Ik Kies Bewust Nederlandse Varkens Certificatiereglement IKB Nederland Varkens
Inhoudsopgave 1. Voorwoord 3. 1.1 Certificatiereglement 3. 1.2 Gebruik en openbaarmaking 3. 1.3 Definities 3. 1.4 Internet 4. 2. Introductie IKB Nederland Varkens 4. 2.1 Doel 4. 2.2 Middel 4. 3. Certificatie-eisen 5. 3.1 Criteria 5. 3.2 Reglementen en normen 5. 3.3 Wijzigingen in reglementen en normen 5. 3.4 Deelname aan Certificatie IKB Nederland Varkens 5. 4. Certificatieproces 6. 4.1 Aanmelden en normering 6. 4.2 Registratie 6. 4.3 Inspectie 6. 4.4 Rapportage inspectie 7. 4.5 Monstername 7. 4.6 Laboratoriumonderzoek 8. 4.7 Beoordeling inspectieresultaten 8. 4.8 Certificatiebesluit 9. 4.9 Verificatie certificaat 9. 4.10 Sancties 9. 4.11 Vermelding certificaathouders 10. 5 Verplichtingen 10. 5.1 (Aspirant)Deelnemer 10. 5.2 Medewerking 10. 5.3 Woord-en beeldmerken 10. 5.4 Melden van veranderingen 11. 5.5 Financiële verplichtingen 11. 5.6 Uitingen certificatie 11. 5.7 Eisen van bekwaamheid inspectie en certificering medewerkers 11. 5.8 Gedrag van medewerkers van Certificerende of Inspectie instelling 12. 5.9 Vertrouwelijkheid 12. 6. Beëindigen deelname/intrekken certificaat 12. 6.1 Algemeen 12. 6.2 Vrijwillig 12. 6.3 Opgelegd door CI 13. 7. Klachten en Beroepsmogelijkheden 13. 7.1 Klachten 13. 7.2 Beroepen 13. Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 2
1. Voorwoord 1.1 Certificatiereglement Het certificatiereglement maakt integraal onderdeel uit van het schema IKB Nederland Varkens (productievoorwaarden reglement IKB Nederland Varkens). 1.2 Gebruik en openbaarmaking Het Reglement voor Certificatie is van toepassing op alle in het kader van IKB Nederland Varkens gecertificeerde en te certificeren deelnemers. Het bevat voorwaarden die certificerende instelling(en) welke belast zijn met de certificatie van IKB Nederland Varkens, in aanvulling op de certificeringcriteria, dienen te hanteren. Dit document treedt in werking op (de datum zoals vermeld in de voettekst). Dit reglement is voor iedereen toegankelijk via de internetsite www.ikbnederland.nl en kan in geprinte versie bij de certificerende instelling worden aangevraagd. Tevens staan, los van de voorwaarden en voorschriften IKB Nederland Varkens voor varkenshouders, de rechten en plichten van (aspirant) deelnemers aan IKB Nederland Varkens beschreven. 1.3 Definities De genoemde definities met beschrijving van de betekenis worden in dit reglement gehanteerd: 1. Aspirant-deelnemer: Bij certificerende instelling geregistreerde partij welke nog niet in het bezit is van een deelnamecertificaat voor een bepaald certificatieprogramma 2. Certificatie: Verlenen van een certificaat nadat vastgesteld is dat volgens (een) vooraf gestelde norm(en) wordt gewerkt 3. Certificatiebesluit: Besluit of een certificaat wordt verleend of niet 4. Certificatieprogramma: Totale regelgeving hoe en op grond waarvan een certificatiebesluit wordt genomen met vermelding van rechten- en plichten voor alle partijen 5. Certificatiereglement: Door zowel de (aspirant)deelnemer als door certificerende instelling gevolgd moeten worden voor het beoordelen en certificeren van het product van de (aspirant)deelnemer aan IKB Nederland Varkens (IKBNV). 6. Certificerende instelling: rechtspersoon die geaccrediteerd is volgens de norm NEN-EN-45011 en die middels een daartoe met de regelinghouder gesloten overeenkomst is belast met de uitvoering van IKB Nederland Varkens en belast is met de certificering en toezicht van bedrijven die deelnemen aan IKB Nederland Varkens. 7. CI: Certificerende instelling. 8. College van Deskundigen: (CvD= Bestuur IKB Nederland Varkens IKBNV ) Orgaan wat de normering voor IKB Nederland Varkens en zijn modules vaststelt en toezicht houdt op de uitvoer van de certificatie. 9. Commissie van Beroep: Orgaan wat geschillen over certificatiebesluiten beoordeelt en hierover een uitspraak doet. 10. Deelnamecertificaat: Certificaat wat verleend wordt als aan de norm is voldaan 11. Deelnemer: Bij certificerende instelling geregistreerde partij welke in het bezit is van een deelnamecertificaat IKB Nederland Varkens (IKBNV). 12. EN 45011: Europese Norm voor productcertificatie. 13. EN 17020: Europese Norm voor inspectie instelling 14. Inspectie instelling: de rechtspersoon die geaccrediteerd is volgens de norm NEN-EN-45004 en die middels een daartoe met een certificerende instelling gesloten overeenkomst is belast met de inspectie en controle van bedrijven die deelnemen aan IKB Nederland Varkens. Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 3
