statenvergadering doorgeven aan de griffier. Deze meldt dit bij het begin van de vergadering. Het bericht van verhindering komt in de notulen. Het wordt bij bijzondere omstandigheden op prijs gesteld om bij de afmelding ook de reden van afwezigheid door te geven. Als een Statenlid, anders dan aangekondigd, toch aanwezig kan zijn is het wenselijk ook dat aan de griffier door te geven. Bij een commissievergadering gaat tijdens de vergadering een presentielijst rond. De secretaris van de commissie is hiervoor verantwoordelijk. De presentielijst bevat de namen van de leden en plaatsvervangend leden van de commissie. Leden tekenen voor hun aanwezigheid. Leden die niet aanwezig kunnen zijn bij een commissievergadering, kunnen dit voor aanvang van de vergadering melden bij de secretaris van de commissie. Deze meldt dit bij aanvang van de vergadering. De aanwezige leden worden bovenaan de besluitenlijst van de vergadering vermeld. Zie ook: Commissies, Quorum Accountant De accountant is een externe financieel deskundige die in opdracht van Provinciale Staten de financiële verantwoording van het college van Gedeputeerde Staten (de provinciale jaarrekening) controleert. Daarover rapporteert hij of zij bij de aanbieding van de Jaarrekening Handboek voor leden van Provinciale Staten 5

4 aan Provinciale Staten. De accountant werkt op basis van een opdracht die elke drie jaar wordt aanbesteed/gegund. Activiteitenkalender De activiteitenkalender van Provinciale Staten is een overzicht van activiteiten voor Statenleden. Naast de reguliere vergaderingen voor commissies en Staten, staan daarop ook werkbezoeken, congressen of themabijeenkomsten waarvoor Statenleden zijn uitgenodigd. De belangrijkste criteria voor opname op de kalender zijn: zijn Provinciale Staten of een Statencommissie uitgenodigd en/of wordt de actie door de provinciale organisatie of griffie georganiseerd? In de Dagmail PS staat een directe link naar de meest actuele activiteitenkalender. Algemene beschouwingen Voor de vaststelling van de provinciale begroting debatteren Provinciale Staten met elkaar en met het college van Gedeputeerde Staten over de plannen van het college. Dat noemen we de algemene beschouwingen. Het complete college is hierbij aanwezig. Met moties en amendementen kunnen Provinciale Staten de plannen wijzigen. Met moties kunnen de Staten beleidsstandpunten of verzoeken aan het college aan de orde stellen. Met amendementen kunnen zij voorstellen om de door het college voorgestelde besluiten te wijzigen. Provinciale Staten zoeken nog naar een goede vorm voor de algemene beschouwingen. In 2011 vonden de begrotingsbehandeling en de algemene beschouwing plaats in één vergadering. Over de begrotingsbehandeling in 2012 neemt het presidium vóór de zomer van 2012 een besluit. Zie ook: Geloofsbrieven Ambtelijke bijstand Ieder Statenlid heeft recht op ambtelijke bijstand. Dit recht is vastgelegd in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Een Statenlid kan beroep doen op de ambtelijke organisatie als dat voor de uitoefening van zijn of haar taak noodzakelijk is. In de praktijk gaat het hierbij meestal om het uitzoeken van concrete zaken of opzoeken van informatie. Bij uitzondering, en na overleg met griffier en algemeen directeur, is het mogelijk om uitgebreidere ondersteuning te krijgen. Een voorbeeld hiervan is de uitwerking van een initiatiefvoorstel. Ook kan de griffie ondersteuning verlenen bij het opstellen van moties, amendementen en schriftelijke vragen. Deze ondersteuning is technisch van aard. De griffie en ambtelijke organisatie bieden geen politieke ondersteuning. Zie ook: Technische vragen, Schriftelijke vragen, Mondelinge vragen Amendementen Een amendement is een voorstel van ten minste één Statenlid tot wijziging van het door het college van Gedeputeerde Staten voorgestelde besluit in een Statenvoorstel. Staten kunnen een amendement indienen tijdens de bespreking van een Statenvoorstel in een vergadering van Provinciale Staten. Amendementen kan men indienen tot aan het moment van stemming over een Statenvoorstel. Formulering en toelichting Ieder Statenlid is zelf verantwoordelijk voor de formulering van het amendement. Om te voorkomen dat amendementen niet uitvoerbaar is of niet juist geformuleerd, kan ieder Statenlid zich tot de griffie wenden om het amendement te redigeren of na te lopen. De griffie kijkt alleen naar technische zaken. Het Statenlid bepaalt de politieke strekking van het amendement en is daarvoor ook verantwoordelijk. Het staat Statenleden vrij om met andere Statenleden (al dan niet uit meerdere fracties) amendementen op te stellen. Indiening Amendementen kan men indienen tijdens de Statenvergadering. Het Statenlid kondigt in zijn of haar inbreng in eerste of tweede termijn het amendement aan. Hij of zij licht dat indien nodig toe en overhandigt het getekende amendement aan de voorzitter van de vergadering. De voorzitter neemt het amendement in ontvangst en laat het deel uitmaken van de beraadslagingen. Daarna stelt de griffier het amendement digitaal beschikbaar aan de Statenleden. Ook 6 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 7

5 komt het amendement direct in het Stateninformatiesysteem (SIS) op de provinciale website Behandeling Tijdens de vergadering kunnen andere Statenleden reageren op het amendement. Het is de bedoeling dat Gedeputeerde Staten na de eerste of tweede termijn van Provinciale Staten reageren op het amendement. Als het college vindt dat uitvoering van het amendement nadelig is voor het beleid of strijdig met ander beleid, ontraadt het college het amendement. Vindt het college het amendement acceptabel, dan geeft het college aan het amendement over te nemen of als ondersteuning van het beleid te zien. Om het ontwerpbesluit daadwerkelijk te kunnen wijzigen moet een meerderheid van de Staten een amendement hebben aangenomen bij de stemmingsprocedure. Wijziging en intrekking Het Statenlid dat een amendement heeft ingediend kan het amendement na de reactie van Gedeputeerde Staten wijzigen of intrekken. Vóór aanvang van de stemming kan de indiener ieder amendement zonder toelichting intrekken. Dit gebeurt door dit te melden aan de leden van de vergadering. Als een Statenlid een amendement wil wijzigen kan dit alleen door het amendement in te trekken en een nieuw amendement in te dienen. Een uitzondering hierop vormen heel kleine wijzigingen (zoals verschrijvingen en kennelijke vergissingen). Deze kan de indiener mondeling inbrengen of toelichten. Stemmingen Na de beraadslagingen brengt de voorzitter de eventuele amendementen en het Statenvoorstel in stemming. Als er meerdere amendementen zijn brengt de voorzitter deze in een inhoudelijk logische volgorde in stemming. De griffier doet hiervoor een voorstel. In principe wordt de volgorde van indiening aan- gehouden, tenzij de verstrekkendheid van het amendement aanleiding geeft de volgorde aan te passen. Na de stemmingen over de amendementen wordt er gestemd over het ontwerp-besluit in het Statenvoorstel, gevolgd door stemmingen over de eventueel ingediende moties. Subamendementen Statenleden kunnen ook subamendementen indienen. Deze zijn een aanvulling op of uitbreiding van een amendement. Voor subamendementen gelden dezelfde regels als voor amendementen. Voor de overzichtelijkheid is het aan te raden het gebruik van subamendementen zoveel als mogelijk te beperken. Zie ook: Moties, Stemmingen, Zie ook: Technische vragen, Mondelinge vragen, Ambtelijke bijstand Automatisering Statenleden ontvangen aan het begin van hun lidmaatschap een laptop en een ipad in bruikleen. Hiermee kunnen zij ook gebruik maken van mobiel internet. Zij mogen de apparatuur alleen gebruiken ten behoeve van het Statenlidmaatschap. In beginsel is het gebruik van mobiel internet in het binnenland onbeperkt. Kosten als gevolg van gebruik in het buitenland komen voor rekening van de gebruiker. Hierop uitgezonderd is het gebruik in het buitenland dat expliciet gerelateerd is aan het Statenwerk. Ondersteuning bij het gebruik van apparatuur is mogelijk op werkdagen tijdens kantoortijden. Statenleden kunnen hiervoor terecht op het Dienstenplein op verdieping 1 van het provinciehuis. Ook kan men telefonisch ondersteuning krijgen, via telefoonnummer Voor algemene ICT-vragen kies optie 1, voor vragen over de ipad, optie 2. Zie ook: ipad Beëdiging Statenleden leggen bij het aanvaarden van het Statenlidmaatschap de eed dan wel de verklaring en belofte af. Van tevoren geeft het Statenlid bij de griffie op of hij of zij de eed of de verklaring en belofte wil afleggen. De keuze is persoonlijk. In beide gevallen leest de griffier de relevante tekst voor. Het te beëdigen lid antwoordt aan de voorzitter van Provinciale Staten: 8 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 9

