Gedragscode integriteit Woonstichting St. Joseph Boxtel 1. Inleiding Als maatschappelijke onderneming, midden in de Boxtelse samenleving, hecht St. Joseph grote waarde aan integriteit. Integriteit wordt in de corporatiesector vooral vertaald als niet frauduleus. Terwijl integriteit in de brede betekenis van eerlijkheid zo veel meer betekent. Integer handelen vraagt om gedrag dat voldoet aan een aantal kenmerken. Daarbij kan worden gedacht aan betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, onkreukbaarheid, openheid en eerlijkheid. Integer handelen vraagt niet alleen iets van de individuele medewerkers, maar ook van de organisatie als geheel. 2. De gedragscode Integriteit, wat mag er wel en wat mag er niet? Hoe behoor ik mij te gedragen en hoe niet? Integer handelen betekent dat we onze kernwaarden (ondernemend, verbinden en betrouwbaar) inhoud geven door de manier waarop we werken, door onze houding en ons gedrag. Om ons gedrag positief te beïnvloeden hebben we 3 organisatiebrede kerncompetenties gekozen, waarvan we verwachten dat iedereen hiernaar handelt. Dit zijn klantgericht, initiatief, samenwerken en feedback. Deze competenties dragen bij aan het integer handelen. Daarnaast vinden we het als St. Joseph belangrijk dat we ook samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: voor onszelf, maar ook voor onze klanten en leveranciers waar we contacten mee hebben. In deze gedragscode wordt een aantal zaken in relatie tot integriteit uitgewerkt. De gedragscode gaat vooral over hoe we met elkaar, met derden en met eigendommen en (vertrouwelijke) informatie van de Woonstichting omgaan. De gedragscode geldt voor alle bestuurders, toezichthouders en medewerkers (inclusief stagiaires en inhuurkrachten). De gedragscode maakt onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst. De gedragscode maakt ons bewust van de waarden en normen, zoals die binnen St. Joseph gelden. Op sommige punten formuleren wij de code in harde regels, op ander punten in wenselijk gedrag. In dit laatste geval ligt de interpretatie bij de lezer/uitvoerder. Hierbij geldt: bij twijfel niet doen! Overal waar medewerker in de code staat wordt een ieder binnen de organisatie bedoeld: van medewerker, bestuurder tot toezichthouder. 3. Integriteit Plichten De arbeidsrelatie met St. Joseph geeft medewerkers zowel rechten als plichten. Dat betekent dat sommige zaken voor hen niet te combineren zijn met hun St. Joseph-achtergrond. 3.1 Plichten Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het voorkomen van belangverstrengelingen en dienen ook de schijn daarvan te vermijden. Medewerkers mogen onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie of derden op kosten van St. Joseph voordelen verschaffen. Toezichthouders verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor de corporatie. Medewerkers van St. Joseph worden geacht: - alle geldende wetten en voorschriften na te leven en - geen nevenwerkzaamheden (betaald of onbetaald) te verrichten die het belang van St. Joseph (kunnen) schaden. Voor het verrichten van nevenwerkzaamheden gelden de bepalingen uit de CAO Woondiensten. Woonstichting St. Joseph 1/5 Versie 4: 26 augustus 2015
Medewerkers van St. Joseph melden een (mogelijk) tegenstrijdige belang (met name persoonlijke belangen of die uit de directe omgeving) direct aan de bestuurder dan wel Raad van Toezicht. Daarbij geeft een medewerker inzicht in alle relevante informatie. Medewerkers doen opgave van al hun (financiële) belangen (aandelen, opties et cetera) in bedrijven en instellingen waarmee St. Joseph zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden die bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. De meldingen worden in het persoonlijk dossier van de medewerker opgenomen. Bestuurlijke nevenfuncties (ook onbezoldigd) kunnen leiden tot tegenstrijdige belangen. Daarom dienen die vooraf gemeld te worden. Dat kan leiden tot terugtreden van de St. Joseph-functionaris. 4. Integriteit Gedrag Medewerkers van St. Joseph dienen zich ervan bewust te zijn werkzaamheden te verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van St. Joseph in het algemeen en van de klanten in het bijzonder. Dat betekent dat zij zich professioneel gedragen, kleden, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In het bijzonder wordt over huurders/klanten en de collega s van St. Joseph altijd, zowel tijdens kantoortijd als buiten werktijd, respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerende of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. 