Gedragscode Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten 28 oktober 2016
Artikel 1 Definities 1. Verbonden personen * a. Leden van het bestuur; b. Leden van de raad van toezicht en het verantwoordingsorgaan; c. Adviseurs in een door het bestuur ingestelde commissie; d. Medewerkers van het team bestuursondersteuning StiPP; e. Andere (groepen van) personen aangewezen door het bestuur van het fonds. Medewerkers van uitbestedingspartners zijn geen verbonden personen, tenzij deze op basis van lid e van dit artikel wel als zodanig door het bestuur zijn aangewezen. 2. Nevenfuncties Iedere functie van een verbonden persoon, anders dan de functie die de verbonden persoon bij het pensioenfonds vervult. 3. Insiders De verbonden personen die direct of indirect bij transacties van het fonds in financiële instrumenten zijn betrokken dan wel anderszins uit hoofde van hun werkzaamheden, beroep of functie over voorwetenschap beschikken of kunnen beschikken. Een insider is ook de verbonden persoon die kan beschikken over andere vertrouwelijke (markt)informatie. Het bestuur kan andere (groepen van) verbonden personen als insider(s) aanwijzen. Het bestuur stelt een verbonden persoon schriftelijk op de hoogte als hij wordt aangemerkt als insider. 4. Gelieerde derden a. Echtgenoot, echtgenote of partner van de verbonden persoon; b. Bloed- en aanverwanten van de verbonden persoon tot in de tweede graad; c. (andere) personen die tot hetzelfde huishouden van de verbonden persoon behoren; d. Lasthebbers en vermogensbeheerders (niet zijnde vrije-hand-beheerders), voor zover handelend ten behoeve van de verbonden persoon; e. Rechts- of natuurlijke personen met wie de verbonden persoon een relatie heeft welke van dien aard is dat de insider, een direct of indirect wezenlijk belang heeft bij het resultaat van een transactie in een financieel instrument. 5. Zakelijke relatie Een bedrijf of instelling waarmee het pensioenfonds een zakelijke relatie onderhoudt of waarschijnlijk zal onderhouden. 6. Persoonlijke transactie a. Een transactie in een financieel instrument, door of in naam van een insider, waarbij: 1. de insider handelt anders dan in de normale uitoefening van zijn beroep of functie; 2. een transactie wordt verricht voor rekening van de insider; of 3. een transactie wordt verricht voor rekening van gelieerde derden; dan wel * Verbonden personen, insiders en derden zijn mannelijke woorden. In dit verband zal dan ook hij of hem worden gebruikt, ook als het vrouwen betreft. 950/2016 Gedragscode 1
b. Een andersoortige (financiële) transactie, inclusief het anders dan in de uitoefening van zijn beroep of functie verrichten, doen verrichten of bewerkstelligen van enige handeling, ten voordele van de insider of gelieerde derden. 7. Andere vertrouwelijke (markt) informatie Informatie en/of kennis die door aard of inhoud als zelfstandig gegeven of in combinatie met andere gegevens tot een informatievoorsprong (voorwetenschap) voor de verbonden persoon of een gelieerde derde kan leiden en welke informatie en/of kennis op grond van noodzakelijke afscherming van informatie en kennis (need-to-know) niet gedeeld mag worden tussen verschillende bedrijfsonderdelen en/of tussen personen onderling. Daarbij is het niet relevant of deze personen werkzaam zijn binnen het pensioenfonds, of dat personen werkzaam zijn bij- of voor andere (markt)partijen 8. Financieel instrument a. Effect: b. Geldmarktinstrument; c. Recht van deelneming in een beleggingsinstelling, niet zijnde een effect; d. Derivatencontract, waaronder begrepen maar daartoe niet beperkt een optie, future, swap, valuta- en rentetermijncontract; e. Overige financiële instrumenten in de zin van de Wet op het financieel toezicht, en voorts al hetgeen naar de opvattingen in het maatschappelijk verkeer als zodanig wordt beschouwd. 9. Integriteitsrisico Gevaar voor de aantasting van de reputatie, alsmede de bestaande en toekomstige bedreiging van het vermogen of resultaat van het pensioenfonds. 10. Reputatierisico Gevaar voor de aantasting van de reputatie van het pensioenfonds. 