Bijlage bij Projectvoorstel met kenmerk <kenmerksurf> in het kader van de Stimuleringsregeling Gezamenlijk gebruik van Toetssoftware in de cloud 2013. Subsidievoorwaarden Stichting SURF ten behoeve van <PROJECTNAAM> Overwegende dat: 1. Stichting SURF ernaar streeft om door de mogelijkheden die innovatie middels ICT biedt de kwaliteit van het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek te verbeteren; 2. Stichting SURF dit met name doet op die terreinen waar door samenwerking van instellingen van hoger onderwijs resultaten worden bereikt die de individuele instellingen alleen niet zouden bereiken; 3. Stichting SURF hiertoe Tenders uitschrijft waarin instellingen van hoger onderwijs gevraagd worden Projectvoorstellen in te dienen die voornoemde missie mede doen bereiken en die door Stichting SURF gesubsidieerd kunnen worden; 4. Stichting SURF het binnen het platform ICT en Onderwijs de stimuleringsregeling Gezamenlijk gebruik van Toetssoftwareheeft uitgezet; 5. De <RECTOR/ONDERWIJSDIRECTEUR/ANDERS (indien een andere persoon, gaarne afstemmen met Stichting SURF; in ieder geval een persoon met het mandaat om het matchingsbedrag te alloceren)> van <PENVOERDER> een Projectvoorstel heeft ingediend naar aanleiding van de stimuleringsregeling Learning Analytics; 6. <PENVOERDER> lid is van Stichting SURF en daardoor in aanmerking kan komen voor subsidie; 7. Stichting SURF heeft besloten subsidie te reserveren voor de uitvoering van het Project <PROJECTNAAM>; 8. Stichting SURF afspraken over de toekenning van de subsidie en de verdere wijze van financiering van het Project <PROJECTNAAM> heeft vastgelegd in de Subsidievoorwaarden; 9. De <RECTOR/ONDERWIJSDIRECTEUR/ANDERS>(zie punt5) van penvoerder door ondertekening van de Subsidievoorwaarden verklaart akkoord te gaan met voornoemde afspraken. Definities Project Projectvoorstel Projectresultaat Penvoerder Projectuitvoerder Subsidievoorwaarden door de <RECTOR/ONDERWIJSDIRECTEUR/ANDERS> van <PENVOERDER> in het ingediende Projectvoorstel omschreven Project <PROJECTNAAM>. document waarin het Project is omschreven en op basis waarvan de uitvoering bewaakt wordt resultaten van het project zoals omschreven in het Projectvoorstel. instelling die de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het Project op zich heeft genomen, zijnde <PENVOERDER> instelling die (een deel van) de uitvoering van het Project op zich heeft genomen; dit kan zowel de Penvoerder zijn als ook één van de deelnemende partijen. deze voorwaarden die bepalen op welke wijze het Project uitgevoerd dient te worden ter verkrijging van subsidie hiervoor. Algemeen 1. SURF verleent de subsidie onder voorwaarde dat het beschikbaar gestelde bedrag uitsluitend wordt aangewend voor het doel waarvoor de subsidie wordt verleend, in casu de uitvoering van het Projectvoorstel (met kenmerk van Stichting SURF <KenmerkSURF>). De Subsidievoorwaarden zijn als bijlage aan het Projectvoorstel gehecht en de bijlage maakt hier onlosmakelijk deel van uit. 2. Het Projectvoorstel en de op te stellen stukken (zie bijlage 2 OP TE STELLEN STUKKEN) zijn openbaar, tenzij de aard van het Project dit niet toelaat. De Penvoerder kan Stichting SURF verzoeken (bepaalde delen van) het Projectvoorstel 1 Paraaf directeur Stichting SURF:
en/of de op te stellen stukken niet openbaar te laten zijn. Stichting SURF meldt de Penvoerder schriftelijk of Stichting SURF instemt met het verzoek. Stichting SURF honoreert een verzoek alleen in zwaarwegende gevallen. 3. De Penvoerder dient eventuele wijzigingen ten opzichte van het Projectvoorstel tijdig schriftelijk ter goedkeuring aan Stichting SURF voor te leggen. Stichting SURF meldt de Penvoerder schriftelijk (kan ook digitaal) of Stichting SURF instemt met de wijzigingen. 4. Projectuitvoering vindt plaats in de periode van september 2013 tot en met april 2014. 