Enveloppen, folieverpakkingen, adressering Richtlijnen voor Automatisch verwerkbare post
Inhoudsopgave Automatische sortering: richtlijnen voor uw post 2 Gratis advies 2 Fysieke eigenschappen 3 Vorm 3 Materiaal en verpakkingswijze 3 Ingesloten voorwerpen: voorkom schade 3 Sluiten is aan te raden 3 Indeling adreszijde 4 Schrijfwijze van adressen 9 Nederlandse adressen: 3 tot 6 regels 9 Buitenlandse adressen: landnaam in hoofdletters 9 Lay-out, typografie en afdrukkwaliteit van adressen 10 Regelopbouw 10 Schriftsoorten 10 Lettergrootte tussen 10 en 12-punts 11 Afdrukkwaliteit 11 Postcodekader voor handgeschreven adressen 11 Plaats en typografie van afzendergegevens 12 Afzendergegevens op achterzijde of op de voorzijde in de linker bovenhoek 12 Afzenderadres in venster 12 Afzenderadres op etiket 12 Afzenderadres op banderollen 12 1
Automatische sortering: richtlijnen voor uw post PTT Post is één van de modernste postbedrijven.de dagelijkse stroom van miljoenen postzendingen wordt snel en effectief verwerkt in zes grote sorteercentra. Mede dankzij de vergaande automatisering in deze sorteercentra kan PTT Post de kosten laag houden.daardoor behoort PTT Post tevens tot de voordeligste postbedrijven van Europa. Door bij het ontwerp van enveloppen, bij de materiaalkeuze voor verpakkingen en bij de adressering rekening te houden met een aantal richtlijnen, zorgt u ervoor dat ook uw post automatisch verwerkbaar is. Daarmee helpt u PTT Post om snelheid en een goede prijs/kwaliteit-verhouding te blijven bieden. De richtlijnen voor de automatische verwerkbaarheid van uw post, staan in deze brochure. Ze hebben betrekking op alle post die in een standaardbrievenbus past, dat wil zeggen: een maximaal formaat van 265 x 380 x 32 mm een maximaal gewicht van 3000 gram Gratis advies Indien u vragen heeft over de automatische verwerkbaarheid van uw post, adviseert PTT Post u graag. U kunt tevens ontwerpen voor enveloppen e.d. ter beoordeling voorleggen of proefmateriaal laten testen. Neem hiervoor contact op met PTT Post Klantenservice Zakelijke Markt (0800-0430), of met uw accountmanager. Voor antwoordzendingen gelden bijzondere criteria. Deze vindt u in de brochure Automatisch verwerkbare antwoordzendingen onze efficiency, uw voordeel. U kunt deze brochure aanvragen bij PTT Post Klantenservice Zakelijke Markt (0800-0430). Uitgebreide informatie over de diensten van PTT Post vindt u ook op internet: www.ptt-post.nl 2
Fysieke eigenschappen Vorm Postzendingen moeten rechthoekig van vorm te zijn. Ronde kaarten, kaarten met kartelranden en dergelijke moeten in een rechthoekige envelop verzonden worden. Bij post die u in de PTT Post brievenbus deponeert, moet de breedte groter zijn dan de hoogte. Bij voorkeur is de breedte ten minste 1,4 keer zo groot als de hoogte. Deze breedte-hoogte verhouding geldt niet voor partijenpost die gekopt wordt aangeboden. Materiaal en verpakkingswijze (Venster)enveloppen Gebruik enveloppen van papier met een gewicht van ten minste 70 gram/m 2. Het venster van een vensterenvelop moet rechthoekig zijn, eventueel met afgeronde hoeken. Houd rekening met de schuifruimte in de envelop; het volledige adres hoort altijd