SERVICEOVEREENKOMST Upgrade Software & Preventief onderhoud ANPR Naam Functie Datum Kenteken :...?!n~lh~rdd....?..~t:!-!.m.. Mo.d :.. l.~.. /.2.. ::-...2.00.8........ h Opdrachtnemer: Bedrijf : TM-CS B.V. Naam Functie...,(r,l,M, r:j~(-... ().~.... Datum 0 :...!..--:../2.. ~.. ~..... VERSIE 1.02 D Pagina 1
De ondergetekenden: De besloten vennootschap TM-CS B.V., statutalr gevestigd te Apeldoorn en kantoorhoudende te (7327 AC) aan de Wilmersdorf 44-D in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer...., gevolmachtigde, hierna te noemen: "Opdrachtnemer"; en foj. h-e. 2.c..c.... sh~l. UJoda11d en kantoorhouden?e te (postco,e?... aan de GtM:).!~.I.:.., in d.eze rechts{jeldig vertegenwoordtgd door..., gevolmachttgde, hterna te noemen : "0 pdrachtgever". (tezamen de "Partijen") De... (naam organisatie). s:atutair ~evestigd te ~r:rrj.v.t De Partij en zijn overeengekomen dat: De opdrachtnemer zich verpllcht het preventlef onderhoud en het verzorgen van software upgrades conform het gestelde in deze overeenkomst aan de ANPR en overige appa ratuur (zie bljlage A) van de opdrachtgever uit te voeren. De opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit conform het kwaliteitssysteem van ISO 9001. De opdrachtgever zich verplicht om op de vooraf, In overleg met opdrachtnemer, lngeplande datum het desbetreffende voertuig een gehele werkdag ter beschikking te stellen aan opdrachtnemer ten behoeve van de in deze overeenkomst beschreven werkzaa m hed en. Op deze overeenkomst zijn het geldende Screeningsbeleid alsmede het geldende Toegangscontrolebeleid van de polltleregio van toepassing. Deze zien erop toe dat er vooraf screening plaatsvindt van de door opdrachtnemer in te zetten medewerkers alsmede de door opdrachtnemer in te huren derden. In deze screening worden oak de informatiebeveiligingsaspecten alsmede de geheimhoudingsplicht meegenomen. Indlen opdrachtnemer in fallllssement geraakt, zullen aile verpll chtingen van de opdrachtgever aan opdrachtnemer van rechtswege vervallen uitgesloten openstaande en nag niet voldane verplichtingen. De informatie die voor opdrachtgever beschikbaar was via opdrachtnemer, zal via de importeur verkrijgbaar blijven. VERSIE 1.02 D Pagina 2
Paragraaf 1. Overeenkomst 1.1 Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst gaat In op 1 septemb~r 2008 en wordt gesloten voor onbepaalde tljd. Seide partijen kunnen deze overeenkomst ontblnden zonder tot enige schadevergoedlng verplicht te zljn lndlen dit uiterlljk 3 maanden voor het elnde van een kalenderjaar door de ene partlj aan de andere schrlftelljk wordt medegedeeld. Indien enig moment de betreffende apparatuur niet meer bij de opdrachtgever aanwezig Is, dan wei niet meer in gebrulk is, en dit bij de opdrachtnemer bekend Is, zal de overeenkomst automatisch:"~iiidigen aan het einde van het lopende kalenderjaar. Ook in bovengenoemde situatie Is geen der partljen tot enige schadevergoedlng verpllcht. Paragraaf 2. Dienstver/ening 2.1 Preventief onderhoud Blj het preventlef onderhoud verpllcht opdrachtgever zlch ervoor zorg te dragen dat de door opdrachtnemer geleverde en ge'installeerde applicaties 2 keer per kalenderjaar preventief worden onderhouden om correctief onderhoud tot een minimum te beperken. Met het In deze serviceovereenkomst omschreven 'preventief onderhoud' wordt bedoeld het opschonen van en het controleren, zowel visueel als meetkundlg, van de diverse applicaties die door opdrachtnemer zijn geleverd en ge'installeerd. De oude Images zullen worden teruggezet waardoor de opdrachtgever weer beschikt over een als nleuwe applicatie. Oaarnaast worden de instellingen van de appllcatie nagelopen en worden de aanwezlge aansluitingen gecontroleerd en getest op een julste werking. Bijlage B bevat een checklist van de ult te voeren werkzaamheden. 