6 Bij de eed: Zo waarlijk helpe mij God almachtig. Hierbij steekt het Statenlid zijn of haar rechter wijs- en middelvinger gestrekt omhoog. Bij de verklaring en belofte: Dat verklaar en beloof ik. Hierbij steekt men geen gestrekte vingers in de lucht. Het is gewoonte om na de beëdiging het nieuwe Statenlid te feliciteren met zijn of haar benoeming. Hiervoor schorst de voorzitter de vergadering kort of biedt de gelegenheid tot feliciteren in een koffiepauze. Zie ook: Geloofsbrieven Begroting In het najaar (meestal in september) bieden Gedeputeerde Staten de Staten de begroting voor het komend jaar aan. In de begroting staan de geraamde uitgaven, verplichtingen en ontvangsten. De begroting bestaat uit een aantal vaste hoofdstukken met daarbinnen een verdeling in paragrafen. Hoewel de term begroting wijst op een financieel document, is de begroting vooral een richtinggevend beleidsdocument. In de opzet staan drie vragen centraal: - Wat willen we bereiken? - Wat gaan we daarvoor doen? - Wat mag dat kosten? Elke paragraaf heeft een maatschappelijke doelstelling (de eerste W-vraag). Deze is onderverdeeld in meer concrete operationele doelstellingen (de tweede W-vraag). Elke doelstelling heeft streefcijfers. Aan de hand hiervan kan men achteraf meten of de doelstelling is bereikt. Deze operationele doelstellingen en streefcijfers staan in de artikelsgewijze toelichting. Aan de operationele doelstelling zijn meestal uitgaven, verplichtingen en inkomsten verbonden (de derde W-vraag). Behandeling Provinciale Staten bespraken tot 2010 de begroting in twee fasen verspreid over twee vergaderingen. In de eerste bespreking hielden de Staten de algemene beschouwingen. Daarin stond de complete beleidsrichting centraal. Vervolgens werd de begroting behandeld in de Statencommissies. Daarin werden ook moties en amendementen aangekondigd. Ook gaven de Statencommissies een advies aan Provinciale Staten over de begroting. Daarbij richtte iedere commissie zich op die hoofdstukken die haar werkterrein betroffen. Zo werd de hoeveelheid werk verdeeld over de commissies en maximaal gebruik gemaakt van deskundigheid in de commissies. Na de commissievergaderingen werd de begroting geagendeerd voor een vergadering van Provinciale Staten. Met de invoering van het dualisme is het de bedoeling uitvoeringskwesties over te laten aan het college van Gedeputeerde Staten. Om wijzigingen in de voorgestelde begroting te realiseren kunnen Provinciale Staten amendementen en moties indienen. Gebruikelijk is dat de Staten dan ook duidelijk maken uit welke begrotingspost de wijzigingen moeten worden gefinancierd (de zogenaamde dekking ). In 2011 koos men ervoor de begrotingsbehandeling en de algemene beschouwing te combineren in één vergadering. Over de begrotingsbehandeling in 2012 neemt het presidium vóór de zomer van 2012 een besluit. Zie ook: Amendementen, Moties, Algemene beschouwingen, Commissies 10 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 11

7 Bel Op het zogenaamde Statenveld, de ruimte voor hoofdingang van de Statenzaal, hangt een bel. Deze bel wordt gebruikt om het begin van de Statenvergadering of de hervatting daarvan kenbaar te maken. Bodes bedienen de bel in opdracht van de voorzitter van Provinciale Staten. Zie ook: Uitnodiging voor vergadering Beveiliging Vanuit het oogpunt van veiligheid heeft het provinciehuis een openbaar en een voor publiek gesloten gedeelte. De Statenzaal, de vergaderzalen en de fractiekamers bevinden zich in het openbare gedeelte. Statenleden en fractiemedewerkers beschikken over een toegangspasje waarmee zij ook toegang hebben tot het besloten deel van het provinciehuis. De fractiekamers die zich in het publieke deel van het provinciehuis bevinden, kan men van binnen afsluiten en openen met het toegangspasje. Het toegangspasje geeft alleen toegang tot de eigen fractiekamer. Verder geven de toegangspasjes van Statenleden doorgang bij de tourniquets. De zogenaamde transportdeuren zijn niet met het toegangspasje te openen. Ook kunnen Statenleden met het toegangspasje het parkeerterrein oprijden. Zie ook: Parkeren Burgerinitiatief Sinds 2005 kent de provincie Noord-Brabant het recht van burgerinitiatief. Hiermee kunnen burgers of organisaties een onderwerp op de agenda van Provinciale Staten zetten. Een burgerinitiatief is een uitgewerkt voorstel om zaken te verbeteren, een regeling eenvoudiger te maken of af te schaffen. Met een burgerinitiatief verzoekt men Provinciale Staten een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Een burgerinitiatief kent verschillende voorwaarden. Zo moet het initiatief door minimaal 1000 meerderjarige inwoners van Noord-Brabant zijn ondertekend. Ook kunnen met het initiatief geen recent genomen besluiten (korter dan 4 jaar geleden genomen) opnieuw ter discussie worden gesteld. Ook moet het initiatief gaan over onderwerpen of zaken die tot de bevoegdheid van Provinciale Staten behoren. Behandeling Als burgers of organisaties een burgerinitiatief aan Provinciale Staten aanbieden, neemt de griffie de verdere voorbereiding van het burgerinitiatief op zich. Zo toetst de griffie eerst of aan de voorwaarden is voldaan. Vervolgens doet zij in overleg met het presidium een voorstel voor behandeling. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan de griffie voorstellen een werkgroep te formeren om de behandeling voor te bereiden. Zie ook: Initiatiefvoorstellen, Ingekomen stukken Commissaris van de Koningin De commissaris van de Koningin is voorzitter van Provinciale Staten en van het college van Gedeputeerde Staten. In tegenstelling tot de andere provinciebestuurders is de commissaris niet gekozen door de inwoners, maar benoemd door de Kroon (de koningin en de ministerraad) bij Koninklijk Besluit. De commissaris van de Koningin wordt op voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (her)benoemd voor een periode van zes jaar. Provinciale Staten doen een aanbeveling voor de voordracht. De taken en bevoegdheden zijn geregeld in de Provinciewet. Commissie voor Klachten en Verzoeken Elke burger die meent dat een beslissing van een overheidsorgaan zijn of haar belang schaadt, heeft het recht tegen de beslissing bezwaar te maken. Dit kan bij de onafhankelijke hoor- en adviescommissie. Deze adviseert het college van Gedeputeerde Staten over het al dan niet herzien van een beslissing. 12 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 13