zichtbaar te zijn. Het venster moet binnen de adreszone vallen (zie pag. 5). Onverpakte kaarten en tijdschriften Kaarten die u zonder envelop verstuurt, moeten voldoende stevig zijn. Kies daarom voor (antwoord) kaarten een papiersoort met een gewicht van ten minste 170 gram/m 2. Onverpakte tijdschriften zijn niet geschikt voor automatische verwerking. Etiketten: rechthoekig Adresetiketten moeten rechthoekig zijn, eventueel met afgeronde hoeken. Als het adresetiket in een (transparante) verpakking wordt gesloten, dient het op de inhoud bevestigd te zijn. Adresetiketten moeten binnen de adreszone (zie pagina 5) vallen. Folie-verpakking: stevige gladde folie Gebruik bij voorkeur: gladde folie, met een wrijvings-coëfficiënt tussen 0,2 en 0,35 (COF, gemeten volgens NEN-ISO 8295:1995, folie op folie); niet-benevelde folie; folie met een dikte van minimaal 25 µm. Verder is het van belang dat: de folie de zending nauw omsluit en er geen losse flappen uitsteken; de seal-naden en -flappen niet over het bestemmingsadres lopen; de seal-naden homogeen zijn; het ontstaan van elektrostatische lading wordt voorkomen een plaketiket wordt gebruikt; adressering die op de folie zelf geprint is, is niet geschikt voor automatische verwerking. Banderollen Banderollen moeten stevig om de zending zitten. Bij voorkeur omsluiten ze de zending volledig. Sluit geen losse kaartjes e.d. bij in banderollen. Ingesloten voorwerpen: voorkom schade Ingesloten voorwerpen die dikker zijn dan 1 mm kunnen beschadigd raken of schade toebrengen aan andere poststukken en de sorteermachines van PTT Post. Dit kunt u voorkomen door ervoor te zorgen dat het ingesloten voorwerp: in hoogte en breedte niet meer dan 15 mm schuifruimte heeft, of aan een karton is gehecht dat in hoogte en breedte niet meer dan 15 mm schuifruimte heeft, Het is belangrijk dat de envelop langs de normale vouwlijnen gesloten kan worden. Gebruik voor voorwerpen als sleutels, pennen, sachets met poeders en vloeistoffen een zware envelop of een monster-envelop. Sluiten is aan te raden Het is aan te raden enveloppen te sluiten, ook bij partijen drukwerken*. Sluitingen met nietjes, paperclips, metalen oogjes of vouwhoekjes, zijn niet toegestaan. * Daarbij geldt wel dat u in moet stemmen met een steekproefsgewijze controle waarmee PTT Post kan vaststellen of er inderdaad drukwerk in zit. 3
Indeling adreszijde De indeling van de adreszijde van enveloppen, kaarten, banderollen en zendingen met een adresetiket dient aan een aantal voorwaarden te voldoen.de voorwaarden zijn afhankelijk van het formaat en gewicht omdat dit bepaalt in welk type sorteermachine PTT Post de zending verwerkt. In dit verband wordt onderscheid gemaakt tussen standaard en overige postzendingen. Standaard zijn alle postzendingen die : kleiner zijn dan 175 x 285 x 7 mm, én niet zwaarder zijn dan 50 gram Voor grotere of zwaardere zendingen gelden de voorwaarden van overige postzendingen. In de tabel op de volgende pagina leest u in de linker kolom algemene informatie over de indeling van de adreszijde. In de middelste en de rechter kolom leest u welke aanvullende voorwaarden eventueel gelden voor standaard en overige postzendingen.
