Dashboard GBKZ Haarlemmerliede I. Aantallen Activiteit Onderwerp 2008 2009 2010 % Norm/doel Toelichting/conclusie Heffen Biljetten Bezwaren Invordering Dwanginvordering Kwijtschelding Aantal biljetten combikohier 2.487 2.984 2.486 100% opgelegd binnen heffingsjaar Aantal biljetten overig kohier Toeristenbelasting 5 Totaal aantal biljetten 2.487 2.989 2.486 100% opgelegd binnen heffingsjaar Retour gekomen en vervangend gemaakte aanslagen 22 11 0,44% 0,5% van het aantal aanslagen Totaal aantal heffingsbezwaarschriften 68 71 32 De bezwaren zijn weergegeven per bezwaardossier en niet per bezwaarregel. Bezwaren zijn excl. automatisch gegenereerde- en ambtshalve afgehandelde bezwaren Afgedaan 68 71 8 Niet afgedaan 0 0 24 Gegrond 54 57 8 Ongegrond 14 14 0 Aantal aanmaningen 292 306 86 Tijdigheid aanmaningen: Aanmaningen < maand na vervaldatum 0 37 0 0,00% 100 % binnen 10 dagen, uiterlijk 1 maand na laatste vervaldatum Aanmaningen > maand na vervaldatum 292 269 86 Aantal dwangbevelen 74 113 45 Tijdigheid dwangbevelen: Dwangbevelen < maand na vervaldatum 35 0 0,00% 100 % binnen 10 dagen, uiterlijk 1 maand na laatste vervaldatum Dwangbevelen > maand na vervaldatum 74 78 45 Aantal kwijtscheldingsverzoeken (per biljet) Totaal 33 34 16 Toegewezen 25 27 8 Gedeeltelijk toegewezen 3 0 Afgewezen 8 7 5 Nog in behandeling 0 0 3 Afgehandeld < 4 maanden 22 13 81,25% Afgehandeld > 4 maanden 15 0 Automatische kwijtscheldingen 17 143 Openstaande posten Opgelegd in jaar 1.869.177 2.239.588 2.550.931 Openstaande posten per 1-5-2010 Aantal 2.002 Totaalbedrag en debiteurenstand 1.455.319 Openstaande posten per 1-5-2010 Openstaand bedrag: Heffingsjaar 2008 14.192 45.863 Afhandeling 90% binnen 4 maanden na dagtekening biljet. Resterende 10% binnen 5 maanden. Bij ontvangst in dwanginvorderingfase afhandeling binnen 1 maand De kwijtscheldingen worden per 1 oktober in het dashboard weergegeven per biljet en niet per regel. Verder is er een splitsing gemaakt tussen automatische kwijtscheldingen en handmatig. C:\Program Files (x86)\neevia\document Converter\temp\DSPDF_4092_31303230333137353831.XLS Pag. 5 HLE aantallen 14-6-2010
Dashboard GBKZ Haarlemmerliede Activiteit Onderwerp 2008 2009 2010 % Norm/doel Toelichting/conclusie Heffingsjaar 2009 41.133 Heffingsjaar 2010 1.354.131 Totaal openstaand 14.192 86.996 1.354.131 % openstaand 0,76% 3,88% 53,08% Aantal openstaande posten: Heffingsjaar 2008 54 37 Heffingsjaar 2009 94 Heffingsjaar 2010 1.817 Totaal aantal openstaand 54 131 1.817 Ouderdom openstaande posten 2009 < 3 maanden 3-6 maanden 1.354.131 > 6 maanden 14.192 86.996 Totaal openstaand 14.192 86.996 1.354.131 Verloop ontvangsten grote kohier 2010 Opgelegd kohier 2010 2.550.931 Ontvangen 1 mei 2010 1.196.800 47% April 50% Ontvangen 1 december 2010 Augustus 95% Ontvangen 1 januari 2011 December 99% Oninbaar 0,5% van alle in betr. belastingjaar opgelegde aanslagen Waarderen WOZ-objecten Aantal WOZ objecten (Bron:StufCAP) 2.592 2.593 2.717 Woningen 2.301 2.341 2.353 Niet-woningen 291 252 364 Beschikkingen 2.678 2.696 2.859 98% verzonden per 28 februari Herwaardering 35% 90% gereed op 1 oktober en 100% per 1 december Bezwaren Aantal WOZ-bezwaarschriften 94 78 81 % bezwaren 3,63% 3,01% 2,98% Gegrond 41 39 0 Ongegrond 53 39 0 Afgedaan 94 78 0 Nog niet afgedaan 0 0 81 Blokkeringen Blokkeringen 0 17 16 0,59% 1 maart max. 3%, 1 mei max. 1%, 0% op 1 juni Beleid Beroepszaken Aantal beroepszaken 2 8 WOZ 1 7 Heffingen 0 1 Kwijtschelding 1 0 Afgedaan 2 7 Aantal nog in behandeling 0 1 Resultaten procedures ingediend in 2009 C:\Program Files (x86)\neevia\document Converter\temp\DSPDF_4092_31303230333137353831.XLS Pag. 6 HLE aantallen 14-6-2010