2.2 Software upgrade De opdrachtnemer verplicht zich ten minste 2 keer per kalenderjaar de software, welke geinstalleerd in de Backoffice en/of het betreffende voertuig, te updaten naar de nleuwste vrijgegeven software waarblj gelijk het preventlef onderhoud zal worden ultgevoerd. Hierblj worden tevens de mogelijke bugs verholpen welke door deze nieuwe software veroorzaakt kunnen worden, zolang het gaat om softwarematige aanpassingen. Indien er geen nieuwe vrljgegeven release beschlkbaar Is, zal er wei preventief onderhoud worden ultgevoerd. 2.3 Werktijden Van maandag tot en met donderdag tussen 08.30 en 17.00 uur en op vrijdag tussen 08.30 en 16.00 uur. Onder werktljden verstaan wij nlet zan- en feestdagen. De werkzaamheden worden In prlncipe op de locatie van de betreffende politleregio ultgevoerd, waarbij voldaan dient te worden aan punt 2.6. lndien het onderhoud daartoe aanlelding geeft, zal in onderling overleg met de opdrachtgever worden gekeken naar de mogelijkheld het betreffende voertuig naar een werkplaats van opdrachtnemer te verplaatsen. Ten aanzien van de kosten bij een eventuele verplaatsing van het voertuig naar de werkplaats van de opdrachtnemer, geldt het gestelde In paragraaf 2.6. 2.4 Servicerapportage Tenelnde effectief en efficient de onderhoudswerkzaamheden alsmede de software upgrades te kunnen afhandelen, is het voor beide partljen van het grootste belang dat de opdrachtnemer in Ieder geval de volgende informatle vast legt : Kenteken van het voertuig; Standplaats van het voertulg en de naam van de contactpersoon; Datum en tljd waarop de upgrade wordt ultgevoerd; VERSIE 1.02 D Paglna 3
Vermelding van het merk, type en nummer van de PC waarop de upgrade wordt uitgevoerd; Verslenummer van de gei'nstalleerde software; Vermelding van de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden; Referent! en ummer. Aile ultgevoerde werkzaamheden krijgen van opdrachtnemer een uniek referentlenummer. Deze informatle wordt door servlcemedewerker van opdrachtnemer schriftelljk vastgelegd in de servicereapportage die door opdrachtnemer administratief verwerkt wordt ten behoeve van toekomstig onderhoud en/of reparatles. 2.5 Bevestiging Opdrachtnemer zal aan opdrachtgever mlnimaal 1 maand op voorhand aankondigen op welke datum, tijdstip en aan welk(e) voertuig(en) zij van plan is om de werkzaamheden voortvloeiend ult deze overeenkomst bij opdrachtgever te gaan uitvoeren. Opdrachtgever is gerechtlgd om tot 2 weken voor deze datum kosteloos de afspraak te annuleren cq. te wijzigen. Na deze datum zullen eventuele kosten In verband met gederfde lnkomsten in rekenlng worden gebracht. 