Algemeen Standaard postzendingen Overige postzendingen Formaat en gewicht minimaal 90 x 140 mm maximaal 175 x 285 x 7 mm maximaal 50 gram groter dan 175 x 285 x 7 mm óf zwaarder dan 50 gram maximaal 265 x 380 x 32 mm maximaal 3000 gram Richting van het adres Een liggende envelop heeft de voorkeur, met het adres parallel aan de lange zijde ( landscape ) Een staande envelop heeft de voorkeur, met het adres parallel aan de korte zijde ( portrait ) Adreszone De adreszone is het gedeelte waar het bestemmingsadres staat. In de adreszone: mogen geen andere adressen staan; mag wel andere informatie staan (bijv. een logo), mits dit geen regelpatroon heeft dat vergelijkbaar is met dat van het adres. Rondom het adresblok (de kleinste rechthoek die het adres omsluit) moet in alle richtingen een ruimte vrij blijven van ten minste 5 mm (afb. 6). Plaats het adres bij voorkeur centraal in de adreszone. Bij een ongedeelde adreszijde (afb. 2) moet de adreszone minimaal 40 mm van de bovenzijde staan; minimaal 15 mm van de overige zijden staan. Bij kaarten met een gedeelde adreszijde (afb. 1) moet de adreszone : aan de rechterkant staan; minimaal 74 mm breed zijn. De linker- en rechterkant moeten gescheiden zijn door middel van een verticale lijn (minimaal 1,2 mm dik). De adreszone moet minimaal 40 mm van de bovenzijde staan; minimaal 20 mm van de overige zijden staan. Frankeerzone In de rechter bovenhoek moet voor frankering een rechthoekige ruimte van 74 mm breed en 40 mm hoog vrij blijven voor frankering. Indexzone De indexzone is de plaats waar PTT Post de fluorescerende streepjescode en teksten aanbrengt. Bij een liggende envelop (afb. 2) is de index-zone, gemeten vanaf de rechter benedenhoek: 15 mm hoog 140 mm breed Bij een staande envelop (afb.3) is de indexzone, gemeten vanaf de linker benedenhoek: 15 mm breed 140 mm hoog Bij een liggende envelop (afb.5) is de indexzone, gemeten vanaf de linker benedenhoek 30 mm breed 100 mm hoog Bij een staande envelop (afb.4) is de indexzone, gemeten vanaf de rechter benedenhoek 30 mm hoog 100 mm breed Wanneer de indexzone bedrukt is, of om andere reden niet geschikt voor het plaatsen van de streepjescode, dan brengt de sorteermachine een sticker met de streepjescode aan. De ontvanger kan deze sticker eenvoudig verwijderen. Afzenderadres Plaatst u het afzenderadres op de voorzijde, doe dit dan in de linker bovenhoek Zie pagina 12 voor meer informatie over de vermelding van de afzendergegevens 5
Afbeelding 1: Indeling adreszijde van een kaart met gedeelde adreszijde Afbeelding 4: Indeling adreszijde overige postzendingen - portrait oriëntatie 6
Afbeelding 2: Indeling adreszijde standaard postzendingen - landscape oriëntatie Afbeelding 5: Indeling adreszijde overige postzendingen - landscape oriëntatie 7
Afbeelding 3: Indeling adreszijde standaard postzendingen - portrait oriëntatie Studio Henque van Maanen Uiterstegracht 63 2312 TB LEIDEN 5 mm Afbeelding 6: op bedrukte envelop rondom adresblok 5 mm vrije ruimte 8
Schrijfwijze van adressen De officiële schrijfwijze van Nederlandse adressen is vastgesteld door de gemeenten. De Nederlandse norm NEN 5825 geeft aanvullende bepalingen voor de fysieke presentatie. De richtlijnen hieronder zijn in overeenstemming met deze NEN-norm. Nederlandse adressen: 3 tot 6 regels Een adres binnen Nederland bestaat uit minimaal drie en maximaal zes regels. Het adres bevat altijd: een voorlaatste regel met straatnaam en huisnummer of postbus en postbusnummer (of antwoordnummer of PostApart) een laatste regel met de postcode en de woonplaats, deze horen in hoofdletters te worden afgedrukt PTT Post B.V. KIX-support Kamer AA 948 Postbus 30250 2500 CG DEN HAAG Extra vermeldingen als ter attentie van vermeldt u direct boven de voorlaatste regel. Adressering met KIX (Klantindex): Het verdient aanbeveling om als extra regel bij het adres de Klantindex of KIX op te nemen. De KIX is een compacte code die de volledige informatie over het adres van bestemming bevat. Bij verzending tegen het periodiekentarief