GEMEENTEBESTUUR UITGEEST Nota I advies van: Miranda Faas Behandelende afdeling: Inwoners I Interne Zaken Datum: 11-08-2015 TITEL: Archieŕverordening 2015 en Besluit Informatiebeheer 2015 KORTE PROBLEEMSTELLING/ONDERWERP: In verband met het invoeren van de Wet revitalisering generiek toezicht is de Archiefwet in 2012 gewijzigd. Het is van belang dat de huidige Archiefverordening wordt aangepast aan de huidige wetgeving. Het Besluit Informatiebeheer is een uitwerking van de Archiefverordening en moet daarom ook aangepast worden. (i.v.m. Ben W notulering zeer beknopt advies, voor uitgebreid advies z.o.z.) SAMENVATTEND ADVIES: 1. De raad voorstellen de Archiefverordening 2015 vast te stellen 2. Vaststellen van het Besluit Informatiebeheer 2015 Behandeling in de gemeenteraad: ja Datum: 24 september 2015 Bespreken in Commissie: AZ Paraaf coördinator: '4K Voorlichting: nee Bespreken GO/OR: nee Openbaar: ja Advies secretaris: Vragen/opmerkingen portefeuillehouder: Besproken met portefeuillehouder op 11 augustus 2015 Conceptbrief samenstellen i.o. v. portefeuillehouder: nee Akkoord Bespreken Burgemeester Secretaris Wethouder Spaanderman Wethouder Schouten Â. Wethouder Tromp i t Besluit van B&W d.d.: Nummer:B2015.0793
Persbericht; ADVIES BEHANDELENDE AFDELING: Probleemstelling: De Archiefverordening van de gemeente Uitgeest dateert uit 2004. Om te voldoen aan de huidige wet- en regelgeving is het van belang dat de ArchieŕVerordening en het daaruit voortvloeiende Besluit Informatiebeheer gewijzigd worden. In 2012 is de Archiefwet gewijzigd in verband met de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht (RGT). Door de invoering van de RGT is het specifieke toezicht van de provincies in het kader van de Archiefwet 1995 vervangen door generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. In de RGT staat dat het toezicht op de uitvoering van de Archiefwet 1995 door de gemeenten meer op afstand en achteraf zal plaatsvinden. De verantwoording krijgt voortaan op horizontale wijze gestalte door toezending van een verslag door het college aan de gemeenteraad, dat na vaststelling aan de provincie dient te worden gestuurd. Deze wijziging van de Archiefwet is opgenomen in de nieuwe Archiefverordening. Het Noord-Hollands Archief (toezichthouder) is nauw betrokken geweest bij het aanpassen van bijgevoegde ArchieŕVerordening en het Besluit Informatiebeheer. Omdat in de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH in artikel 2, lid 3 is opgenomen dat de standplaats Uitgeest is, zal de Archiefverordening 2015 van de gemeente Uitgeest ook van toepassing zal zijn voor de Werkorganisatie BUCH, zolang deze nog geen eigen ArchieŕVerordening heeft vastgesteld. De gemeenten Bergen, Castricum en Heiloo en de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Alkmaar (waar de gemeenten Bergen, Castricum en Heiloo bij zijn aangesloten) hebben daarom ook kennis genomen van de Archiefverordening 2015 van de gemeente Uitgeest. Voor de duidelijkheid: de gemeenten Bergen, Castricum en Heiloo houden hun eigen gemeente-archief en dus ook hun eigen Archiefverordening. Oplossing: Vaststellen van de Archiefverordening 2015 en het Besluit Informatiebeheer 2015 Financiële aspecten/risico's: Geen Samengevat advies: 1. De raad voorstellen de Archiefverordening 2015 vast te stellen 2. Vaststellen van het Besluit Informatiebeheer 2015 PARAAF OF PU BLIEKSZAKEN/ FINANCIËN/ STAFAFDELING 1 AKKOORD AKKOORD AKKOORD ADVIES MEDE-ADVISEUR INKOOP/ AKKOORD VERZEKERINGEN 1 AKKOORD RUIMTELIJK BEHEER/AKKOORD RUIMTELIJKE ORDENING/ AKKOORD ADVIES: 2
Archiefverordening 2015 De gemeenteraad van de gemeente Uitgeest gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente Uitgeest gelet op artikelen 30, eerste lid en 32. tweede lid van de Archiefwet 1995 Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a de wet de Archiefwet 1995; b gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archîeíbewaarplaats; d de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; e beheerder degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; g informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voorde archiefbescheiden Artikel 2 Dc in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij het Noord-Hollands Archief te Haarlem. Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel 6 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van dc archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de arch ie {bescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en voor het beheer van de archiefruimte voorschriften vast. Artikel 9 Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente aan privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet. Artikel 10 Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 11 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel 12 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 13 ĩ. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 14 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 15 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte arch ie fbesc heiden; d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e voorbereiding, invoering en wijziging van orden in gssy slem en. Artikel 16 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeesters en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel 17 De Archiefverordening (»»» ) wordî ingetrokken. Artikel 18 Deze verordening treedt in werking met ingang van zes weken na de datum van publicatie. Artikel 19 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2015 Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Uitgeest, burgemeester, secretaris
Memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij dc Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zíj bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 6 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 10, artikel 14 Dc gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.
Artikel 13 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als 'beheer'. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 15 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 16 De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.
rd Ui 4 I il O) I 1 I 1 (V "O E V ÖÌ O
Besluit Informatiebeheer 2015 Burgemeester en wethouders van de gemeente Uitgeest gelet op artikel 8 van de Arch iet verordening 2015 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de Gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1, eerste lid Dit besluit verstaat onder: a archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de Archiefwet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van documenten de in de Archiefwet in artikel I, onder c, bedoelde archiefbescheiden: c beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; d informatievoorziening het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie; Artikel 1, tweede lid Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald. Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats Artikel 2, eerste lid De in artikel 31 van de Archiefwet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij het Noord-Hollands Archief te Haarlem.
Artikel 2, tweede lid In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat bevinden. Artikel 3 De archivaris is belast met het beheer van de naar de arch ietbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen. Artikel 4 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel 5, eerste lid Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel 5, tweede lid Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel 5, derde lid De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel 6 De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel 7 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid van de informatievoorziening Artikel 8 Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit aangemerkt: de gemeentelijke organisatie zoals deze is beschreven volgens bijgaand organogram (bijlage I).
Artikel 9 Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 10 Het hoofd van de beheereenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. Hoofdstuk IV Archiefvorming en -ordening Productie en vernietiging van documenten Artikel 11 Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 12 Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel 13 Van documenten die bewaard moeten blijven, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel 14 Het hoofd van de beheereenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. 1 dentifleering van documenten Artikel 15, eerste lid Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is. op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. Artikel 15, tweede lid Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Artikel 15, derde lid Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 16 Het hoofd van de bcheereenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel 17, eerste Md I iet hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. Artikel 17, tweede lid Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt. Artikel 18, eerste lid In afwijking van de Arch iefrc ge ling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. Artikel 18, tweede lid Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. Hoofdstuk V Beheer van documenten Bewaring van documenten Artikel 19 Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel 20 Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 21 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel 22 Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel 23 Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn befast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid. Artikel 24 Het is verboden documenten te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel 25, eerste lid Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Artikel 25, tweede lid Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. Artikel 25, derde lid Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Vervanging van documenten Artikel 26 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Vervreemding en overdracht van documenten Artikel 27 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel 28 Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 25 niet van toepassing Ís, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Selectie en vernietiging van documenten Artikel 29, eerste lid Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. Artikel 29, tweede lid Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. Artikel 30 Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Overbrenging van documenten Artikel 31 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel 32 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer 2004 Artikel 33 Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2015, Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouder van de gemeente Uitgeest d.d., burgemeester secretaris
Memorie van Toelichting Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening 2015 Met dít besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke slaat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechte lijk begrip documenten. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders- is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip 'document' is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de Archiefregeling. Artìkelsgewijze toelichting Artikel 1, eerste lid Onder b en d, documenten en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specitìeke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Artikel 1, tweede lid De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en dc democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. 1 let is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging Ín aanmerking komende documenten. Voorts ís niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zîjn daarvoor op de ter zake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 18 van dit besluit. Artikel 4 De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris. Artikel 5 De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 6 Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn vooreen bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. Artikel 8 Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheereenheid aangemerkt. Artikel 11 Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling. Artikel 12 De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Artikel 13 Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Artikel 14 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 15 In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie. De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk. Artikel 16 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 17 In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssy.stematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s). Artikel 20 Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
Artikel 22 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 24 Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wel Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast. Artikel 25 Dit artikel beoogi te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikel 26 en Artikel 27 Bíj vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol. Artikel 29 De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel 30 Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst. Artikel 31 Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is. dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Raadsvoorstel no. R20J 5.0064 Agendapunt no. Onderwerp Uilgeest, 25 augustus 2015 Voorstel tol het vaststellen van de Arc h i c fv erord en i ng 2 015 Aan de.gemeenteraad Op I oktober 2012 is dc Wet revitalisering generiek toezicht (ROT) in werking getreden. In verband hiermee is ook de Archiefwet 1995 gewijzigd. Door de invoering van de RGT is het specifieke toezicht van dc provincies in het kader van de Archiefwet 1995 vervangen door generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. In de RGT staat dal het toezicht op dc uilvoering van de Archiefwet 1995 door dc gemeenten meer op afstand en achteraf zal plaatsvinden. De verantwoording krijgt voortaan op horizontale wijze gestalte door toezending van een verslag door het college aan de gemeenteraad, dal na vaststelling aan dc provincie dient te worden gestuurd. De laatslc Archiefverordening van dc gemeente Uitgeest is vastgcsleld in 2004. Oin er voor ie zorgen dat de Archiefverordening van dc gemeente Uitgeest voldoet aan nieuwe regelgeving, stellen wij u derhalve voor bijgaande Archiefverordcning 2015 vast te stellen. Burgemeester en wethouders van Uitgeest, de secretaris, de burgemeester, P. Schouten mw. W.J.A. Verkleij
Raadsbesluit no.r.2015.0064 Onderwerp Voorstel tol het vaststellen van de A rc h i c fv e rord en i ng Dc raad van de gemeente Uitgeest; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van de gemeente Uitgeest d.d. 25 augustus 2015; gehoord dc beraadslagingen in de commissie Algemene Zaken en Financiën d.d. 10 september 2015; gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van dc Archiefwet 1995 Besluit vast te stellen dc volgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en hel beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar dc archiefbewaarplaats (Arch iet verordening 2015). Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: b c d e f de wet gemeentelijke organen de archiefbewaarplaats dc archivaris beheerder beheereenheid de Archiefwet 1995: de overheidsorganen, bedoeld ín artikel 1. onder b, van dc wet, voor zover behorende tolde gemeente; de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbcwaarplaals; de overeenkomstig artikel 32 van de wet bcno cmd e ge mecnieare h i va r i s; degene die ingevolge artikel 3 is belast mei het beheer van dc archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niel naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel:
g in forma i icsys teem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. Hoofdstuk II De zorg van burgemeester cn wethouders voor de archiefbescheiden Artikel 2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij hel Noord-I lollands Archief te Haarlem. Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten cn in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voorliet aanwijzen van de beheerder. Artikel 5 Burgemeester cn wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van dc gemeentelijke archiefbescheiden cn documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel 6 1. Burgemeester en weihouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging cn de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dal het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 7 Burgemeester cn wethouders dragen er zorg voor, dal jaarlijks op dc gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Burgemeester en wethouders stellen voorliet beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en voor het beheer van dc archiefruimte voorschriften vast. Artikel 9 Burgemeester cn wethouders zien erop toe, dat bij deelname door dc gemeente aan privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke laken uitvoeren, hel beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van dc wet.
Artikel 10 Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over dc verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van dc archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III Toezicht van dc archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 11 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel 12 Dc archivaris is bevoegd, ter uitoefening van hel hem bij artikel 32, tweede lid. van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivislick als bedoeld in artikel 22 van dc wet. Artikel 13 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in dc ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van hef toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 14 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in hel belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 15 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van hel voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: a b c d opheffing, samenvoeging of splitsing van een behcerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon: bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van dc plaats van bewaring van niet naar dc archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel] 6 De arcliivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeesters en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk IV Slotbepalingen Artikel 17 De Archiefverordening 2004 wordt ingetrokken. Artikel 18 Deze verordening treedt in werking met ingang van zes weken na de datum van publicatie. Artikel 19 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2015
Memorie van toelichting Deze Archietveŕordening stuit aan bij dc Archiefwet 1995 cn hel Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uil twee gedeelten, namelijk dc regeling voor de zorg, die hel college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van dc gemeentelijke organen cn het toezicht op het bij of krachlens dc wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar dc arch iefbc waar plaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk If bevat een uitwerking van hel begrip 'zorg\ dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in liet Archiefbesluit 1995 respectievelijk in dc Archiefregeling. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan dc op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht cn de per die datum gewijzigde Archiefwet. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uil de wel overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit vasl, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen dc archiefbewaarplaats en dc archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Bestuit Informatiebeheer. Artikel 6 De Archiefrcgcling steil op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteil van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van hel Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur cn ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen ie voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 10, artikel 14 De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging pasl bij het vernieuwde interbesl uur lijk loezichl.
Artikel 13 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met dc traditionele bepalingen worden geregeld, zij hel dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als 'beheer'. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang lol dc ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan dc artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 15 Slcchls die aspecten van de uitoefening van het archie (beheer zíjn hier vermeld, die bij constatering achteraf tol onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voorliet behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 16 De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 9. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Uitgeest, gehouden op 24 september 2015, de griffier, de voorzitter, mw. B.C. SI ijkerman mw. W.J.A. Verkleij