11. Voorwetenschap De bekendheid met informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk betrekking heeft op een uitgevende instelling, waarop de financiële instrumenten betrekking hebben, of omtrent de handel in deze financiële instrumenten, welke informatie niet openbaar is gemaakt en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de financiële instrumenten of op de koers van daarvan afgeleide financiële instrumenten. 12. Compliance Het bewerkstelligen van een integere bedrijfsvoering van het pensioenfonds en een integere cultuurwaar het als vanzelfsprekend is dat verbonden personen handelen in overeenstemming met de geldende maatschappelijke normen en de wet- en regelgeving. 13. Dagelijks bestuur De voorzitter- en vicevoorzitter van het bestuur van het fonds. Artikel 2 Inleidende bepalingen en doel van de gedragscode 1. Doel van deze gedragscode is het waarborgen en handhaven van het vertrouwen in het pensioenfonds door belanghebbenden, door gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag 950/2016 Gedragscode 2
te voorkomen. De gedragscode kent daartoe algemene gedragsregels voor verbonden personen en aanvullende gedragsregels voor insiders. 2. Het uitgangspunt van de gedragscode is de transparantie rondom gedragsregels te bevorderen en ervoor te zorgen dat alle aan het fonds verbonden personen, ook voor bescherming van hun eigen belangen, duidelijk weten wat wel en wat niet geoorloofd is. De gedragscode is tevens bedoeld ter bescherming van aan een fonds verbonden personen in hun externe contacten met onder andere zakelijke relaties. 3. De gedragscode draagt mede bij aan het integer functioneren van het fonds ten behoeve van al diegenen die bij het fonds belang hebben en tot het waarborgen van de goede naam en reputatie van het fonds als marktpartij en de pensioensector in het algemeen. 4. Voor zover personen die onder de gedragscode vallen ook onder een algemene gedragscode vallen in het kader van hun arbeidsovereenkomst, worden de bepalingen van de algemene gedragscode beschouwd als een aanvulling op de gedragscode, en een nadere uitwerking daarvan. 5. De organisatie waaraan het pensioenfonds werkzaamheden heeft uitbesteed moet beschikken over een gedragscode, die ten minste gelijkwaardig is aan die van het pensioenfonds. 6. Het is niet toegestaan (gelieerde) derden te betrekken bij handelingen die in strijd zijn met de gedragscode. 7. Deze gedragscode werkt de gedragsregels van de toezichthouder DNB uit. De verbonden persoon dient te allen tijde te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving ter zake. 8. Indien een bepaling toestemming of goedkeuring verlangt van het bestuur, dan is dat oordeel voorbehouden aan het dagelijks bestuur. Indien een lid van het dagelijks bestuur toestemming of goedkeuring nodig heeft, dan wordt toestemming gevraagd aan het andere lid van het dagelijks bestuur. 9. Het bestuur van het pensioenfonds is verantwoordelijk voor het naleven van de verplichtingen die voortvloeien uit enige wettelijke bepaling of de gedragscode. Artikel 3 Van iedere verbonden persoon wordt verwacht dat hij zich onder alle omstandigheden zal gedragen volgens de hoogste normen van de bedrijfsethiek. Dit betekent dat alle verbonden personen moeten voorkomen dat hun privé-belangen in conflict komen c.q. verstrengeld raken met de belangen van het fonds, dan wel dat de schijn wordt opgewekt dat zulks het geval zou zijn. Dit geldt ook bij alle contacten met derden. Artikel 4 Normen over belangenconflicten 1. Aanvaarden van relatiegeschenken, uitnodigingen e.d. Verbonden personen dienen te voorkomen dat ze in een situatie geraken waarin het accepteren van een relatiegeschenk of uitnodiging voor enige vorm van entertainment van een zakelijke relatie of 950/2016 Gedragscode 3
