Nadere voorschriften inzake de continuïteit van de beroepsuitoefening door de openbaar accountant Het bestuur van de Orde Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants, Gelet op artikel 25, derde lid, van de Gedrags- en beroepsregels registeraccountants 1994, luidende: Het bestuur kan nadere voorschriften geven ter waarborging van de continuïteit van de beroepsuitoefening door de registeraccountant., Gehoord de leden, Na overleg met het bestuur van de Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten, Stelt nadere voorschriften inzake de continuïteit van de beroepsuitoefening door de openbaar accountant vast. Daar waar in de nadere voorschriften wordt gesproken over bestuur wordt bedoeld het bestuur van de Orde Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants. Daar waar in de nadere voorschriften wordt gesproken over accountant wordt bedoeld een registeraccountant. Daar waar in de nadere voorschriften wordt gesproken over Gedrags- en Beroepsregels voor Accountants wordt bedoeld de Gedrags- en beroepsregels registeraccountants 1994.
Nadere voorschriften inzake de continuïteit van de beroepsuitoefening door de openbaar accountant Begripsbepaling Artikel 1 Voor de toepassing van deze voorschriften wordt verstaan onder: GBA : de Gedrags- en Beroepsregels voor Accountants; openbaar accountant : een accountant die optreedt als openbaar accountant in de zin van artikel 2, tweede lid, GBA; accountantskantoor : de organisatie waarin een openbaar accountant optreedt, ongeacht de rechtsvorm daarvan en ongeacht of daarin alleen wordt opgetreden dan wel onder gemeenschappelijke naam wordt samengewerkt met andere accountants en/of andere vrij beroepsbeoefenaren in de zin van artikel 26, eerste lid onder b, GBA. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Artikel 2 1. De openbaar accountant dient terzake het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid adequaat te zijn verzekerd. 2. De verzekering dient te worden aangegaan met een verzekeraar van wie het aannemelijk is dat deze voldoet aan redelijkerwijs te stellen eisen van solvabiliteit. Artikel 3 1. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de openbaar accountant dient aan de volgende minimumeisen te voldoen. a) Het verzekerd bedrag dient, afhankelijk van de omzet behaald binnen het accountantskantoor waarin de openbaar accountant optreedt, per aanspraak het volgende te bedragen: bij een omzet tot 500.000, ten minste 300.000; bij een omzet van 500.000 tot 1 miljoen, ten minste 500.000; bij een omzet van 1 miljoen tot 2,5 miljoen, ten minste 1.250.000; bij een omzet van 2,5 miljoen tot 7,5 miljoen, ten minste 3 miljoen; bij een omzet boven 7,5 miljoen wordt het vaststellen van het verzekerd bedrag aan de openbaar accountant overgelaten, met dien verstande dat er sprake moet zijn van een adequate dekking en een verzekerd bedrag van ten minste 3 miljoen. b) Het eigen risico mag afhankelijk van de omzet behaald binnen het accountantskantoor waarin de openbaar accountant optreedt per aanspraak het volgende bedragen: bij een omzet tot 2,5 miljoen, maximaal 25.000; bij een omzet vanaf 2,5 miljoen wordt de grootte van het eigen risico overgelaten aan de openbaar accountant. Het eigen risico dient te allen tijde zodanig te worden vastgesteld dat de solvabiliteit van het accountantskantoor niet in gevaar wordt gebracht. c) Onder de dekking van de verzekering dienen alle werkzaamheden te vallen die vanuit het accountantskantoor worden verricht, ongeacht wie de claim indient. d) De verzekering dient aangaande aansprakelijkheidsrisico s verbonden aan de beroepsuitoefening in Nederland, ten minste Europa als dekkingsgebied te hebben. e) De openbaar accountant dient ervoor te zorgen dat zijn inloop- en uitlooprisico s gedurende ten minste twee jaren zijn gedekt. f) De verzekering dient de aansprakelijkheid van de openbaar accountant te dekken voor personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn, die zijn werkzaamheden waarnemen en met wie hij onder gemeenschappelijke naam optreedt. g) Onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering dienen de kosten van verweer te zijn meeverzekerd. 2. Specifieke omstandigheden kunnen met zich brengen dat het nodig is om van de minimumeisen uit het eerste lid van dit artikel naar boven toe af te wijken, opdat een adequaat verzekeringsniveau wordt bereikt. 2