8 Ook Provinciale Staten kennen een dergelijk commissie (commissie voor Klachten en Verzoeken) die zich bezighoudt met die zaken die direct betrekking hebben op het handelen van Provinciale Staten. Het kan bijvoorbeeld gaan om bejegening van burgers tijdens inspraakmogelijkheden. Als een dergelijke klacht is ingediend komt de commissie bijeen en vindt hoor- en wederhoor plaats. De commissie bestaat uit minimaal vier en maximaal zeven Statenleden. Een ambtelijk secretaris biedt ondersteuning. Commissieondersteuning De griffie ondersteunt de Statencommissies. Iedere commissie heeft vanuit de griffie een eigen secretaris en een plaatsvervangend secretaris. Zij organiseren de commissieactiviteiten en ondersteunen de voorzitter en de commissieleden daarbij en geven daarover advies. Bij werkbezoeken begeleiden zij de commissie. Ook maken zij een besluitenlijst van de vergaderingen. De commissiesecretarissen zijn het eerste aanspreekpunt van de Statenleden voor de ambtelijke organisatie; zij vormen daartussen de schakel. De medewerkers van het secretariaat van de griffie ondersteunen de commissiesecretarissen. Zij verzorgen de correspondentie, de administratie en registratie van brieven en commissienotities. Tevens assisteren zij bij het organiseren van commissieactiviteiten. Zie ook: Commissies Commissies Provinciale Staten kennen verschillende soorten commissies. De voornaamste zijn de vaste commissies, de tijdelijke werkgroepen en themacommissies. Verder bestaat er de commissie voor Klachten en Verzoeken en kunnen de Staten ad-hoccommissies instellen. Provinciale Staten besluiten over de instelling van commissies, meestal op voorstel van het presidium. Vaste commissies De vaste commissies bespreken Statenvoorstellen en geven daarover een advies aan Provinciale Staten. Als de commissie vindt dat een Statenvoorstel niet voldragen is, kunnen zij Provinciale Staten adviseren geen besluit te nemen over het Statenvoorstel. Het college van Gedeputeerde Staten kan dan worden verzocht het Statenvoorstel terug te nemen. In deze rol is de commissie vooral voorbereidend en adviserend voor Provinciale Staten. De Provinciewet beschrijft in artikel 80 ook dat commissies met het college van Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koningin overleg kunnen voeren. Het college van Gedeputeerde Staten heeft de actieve informatieplicht Provinciale Staten te informeren over alles dat van belang is voor het functioneren van Provinciale Staten. Afhankelijk van de wensen van het college van Gedeputeerde Staten bieden zij de informatie aan ter kennisname of ter bespreking aan de relevante commissie. De commissie kan hiervan afwijken en een stuk bijvoorbeeld ter bespreking agenderen. Als het college van Gedeputeerde Staten keuzes wil maken doet het dat binnen de door Provinciale Staten gestelde kaders. De commissie kan dan haar visie op het vraagstuk kenbaar maken. Idealiter discussiëren de fracties hierover met elkaar. De aanwezige gedeputeerde treedt op als informant. Provinciale Staten stellen de commissie-indeling vast aan het begin van de bestuursperiode. Voor de periode zijn er vijf vaste commissies ingesteld: - de commissie voor Economische Zaken en Bestuur - de commissie voor Cultuur en Samenleving - de commissie voor Mobiliteit en Financiën - de commissie voor Ecologie en Handhaving - de commissie voor Ruimtelijke Ontwikkeling en Wonen 14 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 15

9 Tijdelijke werkgroepen Provinciale Staten kunnen tijdelijke werkgroepen instellen als er behoefte is aan aandacht voor een specifiek onderwerp. In 2010 is bijvoorbeeld de werkgroep Integriteit ingesteld. Deze werkgroep brengt het thema integriteit (door middel van workshops) onder de aandacht en bereidt de invoering voor van een gedragscode voor politiek ambtsdragers. Themacommissies Provinciale Staten stellen themacommissies in als er behoefte is aan aandacht voor een onderwerp of thema dat de vaste commissies overstijgt. Een voorbeeld hiervan is het Platform Internationalisering. Dit platform besteedt aandacht aan aspecten die te maken hebben met internationalisering en/of Europa. Lidmaatschap van commissies De voorzitter van Provinciale Staten benoemt de leden van de commissies. Van tevoren bepaalt het presidium uit hoeveel leden en plaatsvervangend leden de commissie zal bestaan. De voorzitter baseert zich bij de benoeming op opgaven die de fracties doen bij de griffier. Omvang commissie Om praktische redenen kunnen de commissies niet te groot zijn. In de periode hebben de vaste commissies 18 leden met ieder een plaatsvervanger. Bijwonen vergadering Het bijwonen van de commissievergadering is niet verplicht voor de leden, maar wel gebruikelijk. Als een commissielid de vergadering niet kan bijwonen, kan zijn of haar plaatsvervanger de plaats innemen. Ook kan een andere fractie worden gevraagd het standpunt tijdens de vergadering in te brengen. Bij een stemming kunnen alleen de aanwezige commissieleden een stem uitbrengen. In commissies geldt het beginsel van gewogen stemming: het gewicht van de stemmen van de stemgerechtigden in de commissie is gekoppeld aan het aantal leden in Provinciale Staten. Burgerleden Ook niet-statenleden kunnen volwaardig lid zijn van Statencommissies. Deze burgerleden kunnen deelnemen aan alle commissieactiviteiten. Door burgerleden te benoemen kunnen de kleine fracties het werk over meerdere personen verdelen. Ook is het dan mogelijk dat activiteiten van verschillende commissies tegelijkertijd plaatsvinden. Voor de periode kunnen de eenmansfracties één burgerlid voordragen. Commissievoorzitter Provinciale Staten benoemen op voordracht van het presidium zowel de commissievoorzitter als zijn of haar plaatsvervanger. Voor de commissievoorzitters is een profielschets beschikbaar. Openbaarheid en vertrouwelijkheid in commissies De vergaderingen van de commissies zijn in beginsel openbaar. Van de besprekingen wordt een audio-opname gemaakt. Deze is live te volgen op nl/pslive en daar ook terug te beluisteren. Dat geldt niet voor vertrouwelijke vergaderingen of vertrouwelijke gedeelten van vergaderingen. De commissievoorzitter, het college van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koningin kunnen vooraf geheimhouding opleggen voor aan de commissie toe te zenden stukken. In de praktijk zullen in die gevallen de stukken ook worden toegestuurd aan de fractievoorzitters, onder geheimhouding; zij kunnen dan desgewenst de vergadering bijwonen. Geheimhouding geldt tot zij wordt opgeheven door de commissie als de voorzitter geheimhouding heeft opgelegd, door het college van Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koningin als deze bestuursorganen de geheimhouding hebben opgelegd, maar ook door Provinciale Staten. Vertrouwelijke notities zijn te herkennen aan het stempel vertrouwelijk. Zie ook: Commissieondersteuning Cv s Statenleden op internet Op de provinciale website www. brabant.nl staat een overzicht van alle Statenleden. Elk Statenlid 16 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 17