aspirant relatie hun beslissingen kan beïnvloeden. Het is niet toegestaan dat ook maar de schijn gewekt wordt van een potentieel belangenconflict. Daarom dienen verbonden personen voorzichtig en terughoudend om te gaan met het aanvaarden van relatiegeschenken en uitnodigingen. Geweigerde relatiegeschenken behoeven niet gemeld te worden. Dit geldt eveneens voor uitnodigingen die aan verbonden personen worden aangeboden. Pogingen van (aspirant) relaties tot beïnvloeding dienen in het kader van transparantie en bewustwording ook onmiddellijk te worden gemeld bij het dagelijks bestuur. In geval van twijfel omtrent aanvaarding of beïnvloeding dient de verbonden persoon advies te vragen aan de compliance officer. Verbonden personen zullen te allen tijde melding maken van uitnodigingen en/of ontvangen relatiegeschenken tijdens bestuursvergaderingen.periodiek wordt de lijst met meldingen aan de compliance officer doorgegeven. Uitgangspunt in alle gevallen van potentiële belangenconflicten is, dat iedere verbonden persoon een eigen verantwoordelijkheid heeft richting het pensioenfonds en de belanghebbenden van het pensioenfonds. Iedere verbonden persoon moet ervan doordrongen zijn dat (de schijn van) belangenverstrengeling de reputatie van het fonds maar ook van de verbonden personen zelf kan schaden. 2. Waarde van relatiegeschenken Het in ontvangst nemen van relatiegeschenken dient in ieder geval beperkt te blijven tot kleine attenties waarvan de samengestelde commerciële waarde niet meer dan 50,- bedraagt. Een aanbod in geld, goederen of diensten met een commerciële waarde die de 50,- overschrijdt, moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Van het besluit tot goedkeuring van de aanname van een relatiegeschenk, die de 50,- te boven gaat en de onderbouwing van dit besluit, moet periodiek en achteraf melding worden gemaakt bij de compliance officer. Dit artikel is van toepassing per relatiegeschenk wat ontvangen wordt en geldt per relatie. 3. Geven van relatiegeschenken Relatiegeschenken worden nimmer gegeven, behalve voor zover de commerciële waarde niet meer dan 50,- per relatie per jaar bedraagt. Geschenken met een waarde van meer dan 50,- dienen bij het dagelijks bestuur gemeld te worden. Het is niet toegestaan relatiegeschenken te geven om daarmee toekomstige beslissingen van derden te beïnvloeden. 4. Aanvaarden van giften In aanvulling op het voorgaande is het niet toegestaan om giften waaronder contant geld, goederen of diensten met een geldswaarde in welke vorm dan ook te accepteren van derden, behoudens het in lid 2 bepaalde. Een dergelijk aanbod dient onmiddellijk gemeld te worden aan het dagelijks bestuur. Voorbeelden van giften zijn onder andere: reizen (vliegtickets, treinkaartjes, passagebiljetten voor reizen per schip, hotel, appartementof vakantieverblijf, huurauto s); kostenvergoedingen voor partners; leveranties van goederen of diensten met ongebruikelijke hoge kortingen of tegen nietmarktconforme tarieven; leningen van zakelijke relaties. 5. Uitnodigingen a. Uitnodigingen voor reizen, seminars, bedrijfsbezoeken en andere bijeenkomsten, hierbij inbegrepen 950/2016 Gedragscode 4
uitnodigingen om als spreker op te treden, in Nederland of het buitenland worden gemeld ten tijde van een bestuursvergadering. Verbonden personen die niet aanwezig zijn op de bestuursvergadering melden uitnodigingen bij het dagelijks bestuur van het fonds. b. Uitnodigingen waarbij het fonds niet expliciet vertegenwoordigd wordt mogen worden aanvaard indien er geen sprake is van potentieel belangenconflict. Er wordt terughoudend omgegaan met frequent repeterende uitnodigingen c. Uitnodigingen waarbij het fonds expliciet vertegenwoordigd wordt mogen worden aanvaard indien: er onderbouwd geen sprake is van een potentieel belangenconflict het zakelijke karakter en het belang voor het fonds wordt aangetoond d. Uitnodigingen om, namens het fonds, als spreker op te treden op een congres of seminar mogen worden aanvaard indien: er onderbouwd geen sprake is van een potentieel belangenconflict de eventuele beloning in verhouding staat tot de verrichte werkzaamheden 6. Nevenfuncties Het aanvaarden of continueren van een nevenfunctie van een verbonden persoon bij een bedrijf of instelling waarmee het fonds zakelijke contacten onderhoudt is toegestaan na goedkeuring door het bestuur. Bij de beoordeling wordt getoetst of sprake is van een nevenfunctie welke: de schijn heeft, of kan opwekken, van een belangenconflict; onevenredige tijdsbesteding met zich meebrengt ten opzichte van de taak bij het fonds; kan leiden tot reputatieschade van het fonds. Melding aan de compliance officer kan in overleg met het bestuur periodiek en achteraf worden gedaan. Bij twijfel kan het bestuur de compliance officer om advies vragen. Betaalde nevenfuncties bij bedrijven of instellingen waarmee het fonds geen zakelijke contacten onderhoudt worden door de verbonden personen gemeld in of voorafgaand aan de bestuursvergadering. Onbetaalde nevenfuncties bij bedrijven of instellingen waarmee het fonds geen zakelijke contacten onderhoud worden één keer per jaar, in het kader van het jaarwerk, gemeld bij de compliance officer. 