5. Voor zover de Penvoerder de uitvoering van bijdragen aan de Projectresultaten opdraagt aan de deelnemende partijen of derden, draagt de Penvoerder zorg voor deugdelijke beknopte samenwerkingsovereenkomsten met de deelnemende partijen of derden. Deze overeenkomsten geven tenminste de rechten en verplichtingen van de deelnemende partijen aan het Project weer. 6. De Penvoerder zal de desbetreffende overeenkomst(en) op eerste verzoek van Stichting SURF aan Stichting SURF doen toekomen. 7. De hierboven genoemde verplichting voor de Penvoerder geldt ook ten aanzien van eventueel gedurende de looptijd van het Project toe te treden deelnemers aan het Project. 8. Indien het tijdens de Projectuitvoering naar de mening van de Penvoerder of Stichting SURF gewenst of noodzakelijk is het Project niet langer te continueren dan wel de wijze van continuering aan te passen, treden de Penvoerder en Stichting SURF hierover tijdig met elkaar in overleg. 9. Indien Stichting SURF besluit de subsidiëring van het Project tussentijds te beëindigen, zal het Project afgerond worden conform het gestelde in bijlage 2(OP TE STELLEN STUKKEN, artikel 3, de eindrapportage) en bijlage 3 (OPVRAGEN EN BETAALBAAR STELLEN SUBSIDIE). 10. De Penvoerder verstrekt onverwijld al die informatie waarvan hij begrijpt of hoort te begrijpen dat die relevant is voor Stichting SURF. Hieronder zij in ieder geval begrepen, omstandigheden die aanleiding kunnen geven tot wijziging of intrekking van de subsidieverlenging zoals aanmerkelijke vertragingen in de uitvoering van de activiteiten of dreigende insolventie. Subsidie 11. Stichting SURF kent voor de uitvoering van het Project tot maximaal 10.000 per experiment subsidie toe. Uitgangspunt is dat dit bedrag het projectmanagement van het experiment dekt; de inspanningen voor de feitelijke uitvoering van het experiment gelden als matching vanuit de deelnemende instellingen. Daarnaast is er per experiment maximaal 5.000 excl BTW beschikbaar om licenties voor toetssoftware aan te schaffen. Penvoerder sluit een overeenkomst af met de leverancier. Leverancier kan aanspraak maken op het bedrag bij Stichting Surf na ondertekening van de overeenkomst en na het factureren van het volledige bedrag bij aanvang van het experiment. 12. Kosten die gemaakt zijn tijdens de projectperiode zijn alleen subsidiabel indien deze zijn betaald tijdens de projectperiode, of binnen uiterlijk een maand na afloop van de projectperiode. 13. Het verkrijgen van eventuele subsidies voor het Project van andere partijen dan Stichting SURF dient ter goedkeuring aan Stichting SURF te worden voorgelegd. Projectbewaking 14. Het programmamanagement van het Platform ICT en Onderwijs bewaakt de voortgang en kwaliteit van het Project (Zie Bijlage 1 PROJECTBEWAKING). Eerste 2 Paraaf directeur Stichting SURF:
aanspreekpunt is de Projectmanager Toetsing en Toetsgestuurd leren. Het programmamanagement kan ervoor kiezen zich te laten adviseren door de beoordelingscommissie voor de stimuleringsregeling Gezamenlijk gebruik van Toetssoftware in de cloud. 15. De inhoud en inrichting van de op te stellen stukken is vastgelegd in Bijlage 2 (OP TE STELLEN STUKKEN). Deze bijlage is onlosmakelijk met de Subsidievoorwaarden verbonden. Projectresultaten 16. De Penvoerder en deelnemende partijen dragen er zorg voor dat zij beschikken over auteursrechten, databankrechten en/of andere intellectuele eigendomsrechten (gezamenlijk te noemen: IE-rechten) met betrekking tot hetgeen zij inbrengen in het Project dan wel dat de Penvoerder en deelnemende partijen een gebruikslicentie hebben voor het (realiseren van het) in het Projectvoorstel omschreven doel. 17. De Penvoerder en de deelnemende partijen dragen er zorg voor dat de Projectresultaten middels de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie door hen beschikbaar wordt gesteld. Tenzij er nadrukkelijke redenen zijn hiervan af te wijken. In dit geval wordt contact opgenomen met Stichting SURF. 18. Indien partijen van mening zijn dat een (tussentijds) Projectresultaat of een eindresultaat van het Project voor commerciële exploitatie vatbaar is, treden zij hierover met Stichting SURF in overleg. 