10 heeft een eigen pagina waarin hij of zij zich kan voorstellen. De griffie stuurt hiervoor de Statenleden een kort vragenformulier toe en zorgt voor de foto s. Wijzigen de gegevens, of wil een Statenlid om andere redenen gegevens wijzigen, dan geeft hij of zij dat door aan de griffie. De griffie is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens. Dagmail PS De Dagmail PS is een dagelijks digitaal bulletin voor alle Statenleden en burgercommissieleden. Zij ontvangen deze per . In Dagmail PS staan alle berichten die van belang zijn voor afzonderlijke commissies of voor Provinciale Staten als geheel. De berichten zijn gegroepeerd per commissie en bevatten meestal een link naar onderliggende stukken. Daarnaast bevat het bulletin standaard een aantal vaste links naar documenten of informatie op de provinciale website www. brabant.nl. Fotograferen en filmen Voor het maken van foto-, tv- en geluidsopnamen in zowel Statenvergadering als in een commissievergadering, is toestemming nodig van de voorzitter van de vergadering. Deze toestemming loopt via de griffie. Na toestemming van de voorzitter begeleidt de communicatiemedewerker van de griffie degenen die opnamen maken. Bij het maken van opnamen zijn regels van toepassing om de voortgang van de vergadering te waarborgen. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan om tijdens de vergadering vrij door de zaal te bewegen. Vanaf een aantal vaste punten kan men opnamen maken. Zie ook: Notulen, verslagen en audioverslagen Fracties Definitie fractie Alle Statenleden die gekozen zijn en die stonden op kieslijsten met naam van een politieke partij of stroming, worden geacht te behoren tot één fractie. Ook één Statenlid kan als fractie optreden. Samenstelling fractie Ontstaat er een verandering in de samenstelling van de fractie, bijvoorbeeld als gevolg van afsplitsing, dan moet de fractievoorzitter daarvan melding doen aan de voorzitter van Provinciale Staten. Verder moet elke fractie de voorzitter informeren over de samenstelling van haar bestuur. Fractiekamers De fracties beschikken ieder over een fractiekamer. Deze kamers hebben een of meer werkplekken, naar de wens van de fracties. Zo kunnen fractiemedewerkers in het provinciehuis werken. Hoe zij de fractiekamers gebruiken is de verantwoordelijkheid van de fracties zelf. Het presidium beslist over de verdeling van de beschikbare fractiekamers. Uitgangspunt is dat binnen de beschikbare ruimte alle fracties een werkplek hebben. Fractievergoeding Elke fractie ontvangt een vergoeding. Dat is geregeld in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Hiermee kan de fractie onder meer personeel in dienst nemen die de fractie ondersteunt. De fractievergoeding bestaat uit een vaste vergoeding per fractie en een vergoeding per lid. Deze vergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd en ieder kwartaal als voorschot uitgekeerd. De besteding van de fractievergoedingen kent voorwaarden die in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007 zijn opgenomen. De fractie legt in een door een accountant goedgekeurde jaarrekening verantwoording af over de besteding. Splitsing fractie Als een fractie besluit zich te splitsen, heeft dit gevolgen voor de vergoeding van de nieuw ontstane fractie. De fractievergoeding die de oude fractie ontving, wordt dan naar evenre- 18 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 19

11 digheid verdeeld over de oude en nieuwe fractie. Dit geldt ook voor eventueel aanwezige reserves. Het aantal leden van de nieuwe fractie is maatgevend voor de vergoeding. Zie ook: Huisvesting en vergaderzalen Gedeputeerde Staten De commissaris van de Koningin en de gedeputeerden vormen samen het college van Gedeputeerde Staten, het dagelijks bestuur van de provincie. Het aantal gedeputeerden moet ten minste drie en ten hoogste zeven zijn. Na de verkiezingen voor Provinciale Staten treden de gedeputeerden af, waarna zij eventueel kunnen worden herbenoemd. Provinciale Staten benoemen de gedeputeerden voor een periode van vier jaar. Iedere gedeputeerde heeft een eigen portefeuille waarvoor hij of zij het eerste bestuurlijke aanspreekpunt is. De belangrijkste taak van gedeputeerden is het voorbereiden en uitvoeren van besluiten door Provinciale Staten. De gedeputeerden zijn verplicht over alle onderdelen van hun beleid inlichtingen te geven aan Provinciale Staten. Het college van Gedeputeerde Staten vergadert ten minste éénmaal in de week onder voorzitterschap van de commissaris van de Koningin. De gedeputeerden zijn geen lid van Provinciale Staten. Geloofsbrieven Inzenden Ieder nieuw Statenlid - ook een herkozen Statenlid - moet een zogenaamde geloofsbrief inleveren bij de griffie voordat hij of zij kan toetreden tot Provinciale Staten. De griffie legt de brieven voor aan de commissie Onderzoek Geloofsbrieven die het besluit voorbereidt dat Provinciale Staten nemen over de toetreding tot Provinciale Staten. De geloofsbrief bestaat uit: - De kennisgeving van het Centraal Stembureau van de benoeming tot lid van Provinciale Staten. Binnen 10 dagen (na verkiezingen) of binnen 28 dagen (tussentijds) na de datum van de kennisgeving van de benoeming, moet de benoemde persoon meedelen dat hij of zij, zijn of haar benoeming aanneemt; anders vervalt de benoeming. - Een verklaring over door hem of haar (op dat tijdstip) beklede openbare betrekkingen. - Een uittreksel uit de gemeentelijke basisadministratie van een gemeente waaruit zijn of haar woonplaats, datum en plaats van geboorte, en het Nederlanderschap blijken (tenzij benoemde op het tijdstip van benoeming al lid was). - Mededeling van aanvaarding van de benoeming. Zie ook: Beveiliging Griffie Elke provincie kent een griffier die als rechterhand optreedt van Provinciale Staten. De griffier krijgt ondersteuning van Statenadviseurs en een secretarieel team. De griffie bereidt alle commissie- en Statenvergaderingen voor. Ook geven zij gevraagd en ongevraagd advies op verschillende terreinen en organiseren zij werkbezoeken, hoorzittingen en andere activiteiten. Vaak kunnen de griffier en/of griffiemedewerkers vragen direct beantwoorden. In andere gevallen begeleiden zij de vraag door naar de betrokken medewerker binnen de provinciale organisatie. Bij de griffie werkt ook een communicatieadviseur. Deze verzorgt in voorkomende gevallen namens Provinciale Staten de woordvoering met de media. Ook regelt hij of zij de publiciteit voor en na vergaderingen van Provinciale Staten en de Statencommissies. De werkkamers van de griffie zijn op de eerste verdieping van het provinciehuis, kamers 1-01, 1-02, 1-66 en De griffie is ook te bereiken via statengriffie@ brabant.nl of telefoon (073) Hamerstukken Hamerstukken zijn Statenvoorstellen die Provinciale Staten afdoen zonder plenair debat. De hamerstukken staan wel op de agenda zodat leden zich kunnen 20 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 21