7. Financiële belangen in zakelijke relaties Het, al dan niet via een gelieerde derde, houden van een financieel belang in een bedrijf of instelling welke voorkomt op de lijst van bedrijven en instellingen waarmee het fonds zaken doet of waarmee het fonds waarschijnlijk zaken zal gaan doen is in verband met een (potentieel) belangenconflict niet toegestaan. In ieder geval wordt als aanmerkelijk financieel belang beschouwd een belang van 5% of meer overeenkomstig de in de fiscale wet- & regelgeving gehanteerde definitie. Indien een verbonden persoon een bestuurslid betreft welke uit hoofde van zijn functie als afgevaardigde vanuit de branche een aanmerkelijk financieel belang heeft bij een werkgever welke is aangesloten bij het fonds, dan wordt volstaan dat betreffend bestuurslid melding maakt van het aanmerkelijk financieel belang bij het dagelijks bestuur. Dit is dienovereenkomstig van toepassing op externe adviseurs die als verbonden personen zijn aangemerkt en welke een aanmerkelijk financieel belang hebben in de (eigen) onderneming waarvoor zij werkzaam zijn. 950/2016 Gedragscode 5
8. Fonds leveranciers/aannemers e.d. Het is de verbonden persoon niet toegestaan als privépersoon transacties aan te gaan of privé gebruik te maken van diensten van leveranciers en zakelijke dienstverleners waarmee het fonds direct of indirect zakelijke contacten onderhoudt, behoudens goedkeuring door het bestuur. Het bestuur kan geen toestemming geven als geen sprake is van marktconforme voorwaarden en geldelijk privévoordeel is uitgesloten. 9. Eigendommen van het fonds De verbonden persoon gaat zorgvuldig om met de bedrijfsmiddelen van het pensioenfonds. Privégebruik van bedrijfsmiddelen is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van het dagelijks bestuur. Intellectuele eigendom van specifieke, door het fonds ontwikkelde en niet openbaar gemaakte beleggingsinstrumenten of analysemodellen dient overeenkomstig de voorwaarden daarvan behandeld te worden. Gebruik voor privé doeleinden of openbaarmaking ervan naar derden is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van het dagelijks bestuur. 10. Raad van toezicht Leden van de raad van toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds, maar moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur. 11. Lidmaatschap organen pensioenfonds Het lidmaatschap van een orgaan van het pensioenfonds is niet verenigbaar met het lidmaatschap van een ander orgaan binnen hetzelfde pensioenfonds. Artikel 5 Normen over voorwetenschap 1. De verbonden persoon mag geen gebruik maken van voorwetenschap. De verbonden persoon dient verder uiterste zorgvuldigheid te betrachten bij de behandeling van informatie waarvan hij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat deze informatie moet worden aangemerkt als vertrouwelijke (markt)informatie. Het gebruik van voorwetenschap en het verspreiden van andere vertrouwelijke informatie is slechts toegestaan indien een zorgvuldige uitoefening van zijn functie dat vereist. 2. De insider die met betrekking tot financiële instrumenten over informatie beschikt als bedoeld in artikel 5.1, dient dit direct te melden bij het bestuur en onthoudt zich van het verrichten van transacties of het aanzetten tot het verrichten van transacties, zowel rechtstreeks als middellijk, in die financiële instrumenten, dan wel van het daarover te adviseren, anders dan van hem bij een zorgvuldige uitoefening van zijn functie mag worden verwacht. 3. Het is de insider verboden om binnen vierentwintig uur opdracht te geven tot zowel een aan- als verkooporder voor transacties in een financieel instrument van dezelfde uitgevende instelling, rechtspersoon of vennootschap. 4. Het is de insider verboden om transacties in een financieel instrument te (laten) verrichten naar aanleiding van of vooruitlopend op effectenorders van het pensioenfonds. 950/2016 Gedragscode 6