is bij het niet vermelden van de KIX een tarief-opslag verschuldigd. In een aantal andere gevallen kan de KIX korting opleveren. Informatie over de KIX kunt u aanvragen bij PTT Post Klantenservice (0800-0430), of vinden op de KIX Internet site: http://www.ptt-post-kix.nl. PTT Post B.V. KIX-support Kamer AA 948 Postbus 30250 2500 CG DEN HAAG 2500CG30250 Buitenlandse adressen: landnaam in hoofdletters Neem het land van bestemming altijd in hoofdletters op in de laatste regel. Sr. Antonio Costa Rua do Farol, 2 AZOIA 2740 COLARES PORTUGAL Bij voorgesorteerde buitenlandse post kunt u in plaats van de volledig naam van het land een landcode gebruiken. Dit is toegestaan als de post is gebundeld, voorzien van een bundelbriefje en verpakt in zakken gericht aan het land van bestemming ( gerichte zakken ). U plaatst de gestandaardiseerde twee-letterige ISO landcode (NEN-EN-ISO 3166-1) gevolgd door een liggend streepje, vóór de postcode. Sr. Antonio Costa Rua do Farol, 2 AZOIA PT-2740 COLARES NEN normen en de ISO-landcodes zijn verkrijgbaar bij het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) http:// www.nen.nl. De ISO-landcodes zijn ook te vinden op internet: http://www.din.de/gremien/nas/ nabd/iso3166ma/index.html. Uitgebreide informatie over het adresseren van post voor het buitenland vindt u in de brochure Adressering van internationale postzendingen, verkrijgbaar bij PTT Post Customer Service International (023-567 51 09). 9
Lay-out, typografie en afdrukkwaliteit van adressen De apparatuur van PTT Post staat op een aantal punten ruimere criteria toe voor de lay-out en afdrukkwaliteit van adressen dan de Europese norm (NEN - EN 13619).De hierna vermelde richtlijnen zijn gebaseerd op de criteria van PTT Post.Ze gelden uitsluitend voor het bestemmingsadres.informatie over de lay-out van de afzendergegevens vindt u op pagina 12. Regelopbouw Zorg ervoor dat adresregels: evenwijdig lopen aan de onderzijde van het poststuk of de adresdrager; de maximale scheefstand is 5º onderling steeds dezelfde regelafstand hebben een regelafstand hebben van minimaal 1 en maximaal 5 mm links zijn uitgelijnd niet zijn onderstreept Regelafstand Regelafstand Plaats een provincie-aanduiding verkort, zonder haakjes, achter de woonplaats. PTT POST Mediaservice Postbus 5858 2280 HW RIJSWIJK ZH Schriftsoorten Houd er bij de keuze van het lettertype rekening mee dat: cursieven, script, gotisch schrift, contourletters en matrixschrift waarvan de puntjes geen aaneengesloten lijn vormen niet automatisch leesbaar zijn; niet-proportionele lettertypen, zoals courier, elite en pica, meestal beter automatisch leesbaar zijn dan proportionele lettertypen; schreefloze letters (sans serif-typen) beter automatisch leesbaar zijn dan schreefletters (serif-typen). bij het gebruik van kerning of condensed en extended lettertypen het adres niet automatisch leesbaar is. K K Sans serif type Serif type In onderstaande tabel wordt aangegeven welke ruimte is toegestaan tussen onderdelen van het adres. Ruimte tussen: Minimaal Maximaal twee woorden van één straatnaam 1 spatie 1 spatie straatnaam en huisnummer 1 spatie 10 mm postbus en postbusnummer 1 spatie 10 mm huisnummer en huisnummertoevoegingen 1 spatie (of liggend streepje*) 1 spatie (of liggend streepje*) cijfers en letters van postcode 1 spatie 1 spatie postcode en woonplaats 2 spaties 10 mm twee woorden van één woonplaatsnaam 1 spatie 1 spatie woonplaats en provincie 1 spatie 1 spatie * Gebruik het liggend streepje als de huisnummertoevoeging met een cijfer begint. 10