Dashboard GBKZ Haarlemmerliede Activiteit Onderwerp 2008 2009 2010 % Norm/doel Toelichting/conclusie beroep door belanghebbende ingetrokken beroep gegrond 1 beroep gegrond; bestreden besluit in stand beroep gegrond; compromis ter zitting beroep ingetrokken op verzoek; beroep om kostenveroordeling afgewezen beroep is ingetrokken; compromis in mediation beroep niet-ontvankelijk beroep niet-ontvankelijk tegen niet-tijdige uitspraak; voor het overige ongegrond beroep ongegrond 1 beroep op verzoek ingetrokken compromis ter zitting verzet tegen niet-ontvankelijkheid is ongegrond Verweer ingediend nog geen uitspraak 5 C:\Program Files (x86)\neevia\document Converter\temp\DSPDF_4092_31303230333137353831.XLS Pag. 7 HLE aantallen 14-6-2010
Financiën 2009 GBKZ Haarlemmerliede II Financiën Opbrengst combikohier incl. verminderingen 2008 2009 Raming 2010 Verschil % Norm/doel Toelichting conclusie Afvalstoffenheffing 589.298 594.811 620.000 643.492 23.492 104% Opbrengst 95% na grote kohier, daarna 99% Rioolbelasting eigenaar woningen 344.594 364.820 396.540 Rioolbelasting eigenaar nietwoningen 20.261 21.250 37.080 Rioolbelasting gebruik woningen 143.877 150.732 164.058 Rioolbelasting gebruik nietwoningen 8.349 8.916 31.592 Totaal Rioolbelastingen 517.081 545.718 570.000 629.270 59.270 104% Opbrengst 95% na grote kohier, daarna 99% Prognose opbrengst kohier 31-5-2010 7.245 Prognose opbrengst kohier 31-5-2010 1.942 OZB eigenaar woningen 548.808 586.344 673.317 OZB eigenaar niet-woningen 308.841 280.195 342.680 OZB gebruik niet-woningen 193.146 195.093 219.474 Totaal OZB 1.050.795 1.061.632 1.092.000 1.235.471 143.471 103% Opbrengst 95% na grote kohier, daarna 99% Opbrengst overig kohier incl. verminderingen RRB eigenaar 14.796 15.151 16.000 17.524 1.524 106% Opbrengst 95% na grote kohier, daarna 99% Hondenbelasting 17.758 22.276 24.000 25.175 1.175 108% Opbrengst 95% na grote kohier, daarna 99% Reclamebelasting 9.000 0-9.000 0% Opbrengst conform raming Toeristenbelasting 44.664 47.000 0-47.000 0% Opbrengst conform raming Totaal 2.234.392 2.239.588 2.378.000 2.550.932 172.932 0 0 Prognose opbrengst kohier 31-5-2010 13.528 Kwijtschelding 2008 2009 Raming 2010 Verschil % Afvalstoffenheffing 14.592 15.243 9.950 9.950 Hondenbelasting 316 397 360 360 Rioolbelasting gebruik woningen 3.617 4.004 2.584 2.584 OZB gebruik niet-woning 6 0 Totaal 20.539 21.653 14.904 12.894 Pag. 8 HLE financiën 14-6-2010
Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid Marap I 2010 Mei 2010 Corsa reg.nr. 2010011733
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Resultaten... 4 2.1 Heffing... 4 2.1.1 Tijdige en volledige aanslagoplegging... 4 2.1.2 Tijdige afhandeling bezwaarschriften... 4 2.2 Invordering... 5 2.2.1 Tijdige en volledige dwanginvordering van openstaande belastingschulden... 5 2.2.2 Tijdige en volledige afhandeling van verzoeken om kwijtschelding... 6 2.3 WOZ / Waardering... 7 2.3.1 WOZ-beschikkingen en gegevenslevering aan derden... 7 2.3.2 WOZ-bezwaarschriften... 7 2.3.3 Overige ontwikkelingen WOZ... 7 2.4 Beleid en Applicatiebeheer... 8 2.4.1 Tijdige indiening van verweerschriften... 8 2.4.2 Applicatiebeheer... 8 3 Bedrijfsvoering... 9 3.1.1 Formatie en bezetting... 9 3.1.2 Ziekteverzuim... 10 3.1.3 Opleidingsplan... 10 3.1.4 Communicatie en overleg... 10 3.2 Financiën... 11 3.2.1 Financieel overzicht... 11 3.3 Overig... 12 3.3.1 Klachtenadministratie... 12 3.3.2 Telefoon... 12 Bijlage 1 Dashboard januari t/m april 2010... 13 2