5. De verbonden persoon, anders dan de insider, die beschikt over informatie als bedoeld in artikel 5.1 rapporteert dit aan het bestuur. Het bestuur deelt onverwijld aan de betrokken verbonden persoon mee of hij als insider wordt aangemerkt en informeert de compliance officer daarover. De compliance officer stelt de insider op de hoogte van de gevolgen van de aanwijzing als insider. 6. Iedere verbonden persoon is desgevraagd gehouden alle informatie aan de compliance officer te verschaffen in het kader van de strikte naleving van de gedragscode. Artikel 6 Normen over persoonlijke transacties (insiderregeling) 1. Er mag nooit een verband bestaan tussen de transacties in financiële instrumenten die het pensioenfonds tot stand brengt of doet komen en een persoonlijke transactie van de insider of een gelieerde derde. 2. De insider dient zich te onthouden van elk handelen of de redelijkerwijs voorzienbare schijn daarvan, met gebruik van voorwetenschap of met anderszins vertrouwelijke informatie. Hij dient voorts iedere vermenging van zakelijke en privébelangen respectievelijk de redelijkerwijs voorzienbare schijn daarvan, te vermijden. 3. Het is een insider die beschikt over voorwetenschap niet toegestaan: deze informatie aan een derde mee te delen, anders dan in de normale uitoefening van zijn functie binnen het pensioenfonds, of een derde aan te bevelen of ertoe aan te zetten transacties te verrichten of te bewerkstelligen in die financiële instrumenten, waarop de voorwetenschap betrekking heeft. Het vorige is van overeenkomstige toepassing op een insider die weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij over voorwetenschap beschikt. Artikel 7 Toezicht op persoonlijke transacties (insiderregeling) 1. De insider dient, met inachtneming van artikel 7.6 van de gedragscode, voorafgaand aan de persoonlijke transactie de voorgenomen transactie te melden aan het dagelijks bestuur. De voorgenomen transactie zal door het dagelijks bestuur worden beoordeeld op mogelijke overtreding van de bepalingen uit de artikelen 5 en 6 van deze gedragscode, alsmede op andere interne regels met betrekking tot handel met voorkennis of marktmisbruik. Daaronder begrepen transacties in financiële instrumenten die voorkomen op de interne blacklist 2. De compliance officer houdt gegevens bij van de gemelde of door hem onderkende persoonlijke transacties en vermeldt daarbij in voorkomend geval tevens of de desbetreffende transactie goedgekeurd of verboden is. 3. De insider onderschrijft dat de compliance officer bevoegd is een onderzoek in te (doen) stellen naar enige beleggingstransactie verricht door, in opdracht van of ten behoeve van de 950/2016 Gedragscode 7
insider. De insider is verplicht jaarlijks te bevestigen aan de compliance officer, dat hij de uitgangspunten van de insiderregeling onderschrijft en heeft nageleefd. 4. De insider is in het kader van een strikte naleving van de gedragscode gehouden desgevraagd alle informatie met betrekking tot een door hem of ten behoeve van hem verrichte persoonlijke transactie aan de compliance officer te verstrekken. 5. De insider is verplicht desgevraagd opdracht te geven aan het pensioenfonds, een andere instelling, lasthebber, beleggingsinstelling of andere derde, om de compliance officer alle informatie te verstrekken over enige ten behoeve van hem of in zijn opdracht verrichte persoonlijke transactie. 6. De compliance officer is bevoegd over de uitkomst van dit onderzoek schriftelijk te rapporteren aan het dagelijks bestuur. Alvorens de compliance officer daarover rapporteert, wordt de insider in de gelegenheid gesteld om te reageren op de bevindingen van het onderzoek. De insider wordt door het dagelijks bestuur van de definitieve uitkomst van het onderzoek in kennis gesteld. Indien het onderzoek ziet op één van de voorzitters dan rapporteert de compliance officer aan de andere voorzitter. 