Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Zuid-Limburg Jaarverslag 2009
Colofon Uitgave: Provincie Limburg Postbus 5700 6202 MA Maastricht Tel: +31 (0)43 389 99 99 Fax: +31 (0)43 389 89 30 E-mail: postbus@prvlimburg.nl Internet: www.limburg.nl 10-620 - maart 2010
Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Zuid-Limburg Jaarverslag 2009 Maastricht, maart 2010 Marga Baetsen Harry Hoeijmakers
4 Jaarverslag 2009
Inhoudsopgave Vooraf 7 Inleiding 9 1. Regionale Vertrouwensfunctie Integriteit Zuid-Limburg 9 2. Taakomschrijving van de Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) 10 3. Werkwijze VPI 11 4. Werkzaamheden VPI in 2009 11 5. Aanbevelingen voor de deelnemende organisaties 14 6. Evaluatiegegevens algemeen/ verbeterpunten 16 7. Consequenties van nieuwe klokkenluidersregeling in 2010 17 8. Tot slot 18 jaarverslag 2009 5
Vooraf Graag bieden wij u het jaarverslag aan van de regionale vertrouwenspersoon Integriteit Zuid-Limburg. Het verslag geeft een terugblik op het jaar 2009 en beschrijft onze activiteiten voor de 21 aangesloten organisaties: alle negentien gemeenten in Zuid-Limburg, de Midden-Limburgse gemeente Weert en de Provincie Limburg. In dit verslag willen we laten zien dat de invulling van de regionale vertrouwensfunctie geen statisch gegeven is, maar voortdurend in ontwikkeling. Dit sluit ook aan bij landelijke trends op het gebied van integriteitbeleid. Met name de aanpassingen in de procedureregelingen bij het melden van (een vermoeden) van een misstand hebben invloed op de manier waarop de vertrouwensfunctie ingevuld kan worden. In dit verslag willen wij hier nader op ingaan. We kunnen in dit verslag niet volledig en gedetailleerd weergeven wat de aard is van de integriteitkwesties en andere problemen waarover medewerkers en bestuurders van de aangesloten organisaties ons hebben benaderd. Het gevaar is immers groot dat hierdoor afbreuk wordt gedaan aan de vertrouwelijkheid en geheimhouding waartoe wij als vertrouwenspersoon gehouden zijn. Maar omdat wij van mening zijn dat de ambtelijke leiding en het bestuur moeten weten wat er speelt in de eigen organisatie, zijn wij desgewenst bereid om in een gesprek nader in te gaan op specifieke aandachtspunten en signalen. Dat de geheimhoudingsplicht ons ook hier dwingt terughoudend te zijn, spreekt voor zich. Marga Baetsen Harry Hoeijmakers Maastricht, maart 2010 jaarverslag 2009 7
Inleiding Dat de aandacht voor integriteit van de overheid groeit, is geen opzienbarende stelling. Er zijn een aantal ontwikkelingen aan te wijzen die hiertoe geleid hebben. Zo is sprake van een complexere samenleving met waarden en normen die niet door iedereen op dezelfde manier geïnterpreteerd worden. Daarnaast is de overheid zich meer gaan gedragen als een marktpartij, waardoor ambtenaren en bestuurders in aanraking kunnen komen met allerlei verleidingen die met marktwerking gepaard kunnen gaan. Een belangrijke factor is ook de kritische wijze waarop de media het functioneren van de overheid volgen en het gedrag van overheidsdienaren in de gaten houden. In de ambtenarenwet is de verplichting opgenomen om integriteitsbeleid te voeren. Binnen dit integriteitbeleid is er onderscheid tussen organisatiegerichte integriteit en persoonsgerichte integriteit. Aan de ene kant is er de organisatiestructuur met regels, procedures, voorschriften en afspraken. Aan de andere kant is er de organisatiecultuur waarin de nadruk ligt op de persoonlijke morele competenties van de medewerkers. Een goed integriteitbeleid zal een combinatie zijn van organisatiegerichte en persoonsgerichte integriteit. Dit beleid kent een nalevingskant en een stimuleringskant. Naleving houdt in dat bevorderd wordt te werken volgens afgesproken voorschriften en procedures. Bij stimuleren ligt de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. Het is immers niet mogelijk om elk integriteitrisico te beschrijven. In een open organisatiecultuur zullen ambtenaren hun dilemma s bespreken met collega s en leidinggevenden en zorgvuldig morele afwegingen maken. Een van de maatregelen om integriteitsbewustzijn te bevorderen, is het inrichten van een vertrouwensfunctie integriteit. Daarnaast heeft de vertrouwpersoon ook een rol in de procedureregeling melding misstanden, beter bekend onder de feitelijk onjuiste benaming klokkenluidersregeling. De regeling voor rijksoverheid, politie en provincies is onlangs aangepast, en de verwachting bestaat dat de gemeenten, die meestal de regeling van de VNG overnemen, in 2010 deze lijn zullen volgen. 1. Regionale Vertrouwensfunctie Integriteit Zuid-Limburg Elke organisatie kan te maken krijgen met schendingen van de integriteit. Integriteitsbeleid is gericht op het bevorderen van integriteitsbewustzijn en besteedt aandacht aan het voorkomen van zaken als misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling, fraude en corruptie Het inrichten van een vertrouwensfunctie is onderdeel van dit totale integriteitsbeleid. Het uitgangspunt hierbij is dat iedere individuele medewerker en bestuurder de gelegenheid moet hebben om integriteitsvraagstukken met een onafhankelijk adviseur te bespreken. Het aanstellen van een regionale vertrouwenspersoon integriteit biedt medewerkers deze mogelijkheid. Verder kan de vertrouwenspersoon een rol spelen in de procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand. Het besluit tot de inrichting van een Regionale Vertrouwensfunctie Integriteit Zuid-Limburg is in maart 2006 genomen in samenhang met het project Bestuurlijke Aanpak Georganiseerde Criminaliteit Zuid-Limburg. Interne integriteit is een van de pijlers van deze aanpak. Vandaar dat is afgesproken om een regiona- jaarverslag 2009 9
le vertrouwensfunctie Integriteit in het leven te roepen voor de aangesloten organisaties: in eerste instantie de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Maastricht, Sittard-Geleen, Valkenburg aan de Geul en de Provincie Limburg. Vanaf 2008 vervult de VPI 1 deze functies ook voor de overige gemeenten in Zuid-Limburg. In het voorjaar van 2009 heeft ook de gemeente Weert aansluiting gezocht bij de functie van regionale vertrouwenspersoon Integriteit Zuid-Limburg. Vanaf juni 2009 is de vertrouwenspersoon integriteit ook beschikbaar voor medewerkers en bestuurders van de gemeente Weert. De meerwaarde van de gezamenlijke regionale inrichting van de vertrouwensfunctie is gelegen in een grotere onafhankelijkheid. Bovendien kan zo op grond van de grotere casuïstiek voldoende ervaring en deskundigheid opgebouwd worden zodat een efficiënte inzet gerealiseerd wordt. De functie van VPI wordt vanaf november 2006 ingevuld door twee personen: Marga Baetsen en Harry Hoeijmakers. Deze invulling heeft veel voordelen. In onderling overleg is er een zeer ruime bereikbaarheid en beschikbaarheid gerealiseerd. Bovendien is het voor personen die de VPI benaderen prettig dat ze kunnen kiezen of ze met een vrouw of met een man willen spreken. Verder is het van belang dat de vertrouwenspersonen elkaar kunnen aanvullen wat betreft de benadering van de problematiek. Zie voor gegevens over beide vertrouwenspersonen de website www.integriteitlimburg.nl. 2. Taakomschrijving van de Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) De taak van de Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit is beschreven in de nota Regionale Vertrouwensfunctie Integriteit voor gemeenten en Provincie in Zuid-Limburg van maart 2006. In onderstaande omschrijving is verder gebruik gemaakt van de handreiking vertrouwenspersoon van het Bureau Integriteitbevordering Openbare sector (BIOS) De eerste en voornaamste taak van de VPI is het geven van advies en informatie aan medewerkers en bestuurders van de aangesloten organisaties, die worden geconfronteerd met (een vermoeden van) een misstand of met een dilemma op het terrein van integriteit. De VPI is aanspreekpunt en klankbord voor ambtenaren die vragen hebben op het gebied van integriteit. Verder is het de taak van de VPI om ondersteuning te bieden aan medewerkers die gebruik maken van de mogelijkheid om een vermoeden van misstand te melden. De VPI kan de melder 2 begeleiden en ondersteunen bij het aankaarten van vermoedens van niet-integer handelen bij het bevoegd gezag. Daarnaast kan de VPI een vermoeden van misstand melden namens de medewerker, indien deze dat zelf niet wil of kan doen en de lokale regeling deze mogelijkheid geeft. De VPI kan de melder ook informeren over andere manieren om een vermoeden van een misstand te melden. In de nieuwe klokkenluidersregeling 3 is opgenomen dat bij de VPI het vermoeden van een misstand vertrouwelijk kan worden gemeld. Deze regeling is nog niet bij alle aangesloten organisaties vastgesteld. Jaarlijks wordt over de aard, ernst en omvang van de meldingen geanonimiseerd gerapporteerd. 1 VPI als afkorting voor (regionale) vertrouwenspersoon integriteit 2 Met melder wordt in dit verslag bedoeld de medewerker of bestuurder die contact opneemt met de VPI. Het hoeft dus niet te gaan om het melden van een vermoeden van een misstand 3 Zie hiervoor paragraaf 7 van dit verslag 10 Jaarverslag 2009
De VPI verleent nazorg aan de melder en gaat na of deze tevreden is met de afwikkeling van de aangekaarte problematiek, zowel door de vertrouwenspersoon zelf als eventueel door anderen in de organisatie. Tenslotte hoort ook tot de taak van de VPI het geven van voorlichting over Integriteit in relatie tot de vertrouwensfunctie en het geven van advies aan de leiding van een organisatie over knelpunten in beleid en uitvoering voor zover relevant bij het voorkomen van en omgaan met niet-integer handelen. Waarheidsvinding of het verrichten van onderzoek naar vermeende integriteitsschendingen behoort nadrukkelijk niet tot de taak van de VPI. Ook is hij nooit betrokken bij het toepassen van sancties. De functie van de vertrouwenspersoon komt dan in het geding: de VPI zal al snel niet meer in vertrouwen worden genomen. 3. Werkwijze VPI Medewerkers (en bestuurders) van de aangesloten organisaties kunnen mondeling in een persoonlijk contact, per telefoon of e-mail contact opnemen met de VPI wanneer zij gebruik willen maken van zijn diensten. Er wordt dan een afspraak gemaakt voor een vertrouwelijk gesprek op een door de melder gewenste locatie. De melder blijft probleemeigenaar. De VPI stimuleert de melder om een vermoeden van een misstand in de lijn te melden. De vertrouwenspersoon geeft geen informatie aan anderen en onderneemt geen activiteiten tenzij de medewerker dat verzoekt of daarvoor nadrukkelijk toestemming geeft. Eventuele stappen die na het informatie- of adviesgesprek worden gezet, worden door de medewerker en de VPI samen bepaald en worden alleen gezet indien de medewerker daarvoor toestemming geeft. In sommige gevallen hoort de gemelde kwestie niet thuis bij de VPI maar bij een andere instantie. In dat geval vindt in overleg met betrokkene doorverwijzing plaats. De VPI zorgt voor registratie van de meldingen. De VPI bewaakt de vertrouwelijkheid en zorgt ervoor dat de gegevens veilig worden opgeborgen. 4. Werkzaamheden VPI in 2009 Algemeen De VPI vervult formeel vanaf 2008 de rol van regionale vertrouwenspersoon integriteit voor de provinciale organisatie en voor alle (19) gemeenten in Zuid-Limburg. Vanaf juni 2009 is ook de gemeente Weert aangesloten bij deze samenwerkingsvorm. Voor een aantal gemeenten in Zuid-Limburg is de besluitvorming over de inzet van de VPI nog niet formeel afgerond. Wel zijn er met alle organisaties gesprekken gevoerd, soms met alleen de gemeentesecretaris al dan niet samen met de ambtenaar die integriteitsbeleid in zijn takenpakket heeft, soms met het volledige managementteam, met de OR of met het college van B&W. Eind 2009 is de VPI in twaalf organisaties formeel aangewezen en is de besluitvorming afgerond. In vier organisaties is er sprake van een informele benoeming, in vijf organisaties is er nog geen benoeming, hoewel er wel contact geweest is met de leiding van deze organisaties. jaarverslag 2009 11
Meldingen 4 In de loop van het jaar 2009 zijn er negentien meldingen bij de VPI geweest. Ook hebben we in 2009 contact gehad met een persoon van buiten ons werkgebied die ons advies heeft gevraagd. Dit gebeurde naar aanleiding van een artikel over de regionale VPI-Zuid-Limburg in het blad Provincies. Tenslotte is er een aantal keren contact geweest met leden van een ondernemingsraad en met een persoon die optrad namens een groep van medewerkers binnen een organisatie. Analyse van gegevens Aantal Het aantal meldingen is in 2009 min of meer gelijk gebleven (negentien meldingen in 2009 versus achttien in 2008). Het aantal deelnemende organisaties is nu 21. Opvallend is nog steeds dat de meldingen maar van een beperkt aantal organisaties afkomstig zijn (zes binnen het werkgebied van de VPI, één van buiten de Provincie Limburg). De bekendheid en toegankelijkheid van de VPI is van cruciaal belang bij de vraag of medewerkers gebruik maken van de vertrouwensfunctie. Overigens willen we benadrukken dat het aantal meldingen binnen een organisatie niet rechtstreeks te relateren is aan het aantal incidenten of aan het aantal vermoedens van misstanden: juist in een organisatie waar men veel aandacht besteedt aan integriteit, worden mogelijke schendingen waarschijnlijk eerder en vaker besproken dan elders. Zo bezien kan het voor een organisatie juist een reden tot ongerustheid zijn als niemand gebruik maakt van de mogelijkheid om de VPI te raadplegen. Soort melding Bij een nadere beschouwing van de incidenten die medewerkers willen bespreken blijkt het vaak niet (alleen) om een integriteitsprobleem te gaan, maar wil de medewerker advies of informatie rond een kwestie die in een breder gebied thuishoort. Hoog scoren hierbij bejegeningsproblemen: intimidatie, pesten, discriminatie, maar ook (functie)beoordelingsproblematiek. Soms gaat het om arbeidsconflicten, al dan niet in combinatie met een integriteitkwestie of een klacht over ongewenste omgangvormen. Hoewel arbeidsconflicten niet tot het werkterrein van de VPI behoren, hebben we toch geprobeerd de medewerker te helpen door hem of haar te verwijzen naar (en indien nodig in contact te brengen met) andere adviseurs of hulpverleners. Tien meldingen betreffen duidelijke integriteitsdilemma s: het misbruiken van positie voor eigen belang, het (mogelijk) verkeerd omgaan met financiële middelen, het niet nakomen van regels, het lekken van vertrouwelijke informatie, het uitoefenen van druk om een onjuiste handelswijze te legaliseren, het intimideren van medewerkers bij opdrachtverlening en belangenverstrengeling in algemene zin of het vermijden van de schijn ervan. Vijf meldingen hebben betrekking op een arbeidsconflict, soms in relatie tot beoordelingsproblematiek. In drie gevallen gaat het om ongewenste omgangvormen. In één geval is de aard van de problematiek niet duidelijk geworden omdat de melder uiteindelijk toch afzag van verder contact. Het is niet altijd mogelijk om een strikt onderscheid te maken tussen niet-integer handelen en ongewenst gedrag. Zo kan er sprake zijn van gedrag dat door het slachtoffer als ongewenst wordt ervaren, maar dat 4 We gebruiken de term melding voor het contact dat een persoon op zijn of haar verzoek heeft met de VPI. 12 Jaarverslag 2009
bovendien niet-integer is en schadelijk voor de organisatie. Regels blijken vaak onvoldoende te zijn. De taak van de vertrouwenspersoon is dan om de medewerker te adviseren om tot een verantwoorde afweging te komen. Soms is in deze situatie een verwijzing naar een andere vertrouwenspersoon of instantie de aangewezen weg. Te denken valt aan de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsjurist, mediator, ondernemingsraad, vakbond. Geslacht melder Wat betreft het aantal meldingen van mannen en vrouwen lijken er, net zoals in 2008, geen opvallende verschillen te zijn: tien meldingen komen van vrouwen, acht van mannen. Bij één melding gaat het om een groep personen. Relatie tussen melder en degene waarover gemeld wordt In de meeste gevallen is er sprake van een hiërarchische relatie tussen melder en betrokkene. De meldingen hebben bijna altijd betrekking op een leidinggevende; in een enkel geval gaat het om een collega. Meldingen over medewerkers aan wie men leiding geeft, zijn niet voorgekomen. In zes gevallen gaat de melding (ook) over het gedrag van bestuurders. In één geval had de melding betrekking op een medewerker van een andere overheidsinstelling dan de organisatie van de melder. Doel van de melding In twee gevallen was het gesprek met de VPI erop gericht advies te krijgen over een in te dienen klacht of over een formele melding in het kader van de klokkenluidersregeling. In een geval kregen we het verzoek om in een arbeidsconflict te bemiddelen. Enkele melders hebben ons verzocht om contact te zoeken met derden in de organisatie met het doel de problemen uit de wereld te helpen. Een persoon van buiten ons werkgebied wilde onze visie op zijn casus. Melders willen vooral dat ergens vastligt wat er is gebeurd. Ook zegt men graag te willen bereiken dat voorkomen wordt dat anderen hetzelfde overkomt. Opvallend is de terughoudendheid waarmee met ons contact gezocht wordt. Sommige melders geven duidelijk de voorkeur aan een gespreklocatie buiten de eigen werkplek. Dit betreft mannen én vrouwen. De indruk wordt gewekt dat men liever niet openlijk het contact met ons zoekt. Voor veel melders is vooral onze klankbordrol van belang. Mensen willen ons, als onafhankelijk persoon, vertrouwelijk het probleem voorleggen. Men vraagt om bevestiging of de eigen handelswijze correct is, en vraagt ondersteuning in de verder te volgen weg. Veel melders brengen letterlijk ter sprake dat ze zich niet veilig voelen binnen hun organisatie. Sommige medewerkers gebruiken termen als afrekencultuur en angstcultuur. Afhandeling van de melding De in 2009 gemelde zaken zijn nog niet allemaal afgehandeld. Met enkele betrokken medewerkers is afgesproken dat zij nog contact met ons zullen opnemen. Van andere melders hebben we terugkoppeling ontvangen dat voor hen de zaak naar tevredenheid is afgehandeld, of dat zij met de situatie kunnen leven. In veel gevallen is onze betrokkenheid beperkt gebleven tot het voeren van een of meer informatie- of jaarverslag 2009 13
adviesgesprekken. Twee zaken hebben geleid tot een veelvuldig contact. In een van deze kwesties was onze rol vooral die van adviseur bij de wijze waarop betrokkene met het probleem omging. In het andere geval hebben wij actief, op verzoek van betrokkene, interventies gepleegd. Ook in deze gevallen blijven de melders probleemeigenaar. De melder bepaalt of, wanneer en onder welke voorwaarden de VPI de melding via de formele weg binnen de organisatie aankaart. De VPI stimuleert de melder om een incident of een vermoeden van een misstand zelf in de lijn te melden. Registratie van meldingen Van alle meldingen is een kort verslag gemaakt dat alleen toegankelijk is voor de VPI zelf. Dit jaarverslag bevat gegevens over aantallen en aard van de meldingen, alles in geanonimiseerde vorm. Het voornemen om in 2009 op grond van de tot nu opgedane ervaringen een uniforme aanpak en uniforme registratie van meldingen te ontwikkelen en in een protocol vast te leggen is nog niet afgerond. Dit heeft te maken met wijzigingen in de wetgeving rond de procedure melding van vermoedens van misstanden. Deze wijzigingen, die voor de Provincie in december zijn vastgesteld en voor de gemeenten naar verwachting in de loop van 2010 van kracht worden, willen we in dit op te stellen protocol meenemen. Andere werkzaamheden en contacten In onze rol als vertrouwenspersoon hebben we een aantal gesprekken gevoerd. Soms hebben deze gesprekken betrekking op gemelde zaken met instemming van de melder uiteraard -. Daarnaast betrof het kennismaking met het management, de OR en de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag in de nieuwe gemeente Weert. Verder vond er uitwisseling plaats met andere (interne en externe) vertrouwenspersonen en waren er contacten met de coördinator integriteit bij de verschillende organisaties en met de leden van de regionale werkgroep Integriteit Zuid-Limburg. Ook hebben we op haar verzoek - een informatief gesprek gevoerd met een medewerkster van M (Meld misdaad anoniem). In het kader van consultatie en nascholing is er deelgenomen aan het tweede deel van een geïntegreerde praktijkcursus VPI, en aan een studiedag over de combinatie van de beide vertrouwensfuncties (ongewenste omgangsvormen en integriteit). Ook zijn wij aanwezig geweest op de landelijke dag van de integriteit, die door BIOS (Bureau Integriteit Openbare Sector) georganiseerd is. In het septembernummer van het blad Provincies is, naar aanleiding van de nieuwe klokkenluidersregeling voor de openbare sector, uitgebreid aandacht besteed aan onze rol als regionale vertrouwenspersoon integriteit. In het jaarboek Integriteit van het Bureau Integriteit Openbare sector wordt het initiatief van de regionale werkgroep Integriteit met o.a. het inrichten van de vertrouwensfunctie Zuid-Limburg als good practice beschreven. 5. Aanbevelingen voor de deelnemende organisaties 5 Bekendheid met rol, functie en persoon van de VPI is voorwaarde voor het goed functioneren van de vertrouwensfunctie. Sommige organisaties hebben interne én externe vertrouwenspersonen, hebben vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen én vertrouwenspersonen integriteit. Soms is er ook een apart meldpunt voor integriteitschendingen. Via allerlei media moet duidelijk gemaakt worden 5 In grote lijnen komen deze aanbevelingen overeen met die in ons jaarverslag 2008. We zijn graag bereid ze mondeling nader toe te lichten. 14 Jaarverslag 2009
bij wie medewerkers terecht kunnen met integriteitdilemma s. Verder is het een goede zaak om bijvoorbeeld in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers actief informatie te geven over de diverse vertrouwensfuncties. De VPI wil hier graag zijn medewerking aan verlenen. De vertrouwensfunctie moet deel uitmaken van een totaal integriteitsbeleid. Openheid, transparantie en bespreekbaarheid zijn hierbij sleutelbegrippen. Een integere organisatie kenmerkt zich door een open cultuur. Uit een landelijk onderzoek 6 blijkt dat één op de vier ambtenaren vindt dat de eigen organisatie geen open organisatiecultuur heeft en dat er te weinig ruimte is voor het uiten van kritiek en het geven van eerlijke adviezen. Alleen als mensen zich veilig voelen, zijn zij bereid integriteitsschendingen aan te kaarten. Zolang medewerkers ervaren dat het met klokkenluiders meestal niet goed afloopt, zullen zij die rol niet willen vervullen. In functioneringsgesprekken en werkoverleg moet integriteit aan de orde gesteld worden. Van leidinggevenden wordt verwacht dat ze integriteitsaspecten benoemen en achterliggende normen en waarden bespreekbaar maken. Het is van belang om leidinggevenden te trainen in het signaleren van en omgaan met integriteitdilemma s op de werkvloer. Dat houdt ook in dat er een cultuur van verantwoordelijkheid wordt gestimuleerd waarin collega s integriteitvraagstukken met elkaar bespreken en elkaar daarop aanspreken. Het gedrag van leidinggevenden is van grote invloed op het gedrag van hun medewerkers. Dit is zeker het geval als het gaat om integriteit. De mening van medewerkers over moreel management, moreel bewust gedrag en eerlijkheid blijkt de meeste invloed te hebben op de beleving van integriteit. Leidinggevenden moeten zich hiervan bewust zijn en de kracht van dit voorbeeldgedrag positief aanwenden. Zij dienen (mede) hierop te worden geselecteerd en zonodig hierin te worden getraind. Een organisatie kan een open cultuur nastreven, maar als leidinggevenden daar onvoldoende invulling aan geven, dan heeft dat zijn uitstraling op hun medewerkers. Het is van belang dat er een goede afstemming is tussen de harde en de zachte kant van integriteit. Alles geregeld hebben in codes en richtlijnen biedt nog niet de garantie dat medewerkers en bestuurders integer handelen. In een evenwichtig integriteitsbeleid dient er enerzijds aandacht te zijn voor regels, controle, toezicht en handhaving, anderzijds voor het stimuleren van medewerkers tot het maken van eigen zorgvuldige morele afwegingen. Wanneer binnen een organisatie er geen of bijna geen contacten 6 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2007), Integriteit van de overheid: een onderzoek naar de integriteitsbeleving van het overheidspersoneel. Uit een landelijk onderzoek naar beleving van integriteit onder 3000 ambtenaren komt naar voren 1 op de 6 medewerkers vindt dat leidinggevende niet het goede voorbeeld geeft op integriteitsgebied 1 op de 5 geeft aan zich niet veilig te voelen om integriteitsvraagstukken aan de orde te stellen bij collega s of leidinggevenden 1 op de 4 ervaart de organisatiecultuur als onvoldoende open voor het uiten van kritiek en het geven van mogelijk onwelgevallige adviezen Meer dan een kwart van de medewerkers verklaart dat niet regelmatig aandacht wordt besteed aan integriteit jaarverslag 2009 15
zijn met de VPI, is het niet gerechtvaardigd om hieraan de conclusie te verbinden dat het dus wel goed zit met de ambtelijke en bestuurlijke integriteit. In iedere organisatie doet zich wel eens iets voor op dit gebied. Aandacht voor integer handelen leidt ertoe dat eventuele misstanden of dilemma s eerder en vaker aan de orde worden gesteld. Het risico is aanwezig dat de aandacht voor integriteitsbeleid na verloop van tijd wegzakt. Permanente aandacht en onderhoud is nodig. Organisatieontwikkelingen zoals afslankingen, bestuurlijke druk op medewerkers en effectiviteitsdenken kunnen een negatief effect hebben op het integriteitsbeleid. Gebleken is dat grotere of kleinere conflictsituaties ontstaan wanneer de organisatiestructuur onduidelijk is of onlogisch. Dit komt met name aan het licht bij functionerings- en beoordelingsgesprekken. De eerste beoordelaar dient een goed beeld te hebben van het functioneren van beoordeelde. Indien dit om organisatorische redenen niet kan, dient de functionele leidinggevende rechtstreeks bij de beoordeling betrokken te zijn of dient de organisatiestructuur te worden aangepast. Ook kan er in de loop van vele jaren een cultuur zijn ontstaan, waarbij niet meer duidelijk is wat integer is en wat niet-integer. Het bewust en actief tegen het licht houden van wat integriteit is of zou moeten zijn, is noodzakelijk. Vooral bij kleinere organisaties, of bij min of meer zelfstandige onderdelen van grotere organisaties, kan dit van groot belang zijn. 6. Evaluatiegegevens algemeen/ verbeterpunten Eind 2006 zijn we gestart als kwartiermaker voor de functie van regionale vertrouwenspersoon integriteit. Drie jaar later kunnen we stellen dat de vertrouwenspersoon door een groeiend aantal personen geconsulteerd wordt. Van de adviserende functie wordt door de leiding van organisaties beperkt gebruik gemaakt. De samenwerking met andere disciplines, met name met vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen, groeit. We zetten in dit jaarverslag onze algemene bevindingen gedurende deze drie jaar op een rij en formuleren op basis hiervan enkele aandachtspunten. Bij de deelnemende organisaties is er sprake van: Verschil in opvatting over rol van de regionale vertrouwenspersoon, over de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en de vertrouwenspersoon integriteit Verschillende constructies bij het aanwijzen van zowel interne vertrouwenspersonen als het inhuren van externe bureaus Veel verschillende regelingen: problematisch voor bekendheid bij de medewerkers en bruikbaarheid ervan Onduidelijkheid over de rol, functie en eventuele invulling van interne én extern meldpunt in de klokkenluidersregeling Verschillende visies op de rol van de O.R. in het integriteitbeleid Verschillen in de wijze waarop bekendheid wordt gegeven aan het bestaan en de beschikbaarheid van de VPI Verschil in de mate van invoering van een samenhangend integriteitsbeleid. Hierbij kan sprake zijn van 16 Jaarverslag 2009
een soort dubbele moraal: enerzijds onderschrijft men de wenselijkheid en noodzakelijkheid van een regionale VPI, anderzijds wil men eventuele misstanden zoveel mogelijk intern houden Verschillen in de prioriteit die men toekent aan het werken aan integriteitbewustzijn en het voorbeeldgedrag van leidinggevenden Op grond van deze gegevens hebben we voor 2010 een tweetal actiepunten geformuleerd. Allereerst dient er meer helderheid te komen over de rol van de VPI en de verwachtingen daarvan bij de diverse betrokkenen. Hiertoe is in eerste instantie overleg nodig met de coördinatoren integriteit van de deelnemende organisaties, maar ook met de leiding van de organisaties en mogelijk met de ondernemingsraden. Verder is afstemming van belang met andere vertrouwenspersonen in het werkgebied. Een tweede actiepunt heeft betrekking op de legitimatie van de vertrouwenspersoon als onafhankelijk persoon in een statuut of protocol. Hierin kunnen profiel en werkwijze vastgelegd worden. De rol van de VPI in meld- en klachtenprocedure (op grond van nieuwe klokkenluidersregeling) moet helder omschreven worden. Daarnaast gaan we meer aandacht besteden aan onze adviserende rol inzake het integriteitbeleid van de deelnemende organisaties. De nieuwe klokkenluidersregeling (zie paragraaf 7) is waarschijnlijk een goed startpunt voor nadere gesprekken hierover. 7. Consequenties van nieuwe klokkenluidersregeling in 2010 In 2008 heeft er, in opdracht van de minister van BZK, een onderzoek plaatsgevonden van de regelgeving voor het melden van misstanden (zgn. klokkenluidersregeling). Het onderzoek had betrekking op de vraag of deze regelingen bijdragen aan het bevorderen van het intern melden en opsporen van misstanden en of zij voldoende bescherming bieden aan ambtelijke klokkenluiders. Op grond van dit onderzoek zijn er concrete aanbevelingen geformuleerd voor de aanpassing van de weten regelgeving. Als het opsporen van misstanden en het beschermen van melders bevorderd moet worden, moeten de regelingen substantieel gewijzigd worden. Aanpassing van de bestaande regelingen zou in ieder geval moeten bestaan uit het wegnemen van beperkingen, een brede invoering van de mogelijkheid van vertrouwelijk melden, een verbod op tuchtsancties voor de melder en de invoering van een recht op schade- cq. onkostenvergoeding. Een van de conclusies van dit onderzoek is verder dat de Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) in het proces van intern melden van een vermoeden van een misstand een nuttige rol vervult, mits deze voldoende gezag en autonomie binnen de organisatie heeft en daadwerkelijk vertrouwelijkheid kan bieden. Indien aan deze voorwaarden niet wordt voldaan blijft de rol van vertrouwenspersoon beperkt tot die van een luisterend oor en klankbord. In december 2009 is er voor de sectoren Rijk en Politie een nieuwe klokkenluidersregeling vastgesteld. Ook de klokkenluidersregeling voor de Provincies is per 1 januari 2010 veranderd. De verwachting is dat de VNG haar regeling ook zal aanpassen. De meeste gemeenten volgen de regeling van de VNG. De veranderingen in de regelingen hebben o.m. betrekking op een verruiming van de definitie van een misstand. Verder is de jaarverslag 2009 17
groep medewerkers vergroot die op grond van die regeling een vermoeden van een misstand kan melden. Een andere belangrijke wijziging is de verbeterde rechtsbescherming voor de melder. De nieuwe regeling laat ook een gedeeltelijk andere taak zien voor de VPI: de medewerker kan een vermoeden van een misstand nu ook bij de VPI melden. Wat de consequenties hiervan zijn voor de mogelijkheden van de VPI om geheimhouding en vertrouwelijkheid te garanderen, moet nagegaan worden. Het is van belang hierover heldere afspraken te maken met het bevoegd gezag van de deelnemende organisaties en deze in een protocol vast te leggen. Dat geldt ook voor een uniforme werkwijze en registratie van meldingen. Op grond van signalen die wij ontvangen hebben dient met de betrokken organisaties te worden nagegaan of het inrichten van een bureau vertrouwenspersoon Limburg de voorkeur verdient. Bij dit bureau zouden medewerkers (en bestuurders) terecht kunnen voor allerlei probleemsituaties rond integriteit die zich in hun werk voordoen. Ook is het zaak om te onderzoeken of in dit verband ook de vertrouwensfunctie kan worden ingevuld voor samenwerkingsverbanden in het kader van de wet gemeenschappelijke regelingen (samenwerkende sociale diensten, brandweer enz). Verder zijn wij van mening dat het zinvol is om alle gemeenten binnen de Provincie Limburg bij de samenwerking op het gebied van integriteitsbeleid te betrekken. 8. Tot slot We hopen dat dit verslag een goed - zij het globaal - beeld geeft van onze werkzaamheden als Regionaal Vertrouwenspersoon Integriteit Zuid-Limburg. Zoals al gezegd: door de ons opgelegde geheimhoudingsplicht is niet mogelijk om in deze tekst volledig en gedetailleerd alle werkzaamheden weer te geven. Graag wijzen we nog eens op onze bereidheid om in een gesprek nader in te gaan op aandachtspunten die voor een organisatie specifiek van belang zijn, waarbij wij uiteraard de geheimhouding die ons opgelegd is op geen enkele manier zullen schenden. Contactgegevens Regionale Vertrouwenspersoon Integriteit Zuid-Limburg Marga Baetsen Tel. bereikbaar op alle werkdagen van 9.00-17.00 uur: 06 52 33 29 52 e-mail: mjma.baetsen@prvlimburg.nl Harry Hoeijmakers Tel. bereikbaar op alle werkdagen van 9.00-17.00 uur: 06 55 17 40 79 e-mail: lh.hoeijmakers@prvlimburg.nl U kunt uw bericht ook sturen naar: regionalevertrouwenspersoonintegriteit@prvlimburg.nl 18 Jaarverslag 2009