1 Inleiding Dit document is de eerste Marap van de Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid over het jaar 2010 De eerste Marap 2010 geeft de verantwoording weer over de periode januari tot en met april 2010. Managementsamenvatting De combikohieren zijn met dagtekening 28 februari 2010 verzonden. Nakohieren, ook van de jaren 2008 en 2009 worden met dagtekening 31 mei 2010 verzonden. Het aantal binnengekomen bezwaren is inmiddels bekend. Het aantal heffingsbezwaren is meegevallen. Dit komt mogelijk omdat er veel zaken telefonisch afgedaan zijn in de periode na de verzending van de aanslagen eind februari. Voor de afhandeling van de bezwaren is begin 2010 CORSA ingericht zodat alle bezwaardossiers digitaal beschikbaar zijn. De inrichting van de bezwaarmodule van GouwIT is verder verbeterd. De bezwaarafhandeling loopt op dit moment. Bij het team invordering worden de aanmaningen regulier verzonden. Ook de dwangbevelen kunnen volgens planning betekend worden. In het verleden zijn er technische problemen geweest met de verzending van de aanmaningen. Hierdoor staan er nog de nodige posten open uit 2008 en 2009. Hiervoor is vooraf aan een eventuele aanmaning een herrinneringsbrief aan de belastingplichtigen verzonden, waardoor men in de gelegenheid gesteld wordt het openstaande bedrag zonder kosten te voldoen. Voor de betekening van dwangbevelen is een contract afgesloten met een nieuwe deurwaarder: PB Overheden. De contracten met Invoned en Cannock Chase zijn per 1 januari 2010 beëindigd. De reden dat er voor een andere deurwaarder is gekozen, is een aanzienlijke kostenbesparing. Kwijtscheldingen 2010 worden binnen de gestelde termijn van vier maanden na binnenkomst afgehandeld. Er wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van geautomatiseerde kwijtschelding (toetsing inkomen via het landelijke Inlichtingenbureau) en automatische kwijtschelding voor personen met een uitkering. Er is inmiddels zicht op het aantal binnengekomen WOZ bezwaarschriften. Deze worden evenals de heffingsbezwaren via CORSA en GouwIT afgehandeld. Voor de afhandeling van een gedeelte van de WOZ bezwaarschriften is een overeenkomst afgesloten met Geotax. De overige bezwaren worden door de vaste medewerkers afgehandeld. In de maanden januari en februari 2010 is de herwaardering 2010 afgerond. De Waarderingskamer heeft goedkeuring verleend om te beschikken. Begin 2010 is tijd geïnvesteerd in een uitwisseling van taxaties tussen 4WOZ en GouwIT. Of een geautomatiseerde koppeling tussen deze twee systemen mogelijk is wordt in 2010 onderzocht. Per 1 mei 2010 is de vacature voor taxateur ontstaan. Voorts staat er een vacature open voor de senior medewerker heffen De sollicitatieprocedure voor een medewerker GIB (Geo informatiebeheer) is afgerond. Per 1 juli 2010 is er een nieuwe medewerker GIB aangesteld. De andere twee vacatures worden in juni 2010 opengesteld. 3
2 Resultaten 2.1 Heffing 2.1.1 Tijdige en volledige aanslagoplegging Tijdigheid: De combikohieren van alle gemeenten zijn verzonden met de dagtekening 28 februari 2010. Inmiddels is er bekend hoeveel bezwaarschriften er binnen zijn. De aantallen en de voortgang van afhandeling hiervan zijn weergegeven in bijlage 1 (Dashboard) bij deze Marap. Stand van zaken: Aanslagoplegging In bijlage 1 (Dashboard) bij deze Marap is de verantwoording opgenomen van de aanslagoplegging. Met dagtekening 31 mei 2010 worden de nakohieren over de jaren 2008, 2009 en 2010 verzonden. Een prognose van de opbrengst van het nakohier 2010 is opgenomen in bijlage 1. Retour gekomen aanslagen De aantallen retour gekomen aanslagen zitten bij alle gemeenten rond de toegestane marge. Oorzaken voor het retour komen van deze biljetten: Verhuizing vlak voor of tijdens de aanslagoplegging Subjecten die in onderzoek zijn bij de afdeling Burgerzaken (verhuisd zonder afmelding, etc.) en via GouwIT een aanslag hebben ontvangen In Zandvoort komen ook veel biljetten retour die aan buitenlandse belastingplichtigen gezonden zijn De oplossing is per aanslagbiljet onderzoeken op welk adres de belastingplichtige de aanslag moet ontvangen en retour gekomen aanslagen naar het betreffende huisadres zenden. Stuf-BG De stuf-bg behoeft nog de nodige aandacht. Op dit moment zijn er verschillende koppelmethoden in gebruik. In 2010 zullen hier in overleg met GouwIT verdere verbeteringen doorgevoerd moeten worden. Verder zal er een upgrade naar Stuf versie 2.05 plaatsvinden. Controle hondenbelasting In 2007 is er een driejarig contract afgesloten met het bedrijf Legitiem voor een jaarlijkse controle hondenbelasting. Per jaar wordt een derde van de gemeenten gecontroleerd. De controle op de hondenbelasting is eind april 2010 gestart. In de volgende Marap zullen de aantallen aangiften hondenbelasting naar aanleiding van de controle opgenomen worden. 2.1.2 Tijdige afhandeling bezwaarschriften Tijdigheid: De heffingsbezwaren moeten binnen het lopende belastingjaar zijn afgehandeld, dan wel na uiterlijk zes weken als de bezwaartermijn doorloopt in het volgende jaar. Stand van zaken: De afhandeling van de bezwaarschriften gebeurt digitaal via CORSA en GouwIT. Begin 2010 is CORSA hiervoor ingericht. Ook de inrichting van de bezwaarmodule in GouwIT is verder verbeterd. De doelstelling voor de heffingsbezwaren is om 90% van de bezwaarschriften af te doen binnen vier maanden na dagtekening van het kohier. Dit betekent dat de hieruit voortvloeiende correcties kunnen worden meegenomen in de vervolgkohieren. In bijlage 1 bij deze Marap zijn de aantallen heffingsbezwaren weergegeven. Bezwaren tegen de onroerend zaakbelasting zijn in deze aantallen niet meegenomen. Ook de automatisch gegenereerde bezwaren als gevolg van verhuizingen en ambtshalve bezwaren zitten niet in de telling. 4
Uit de cijfers blijkt dat het team Heffen volop bezig is met de afhandeling van de heffingsbezwaren. Gedurende het jaar zullen er nog bezwaren binnenkomen naar aanleiding van nakohieren en kohieren met optionele heffingen. 2.2 Invordering 2.2.1 Tijdige en volledige dwanginvordering van openstaande belastingschulden Stand van zaken: Veel oude zaken zijn weggewerkt. De gemeente Bloemendaal heeft twee grote posten die betrekking hebben op Precariobelasting. In deze zaken loopt een beroepsprocedure. Stand van zaken oude openstaande posten van vóór 2007 in aantallen: Oude posten Bloemendaal Zandvoort Situatie per 30-04-2010 Naheffing Toeristenbelasting 0 126 Blokkades bezwaar/beroep 2 67 Betalingsregelingen 0 5 Aanmaning/Adresonderzoeken /faillissementen 0 375 Totaal 2 573 Totaal bedragen van oude posten 395.200,00 730.510,43 Waarvan Precario 395.200,00 0 De stand van de openstaande posten in GouwIT is opgenomen in bijlage 1 bij deze Marap. De hoogte van het openstaande bedrag te ontvangen belastinggelden wordt veroorzaakt doordat: een deel van de belastingplichtigen niet betaalt (veelal zonder uitstel van betaling te vragen) als hun bezwaarschrift nog in behandeling is; In het openstaande bedrag komen ook de posten voor waarvan de vervaltermijn nog niet is verstreken. Zandvoort heeft een hoog openstaand percentage posten. Dit wordt tevens veroorzaakt doordat er veel oude zaken zijn opgelegd. Hiervan zijn er veel retour afzender gestuurd die nu nog in onderzoek zijn en weer opgelegd kunnen worden. Aanslagen waarvan de termijn voor opleggen is verstreken, worden voor oninbaar voorgedragen. Herinneringen: Door technische problemen in het verleden zijn aanmaningen voor openstaande posten uit 2008 en 2009 niet tijdig verzonden. Begin mei is voor deze oude posten een herinneringsbrief verzonden om de belastingplichtigen in de gelegenheid te stellen de vordering, zonder kosten alsnog te voldoen. Aanmaningen: Momenteel worden er maandelijks aanmaningen verstuurd. Dwangbevelen: Dwangbevelen worden sinds medio 2009 volgens planning verzonden. Deurwaarder: Vanaf 1 januari 2010 is er een contract afgesloten met een nieuwe deurwaarder: PB Overheden. PB overheden kost op jaarbasis ca 50.000 minder dan de vorige deurwaarders, uitgaande van 4000 dwangbevelen. De samenwerking verloopt tot op heden zeer naar wens. De contracten met Invoned en Cannock Chase zijn per 1 januari 2010 beëindigd. I.v.m. met het aankomend pensioen van de heer Cozijnsen is afgesproken dat hij de dwangbevelen vanuit het kohier 2009 nog wel volledig gaat afwikkelen. 5
Parkeerbelastingen: Naast het invorderen van alle overige belastingsoorten heeft PB Overheden ook de oplegging, invordering en bezwaarafhandeling van parkeerbelastingen aan buitenlanders voor haar rekening genomen. Bij de contractbesprekingen is er met PB Overheden een slagingspercentage van 85% afgesproken. Wanneer dit slagingspercentage niet wordt gehaald, wordt dit in de financiële afhandeling met PB Overheden verrekend. Met Cannock Chase was twee jaar geleden eenzelfde afspraak gemaakt, maar dan met 80% slagingspercentage die ook steeds gehaald werd. 2.2.2 Tijdige en volledige afhandeling van verzoeken om kwijtschelding Tijdigheid:: Alle kwijtscheldingsverzoeken die in 2010 binnenkomen worden tijdig afgehandeld. Stand van zaken: Geautomatiseerde kwijtschelding Met ingang van 2008 is geautomatiseerde kwijtschelding mogelijk. Het inlichtingenbureau voert een gegevensuitwisseling uit tussen de gemeente en verschillende instanties zoals U.W.V., R.D.W. en Belastingdienst. Op basis van de gegevensuitwisseling kan worden ingeschat of de betalingscapaciteit van een huishouden sinds een eerder individuele toets al dan niet ongewijzigd is gebleven. Wanneer dit het geval is, kan automatische kwijtschelding worden verleend. Eén van de criteria is wel dat al eerder kwijtschelding is aangevraagd en toegewezen. Sinds 2009 maakt GBKZ gebruik van deze mogelijkheid waardoor, die inwoners die ons hebben gemachtigd geen kwijtscheldingsformulier meer hoeven in te vullen. Dit maakt het traject korter voor GBKZ en klantvriendelijker voor de inwoners. Automatische kwijtschelding Bewoners die niet hebben gereageerd op de toegestuurde machtiging en een WWB uitkering genieten (en in het geval van Zandvoort een AOW uitkering genieten) hebben