In het spanningsveld van kwaliteitsbeleid en het karakter van een vrijwilligersorganisatie Jaarverslag 2014 Benthuizen Boskoop Hazerswoude Koudekerk a/d Rijn Waddinxveen Als sterven dichtbij komt Aurelia Postbus 2 2390 AA Hazerswoude-Dorp Telefoon: 06-514 457 26 E-mail: info@vptzaurelia.nl Website: www.vptzaurelia.nl Banknr. NL69RABO 0375355251 KvK; 28086286 ANBI: 8155 55 106
Voorwoord Ondersteuning verlenen aan cliënten in hun laatste levensfase en hun mantelzorgers vraagt niet alleen er zijn, maar ook andere communicatieve vaardigheden en kwaliteiten. Het is om die reden dat al onze vrijwilligers eerst een introductie cursus volgen, voordat ze in zorg worden ingezet. Naast kennis over de laatste levensfase en praktische vaardigheden om een ernstig zieke van dienst te kunnen zijn, moeten eigen ervaringen met rouw voldoende verwerkt zijn om niet verward te raken als je anderen in deze fase van hun leven wilt bijstaan. Volgens ons is het een must en hebben onze cliënten er recht op dat onze vrijwilligers een hoge standaard aan ondersteuning bieden, die op maat gesneden en passend is in hun thuissituatie. Daar komt bij dat ondersteuning in een thuissituatie duidelijk andere kwaliteiten vraagt dan bijvoorbeeld in een hospice. Onze vrijwilligers zijn bij de cliënten te gast en tegelijk wordt van hen gevraagd dat ze kunnen signaleren en indien nodig initiatief nemen. Tot op heden is onze organisatie in al haar geledingen een typische vrijwilligersorganisatie. Toch merken wij naar elkaar intern hierover op dat wij wel vrijwilliger zijn in hart en nieren, maar geen amateurs. De eerste woorden in dit voorwoord hebben dat al min of meer duidelijk gemaakt en geeft precies weer hoe wij ons vrijwilligerswerk opvatten. De kern hiervan is dat we ons werk dan wel vrijwillig hebben gekozen, maar dat goede zorg voor een ernstig zieke cliënt meer vraagt dan een goedwillende inzet. Het past dan ook bij onze ambities en manier van in de wereld staan om een zekere kwaliteit of uitvoeringsniveau te willen bereiken. Die laatste twee houden in dat we ons vrijwilligerswerk serieus nemen en een goede kwaliteit nastreven. Daar hebben onze cliënten in een van de moeilijkste perioden in hun leven met hun mantelzorgers recht op. Hierdoor zijn wij op zoek naar de grenzen in het vrijwilligerswerk en het karakter van een vrijwilligersorganisatie. Om die reden zijn wij als organisatie actief betrokken bij het landelijke kwaliteitsbeleid en bewaken samen met andere deelnemers de grens van vrijwilligerswerk, maatschappelijke verantwoording en het voorkomen van onnodige bureaucratie. Het is een boeiend proces om hieraan te mogen deelnemen. Vandaar ook de titel op de voorkant van ons jaarverslag 2014. Aurelia heeft landelijk zijn steentje bijgedragen aan het kwaliteitsbeleid en de hieraan verbonden pilot om de tevredenheid over onze zorg te meten bij de nabestaanden van onze cliënten. Hoewel het in 2014 nog om een pilot is gegaan, waren wij erg tevreden met de eerste resultaten en hebben vol goede moed ingetekend op het landelijk vervolg op deze pilot voor 2015. In de pilot gaf 80% van de nabestaanden aan dat de vragenlijst precies goed is. 20% vond de vragenlijst een beetje lang. Daarnaast was het opvallend dat 100% van de door ons gevraagde cliënten de lijst heeft ingevuld. Zij waardeerden onze zorg aan de cliënt met een 7 (20%); 8 (20%), 9 (40%) en 10 (20%). Onze ondersteuning aan de mantelzorg werd gewaardeerd met 8 (20%); 9 (60%) en 10 (20%) Toch kenden wij in 2014 ook punten van zorg. In 2014 werd binnen Aurelia op basis van een ontoereikende reguliere subsidie een opzet gemaakt voor een vorm van structurele fondsenwerving, die zal moeten leiden tot een sluitende begroting voor 2015 en de daarop volgende jaren. De notitie fondsenwerving die in de loop van 2014 in het bestuur is vastgesteld, gaat uit van een drietal financiële peilers als gezonde financiële basis voor Aurelia. Te weten: 2