12 aanmelden als spreker. Maakt geen van de leden hiervan gebruik, dan stelt de voorzitter van Provinciale Staten aan het begin van de vergadering voor het Statenvoorstel zonder debat en zonder stemming te aanvaarden. Maakt een lid toch gebruik van de mogelijkheid om het woord te voeren, dan bespreken Provinciale Staten het voorstel op de gebruikelijke wijze. Zie ook: Statenvoorstellen Hoorzittingen Een hoorzitting is een bijeenkomst die door of namens Provinciale Staten wordt gehouden waarbij verschillende partijen en belanghebbenden hun mening en inbreng kunnen leveren over een specifiek benoemd onderwerp. Huisvesting en vergaderzalen Vergaderzalen Het provinciehuis beschikt over verschillende vergaderzalen en kamers op de eerste verdieping. De zalen 1-46, 1-47 en 1-48 zijn tijdens Statenvergaderingen beschikbaar voor (fractie) overleg. De vergaderkamers 1-45 en B-52 zijn bestemd voor commissievergaderingen. Als de griffie veel publiek verwacht kan een commissie uitwijken naar de Statenzaal. Vergaderingen fracties Alle fracties hebben een fractiekamer. De fracties beschikken niet over een vaste vergaderruimte. Als een fractie in het provinciehuis wil vergaderen dan kan dit op intranet worden aangevraagd onder Dienstenplein, aanvragen of aanmelden, aanvragen, vergaderruimte. Vergaderruimtes zijn tijdens kantooruren beschikbaar. Op maandagavond is er een extra openstelling van het gebouw voor fractievergaderingen. Op andere avonden en in het weekend is het gebouw gesloten. Na toestemming van de algemeen directeur is het mogelijk het gebouw op deze momenten te gebruiken. Een verzoek hiervoor kan bij de griffier worden ingediend. Zie ook: Fracties Ingekomen stukken Lijst van ingekomen stukken Statenleden ontvangen een lijst van ingekomen stukken voor een Statenvergadering. De achterliggende stukken worden ter inzage gelegd op de fractiekamers en op het secretariaat van de griffie. Op de lijst staan ook de voorstellen die de griffier doet voor behandeling van de ingekomen stukken. Dat kan bijvoorbeeld zijn: doorzenden aan een commissie, voor kennisgeving aannemen of toezenden aan het college van Gedeputeerde Staten met het verzoek de behandeling over te nemen. Als een brief op de lijst van ingekomen stukken staat, krijgt de afzender bericht van de griffier over de wijze van afhandelen of behandelen door Provinciale Staten. Terzijde leggen van stukken Onbegrijpelijke, anonieme en beledigende stukken worden op voorstel van de griffier niet in behandeling genomen. Deze stukken staan als zodanig op de lijst van ingekomen stukken en kan men inzien bij de griffie. Zie ook: Petitie Initiatiefvoorstellen Recht van initiatief Het Reglement van orde bepaalt dat een initiatief tot een Statenvoorstel kan uitgaan van zowel Provinciale Staten als Gedeputeerde Staten. Eén of meer Statenleden kunnen een initiatiefvoorstel indienen. Initiatiefvoorstellen krijgen dezelfde behandeling als voorstellen van Gedeputeerde Staten. Hierbij neemt de initiatiefnemer de rol van de gedeputeerde over. Hij of zij verdedigt het voorstel in de commissievergadering en tijdens de Statenvergadering. Als een reactie van het college van Gedeputeerde Staten nodig is, krijgt het hiervoor gelegenheid ná de 22 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 23

13 initiatiefnemer, tenzij Provinciale Staten hierover anders besluiten. Opstellen Een Statenlid kan voor het opstellen van een initiatiefvoorstel een beroep doen op ambtelijke bijstand op grond van artikel 2, zesde lid, van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Het Statenlid dat een initiatiefvoorstel wil opstellen moet dit tijdig te melden bij de griffier. De griffie zal overleg voeren met de ambtelijk directeur over het verlenen van ambtelijke bijstand als de griffie hierin niet kan voorzien. Aanhangig maken Het aanhangig maken van een initiatiefvoorstel kan door het inzenden van het voorstel aan de voorzitter van Provinciale Staten. In de praktijk levert men de tekst van het voorstel aan bij de griffier. Deze zorgt voor de juiste agendering. Zie ook: Statenvoorstellen, Ambtelijke bijstand Integriteit Integer handelen door politieke ambtsdragers is de laatste jaren steeds vaker onderwerp van gesprek. Als er discussie ontstaat over een beslissing van een individuele politicus, staat dit veelal uitgebreid in de media. Integriteit is een ingewikkeld begrip. Wat voor de een prima kan, is voor de ander niet toelaatbaar. In de Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen staan regels die een handreiking bieden. Het is belangrijk om voortdurend de vraag te stellen of iets integer is of niet. Daarbij kan men ook de hulp van collega-statenleden en de griffier inroepen. Dit gebeurt bijvoorbeeld in workshops die de griffie regelmatig organiseert. Interpellaties Definitie interpellatie Een Statenlid kan inlichtingen vragen aan het college van Gedeputeerde Staten over een niet geagendeerd onderwerp voor een vergadering van Provinciale Staten. In dat geval vraagt een Statenlid een interpellatie aan. Een verzoek moet ten minste twee dagen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van Provinciale Staten. Toestemming interpellatie Provinciale Staten geven toestemming voor het houden van een interpellatie als een meerderheid van Provinciale Staten het verzoek van een Statenlid steunt. Provinciale Staten bepalen het moment waarop de interpellatie plaatsvindt. Dat is meestal tijdens dezelfde vergadering waarin het verzoek aan de orde is gesteld. De gedeputeerde die namens het college zal antwoorden moet in de vergadering aanwezig zijn. Indienen interpellatievragen Het Statenlid dat een interpellatie wil, dient een korte en duidelijke omschrijving van de verlangde inlichtingen schriftelijk bij de voorzitter van Provinciale Staten in. In de praktijk wordt het verzoek per ingediend via De voorzitter stuurt de vragen door naar het college van Gedeputeerde Staten en de overige Statenleden. Volgorde van spreken De volgorde van de sprekers is: 1. Het lid dat de interpellatie heeft aangevraagd geeft een toelichting op de vragen; 2. Het college van Gedeputeerde Staten antwoordt; 3. Het lid dat de interpellatie heeft aangevraagd mag hierop als eerste reageren; 4. De overige fracties kunnen het woord voeren in de gebruikelijke volgorde; 5. Het college reageert op de inbreng van de interpellant en de eventuele andere fracties. Als het Statenlid dat de interpellatie heeft aangevraagd, een motie wil indienen, doet dit bij zijn of haar reactie op het antwoord van het college van Gedeputeerde Staten. Ook andere Statenleden kunnen moties indienen als zij aan het woord zijn. Zie ook: Mondelinge vragen Schriftelijke vragen Interrupties In de Statenzaal staat een interruptietafel met vier microfoons. De voorzitter van Provinciale Staten laat interrupties toe. Een Statenlid mag op hetzelfde punt maximaal twee maal interrumperen. Interrupties mogen niet langer zijn dan noodzakelijk is. Ze moeten daarom bestaan uit korte opmerkingen en vragen. Het is niet de bedoeling een uitgebreide inleiding of uiteenzetting te houden. 24 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 25