nog altijd recht op automatische kwijtschelding mits er al één keer eerder kwijtschelding met een formulier is aangevraagd. Eén keer in de drie jaar in Heemstede en één keer in de vier jaar in Zandvoort zal het inkomen en vermogen van deze bewoners opnieuw getoetst worden. In Bloemendaal en Haarlemmerliede hebben automatische kwijtschelding voor personen met een WWB uitkering. Er vindt in deze gemeenten geen toetsing van inkomen en vermogen plaats. Op aanvraag Buiten de (ge)automatiseerde kwijtschelding is het nog altijd mogelijk om kwijtschelding aan te vragen via het kwijtscheldingsformulier. 6
2.3 WOZ / Waardering 2.3.1 WOZ-beschikkingen en gegevenslevering aan derden Tijdigheid: De WOZ beschikkingen zijn verzonden met dagtekening 28 februari 2010. De aanleveringen van gegevens aan Rijnland, CBS en belastingdienst zijn conform planning. Stand van zaken: In maart en april 2010 is een groot aantal geblokkeerde objecten gewaardeerd. De waarden van deze objecten worden met de eerstvolgende nakohieren op 31 mei 2010 beschikt. 2.3.2 WOZ-bezwaarschriften Tijdigheid: De WOZ bezwaren moeten binnen het lopende belastingjaar zijn afgehandeld, dan wel na uiterlijk zes weken als de bezwaartermijn doorloopt in het volgende jaar. Stand van zaken: In bijlage 1 bij deze Marap zijn de aantallen binnengekomen WOZ bezwaren weergegeven. De afhandeling van de WOZ-bezwaarschriften gebeurt via Corsa en GouwIT. Eind april is gestart met de afhandeling van de bezwaarschriften. De doelstelling voor bezwaren tegen de WOZ waarde is om 50% van de bezwaarschriften binnen vier maanden na binnenkomst van het bezwaar af te doen, vervolgens 80% na acht maanden en de overige 20% voor 31 december. Voor de afhandeling van een deel van de meer eenvoudige bezwaren zal vanaf mei extern ingehuurd worden. De kosten hiervan zijn gedekt door het reguliere budget voor inhuur. De medewerkers van het team WOZ zullen de overige en meer complexe bezwaren voor hun rekening nemen. 2.3.3 Overige ontwikkelingen WOZ Stand van zaken: In de maanden januari en februari is de herwaardering voor 2010 afgerond. Hiervoor is ondersteuning van externe taxateurs ingeschakeld. De kosten voor deze externe taxateurs zijn gedekt uit de extra bijdrage van 105.000 van de deelnemende gemeenten. Van deze bijdrage is reeds 75.000 verrekend met de deelnemende gemeenten. De Waarderingskamer heeft begin 2010 goedkeuring verleend om te beschikken. Uit bijlage 1 blijkt dat er nog objecten zijn geblokkeerd. Dit als gevolg van lopende bezwaar- en beroepsprocedures, bouwvergunningen (nieuwbouw, objectwijzigingen etc.) en de fusie Bloemendaal- Bennebroek. 7
2.4 Beleid en Applicatiebeheer 2.4.1 Tijdige indiening van verweerschriften In alle procedures bij de belastingrechter welke voor 1-1-2007 zijn gestart, d.w.z. vóór de samenwerking, is een uitspraak gedaan. Van de in 2007 aangevangen 126 procedures is in alle procedures het verweerschrift ingediend. Twee procedures zijn nog niet beëindigd. In 2008 zijn 113 procedures gestart waarvan voor 9 procedures nog geen verweer is ingediend. Er zijn in totaal 19 procedures die nog niet beëindigd zijn. In 2009 zijn er 181 procedures begonnen. Dit is een stijging ten opzichte van 2008. De oorzaak hiervan is dat er in 2009 veel extra bezwaren zijn afgehandeld uit 2008 en 2007. Uit deze uitspraken zijn weer beroepszaken voortgekomen. Er zijn in totaal nog 73 procedures die nog niet beëindigd zijn. In bijlage 1 is een specificatie inzake de afhandeling van die beroepszaken opgenomen. In 2010 zijn er 37 procedures gestart. In zes daarvan is inmiddels het verweerschrift ingediend. Drie procedures zijn inmiddels beëindigd. 