Dossier fotobeheer Inleiding In het kader van de ondersteuning van de collectieregistratie organiseerde MovE op 21 november 2006 een workshop fotobeheer. Drie gastsprekers uit drie verschillende musea kwamen hierop hun werkwijze uiteenzetten. Met name Nele Vertriest (Museum Dr. Guislain) Kim Robensyn (Amsab) Greet Vanderhaeghen (Het Huis van Alijn) Hierbij konden de deelnemers aan de workshop reageren en vragen stellen. Dit dossier werd samengesteld op basis van de teksten van de gastsprekers en het verslag van Nele Vertriest, aangevuld met MovE specifieke informatie. De teksten van de gastsprekers vind je samen met dit dossier op de website van MovE (Move - Dossier fotobeheer) terugvinden. Het dossier bestaat uit een samenvatting en enkele bijlagen. Samenvatting De workshop beperkte zich niet tot foto s maar is ook van toepassing op diverse objecten die in beeldcollecties voorkomen. O.a. foto s, negatieven, dia s, glasplaten, porseleinkaarten, affiches,... Film daarentegen kwam niet aanbod. 1. Bewaren van originelen De bewaaromstandigheden moeten optimaal zijn en in functie van het soort object. Foto s kunnen bewaard worden in zuurvrije folie en bewaard in zuurvrije dozen in (idealiter) geklimatiseerde archieven. 2. Registreren en digitaliseren Nummering: bij de registratie krijgen de originele foto s een nummer (volgens de afspraken binnen het museum). Het is aangewezen om de digitale bestanden hetzelfde nummer te geven als het objectnummer van de originele foto. Bij meerdere digitale bestanden voor een zelfde object kunnen deze een volgnummer (bv. _1, _2)of suffix krijgen. Als documentatie (conditie van het object) wordt vaak al bij het binnenkomen van een object een (digitale) foto of scan gemaakt. Dit sluit een latere meer professionele digitalisatie niet uit. Digitaliseren van originelen: dit kan gebeuren op verschillende manieren.
- originelen scannen - originelen digitaal fotograferen Dit kan binnen het museum gebeuren of er kan samengewerkt worden met een gespecialiseerde firma of een professionele fotograaf. Keuze van de wijze van digitaliseren kan gemaakt worden op basis van - Kwaliteit en kwetsbaarheid van de collectie Kwetsbare collecties worden het best gedigitaliseerd in functie van het behoud van de collectie (bv. oude foto s en glasplaten). - Doel van het digitale bestand - Voor druk (publicatie) : hoge resolutie (min. 300 dpi) - Voor objectregistratie in Adlib (de beelden die bewaard worden op de Move server): mogen lagere resolutiebeelden zijn in een gecomprimeerd formaat (jpg). Deze laden sneller op en nemen minder plaats in op de server. Digitaliseren van de foto s of objecten kan intern of extern gebeuren. Keuze voor intern of extern is afhankelijk van: - het budget dat kan besteed worden aan digitalisatie (ook afwegen van tijd en kosten van eigen personeel) - het materiaal (scanner, fototoestellen) dat intern beschikbaar is - de aard van de collectie (bv. Glasplaten vragen speciale scanapparatuur) Hoge resolutiebeelden kunnen het best fungeren als bronbestanden waar nooit aan gewijzigd wordt. Deze beelden worden opgeslagen in een ongecomprimeerd formaat (meestal tiff). Ze worden het best bewaard op harde schijven (een cd-rom heeft maar een levensduur van 5 jaar). Voor andere doeleinden (registratie,website,...) kunnen afgeleide bestanden gemaakt worden in (gecomprimeerd en/of in lagere resolutie) via elk fotobewerkingsprogramma (bv. Photoshop, zie ook bijlage...) Aandachtspunten bij scannen op hoge resolutie: - min. 300dpi (400dpi voor porseleinkaarten) - ware grootte - altijd in kleur (ook voor zwart-wit foto's) - bitdiepte: 24 bits (kleur) - scan met rand rond het origineel - archiefkopie wordt bewaard in TIFF-formaat, zonder compressie Referenties Publicaties ANDRIES, Pool, Fotoconservatie syllabus. Antwerpen, Vlaamse Museumvereniging, 1999. Op het web Tips voor het bewaren van foto s www.maerlant.be/ehbo Over digitale archivering http://www.expertisecentrumdavid.be/publicaties.php
