VOORSTEL AB AGENDAPUNT : PORTEFEUILLEHOUDER : Auditcommissie AB CATEGORIE : A-STUK (Afdoeningsstuk) VERGADERING D.D. : 30 september 2014 NUMMER : SEC//AKS/PvL/8375 OPSTELLER : P. van der Loo, 0522-276709 FUNCTIE : Concerncontroller VERGADERING MT D.D. : -- VERGADERING DB D.D. : 16 september 2014 (8370) OPGESTELD D.D. : 11 september 2014 ONDERWERP Aanbesteding accountantsdiensten. SAMENVATTING In de Waterschapwet is opgenomen, dat de accountant die de jaarrekeningcontrole uitvoert, wordt benoemd door het Algemeen Bestuur. Voor controle van de jaarrekeningen van het boekjaar 2015 en maximaal drie daarop volgende boekjaren is het conform de Controleverordening van Reest en Wieden noodzakelijk opnieuw een aanbesteding te laten plaatsvinden. Voorgesteld wordt om deze aanbesteding samen met de waterschappen Groot Salland, Rijn en IJssel, Zuiderzeeland en Vallei en Veluwe en de gemeenschappelijke regelingen GBLT en Aqualysis en Waterstromen BV te laten plaatsvinden. De Auditcommissie heeft, conform de Controleverordening Reest en Wieden, het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereid en stelt het Algemeen Bestuur voor het programma van eisen vast te stellen, zodat de Auditcommissie de aanbesteding verder kan laten plaatsvinden. Het aanbestedingsproces zal in februari 2015 worden afgerond met een voorstel aan het Algemeen Bestuur tot benoeming van de accountant en vaststelling van het controleprotocol. ADVIES De Auditcommissie stelt voor om te besluiten: 1. de accountantsdiensten inzake controle van de jaarrekening opnieuw aan te besteden en dit gezamenlijk te doen met de waterschappen Groot Salland, Rijn en IJssel, Zuiderzeeland en Vallei en Veluwe en de gemeenschappelijke regelingen GBLT en Aqualysis en Waterstromen BV (BV van Rijn en IJssel); 2. het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten vast te stellen. BESTUURLIJKE AANDACHTSPUNTEN EN EFFECT VOOR REEST EN WIEDEN Het Dagelijks Bestuur legt aan het Algemeen Bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde beleid door middel van de jaarrekening en het jaarverslag. Het Algemeen Bestuur wijst één of meer accountants aan om de jaarrekening te controleren en hiervan verslag te doen aan het Algemeen Bestuur. De jaarrekening van het waterschap dient volgens de Waterschapswet te worden gecontroleerd door een daartoe gekwalificeerde accountant. De accountant zal een verklaring bij de jaarrekening afgeven over in welke mate de jaarrekening voldoet aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid een en ander conform geldende wet- en regelgeving De kaders van de accountantscontrole heeft het Algemeen Bestuur gesteld in de Controleverordening waterschap Reest en Wieden, die is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 28 oktober 2008. fws
Pagina 2 van 5 In deze verordening is opgenomen: - dat de Auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt; - dat het Algemeen Bestuur voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vaststelt; - welke eisen minimaal in het programma opgenomen dienen te zijn. Door het periodiek aanbesteden van de accountantsdiensten wordt beoogd de kwaliteit conform de eisen van het Algemeen Bestuur te houden en eventueel bij te stellen. E.e.a. tegen een marktconforme prijs. TIJDPAD Na het vaststellen van het programma van eisen zal in oktober 2014 het aanbestedingsproces starten. De Auditcommissie kan vervolgens de aanbesteding verder laten plaatsvinden, in gezamenlijkheid met de andere genoemde waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. In februari 2015 wordt door de Auditcommissie aan het Algemeen Bestuur een advies tot definitieve gunning voorgelegd en de geselecteerde accountant aan te wijzen als controlerend accountant. INTEGRAAL OVERLEG EN COMMUNICATIE De publicatie ten behoeve van de Europese aanbesteding zal plaatsvinden via Tenderned. FINANCIËN Afgezien van tijdsbesteding van de leden van de Auditcommissie en ambtelijke organisatie, geen inzet van financiële middelen. OPENBAARHEID Ja. BIJLAGEN -- BESLUIT Dagelijks Bestuur, mr. A.K. Schuttinga, Secretaris-directeur M.M. Kool, Dijkgraaf
Pagina 3 van 5 TOELICHTING In de Waterschapwet is opgenomen, dat de accountant die de jaarrekeningcontrole uitvoert, wordt benoemd door het Algemeen Bestuur. Voor de controle van de jaarrekeningen vanaf het boekjaar 2015 en maximaal 3 daarop volgende boekjaren, is het, conform de controleverordening van Reest en Wieden, noodzakelijk opnieuw een aanbesteding te laten plaatsvinden. Voorgesteld wordt om deze aanbesteding te laten plaatsvinden samen met de waterschappen Groot Salland, Rijn en IJssel, Zuiderzeeland en Vallei en Veluwe en de gemeenschappelijke regelingen GBLT en Aqualysis en Waterstromen BV (Zuiverings-BV van Rijn en IJssel). Waterschap Vechtstromen neemt niet deel aan de gezamenlijke aanbesteding, aangezien dit waterschap in het kader van de fusie zeer recent een accountant benoemd heeft. Gezamenlijke aanbesteding moet leiden tot één accountant voor de genoemde partijen. Een belangrijk voordeel daarvan is het borgen van een efficiënte afstemming van controle-uitkomsten van Reest en Wieden en de gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast is de verwachting dat de controle efficiënter kan verlopen en de accountant effectief kan adviseren omdat de accountant ontwikkelingen bij Reest en Wieden zo nodig in de context kan plaatsen van ontwikkelingen bij collegawaterschappen in Rijn-Oost en hun gezamenlijke gemeenschappelijke regelingen. Ook is het aanbestedingstraject zelf efficiënter dan wanneer ieder waterschap voor zichzelf een aanbesteding zou organiseren. De aanbesteding zal door middel van een openbare Europese aanbestedingsprocedure op de markt gezet worden. Doordat toegestaan wordt dat een combinatie van organisaties inschrijven, wordt ook het midden- en kleinbedrijf in staat gesteld om aan de aanbestedingsprocedure mee te doen. ROL ALGEMEEN BESTUUR EN AUDITCOMMISSIE Het Algemeen Bestuur is opdrachtgever van de accountant. Daarom is in de controleverordening bepaald dat het Algemeen Bestuur het programma van eisen vaststelt op basis waarvan de aanbesteding plaatsvindt. De Auditcommissie heeft het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereid. Het bevat dezelfde eisen als het programma van eisen zoals dat in 2011 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. Na besluitvorming over het programma van eisen, zal de Auditcommissie aan de hand van een gezamenlijk selectieproces, een gunningsadvies uitbrengen aan het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur besluit over definitieve gunning. AANBESTEDINGSPROCES Op basis van de Europese openbare aanbesteding dienen de gegadigden een aanbieding te doen. Na het ontvangen van de offertes zullen leden van een selectieteam, bestaande uit vertegenwoordigers van de deelnemende waterschappen / gemeenschappelijke regelingen, een advies uitbrengen. Hierover zullen vertegenwoordigers van de besturen van de deelnemers (in ons geval van de Auditcommissie) een eindoordeel geven. De beoordeling vindt plaats op basis van het criterium economisch meest voordelig, d.w.z. een combinatie van kwaliteit en prijs. Vervolgens zal er een presentatie van de top 2 plaatsvinden. Afgevaardigden van de waterschappen (in ons geval van de Auditcommissie) zullen tijdens de presentatie aanwezig zijn. De Auditcommissie zal aan de hand van de uitkomst van het totale gunningsproces, een advies tot gunning uitbrengen aan het Algemeen Bestuur.
