Implementatiehandleiding OSB-Keurmerk Inleiding In deze implementatiehandleiding staan praktische tips om de implementatie van het OSB-Keurmerk te vergemakkelijken. Voor de invoering van het OSB-Keurmerk zijn dikke handboeken niet vereist, zoals u dit wellicht kent van ISO 9001 of andere systemen. Het OSB-Keurmerk bevat drie onderdelen. We zetten ze nog eens voor u op een rij. 1. De NEN 4400-1 norm; NEN 4400-1 is een bestaande, nationale norm, die eisen stelt aan in Nederland gevestigde (onder)aannemers van werk over de afdracht van belastingen en sociale premies en het gerechtigd zijn van medewerkers tot het verrichten van arbeid in Nederland. Het doel van de norm is het beperken van het risico voor opdrachtgevers op verhaal en boetes van de Belastingdienst, de Arbeidsinspectie en andere overheidsinstanties. De norm wordt beheerd door de Stichting Normering Arbeid (SNA). In een openbaar register houdt de SNA bij wie beschikt over een NEN 4400 certificaat. 2. De Code Verantwoordelijk Marktgedrag; De doelstelling van de Code is onder andere de verbetering van de kwaliteit van de gehele sector, maar ook de verbetering van de arbeidsomstandigheden van het personeel. 3. Specifieke OSB-eisen die onder andere betrekking hebben op de communicatie met medewerkers, kwaliteitsborging van werkzaamheden, het beschikken over adequate aansprakelijkheidsverzekering en het naleven van de CAO. De drie onderdelen van het OSB-Keurmerk verschillen erg van karakter. De NEN 4400-1 is een letterlijke lijst van administratieve en financiële zaken waar u aan moet voldoen. U kunt deze eis beschouwen als een 'checklist'. Te vergelijken qua opbouw met VCA. U kunt zelf vaststellen (met hulp van uw administrateur) of u voldoet of niet aan de gestelde eisen. De Code Verantwoordelijk Marktgedrag is een gedragscode met intenties. Dat is lastiger te implementeren en lastiger te toetsen. Het is van belang dat u de Code goed heeft gelezen en aangeeft middels de zelfverklaring hoe u de Code toepast. De schoonmaakspecifieke kenmerken hebben betrekking op regelgeving wat betreft communicatie en opleidingen en zijn betrekkelijk eenvoudig in te voeren en toe te passen (voor zo ver nog niet gedaan binnen uw organisatie). Hoe deze onderdelen te implementeren? Tijdens de inspectie - die plaatsvindt na de implementatie - geeft u zelf aan hoe u invulling geeft aan de gestelde eisen. En dat kan per bedrijf verschillen. Die vrijheid heeft u. Als voorbeeld: het OSB- Keurmerk stelt als eis dat u een kwaliteitssysteem moet hebben om de kwaliteit van de schoonmaakwerkzaamheden aan te tonen. OSB schrijft niet voor welk systeem. Dat bepaalt u. Indien u heeft afgesproken met de klant dat er uitsluitend visuele controles plaatsvinden is dat conform afspraken met de klant en dus akkoord. Ook wordt er geen specifiek communicatiesysteem gevraagd. Wel spreekt het voor zich dat u ook hier afspraken met de klant over gemaakt moet hebben. U bepaalt samen met de klant hoe u hier invulling aangeeft. Uitkiezen van de inspectie-instantie Er zijn zeven certificerende instanties door de stichting Normering Arbeid erkend om de NEN 4400-1 en dus ook het OSB-Keurmerk te inspecteren. Deze zeven zijn Bureau Cicero, CROP certificering, Kiwa Nederland B.V., Lloyd's Register Nederland, Qualitatis Certification, Safex Certificatie instelling en VRO Certification. OSB heeft in opdracht van de leden gekeken welke inspectie-instanties de meeste 'waar voor hun geld' bieden. Op basis van de volgende criteria heeft OSB een drietal inspectie-instanties geselecteerd voor de leden van OSB: Kennis van de schoonmaakbranche; Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 1/13
Mede ontwikkelen van het OSB-Keurmerk; De kwaliteit van de werkzaamheden; De prijs van de inspecties; En de mogelijkheid (voor met name kleine schoonmaakbedrijven) om halve inspectiedagen te kunnen afnemen. Met de volgende CI's zijn dan ook afspraken gemaakt over prijs en aanpak voor de leden van OSB. Dit zijn: 1. Bureau Cicero in combinatie met Dekra (voorheen KEMA); 2. Crop Certificering; 3. Qualitatis Certification. Deze inspectie-instanties zijn dan ook de preffered suppliers van OSB. Hiertoe hebben we een samenwerkingsovereenkomst met ze afgesloten waarin we afspraken gemaakt hebben over tarieven die zij rekenen aan onze leden en de input die ze leveren om het OSB-Keurmerk verder te ontwikkelen. De inspectie-instanties kunnen vaak ook andere certificaten toetsen. Informeer bij de inspectie-instanties zelf welke dat zijn. Andere inspectie-instanties Een aantal OSB-leden heeft goede ervaringen wat betreft certificatie (bijvoorbeeld met ISO, VCA of milieukeurmerken) met andere inspectie-instanties, zoals Kiwa of Lloyds. Of hebben al NEN 4400-1 en laten dit inspecteren door VRO of Safex. Het staat de OSB-leden vrij om deze niet preffered suppliers te kiezen indien zij dit wensen. Daartoe heeft de OSB ook met hen een samenwerkingsovereenkomst afgesloten en afspraken gemaakt over de wijze waarop de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en de schoonmaakspecifieke kenmerken geïnspecteerd moeten worden. Op www.osb-keurmerk.nl vindt u de contactgegevens van alle inspectie instanties met wie OSB een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten.. Het plannen van een inspectie Wij adviseren u om spoedig contact op te nemen met een inspectie-instantie. Voor de zomervakantie aangemeld, betekent dat u de inspectie nog in de zomer of direct er na kan laten plaatsvinden. Hoe eerder hoe beter! De volgende inspectie vindt dan onder normale omstandigheden - pas na de jaarwisseling plaats. Het aanmelden bij de SNA voor het OSB-Keurmerk De Stichting Normering Arbeid toetst de norm NEN 4400-1 en heeft een register waar alle bedrijven die NEN 4400-1 hebben, ingeschreven staan. De inspecties vinden plaats door inspectie-instellingen die zijn geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie en die een overeenkomst met de Stichting Normering Arbeid en OSB hebben gesloten. Inspecties worden als regel tweemaal per jaar door de desbetreffende inspectie-instelling uitgevoerd. Deze geven een objectief en onafhankelijk oordeel of een onderneming voldoet aan NEN 4400. Na twee jaar kan de frequentie van de inspecties onder voorwaarden verlaagd worden naar eenmaal per jaar. De kosten voor de inspecties door de inspectie-instelling worden separaat door de gekozen inspectieinstelling in rekening gebracht. Het eenmalige entreebedrag voor het register bedraagt 140; de jaarbijdrage voor registratie bedraagt in 2012 220. Bedragen zijn excl. BTW en worden door de SNA in rekening gebracht. Ieder OSB-lid moet zich aanmelden bij de Stichting Normering Arbeid en het aanmeldingsformulier invullen. Dat aanmeldingsformulier is te downloaden op de website http://www.normeringarbeid.nl/. Na ondertekening kunt u dit formulier opsturen naar de Stichting Normering Arbeid. Zij nemen dan z.s.m. contact met u op. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 2/13
Samenvattend: De 10 stappen om te komen tot de invoering U voldoet al aan veel eisen! De NEN 4400-1 bestaat voornamelijk uit wettelijke eisen (afdracht premies etc.). OSB-leden voldoen in de meeste gevallen hier uiteraard aan. Ook heeft u al veel ervaring met zaken als goede afspraken met de klant, communicatie met de klant en kwaliteit. En ook is hetgeen opgenomen is in de Code Verantwoordelijk Marktgedrag niet vreemd voor u. In de onderstaande stappen nemen wij u mee op weg naar de inspectie ter verkrijging van OSB-Keurmerk. Stap 1. Begin met het lezen van de verkorte teksten en de brochure op de website www.osbkeurmerk.nl. Vul de Quickscan in op de website om een eerste indruk van het OSB-Keurmerk te verkrijgen. Stap 2. Bekijk eerst wat de Code Verantwoordelijk Marktgedrag inhoudt. Geef aan hoe u deze toepast in uw organisatie. En stel een zelfverklaring op. Een voorbeeld van de zelfverklaring is later in dit document terug te vinden. Stap 3. De schoonmaakspecifieke eisen zijn niet vreemd voor u. Een aantal van deze lidmaatschapseisen zijn nu ook van kracht. U kunt ze later in dit document vinden. Geef aan hoe u hieraan voldoet. Stap 4. Lees met uw boekhouder/administrateur/financiële mensen de onderdelen van de NEN 4400-1 norm die op u van toepassing zijn. Van de 43 pagina's zijn er acht voor u relevant, te weten de pagina s 10 t/m 17. De volledige tekst van de NEN 4400-1 en een overzicht van tussentijdse wijzigingen zijn te vinden op het inlog gedeelte van www.osb-keurmerk.nl en dus beschikbaar voor u. Stap 5a. Bekijk kritisch aan de hand van het implementatiehandboek wat de invoering van de NEN 4400-1 voor uw organisatie betekent. Stap 5b. Neem tegelijkertijd contact op met een inspectie-instantie. Bij voorkeur een preffered supplier. Of anders een inspectie-instantie waar u goede ervaringen mee heeft. Laat ze een offerte uitbrengen. Indien gewenst kunt ook andere certificaten onderbrengen bij één certificerende instelling. Stap 6. Meldt u aan bij de Stichting Normering van de Arbeid. U komt in een register te staan. U kunt een inspectie plannen. Na een positieve inspectie wordt u definitief in het register bijgeschreven. Stap 7. Volg het implementatiehandboek wat betreft de genoemde adviezen. Neem contact op met de OSB backoffice (telefoon/mail) bij vragen. Zie www.osb-keurmerk.nl voor de contactgegevens. Stap 8. De inspectie vindt plaats. Stap 9. Het kan zijn dat de inspectie-instantie aangeeft dat u nog enige zaken moet corrigeren. Of dat u in een keer goed door de inspectie bent heen gekomen! Stap 10. Januari 2013: De uitreiking van het OSB-Keurmerk aan uw organisatie! Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 3/13
1. NEN 4400-1 Inleiding De NEN 4400-1 norm bevat 43 pagina s en heeft betrekking op uitleners en (onder)aannemers van werkzaamheden en stelt eisen en geeft beoordelingen voor de verplichtingen die de onderneming heeft als gevolg van arbeid. De Nederlandse wet stelt eisen aan werkgevers die arbeid ter beschikking stellen. Deze eisen zijn ondermeer onderdeel van de NEN 4400-1. Dit heeft betrekking op de financiële, personele en algemene administratie van de onderneming. Van de genoemde 43 pagina s is er (gelukkig) slechts een aantal relevant voor de leden van OSB. Dit zijn de op de pagina s 10 t/m 17 genoemde onderdelen van de norm. De overige pagina s zijn vooral relevant voor de certificerende instellingen en geven aan hoe met de inspecties moet worden omgegaan. In dit implementatiehandboek vindt u een korte toelichting op die onderdelen van de norm, ter ondersteuning van de implementatie. Werkwijze bij de implementatie 1. Print de volledige norm. U moet deze (ook bij de inspectie) bij de hand hebben. Vooral hoofdstuk 4, de eisen, (de pagina s 10 t/m 17) zijn relevant. Lees deze grondig door. 2. In dit implementatiehandboek vindt u de belangrijkste bepalingen nog eens op een rij. In de toelichting geven we aan hoe u dit onderdeel kunt interpreteren. Waar nodig geven wij voorbeelden. 3. Voer de norm in door de genoemde procedures of voorschriften uit de NEN 4400-1 in te voeren. Noteer in een interne memo welke zaken u nog niet op orde heeft of waar u extra aandacht aan wenst te besteden. Bijvoorbeeld ID controles of de controle van het bedrijf aan wie u werkzaamheden uitbesteed. 4. Zorg dat u voldoet aan hetgeen gesteld wordt in de norm. Maak een procedure als daarom gevraagd wordt door eenvoudig de afspraken op papier te zetten. 5. Bel OSB bij vragen of onduidelijkheden. Op www.osb-keurmerk.nl is uiteraard meer informatie te verkrijgen. 4.1 Deel A: Eisen aan de identificatie van de onderneming De onderneming moet waarborgen dat zij een juridische entiteit is. De gegevens en de activiteiten van de onderneming moeten in overeenstemming zijn met de doelomschrijving op het uittreksel uit het Handelsregister bij van de Kamer van Koophandel. SBI code moet zijn vastgelegd. Tevens moet de onderneming waarborgen dat zij een identificeerbare entiteit is, via de volgende vastgelegde registratienummers: loonheffingennummer en omzetbelastingnummer Belastingdienst. Toelichting: Het doel van de onderneming is dikwijls tenminste omschreven als schoonmaakwerkzaamheden of glasbewassing dan wel werkzaamheden in het verlengde hiervan. Er dient altijd een recent uittreksel KVK (niet ouder dan 3 maanden) aanwezig te zijn. De door de Belastingsdienst verstrekte LB en / BTW nummer moeten getoond kunnen worden. De natuurlijke bestuurder moet worden vastgesteld aan de hand van het uittreksel KvK (niet ouder dan 3 maanden). Indien er wijzigingen voordoen, moet bekend zijn hoe gehandeld moet worden. In het kader van de NEN 4400-1 worden de werkmaatschappijen, waar in de werkzaamheden plaatsvinden, geïnspecteerd. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 4/13
4.2 Deel B: Eisen aan de administratie 4.2.1 Algemeen De onderneming moet na afloop van het kalenderjaar de loon- en financiële administratie zeven jaar bewaren. Toelichting: Er dient een archief te zijn waar in de administratie wordt bewaard. De minimale bewaartermijn voor administratie is zeven jaar. 4.2.2 Deel B.1: Eisen aan de personeelsadministratie 4.2.2.1 Het voeren van een adequate personeelsadministratie De onderneming moet aantonen dat voor alle eisen aan de administratie in dit deel procedures zijn ingevoerd en worden onderhouden. Toelichting: Procedures moeten schriftelijk zijn vastgelegd. Het kan ook mondeling zijn overeengekomen. De onderneming moet een juiste, volledige en tijdige personeelsadministratie voeren en moet hiervoor waarborgen dat van alle personen die voor de onderneming arbeid verrichten of hebben verricht bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst hun identiteit is vastgesteld ook op het aspect van de persoonsverwisseling aan de hand van: Een geldig en authentiek identificatiedocument; Kopieën van alle pagina s uit dit document met daarop persoonsgegevens, foto, persoonlijkheidskenmerken, handtekening en fiscaal relevante aspecten zijn aanwezig; Bij twijfel of als documenten niet goed leesbaar of herkenbaar zijn dienen tijdens de inspectie nieuwe wel herkenbare of leesbare documenten verstrekt te worden. Van de werknemers - niet hebbende de Nederlandse nationaliteit - na het verlopen van de geldigheidsduur van het identificatiedocument moet opnieuw de identiteit aan de hand van het dan geldige en authentieke identificatiedocument worden vastgesteld. Toelichting: om de juiste procedure te volgen wat betreft de controle van ID is het raadzaam gebruik te maken van de documenten en de websites die genoemd staan op www.osb-keurmerk.nl. De onderneming moet van werknemers -niet hebbend de Nederlandse nationaliteit- aantoonbaar kopieën hebben van alle relevante pagina's van het (de) identiteitsdocument(en). En indien van toepassing van de tewerkstellingsvergunning(en). Toelichting: De ondernemer dient dit aan te tonen. Mutaties in de arbeidsovereenkomst (met betrekking tot het aangaan, wijziging en beëindiging), alsmede mutaties in het gerechtigd zijn moeten binnen één werkdag verwerkt zijn. Toelichting: De onderneming moet aangeven hoe mutaties in de arbeidsovereenkomsten worden verwerkt en wat de procedure is. In de personeelsdossiers moeten wijzigingen (indien die zich voordoen) worden vastgelegd, zoals ook beëindiging van de arbeidsovereenkomsten (datering). De onderneming moet waarborgen dat van alle werknemers die voor de onderneming werkzaamheden verrichten/hebben verricht tot vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de laatste verloning plaatsvond een papieren en/of elektronisch dossier beschikbaar blijft. Toelichting: Er dient een archief te zijn waar in de administratie wordt bewaard. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 5/13
4.2.2.2 Specifieke eisen te stellen aan de personeelsadministratie van ondernemingen die de feitelijke identiteitsvaststelling (door de inlener) laten verrichten De inlener moet goed leesbare kopieën verstrekken van het identificatiedocument van de medewerker en indien van toepassing de tewerkstellingsvergunning. Deze kopieën moeten vergezeld gaan van een verklaring door wie de identiteit van de medewerker is vastgesteld. Toelichting: De indruk bestaat dat dit bij schoonmaakbedrijven niet vaak gebeurt, maar indien dit het geval is; maak hier duidelijke afspraken over met de opdrachtgever. 4.2.3 Deel B.2: Eisen aan de loonadministratie 4.2.3.1 Het voeren van een adequate loonadministratie 4.2.3.1. Mutaties in de loonadministratie moeten uiterlijk in 1 maand verwerkt zijn. Alle van toepassing zijnde parameters en persoonsgebonden gegevens moeten juist zijn ingevoerd. Toelichting: Deze procedure moet verantwoord worden aan de hand van schriftelijk gemaakte afspraken. Een korte memo of aantekening volstaat. Ook moet duidelijk zijn met welke variabelen of rekenregels is gerekend om bijvoorbeeld percentages van de premies en inhoudingen vast te stellen. Dit kan een onderdeel zijn van aan geautomatiseerd systeem als een boekhoudpakket. 4.2.3.1. sub 3; Toepassing "all-loon. Toelichting: All-in loon is loon met daarin vakantiegeld en ook vakantiedagen. Dit vindt niet plaats bij leden van OSB doordat de CAO dit niet toestaat. 4.2.3.1. sub 4; Er moet een procedure aanwezig zijn (en worden onderhouden) om relevante CAO-lonen toe te passen. Toelichting: de onderneming moet aantonen te werken met de laatstelijk vastgestelde CAO voor het schoonmaak- en glazenwassersbedrijf. 4.2.3.1. sub 5; De onderneming moet waarborgen dat tenminste volgens de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag wordt betaald. Toelichting: Hierbij is de schoonmaak CAO leidend. 4.2.3.1. sub 6; Is de opgave van de door de werknemers gewerkte uren juist, volledig en tijdig verwerkt in de urenregistratie? Toelichting: Tijdigheid: worden alle posten in de juiste periode verantwoord? Volledigheid: dit houdt in dat alle transacties die relevant zijn voor de verantwoording, verantwoord zijn in de betreffende periode. Juistheid: is alles nauwkeurig ingevoerd? Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 6/13
4.2.3.1. sub 7; Het gebruik van werkbriefjes. Toelichting: Werkbriefjes komen bij contractuele schoonmaak- en glasbewassingwerkzaamheden dikwijls niet voor. Werkzaamheden moeten gerelateerd worden aan contracten die schriftelijk zijn vastgelegd. 4.2.3.2 Verbandlegging uren De gewerkte uren, verloonde uren en gefactureerde uren moeten met elkaar in overeenstemming zijn, rekening houdend met de verlofuren, ziekte-uren, compensatie-uren en leegloopuren. Toelichting: De gewerkte uren, verloonde uren en gefactureerde uren moeten overeenkomen met datgene wat contractueel is overeengekomen met de klant. In veel gevallen wordt er gewerkt met een resultaatsverplichting. Daarbij kan het zijn dat er geen in te zetten uren met de klant over zijn gekomen. 4.2.3.2 sub 1; Zijn de gewerkte en gefactureerde uren met elkaar in overeenstemming? Toelichting: De som van de verloonde en volgens de urenregistratie gewerkte uren moet gefactureerd zijn. Bij aanneming van werk zijn er (mogelijk) geen urenbriefjes voorhanden. Tenzij dit wel met de klant is overeengekomen. 4.2.3.3 Verplichtingen inzake loonheffingen 4.2.3.3 De onderneming geeft de verplichtingen inzake loonheffingen juist, volledig en tijdig aan. Toelichting: De onderneming moet hiervoor waarborgen, dat: de aangiften loonheffingen aansluiten op de verplichtingen volgens wet- en regelgeving; de aangiften loonheffingen aansluiten op de verplichtingen uit de loonadministratie; de aangiften loonheffingen tijdig worden ingediend. 4.2.3.3 sub 1 Worden de aangiften loonheffingen volgens wet- en regelgeving juist uitgevoerd op basis van de juiste opgave en indeling van sectoren en risicogroepen? Toelichting: Hierbij worden de richtlijnen van de Belastingdienst gevolgd. 4.2.4 Deel B.3: Eisen aan de financiële administratie 4.2.4.1 De onderneming moet de verschuldigde loonheffingen volledig en tijdig afdragen. Toelichting: Toetsing kan plaatsvinden aan de hand van loonstroken, voorbeelden van loonheffingen, aangiften en bankafschriften. 4.2.4.2 Verwerking van de loonjournaalposten Toelichting: Dit moet juist, volledig en tijdig zijn minimaal eens per drie maanden zodat er aansluiting is tussen de financiële administratie en de loonadministratie. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 7/13
4.2.4.3 De onderneming voert een juiste, volledige en tijdige omzetadministratie. Toelichting: De onderneming moet hiervoor waarborgen: dat de facturen minimaal voldoen aan de eisen die de Wet op de omzetbelasting 1968 stelt; de verwerking van facturen tijdig plaats vindt; de aangifte omzetbelasting volgens de wet- en regelgeving gebeurt en de afdracht tijdig plaatsvindt. 4.2.4.4 Het voeren van een adequate kasadministratie De onderneming verwerkt de kastransacties juist, volledig en tijdig, uiterlijk binnen één maand. De onderneming moet hiervoor waarborgen dat ongebruikelijke transacties volledig zijn te verklaren. Toelichting: dit is uiteraard alleen relevant indien er nog kasadministraties gevoerd worden. 4.2.5 Deel B.4: Algemene eisen in specifieke situaties Dit deel van de norm gaat over het uitbesteden van werkzaamheden. 4.2.5.1 Uitbesteden van werk aan en in- en doorlenen van, op basis van NEN 4400-1 of NEN 4400-2 geïnspecteerde ondernemingen Toelichting: Het uitbesteden van werkzaamheden is zonder restricties toegestaan indien er sprake is van bedrijven die eveneens een NEN 4400-1 certificaat hebben. De werkzaamheden moeten schriftelijk zijn overeengekomen. Indien arbeidskrachten niet hebbend de Nederlandse nationaliteit worden ingezet moet de inlenende onderneming: Bij aanvang van de arbeid in het bezit zijn gesteld van kopieën van de afgegeven geldige en authentieke identificatiedocument en indien van toepassing van hun tewerkstellingsvergunning; Bij aanvang van de arbeid moet van de desbetreffende personen hun identiteit vastgesteld worden. 4.2.5.2 Uitbesteden van werk aan en in- en doorlenen van, niet op basis van NEN 4400-1 of NEN 4400-2 geïnspecteerde ondernemingen Indien werkzaamheden worden uitbesteed (in- doorlenen van arbeidskrachten en het uitbesteden van werk is) aan een niet NEN 4400-1 of NEN 4400-2 geïnspecteerde ondernemingen is dit toegestaan indien aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan: Het inlenen of het uitbesteden van werk moet schriftelijk zijn vastgelegd; Indien arbeidskrachten niet de Nederlandse nationaliteit hebben moet bij aanvang van de werkzaamheden door de onderaannemer kopieën van de geldige en authentieke identificatiedocumenten verstrekt worden en indien van toepassing van hun tewerkstellingsvergunning; Bij aanvang van de werkzaamheden moet daarbij hun identiteit vastgesteld worden aan de hand van het aan deze arbeidskrachten afgegeven geldige en authentieke identificatiedocument en (indien van toepassing) aan de hand van de geldig afgegeven tewerkstellingsvergunning; Alle relevante kopieën moeten vijf jaar worden bewaard. De totale omzet aan uitbesteed werk of ingeleende arbeid mag per (onder)aannemer niet meer bedragen dan 5% van de omzet van de eigen onderneming over de voorafgaande 12 maanden. Het absolute totaal aan omzet van ingeleende arbeid en uitbesteed werk mag daarbij niet meer bedragen dan 50% van de eigen omzet. Toelichting: er is voorgesteld, mede naar aanleiding van signalen vanuit onze leden, de bovenstaande percentages te verlagen naar respectievelijk 25% (totaal uit te besteden werkzaamheden) en naar Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 8/13
2,5% (uit te besteden aan één onderaannemer). U wordt hier uiteraard over geïnformeerd indien dit in de norm wordt opgenomen. Vooralsnog gelden de percentages van 50% en 5%. In het geval dat meer dan 2,5% van de eigen omzet wordt ingeleend of uitbesteed moet er tenminste 55% van het factuurbedrag wordt gestort op de G-rekening van de uitlener of (onder)aannemer. Dat bedrag kan verminderd worden tot 40% van het factuurbedrag indien de Verleggingsregeling omzetbelasting wordt toegepast. Toelichting: de hoogte van 55% van het factuurbedrag is uitzend gerelateerd. In het tarief van een uitzendkracht zijn geen materiaal en middelen verdisconteerd. In het tarief van een schoonmaker of glazenwasser wel. OSB heeft het College van Deskundigen (van de SNA, zij beheren de norm) een voorstel gedaan dit percentage te verlagen. U wordt hier uiteraard over geïnformeerd. 4.2.5.3 Het is de onderneming toegestaan om een opdracht te verstrekken waarbij de werkzaamheden worden verricht door een ZZP-er. Toelichting: De ZZP-er moet een VAR-wuo (winst uit onderneming) of een VAR-dga (directeur groot aandeelhouder) met een correcte geldigheidsduur ter beschikking stellen evenals een kopie ID. 4.2.5.4 Bemiddelen van een ZZP-er door een onderneming Het bemiddelen door een onderneming tussen een ZZP-er en degene voor wie de ZZP-er gaat werken is toegestaan indien tussen de onderneming en de ZZP-er schriftelijk een overeenkomst tot bemiddelen is gesloten en de onderneming een kopie hiervan tot zeven jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de ZZP-er werkzaam is geweest, bewaart. Toelichting: Heeft vooral relevantie voor uitzenders en in mindere mate (of niet) voor schoonmaakbedrijven. 4.2.5.6. Verstrekken van inlichtingen en documenten. De onderneming moet voldoende meewerken aan het verstrekken van inlichtingen en documenten aan de inspectie-instelling: Toelichting: Het bovenstaande spreekt voor zich. 4.2.5.7. Verplichtingen franchisenemers en franchisegevers De franchisegever die alle werknemers in dienst heeft, moet aan de franchisenemers contractueel de verplichting opleggen om toe te staan dat de inspectieinstelling een inspectie op het frontoffice bij hen uitvoert en daarbij ook de financiële administratie inziet. Toelichting: Heeft vooral relevantie voor uitzenders en in mindere mate (of niet) voor schoonmaakbedrijven. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 9/13
2. Relevante tekstdelen uit de Code Verantwoordelijk Marktgedrag Inleiding Ieder lid van OSB moet de Code Verantwoordelijk Marktgedrag onderschrijven en naleven. En daarmee is de Code ook een belangrijk onderdeel van het OSB-Keurmerk. Een eerste aanzet daartoe is het invullen van de zelfverklaring. Deze zelfverklaring wordt tijdens de inspectie met u doorgenomen. De tekst van de volledige Code Verantwoordelijk Marktgedrag is te vinden op http://www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl/media/32227/code_marktgedragschoonmaak_web.pdf Het format voor de zelfverklaring is te vinden op http://www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl/media/42633/code-zelfverklaring_formats.pdf. Hetgeen in deze toelichting wordt aangereikt is ter verdere ontwikkeling van uw invulling van de Code. 2. Goed werkgever- en opdrachtnemerschap 1. Het OSB-lid wordt aangesproken in hun rol als opdrachtnemer en werkgever. De kernwoorden hierbij zijn: zorgvuldig, sociaal, transparant en controleerbaar. Als opdrachtnemer kan het bedrijf ook hoofdaannemer zijn van werk dat wordt uitgevoerd door een onderaannemer. De hoofdaannemer is dan ook opdrachtgever in de zin van de Code. Toelichting: Het opdrachtnemerschap kan ook worden uitgeoefend als onderaannemer. Alle regelgeving is dan ook van toepassing als hoofdaannemer en als onderaannemer. 2.1 Zorgvuldig 1. Het OSB-lid verplicht zich zijn kennis, ervaring en capaciteit in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Zij maakt de opdrachtgever duidelijk wat verwacht mag worden en legt afspraken schriftelijk vast. Partijen voorkomen zoveel als mogelijk een gang naar de rechter. Het bedrijf neemt bij de uitoefening van hun werkzaamheden een zo groot mogelijke zorgvuldigheid in acht. Toelichting: Het vastleggen van afspraken vindt plaats door het (laten) bevestigen van offertes, opdrachtbevestigingen en contracten. Ook het tekenen van opdrachtbonnen indien het gaat om extra werkzaamheden - is een goede methode. 2. Zij richt zich zo goed mogelijk op de belangen van opdrachtgevers en betrokken werknemers, onder meer door navolging van de geldende wet- en regelgeving, zoals de wet Arbeid Vreemdelingen, de CAO in het schoonmaak- en glazenwasserbedrijf en de gedragscode van OSB. Toelichting: Het volgen van de CAO en alle geldende bepalingen behoeft geen verdere introductie. In alle gevallen is de in de CAO opgelegde regelgeving leidend bij het handelen van de leden van de OSB. Ook de Arbowet en de branchecatalogus zijn leidend voor het handelen van de OSB-leden. Zie ook www.zowerkjebeter.nl. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 10/13
2.2 Sociaal 1. Het OSB-lid hanteert een verantwoord, goed afgewogen en feitelijk in de praktijk vertaald sociaal beleid, waarin de belangen van werknemers goed en fair zijn behartigd. Daarbij zullen zij op geen enkele wijze discriminatoir handelen, in het bijzonder met betrekking tot werving, selectie, introductie, aanstelling, functie en schalen van werknemers. De NVP-sollicitatiecode is hier leidend. Toelichting: De NVP-sollicitatiecode is te vinden op: http://www.nvp-plaza.nl/documents/doc/sollicitatiecode/sollicitatiecode-oktober-2009.pdf 2. Het OSB-lid zorgt ervoor dat de organisatie goed is toegerust voor coachend leidinggeven aan uitvoerend personeel. Bij werving en selectie van leidinggevend personeel wordt bijzondere aandacht gegeven aan vakinhoudelijke kwaliteit, karakter (passend bij een echt mensenbedrijf ) en een hanteerbare span of control. Het beleid is gericht op individuele aandacht voor belangen en interesses van medewerkers. Uitgangspunt is een respectvolle bejegening. Toelichting: Informatie over de cursus coachend leidinggeven is uiteraard te verkrijgen aanbieders van opleidingen. Span of control is een vaag begrip. Wat bedoeld wordt is dat het van belang is om na te denken over de hoeveelheid medewerkers per leidinggevende waarbij het mogelijk is om aan iedere medewerker voldoende aandacht te besteden wat betreft coaching en begeleiding. 3. Het OSB-lid stimuleert de opleiding en ontwikkeling van zijn medewerkers. Prioriteit wordt gegeven aan de basisopleiding voor het vak, opleiding Nederlandse taal en veiligheidstraining. Toelichting: Het verdient aanbeveling om een planning te hebben voor een kalenderjaar waarin melding wordt gemaakt van het aantal op te leiden medewerkers en de te volgen cursussen. Een volledig opleidingsplan (vooral voor middelgrote en grote bedrijven) is uiteraard ook een goede optie. Informatie over opleidingen is uiteraard te verkrijgen bij het RAS en bij aanbieders van opleidingen. Uiteraard kunt u ook terecht bij OSB voor meer informatie. 2.3 Transparant 1. Bedrijven baseren hun offertes op een degelijke onderbouwing en op een in de praktijk op verantwoorde en professionele wijze haalbare, aantoonbare èn controleerbare normstelling. In dat licht hanteren bedrijven realistische prijzen. 2. Bedrijven brengen hun offertes pas uit nadat zij over voldoende informatie beschikken. Zij doen dit op basis van toepasbare leveringsvoorwaarden of inkoopvoorwaarden die voldoen aan de eisen gesteld in deze code. Opdrachtgevers nemen dit op in hun inkoopvoorwaarden. Toelichting: Ieder lid moet beschikken over bij de KvK gedeponeerde algemene leveringsvoorwaarden. De OSB modellen zijn hierbij goed te gebruiken. U kunt ze vinden op www.osb.nl. Indien uw opdrachtgever inkoopvoorwaarden hanteert die conflicteren met de Code, kunt u dit bespreekbaar maken met de opdrachtgever en/of advies inwinnen bij OSB of de Codecommissie. 3. Bedrijven respecteren het recht van medewerkers om zich te laten vertegenwoordigen door vakbonden en andere werknemers-vertegenwoordigers, waarbij wordt gestreefd naar een open verhouding. Vanzelfsprekend wordt toegang verleend tot de werkvloer, maar altijd in overleg met opdrachtgevers en binnen de grenzen van de afspraken die daarover zijn gemaakt in de CAO. Bedrijven bevorderen het functioneren van een goede medezeggenschap. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 11/13
2.4 Controleerbaar 1. Bedrijven staan controles door opdrachtgevers op naleving van deze code toe. Daarbij gaat het in het bijzonder om het verlenen van medewerking en het verstrekken van alle benodigde informatie voor controle op de juistheid van de aangeleverde informatie, inclusief cijfermateriaal, ter onderbouwing van de offerte. Controles kunnen zowel tijdens het inkoopproces als tijdens de looptijd van de overeenkomst plaatsvinden. Toelichting: De opdrachtgever heeft altijd het recht om een controle te doen op de in de offerte toegezegde prestatie en kengetallen. Relevante documenten die hierop betrekking hebben moeten hiertoe overlegd worden. 3. Schoonmaakspecifieke eisen De schoonmaakspecifieke eisen bestaan uit de huidige lidmaatschapeisen, aangevuld met een paar schoonmaakspecifieke kwaliteitseisen. Er vindt een CAO-controle plaats bij de aanvang van het OSB-lidmaatschap en gedurende het lidmaatschap tenminste eenmaal per drie jaar. Toelichting: De CAO-controle vindt plaats door de RAS. Onderzocht wordt of in de toekomst de CAOcontrole plaats kan vinden tijdens de inspectie voor het OSB-Keurmerk. 1. Het bedrijf beschikt over de juiste bedrijfsaansprakelijkheid- en opzichtverzekering Toelichting: Zie het huishoudelijk reglement. Het bedrijf dient te beschikken over een WA-verzekering, die voor wat betreft opzicht een minimumbedrag van 50.000,- per aanspraak en 100.000,- per verzekeringsjaar is verzekerd. 2. Er is een communicatiesysteem aanwezig voor een gestructureerde manier van communiceren met de opdrachtgever. Toelichting: Ieder lid mag aangeven hoe het bovenstaande wordt vormgegeven. Het communicatiesysteem kan bestaan uit logboeken, bezoekverslagen of afspraken die worden genoteerd in een agenda. Ook digitale systemen (mail, chat) zijn prima bruikbaar. Ook kan het gaan om formele afspraken in een bezoekverslag, of informele mails waaruit blijkt dat afspraken zijn gemaakt. Met de opdrachtgever is vooraf overeengekomen hoe gecommuniceerd wordt en of dit met een bepaalde frequentie plaats vindt. 3. De kwaliteit voor algemene schoonmaakactiviteiten dient te worden beoordeeld aan de hand een kwaliteitsmeetsysteem. Toelichting: De keuze van het kwaliteitsmeetsysteem staat vrij. Dit kan een eigen visueel meetsysteem zijn, waarbij de afspraken schriftelijk worden vastgelegd. Of een meetsysteem als VSR, DKS of anderszins. 4. Uitvoerenden beschikken minimaal over de kennis waaraan wordt gerefereerd in de CAO. Toelichting: Zie tevens punt 5. Bij indiensttreding vindt een training on te job plaats of een andersoortige opleiding/instructie. Alle uitvoerenden moeten deze (aantoonbaar) gehad hebben. Een registratieformulier, ontvangstverklaring of aantekening in het personeelsdossier volstaat. Zie ook www.ras.nl/opleidingen voor meer informatie. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 12/13
5. Er is een op schrift gestelde instructieprocedure voor nieuwe schoonmaakmedewerkers. Bij het in dienst treden van medewerkers moet er sprake zijn van een gerichte instructie op de werkplek. Tenminste de volgende items komen hierbij aan de orde: Het uitreiken van de meest recente versie van de CAO; Mondelinge uitleg verantwoordelijkheden en bevoegdheden; Mondelinge uitleg werkmethoden en werkzaamheden; Mondelinge uitleg huis-/veiligheidsregels object en schoonmaakbedrijf; Kennismaking met collega s in de directe werkomgeving; Kennismaking met direct leidinggevende; Mondelinge uitleg communicatiemiddelen object. Toelichting: Het OSB-lid moet duidelijk maken hoe bovenstaande informatie aan de medewerkers wordt overgebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn aan de hand van een handboekje, een eigen training of instructie of een formele training. Er moet duidelijk worden gemaakt wie de instructie heeft ontvangen. 6. Het bedrijf voldoet aan de OSB-richtlijnen inzake payrolling (maximaal 7,5% of integrale toepassing van de CAO Schoonmaak). Toelichting: Voor de meeste leden is dit niet relevant, omdat payrolling bij OSB-leden niet vaak voorkomt. OSB stelt zich op het standpunt dat payrolling, zoals dat in de huidige vorm aan ondernemers wordt aangeboden, niet past in het lidmaatschap van OSB. Indien blijkt dat er middels een payrolling systeem gewerkt wordt zal aan de hand van een (verlonings) analyse ook duidelijk gemaakt moeten worden dat maximaal 7,5% verloond wordt middels een payrol. Op de website www.osb.nl/vereniging/lidmaatschap/payrolling.html staat de meest recente payrolling regelgeving. Middels een verklaring van de accountant moet dit vastgesteld worden. 7. Het bedrijf dient bij aanmelding minimaal 3 jaar schoonmaakactiviteiten uitgevoerd te hebben. 8. Het bedrijf conformeert zich aan de geldende OSB reglementen en codes, zoals ondermeer de regelgeving genoemd in het OSB-Keurmerk. Toelichting: Bij klachten of geschillen kan dit relevantie hebben. Implementiehandleiding OSB-Keurmerk, versie 22 augustus 2012 13/13