19. Stichting SURF kan nimmer worden gedwongen om tot eventuele publicatie, nietcommerciële ter beschikkingstelling of commerciële exploitatie van de Projectresultaten over te gaan. 20. Indien het naar mening van Stichting SURF wenselijk dan wel noodzakelijk is om onderhoud en/of aanpassingen te plegen op en aan de Projectresultaten, treedt Stichting SURF hierover in overleg met de Penvoerder. Administratieve procedures 21. De administratieve procedures staan beschreven in Bijlage 3 (OPVRAGEN EN BETAALBAAR STELLEN SUBSIDIE), deze bijlage is onlosmakelijk met de Subsidievoorwaarden verbonden. Communicatie 22. <NAAM PENVOERDER> maakt bij communicatieve uitingen melding van het feit dat het Project (mede) is gefinancierd met subsidie van Stichting SURF. 23. Tijdens het project wordt minimaal 3 keer een blogpost geschreven door de projectuitvoerder. Er kan gebruik gemaakt worden van het community platform SURFspace. Gebruik van een eigen open toegankelijk blog wordt ook toegestaan, met dien verstande dat de content tevens op SURFspace wordt geplaatst. 24. Na afloop van het project worden de relevante projectresultaten in ieder geval ontsloten via de daarvoor geschikte SURF websites. 3 Paraaf directeur Stichting SURF:
Mediation/arbitrage 25. Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één partij als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. Partijen zullen zich tot het uiterste inspannen, mede door het inschakelen van door het NMI erkende mediators, om geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van het Project onderling op te lossen. Er is sprake van een geschil indien één der partijen zulks in een aangetekende brief aan de wederpartij bekendmaakt. Geschillen die niet in onderling overleg dan wel met behulp van een mediator kunnen worden beslecht, zullen worden beslecht door arbitrage waarbij één arbiter wordt aangewezen door Stichting SURF, één arbiter door de Penvoerder en één arbiter (voorzitter) door beide partijen. Utrecht, <DATUM> Namens Stichting SURF, <DATUM> Namens <PENVOERDER>, Dr. W.B.G. Liebrand ----------------------------------- Directeur Stichting SURF 4 Paraaf directeur Stichting SURF:
Bijlage 1 PROJECTBEWAKING 1. Stichting SURF bewaakt de voortgang en kwaliteit van het project. Dit vindt plaats langs twee lijnen. De projectmanager Toetsing en Toetsgestuurd Leren bij het platform ICT en Onderwijs bewaakt in opdracht van de directeur van Stichting SURF de dagelijkse planning en control van het Project; De projectmanager Toetsing en Toetsgestuurd Leren en het programmamanagement van platform ICT en Onderwijs bij Stichting SURF laten zich hierbij adviseren door de beoordelingscommissie van de stimuleringsregeling. 2. Indien SURF dit nodig acht, kan een voortgangsgesprek worden ingesteld met het programmamanagement van het platform ICT en Onderwijs. 3. Wanneer een achterstand of problemen binnen het project worden voorzien of zich voordoen wordt dit altijd gemeld bij de projectmanager Toetsing en Toetsgestuurd Leren van het platform ICT en Onderwijs. 4. Deelname aan de startbijeenkomst (nader te bepalen), midterm bijeenkomst (nader te bepalen) en Slotbijeenkomst (nader te bepalen) door de projectleider is verplicht. Indien de projectleider niet aanwezig kan hij of zij vervangen worden mits SURF hiervan op de hoogte wordt gesteld. De bijeenkomsten vormen een gelegenheid voor projectleiders om ervaringen uit te wisselen een eventuele (gemeenschappelijke) problemen aan te kaarten bij het platform ICT en Onderwijs. 5 Paraaf directeur Stichting SURF:
Bijlage 2 OP TE STELLEN STUKKEN 1. De Penvoerder is verplicht om ten behoeve van de projectbewaking de volgende stukken op te stellen en binnen de gestelde termijnen in te dienen bij Stichting SURF: a. Minimaal 3 blogposts over de ervaringen en vorderingen in het project. b. Met betrekking tot de financiële bewaking wordt de projectleider gevraagd halverwege het project, een beknopte tussenrapportage conform de SURF standaard aan te leveren. Het sjabloon voor deze rapportage wordt ter beschikking gesteld via www.surf.nl/stimuleringsregeling-toetssoftware. c. Een eindrapportage conform de standaarden die daar door Stichting SURF zijn vastgelegd (zie punt 3). Het sjabloon voor deze eindrapportage wordt ter beschikking gesteld via: www.surf.nl/stimuleringsregeling-toetssoftware. 2. De Penvoerder dient de stukken (met uitzondering van het blog) in ieder geval in elektronische vorm in bij Stichting SURF aan te leveren. 3. De eindrapportage is een zelfstandig leesbaar document, met een evaluatief karakter. Dit betekent dat een lezer, die geen van de andere stukken over het Project gelezen of gezien heeft, zich een goed beeld moet kunnen vormen van het gehele project. Uit de rapportage dient eenvoudig af te leiden zijn hoe de bereikte eindresultaten zich verhouden tot het Projectvoorstel. De eindrapportage dient in ieder geval de volgende onderdelen te bevatten: a. Samenvatting: wat waren het doel, de belangrijkste activiteiten en beoogde resultaten, in hoeverre zijn deze uitgevoerd respectievelijk behaald, wat zijn de belangrijkste conclusies b. inleiding o opzet en doelstellingen van het project o vraagstelling van de doelgroep/gebruiker en gekozen methode o belangrijkste te behalen resultaten o projectperiode o begroting en subsidie c. per werkpakket: een heel kort inhoudelijk evaluatief verslag van de activiteiten en resultaten die zijn uitgevoerd respectievelijk bereikt, afgezet tegen de verwachtingen bij de start van het project. d. evaluatie (zowel procesmatig als inhoudelijk) en lessons learned. e. conclusies inclusief vooruitblik voorbij de projecthorizon, wat wordt er gedaan met de resultaten. f. afsluitende financiële verantwoording (kostenoverzicht in standaard SURF formaat) inclusief analyse. 6 Paraaf directeur Stichting SURF:
Bijlage 3 OPVRAGEN EN BETAALBAAR STELLEN SUBSIDIE 1. De Penvoerder kan alleen tegelijk met het indienen van de eindrapportage subsidie opvragen bij Stichting SURF. In de rapportage dient daartoe een financiële verantwoording opgenomen te zijn in het standaard SURF-formaat. De financiële verantwoording dient dezelfde indeling te volgen als die in het Projectvoorstel, en dus de verdeling naar materiële, personele en overige kosten, en daarbinnen de eventuele indeling van het Project in werkpakketten of fases. 2. Er wordt van projecten in deze subsidieronde GEEN accountantsverklaring gevraagd. 3. Indien Stichting SURF de betreffende rapportage goedkeurt, zal Stichting SURF de subsidie betaalbaar stellen waarop de Penvoerder dan recht heeft. 4. Indien Stichting SURF een rapportage afkeurt, stelt Stichting SURF geen subsidie betaalbaar. Stichting SURF stelt vervolgens de verder te volgen procedure vast en brengt de Penvoerder hiervan binnen een redelijke termijn op de hoogte. 5. De Penvoerder dient zelf zorg te dragen voor eventuele onderlinge verrekening en betaalbaar stellen van subsidie aan eventuele participanten in het Project. 6. Als projectkosten worden uitsluitend in aanmerking genomen de volgende rechtstreeks aan de uitvoering van het Project toe te rekenen, gemaakte en betaalde kosten: a. Loonkosten voor projectleiding, met dien verstande dat wordt uitgegaan van een uurloon van 75 inclusief eventuele BTW per persoon per uur 7. De Projectuitvoerder dient in het kader van de toerekening van kosten te voldoen aan de volgende vereisten: a. Urenregistratie per medewerker, per maand. SURF legt geen format voor urenregistratie op. Op www.surf.nl/toolbox staan voorbeelden voor urenregistratie b. Adequate vastlegging van offertes, bestelformulieren, facturen en betalingsdocumenten c. Gedateerde autorisatie van projectkosten door de Projectuitvoerder d. Adequate vastlegging van documentatie aangaande besluitvorming tot inhuren van onderaannemers en/of leveranciers e. Deugdelijke onderbouwing inzake toerekeningsgrondslagen van kosten f. Substitutie van projectgelden binnen de begroting en besteding is niet toegestaan tenzij Stichting SURF daarvoor schriftelijke toestemming heeft verleend. 7 Paraaf directeur Stichting SURF: