Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorvoorzieningen Dienst Datamanagement UW BRIEF VAN UW REF. ONZE REF. STA/CH/2007-181 DATUM 10 AUGUSTUS 2007 BIJLAGE(N) Ter attentie van de algemeen directeur de hoofdgeneesheer het hoofd van het verpleegkundig departement de lokale beheerder Portahealth CONTACT dr. Jean Legrand TEL. 02/524.86.50 FAX 02/524.86.99 E-MAIL jean.legrand@health.fgov.be BETREFT : testperiode van de registratie van de Minimale Ziekenhuis Gegevens Geachte Mevrouw, Heer, De omzendbrief van 25 mei 2007 wilde de voorbereiding en de officiële start van de MZGregistratie toelichten. Hierin werd ondermeer toegelicht dat er een testperiode voor de verpleegkundige gegevens van de Minimale Ziekenhuisgegevens (VG-MZG) voorzien wordt. Deze omzendbrief wil de nodige informatie over de organisatie van de testregistratie voor de VG-MZG verschaffen. Het Koninklijk Besluit die de registratie van de Minimale Ziekenhuisgegevens regelt, werd op 10 juli 2007 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. De officiële start van de MZGregistratie is 1 januari 2008. Gezien de geregistreerde gegevens vanaf die datum ook effectief gebruikt zullen worden, willen we de ziekenhuizen de gelegenheid bieden om zich grondig op deze nieuwe registratie voor te bereiden. Deze voorbereiding bestaat uit een nationale testregistratie, in eerste instantie voor de verpleegkundige gegevens van de MZG. De wijziging in de registratie voor de verpleegkundige gegevens is immers het grootst, zowel inhoudelijk als naar de te gebruiken technologie. Deze testperiode loopt van 1 september 2007 tot en met 31 december 2007. De registratie van de verpleegkundige en personeelsgegevens gebeurt volgens art. 5 van het K.B. tijdens de eerste 15 dagen van maart, juni, september en december. Voor de testregistratie kan hiervan afgeweken worden: het ganse jaar 2007 kan gebruikt worden. Het controleren en versturen van de gegevens naar de FOD kan voortaan enkel gebeuren via de portahealth-applicatie. Portahealth biedt de ziekenhuizen de mogelijkheid om hun geregistreerde gegevens via een beveiligde internetverbinding te controleren en te versturen. De controles op de gegevens worden tijdens de testperiode per domein gradueel door de FOD toegevoegd. De controles voor het domein van de verpleegkundige gegevens worden het eerst toegevoegd. De precieze link naar de portahealth-applicatie wordt meegedeeld aan de lokale beheerder van het ziekenhuis. Enkel deze persoon kan toegang verlenen aan de gebruikers binnen het ziekenhuis. De beschrijving van de applicaties zowel voor de lokale beheerder als voor de gebruikers bevindt zich op onze website (www.health.fgov.be Gezondheidszorg Zorginstellingen Registratiesystemen Portehaelth Gebruikershandleiding). Victor Hortaplein 40, bus 10 1060 Brussel www.health.fgov.be
In de bijlagen bij deze omzendbrief vindt u de concrete richtlijnen voor het gebruik van de Portahealth tijdens de testperiode en een beschrijving van de minimale voorwaarden waaraan de zending moet voldoen. Tijdens de testperiode hebben alle ziekenhuizen de mogelijkheid om hun verzamelde gegevens te controleren en te analyseren aan de hand van rapporten. De gegevens mogen betrekking hebben op het eerste of het tweede semester van 2007. De gegevens kunnen niet definitief doorgestuurd naar de FOD Volksgezondheid. Ik hoop u hierbij voldoende informatie verstrekt te hebben om de testregistratie succesvol te laten verlopen. Voor verdere informatie met betrekking tot de testperiode, kan u contact opnemen met de dienst datamanagement via het mailadres: info.rhmzg@health.fgov.be Met de meeste hoogachting, Decoster C. Directeur-generaal Directoraat-generaal Organisatie van de Gezondheidszorgvoorzieningen FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu PAGINA 2
Bijlage 1: De MZG-registratie bestaat uit 24 bestanden verdeeld over 5 domeinen: gegevens over de structuur van het ziekenhuis, personeelsgegevens, administratieve gegevens, verpleegkundige gegevens en medische gegevens. De brochure met de beschrijving van de te registreren informatie en de lay-out van de bestanden is beschikbaar op de website (Gozondheidszorg Zorginstellingen Registratiesystemen MZG Richtlijnen). Voor het controleren en het versturen van de gegevens moeten alle 24 bestanden aanwezig zijn. Een bestand kan echter nog onvolledig zijn of geen gegevens bevatten. Bijvoorbeeld een verpleegeenheid of een gedeeltelijk aantal bedden van een verpleegeenheid die niet deelneemt aan de testregistratie, worden niet geregistreerd. Dit brengt uiteraard meer foutmeldingen met zich mee maar dit zal de verdere controle niet belemmeren. Verder moet u bij het versturen van de gegevens rekening houden met de relaties tussen de bestanden (zie bijlage 2). De omcirkelde bestanden dienen voor de testregistratie ingevuld te worden. Dit wil zeggen dat voor elk verblijf minstens de sleutelvelden correct dienen ingevuld moeten zijn. De andere verplichte velden mogen niet leeg zijn maar moeten een toegelaten waarde bevatten. Waar dit toegestaan is, kan men, als de informatie tijdens de testfase niet voorhanden is, de code voor onbekend invullen of voor alle patiënten dezelfde waarde, bijvoorbeeld alle patiënten gaan naar huis. Voorbeeld bestemming in het bestand STAYHOSP Toegelaten waarden: CODE OMSCHRIJVING 0 Onbekend Slechts te gebruiken in uitzonderlijke gevallen. 1 Thuis Overal waar de patiënt autonoom kan handelen; dus ook bijvoorbeeld: service flats voor oudere personen, kot voor studenten, Dit geldt dus voor de volgende bestanden: Structuurgegevens : HOSPITAL HOSPCAMP CAMPUNIT UNITINDX Administratieve gegevens : STAYHOSP PATHOSPI STAYUNIT Verpleegkundige gegevens : ITEMDIVG Personeels gegevens ; PAGINA 3
EMPLODAY EMPLOPER De andere bestanden moeten wel aanwezig zijn maar mogen leeg zijn. Indien er echter records in één van deze bestanden ingevuld worden, dienen de sleutelvelden in orde te zijn. Dit wil ook zeggen dat deze records in de bestanden waar dit bestand onderhangt, dienen ingevuld te zijn (zie bijlage 2). Bijvoorbeeld: als je de diagnoses invult in bestand DIAGNOSE, dan dienen ook alle records met de juiste sleutels aanwezig te zijn in bestand STAYSPEC. In de loop van de testperiode zullen steeds meer controles toegevoegd worden, ook voor deze andere bestanden. De controles op de gegevens kunnen ingedeeld worden in 4 types: 1. Technische controles 2. Basiscontroles (B) binnen 1 domein (S, P, A, N, M) over meer dan 1 domein (G) 3. Kruiscontroles (X) 4. Multiperiodecontroles (Y) Meer uitleg hierover vindt u in het document over de controles dat op onze website zal verschijnen. De controles kunnen ook ingedeeld worden aan de hand van de severity: severity 1: dit zijn fatale fouten die absoluut verbeterd moeten worden, zoniet kunnen de gegevens niet definitief doorgestuurd worden naar de FOD (niet mogelijk tijdens de testfase). severity 2: dit zijn fouten die verbeterd moeten worden maar uitzonderlijk de reële situatie kunnen weergeven. In die uitzonderlijke gevallen wordt geen verbetering gevraagd. severity 3: deze fouten zijn eigenlijk waarschuwingen en wijzen op gegevens die niet normaal lijken maar die de werkelijkheid kunnen weergeven. Verbetering is niet noodzakelijk vereist. Tijdens de testregistratie dient u met de controles die betrekking hebben op het nagaan van de correcte periode (bv. 1 tot 15 september) geen rekening te houden. PAGINA 4
Bijlage 2 HOSPCAMP HOSPITAL PATHOSPI ID TRANS STAYSPEC STAYHOSP PATBIRTH STAYINDX PROCRIZI TRANSPOR DIAGNOSE STAYUNIT TESTRESU ASSOCIAT URGADMIN CAMPUNIT PROCEDUR ASSOSTAY ITEMDIVG ASSOSPEC UNITINDX EMPLODAY EMPLOPER ASSOUNIT Victor Hortaplein 40, bus 10 1060 Brussel www.health.fgov.be