Artikel 4 Het bestuur is bevoegd in individuele gevallen op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de betrokken openbaar accountant(s), al dan niet onder het stellen van aanvullende voorwaarden, tijdelijke ontheffing of vrijstelling te verlenen van de eisen gesteld in deze nadere voorschriften. Waarneming Artikel 5 1. De openbaar accountant dient de waarneming van zijn beroepsuitoefening in geval van ontstentenis, belet of langdurige arbeidsongeschiktheid waarbij de kwalitatieve beroepsuitoefening en bedrijfsvoering in gevaar dreigen te komen op adequate wijze te regelen. 2. De waarneming kan alleen door een openbaar accountant worden verricht. In geval van waarneming door een Accountant-Administratieconsulent dient deze in het register als bedoeld in artikel 36, eerste lid, Wet op de Accountants-Administratieconsulenten een aantekening als bedoeld in artikel 36, derde lid, van die wet te hebben. De Accountant-Administratieconsulent zonder deze aantekening kan slechts de werkzaamheden waarnemen van een Accountant-Administratieconsulent die eveneens geen aantekening bezit. 3. Waarneming tast de eigen vaktechnische verantwoordelijkheid van de waarnemer niet aan. Artikel 6 De openbaar accountant dient zodanige voorzieningen te treffen dat in geval van zijn overlijden een juiste afwikkeling van zijn beroepsuitoefening is gewaarborgd. Inwerkingtreding Artikel 7 Deze nadere voorschriften treden in werking op 1 juli 2004. 3
Toelichting op de ontwerp nadere voorschriften inzake de continuïteit van de beroepsuitoefening door de openbaar accountant Algemene toelichting Omdat het zowel in het belang van de maatschappij als in het belang van de beroepsgroep is dat de continuïteit van de beroepsuitoefening door de openbaar accountant wordt gewaarborgd, heeft het bestuur besloten tot het invoeren van een regeling betreffende het waarborgen van de continuïteit van de beroepsuitoefening. De continuïteit van de beroepsuitoefening kan ernstig in gevaar komen indien de openbaar accountant of het accountantskantoor waar deze werkzaam is geen (afdoende) maatregelen heeft getroffen inzake het risico van beroepsaansprakelijkheid. Tevens kan een cliënt of derde ernstig benadeeld worden indien een toegekende claim niet door de openbaar accountant kan worden voldaan. In deze nadere voorschriften is dan ook de verplichting neergelegd tot het sluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Deze beroepsaansprakelijkheidsverzekering dient aan een aantal minimumeisen te voldoen. Ook door andere omstandigheden kan de continuïteit van de beroepsuitoefening ernstig in gevaar komen. Te denken valt aan ontstentenis of belet, langdurige arbeidsongeschiktheid of overlijden van de openbaar accountant. Derhalve is in deze nadere voorschriften ook de verplichting neergelegd tot het regelen van waarneming van de werkzaamheden van de openbaar accountant in dergelijke situaties. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 In dit artikel wordt een aantal belangrijke begrippen gedefinieerd. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Artikel 2 De openbaar accountant dient adequaat verzekerd te zijn. Hiervan kan slechts sprake zijn indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekering minimaal voldoet aan de eisen gesteld in artikel 3. Uitdrukkelijk wordt gewezen op het bepaalde in artikel 3, tweede lid, waarin is bepaald dat specifieke omstandigheden met zich kunnen brengen dat het nodig is om van de minimumeisen vermeld in het eerste lid van artikel 3 naar boven toe af te wijken, opdat een adequaat verzekeringsniveau wordt bereikt. Denkbaar is dat de werkgever voor de verzekering zorgdraagt. Dit is mogelijk voor zover zulks zich verdraagt met de GBA en overige regelgeving. In het tweede lid is de eis neergelegd dat de verzekering gesloten dient te worden bij een verzekeraar die voldoet, of van wie aannemelijk is dat deze voldoet, aan redelijkerwijs te stellen eisen van solvabiliteit. In Nederland gevestigde verzekeraars vallen onder het toezicht van de Pensioen- en Verzekeringskamer (PVK) ingevolge de Wet Toezicht Verzekeringsbedrijf en worden aldus geacht aan deze eisen van solvabiliteit te voldoen. Buitenlandse maatschappijen die onder onafhankelijk toezicht staan dat ten minste gelijkwaardig is aan het in Nederland door de PVK uitgevoerde toezicht worden eveneens geacht te voldoen aan de eisen van solvabiliteit. Artikel 3 De beroepsaansprakelijkheidsverzekering dient aan een aantal minimumeisen te voldoen die zijn neergelegd in het eerste lid. Sub a) In deze bepaling wordt het minimaal te verzekeren bedrag per aanspraak gerelateerd aan de omzet van het accountantskantoor waarbinnen de openbaar accountant optreedt. Bij een omzet boven 7,5 miljoen wordt het vaststellen van het verzekerd bedrag aan de openbaar accountant overgelaten. Vanzelfsprekend zal het verzekerd bedrag, gezien het minimaal te verzekeren bedrag bij een omzet van 2,5 miljoen tot 7,5 miljoen, ook dan ten minste 3 miljoen dienen te bedragen. Sub b) Ook de hoogte van het eigen risico wordt gerelateerd aan de omzet van het accountantskantoor waarbinnen de openbaar accountant optreedt. 4