2.4.2 Applicatiebeheer Stand van zaken ICT Om de WOZ-waarden te kunnen beschikken hebben de applicatiebeheerders in het begin van het jaar de nodige tijd gestoken in de uitwisseling van de taxaties tussen 4WOZ en GouwIT. Hiervoor is nog geen bestaande koppeling. Deze komt er in 2010. De databases van alle gemeenten zijn in april 2010 bijgewerkt naar versie 5.6 van GouwIT. De bezwaarschriftenmodule van GouwIT is verder geoptimaliseerd. Met ingang van 2010 zijn de bezwaarschriften geregistreerd in CORSA. Dit betekent dat de bezwaarschriften nu digitaal beschikbaar zijn. De afhandeling van de bezwaren gebeurt via een workflow welke is ingericht in CORSA. Hierdoor is er zicht op het afhandelingsproces. Jaarrekening en Dashboard 2009 Begin 2010 is de accountant geweest voor de rechtmatigheidscontrole. Deloitte heeft een goedkeurende verklaring voor de aanslagoplegging afgegeven. De applicatiebeheerders onderhouden contact met de accountant tijdens de rechtmatigheidscontrole en hebben begin 2010 de jaarrekening van GBKZ opgesteld. AO/IC Op initiatief van de gemeente Bloemendaal is een project zaakgericht werken gestart. Binnen de gemeente Bloemendaal loopt er op elke afdeling een pilot project om een proces volgens eenzelfde methodiek te ontwikkelen. Bij GBKZ is dit het proces afhandeling bezwaarschriften. Het afdelingshoofd GBKZ is opdrachtgever en één van de applicatiebeheerders is trekker van dit project. De bedoeling is om het bestaande proces afhandeling bezwaarschriften verder te verbeteren. Dezelfde methodiek kan ook op andere processen worden toegepast. 8
3 Bedrijfsvoering 3.1.1 Formatie en bezetting Bij team WOZ is er door vertrek van een medewerker een vacature voor 1 fte ontstaan voor een taxateur. Deze vacature wordt binnenkort opengesteld. Door vertrek van de adviseur informatiebeheer begin januari 2009 is een vacature ontstaan bij het team Beleid en applicatiebeheer. De werkzaamheden van de adviseur informatiebeheer zijn verdeeld over de applicatiebeheerders. De functies van de applicatiebeheerders worden met terugwerkende kracht vanaf 2009 aangepast. Dit gebeurt budgetneutraal. De formatie van de adviseur informatiebeheer wordt ingevuld door de voormalige senior heffen. Deze medewerker is ingedeeld bij het team Beleid en applicatiebeheer en zal gaan ondersteunen bij de complexe bezwaarschriften en de beroepszaken. Als gevolg van deze ontwikkeling is er een vacature van 1fte ontstaan voor een senior heffen. Deze vacature zal in 2010 ingevuld worden. Bij het team GIB is een vacature voor een medewerker GIB. De sollicitatieprocedure hiervoor is afgerond. Per 1 juli 2010 start de nieuw medewerker GIB. Zowel voor het team Heffingen als voor het team Invordering zijn per 1 januari 2010 respectievelijk een medewerker (1ftte) en een part-time medewerker (0,5fte) met aan tijdelijk contract voor een half jaar aangesteld. Formatie GBKZ 2010 fte fte werkelijk Manager C 1 1 Team Beleid en Applicatiebeheer Beleidsmedewerker D 0,89 0,89 Beleidsmedewerker C 1 1 Vakspecialist C 1 1 Vakspecialist C 1 1 Team WOZ Administratief Medewerker B 0,56 0,56 Vakspecialist B 1 1 Vakspecialist B 1 1 Vakspecialist B 1 1 Vakspecialist B 1 0 Vacature Team Heffingen Vakspecialist B 1 0 Vacature Administratief Medewerker B 1 1 Administratief Medewerker B 0,5 0,5 Administratief Medewerker B 1 1 Administratief Medewerker B 1 1 Administratief Medewerker C 1 1 Team Invordering Vakspecialist B 1 1 Administratief Medewerker B 1 1 Administratief medewerker B 0,89 0,89 Totale formatie Belastingen 17,84 15,84 9