2.6 Beschikbare ruimte Voor het uitvoeren van het preventi'ef onderhoud op locatie, dient opdrachtnemer te kunnen beschlkken over een afgesloten ruimte welke zowel verlicht als verwarmd is. Indien het onderhoud daartoe aanleldlng geeft, zal in onderling overleg worden gekeken naar de mogelijkheld het betreffende voertuig naar een werkplaats van opdrachtnemer te verplaatsen. Ten aanzien van de kosten bij een eventuele verplaatslng van het voertuig naar de werkplaats van de opdrachtnemer geldt het volgende: In het geval de opdrachtnemer er de voorkeur aan geeft om de werkzaamheden blj diens werkplaats te verrichten, ondanks dat er passende ruimte beschlkbaar is bij de opdrachtgever, zullen aile kosten welke samenhangen met de verplaatsing van het voertulg worden gedragen door de opdrachtnemer. o In het geval de beschlkbare ruimte bij de opdrachtgever niet passend Is, en om die reden de opdrachtnemer gedwongen is om de werkzaamheden blj diens elgen werkplaats te Iaten plaatsvinden, zullen aile kosten welke samenhangen met de verplaatsing van het voertuig worden gedragen door de opdrachtgever. 2.7 Geheimhouding Tljdens servlceoproepen/-bezoeken geldt voor werknemers van de opdrachtnemer strikte gehelmhoudingsplicht ten aanzien van relevante gegevens, systemen, procedures en dergelijke, welke gedurende het onderhoud aan werknemers van de opdrachtnemer ter beschikklng worden gesteld. Hiertoe zal door de medewerker van de opdrachtnemer een gehelmhoudlngsovereenkomst (zle voorbeeld In bljlage C) worden ondertekend. 2.8 Wijzigingen 2.8.1 Niet formele wijzigingen Het betreft hler wijzlgingen die door derden aangebracht zijn aan hard- en/of software welke nlet op voorhand schriftelljk kenbaar zijn gemaakt en geaccrediteerd door opdrachtnemer. Kosten welke voortvloelen uit het in de oude staat herstellen van de appllcaties/hardware zullen separaat in rekenlng worden gebracht. E.e.a. zal slechts op uitdrukkelljk verzoek van de opdrachtgever worden uitgevoerd, nadat vooraf een kostenopgave voor de ultvoerlng Is verstrekt door de opdrachtnemer. Uitgangspunt Is dat slechts de nlet door opdrachtnemer aangebrachte en/of geaccrediteerde wijzigingen welke een storing veroorzaken bij de werking van de apparatuur, door de opdrachtnemer In de oude staat worden hersteld. VERSIE 1.02 D Pagina 4
2.8.2 Hardware & Software De overeenkomst betreft onder meer het uitvoeren van preventlef onderhoud aan harden software die aan opdrachtgever door opdrachtnemer zljn geleverd. Het speclfieke overzlcht treft u aan als bljlage A. blj deze overeenkomst. Het betreft hler een speclficatie van de blj deze serviceovereenkomst behorende apparatuur, waaraan service en correctlef onderhoud is en wordt gepleegd door opdrachtnemer. Indlen vanwege een door de opdrachtnemer uitgevoerde nleuwe software upgrade, hardware aanpasslngen gedaan moeten worden zal dit ten laste komen van opdrachtgever. Deze aanpassingen zullen vooraf schriftelijk kenbaar gemaakt worden aan opdrachtgever en slechts na voorafgaande goedkeuring van de opdrachtgever door de opdrachtnemer worden ultgevoerd. Dergelijke aanpassingen zullen slechts lncldenteel voorvallen. 2.9 Risico en toezicht De opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om de werkzaamheden niet ult te voeren wanneer het ultvoeren hiervan strijdig is met enige wettelijke bepaling, In strljd Is met de openbare orde, of de velllgheid van haar medewerkers in het gedlng brengt. Indien deze sltuatle zlch voordoet zal dlt direct mondeling en schriftelijk aan de opdrachtgever medegedeeld worden. VERSIE 1.02 D Paglna 5
Paragraaf 3. Aansprakelljkheld 3.1 Aansprakelijkheidsbeperking Indien opdrachtnemer aantoont dat een storing of schade Is veroorzaakt door opzet, molest, grove nalatigheld van de zijde van de opdrachtgever of een fysieke impact waarvoor de apparatuur nlet ontwlkkeld is, is de opdrachtnemer op geen enkele wijze aansprakelijk voor eventuele kosten, zowel direct als indirect, materleel als lmmaterleel. Op deze aanbieding zijn de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2008 (ARIV 2008) en de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Dlensten 2008 (ARVODI 2008) van toepassing. Deze voorwaarden treft u aan als bijlage D en E In het geval van strljdigheld met de bepallngen ult deze overeenl<omst prevaleert deze overeenkomst. \ '-' 3.2 Algemeen Wanneer zlch problemen voordoen bij de uitvoering van de diensten, zijn de partijen vanwege de verplichting tot samenwerking gehouden de andere partij tijdig te wijzen op problemen en zo mogelijk wederzljds overteg te plegen om tot de beste oplossing te komen. 3.3 Garantie Op de onder deze overeenkomst ultgevoerde werkzaamheden geldt een garantletermijn van 6 maanden, wat inhoudt dat indien er gedurende de garantletermijn defecten ontstaan door de uitgevoerde werkzaamheden zijn veroorzaakt, zal de opdrachtnemer zorgdragen voor kosteloos herstel. Op de gebrulkte materialen en geleverde componenten geldt een garantietermljn van 1 jaar wat lnhoudt dat tljdens de garantietermljn ontstane defecten aan die materialen of componenten, door opdrachtnemer kosteloos worden hersteld of vervangen. In het geval van een garantieclaim zal de opdrachtgever binnen een redelljke termijn de opdrachtnemer in de gelegenheid stellen om aard en omvang van het defect vast te stellen, alvorens te verlangen van de opdrachtnemer, of namens opdrachtnemer van een derde, dat de corrigerende werkzaamheden en/of vervanging van een component worden uitgevoerd. VERSIE 1.02 D Paglna 6
Paragraaf 4. Financiele voorwaarden 4.1 Prijzen en indexering De In deze overeenkomst vermelde prijzen en tarieven, zullen jaarlljks aan de hand van het Consumenten Prijsindexcijfer (CPI) worden vastgesteld. Daartoe zal de opdrachtnemer ulterlijk 1 oktober van Ieder jaar de nieuwe prijzen en tarleven aan de opdrachtgever schrlftelljk bekend stellen. 4.2 Kosten en wijze van betalen ( I..._, Kostenoverzicht 2008 (vermelde prl]zen zl]n de kosten voor de ultvoerlng van software upgrades en preventief onderhoud) Software uograde en oreventief onderhoud Vast tarief Serviceovereenkomst Software upgrade & preventief onderhoud Gedeeld kalenderjaar ( 84,-- per maand per voertulg ( 42,-- per maand per Backofflce Gehele kalenderjaar ( 1.000,-- per voertuig ( 500,-- per Backoffice Extra voorrijkosten indien voertuig niet ( 135,-- per incident aanwezlo is. Montaoekosten per uur ( 75,-- per uur Voorrijkosten ( 0,59 ct per kilometer ( 68 -- per uur Aile aenoemde bedraaen ziin excl. BTW De prijzen zijn inclusief montagematerlaal (met een maximum van 25,- per call), excluslef overig materiaal en exclusief de wettelijk verschuldigde omzetbelasting {BTW). VERSIE 1.02 D Paglna 7
4.3 Betalingen De betallng van de vaste kosten van deze overeenkomst zal tweejaarlijks gefactureerd worden, waarvan de 1 51 e helft in januari en de 2 de helft in juli. De betallngstermijn bedraagt 30 dagen. Indien niet aan de betalingsverplichtingen wordt voldaa n, behoudt opdrachtnemer zich het recht voor de uitvoering van haa r diensten op te schorten. Zolang de software als 'share ware' ter beschikking worden gesteld, zullen door opdrachtnemer geen additionele kosten voor de software in rekening worden gebracht. Indien software upgrades gewenst worden welke niet onder deze noemer beschikbaar gesteld worden, zal de software aan de opdrachtgever in rekening worden gebracht. Totale kosten van de overeenkomst aantal premie per voertuig, 2,1 X I /. 2 so totale premie Aldus overeengekomen tussen partijen en in tweevoud ondertekend, Datum:... I.:...! 2.. :-:... 2.9.9.d!.... Voor akkoord, Opdrachtgever Opdrachtnemer <Naam>..._ <Functie> ~ 0 t.1 <Naam>: <Functie> VERSIE 1.02 D Pagina 8
Bijlage A : Overzicht Hard- en software ANPR Onderstaand treft u een overzicht aan van aile componenten die vallen onder overeenkomst nr.... v Aanwezig ANPR Configuratie MPC2 Toetsenbord Beeldscherm 8,4" Pan en lilt 2de Accusysteem PIPS- camera (P362) Camera* Handcontroller* Harddisk Recorder* Harddisk tbv Recorder* Software TSS* Software Pagis Software Boss Overige software Verschillende connectoren m 31-12-2008 *overige apparatuur, niet zijnde ANPR in euro's 7488 395 2350 2450 1755 5287 2784 1150 7205 376 9529 7791 VERSIE 1.02 D Pagina 9
0< - -... - -.. - B iilage B: Checklist )2reventieve werkzaamheden De applicaties die zljn gecontroleerd: ja nee opmerkingen Microbus PC lncl, back-up batterij Hard disk recorder Touchscreen,,.::- ' Relaisbox ' -... Momo Interface VDO Navigatlesysteem. ~(j-.,..;.,. '~ ~1~-t ":~~... I; ~... - Toetsenbord Inc! USB hub.,,.. ;. - Camera's - remote control. - - Aan deze applicaties zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd: gecontroleerd op een juiste werking - gecontroleerd op de juistheid van de lnstellingen - opgeschoond - versienummer gecheckt met evt. aanwezige updates de diverse kabelaansluitingen gecontroleerd - relals gecontroleerd op een juiste werking - zekeringen gecontroleerd ' lndien er gebreken zljn geconstateerd, zijn deze hersteld of Is er een advies gegeven aan de klant? Opdrachtnemer he eft hersteld: I I Opdrachtnemer heeft het volgende advies gegeven: I I VERSIE 1.02 D Pagina 10
Bijlage C: Voorbeeld geheimhoudingsverklaring GEHEIMHOUDINGSVERKLARING (INGEHUURD PERSONEEL) Naam + voorletters Geboortedatum Geboorteplaats Ondergetekende, Verklaart hierbij dat: 1. hlj/zij op de hoogte is gesteld van zijn/haar verpllchtingen tot geheimhouding van gegevens van de politieregio Kennemerland die te zijner/harer kennls komen, In het bljzonder door het gebruik van een/meer polltlereglster(s), dan wei persoonsreglstratle(s) onder beheer van de reglo; 2. hlj/zlj verklaart tevens dat het hem/haar bekend Is dat een eventuele aan hem toegekende gebrulkersnaam en toegekend wachtwoord op geautomatiseerde systemen strikt persoonlijk en derhalve niet overdraagbaar zljn; 3. hll/zij belooft de voorschriften welke zijn ofzullen worden gegeven inzake bevelliging van die gegevens getrouwelijk te zullen nakomen; 4. hij/zlj die gegevens nlet aan niet-gerechtlgden zal onthullen; 5. hij/zlj kennls heeft genomen van de bepallngen In het Wetboek van Strafrecht lnzake gehelmhouding en dat h!j/zlj de betekenis en het be lang van die bepalingen heeft begrepen. Plaats Handtekenlng Datum Orlglnele formulier Afschrlft formuller : op te bergen In het archlefvan de Personeelsadmlnlstratle (bewaartermljn twee jaar). : ingehuurde medewerker. VERSIE 1.02 D Pagina 11
Bijlage D: ARIV 2008 ( I ~...' VERSIE 1.02 D Paglna 12
Bijlage E: ARVODI 2008 u (, '-"" VERSIE 1.02 D Pagln.a 13