Aan betrokken brancheorganisaties, registerhouders, certificatie-instellingen en andere betrokken organisaties Kenmerk : sna.bri.25 Betreft : Stand van zaken Stichting Normering Arbeid Datum : 21 december 2006 Geachte mevrouw, heer, Zoals u ongetwijfeld heeft vernomen is de Stichting Normering Arbeid inmiddels opgericht en is een bestuur benoemd. In de afgelopen periode is hard gewerkt om zaken voor te bereiden en in te richten voor het moment waarop het Register Normering Arbeid formeel van start gaat. Middels deze brief informeren wij u graag over de stand van zaken. Nieuwe stichting en één openbaar register De Stichting Normering Arbeid is opgericht door alle bij NEN 4400 betrokken partijen. Voormalig Tweede Kamerlid Hubert Bruls - indiener van de motie waarmede NEN-certifcering als alternatief voor een nieuw vergunningstelsel werd aanvaard - is benoemd tot voorzitter van de nieuwe stichting. De stichting zal vanaf 1 januari 2007 een centraal openbaar register gaan beheren, het Register Normering Arbeid. Via de website van de Stichting, www.normeringarbeid.nl, is het register door eenieder te raadplegen. (Potentiële) opdrachtgevers kunnen dus op ieder moment controleren of ze zaken doen of gaan doen met een gecertificeerde onderneming. Certificering en certificatie-instellingen De controles voor het Register Normering Arbeid zullen worden uitgevoerd door certificatie-instellingen en worden inspecties genoemd. Om een goede inspectie te kunnen garanderen, moeten de certificatie-instellingen aan kwaliteitseisen voldoen. Zo is in de NEN-norm vastgelegd dat de certificatie-instelling zich moet laten accrediteren door de Raad voor Accreditatie. Bij deze accreditatie wordt bekeken of de organisatie de norm (NEN 4400) op de juiste wijze, volgens de Stichting Normering Arbeid Postbus 90154 5000 LG Tilburg T. 013 5944687 F. 013 5944747 secretariaat@normeringarbeid.nl www.normeringarbeid.nl
juiste procedures en met gekwalificeerd personeel toetst. Op dit moment zijn verschillende certificatie-instellingen bezig met het verkrijgen van deze accreditatie door de Raad voor Accreditatie. Elke onderneming kan in principe zelf kiezen door welke certificatie-instelling men de inspecties wil laten uitvoeren, mits de certificatie-instelling is geaccrediteerd voor inspecties op basis van NEN 4400 en een overeenkomst met de Stichting Normering Arbeid heeft afgesloten. Een onderneming dient hierop attent te zijn omdat certificaten van andere certificatie-instellingen niet worden geaccepteerd. Op de website van de Stichting Normering Arbeid is te vinden uit welke certificatieinstellingen gekozen kan worden. Een onderneming sluit zelf een overeenkomst af met de gekozen certificatieinstelling. De kosten van de inspecties zullen rechtstreeks door de certificatieinstelling aan de onderneming in rekening worden gebracht. Stand van zaken accreditatietraject Bij de opstart van de Stichting Normering Arbeid zijn alle betrokkenen er vanuit gegaan dat per 1 januari 2007 ten minste een aantal certificatie-instellingen geaccrediteerd zouden zijn. Omdat het om een nieuw proces van accreditatie gaat, is evenwel gebleken dat hier meer tijd voor nodig is. Per 1 janauri 2007 zal derhalve nog geen enkele certificatie-instelling geaccrediteerd kunnen zijn. Het bestuur heeft daarom besloten vanaf 1 januari 2007 ook inspectiecertificaten te accepteren van certificatie-instellingen die in het accreditatieproces zitten en in 2006 ervaring met inspecties op basis van NEN 4400 hebben opgebouwd. Ook worden inspectiecertificaten geaccepteerd van nieuw toetredende certificatieinstellingen zodra die in de laatste twee maanden van het accreditatieproces zitten. Naar de huidige stand van zaken betekent dit in concreto dat ondernemingen die zich vanaf 1 januari 2007 laten inspecteren door VRO dan wel CROP voldoen aan de eisen. Op basis van de huidige gegevens mag verwacht worden dat in de loop van 2007 ook andere certificatie-instellingen aan de eisen zullen voldoen. Via de website zal de Stichting hieraan kenbaarheid geven. Overgang vanuit huidige registers naar Register Normering Arbeid Zoals bekend is het de bedoeling om alle ondernemingen die thans in het Bijzonder register van VRO, het RIA, het RIV of het register van SFT zijn opgenomen op te nemen in het register van de Stichting Normering Arbeid 1 ). Om 1 De beheerders van het SVU register hebben er voor gekozen zelfstandig door te gaan. Wel is duidelijk dat veel thans in het SVU register opgenomen ondernemingen zelf zullen kiezen voor het maken van de overstap. Zij zullen in die zin op een vergelijkbare wijze worden behandeld als ondernemingen uit de andere registers. sna.bri.25-2