4.1 Imago Het succes van een organisatie valt of staat met het vertrouwen dat anderen er in stellen. Een integer imago is daarbij een belangrijke voorwaarde. De publieke opinie meet integriteit veelal af aan incidenten. Van de medewerkers van St. Joseph wordt dan ook verwacht dat zij, met in achtneming van geldende procedures, geen handelingen verrichten die afbreuk doen aan ons imago. 4.2 Voorbeeldfunctie Integriteit is niet alleen een eigenschap van mensen, maar ook van de omgeving, de organisatie waarin mensen functioneren. Het gedrag van medewerkers is van invloed op het functioneren en de reputatie van Woonstichting St. Joseph en de sector. Met name toezichthouders, bestuur en leidinggevenden dienen integriteit als belangrijke karaktereigenschap te bezitten en dienen dit ook in woord en daad uit te dragen. Zij tonen voorbeeldgedrag dat appelleert aan het persoonlijk handelen van alle betrokkenen, waarvan een invloed uitgaat op waarden en normen (zoals integriteit, loyaliteit en motivatie). De voorbeeldfunctie is uitermate belangrijk (goed voorbeeld doet goed volgen). 4.3 Informatie Medewerkers van St. Joseph gaan zorgvuldig om met informatie over St. Joseph en informatie over de relaties waarover zij uit hoofde van hun functie beschikken. Informatie wordt deugdelijk bewaard; onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. Oneigenlijk gebruik van die kennis is niet toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden uiteraard de normale privacyregels in acht genomen. Persoonsgegevens die wij in het kader van onze werkzaamheden verzamelen vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Wij verwachten van onze medewerkers dat zij de gegevens behandelen conform de regels in deze wet. Woonstichting St. Joseph 2/5 Versie 4: 26 augustus 2015
Bij het verzamelen en verspreiden van informatie spelen elektronische media een cruciale rol. Ze bepalen voor een steeds belangrijker deel het beeld dat de buitenwereld van St. Joseph heeft. Wij verwachten van onze medewerkers dat zij de regels die opgesteld zijn over het omgaan met elektronische media nakomen. 5. Integriteit Leningen, geschenken, giften en sponsoring Relatiegeschenken worden uitgewisseld om de goede verstandhouding te verstevigen. Zelfs de schijn moet worden vermeden dat ze als tegenprestatie voor een bepaalde dienst worden gezien. 5.1 Leningen De woningcorporatie verstrekt medewerkers onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. 5.2 Geschenken en giften Medewerkers van Woonstichting St. Joseph nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden twee uitzonderingen: - giften of geschenken aan St. Joseph in het algemeen belang zijn wel toegestaan. Denk hierbij aan erfenissen en legaten, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woonen/of leefgemeenschap in wijken, buurten en straten waar St. Joseph bezit heeft of binnen de complexen van St. Joseph. De directie besluit of een dergelijk gift wordt geaccepteerd en of de bestemming acceptabel is. - geschenken met een waarde onder de 30,- en met een alledaags karakter (bos bloemen, fles wijn of cadeaubon). Het is echter niet toegestaan deze zaken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. Geschenken (incl. kerstpakketten) op het privé-adres worden geweigerd. De directeur-bestuurder bericht de gever dat geschenken op het privé-adres in geen geval zijn toegestaan. Mocht er toch een geschenk op het privé-adres zijn bezorgd, dan wordt dit ingeleverd op kantoor en behandeld conform 5.2. 5.3 Kerstpakketten Kerstpakketten die op kantoor binnenkomen, worden verzameld en de directeur-bestuurder bepaalt de bestemming (intern/extern). 5.4 Recepties, diners en lunches Het onderhouden van netwerken is voor St. Joseph belangrijk. Het bijwonen van recepties, diners of lunches kan daarbij voor sommige medewerkers zeer zinvol zijn. Dit geldt ook voor studiereizen, werkbezoeken e.d.. Uitnodigingen die hiervoor binnenkomen, worden gemeld bij de leidinggevende. Deze beoordeelt per geval of deelname het bedrijfsbelang dient en wie van de uitnodiging gebruik maakt (maken). Binnen het MT zal dit worden afgestemd. Uitnodigingen voor bijwonen voetbalwedstrijd, deelname golfclinic e.d. worden gemeld bij de direct leidinggevende. Deze beoordeelt per geval of deelname het bedrijfsbelang dient en wie van de uitnodiging gebruik maakt (maken). 5.5 Sponsoring Woonstichting St. Joseph sponsort organisaties en instellingen die zich inzetten op maatschappelijk en cultureel gebied in Boxtel e.o. St. Joseph sponsort geen initiatieven die het persoonlijk belang van Woonstichting St. Joseph 3/5 Versie 4: 26 augustus 2015
een medewerker van St. Joseph dienen. Jaarlijks wordt de lijst van sponsoren door het MT opnieuw beoordeeld. 6. Integriteit Zaak en privé 6.1 Aanbesteding Met aanbesteden wordt bedoeld: het publiek of onderhands tegen een bepaalde prijs opdragen van werk, na vergelijking van de ontvangen inschrijvingen. Kortom de wijze waarop werk aan derden wordt gegund. Het aanbesteden van werk is nader uitgewerkt in een beleidsrichtlijn met daarin nadrukkelijk aandacht voor transparantie en integriteit. 6.2 Inschakelen van bedrijven Woonstichting St. Joseph heeft zakelijke banden met veel bedrijven en instellingen in de regio. Het voor privé-doeleinden gebruikmaken van diensten van deze bedrijven of instellingen vraagt extra zorgvuldigheid. Maakt men gebruik van diensten van deze bedrijven dan is dit alleen toegestaan tegen marktconforme prijzen, met aantoonbaar bewijs van betaling. 6.3 Bedrijfseigendommen Eigendommen van St. Joseph worden primair voor het werk gebruikt. Het is niet toegestaan voor medewerkers om bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van derden, met behulp van eigendommen van St. Joseph. Voor het thuis of elders in bruikleen gebruiken van bedrijfseigendommen dient toestemming te worden gevraagd aan de direct leidinggevende. Ook verbruiksmaterialen mogen alleen met toestemming van de direct leidinggevende worden meegenomen met dien verstande dat de direct leidinggevende bepaalt of en zo ja welke vergoeding er in rekening wordt gebracht. Beschadiging, verlies of diefstal van bedrijfseigendommen wordt direct gemeld aan de direct leidinggevende. Het voor privé-doeleinden gebruikmaken van voorzieningen als kopieer- en printapparatuur, (mobiele) telefoon en fax is in principe slechts beperkt toegestaan. Deze voorzieningen mogen niet voor derden worden gebruikt dan wel na uitdrukkelijke toestemming van de directeur-bestuurder en betaling van de kosten. Met kasgeld wordt omgegaan volgens de geldende instructie. 7. Klokkenluiderregeling/Vertrouwenspersoon Met een klokkenluiderregeling wordt iedere medewerker de gelegenheid geboden om zijn of haar melding of vermoeden van een overtreding van interne of externe regelgeving te melden, zonder gevaar voor hun rechtspositie. Melden kan aan de directeur-bestuurder, de voorzitter van de Raad van Toezicht of aan een externe vertrouwenspersoon. Door het benoemen van een externe vertrouwenspersoon wordt de mogelijkheid geboden om een melding te doen buiten de organisatie. De klokkenluiderregeling is ook op de website geplaatst. Wanneer een medewerker van mening is dat zijn/haar melding niet voldoende adequaat is opgelost of wanneer hij/zij vindt dat de integriteitmelding beter door een externe toezichthouder kan worden afgehandeld, dan kan contact opgenomen worden met het Meldpunt via 070-3394975 of meldpuntcorporaties@minvrom.nl Woonstichting St. Joseph 4/5 Versie 4: 26 augustus 2015
8. Communicatie/Rapportage Om het integriteitbeleid levend te houden en het integriteitbewustzijn te verhogen is communicatie hierover belangrijk. Minimaal eenmaal per jaar komt dit onderwerp terug in een kantinesessie. Andere vormen waarin dit onderwerp behandeld wordt zijn trainingen en werkoverleg. Jaarlijks rapporteert de externe vertrouwenspersoon of er meldingen bij hem zijn gedaan. St. Joseph rapporteert hierover in het jaarverslag. 9. Tot slot Deze code geeft geen antwoord op alle vragen. Tussen wat wel en niet kan ligt in de praktijk een gebied waarover twijfel kan bestaan. Veelal helpt het door uit te gaan van je eigen normen en waarden en vooral door er met anderen over te spreken. Door er over te praten kunnen we onze normen verder aanscherpen en geven we gezamenlijk gestalte aan het waarborgen van de integriteit van onze organisatie. Woonstichting St. Joseph behoudt zich het recht voor deze gedragscode in bepaalde opzichten te wijzigen indien daartoe naar haar mening enige noodzaak aanwezig is. Woonstichting St. Joseph 5/5 Versie 4: 26 augustus 2015