14 Geen onderdeel redevoering Het Statenlid dat het woord voert is niet verplicht op interrupties in te gaan. Bij maximumspreektijden telt de voorzitter de tijd niet meer die gepaard gaat met een interruptie en de beantwoording daarvan. Vermelden in notulen Alle interrupties komen in de notulen, tenzij ze niet zijn uitgesproken in een microfoon. Interrumperen is niet mogelijk tijdens een eerste toespraak van een Statenlid in de Statenvergadering (maidenspeech) en tijdens stemverklaringen. Wijze van interrumperen Het Statenlid dat wil interrumperen laat dit weten door op de zitplaats de microfoon aan te zetten en onmiddellijk daarna naar de interruptietafelte lopen. De voorzitter ziet op deze manier wie wil interrumperen en stelt hem of haar op een geschikt moment daartoe in de gelegenheid. Interrumperen in commissievergaderingen Voor interrupties in commissievergaderingen gelden grotendeels dezelfde afspraken. Een belangrijk verschil is dat ieder Statenlid over een eigen microfoon beschikt en vanaf zijn of haar plaats kan interrumperen. ipad Sinds september 2011 hebben alle Statenleden een tablet PC (ipad) van de provincie. De Statenleden kunnen vanaf deze tablet alle stukken lezen. Ook moties en amendementen tijdens Statenvergaderingen kunnen op deze manier geraadpleegd worden. Het presidium neemt binnen afzienbare tijd een besluit over de wijze van papierloos vergaderen. Daarna worden geen papieren stukken meer verstuurd. De enige uitzondering hierop zijn vertrouwelijke stukken. Deze worden in principe alleen in papieren vorm ter beschikking gesteld. Een helpdesk biedt technische ondersteuning voor het werken met de ipad. Deze is tijdens kantooruren bereikbaar via (073) , optie 2. Zie ook: Automatisering Kaderbrief Het college van Gedeputeerde Staten brengt in het voorjaar een Kaderbrief uit (voorheen Voorjaarsnota ). Hierin is de stand van de uitvoering van de lopende begroting opgenomen en wordt de richting voor de komende begroting en de meerjarenraming aangegeven. Ook meldt de Kaderbrief welke bijstellingen voor de lopende begroting noodzakelijk zijn. De Kaderbrief is daarmee één van de elementen in de planning & controlecyclus. Zie ook: Geloofsbrieven, Najaarsbrief, Maidenspeech, Planning & controlcyclus Maidenspeech De maidenspeech is de eerste bijdrage van een Statenlid in een debat in de Statenvergadering. Hierbij mag niet worden geinterrumpeerd. Het is gebruikelijk na de bijdrage het Statenlid te feliciteren. Mondelinge vragen Tijdens iedere Statenvergadering is er een vragenuurtje. Statenleden kunnen dan aan een lid van het college van Gedeputeerde Staten vragen stellen over een actueel onderwerp. Statenleden die dit willen moeten dat uiterlijk om uur, op de dag voorafgaand aan de vergadering, bij de griffie kenbaar maken. Dat kan door een schriftelijk verzoek in te dienen via Het vragenuurtje is niet bedoeld om technische vragen te stellen. Interrupties door andere fracties zijn toegestaan. Alternatief voor het stellen van mondelinge vragen tijdens het vragenuurtje is het stellen van een vraag aan een lid van het college van Gedeputeerde Staten tijdens de rondvraag van een commissievergadering. Omdat men dat niet vooraf kenbaar 26 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 27

15 hoeft te maken, heeft de gedeputeerde de mogelijkheid om de vragen niet gelijk te beantwoorden. Hij of zij kan er mondeling of schriftelijk op terugkomen. Zie ook: Ambtelijke bijstand, Technische vragen, Schriftelijke vragen Moties Definitie Een motie is een gemotiveerde en korte verklaring of uitspraak door een Statenlid of fractie(s) over een geagendeerd onderwerp. Ieder Statenlid kan in een Statenvergadering een motie indienen die door één of meerdere aanwezige Statenleden is ondertekend. Indiening Moties kunnen worden ingediend bij de voorzitter van Provinciale Staten vanaf de start van de vergadering. De indiener kan de tekst voorlezen in zijn of haar spreektermijn. De voorzitter verzoekt vervolgens de griffier de motie te verspreiden onder alle Statenleden. Tekst van een motie De gebruikelijke vorm voor een motie is: Provinciale Staten van Noord- Brabant in vergadering bijeen op (datum), behandelend het statenvoorstel.../12 inzake ; overwegende, dat ; constaterende, dat ; besluiten, dat, of: spreken uit, dat, of: dragen Gedeputeerde Staten op, of: verzoeken Gedeputeerde Staten, en gaan over tot de orde van de dag. Wijziging Wie een motie wil wijzigen moet, als de indiener zijn of haar motie niet wil wijzigen, een eigen motie indienen. Daarbij moet duidelijk zijn op welk punt de motie afwijkt van de eerder ingediende motie. Behandeling De griffier geeft alle ingediende moties een nummer. Stemming over ingediende moties vindt plaats na stemming over het ontwerp-besluit van het Statenvoorstel dat aanleiding gaf voor het indienen van een motie. In principe vindt stemming plaats op volgorde van indiening. Moties kunnen door de indiener(s) worden aangehouden tot een volgende vergadering. Intrekken De indiener kan moties intrekken, bijvoorbeeld als het college van Gedeputeerde Staten toezeggingen hebben gedaan. Zijn er meerdere ondertekenaars dan ligt deze bevoegdheid, evenals bij amendementen, bij de eerste ondertekenaar. Het Statenlid moet zich er dan wel van verzekeren dat de medeondertekenaars instemmen met het intrekken. Zie ook: Amendementen, Zie ook: Technische vragen, Mondelinge vragen, Ambtelijke bijstand, Stemmingen Najaarsbrief De Najaarsbrief bevat de laatste inzichten in de toekomstige en huidige financiële situatie van de provincie. Het college van Gedeputeerde Staten stelt de Najaarsbrief op in oktober en stellen die nagenoeg gelijktijdig met de begroting beschikbaar aan Provinciale Staten. De informatie in de Najaarsbrief betrekken Provincial2e Staten bij een besluit over de begroting. Zie ook: Geloofsbrieven, Kaderbrief Notulen, verslagen en audioverslagen Notulen De notulen zijn een geredigeerd woordelijk verslag van de beraadslagingen van Statenvergaderingen. De Staten stellen de notulen van een vergadering vast in een volgende vergadering. Meestal twee maanden na de feitelijke vergadering waarop 28 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 29

16 de notulen betrekking hebben. Statenleden kunnen conceptnotulen ook inzien op de fractiekamers en het secretariaat van de griffie. In het provinciale archief zijn alle verschenen notulen op schrift beschikbaar. De notulen zijn sinds 2002 ook digitaal beschikbaar. Recht van correctie De notulen vormen een geredigeerde, maar wel zo veel mogelijk letterlijke weergave van het gesproken woord. De woordvoerders hebben daarom het recht van correctie. Hiervoor stelt de griffie de uitgewerkte notulen beschikbaar aan de Statenleden die het woord voerden met het verzoek waar nodig wijzigingen te markeren. Aard wijzigingen Wijzigingen in taalgebruik of stijl dienen zich te beperken tot het strikt nodige. Correcties die de zin en/of strekking van het betoog, dan wel de volledigheid van het verslag aantasten, zijn niet toegestaan. Stelt een Statenlid een wijziging voor die de zin of strekking van het gesprokene verandert, dan laat de griffier dit haar of hem weten. Leidt dit niet tot overeenstemming, dan legt de griffier het meningsverschil voor aan de voorzitter van Provinciale Staten. Daarbij wordt altijd de opname van het debat nageluisterd en geldt de uitgesproken tekst als uitgangspunt. Bij vaststelling van de notulen kan een Statenlid tegen deze beslissing bezwaar maken. Niet-uitspreekbare stukken Een Statenlid kan de voorzitter vragen om een deel van zijn of haar betoog dat zich niet leent voor uitspreken (bijvoorbeeld een tabel of een grafiek), onderdeel uit te laten maken van de vergaderstukken. Daarvoor moet de spreker deze stukken direct na zijn of haar bijdrage verstrekken aan de griffier. De bij te voegen vergaderstukken mogen geen onduidelijkheden bevatten. Besluitenlijsten van commissievergaderingen Van de commissievergadering stelt de commissiesecretaris een besluitenlijst op. In een volgende vergadering stelt de commissie deze vast. Audio- en videoverslaglegging De Statenvergaderingen worden vastgelegd op camera en live uitgezonden via de website van de provincie, De vergaderingen kan men ook op een later moment bekijken. Van de commissievergaderingen worden audio-opnamen gemaakt. Deze zijn op nl/pslive live te volgen en later terug te beluisteren. Zie ook: Commissies, Zie ook: Technische vragen, Mondelinge vragen, Ambtelijke bijstand Onderzoek, recht van Statenleden hebben het recht een onderzoeksvoorstel in te dienen. Dit is een voorstel van één of meer leden van Provinciale Staten tot het instellen van een onderzoek naar het door Gedeputeerde Staten of de commissaris van de Koningin gevoerde bestuur. Een meerderheid van de Statenleden moet akkoord gaan met het voorstel. Een onderzoekscommissie voert het onderzoek uit. Provinciale Staten benoemen de leden van deze commissie. Basis van het onderzoek is de Verordening onderzoeksrecht van Provinciale Staten van Noord-Brabant Er zijn ook andere vormen van onderzoek zoals het uitbesteden van onderzoeksvragen en verzoeken aan de provinciale rekenkamer (de Zuidelijke Rekenkamer) tot het doen van een onderzoek. Ook kunnen Provinciale Staten het college van Gedeputeerde Staten verzoeken zelf onderzoek te doen in het kader van artikel 217a van de Provinciewet. 30 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 31