1. De basis subsidie van VWS, die is gebaseerd op het aantal cliënten waaraan zorg is verleend en dient ter bestrijding van de coördinatie kosten. 2. Giften vanuit een betrokken diaconale achterban met een diaconale taak. 3. Jaarlijkse fondsenwerving bij maatschappelijke organisaties. Momenteel is zichtbaar dat we onze doelstelling voor 2015 voor het grootse deel hebben gehaald. Aanvullende financiële middelen worden verkregen door donateurs te werven en eenmalige giften van cliënten. De gewenste groei aan zorgaanvragen is in 2014 helaas niet gehaald. Dit ondanks het feit dat wij regelmatig de publiciteit hebben gezocht, zoals in voorgaande jaren gebruikelijk was. Het blijft daarmee een voortdurende zorg om als Aurelia voldoende zichtbaar te blijven in de samenleving. Zowel bij de mantelzorg als bij verwijzende instellingen zoals de thuiszorg, huisartsen en ziekenhuizen. Een goede relatie met mantelzorg organisaties als Participe (Alphen aan den Rijn) en Palet Welzijn (Boskoop en Waddinxveen) en daarmee met de mantelzorg in de regio blijft onze aandacht houden om ook daar voldoende in beeld te zijn. Met onze acties in de publiciteit zijn we er wel in geslaagd een gewenste, lichte groei te creëren in het aantal vrijwilligers. Al met al kunnen wij tevreden zijn over het jaar dat achter ons ligt. Wel hebben we ons op basis van de evaluatie van 2014 voorgenomen ons nog meer te gaan richten op het verwerven van zorgaanvragen door de contacten met professionals verder aan te halen en te intensiveren. Als bestuur zijn wij dankbaar voor alle inzet, die er door onze vrijwilligers in het afgelopen jaar is gedaan en het mooie resultaat in een eerste proeve van nabestaandentevredenheid. En voor alle giften van zowel particulieren als diaconieën en fondsen, die ons werk in 2014 mogelijk hebben gemaakt. Wij kijken ook terug op een goede samenwerking met de professionals in de medische zorg zoals thuiszorg, huisartsen en verpleegkundige in de ziekenhuizen. Met al deze inzet en het daarmee gecreëerde draagvlak voor onze zorg in de samenleving, blijft de VPTZ een echte gemeenschapszorg, die haar kracht vindt in samenleving en samenwerking. Namens het bestuur Gerard Kulker voorzitter 3
Inhoud Voorwoord 2 Inhoud 3 1. Organisatie 4 2. Financiën 7 3. Cliënten 8 4. Kwaliteit en deskundigheidsbevordering 9 4
1. Organisatie Het bestuur In 2014 zijn op basis van het rooster van aftreden 5 bestuursleden afgetreden, waarvan er 2 zijn herbenoemd. Van de vacatures die zijn ontstaan, zijn er 2 opgevuld. 1 diaconie heeft tot onze spijt zijn lidmaatschap van VPTZ Aurelia opgezegd. Op 31 december 2014 zijn ondanks de wervingsacties in het DB de vacature van secretaris en algemeen adjunct nog niet ingevuld. Wel is er via Participe een vrijwilliger gevonden, die op basis van een werkervaringsplaats secretariële ondersteuning biedt. Samenstelling bestuur op 31 december 2014 Voorzitter/secretaris (tevens lid van het DB) : dhr. Gerard Kulker Secretaris (tevens lid van het DB) : vacature penningmeester (tevens lid van het DB) : dhr. Hans van Tol algemeen adjunct (tevens lid van het DB) : vacature lid DB (portefeuille PR) : mevr. Gerda van Gemeren lid algemeen