7. Van het toezicht op de persoonlijke transacties van de insider zijn vrijgesteld: transacties in obligaties uitgegeven door de Staat en andere overheden, transacties in financiële instrumenten waarvan het beheer, op grond van een schriftelijke overeenkomst is overgedragen aan een professionele vermogensbeheerder, op zodanige voorwaarden dat de insider geen invloed kan uitoefenen op de fondsselectie of op afzonderlijke transacties, transacties in indexfondsen of in ter beurze genoteerde rechten van deelneming in (semi)open-ended-beleggingsinstellingen, mits de insider binnen die instelling geen functie vervult. Desgewenst overlegt de insider aan de compliance officer de overeenkomst welke ten grondslag ligt aan de overdracht van het beheer van zijn vermogensbestanddelen. Artikel 8 Vertrouwelijkheid De verbonden persoon mag geen informatie over zaken - inclusief de individuele pensioengegevens - en beleggingen van het fonds waarvan hij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat die informatie vertrouwelijk is en die hem ter kennis is gekomen aan derden bekend maken of ten eigen voordele of ten behoeve van anderen dan het fonds gebruiken. Artikel 9 Meldingsplicht 1. De verbonden persoon is verplicht elk (potentieel) tegenstrijdig belang, integriteitsrisico of reputatierisico onverwijld te melden aan het dagelijks bestuur. Pogingen van een (aspirant)relatie tot beïnvloeding dienen eveneens onverwijld te worden gemeld. Indien de verbonden persoon twijfelt omtrent de uitleg of de toepassing van de gedragscode, is hij verplicht het advies van de compliance officer in te winnen. 950/2016 Gedragscode 8
2. Periodiek wordt de lijst met meldingen zoals benoemd in artikel 4 en 9 aan de compliance officer doorgegeven. Artikel 10 Compliance officer en onderzoek 1. Het bestuur van het fonds stelt een compliance officer aan en kan deze van zijn taken ontheffen. De compliance officer vervult een onafhankelijke rol binnen het pensioenfonds. De compliance officer wordt benoemd door het bestuur van het pensioenfonds. De compliance officer rapporteert rechtstreeks aan het dagelijks bestuur van het fonds, zowel voor de dagelijkse gang van zaken als in het geval zich bijzondere omstandigheid heeft voorgedaan. Indien de controle één van de leden van het dagelijks bestuur zelf betreft, vindt rapportage plaats aan het andere lid van het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur rapporteert vervolgens aan het bestuur. 2. Het bestuur van het fonds legt de taken en bevoegdheden van de compliance officer schriftelijk vast in het complianceprogram. Het bestuur van het fonds dient te waarborgen dat de compliance officer over voldoende bevoegdheden beschikt voor het uitoefenen van toezicht op de naleving van de relevante wettelijke bepalingen en de gedragscode en dat hij een onafhankelijke rol kan vervullen ten opzichte van degenen die zijn onderworpen aan zijn toezicht. De compliance officer houdt toezicht op de deugdelijkheid en effectiviteit van interne regels en procedures. Hij rapporteert ten minste jaarlijks over zijn werkzaamheden en doet aanbevelingen op basis van de resultaten van zijn werkzaamheden. De externe accountant ziet toe op de in het kader van de naleving van de gedragscode door de compliance officer uitgevoerde werkzaamheden. 3. Het bestuur van het fonds legt vast welke acties het heeft ondernomen naar aanleiding van de bevindingen van de compliance officer. 4. De compliance officer is belast met het toezicht op de naleving van de op grond van deze gedragscode geldende bepalingen en heeft toegang tot alle geledingen binnen het fonds. Indien de compliance officer daartoe aanleiding heeft kan hij insiders verplichten op eerste verzoek alle informatie te (laten) vertrekken omtrent enige door hen verrichte persoonlijke beleggingstransactie. De compliance officer controleert of de privé beleggingstransacties aan de toepasselijke regels, voorschriften en aanwijzingen voldoen. 5. De compliance officer adviseert en informeert, gevraagd en ongevraagd, verbonden personen over de uitleg en toepassing van bepalingen zoals die zijn opgenomen in deze gedragscode. 6. De compliance officer en het dagelijks bestuur, waaraan de compliance officer rapporteert, zijn gehouden tot geheimhouding van informatie verstrekt door verbonden personen of derden. De geheimhouding kan worden doorbroken in het geval een goede uitoefening van zijn functie daartoe noodzaakt. 