de overgang van deze registers naar het Register Normering Arbeid zo soepel mogelijk te laten verlopen is het van belang dat de gegevens van de daarin opgenomen ondernemingen (inclusief periode volgende inspectie) zo snel mogelijk collectief worden overgedragen aan de Stichting Normering Arbeid. Uit een proefoverdracht is naar voren gekomen dat dit mogelijk is, maar dat hiermee niet voorzien wordt in alle voor de Stichting Normering Arbeid van belang zijnde gegevens. De Stichting Normering Arbeid zal daarom de ondernemingen die collectief zijn overgedragen aanschrijven om ze nader te informeren over de Stichting en met het verzoek een aanmeldingsformulier waarop alle relevante gegevens worden uitgevraagd in te vullen en te retourneren. Dit aanmeldingsformulier zal vergezeld gaan van een te verlenen volmacht voor de Belastingdienst ten behoeve van het afgeven van verklaringen omtrent aangiftes en betaling van verschuldigde loonheffing en omzetbelasting. Om processen zoveel mogelijk te stroomlijnen zijn met de Belastingdienst afspraken gemaakt over het eenmaal per drie maanden langs elektronische weg centraal aanleveren van verklaringen omtrent het betalingsgedrag van de ondernemingen die staan ingeschreven in het Register Normering Arbeid. Met deze centrale aanlevering worden de administratieve lasten voor de ondernemingen aanzienlijk beperkt. Een onderneming hoeft de volmacht slechts eenmaal af te geven zolang de onderneming staat ingeschreven in het Register Normering Arbeid. Met het retourneren van het aanmeldingsformulier wordt de registratie in het Register Normering Arbeid definitief. De Stichting zal de ontbrekende zaken in het register aanvullen en er voor zorgen dat de identificerende gegevens zichtbaar worden in het register op de website. Deze ondernemingen mogen ook gebruikmaken van het keurmerklogo van de Stichting Normering Arbeid, dat hen door de Stichting desgewenst ter beschikking wordt gesteld. De ondernemingen zullen vervolgens een factuur krijgen voor de jaarbijdrage. Deze bijdrage is voor 2007 vastgesteld op 195,- excl. BTW. Oud naast nieuw. Het proces van overgang van de huidige registers naar het Register Normering Arbeid dient in de eerste maanden van 2007 te worden afgerond. Om een soepele sna.bri.25-3
overgang te bewerken en de markt de gelegenheid te geven aan de nieuwe situatie te wennen, is besloten de huidige registers nog enige tijd in stand te houden. De beheerders van de verschillende websites wordt gevraagd de overgangsituatie duidelijk te maken en een verwijzing op te nemen naar de website www.normeringarbeid.nl. Ook op de site van de Stichting zal de overgangssituatie duidelijk worden gemaakt en zal er een doorklik-mogelijkheid komen naar de aanleverende registers. Nieuwe aanmeldingen. Naast de ondernemingen die via de collectieve overdracht vanuit één van de bestaande registers zijn overdragen, kunnen ook andere ondernemingen zich bij de Stichting Normering Arbeid aanmelden. Deze ondernemingen worden, na betaling van een eenmalige entreegeld van 140,- opgenomen in het Overzicht Aangemelde ondernemingen. Een onderneming kan maximaal zes maanden in dit overzicht staan. Men wordt geacht in die periode het certifaat op basis van NEN 4400 te behalen, zodat inschrijving in het Register Normering Arbeid mogelijk is. Het Overzicht Aangemelde ondernemingen zal ook op de website van de Stichting te raadplegen zijn. Werkwijze Stichting Normering Arbeid De werkwijze van de Stichting Normering Arbeid zal niet veel wijzigen ten opzichte van de werkwijze bij de huidige registers. Nadat de certificatie-instelling, de inspectie op basis van NEN 4400 heeft uitgevoerd en de onderneming blijkt te voldoen aan de norm zoals omschreven in NEN 4400, krijgt de onderneming van de certificatie-instelling een inspectiecertificaat en wordt de Stichting Normering Arbeid daarover geïnformeerd. Op basis daarvan wordt de inschrijving van de onderneming in het register gecontinueerd. Een inspectiecertificaat is alleen geldig in combinatie met een inschrijving in het register van de Stichting Normering Arbeid. Bij iedere volgende inspectie - de inspectiefrequentie zal afhankelijk zijn van het risicoprofiel - wordt vastgesteld of het inspectiecertificaat kan worden verlengd. Indien dit het geval is zal de certificatie-instelling de Stichting hierover berichten. Wanneer het inspectiecertificaat wordt ingetrokken, zal ook de inschrijving in het register eindigen. Uiteraard is er de mogelijkheid van bezwaar en beroep wanneer de onderneming meent dat een inspectiecertificaat ten onrechte wordt ingetrokken. Communicatie U begrijpt dat communicatie in een dergelijk traject van uitermate groot belang is. De communicatie dient zorgvuldig te geschieden. Wij stellen het daarom bijzonder op prijs indien primair de huidige registerhouders de geregistreerde onder- sna.bri.25-4
nemingen informeren over het traject dat aanstaande is. Maar ook de brancheorganisties worden uitgenodigd hun leden te informeren over het omschakelingsproces. Op het moment dat ondernemingen bij ons bekend zijn zullen wij ze ook uitvoerig informeren over de verdere gang van zaken. Ook wordt momenteel hard gewerkt aan vernieuwing van de website van de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl). Deze website zal begin 2007 operationeel zijn. Dit geldt ook voor het eigen briefpapier en een brochure waarmee geregistreerde ondernemingen hun klanten kunnen informeren over de Stichting Normering Arbeid, Dé Norm voor betrouwbaarheid. Het grootscheeps presenteren van de Stichting Normering Arbeid, naar de buitenwereld zal aan het eind van het eerste kwartaal 2007 plaastvinden. Op dat moment is het Register goed gevuld en is naar huidig inzicht te verwachten dat het accreditatieproces van de eerste certificatie-instellingen is afgerond. Indien u nog vragen heeft, kunt u uiteraard met mij of met het bestuur contact opnemen. Met vriendelijke groet, namens het bestuur, mr. Roland H.L. Huisman Secretaris Bijlage: Stappenplan sna.bri.25-5