Team GIB Vakspecialist B 1 1 Vakspecialist C 0,89 0,89 Totale formatie GIB 1,89 1 Totale formatie GBKZ 19,73 17,73 2 3.1.2 Ziekteverzuim Het ziekteverzuim in de periode januari tot en met april 2010 lag bij GBKZ op gemiddeld 8,75%. Dit is inclusief langdurig verzuim. Eén medewerker is langdurig ziek geweest. Het streefpercentage van Bloemendaal is maximaal 5%. 3.1.3 Opleidingsplan Eén medewerker is bezig met het 2 e jaar van de HALO. 3.1.4 Communicatie en overleg Het afdelingshoofd heeft maandelijks overleg met ieder team. Verder is er maandelijks een senioren overleg. Drie à vier keer per jaar of indien nodig wordt er een algemeen werkoverleg gehouden De Projectgroep en de Stuurgroepvergaderingen vergaderen beiden drie maal per jaar. Met bijna alle medewerkers is in de periode november tot en met december 2009 een functioneringsgesprek gevoerd. Met de medewerkers die in 2009 nog niet aan de beurt waren geweest zijn begin 2010 een functioneringsgesprekken gehouden. 10
3.2 Financiën 3.2.1 Financieel overzicht Financieel overzicht GBKZ per 1 mei 2010 Vrije ruimte Verplichtingen Vrije ruimte na verplichtingen Begroting Werkelijk 5422230 Inhuur ext. pers. Belastingen 115.000,00 42.264,85 72.735,15 50.000,00 22.735,15 Geotax Bijdrage Herwaardering 30.000,00 Gedeelte inhuur WOZ = bijdrage herwaardering 5422232 Proces-/griffiekst.Belastingen 450,00 565,00-115,00 0,00-115,00 5422233 Proces-/griffiekst. WOZ 5.000,00 409,45 4.590,55 0,00 4.590,55 5422237 Inhuur extern pers. invorderin 9.360,00 8.290,96 1.069,04 1.000,00 69,04 5422250 Automatisering incl wijz VJN 170.324,00 135.701,78 34.622,22 43.000,00-8.377,78 Licentie 4WOZ + koppeling 4WOZ 5422251 Overige kosten 14.990,00 0,00 14.990,00 0,00 14.990,00 5422252 Kosten heffingen 3.400,00 159,60 3.240,40 0,00 3.240,40 5422254 Kosten WOZ 1.800,00 170,29 1.629,71 0,00 1.629,71 320.324,00 187.561,93 132.762,07 94.000,00 68.762,07 11
3.3 Overig 3.3.1 Klachtenadministratie In 2010 zijn er geen klachten geregistreerd. Er is wel schriftelijk een aantal vragen binnengekomen die niet direct als klacht aangemerkt worden. De medewerkers van het team Beleid hebben deze vragen beantwoord. 3.3.2 Telefoon In 2010 is geen gebruik meer gemaakt van een extern callcenter. Voor de telefoongesprekken naar aanleiding van het grote kohier heeft het team Automatisering van de gemeente Bloemendaal een intern callcenter ingericht. Er is één centraal telefoonnummer met hierachter een keuzemenu voor de betreffende teams. Na deze keuze krijgt men direct een medewerker aan de lijn. Alle telefoongesprekken naar aanleiding van het grote kohier zijn intern door de medewerkers van GBKZ beantwoord. De ervaringen hiermee zijn zeer positief, bovendien worden met deze werkwijze de kosten van een extern callcenter bespaard. In de maanden maart en april is naar aanleiding van de aanslagoplegging een piek geweest in het telefoonverkeer. Na april zijn de telefoongesprekken weer terug op de reguliere aantallen. Aantal telefoongesprekken periode maart en april 2010: Team Aantal Heffingen 531 WOZ 808 Invordering 821 Totaal aantal 2160 12
Bijlage 1 Dashboard januari t/m april 2010 13