bestuur (AB) : mevr. Helen de Jager : dhr. Jaco Matze : mevr. Len Bösecke : dhr. Eric van Aalst : vacature Kandidaat : mevr. Anneke de Jong-v.d. Willik : mevr. Marjan van Klaveren Het AB heeft in het afgelopen jaar tweemaal vergaderd. Het dagelijks bestuur vergaderde, behoudens de zomerperiode en de december maand, eens per maand. Aan de vergaderingen van het DB neemt 1 keer per kwartaal het totale team van coördinatoren deel. Vrijwilligers en coördinatoren De stichting beschikte op 31 december 2014 over een groep van 24 vrijwilligers, die voor het verlenen van zorg in de thuissituatie beschikbaar is. Al onze vrijwilligers zijn in 2014 in de zorg ingezet. Het bestand aan vrijwilligers is passend bij ons huidige aantal aanvragen, maar aangezien we ernaar streven dat het aantal zorgaanvragen toeneemt tot ongeveer 30 per jaar en vanwege enig verloop in het bestand, blijft het nodig vrijwilligers te werven. In 2014 is 2 maal een introductie cursus gegeven voor totaal 16 aspirant vrijwilligers uit de regio s Kaag en Braassem, Leiden e.o. en onze eigen regio. Hiermee zijn voor ons 4 nieuwe vrijwilligers ter beschikking gekomen voor de zorg in 2014. 2 vrijwilligers zijn in 2014 gestopt. Een vanwege haar lichamelijke situatie. De ander heeft geen reden opgegeven. De groep vrijwilligers bestaat momenteel uit 23 vrouwen en 1 man. De gemiddelde leeftijd van onze vrijwilligers is 68 jaar. De jongste vrijwilliger is 47 jaar en de oudste 75 jaar. In de loop van 2014 is een van de coördinatoren gestopt met haar werkzaamheden, omdat zij vond minder goed te passen in de organisatie. In overleg met het team coördinatoren is besloten de ontstane vacature niet in te vullen. Naast organisatorische redenen (een team van 3 is voldoende voor de te ondernemen werkzaamheden) was hiervoor ook een financiële reden. Tussen de coördinatoren en het dagelijks bestuur heeft op grond hiervan een herverdeling van taken plaats gevonden. Een van de leden van het DB heeft de PR activiteiten op zich genomen.. 5
Het team bestaat uit drie vrouwen. De leeftijd van onze coördinatoren ligt tussen de 52 en 61 jaar. Gemiddeld wordt er door elk van de coördinatoren per week 8 uur voor de VPTZ ingezet. We konden ons de terugloop aan ureninzet ook permitteren omdat het project Toekomst bestendige VPTZ min of meer in 2014 kon worden afgerond en teruggebracht tot een aantal reguliere activiteiten. Het streven voor een voldoende draagvlak voor een betaalde coördinator blijft bestaan en zal in 2015 nader worden uitgewerkt. Daarnaast blijft de wens d.m.v. samenwerking te streven naar een zogenoemde beide organisatie. Dus thuiszorg met een daaraan gekoppelde hospice mogelijkheid. Naast hun taken in de zorg, kent Aurelia vrijwilligers die gecombineerde taken hebben en vrijwilligers met alleen specifieke taken. De andere taken taken zijn: inroosteren zorgvrijwilligers; beheer website; secretariële ondersteuning. Bestuurlijke ambitie Binnen ons bestuur leeft nadrukkelijk de wens ons als een goede organisatie voor cliënten en vrijwilligers te profileren. Wij willen hierbij eerder trendsetter en koploper zijn dan volger. Reden waarom een van onze bestuursleden deelneemt aan de landelijke werkgroep Kwaliteit. Ook zijn we bezig ons zogenoemde Bijdehandje om te werken naar een kwaliteitsdocument. Regionale samenwerking Regio Zuid-Holland noord De regio Zuid-Holland noord bestaat uit drie subregio s. Te weten de subregio s Midden-Holland, Rijn& Veenstreek en Leiden, Rijn & Bollenstreek. Deze regio s zijn d.m.v. een afgevaardigde vertegenwoordigd in de landelijke ledenraad van het Landelijk Steunpunt VPTZ. Onze voorzitter functioneert momenteel als regiovertegenwoordiger. Ter voorbereiding aan de landelijke vergadering wordt tweemaal per jaar een regio-overleg georganiseerd voor alle organisaties in de regio Zuid-Holland noord. Het werkgebied van onze stichting maakt deel uit van twee subregio s. Te weten de Midden- Holland en de regio Rijn & Veenstreek. Midden-Holland Naast onze organisatie is in de regio Midden-Holland de hospice Gouda actief, die biedt naast de hospice ook thuiszorg aan. Met de hospice hebben wij een goede samenwerking. Eind 2014 hebben we met Zorgpartners de intentie uitgesproken om een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan die moet leiden tot meer inzet aan VPTZ in de verzorgingshuizen. Rijn & Veenstreek Onze stichting heeft een samenwerkingsovereenkomst met twee hospicegroepen en een VPTZ organisatie in de subregio Rijn & Veenstreek. Naast een besturenoverleg functioneert ook een coördinatorenoverleg. Doel van het samenwerkingsverband is ervaringen met elkaar uitwisselen op gebied van financiën en kwaliteit. En gezamenlijk optrekken naar het landelijke steunpunt en landelijke ontwikkelingen. Ook in deze regio hebben wij een intentie uitgesproken samen met Wijdezorg om te komen tot meer inzet aan VPTZ in de verzorgingshuizen. 6
2. Financiën Financieel overzicht 2014 Inkomsten Uitgaven Subsidie VWS 6.823 Kosten vrijwilligers 10.122 Giften diaconieën 1.100 Secretariële ondersteuning 810 Particulieren 300 Organisatie kosten 2.753 Overige inkomsten 177 Nadelig saldo 5.285 Totaal 13.685 Totaal 13.685 Het tekort in 2014 hebben wij opgevangen vanuit onze financiële risicoreserve. Hiermee is onze risicoreserve op het niveau dat nodig is voor de continuïteit van onze organisatie. In de loop van 2014 is daarom een beleid voor fondsenwerving in het bestuur vast gesteld en uitgevoerd. Doel hiervan is jaarlijks te kunnen werken met een sluitende begroting. 7
3. Cliënten In 2014 heeft Aurelia in totaal aan 15 cliënten zorg verleend. Na één aanvraag is geen zorg ingezet, omdat de cliënt voor de inzet van de zorg was overleden. De gerealiseerde zorg werd geheel ingezet in de thuissituatie van de cliënt. Op 31 december 2014 was er nog 1 lopende aanvraag. Aurelia kent geen wachtlijst voor de inzet van de gevraagde zorg. Direct na de telefonische aanmelding wordt met de mantelzorg en cliënt contact opgenomen voor een intakegesprek, waarna in overleg met de cliënt de zorg binnen 1 tot 3 dagen na de zorgaanvraag kon worden ingezet. Wanneer in een enkel geval dezelfde dag nog zorg moest worden ingezet, werd ook dat gerealiseerd. Gemiddeld duurde de zorg 52 dagen. (In 2013 was dit 26 dagen.) Cliënt gegevens 2014 leeftijd hoofd klacht verwijzer duur zorg beëindiging 51 60 0 kanker 12 eig. initiatief 5 < week 4 overlijden 13 61-70 2 COPD 1 huisarts 0 < mnd 3 hospice 0 71-80 8 operatie 1 thuiszorg 10 < 3 mnd 6 V&V 1 81-90 5 ouderdom 1 ziekenhuis 1 < 6 mnd 1 ander zrg. 0 91-100 1 A.L.S. 1 >6 mnd 1 opgeknapt 1 101 ouder 0 geen zrg 1 niet 1 onbekend 0 Totaal 16 16 16 16 15 Cliënt gegevens 2014 geslacht Inzet zorg in dagdelen Inzet in uren man 9 overdag 335 gemiddeld 86 vrouw 7 s avonds 19 uren totaal 1286 s nachts 0 Totaal 16 354 Het aantal zorgaanvragen is dit jaar achtergebleven bij het aantal van vorig jaar. Opvallend is dat, ondanks de terugloop in aantal zorgaanvragen, de ureninzet in 2014 t.o.v. het voorgaande jaar fors is toegenomen. Wat ook opvalt, is dat het aantal aanvragen via de huisartsen ook in 2014 nihil was. Mogelijk is dit een gevolg van de herpositionering van de wijkverpleging die heeft plaats gevonden. Met de huisarts van onze cliënten hebben wij bij aanvang van de zorg altijd overleg om te melden dat wij de familie ondersteunen. De cijfers van de afgelopen 3 jaar geven het volgende beeld: Jaar 2012 2013 2014 Aantal aanvragen 19 20 16 Aantal gehonoreerd 19 20 15 Aantal uren inzet 1171 746 1286 Toename in uren 29-425 540 8
4. Kwaliteit en deskundigheidsbevordering Deskundig zijn is niet alleen noodzakelijk om je werk als vrijwilliger naar behoren te kunnen uitvoeren, maar vraagt ook om onderhoud van de opgedane vaardigheden. Dit is de reden dat wij van onze vrijwilligers vragen dat zij zich voordurend blijven scholen d.m.v. themabijeenkomsten, het volgen van landelijke modulen en andere bijeenkomsten over de palliatieve terminale zorg. Dit geldt niet alleen voor onze vrijwilligers, maar ook voor bestuursleden en coördinatoren. In 2014 is het volgende aan deskundigheidsbevordering gedaan: 2 introductie cursussen met 16 deelnemers hebben 4 nieuwe vrijwilligers voor Aurelia opgeleverd. In het kader van een inwerkprogramma voor nieuwe bestuursleden hebben ook 2 bestuursleden deelgenomen aan een introductie cursus. Aan landelijke trainingen namen totaal 4 zorgvrijwilligers deel en 2 coördinatoren. Aurelia zelf organiseerde 4 bijeenkomsten voor de eigen vrijwilligers. Totaal namen aan de 4 bijeenkomsten ongeveer 60 vrijwilligers deel. Vanuit het bestuur werd door 4 bestuursleden deelgenomen aan 4 bijeenkomsten voor vrijwilligers. Aurelia onderschrijft de visie dat een goede organisatie een lerende organisatie is. Dit betekent dat er op meerdere niveaus evaluaties plaatsvinden op basis waarvan beleid wordt geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.. Met de nabestaande van onze cliënten wordt na het afsluiten van de zorg een evaluatie gehouden over onze zorginzet. Daarnaast is deelgenomen aan de landelijke pilot voor een tevredenheidonderzoek bij nabestaanden. Met onze vrijwilligers werd in het verleden eens per 2 jaar een voortgangsgesprek gehouden over hun functioneren binnen Aurelia. Deze voortgangsgesprekken leverden zowel de vrijwilligers als ons niet dat op wat we er mee bedoelden. Daarom is in 2014 tot ieders tevredenheid gestart met een vorm van intervisie gesprekken. Daarnaast is er elke eerste donderdag van de maand in de middag een bijeenkomst voor vrijwilligers en belangstellenden. De start in 2014 was hoopgevend, zodat we er in 2015 mee door zullen gaan. Met onze coördinatoren wordt een keer per 2 jaar nog wel een voortgangsgesprek gehouden. In 2014 zijn met 3 coördinatoren voortgangsgesprekken gehouden. Op bestuurlijk niveau wordt eens per 4 jaar de checklist voor Goed bestuur afgenomen en op basis hiervan wordt een verbeterplan opgesteld. Eind 2014 is deze procedure in gang gezet. In 2015 zal dit met een bespreking in het Algemeen bestuur en een daaraan gekoppeld verbeterplan worden afgesloten. N.a.v. de evaluatie van de introductie cursus zijn een aantal afspraken aangescherpt zoals: o De aanmelding voor de cursus wordt meer dan alleen een opgave van de namen van de deelnemers. o Bij de start van de cursus wordt met de cursisten besproken wat hun verwachtingen zijn ten aanzien van de cursus. Dit wordt lopende de cursus geëvalueerd. o Na afloop van de cursus wordt een evaluatie gehouden onder de deelnemers. De bevindingen van de trainers met de cursisten en een terugkoppeling van de evaluatie wordt besproken met de collega instelling, die cursisten heeft aangemeld. 9