Pagina 4 van 5 PLANNING Het aanbestedingsproces zal in februari 2015 worden afgerond met een voorstel aan het Algemeen Bestuur tot benoeming van de accountant en vaststelling van het controleprotocol. Het aanbestedingsproces en de planning zijn: - vaststellen programma van eisen door AB (september); - publicatie aanbesteding (oktober); - offerte beoordeling (december); - presentatie door geselecteerde aanbieders (december); - voorstel keuze accountant aan AB (februari); - aanwijzen accountant door AB (februari). PROGRAMMA VAN EISEN Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld onderstaand programma van eisen voor de aanbesteding van accountantsdiensten 2015 vast te stellen. De Auditcommissie kan vervolgens de aanbesteding verder laten plaatsvinden, in gezamenlijkheid met de andere genoemde waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. In februari 2015 wordt door de Auditcommissie aan het Algemeen Bestuur een advies tot definitieve gunning voorgelegd 1. Dienstverlening De basis voor de dienstverlening in het algemeen zijn de eisen die aan het waterschap gesteld worden vanuit de Waterschapswet en het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen en de van toepassing zijnde verordeningen, controleprotocol en het normenkader. De dienstverlening voor het Waterschap omvat: A. Controle jaarrekening De controle activiteiten van de accountant bestaan uit een interim-controle en een eindejaarscontrole. Ieder jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt door middel van een managementletter een verslag uitgebracht aan het management van de organisatie. Tijdens deze controle zal de accountant zich een oordeel vormen over de kwaliteit van de Administratieve Organisatie, inclusief de daarin opgenomen maatregelen ter interne controle. Ten behoeve van de uitvoering van de interim-controle kan de accountant steunen op de verbijzonderde interne controle van Reest en Wieden zelf. De eindejaarscontrole dient door de accountant in de eerste vier maanden van het jaar te worden uitgevoerd (uiterlijk 1 mei). Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole, uiterlijk vóór 1 juni, een verslag van bevindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur. Het verslag van bevindingen wordt mondeling toegelicht aan de Auditcommissie. In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen. B. Adviesfunctie Een belangrijke toegevoegde waarde van de accountant is zijn natuurlijke adviesfunctie die hij heeft bij het uitoefenen van zijn taak. Dit wordt als integraal onderdeel van de interim-controle en jaarrekeningcontrole beschouwd.
Pagina 5 van 5 C. Specifieke controleopdrachten en additionele diensten Verwacht wordt van de aanbieder, dat hij naast zijn controleactiviteiten, in staat is tot het uitvoeren van een aantal additionele diensten. Te denken valt aan onderwerpen als: afzonderlijke accountantsverklaringen bij de financiële verantwoording die regelmatig vereist worden door diverse overheden en instanties op grond van subsidie- of contractvoorwaarden. De aard en omvang van deze accountantscontroles, worden bepaald door de vigerende specifieke regelgeving. Zowel het aantal als de omvang van deze (project)activiteiten varieert jaarlijks; fiscale zaken; Public Governance (in control statements); Risicobeheer. Reest en Wieden wil op afroep een beroep kunnen doen op deze additionele dienstverlening. Het behoudt zich overigens het recht voor om additionele dienstverlening ook bij een ander, dan de opdrachtnemer van de aanbestede accountantsdiensten, af te nemen 2. Duur van de dienstverlening De opdracht wordt verstrekt voor een periode van 3 jaar met een optie tot verlenging van één jaar. 3. Gunningeisen en gunningscriteria Gunningseisen Dit zijn minimum eisen, als een inschrijver hier niet aan voldoet, wordt de offerte niet verder meegenomen in het gunningsproces. De gunningseisen betreffen eisen m.b.t. bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid, m.b.t. kerncompententies wat betreft kennis en ervaring/referenties en eisen t.a.v. technische bekwaamheid (beschikken over kwaliteitsbeleid, informatiebeveiligingsbeleid en personeel in voldoende omvang en niveau.) Gunningscriteria A. Gunningcriteria prijs 1. Controle jaarrekening: aanneemsom en onderbouwing 2. Specifieke opdrachten en additionele diensten B. Gunningscriteria met betrekking tot kwaliteit 1. Specifieke deskundigheid De aanbieder moet aangeven welke specifieke deskundigheden in zijn organisatie aanwezig is. Deze deskundigheid is vereist op het gebied van overheidsorganisaties Hierbij geeft de aanbieder ook aan op welke manier men georganiseerd heeft deze deskundigheid actueel te houden. 2. Samenstelling team De aanbieder geeft aan hoe het team dat voorgesteld wordt om de gevraagde diensten te verrichten eruit ziet. Ook wordt aangegeven hoe de continuïteit van dit team gewaarborgd wordt. 3. Uitvoering dienstverlening De aanbieder geeft aan hoe men invulling gaat geven aan de gevraagde dienstverlening. Voor de jaarrekeningcontrole en interim-controle dient een globale planning te worden 4. Rapportages (Managementletter en verslag van bevindingen) De aanbieder wordt gevraagd voorbeelden van rapportages (managementletter en een verslag van bevindingen) te voegen aan de offerte. C. Presentatie top 2 De inschrijvers die bij de beoordeling in de top 2 eindigen, worden uitgenodigd om een presentatie te geven. Op grond van alle beschikbare informatie komt het selectieteam tot een totaaloordeel en een voorlopige winnaar. In de presentatie zullen visie, expertise, ervaring, werkwijze m.b.t. bestuurlijke ondersteuning aan de orde komen. Na de presentatie zal de definitieve ranking worden bepaald.