Inspecteur: Medewerker die voor of namens certificatie-instelling monsters neemt en/of (aspirant) deelnemers beoordeelt op de voorwaarden van IKB Nederland Varkens. 15. Norm: Voorschrift waaraan voldaan moet worden. 16. Naam v Onderneming: Certificerende Instelling. Welke zich bezighoudt met productcertificatie. 17. Regelinghouder: Eigenaar van IKB Nederland Varkens certificatieprogramma 18. Reglement: Bundeling van voorschriften waaraan voldaan moet worden 1.4 Internet Op de internetsite www.ikbnederland.nl is meer informatie over het certificatieprogramma IKB Nederland Varkens te vinden. 2. IKB Nederland Varkens 2.1 Doel De letters IKB staan voor Integrale Ketenbeheersing. Het IKB systeem is ontwikkeld om garanties te kunnen geven over de kwaliteit, herkomst en manier van produceren van varkens en/of vlees. Producten met een IKB certificaat komen van bedrijven en verwerkers waar gecontroleerd wordt op het veevoer, medicijngebruik, de hygiëne en het transport. De controle gebeurt door onafhankelijke instanties. Iedereen in de productieketen, kan vrijwillig aan IKB meedoen. De regeling IKB Nederland Varkens omvat maatregelen voor de gehele Primaire varkenshouderij.voor de regeling IKB Nederland Varkens zijn voorwaarden en regels opgesteld. De Nederlandse Vakbond Varkenshouders (NVV) ondernemers in de varkenssector heeft de IKB Nederland Varkens (v/h IKB2004) ingesteld om de kwaliteit van vee en vlees te bevorderen en te garanderen. Voor elk onderdeel in de productiekolom, van fokbedrijf tot en met afleveren zijn hiertoe voorschriften opgesteld. Met het voldoen aan alle voorschriften geven de bedrijven een garantie, dat zij er alles aan doen wat redelijkerwijs verwacht mag worden op het gebied van voedselveiligheid diergezondheid. Tevens geven zij hiermee aan te streven naar procesbeheersing, optimalisatie van de algemene kwaliteit en het rendement voor hun bedrijf in de totale productiekolom. 2.2 Middel a) IKB Nederland Varkens (IKBNV) is een certificatieprogramma van de Groene Belangenbehartiger b.v (DGB). DGB is de regelinghouder van de regeling, waarbij het vaststellen en wijzigen van de normering, is gedelegeerd aan een College van Deskundigen van de regeling. Certificatie van de regeling IKB Nederland Varkens en eventueel daaraan gekoppelde modules zijn uitbesteed aan één of meer certificerende instellingen de Certificerende Instelling (CI). Van deze instellingen wordt verwacht dat deze conform EN 45011 werken en dit periodiek door de Raad voor Accreditatie laten toetsen. Het College van Deskundigen houdt toezicht op de voorgang van de regeling IKB Nederland Varkens alsmede alle modules. b) In dit document worden de IKB Nederland Varkens certificatiereglement behandeld die van toepassing zijn op: het fokbedrijf, het opfokbedrijf, het vermeerderingsbedrijf, het vleesvarkensbedrijf en het gesloten bedrijf Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 4
3. Certificatie-eisen 3.1 Criteria a) Alle normen voor IKB Nederland Varkens en zijn modules staan vermeld op de internetsite www.ikbnederland.nl b) Voorwaarden zijn ook te allen tijde op schrift opvraagbaar bij de CI. c) Naast deze criteria stelt CI geen andere eisen aan de deelnemers anders dan noodzakelijk om als certificatie-instelling te opereren. 3.2 Reglementen en normen a) De CI dient de normen voor certificatie nauwgezet te volgen. b) Het College van Deskundigen is samengesteld uit een representatieve vertegenwoordiging van deelnemers en afnemers. c) Het College van Deskundigen bepaalt de inhoud van het certificatieprogramma. d) Regelmatig dient er vanuit CI terugkoppeling plaats te vinden richting het College van Deskundigen over voortgang van de regeling IKB Nederland Varkens. 3.3 Wijzigingen in reglementen en normen a) Reglementen en normen kunnen regelmatig worden aangepast, met in achtneming van het gestelde in de geldende wetgeving b) De regelinghouder brengt gecertificeerde deelnemers en overige belanghebbenden via de website op de hoogte van dergelijke wijzigingen. c) Wijzigingen die niet via de website van regelinghouder zijn gepubliceerd zijn niet bindend. d) Indien een wijziging een verzwaring van de deelnamevoorwaarden met zich mee brengt zal een reële overgangstermijn wordt toegestaan om aanpassingen te kunnen implementeren. Dit wordt door het College van Deskundigen besloten. Uitzondering hierop zijn wettelijke eisen, die reeds zijn ingegaan. e) Indien blijkt dat na de gestelde termijn de deelnemer niet aan de wijzigingen voldoet, zal dit betekenen dat het certificaat niet kan worden gecontinueerd conform de nieuwe norm.ci voorziet de CvD van informatie over de negatieve gevolgen van invoering van de nieuwe norm. CvD kan met behulp van deze informatie besluiten het beleid te wijzigen. f) Intrekking van het certificaat kan in voorkomende gevallen worden opgelegd dan wel vrijwillig worden aangevraagd, dit wordt ook gemeld aan de CvD. 3.4 Deelname aan Certificatie IKB Nederland Varkens Iedereen kan zich aanmelden voor certificatie op grond van een gepubliceerde norm IKB Nederland Varkens. CI dient iedere aanvraag hiertoe in behandeling te nemen en er zijn geen bepalingen die individuele of groepen (aspirant)deelnemers uitsluit van de deelnameaanvraag, met uitzondering van aspirant deelnemers waar in het jaar voorafgaand aan de aanmelding een overtreding is vastgesteld met betrekking tot het gebruik van hormonen/verboden stoffen. Indien gebleken is dat er naar aanleiding van het constateren van een overtreding met betrekking tot het gebruik van verboden stoffen geen schikking is getroffen met het Openbaar Ministerie en er geen veroordeling heeft plaatsgevonden, kan de aspirant deelnemer deelnemen aan IKB Nederland Varkens. De volgende aanvragen en certificatie zijn mogelijk a) De certificatie van IKB Nederland Varkens en zijn modules richt zich op Nederland. De deelnametarieven zijn op deelname in Nederland van toepassing. b) Certificatie van buitenlandse deelnemers is mogelijk, maar hierop zijn aangepaste tarieven van Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 5
toepassing. 4. Certificatieproces 4.1 Aanmelden en normering a) Op de internetsite van regelinghouder (DGB) is de actuele normering voor de regeling IKB Nederland Varkens en zijn plusprogramma s gepubliceerd. b) Bij de regelinghouder (DGB) kunnen de (aspirant) deelnemers zich aanmelden voor welke soort deelname hij kiest van de regeling en aangeven van welke CI zij gebruik wensen te maken. c) Op verzoek kan de CI aan belangstellenden per post een algemeen informatiepakket met daarin de normering, tarieven voor certificatie en een evt. aanmeldingsformulier toezenden. Het certificatieproces bestaat uit een registratie gevolgd door een inspectie en een beoordeling. Het proces wordt afgesloten met een certificatiebesluit. Voor zowel inspectie als het certificatiebesluit zal steeds het Nederlandse Recht van toepassing zijn. Na het verlenen van het certificaat, treedt de fase van het verifiëren van het certificaat in werking. 4.2 Registratie a) Het proces van certificatie start zodra de aspirant-deelnemer zich laat registreren. b) Hiertoe stuurt de aspirant-deelnemer een door de regelinghouder verstrekt aanmeldingsformulier op. Nadat het ingevulde aanmeldingsformulier door regelinghouder is ontvangen, zal de CI door de regelinghouder op de hoogte worden gesteld van de aanmelding voor IKB Nederland Varkens. c) Na kennisname van de voorwaarden door de aspirant-deelnemer zelf is de aspirant-deelnemer voorlopig voor IKB Nederland Varkens geregistreerd na beoordeling van de aanvraag door de CI, bevestigt deze CI de registratie. De CI sluit met de aspirant-deelnemer een Deelnameovereenkomst af. d) Verder wordt gewezen op de website van de regelinghouder, waar de van toepassing zijnde regelgeving van IKB Nederland Varkens en zijn modules is gepubliceerd. e) Indien een reeds gecertificeerde deelnemer een tweede of volgende certificatie wenst voor een nieuwe locatie of bedrijf, start de procedure als voor een nieuwe registratie. 4.3 Inspectie a) Zodra een aspirant-deelnemer zich heeft aangemeld zal de CI of een door CI gecontracteerde inspectie-instelling de opdracht krijgen om een inspectie bij aspirant-deelnemer uit te voeren op basis van de geldende normering. b) Doel van de inspectie is vast te stellen of de aspirant-deelnemer voldoet aan de gestelde normering voor IKB Nederland Varkens. c) De inspecteur van de CI of inspectie-instelling meldt zich, ingeval van reguliere IKB Nederland Varkens inspectie, aangekondigd bij de aspirant-deelnemer. De inspecteur is m.b.t. hygiëne verplicht zich te houden aan de op het bedrijf van de deelnemer geldende regels. d) Monsternames, welke deel uitmaken van IKB Nederland Varkens en in de volgende paragraaf zijn beschreven, vinden onaangekondigd plaats. e) (Aspirant) deelnemers dienen inspecteurs nadat zij zich hebben gelegitimeerd t.b.v. een inspectie of monstername in het kader van IKB Nederland Varkens in hun bedrijf toe te laten. Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 6
4.4 Rapportage inspectie a) Na toetsing van de aspirant-deelnemer op de norm zal de inspecteur een inspectie-rapport opmaken. b) Op dit rapport staan alle beoordeelde criteria van het reglement van IKB Nederland Varkens weergegeven. De inspecteur maakt het rapport op en bespreekt dit met de (aspirant) deelnemer. c) De geïnspecteerde deelnemer kan op- en aanmerkingen op het (digitale) rapport laten aantekenen. d) Zowel inspecteur als aspirant-deelnemer het rapport ter kennisname van de inhoud van het rapport. Eén (digitaal) exemplaar wordt de (aspirant)-deelnemer ter beschikking gesteld. e) Inspecteur stuurt één ondertekend rapport op naar certificerende of inspectie-instelling, dit is afhankelijk voor wie de inspecteur werkzaam is. Het rapport wordt vervolgens beoordeeld op fouten en andere onjuistheden (review). Na de review kan het inspectierapport gebruikt worden voor een certificatiebesluit. 4.5 Monsternames In het kader van de Verordening Monitoring Kritische Stoffen (MKS) 2008, welke in de regeling IKB Nederland is geïmplementeerd, kunnen bij de (aspirant) deelnemers monsters worden genomen van voer, water of dierlijke matrici. Jaarlijks wordt door CI een selectie gemaakt uit het deelnemersbestand en wordt bij een aantal (5%) van het totale deelnemersbestand onaangekondigd monsters genomen. Het aantal te nemen monsters wordt vastgesteld via schriftelijke werkafspraken gemaakt tussen de CI en de CvD. Voor de monsternames- en analyses zijn de volgende voorwaarden van toepassing: a) De inspecteur is bevoegd om, ingeval van Monitoring Kritische Stoffen (MKS) of ernstige verdenking op een ander gebied, op onregelmatige tijden, onaangekondigd, inspecties uit te voeren. b) De inspecteur is bevoegd om relevante administratieve gegevens welke betrekking hebben op verboden stoffen in te nemen ter controle op het kantoor van de certificerende- of inspectieinstelling. Na controle dienen deze gegevens geretourneerd te worden. c) Bij monitoren van verboden stoffen is de inspecteur bevoegd tot het uitvoeren van voorbereidingshandelingen t.b.v. onderzoek door deskundigen. d) Iedere deelnemer aan de regeling IKB Nederland Varkens machtigt de CI om ten behoeve van de Verordening MKS monsters te nemen en bloedmonsters op te vragen bij een laboratorium welke in het kader van de bestrijding Ziekte van Aujeszky en SVD daar aanwezig zijn. e) De inspecteur is bevoegd bij het bedrijf dat deelneemt aan de regeling IKB Nederland Varkens door hem zelf of een deskundige tot het nemen en laten onderzoeken van monsters en contramonsters. f) Bij monstername dient de inspecteur of een andere deskundige per te bemonsteren object (drinkwater, diervoeders, uitwerpselen of een andere geschikte parameter), een dusdanige hoeveelheid te nemen die ruim voldoende is om daarvan één deel voor het monsteronderzoek te gebruiken en één deel als contra monster voor het contra-monsteronderzoek te reserveren. Alle (deel)monsters worden verzegeld. De monsters worden door of namens de CI zo spoedig mogelijk doch binnen 3 werkdagen aangeleverd aan het laboratorium. g) Nadat het monster is genomen noteert de inspecteur de NAW, UBN, eventueel stal, afdeling en hoknummer. De dieren van het betreffende bedrijf waar de bemonstering betrekking op heeft worden voorzien van uniek specifiek nummer dit nummer wordt genoteerd even als het I&R merk. Alle monsters worden gecodeerd, middels deze code kunnen de analyse uitslagen van het bedrijf en de betreffende afdeling en hok worden gekoppeld. Alle dieren waar de bemonstering betrekking op heeft blijven vanaf de dag van bemonstering tot aan de dag van de Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 7
uitslag compleet op het bedrijf aanwezig met een minimale tijd van 3 weken. E.e.a. is verder uitgewerkt in de monstername procedure van de CI. h) Indien de uitslag van het monsteronderzoek positief is, stelt de CI eerst IKB Nederland Varkens en het Productschap voor Vee en Vlees op de hoogte. Blijkt uit onderzoek door de bevoegde partij dat de deelnemer als verantwoordelijke voor het positieve monster wordt gezien dan stelt de CI het betreffende IKB Nederland Varkens bedrijf in de gelegenheid om een contraonderzoek aan te vragen van onder punt (f) genoemde contramonsters. CI vermeldt hierbij in welke laboratoria een dergelijk onderzoek kan worden verricht. i) Het betrokken IKBNV bedrijf dat positief is bevonden en gebruik wenst te maken van de mogelijkheid van contra-expertise als bedoeld onder punt (g), dient hiertoe een schriftelijk verzoek in bij de CI. Dit verzoek dient per aangetekende post te geschieden binnen een termijn van vijf werkdagen, nadat het betrokken IKBNV bedrijf via een aangetekend schrijven van de controle-instelling kennis heeft genomen van de positieve uitslag van het monsteronderzoek. j) Indien de CI daarom verzoekt, dient het betrokken bedrijf welke deelneemt aan de regeling IKBNV binnen de daartoe gestelde termijn schriftelijk aan te geven welke contramonsters moeten worden onderzocht en van welk laboratorium gebruik zal worden gemaakt. k) Het contra monsteronderzoek wordt verricht op kosten van de deelnemer IKBNV indien de uitslag positief is. 4.6 Laboratoriumonderzoek* a) De monsters zoals beschreven in 4.5 worden afgeleverd bij een door de CI gecontracteerd laboratorium. Na ontvangst van de genomen monsters op het laboratorium wordt aldaar een deel van het genomen monster gebruikt voor het monsteronderzoek en een deel van dit monster bewaard als contra monster voor een eventueel uit te voeren contra-monsteronderzoek. Alle (contra)monsters worden door of namens de regelinghouder CI onder de juiste condities bewaard op een daartoe bestemde en/of geschikte plaats. b) Uitsluitend (contra)monsters die conform dit reglement zijn genomen door of namens de CI en door of namens deze instelling worden onder de juiste condities bewaard en aan het laboratorium aangeleverd en aldaar onder de juiste condities bewaard, kunnen worden geanalyseerd. c) Ingeval van opslag van contramonsters niet bij CI plaatsvindt mogen deze uitsluitend worden geopend of verwijderd uit de opslag indien daar door CI toestemming is gegeven. Het (contra)monsteronderzoek vindt plaats in een laboratorium dat erkend is volgens de criteria ISO 17025 en tevens erkend door het productschap voor Vee en Vlees. d) Nadat de monsters bij een dergelijk laboratorium zijn onderzocht zal dit laboratorium deze analyse resultaten doorgeven aan CI. 4.7 Beoordeling inspectieresultaten Indien het inspectierapport IKB Nederland Varkens is opgemaakt door een medewerker van CI is gemaakt zal CI deze na ontvangst beoordelen op volledigheid en duidelijkheid. Een geaccepteerd inspectierapport vormt de basis voor een certificatiebesluit. Een beoordeeld artikel of lid van het reglement kan als Conform, Niet Conform, Niet Beoordeeld of N.v.t. t.o.v. de norm beoordeeld zijn. Hieronder een toelichting Conform: Er wordt voldaan aan de gestelde norm. Niet Conform: Er wordt niet voldaan aan de gestelde norm. Niet beoordeeld: Indien een artikel niet beoordeeld hoeft te worden. Dit blijkt uit de relevante werkinstructie van dit artikel. Niet van toepassing: Indien een artikel niet van toepassing is. Dit blijkt uit de relevante Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 8
werkinstructie van dit artikel. 4.8 Certificatiebesluit a) Inspectierapporten en/of laboratoriumresultaten worden beoordeeld en vergeleken met de geldende normering. b) Na een eerste inspectiebezoek dienen alle onderdelen als voldoende beoordeeld te zijn om tot een positief certificatiebesluit te kunnen komen. c) Indien aan alle voorwaarden t.o.v de norm is voldaan zal tot certificatie van de deelnemer worden overgegaan en ontvangt de deelnemer het deelname-certificaat IKB Nederland Varkens. Als niet aan alle onderdelen van de gestelde norm is voldaan wordt niet tot certificatie overgegaan. De aspirant-deelnemer wordt wel in de gelegenheid gesteld om de afwijkingen te corrigeren en een herbeoordeling te laten plaatsvinden. De aspirant-deelnemer wordt uiterlijk zes weken na het uitvoeren van de eerste inspectie schriftelijk op de hoogte gesteld van het certificatiebesluit. Deelnemers die aan alle voorwaarden voldoen en bovendien een ondertekende deelnameovereenkomst voor het betreffende certificatieprogramma met CI hebben zijn gecertificeerd deelnemer van het certificatieprogramma. Zij ontvangen het deelname-certificaat IKB Nederland Varkens van CI. 4.9 Verificatie certificaat a) Deelnemers die in het bezit zijn van een deelnamecertificaat IKB Nederland Varkens dienen op één jaar geïnspecteerd te worden, dit geldt ook voor lege stallen, de planning van deze inspecties is voorbehouden aan de Controlerende Instantie. Het niet tijdig nakomen van een inspectie leid tot het vervallen van het certificaat b) Ingeval van besmettelijke dierziekten of beperkende overheidsmaatregelen kan van de frequentie van tenminste één bezoek worden afgeweken. c) Als er geen afwijkingen worden vastgesteld volgt verificatie en verlenging van het deelnamecertificaat. De geldigheidsduur van het deelnamecertificaat IKB Nederland Varkens bedraagt, op voorwaarde dat aan de norm wordt voldaan, ± 1 jaar. Bij vervolginspecties zullen gecertificeerde deelnemers, uiterlijk 6 weken na de inspectie, schriftelijk bericht over het certificatiebesluit van CI ontvangen indien er tijdens de inspectie afwijkingen t.o.v. de norm zijn vastgesteld. De CI beslist dan of het certificaat wordt ingetrokken. d) In bijzondere gevallen kan van bovengenoemde worden afgeweken door de Certificerende Instantie. Waar nodig vindt overleg met het CvD van IKB Nederland Varkens plaats. 4.10 Sancties Indien na certificatie volgens de norm bij deelnemer afwijkingen worden vastgesteld zal door CI een sanctie worden opgelegd. Deze sanctie wordt opgelegd conform een vooraf, door het College van Deskundigen, vastgesteld en goedgekeurd sanctiereglement. Dit sanctiereglement is openbaar en wordt op de site van regelinghouder gepubliceerd. De door CI op te leggen sancties kunnen als volgt luiden: S1 Een berisping met schriftelijke herstelactie voor dat het certificaat verloopt. S2 Een herinspectie op kosten van deelnemer S3 Verscherpte controle-regime op kosten van de deelnemer S4 Beëindiging deelname-overeenkomst en intrekking van het certificaat. De sanctie zal uiterlijk zes weken na het vaststellen van de overtreding schriftelijk aan de deelnemer worden meegedeeld door CI onder vermelding van reden(en). Indien geen of Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 9
onvoldoende herstel van de afwijking plaatsvindt, zal CI het certificaat schorsen of niet verlengen tot de afwijking binnen een vastgestelde termijn afdoende is verholpen. De CI is gerechtigd om onder bepaalde voorwaarden af te wijken van het sanctiekader, zoals vastgelegd in de actuele versie van het productievoorwaarden reglement: a) De CI dient vast te leggen bij welke artikel(lid) is afgeweken. b) De CI dient de onderbouwing waarom is afgeweken vast te leggen. c) De CI dient vast te leggen of bij het betreffende artikel(lid) structureel of incidenteel wordt afgeweken van het vastgelegde sanctiekader. d) De CI koppelt periodiek (doch minimaal voorafgaande aan elke versiewijziging van het productievoorwaarden reglement) bovenstaande punten terug aan het CVD van IKBNV. 4.11 Vermelding certificaathouders Gecertificeerde deelnemers aan een certificatieprogramma zullen worden vermeld op de website van CI en regelinghouder. Ingeval van IKB 2004 Nederland Varkens wordt het gecertificeerde product (varkens) alleen aan een volgende schakel in de keten geleverd (business to business) a) Op de internetpagina van regelinghouder en CI kan middels bedrijfs- of certificaatnummer geverifieerd worden wie gecertificeerd is voor IKBNV. b) Ook kan bij CI telefonisch of schriftelijk worden geïnformeerd wie gecertificeerd is voor IKBNV. Alleen relevante gegevens mogen worden verstrekt. 5. Verplichtingen 5.1 (Aspirant)Deelnemer a) Een (aspirant)deelnemer moet altijd voldoen aan de geldende reglementen van IKB Nederland Varkens en eventuele modules (indien hij zich daarvoor heeft aangemeld). b) De instructies in het kader van de regeling IKB Nederland Varkens, gegeven door een daartoe bevoegde medewerker van inspectie- en/of certificerende instelling onverwijld opvolgen. 5.2 Medewerking De deelnemer moet de medewerkers die voor of namens CI een bedrijfsinspectie of monstername doen in hun bedrijf toelaten en alle noodzakelijke ondersteuning geven zodat zij hun werk efficiënt, veilig en integer kunnen uitvoeren, waarbij: a) Alle onderdelen van de betreffende norm met de criteria getoetst moet kunnen worden. b) Op verzoek toegang tot alle relevante locaties, dossiers en documenten moet worden gegeven. c) Medewerkers die voor of namens CI werkzaam zijn niet in een positie mogen worden gebracht waarbij hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid in het geding komen. 5.3 Woord- en beeldmerken a) Gecertificeerde deelnemers hebben het recht het de voor IKB Nederland Varkens en zijn modules van toepassing zijnde (wettig gedeponeerde) woord- en/of beeldmerken (IKB Nederland Varkens varkensvlees) te gebruiken voor de duur van de deelname. b) Bovendien is de voor IKB Nederland Varkens gecertificeerde deelnemer gerechtigd eventueel wettig gedeponeerde woord-en beeldmerken van CI, uitsluitend in combinatie met het gecertificeerde product, te gebruiken. Het gebruik van de woord- en beeldmerken is beschreven in de deelnameovereenkomst welke tussen deelnemer en CI is afgesloten. Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 10
c) Gebruik van de voor IKB Nederland Varkens van toepassing zijnde woord en beeldmerken, niet zijnde het gebruik voor product-etiketteringsmiddelen of advertentiedoeleinden behoeft vooraf schriftelijke toestemming van de CI. Indien de voor IKB Nederland Varkens van toepassing zijnde woord en/of beeldmerken op verpakkingen wordt geplaatst, dient tevens het door CI toegekende registratienummer van de producent van het product op de verpakking vermeld te worden. d) Misbruik van voor IKB Nederland Varkens van toepassing zijnde woord- en beeldmerken door gecertificeerde deelnemers kan uiteindelijk leiden tot intrekking van het certificaat. e) Bij gebruik van de door CI wettig gedeponeerde woord-en beeldmerken of het door een regelinghouder bij CI in beheer gegeven woord- en/of beeldmerk door een niet voor IKB Nederland Varkens gecertificeerde deelnemer kan door CI of regelinghouder een verbod op voortzetting op het gebruik van de merken in rechte worden gevorderd. Indien en voor zover het geëiste verbod als bedoeld in het voorgaande wordt uitgevaardigd is CI en/of regelinghouder gerechtigd het vonnis te publiceren. 5.4 Melden van veranderingen De deelnemer dient CI direct te informeren over iedere wijziging in de bedrijfsvoering die van invloed kan zijn op de certificatie. CI kan naar aanleiding van gemelde veranderingen besluiten tot het uitvoeren van een extra inspectie op kosten van de (aspirant) deelnemer. 5.5 Financiële verplichtingen a) Voor alle certificatie-werkzaamheden, inclusief inspecties en/of monsteronderzoek zal de deelnemer een factuur ontvangen. b) De (aspirant)deelnemer moet te allen tijde de facturen betalen voor de op de factuur vermelde uiterste betaaldatum, ongeacht of het certificatiebesluit voor deelnemer positief of negatief uitvalt. c) Indien de deelnemer niet betaalt, stuurt CI een herinnering of zal een incassoprocedure worden gestart. d) De betalingsvoorwaarden voor deelname aan IKB Nederland Varkens staan eveneens vermeld in de door deelnemer en CI ondertekende deelnameovereenkomst. e) Indien betaling drie maanden of meer uitblijft behoudt CI zich het recht voor het deelnamecertificaat in te trekken. 5.6 Uitingen certificatie Het is de (aspirant) deelnemer niet toegestaan een uiting met betrekking tot de certificatie voor IKB Nederland Varkens te doen, dan wel gegevens met betrekking tot de certificatie te gebruiken op een zodanige wijze, dat het CI in diskrediet kan brengen en/of CI het als misleidend kan beschouwen. 5.7 Eisen van bekwaamheid inspectie en certificering medewerkers a) De minimale eisen die aan een inspecteur (in dienst van certificatie-instelling of op ingehuurd), die door de certificatie-instelling wordt ingeschakeld voor inspecties contractbasis in het kader van IKB Nederland Varkens, worden gesteld zijn. Opleiding: MBO werk en denkniveau. Agrarische en/of vleestechnische opleiding. Rijbewijs B. Kennis: Bekend met productie- en verwerkingsprocessen binnen de vee- en/of vleessector Ervaring: Functie van inspecteur kan pas na interne training op het gebied van inspectie worden vervuld. Hetzelfde geldt voor monstername in het kader van Monitoring Kritische Stoffen. Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 11
b) De beslisser die door de certificatie-instelling bij de certificatie wordt ingeschakeld moet aan de volgende eisen voldoen. Opleiding: HBO werk en denkniveau of MBO werk en denkniveau met twee jaar aantoonbare ervaring met inspectie of certificeringswerkzaamheden Ervaring: Bekend met productie- en verwerkingsprocessen binnen de vee- en vleessector. Bekend met NEN-EN45011, kwaliteitssystemen en het management by objectives. De certificatie-instelling dient de gewenste bekwaamheideisen aan te tonen. 5.8 Gedrag van medewerkers van Certificerende of Inspectie instelling. a) Medewerkers die zich voor of namens CI bezig houden met beoordelingen van of monsternames bij (aspirant) deelnemers beperken zich tot het toetsen van de deelnemer aan de van toepassing zijnde reglementen. b) Medewerkers die voor of namens CI actief zijn mogen van (aspirant)deelnemers geen giften, schenkingen of dergelijke aannemen in verband met de hen opgelegde neutrale rol. c) Medewerkers die voor of namens CI deelnemers bezoeken dienen zich te kunnen legitimeren en de hygiene-en veiligheidsvoorschriften die binnen het bedrijf van de (apirant) deelnemer van toepassing zijn in acht te nemen. d) Indien ten tijde van de inspectie blijkt dat de deelnemer of zijn personeel niet in het bedrijf aanwezig zijn, is de inspecteur niet bevoegd om inspecties of monsternames uit te voeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 5.9 Vertrouwelijkheid a) CI houdt de bevindingen van de beoordelingen vertrouwelijk tenzij wettelijke regelingen anders vereisen. b) Medewerkers en alle andere personen die ten behoeve van de certificatie door CI toegang moeten hebben tot de dossiers of bedrijf van de (aspirant)deelnemer, dienen een geheimhoudingsverklaring te hebben ondertekend. 6. Beëindiging deelname/intrekken certificaat 6.1 Algemeen a) Zowel deelnemer als CI kunnen de deelnameovereenkomst schriftelijk ontbinden. b) Na een dergelijke ontbinding zal CI het deelnamecertificaat IKB Nederland Varkens intrekken. Zij stelt de CvD daarvan schriftelijk of per fax op de hoogte. c) De deelnemer zal zich vanaf het moment van intrekking moeten onthouden van het gebruik van voor de het certificatieprogramma van toepassing zijnde woord- en beeldmerken of van het op andere wijze refereren naar de door CI gecertificeerde status. Deelnemer is verplicht het deelnamecertificaat IKB Nederland Varkens bij beëindiging aan CI te retourneren. 6.2 Vrijwillig Een (aspirant)deelnemer kan, om welke reden dan ook, de certificatie door CI willen beëindigen; a) De deelnemer dient daartoe bij CI de deelnameovereenkomst schriftelijk te beëindigen. b) CI bevestigt de beëindiging schriftelijk en stelt de CvD daarvan via een kopie op de hoogte. Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 12
6.3 Opgelegd door CI CI kan de deelnameovereenkomst schriftelijk beëindigen en daarmee het certificaat intrekken indien; a) De regeling IKB Nederland Varkens ophoudt te bestaan. b) Deelnemer niet aan de betalingsverplichtingen kan of wil voldoen c) Uit het voor het certificatieprogramma vastgestelde sanctietraject blijkt dat het certificaat moet worden ingetrokken. CI kan, indien zij besluit tot het opleggen van een sanctie beëindiging van de deelnameovereenkomst betreffende deelnemer uitsluiten van deelname aan IKB Nederland Varkens voor een periode van minimaal één jaar en ten hoogste drie jaren. 7. Klachten en Beroepsmogelijkheden 7.1 Klachten CI dient iedere klacht van deelnemers aan een certificatieprogramma en/of andere belanghebbenden in behandeling te nemen. a) Klachten kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op certificatiebesluiten of misbruik van keur- of beeldmerken. b) Indien een klacht niet is onderbouwd of klager en beklaagde niet duidelijk zijn aangegeven, heeft CI de mogelijkheid om de klacht naar eigen goeddunken te behandelen. 7.2 Beroepen Tegen beslissingen van CI kan beroep worden aangetekend. Voor beroepszaken is een reglement voor de Commissie van Beroep van toepassing. Het geeft details over de beroepsgang; a) Zoals het formeren van een college. b) De te volgen procedure. c) De status van de beslissing en andere relevante aspecten. Voor het in behandeling nemen van een beroep worden administratiekosten in rekening gebracht. Deze administratiekosten staan vermeld in het reglement voor de Commissie van Beroep. Certificatiereglement IKB Nederland Varkens versie 2.8 vastgesteld 16 mei 2012 13