Beleidsplan S.V. RealTime

Beleidsplan S.V. RealTime Bestuur 2014-2015 Versienummer: Publicatiedatum: 6-10-2014 Bestuursjaar: 2014-2015 Auteur: Vincent Hummel

Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan van het vijftiende bestuur, oftewel het derde lustrumbestuur der S.V. RealTime. Het beleidsplan is voortgekomen uit adviesgesprekken en directe input van zowel het vorige bestuur alsmede de Raad van Advies. Dit document heeft het doel de koers, die het bestuur met de vereniging wil volgen, nader uiteen te zetten. Wij zullen voortbouwen op de fundering die het bestuur van 2013-2014 heeft gelegd. Naar onze mening heeft het vorige bestuur de lat hoog gelegd. Wij zullen ervoor zorgen dat de positieve resultaten worden gehandhaafd en zoveel mogelijk naar boven proberen te kijken om de kwaliteit van de vereniging, waar mogelijk, te verhogen. Als nieuw bestuur zitten wij vol enthousiasme om onze doelstellingen te realiseren. Wij willen dat samen doen met een grote groep actieve leden. Daarnaast verwachten wij met een goede samenwerking met de Raad van Advies een hoge kwaliteitsstandaard te kunnen waarborgen. Als bestuur gaan wij er een gezellig, succesvol en leerzaam jaar van maken! Het kandidaat-bestuur der S.V. RealTime 2014-2015, Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Intern coördinator: Vincent Hummel Irene Klaren Daniël Hondebrink Patrick Wieringa

Inhoud 1 INLEIDING... 1 2 DOELSTELLINGEN...2 2.1 ALGEMEEN BELEID...3 2.2 COMMUNICATIEBELEID...4 2.3 ACQUISITIEBELEID...4 2.4 ACTIVITEITENBELEID...5 2.5 INTERNATIONALISERINGSBELEID...5 2.6 COMMISSIEBELEID...6 3 S.V. REALTIME...7 3.1 MISSIE...7 3.2 EXTERNE OMGEVING...7 3.2.1 Studenten...8 3.2.2 Hanzehogeschool Groningen...8 3.2.3 Partners...8 3.2.4 Studieverenigingen...8 3.3 ORGANISATIESTRUCTUUR...9 4 INTERN BELEID... 10 4.1 BESTUUR... 10 4.1.1 Functie: Voorzitter... 10 4.1.2 Functie: Secretaris... 11 4.1.3 Functie: Penningmeester... 11 4.1.4 Functie: Intern Coördinator... 12 4.2 RAAD VAN ADVIES... 12 4.3 COMMISSIES... 12 4.3.1 Kascommissie... 13 4.3.2 Evenementencommissie... 13 4.3.3 Reiscommissie... 15 4.3.4 Introductiecommissie... 15 4.3.5 Promotiecommissie... 16 4.3.6 Lustrumcommissie... 17 5 COMMUNICATIE... 19 5.1 VERGADERINGEN... 19 5.1.1 Bestuursvergadering... 19 5.1.2 Commissievergadering... 19 5.1.3 Commissievoorzittersvergadering... 19 5.1.4 Algemene Ledenvergadering... 19 5.2 INTERNE COMMUNICATIE... 20 5.2.1 Communicatie leden... 20 5.2.2 Communicatie Raad van Advies... 20 5.2.3 Communicatie kascommissie... 20 5.3 EXTERNE COMMUNICATIE... 20 5.3.1 Communicatie met partners... 20 5.3.2 Communicatie studieverenigingen... 20 5.3.3 Communicatie partners... 20 6 EXTERN BELEID... 22

6.1 NAAMSBEKENDHEID EN BETROKKENHEID... 22 6.2 PROMOTIE EN WERVING VAN PARTNERS... 22 BIJLAGE 1: JAARPLANNING... 27

1 Inleiding Dit beleidsplan is een uiteenzetting van de doelstellingen die het vijftiende bestuur der S.V. RealTime in het bestuursjaar 2014-2015 beoogt te realiseren. Met dit beleidsplan trachten wij een beeld te schetsen van de wijze waarop het bestuur deze doelstellingen wil concretiseren en uitvoeren in de praktijk. In dit beleidsplan staan de plannen en doelstellingen van S.V. RealTime voor het bestuursjaar 2014-2015 beschreven. Hierna volgt informatie over de missie, visie, externe omgeving en het interne beleid van de vereniging. De doelstellingen worden geformuleerd in het tweede hoofdstuk van dit beleidsplan. Algemene informatie over de vereniging is te lezen in het derde hoofdstuk. Het interne beleid is uitgewerkt in hoofdstuk vier. In hoofdstuk vijf wordt meer duidelijkheid geschept over de communicatie. Tot slot wordt in hoofdstuk zes het externe beleid toegelicht. In de bijlage is de jaarplanning opgenomen. 06-10-2014 1

2 Doelstellingen De doelstellingen van het bestuur 2014-2015 zijn vanuit de primaire visie en missie van S.V. RealTime tot stand gekomen. Deze doelstellingen zullen als leidraad voor het komende bestuursjaar dienen. De statutaire doelstelling van RealTime Studievereniging Informatica luidt als volgt: De vereniging stelt zich ten doel de behartiging van de belangen van de studenten aan het instituut voor Informatie- en Communicatietechnologie aan de Hanzehogeschool Groningen te Groningen. De hoofddoelstelling voor het bestuursjaar 2014-2015 luidt: S.V. RealTime zal het aankomende jaar zorgen voor kennismakingen tussen bedrijven en studenten, opdat het gat tussen het studentenleven en het bedrijfsleven verkleind wordt. Naast deze doelstellingen is er een aparte doelstelling om als ondersteuning te dienen voor de hogere doelstelling, namelijk het scherp houden van de communicatie. Alle bestuursleden zijn ervan op de hoogte gesteld dat niets onverteld blijft. Alles, zowel binnen als buiten de vereniging, wat de vereniging kan schaden dan wel baten, dient uitgepraat te worden binnen het bestuur en/of de Raad van Advies. Dit is puur om te zorgen dat de sfeer goed blijft, zodat wij onze doelstellingen met meer eenvoud kunnen realiseren. Verder is er de ondersteunende doelstelling om leden actiever bij de vereniging te betrekken door middel van een actieve promotiecommissie. Daarnaast zal het kantoor beschikbaar zijn voor alle vragen die leden aan het bestuur hebben en vrije tijd waaraan leden invulling willen geven. Dit is wel met inachtneming dat, mocht het bestuur even geen tijd hebben, de leden vriendelijk verzocht kunnen worden te vertrekken. 06-10-2014 2

2.1 Algemeen beleid Het algemeen beleid is belangrijk voor de continuïteit van de vereniging. Daarvoor willen wij voortborduren op de basis die het vorig bestuur heeft gelegd. De doelstellingen voor het algemeen beleid zijn: Kernbeleid - De website, alsmede de vacaturebank op de website, belangrijker maken als communicatiemiddel naar leden, partners en overige externe partijen. - Om de kwaliteit van de halfjaar- en jaarverslagen te waarborgen, is het van belang dat de secretaris en de penningmeester elke maand een korte samenvatting schrijven van relevante activiteiten over die maand. Omdat gebeurtenissen die relevant zijn voor deze verslagen dan nog vers in het geheugen liggen, zal de hoeveelheid werk rond de deadlines voor de verslagen aanzienlijk minder worden. - Het gat tussen het studentenleven en het bedrijfsleven verkleinen; - Een goede verstandhouding tussen S.V. RealTime en de Hanzehogeschool Groningen; Secundair beleid - Draaiboeken digitaliseren en delen via cloud services, zodat informatie centraal te vinden is door de nodige commissies; - Het bestuurswitboek digitaliseren en delen in cloud services met zij, die daar belang bij hebben; - Zorgen dat actieve leden meer betrokken worden bij de vereniging en als gelijke worden gezien; - Het realiseren van een buitenlandse reis voor de leden; - De marktpositie van S.V. RealTime behouden; - Het opzetten van een lustrumcommissie; - Het opzetten van een promotiecommissie; - Transparantie binnen de vereniging waarborgen; - Het opbouwen van contacten met scholen die onze potentiële leden aanleveren; - Contact leggen en onderhouden met andere studieverenigingen ten behoeve van een bredere ontwikkelingen van de leden; 06-10-2014 3

2.2 Communicatiebeleid Communicatie binnen een vereniging is erg belangrijk. Vooral nu wij communicatie als doelstelling hebben opgenomen in ons beleidsplan. Hieronder staan de doelstellingen van communicatie uitgewerkt: - Facebookcommunicatie volgt in twee talen, zowel in het Nederlands als in het Engels; - Ten minste vijftien dagen van te voren de leden op de hoogtestellen van activiteiten, in- house meetings en borrels via Facebook, de website en de mail; - Ieder kwartaal wordt er een kwartaalnieuwsbrief per mail verzonden naar alle partners, leden en donateurs van S.V. RealTime en naar alle medewerkers van het instituut; - Partners van S.V. RealTime via e-mail uitnodigen voor lezingen, borrels en activiteiten in het bestuursjaar 2014-2015; - Maandelijks onderhouden van contacten met partnerschappen; - Algemene ledenvergadering-communicatie geschiedt door middel van e-mail en berichtgeving op de website en via Facebook; - De Raad van Advies wordt eens per maand uitgenodigd om deel te nemen aan een bestuursvergadering; - Het bestuur heeft wekelijks, in de regel op donderdag, een vergadering over de voortgang. - Het kantoor is vrij toegankelijk voor leden. Mochten leden met vragen zitten, betreffende de studievereniging of de opleiding, dan kunnen ze bij het bestuur of haar commissies terecht. Het bestuur behoudt wel het recht om de leden te verzoeken het kantoor te verlaten als ze bezig gaat met haar bestuursactiviteiten. 2.3 Acquisitiebeleid Het onderhouden van partners en het bekend staan op de markt is voor S.V. RealTime een erg belangrijk onderdeel. Daarom is er ook een acquisitiecommissie aangesteld. Hieronder staan de doelstellingen van het acquisitiebeleid weergegeven. - Het werven van een zo groot mogelijk aantal nieuwe leden; - Het behouden van huidige partners en het aansterken van de banden; - Het onderhouden en uitbreiden van stabiele relaties met het professionele netwerk zoals bedrijven, partners en de Hanzehogeschool Groningen; - Het op de markt verspreiden van de naam S.V. RealTime door bij beurzen, zoals contactdagen, aanwezig te zijn; - Minstens twee keer per jaar de partners uitnodigen voor een partnerdag 1 ; - Partners betrekken bij ledenactiviteiten; - Partners betrekken bij de reis door middel van het bezoeken van een vestiging in het desbetreffende land; - Partners inzetten voor het opzetten van het introkamp. Hierbij kan kennis en het netwerk gedeeld worden; - Partners krijgen elk kwartaal een update van de meest kenmerkende gebeurtenissen binnen S.V. RealTime door middel van een kwartaalnieuwsbrief; - Partners krijgen updates over de interesses van de leden, zodat zij hierop in kunnen spelen. 1 Een partnerdag zal bestaan uit een meeting waarin de voortgang qua doelstellingen voorgelegd zal worden aan de partners. Ook zal er een terugblik plaatsvinden op de afgelopen periode, die afhankelijk is van het moment dat de partnerdag gehouden wordt. Aansluitend wordt er ook naar de toekomst gekeken. De partners geven hierbij input zodat S.V. RealTime de visie van de partners mee kan nemen in de komende jaren. 06-10-2014 4

2.4 Activiteitenbeleid S.V. RealTime kent veel activiteiten per jaar. Doordat er veel wordt georganiseerd, is het belangrijk dat het overzicht en de structuur aanwezig blijft. Hieronder weergegeven de doelstellingen van het activiteitenbeleid om dit te realiseren. - Het organiseren van een introductieweek met als onderdeel een introductiekamp. Er wordt aansluitend een eindfeest georganiseerd; - Het organiseren van minstens acht ledenborrels; - Het organiseren van minstens acht sociale activiteiten; - Het organiseren van minstens twee evenementen in samenwerking met andere verenigingen, bijvoorbeeld een gala of een themafeest; - Het organiseren van een eindbarbecue, welke tevens de partnerdag omhelst, in combinatie met de IT-docenten van het instituut; - Het organiseren van minstens drie in-house meetings in het bestuursjaar 2014-2015; - Vier lezingen organiseren in het bestuursjaar 2014-2015 onder de naam #OnTheMOEV; - Het organiseren van minimaal twee workshops met partners en/of andere studieverenigingen; - Digitale aanwezigheidsregistratie bij activiteiten, lezingen, in-house meetings en workshops uitvoeren; - Minstens één buitenlandse activiteit organiseren; - Het organiseren van een lustrumweek om ons vijftienjarig bestaan te vieren; - Overige activiteiten, gekoppeld aan het lustrum, zoals een alumni-bijeenkomst en het maken van memoria. 2.5 Internationaliseringsbeleid S.V. RealTime kent tegenwoordig ook internationale studenten. Het is voor de vereniging belangrijk om een zo groot mogelijk aantal leden te hebben. Hier horen de internationale studenten ook zeker bij. Hieronder weergegeven het internationaliseringbeleid. - Internationale studenten minstens één dag laten mee doen aan het introductiekamp; - Internationale leden, die langer dan een half jaar studeren aan de Hanzehogeschool, werven onder een aangepast tarief á vijf euro; leden die korter dan deze termijn studeren mogen gratis lid worden - Het aanbieden van activiteiten dient ook in het Engels te gebeuren, zodat internationale studenten eerder geneigd zijn mee te gaan. 06-10-2014 5

2.6 Commissiebeleid Het risico van het aanstellen van commissies is het uit moeten besteden van taken. Om hier als bestuur toch controle over te kunnen houden, is hiervoor een beleid opgesteld. Ook staat hierin het algemene commissiebeleid weergegeven. - Het organiseren van een commissie-informatiedag; - Het organiseren van een bestuursinformatiedag; - Begin november moeten de volgende commissies gevuld zijn: introductiecommissie á drie personen, evenementencommissie á drie personen, een reiscommissie á drie personen, een promotiecommissie à drie personen en een lustrumcommissie à drie personen 2. De reiscommissie mag ook met internationale studenten gevuld worden; - Commissies worden conform de vraag vanuit S.V. RealTime aangesteld om te voorkomen dat er gewerkt wordt met onnodige commissies die de kwaliteit negatief beïnvloeden; - Leden geïnteresseerd houden voor commissiewerk, zodat, waar nodig, nieuwe commissies aangesteld kunnen worden; - Commissies waardig behandelen waardoor een actief lid hart heeft en houdt voor de vereniging en daarmee langer betrokken blijft, dit ten goede van de kwaliteit. 2 Samenstellingen zijn gebaseerd op wensen, de werkelijke invulling kan afwijken. Wijzigingen in commissiesamenstellingen onder voorbehoud. 06-10-2014 6

3 S.V. RealTime Dit hoofdstuk behandelt de missie en visie van de vereniging. Deze twee aspecten worden besproken in paragraaf 3.1 en 3.2. Daarnaast is opgenomen hoe S.V. RealTime zich verhoudt tot de externe omgeving. Er wordt afgesloten met een beschrijving van de organisatiestructuur. 3.1 Missie De missie van S.V. RealTime is de afstand voor studenten tussen studie en het bedrijfsleven te verkleinen door beide partijen formeel en informeel bij elkaar te brengen. Dit zal ook bijdragen aan het professionaliseren van haar leden en het socialiseren van haar partners. Daarnaast wil S.V. RealTime inspelen op de markt zodat haar leden eerder in aanraking komen met hun eventuele toekomstige werkgever. S.V. RealTime wil een verlenging zijn voor haar leden en een aanvulling voor haar partners. Onze visie is daarom ook om actueel in te spelen op de behoefte van de markt, de wensen van de leden en de eisen van de Hanzehogeschool Groningen. S.V. RealTime wil er hiermee voor zorgen dat het voor iedereen voordelen met zich meebrengt om lid te worden van, of verbonden te zijn aan, S.V. RealTime. Wij trachten hiermee een belangrijke positie in te nemen op de arbeidsmarkt zodat S.V. RealTime voor haar leden meer is dan een lidmaatschap. 3.2 Externe omgeving De vereniging heeft een externe omgeving die bestaat uit vier partijen. Deze is hieronder in het diagram weergegeven. S.V. RealTime zal zich centraal opstellen om zo op alle behoeftes in te kunnen spelen. Gezien ICT-beroepen belangen behartigen van partijen in alle sectoren, is het belangrijk om naar overige studieverenigingen te luisteren en leden van S.V. RealTime hiermee in contact te brengen om ervaringen te kunnen delen. Figuur 1. Diagram externe omgeving 06-10-2014 7

3.2.1 Studenten De vereniging ziet studenten van het Instituut voor Communicatie, Media en IT met een uitstroomprofiel in de IT als potentiële leden. Zij heeft, naast promotie en mond-tot-mondreclame, de mogelijkheid om tijdens activiteiten en borrels haar leden te werven. De website en Facebook-pagina zijn tevens belangrijke communicatiemiddelen om leden te informeren. 3.2.2 Hanzehogeschool Groningen De samenwerking tijdens studiegerelateerde activiteiten met de Hanzehogeschool Groningen is zeer nauw. Tijdens lezingen, workshops en opendagen ondersteunt de Hanzehogeschool Groningen ons in facilitaire voorzieningen. Wij koesteren de opgebouwde relatie met het instituut, maar zien altijd ruimte voor de mogelijkheid tot verbetering. Er zal dan ook alles aan gedaan worden om deze relatie te behouden en waar mogelijk uit te breiden. Om de voortgang te waarborgen worden er in het vervolg, voorafgaand aan activiteiten, schriftelijke afspraken gemaakt. Hierdoor kunnen beide partijen terugvallen op gemaakte afspraken wat ten goede komt aan de formele relatie. 3.2.3 Partners Partners zijn belangrijk voor het bestaan van de vereniging. Partners kunnen op verschillende manieren samenwerken met S.V. RealTime. Dit kan door bijvoorbeeld het leveren van sprekers voor lezingen. Dit is mogelijk wanneer bedrijven een partnerschap aangaan met S.V. RealTime. S.V. RealTime zal naamsbekendheid voor de externe partijen realiseren in ruil voor liquide middelen dan wel studiegerelateerde activiteiten. Daarbij kan de vereniging voor zowel partners alsook studenten de afstand tussen opleiding en praktijk verkleinen. Hierbij kan de vereniging studenten helpen met het verkrijgen van zicht op het werkveld. Daarnaast kunnen partners zich indirect binden aan S.V. RealTime door, tegen een financiële vergoeding, vacatures te mogen plaatsen op de vacaturenbank. 3.2.4 Studieverenigingen De samenwerking met andere studieverenigingen is belangrijk. Zo is het mogelijk om problemen en ervaringen waar andere verenigingen tegen aanlopen te bespreken. Daarnaast kunnen er gezamenlijk lezingen en/of bedrijfsbezoeken worden georganiseerd. Ook zullen er gezamenlijke activiteiten plaatsvinden. Dit bevordert de samenwerking en stimuleert de onderlinge kennisuitwisseling. S.V. RealTime wil de banden met ALPHA en BETA ICT studieverenigingen aansterken om zo kennis uit te wisselen. Hierbij beperkt S.V. RealTime zich niet tot verenigingen binnen de Hanzehogeschool Groningen. De samenwerking met S.V. KIC wordt erg belangrijk, aangezien zij onder het zelfde instituut komen als S.V.RealTime. Het is belangrijk dat de banden met S.V. KIC sterk worden, omdat dit bevorderlijk is voor beide verenigingen en hierbij de communicatie met het instituut. 06-10-2014 8

3.3 Organisatiestructuur De structuur van de organisatie van S.V. RealTime staat beschreven in het organogram. De leden, als zijnde de algemene ledenvergadering, vertegenwoordigen de hoogste macht binnen de vereniging. Tijdens de algemene ledenvergadering kunnen leden hun stem laten horen. Daarnaast kan een partner ook input geven ter ondersteuning aan het beleid. S.V. RealTime zal in beide gevallen verantwoording afleggen en daarmee een transparante vereniging zijn. Algemene ledenvergadering Kas-commissie Raad van Advies Bestuur 2014-2015 Voorzitter Vincent Hummel Secretaris Irene Klaren Penningmeester Daniel Hondebrink Intern Coördinator Patrick Wieringa Evenementencommissie Lustrumcommissie Promotiecommissie Introductiecommissie Reiscommissie Figuur 2. Organisatiestructuur 06-10-2014 9

4 Intern Beleid Dit hoofdstuk beschrijft het interne beleid binnen het bestuur 2014-2015. Beschreven worden het bestuur en zijn functies. Daarnaast is er ook een paragraaf met betrekking op de statuten en het huishoudelijk reglement opgenomen. 4.1 Bestuur Het bestuur der S.V. RealTime speelt een grote rol in het imago van de vereniging. Het is daarom belangrijk dat het bestuur een actieve en toegankelijke uitstraling heeft, betrokken is bij leden en activiteiten en altijd klaar staat om eventuele hulp te bieden. Deze uitstraling willen wij bereiken door altijd aanwezig te zijn bij S.V. RealTime-gerelateerde activiteiten en tevens te fungeren als klankbord voor de leden. Het bestuur kleedt zich representatief bij formele activiteiten en behandelt haar leden, actieve leden en externe organisaties met respect. Buiten het dienen als aanzicht en de verantwoordelijkheid voor het besturen van de vereniging, zijn er ook enkele activiteiten waar het bestuur verantwoordelijk voor is. Hieronder vallen onder andere de actieve ledendag en het overdrachtsweekend. 4.1.1 Functie: Voorzitter De voorzitter is verantwoordelijk voor de algemene coördinatie van het bestuur en de vereniging zowel intern als extern. Hij is verantwoordelijk voor het samenstellen van het beleidsplan, in samenwerking met de rest van het bestuur. Het is zijn taak om te zorgen dat het beleid ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en wordt nageleefd. Daarbij zal hij ook zicht houden op de financiën. Ook is hij bevoegd om officiële documenten en contracten te ondertekenen. De voorzitter zal de wekelijkse (vakanties daarbuiten gelaten) bestuursvergaderingen voorzitten en voorbereiden. De voorzitter is ook verantwoordelijk voor het organiseren van de algemene ledenvergadering. Daarnaast zal de voorzitter contact onderhouden met de Raad van Advies door de maandelijkse vergadering voor te zitten. De kascommissie zal maandelijks digitaal benaderd worden voor een update. Het onderhouden van sociaal contact met andere studieverenigingen zal ook onder de taken van de voorzitter vallen. Het contact met de SSA zal fysiek en digitaal onderhouden worden door de voorzitter. 06-10-2014 10

4.1.2 Functie: Secretaris De secretaris is verantwoordelijk voor alle administratieve taken van de vereniging. Zij is verantwoordelijk voor het maken van notulen van elke vergadering, zowel algemeen als intern. Deze notulen zullen ook maandelijks aan de Raad van Advies beschikbaar worden gemaakt. Het secretarieel halfjaar- en jaarverslag worden ook gemaakt door de secretaris. Van belang is, dat er maandelijks aan deze verslagen gewerkt wordt, om de werklast van deze verslagen te verdelen. Een ander voordeel van een maandelijks rapport is dat reflecties op relevante gebeurtenissen vers in het geheugen liggen en er meer te vertellen is over deze gebeurtenissen. Daarnaast is de secretaris ook verantwoordelijk voor het controleren en het juist archiveren van documenten. Tevens is zij verantwoordelijk voor het opstellen en het versturen van de kwartaalnieuwsbrief. Verder is de secretaris verantwoordelijk voor het versturen van e-mails namens het hele bestuur, ondertekend met: Bestuur 2014-2015. Ingekomen stukken zullen door de secretaris verdeeld worden. De secretaris verzorgt alle communicatie naar de leden. Dit kan via post en e-mail, maar ook via blogteksten op de website of de Facebook-pagina. De berichtgeving zal zowel in het Nederlands als in het Engels gebeuren in verband met internationalisering. Ook draagt de secretaris zorg voor het beheren van de e-mailadressen van de commissies. De secretaris zal zorgen dat de website, Facebook- en Twitter-pagina up-to-date blijven, houdt de ledenadministratie op orde en is verantwoordelijk voor het beheren van de agenda s. De secretaris is verantwoordelijk voor de back-up en het schoon houden van de ledendatabase. De secretaris is tevens de leider van de evenementencommissie. Dit is om de communicatiestap tussen de intern coördinator en de secretaris over te slaan. Deze communicatiestap is het plaatsen van updates over activiteiten en borrels op de website en social media. 4.1.3 Functie: Penningmeester De penningmeester is belast met het vastleggen van alle financiële transacties en heeft hier tevens de verantwoordelijkheid over. Verder legt hij het financieel beleid vast in het financieel beleidsplan. De financiële verantwoording en het financieel jaarverslag worden op de algemene ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Het financieel beleidsplan wordt op de laatste algemene ledenvergadering van het eindigende bestuursjaar aan de leden aangeboden. De financiële verantwoording van het aftredende bestuur wordt afgelegd op de laatste algemene ledenvergadering. De penningmeester keurt ook de begrotingen afkomstig van de commissies. Het financieel jaarverslag dient ook maandelijks bijgehouden te worden. Het verwerken van transacties aan het eind van het jaar kan problemen opleveren als er geen maandelijkse documentatie is. De kwaliteit van het financieel jaarverslag zal aanzienlijk hoger zijn als er een maandelijks rapport is. Ook vermindert het maandelijks bijhouden van de verslagen de werklast aanzienlijk in de aanloop naar deadlines. Voor specifieke onderdelen van de jaarbegroting, of niet in de jaarbegroting genoemde activiteiten, kan het bestuur een machtiging afgeven aan speciaal daarvoor benoemde personen of commissies. Een specifieke deelbegroting moet door het bestuur zijn goedgekeurd. De penningmeester heeft de verantwoordelijkheid over de bewaring van het Payleven-apparaat. Bij alle betalingen met dit apparaat dient de penningmeester aanwezig te zijn, tenzij de bevoegdheid op aangewezen momenten bij een ander bestuurslid ligt. 06-10-2014 11

4.1.4 Functie: Intern Coördinator De intern coördinator zal directe verantwoordelijkheid hebben over de commissies 3, met uitzondering van de activiteitencommissie. De reden hiervoor is dat de communicatie naar de leden toe geschiedt via de secretaris. Deze communicatiestap verloopt soepeler als de secretaris de activiteitencommissie leidt. De intern coördinator dient voor deze commissie wel als adviseur voor de secretaris. Naast de verantwoordelijkheid over commissies is de intern coördinator de contactpersoon voor de commissievoorzitters en zit hij de commissievergaderingen voor. De intern coördinator is tevens algemeen contactpersoon voor actieve leden. De intern coördinator houdt tevens minstens twee weken voor data een eindcontrole met de desbetreffende commissie over het georganiseerde evenement. Het contact met externe partijen als het instituut en de locatie van borrels en activiteiten zal ook via de intern coörinator geschieden. Daarnaast heeft de intern coördinator de rol van vice-voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de intern coörinator de voorzitterstaken over. 4.2 Raad van Advies De Raad van Advies is een ondersteunend orgaan dat het beleid van het bestuur kritisch volgt en hem, waar nodig, van advies voorziet. Dit orgaan bestaat uit minimaal twee en maximaal vier oud-bestuursleden en is aangevuld door twee docenten en/of medewerkers van het instituut. De Raad van Advies heeft volledige inzage in wat er gebeurt en hoe het verloopt in het bestuur, onder meer doordat zij de notulen van de bestuursvergaderingen ontvangt. Als het bestuur of de Raad van Advies een vergadering wenst, kan er onderling een vergadering gepland worden. Om de continuïteit te waarborgen is de Raad van Advies standaard uitgenodigd op elke laatste vergadering van de maand om de bestuursvergadering bij te wonen. De Raad van Advies vervult een sturende en ondersteunende functie, maar indien de Raad van mening is dat het bestuur niet handelt in het beste belang van de vereniging, kan ze op eigen initiatief een algemene ledenvergadering bijeenroepen. Het bestuur is verplicht hier gehoor aan te geven. 4.3 Commissies Binnen S.V. RealTime zullen verschillende commissies worden gevuld; de evenementencommissie, de introductiecommissie, de reiscommissie, de promotiecommissie, de kascommissie en de lustrumcommissie. Deze commissies ondersteunen het bestuur van S.V. RealTime bij diverse taken en het organiseren van activiteiten, waarbij de kascommissie een controlerende functie heeft. S.V. RealTime is in staat om een nieuwe commissie op te starten mits dit nodig geacht wordt. Hiermee krijgt de vereniging meer dynamiek en valt er beter in te spelen op gebeurtenissen rondom de vereniging. Het bestuur van S.V. RealTime benoemt voor elke commissie een aantal leden. Het bestuur van S.V. RealTime zal dan in overleg samen met de leden de functies verdelen. Per commissie is er minstens één voorzitter en secretaris, zonder vervulling van deze functie krijgt de commissie geen officieel bestaansrecht. De commissie zal bijgestaan worden door het bestuur en door de intern coördinator in het bijzonder. 3 Deze commissies zijn vasgesteld in hoofdstuk 2, paragraaf 6 lid 3. De realisatie hiervan is afhankelijk van hoe en of deze commissies daadwerkelijk gevuld worden. Wijzigingen in de commissiesamenstellingen zijn onder voorbehoud. 06-10-2014 12

4.3.1 Kascommissie De kascommissie is, zoals gesteld in afdeling 7 van het Huishoudelijk Reglement, verantwoordelijk voor het goedkeuren van de begroting en het financieel jaarverslag. Deze is opgesteld door de penningmeester van de vereniging. Pas na goedkeuring van de algemene ledenvergadering kan deze worden vastgesteld. Functies De commissie moet bestaan uit tenminste twee leden. Wanneer meerdere leden deel uit maken van de commissie zullen de volgende functies bezet dienen te worden: voorzitter secretaris. De commissie is als geheel verantwoordelijk voor de controle van de boekhouding van de vereniging. De boekhouding wordt bijgehouden door de penningmeester. Hij is verantwoordelijk voor het aanleveren van de documenten benodigd door de kascommissie om de financiën van de vereniging te controleren. De commissie staat niet onder leiding van een bestuurslid en opereert geheel zelfstandig. Communicatie met de kascommissie vindt plaats via de penningmeester. Indien er problemen ontdekt worden, zal naast de penningmeester, de voorzitter van het bestuur hierover geïnformeerd worden. Verantwoordelijkheden De kascommissie bestaat uit minimaal één persoon met adequate financiële kennis*. De benoeming geschiedt bij algemene ledenvergadering en is statutair vastgelegd voor een periode van minimaal één bestuursjaar. De kascommissie controleert de boekhouding elk half jaar vóór de algemene ledenvergadering. De kascommissie bepaalt zelf het aantal overlegmomenten met het bestuur en draagt verantwoording af aan de algemene ledenvergadering. * Onder adequate financiële kennis wordt verstaan: ervaring als penningmeester bij een vereniging of een voldoende financiële kennis om de financiën van een middelgrote vereniging te beheren. Of een persoon over voldoende financiële kennis beschikt wordt bepaald door de Raad van Advies. Taken De kascommissie heeft als taak toezicht te houden op het financieel beheer van het bestuur en de penningmeester gevraagd of ongevraagd te adviseren betreffende financiële aangelegenheden. De kascommissie heeft ook als taak advies uit te brengen aan de algemene ledenvergadering betreffende de goedkeuring en vaststelling van de begroting, het financieel jaarverslag en de overige financiële aangelegenheden. De leden van de kascommissie kunnen te allen tijde kennis nemen van de financiële bescheiden van de vereniging op overeenkomstig niveau en zich laten inlichten door de penningmeester over de stand van zaken. 4.3.2 Evenementencommissie Het organiseren van sociale en studiegerelateerde activiteiten binnen S.V. RealTime is een belangrijk onderdeel van de studievereniging. Het doel van deze commissie is om de sociale contacten binnen het 06-10-2014 13

instituut te verbeteren. Dit doet de commissie door middel van het organiseren, promoten en begeleiden van activiteiten en borrels. Functies De commissie moet bestaan uit tenminste drie leden waaronder de volgende functies bezet dienen worden: voorzitter secretaris penningmeester. Daarnaast wordt de commissie opgevuld met leden die allerhande taken op zich kunnen nemen. Het is aan de commissie zelf deze taken te verdelen. Het is niet toegestaan voor een commissielid van deze commissie om meerdere functies binnen dezelfde commissie te vervullen. Promotie In de regel wordt de promotie gedaan door de promotiecommissie. De informatie wordt aangeleverd door de evenementencommissie en zij hebben ook het toezicht hierop. Deze aanlevering geschiedt in zowel het Nederlands als in het Engels en ten minste twee en een halve week voor de uitvoering van het evenement. Verantwoordelijkheden De evenementencommissie zal verantwoordelijk zijn voor het bedenken, voorbereiden, organiseren en uitvoeren van de activiteiten. De evaluatie zal gebeuren in het bijzijn van de voorzitter van S.V. RealTime. Een activiteit kan een borrel, bedrijfsbezoek, lezing of een niet studiegerelateerde activiteit omvatten. Communicatie tussen de commissie en het bestuur zal via de voorzitter en vicevoorzitter of assessor verlopen. Taken Bij het opzetten van de commissie moet een Plan van Aanpak worden geschreven waarin de commissie het te voeren beleid vast legt. Daarnaast is de commissie ook verantwoordelijk voor een verslag van elke activiteit en zal er een reflectieverslag geschreven worden per activiteit. Deze zullen op de website van S.V. RealTime geplaatst worden. Er dient ook gecommuniceerd te worden met partners die betrokken zijn bij activiteiten. Dit kan een bedrijfsbezoek zijn, de locatie waar een activiteit plaats vindt of de partner bij een evenement. Ook moeten er afspraken en reserveringen worden gemaakt. Documenten Allereerst zal er een Plan van Aanpak worden opgesteld. Daarnaast wordt er van de evenementencommissie verwacht dat er twee soorten documenten worden opgeleverd per gegeven activiteit. Ten eerste een reflectieverslag. Op basis van deze reflectieverslagen kunnen komende activiteiten 06-10-2014 14

ondersteund worden en mogelijk verbeterd. Dit document zal niet gepubliceerd worden. Ten tweede moet er een verslag van een activiteit opgeleverd worden dat gepubliceerd zal worden op de website. Zowel leden als partners worden zo geïnformeerd over activiteiten die hebben plaatsgevonden. Aan het eind van het bestuursjaar zal de commissie een overdrachtsdocument opleveren aan het bestuur. 4.3.3 Reiscommissie De reiscommissie verzorgt de jaarlijkse S.V. RealTime buitenlandreis. Ze legt contact met partners en faciliteert de reis naar een door de commissie gekozen bestemming. Functies Deze commissie moet bestaan uit minstens drie commissieleden. De functies die bezet dienen te worden zijn als volgt: voorzitter penningmeester secretaris Het is niet toegestaan voor een commissielid van deze commissie om meerdere functies binnen dezelfde commissie te vervullen. Buiten deze twee verplichte functies is er ook nog plaats voor één of meer leden. Verantwoordelijkheden Bij het vormen van de reiscommissie zal zij een Plan van Aanpak opleveren waarin het beleid wordt vastgesteld hoe zij te werk wil gaan. De reiscommissie is verantwoordelijk voor de jaarlijkse buitenlandse reis van de vereniging. De reiscommissie plant de reis naar de bestemming, zorgt voor de faciliteiten op de plaats zelf en benadert partners en onderwijsinstellingen die bezocht gaan worden. De primaire functie van de logistiek manager zal het faciliteren van de heen -en terugreis naar de bestemming zijn. De voorzitter van de commissie zal het contact onderhouden met het bestuur, voornamelijk richting de intern coördinator. Documenten Er zal een Plan van Aanpak opgesteld moeten worden. Daarnaast zullen er notulen gemaakt moeten worden van alle vergaderingen die de commissie houdt. Er zal een draaiboek voor de reis geschreven moeten worden. Er zal ook een witboek voor toekomstige besturen en commissies geschreven moeten worden. Aan het eind van het bestuursjaar zal de commissie een overdrachtsdocument opleveren aan het bestuur. 4.3.4 Introductiecommissie De introductiecommissie organiseert voor het collegejaar 2014-2015 de introductieweek. De taken van deze commissie zijn onder andere: het uitzoeken van een locatie voor het introductiekamp, het berekenen van de kosten, het regelen van de accommodatie, het vervoer en natuurlijk de activiteiten tijdens dit kamp. Functies 06-10-2014 15

Deze commissie moet bestaan uit minstens drie commissieleden. De functies die bezet dienen te worden zijn als volgt: voorzitter secretaris penningmeester Daarnaast kan er nog een lid worden aangesteld die allerhande taken op zich neemt. Het is niet toegestaan voor een commissielid van deze commissie om meerdere functies binnen dezelfde commissie te vervullen. Verantwoordelijkheden De introductiecommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van een introductie week voor alle eerstejaarsstudenten aan het Instituut voor Communicatie, Media en IT die één van de uitstroomprofielen volgen van de opleiding IT. Dit betreft activiteiten zoals een rondleiding over de campus en door het instituut en het organiseren van een introductiekamp. Taken De voorzitter verzorgt contact en communicatie tussen zijn commissie en het bestuur. In eerste instantie zal deze communicatie via de voorzitter van het bestuur lopen. Deze is ook eindverantwoordelijk voor alle introductieactiviteiten. Bij aanvang van de commissie wordt een Plan van Aanpak opgesteld waarin het proces van het organiseren van de introductieweek wordt beschreven. Tijdens vergaderingen zullen er notulen gemaakt moeten worden van alles wat wordt besproken en afgesproken. Wanneer nodig zal ook de voorzitter deze vergaderingen bijwonen. Er moet contact worden gezocht met partners die eten en drinken leveren, vervoer regelen en de accommodatie verzorgen. Er moet een begroting worden opgesteld. Tijdens het kamp vinden allerlei activiteiten plaats. Deze moeten tot in detail worden uitgewerkt en worden vastgelegd in één activiteitenplan. Dit plan maakt deel uit van een groter draaiboek waarin alle informatie met betrekking tot de introductieweek wordt neergelegd. Documenten Voor het introductiekamp moet een Plan van Aanpak geschreven worden. Daarnaast moet een gedetailleerd draaiboek worden gemaakt waarin alle informatie met betrekking tot veiligheid, organisatie, planning, verantwoordelijkheden, contactgegevens en overige informatie is opgenomen. Daarnaast zullen er notulen gemaakt moeten worden van alle vergaderingen die de commissie houdt. Deze zullen binnen twee weken aan het bestuur worden opgeleverd. Aan het eind van het bestuursjaar zal er een door de commissie een overdrachtsdocument worden opgeleverd. 4.3.5 Promotiecommissie De promotiecommissie houdt zich bezig met het maken van promotiemateriaal en het communiceren naar de leden toe om zoveel mogelijk leden bij activiteiten en evenementen te krijgen. Dit alles is nodig om de leden der S.V. RealTime meer te laten zien van het studentenleven, evenals de leden te laten proeven aan de sfeer binnen bedrijven. Ook zullen mensen die twijfelen om lid te worden eerder over de drempel gehaald worden als de studievereniging beter gepromoot wordt. 06-10-2014 16