17 Zie ook: Interpellaties en Onderzoek, recht van Openbaarheid Vergaderstukken die Statencommissies en/of Provinciale Staten bespreken zijn in principe openbaar, net als de vergaderingen van commissies en Provinciale Staten. Als een Statenlid of het college van Gedeputeerde Staten een vertrouwelijke bespreking wil(len), kan de commissie of Provinciale Staten daartoe besluiten. Stukken die het college vertrouwelijk aan Statenleden aanbiedt zijn vertrouwelijk tot het moment dat het college van Gedeputeerde Staten het vertrouwelijke karakter ervan opheffen. Het is niet toegestaan vertrouwelijke stukken openbaar te maken of te verspreiden. Zie ook: Commissies, Integriteit Parkeren Voor Statenleden zijn op het voorplein van het provinciehuis parkeerplaatsen gereserveerd. Het staat Statenleden vrij hun auto op een andere plaats te parkeren. De parkeerkuil is s avonds en s nachts gesloten. Het is dan dus niet mogelijk de parkeerkuil te verlaten. Het voorplein is altijd toegankelijk. De slagbomen van zowel het voorplein als de parkeerkuil kan men openen met het persoonlijke toegangspasje. Zie ook: Beveiliging Pers Vergaderingen en vergaderstukken van Provinciale Staten en Statencommissies zijn in principe openbaar. Vertegenwoordigers van de pers kunnen zoals ieder ander de vergaderingen bijwonen en over de vergaderstukken beschikken. De communicatieadviseur van de griffie verzorgt de contacten met de pers. Deze nodigt indien aan de orde de pers ook uit bij werkbezoeken en/of andere activiteiten van Provinciale Staten. Van een groot aantal besluiten in een Statenvergadering wordt een persbericht gemaakt. Vertegenwoordigers van de media hebben een eigen plek in de Statenzaaal, de perstribune. Deze is links van de hoofdingang. Petitie Burgers kunnen een petitie aanbieden om een kwestie onder de aandacht te brengen van Statenleden. Deze kan aan Provinciale Staten als geheel gericht zijn of aan een Statencommissie. Burgers die een petitie willen aanbieden, moeten vooraf contact opnemen met de griffie. De griffie doet een voorstel over de wijze en het moment van aanbieding. De voorzitter van Provinciale Staten of de voorzitter van een commissie neemt de petitie in ontvangst. Het in ontvangst nemen van een petitie gebeurt meestal op het Statenveld. Na ontvangst is het document een ingekomen brief. Provinciale Staten nemen een besluit over de behandeling ervan. Zie ook: Ingekomen stukken Planning & controlcyclus De aanduiding planning & controlcyclus verwijst naar het systeem voor de begrotings- en verantwoordingsstukken die het college van Gedeputeerde Staten op vaste momenten in het jaar aanbiedt aan Provinciale Staten. De cyclus bevat op hoofdlijnen: - de provinciale begroting (geld en personele inzet van de ambtelijke organisatie aan concrete uitvoeringsactiviteiten binnen een begrotingsjaar) - de Najaarsbrief (de bijstelling van de financiële ruimte voor de provincie; omstreeks het vierde kwartaal. Bij de najaarsbrief hoort de tweede bestuursrapportage met een tweede tussenstand over de begrotingsuitvoering); - de Voorjaarsnota (de bijstelling van de financiële ruimte voor de provincie; omstreeks tweede kwartaal. Bij de Voorjaarsnota hoort de eerste bestuursrapportage met een eerste rapportage over de begrotingsuitvoering) - de Jaarrekening (de verantwoording van het ingezette geld en personeel op de uit- 32 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 33

18 gevoerde activiteiten in het voorgaande begrotingsjaar; omstreeks tweede kwartaal). Presidium De voorzitter van Provinciale Staten en de voorzitters van de Statenfracties vormen samen het presidium. Belangrijkste taak van het presidium is het bewerkstelligen van een ordelijk verloop van de werkzaamheden van Provinciale Staten. Taken van het presidium zijn: - Vaststellen van de conceptagenda s van vergaderingen van Provinciale Staten. - Besluiten nemen over de werkwijze van Provinciale Staten, zoals de vaststelling van fractievergoedingen. - Besluiten nemen over bijeenkomsten van Provinciale Staten, niet zijnde vergaderingen, zoals buitenlandse reizen. - Jaarlijks vaststellen van het vergaderschema voor Provinciale Staten en de Statencommissies; - Bewaken van de uitvoering van de lange termijnagenda van Provinciale Staten; - Uitnodigen van gasten voor Provinciale Staten; - Vaststellen griffiejaarplan en -jaarverslag; - Stimuleren van verbeteringen in het functioneren van Provinciale Staten in een duaal stelsel. Zie ook: Reglement van orde Quorum Een quorum (Latijn; letterlijk: het waarvan) is het minimum aantal leden dat aanwezig moet zijn om de stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen. Bij Statenvergaderingen gaat het om een vereiste van de helft van de leden plus één. Om te kunnen vaststellen of het quorum is gehaald is het van belang dat Statenleden bij binnenkomst de presentielijst tekenen. Als tijdens stemmingen blijkt dat er Statenleden zijn vertrokken waardoor het quorum niet meer wordt gehaald, dan schorst de voorzitter de vergadering met het verzoek aan Statenleden direct naar de Statenzaal terug te keren. Is er dan nog geen quorum, dan sluit de voorzitter de vergadering en roept op een later tijdstip een nieuwe vergadering bijeen. Hoewel Statencommissies geen besluiten nemen, is voor een goede advisering aan Provinciale Staten de aanwezigheid van voldoende leden noodzakelijk. De eis is dat ten minste de helft van de in de commissie vertegenwoordigde fracties aanwezig is die samen een meerderheid in Provinciale Staten vertegenwoordigen. Als het quorum niet wordt gehaald kan de commissie wel vergaderen, maar kan geen adviezen aan Provinciale Staten uitbrengen. Zie ook: Aanwezigheid & afwezigheid Recessen Provinciale Staten hebben formeel geen reces. Bij het plannen van vergaderingen en andere bijeenkomsten houdt de griffie rekening met de schoolvakanties. Het is gebruikelijk in de schoolvakanties geen vergaderingen of bijeenkomsten te houden. Als het noodzakelijk is gedurende een schoolvakantie te vergaderen, neemt het presidium hierover een besluit Zie ook: Presidium Reglement van orde (Rvo) In het Reglement van orde staat de werkwijze van Provinciale Staten. Het presidium kan Provinciale Staten voorstellen deze te wijzigen. Als een Statenlid vindt dat zaken in het Reglement van orde moeten wijzigen, kan hij of zij zich wenden tot de griffie en indien nodig, via zijn of haar fractievoorzitter, tot het presidium. Zie ook: Presidium Rekenkamer (Zuidelijke) De Zuidelijke Rekenkamer is door de provincies Noord-Brabant en Limburg ingesteld. Het is een onafhankelijk orgaan dat onderzoek doet naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en 34 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 35