7. De compliance officer documenteert zijn werkmethoden en werkzaamheden en administreert en archiveert alle informatie die hem door verbonden personen (de meldingen persoonlijke beleggingstransacties inbegrepen) of derden is verstrekt in het kader van deze gedragscode. Hij bewaart digitaal afschriften van alle schriftelijke overeenkomsten en jaarlijkse verklaringen die verbonden personen hem moeten verstrekken (waarin zij verklaren zich aan de gedragscode te zullen houden). Tevens administreert en archiveert de compliance officer alle door hem verrichte 950/2016 Gedragscode 9
controles en onderzoeken en de genomen acties, alsmede overige van belang zijnde informatie, memoranda en correspondentie. De gegevens worden ten minste zeven jaar bewaard. 8. Het pensioenfonds legt een lijst aan van alle verbonden personen die als insider worden aangemerkt. De compliance officer deelt zodra hij daarvan in kennis is gesteld aan de op de lijst opgenomen verbonden personen mee dat zij als insider zijn aangemerkt en hij stelt hen op de hoogte van de gevolgen van de aanwijzing als insider. 9. Het pensioenfonds dient eveneens een lijst met alle bedrijven en instellingen waarmee het fonds zaken doet op te stellen en deze regelmatig te actualiseren; deze lijst wordt aan de verbonden personen ter beschikking gesteld. Artikel 11 Ondertekening en jaarlijkse verklaring van naleving 1. Iedere verbonden persoon en insider moet bij aanvang van zijn functie bij het pensioenfonds de gedragscode ondertekenen, waarmee hij zich verbindt alle voor hem relevante regels uit deze gedragscode na te leven. 2. Aan het eind van ieder kalenderjaar of bij het niet langer verbonden zijn aan het pensioenfonds, moet iedere verbonden persoon en insider een verklaring ondertekenen over de juiste naleving van de geldende bepalingen in de gedragscode over het afgelopen jaar. 3. Bij het niet langer verbonden zijn aan het pensioenfonds blijven de uit de gedragscode geldende normen over het omgaan met vertrouwelijke informatie van toepassing op de verbonden personen, voor zover dat uit hun aard voortvloeit. Artikel 12 Sancties Het handelen door de verbonden persoon in strijd met deze gedragscode wordt beschouwd als een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat het fonds in de verbonden persoon moet kunnen stellen, en kan op grond daarvan leiden tot een sanctie door het bestuur. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kunnen de sancties variëren van een waarschuwing, het ongedaan maken van het door de verbonden persoon behaalde voordeel, schorsing tot ontheffing van het bestuurslidmaatschap. Een overtreding kan, door het bestuur, gemeld worden bij de DNB en indien van toepassing bij het Dutch Securities Institute (DSI). Het voorgaande laat onverlet een vordering tot schadevergoeding en/of aangifte bij de justitiële autoriteiten. Artikel 13 Advies en bezwaar Indien de verbonden persoon twijfelt omtrent de uitleg of de toepassing van de op hem van toepassing zijnde artikelen is hij verplicht het advies van de compliance officer in te winnen. De compliance officer is bevoegd een voor de verbonden persoon (bindend) advies te doen, behoudens bezwaar. Tegen het (bindend) advies van de compliance officer kan de verbonden persoon bezwaar maken bij het dagelijks bestuur. Leden van het dagelijks bestuur dienen bezwaar te maken bij het andere lid van het dagelijks bestuur. Het maken van bezwaar heeft geen schorsende werking ten aanzien van het (bindende) advies van de compliance officer. 950/2016 Gedragscode 10
Artikel 14 Onvoorziene gevallen In onvoorziene gevallen waarin deze gedragscode niet voorziet, beslist het bestuur van het fonds. In geval van twijfel zal overleg plaatsvinden met de compliance officer hoe in dat concrete geval dient te worden gehandeld. Artikel 15 Slotbepalingen 1. Het pensioenfonds kan de gedragscode te allen tijde wijzigen. 2. Naast deze gedragscode beschikt het pensioenfonds over een integriteitsbeleid en een incidenten- en klokkenluidersregeling. 3. De onderhavige gedragscode, versie 2016, vervangt met ingang van 12 september 2016 alle vorige gedragscodes. 950/2016 Gedragscode 11