Digitization a step by step guide http://elise.arts.kuleuven.be/photherel/ Bijlagen 1. Richtlijnen voor foto s van objecten in Adlib bij MovE 1. Objecten worden zoveel mogelijk gekoppeld aan een digitale foto, bij voorkeur in kleur. Dit verhoogt de bruikbaarheid van de geregistreerde collectie aanzienlijk. 2. Digitale foto s krijgen dezelfde nummering als de objecten (+extensie). Eventueel kan een suffix of volgnummer toegevoegd worden indien er meerdere foto s aan een zelfde object gekoppeld worden. Koppeling gebeurt in Adlib via het tabblad Reproducties. De fiche Beelddocumentatie krijgt eveneens het nummer van de foto als referentienummer (zonder extensie). 3. Digitale foto s voor registratie hebben zijn best beperkt in grootte (vaak resolutie genoemd) (langste zijde max. 600 px) en zijn gecomprimeerd (.jpg). Idealiter zijn ze niet groter dan 100 Kb. Groter heeft geen zin omdat ze bedoeld zijn om op een beeldscherm te tonen (tenzij je wil inzoomen op details). Hoe groter in Kb hoe langer het zal duren om een foto te laden (zowel in Adlib als op een webpagina). 4. Digitale foto s worden opgeladen op de MovE server naar de standaard map /images (per museum). Onder deze map kan elk museum naar eigen inzicht een mappenstructuur maken. Voor gedetailleerde procedures voor het opladen van afbeeldingen naar de MovE server en het koppelen van afbeeldingen in Adlib zie de MovE website. 2. Software voor het bewerken van foto s Er zijn veel goede commerciële pakketten beschikbaar. Vaak is er ergens in het museum wel eentje beschikbaar. Enkele van de bekendste zijn Adobe Photoshop Elements Paint Shop Pro ArcSoft Photo Studio Daarnaast zijn er ook gratis alternatieven, bv. Irfan View Picasa Voor kleinere aanpassingen, zoals het aanpassen van de grootte, kan je vaak volstaan met een kleine tool. Zeer handig is de vanaf Microsoft Office 2003 meegeleverde Microsoft Office Picture Manager. Heb je een oudere versie van Office dan kan je als alternatief bij Microsoft de gratis ImageResizer downloaden. Zie hiervoor http://www.microsoft.com/windowsxp/downloads/powertoys/xppowertoys.mspx
3. Lijst van firma s die diensten voor digitalisatie aanbieden. Deze lijst is indicatief en moet met voorzichtigheid gehanteerd worden. Ze is niet noodzakelijk volledig noch actueel. Ook houdt de lijst geen enkele beoordeling in van de geleverde diensten. De lijst werd ons ter beschikking gesteld door de erfgoedcel Waasland n.a.v. hun Beeldbankproject voor het Waasland (zie http://www.beeldbankwaasland.be) Dolmen nv Grote Steenweg 15 9840 De Pinte +32 9 243 75 00 'dsl@dolmen.be'; Pictura Imaginis p/a Alexander Stierman Beenhouwersstraat 89 8000 Brugge http://www.pictura-im.nl Digidat Paalstraat 14 3560 Lummen info@digidat.be http://www.digidat.be/ Sercu Microdata nv Onze Lieve Vrouwstraat 21 8850 Ardooie 'r.arteel@sercu.com'; www.sercu.com + 32 51 74 80 95 Acmis Taxanderlei 49 2900 Schoten 'ariane@acmis.be'; www.acmis.be +32-(0)3-216 00 14 Arcom cvba Prins Boudewijnlaan 97 9100 Sint-Niklaas 'arcom@pi.be'; http://www.microfilm.be/ +32 (0) 3/7666420 X-Cago Constant Walraven Olympialaan 1 6042 JZ Roermond Nederland www.x-cago.com 00 31 475 35 40 60
MicroFormat Systems bv Heereweg 331 Postbus 287 2160 AG Lisse Nederland http://www.microformat.nl +31 (0)252 43 21 00 sales@microformat.nl