19 de rechtmatigheid van het door de provinciebesturen van Noord- Brabant en Limburg gevoerde bestuur. Zij doet dat op basis van een jaarlijkse planning. De basis voor een Rekenkamer is geregeld in de Provinciewet en een gemeenschappelijke regeling tussen de provincies Noord-Brabant en Limburg. Deze provincies zorgen ook voor de financiering van de rekenkamer. Relatiegeschenken De provincie Noord-Brabant is terughoudend in het verstrekken van relatiegeschenken. In uitzonderingsgevallen zijn relatiegeschenken beschikbaar. Als een Statenlid een relatiegeschenk wil geven tijdens een gelegenheid waarbij hij of zij Provinciale Staten vertegenwoordigt, kan dit via de griffie worden aangevraagd. Geschenken die Statenleden ontvangen uit hoofde van hun functie en die een geschatte waarde hebben van meer dan 50,- zijn eigendom van de provincie. Daarvoor wordt een bestemming gezocht. Statenleden kunnen ook aangeven geen prijs te stellen op een dergelijk geschenk. Geschenken met een geschatte waarde van 50,- of minder mogen Statenleden houden. Zie ook: Integriteit Restauratieve voorzieningen Het personeelsrestaurant op de begane grond van het provinciehuis is iedere werkdag open van uur. Op de dagen dat de Statencommissies vergaderen is het restaurant geopend vanaf uur. Statenleden beschikken over een pasje waarmee zij kunnen afrekenen. Organiseert de griffie vergaderingen tijdens de lunch- of dinertijden, dan is er vaak een broodjesbuffet. Als hiervan sprake is staat dit vermeld in de uitnodiging voor een dergelijke vergadering. Het is mogelijk tijdens een fractievergadering voor rekening van de fractie een broodjesbuffet te bestellen. De fractie moet dit aanvragen op intranet onder Dienstenplein, Aanvragen of aanmelden, Aanvragen, Vergaderruimte. Roken Het is niet toegestaan in de Statenzaal of andere vergaderzalen te roken. Er is een rookkamer ingericht op de eerste verdieping van het provinciehuis in Schriftelijke vragen Indienen van schriftelijke vragen Ieder Statenlid mag schriftelijke vragen stellen aan het college van Gedeputeerde Staten. Het instrument is bedoeld om bestuurlijke vragen te stellen, geen technische. Men kan het college bijvoorbeeld vragen naar de opvatting over bepaalde onderwerpen. Schriftelijke vragen kunnen worden voorzien van een korte toelichting. Het indienen van schriftelijke vragen kan via Brabant.nl. Gestelde schriftelijke vragen staan op de provinciale website Beantwoording schriftelijke vragen Het college van Gedeputeerde Staten beantwoordt schriftelijke vragen zo spoedig mogelijk en binnen vier weken. In de zomermaanden geldt een termijn van zes weken. Het college van Gedeputeerde Staten stelt de vragensteller op de hoogte als het college meer tijd nodig heeft om de vragen te beantwoorden. Ook laat het college in dat geval weten binnen welke termijn een antwoord volgt. Antwoorden op schriftelijke vragen staan op de provinciale website nl. Het college kan de voorzitter van de desbetreffende Statencommissie verzoeken de vragen niet schriftelijk maar mogelijk te mogen beantwoorden. De commissie neemt hierover uiteindelijk een besluit. Zie ook: Technische vragen, Mondelinge vragen, Ambtelijke bijstand 36 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 37

20 SIS Alle vergaderstukken zijn digitaal te raadplegen via het Stateninformatiesysteem (SIS) dat voor iedereen toegankelijk is op de provinciale website www. brabant.nl. Het systeem biedt de mogelijkheid om alle stukken vanaf 2003 terug te zoeken op vergaderdatum.. Vertrouwelijke stukken staan niet in het SIS. Tijdens een Statenvergadering worden alle ingediende moties en amendementen direct op het SIS geplaatst. Ze zijn te vinden bij het betreffende agendapunt. Zie ook: Amendementen, Moties, Statenvoorstellen Spoeddebat Een spoeddebat is een regulier debat over een onderwerp met een spoedeisend karakter. Een spoeddebat vindt plaats op voorstel van de voorzitter of als ten minste elf leden (een vijfde van het totale aantal Statenleden) een verzoek indienen inclusief vermelding van het onderwerp en argumentatie voor het spoedeisende karakter. De voorzitter bepaalt de dag en tijdstip van het spoeddebat, dat gehouden wordt uiterlijk binnen veertien dagen na indiening van het verzoek. Voor een spoeddebat gelden de gebruikelijke twee termijnen per spreker, vergelijkbaar met een regulier debat. Zie ook: Uitnodiging voor vergadering, Interpellaties. Spreektijden Spreektijdinventarisatie De griffie inventariseert voorafgaand aan een Statenvergadering de gewenste spreektijd per fractie per onderwerp. Spreektijdregeling De voorzitter van Provinciale Staten of een Statenlid kan een voorstel voor maximumspreektijden doen voor een vlot verloop van een vergadering en bij een groot aantal te behandelen onderwerpen. Provinciale Staten stellen dan voorafgaand aan de behandeling van een onderwerp de maximumspreektijden vast, zowel voor de fracties als voor het college van Gedeputeerde Staten. In uitzonderingsgevallen kan ook tijdens een debat een spreektijdbeperking worden vastgesteld. Ook voor of tijdens commissievergaderingen kan de voorzitter voorstellen een spreektijdregeling met maximumspreektijden te hanteren. Zie ook: Reglement van orde (Rvo), Sprekerslijst, Voorzitter Sprekerslijst De voorzitter van Provinciale Staten, de fractievoorzitters, de fractiesecretarissen en de griffier beschikken over een lijst van sprekers met de door de fracties aangevraagde spreektijden voor vergaderingen van Provinciale Staten. Een aangemelde spreker heeft altijd het recht af te zien van zijn spreektijd. Hij of zij kan dit kenbaar maken bij het vaststellen van de agenda of tijdens de behandeling van het onderwerp waarvoor spreektijd is aangevraagd. Zie ook: Spreektijden Statenvoorstellen Provinciale Staten nemen besluiten aan de hand van Statenvoorstellen. Nagenoeg ieder Statenvoorstel wordt in eerste instantie besproken in een Statencommissie. De commissie brengt een advies uit aan Provinciale Staten over de rijpheid van behandeling..daarnaast kan de commissie onduidelijkheden signaleren of om aanvullende toelichting vragen. De voorzitter van de Statencommissie stelt het advies vast dat onderdeel is van de beraadslagingen door Provinciale Staten. Memorie van antwoord/nota van wijziging met herzien ontwerpbesluit Het college van Gedeputeerde Staten geeft de gevraagde toelichting op een Statenvoorstel in een memorie van antwoord. Deze memorie wordt uitgebracht voorafgaand aan de behandeling van het Statenvoorstel in Provinciale Staten. Indien een aanpassing van het door het college geformuleerde ontwerp-besluit nodig is, dan wordt een nota van wijziging met 38 Handboek voor leden van Provinciale Staten Handboek voor leden van Provinciale Staten 39