Bij een omzet boven 2,5 miljoen wordt het vaststellen van het eigen risico aan de openbaar accountant overgelaten. Vanzelfsprekend mag de solvabiliteit van het accountantskantoor door de vastgestelde hoogte van het eigen risico niet in gevaar worden gebracht. Sub c) De verzekering dient ingevolge deze bepaling alle werkzaamheden te dekken die vanuit het accountantskantoor worden verricht, ongeacht wie de claim indient. Het laatste deel van deze bepaling ziet op de situatie waarin een derde een claim indient in plaats van de cliënt. Het verdient aanbeveling in de polis de werkzaamheden die onder de dekking dienen te vallen expliciet te omschrijven, zodat hierover geen onduidelijkheid of meningsverschil kan ontstaan tussen de verzekeraar en de verzekerde op het moment dat een claim wordt ingediend. Sub d) De verzekering dient ten minste Europa als dekkingsgebied te hebben. Deze bepaling ziet op situaties waarin claims van cliënten en derden afkomstig uit Europa met betrekking tot werkzaamheden van de openbaar accountant verricht naar Nederlands recht in Nederland worden ingediend. De aansprakelijkheidsrisico s van buitenlandse kantoren vallen hier derhalve niet onder. Sub e) De openbaar accountant dient ervoor te zorgen dat zijn inloop- en uitlooprisico s gedurende ten minste twee jaren zijn gedekt. Dit houdt in dat werkzaamheden die verricht zijn in de twee jaren voorafgaand aan het sluiten van de verzekering (die nu nog niet tot claims hebben geleid) ook meeverzekerd zijn. Daarnaast dient de verzekering dekking te bieden voor claims ingediend binnen twee jaar na het einde van de verzekering die verband houden met werkzaamheden die verricht zijn tijdens de verzekeringsperiode. Het soort werkzaamheden binnen een accountantskantoor en andere relevante omstandigheden kunnen ertoe nopen dat een langere termijn overeengekomen moet worden voor het inloop- en/of uitlooprisico. De termijn van twee jaren is slechts een minimumeis. Sub f) De verzekering dient de aansprakelijkheid van de openbaar accountant te dekken voor personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn, zoals ondergeschikten. Tevens dient de verzekering de aansprakelijkheid in geval van waarneming van de openbaar accountant door een ander op adequate wijze te dekken. Tenslotte dient de verzekering de aansprakelijkheid van de openbaar accountant te dekken voor personen met wie hij onder gemeenschappelijke naam, zoals bedoeld in artikel 26 GBA, optreedt. Sub g) Indien - terecht of onterecht - een claim wordt ingediend tegen een openbaar accountant en hiertegen verweer moet worden gevoerd kunnen de kosten van juridische bijstand hoog oplopen. In dit lid is daarom de eis neergelegd dat de kosten van verweer in de beroepsaansprakelijkheidsverzekering moeten zijn meeverzekerd. Het tweede lid ziet op specifieke omstandigheden, zoals bijvoorbeeld de aard van de werkzaamheden of de aard en omvang van de cliëntenportefeuille, die het risicoprofiel van het accountantskantoor kunnen verhogen. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering die slechts voldoet aan de minimumeisen kan in dergelijke situaties onvoldoende zijn, zodat van de minimumeisen naar boven toe afgeweken zal moeten worden. Indien bijvoorbeeld de cliëntenportefeuille zich buiten Europa uitstrekt is het dekkingsgebied van alleen Europa onvoldoende. De openbaar accountant dient ervoor te zorgen dat de dekking van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering ook toereikend is voor deze specifieke omstandigheden. Artikel 4 Op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de betrokken accountant(s) kan het bestuur een tijdelijke ontheffing of vrijstelling verlenen van de eisen neergelegd in de nadere voorschriften. Het bestuur kan bij een ontheffing of vrijstelling aanvullende voorwaarden stellen die onder meer kunnen zien op het treffen van waarborgen op andere wijze. Waarneming Artikel 5 Waarneming kan op adequate wijze worden geregeld bijvoorbeeld door het maken van duidelijke, schriftelijk vastgelegde afspraken hieromtrent in het kader van het systeem van kwaliteitsbeheersing. Ook kan een waarnemingsovereenkomst met een andere (externe) openbaar accountant worden gesloten. De vaktechnische verantwoordelijkheid van de waarnemer vloeit voort uit de GBA. 5
Artikel 6 Om een juiste afwikkeling van zijn beroepsuitoefening na zijn overlijden te waarborgen dient de openbaar accountant voorzieningen te treffen. Hierbij kan worden gedacht aan het regelen van waarneming of opvolging, maar ook aan het aanwijzen van iemand die op zorgvuldige wijze zorg kan dragen voor de verkoop van het kantoor. Artikel 7 De nadere voorschriften treden op 1 juli 2004 in werking. Derhalve dient de openbaar accountant vanaf die datum te voldoen aan de eisen van deze nadere voorschriften. 6