Lettergrootte tussen 10 en 12-punts Gebruik bij voorkeur een fontgrootte tussen 10 en 12-punts. Voor niet-proportionele lettertypen komt dit overeen met 12 tot 10 karakters per inch. Fontgrootte Zorg dat de letters en cijfers: in één adres bij voorkeur van hetzelfde lettertype en dezelfde fontgrootte zijn; minimaal 2,5 mm (7-punts) en maximaal 6 mm (17-punts) groot zijn; in hoofdletters worden afgedrukt als het font kleiner dan 10-punts is; onderling altijd een tussenruimte van minimaal 0,35 en maximaal 2 mm hebben; bij proportionele lettertypen is dit extra van belang. WA Ook is het van belang dat de spatieruimten tussen de woorden gelijk zijn aan de breedte van het gebruikte lettertype. Afdrukkwaliteit De opdruk van een adres moet duidelijk afsteken tegen de achtergrond. Gebruik daarom donkere inkt op een lichte achtergrond. In negatief gedrukte adressen kunnen niet automatisch gelezen worden. Print Contrast Ratio (PCR) Het contrast tussen adresopdruk en achtergrond is uit te drukken in een Print Contrast Ratio (PCR). Bij vensterenveloppen moet de PCR door het venster heen gemeten worden. De PCR-definitie: PCR% = (Rs - Rb)/Rs x 100 waarbij: Rs= de minimum reflectie van de achtergrond Rb= de maximum reflectie van de karakters De minimale PCR is 40%, gemeten in het groene (B530) en rode (B680) deel van het spectrum. De PCR wordt gemeten volgens NEN-ISO 1831. Zorg bij achtergrondbedrukking voor een printraster van tenminste 400 dpi. Daarbij moet de PCR van de achtergrondbedrukking minder zijn dan 15%. Print Reflectance Difference (PRD) De PRD-definitie: PRD = Rs - Rb Bij vensterenveloppen moet de PRD door het venster heen gemeten worden. De minimale Print Reflectance Difference (PRD) bedraagt 30% De minimum reflectie van de achtergrond is 35% Postcodekader voor handgeschreven adressen Als u (antwoord)kaarten of -enveloppen laat drukken waarbij de verzender zelf het adres in moet vullen, gebruik dan een postcodekader. Dit vergemakkelijkt het automatisch lezen van handgeschreven adressering. Ben de Beer Prins Hendriklaan 4 1075 B B AMSTERDAM PTT Post sluit licentie-overeenkomsten met drukkers die het postcodekader toepassen. Daarbij stelt PTT Post een reproduceerbaar origineel van het postcodekader ter beschikking. Voor meer informatie over het postcodekader kunt u contact opnemen met PTT Post Klantenservice Zakelijke Markt (0800-0430). 11
Plaats en typografie van afzendergegevens Afzendergegevens op achterzijde of op de voorzijde in de linker bovenhoek Bij de automatische adresherkenning is een duidelijk onderscheid tussen het adres van bestemming en de afzendergegevens zeer belangrijk. Dit kunt u bevorderen door de afzendergegevens: uit te voeren in een kleinere lettergrootte (bij voorkeur 6-punts, nooit groter dan 7-punts); uit te voeren in een lettertype dat slecht automatisch leesbaar is (cursief, schreefletter, kleine tekenafstand, etc.); niet links uitlijnen, maar te centreren of te laten verspringen. Afzendergegevens in venster Het is toegestaan om de afzendergegevens op de adresdrager in een vensterenvelop op te nemen. Hierbij gelden, in aanvulling op de algemene richtlijnen, de volgende regels: de afzendergegevens staan in één regel, boven het adres van de geadresseerde; de afzendergegevens staan niet lager dan 10 mm van de bovenkant van het venster; er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van afzender en dat van de geadresseerde. Staat de bedrijfsnaam op de envelop, dan kunt u binnen het venster volstaan met enkel het afzenderadres. Afzenderadres op etiket Het is toegestaan om de afzendergegevens op een adresetiket te vermelden. Hierbij gelden, in aanvulling op de algemene richtlijnen, de volgende regels: het afzenderadres staat in één regel, aan de bovenzijde van het etiket; er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van afzender en dat van de geadresseerde. Afzenderadres op banderollen Bij gebruik van een banderol verdient het de voorkeur het afzender- en/of retouradres op de achterzijde te plaatsen. Als het aan de voorzijde wordt opgenomen gelden, in aanvulling op de algemene richtlijnen, de volgende regels: het afzenderadres staat in één regel, aan de bovenzijde van de banderol; er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van afzender en dat van de geadresseerde. 12
Uiterstegracht 63, 2312 TB Leiden Bloemisterij Cornelia s-gravenweg 77, 3062 ZC Rotterdam Afzendergegevens op de voorzijde in de linker bovenhoek Afzendergegevens in venster Afzendergegevens op etiket 13