EUROPEES PARLEMENT De secretaris-generaal 26-08-2003 NOTA TER ATTENTIE VAN DE LEDEN VAN HET BUREAU Betreft: Huur van het Montoyer 63-gebouw in Brussel SAMENVATTING De leden van het Bureau 1 wordt verzocht zich uit te spreken over het beginsel van het voorstel voor de huur van het Montoyer 63-gebouw in Brussel, met 9 verdiepingen (van de begane grond tot de 8ste verdieping, een kantooroppervlakte van ongeveer 6.684 m 2 ), 56 enkele en 6 dubbele parkeerplaatsen, en 60,5 m 2 archiefruimte in de kelderverdieping, op de volgende voorwaarden: - huurovereenkomst voor een vaste termijn van zes jaar vanaf 1 december 2003, op voorwaarde dat het gebouw op die datum klaar is, anders treedt de huurovereenkomst in werking de eerste dag van de maand volgend op de oplevering van het gebouw, - jaarlijkse huurprijs van 1.571.320, die zal worden geïndexeerd volgens de gebruikelijke formule; 2 gelasten de Voorzitter en/of de secretaris-generaal - de begrotingsorganen te raadplegen, conform de bepalingen van het Financieel Reglement, - het advies van de Juridische Dienst inzake de ontwerphuurovereenkomst in te winnen; 3 zullen zich op een volgende vergadering van het Bureau uitspreken over de huur en de eventuele ondertekening van de huurovereenkomst, op grond van de in punt 2 bedoelde raadplegingen. NT/504915NL.doc PE 332.474/BUR.
I. EVOLUTIE VAN HET DOSSIER - RECHTVAARDIGING De politieke en begrotingsautoriteiten hebben, gezien de uit de uitbreiding voortvloeiende behoefte aan nieuwe werkruimten en in het licht van het verslag van de heer PODESTÀ, ingestemd met het beginsel van huur van gebouwen voor tijdelijke opvang in de drie gebruikelijke werkplaatsen. De besluitvormingsprocedures hebben geleid tot de volgende resultaten: - huur vanaf 1 december 2002 van het Montoyer 70-gebouw in Brussel; - huur vanaf 1 mei 2003 van het IPE III-gebouw in Straatsburg; - huur vanaf 1 juni 2003 van het Goldbell-gebouw in Gasperich, Luxemburg. Rekening houdend met de nog benodigde kantoren in afwachting van de oplevering van D4/D5, kan de situatie wat Brussel betreft als volgt worden samengevat: Het Bureau van het Europees Parlement heeft op 29 januari 2003 de met het onroerendgoedbeleid belaste ondervoorzitter opgedragen in overleg met de secretaris-generaal en de Administratie de procedures voor de onderhandelingen met de betrokken projectontwikkelaars op gang te brengen met het oog op: - de huur van een opvanggebouw met ongeveer 400 modules voor een periode van drie jaar, zo dicht mogelijk bij de huidige gebouwen van de instelling, op grond van een jaarlijks verlengbare huurovereenkomst op de beste markvoorwaarden; de met het onroerendgoedbeleid belaste ondervoorzitter opgedragen de leden van het Bureau zo spoedig mogelijk op de hoogte te brengen van het concrete resultaat van de onderhandelingen over de sluiting van een huurovereenkomst (juridische en financiële voorwaarden), met het oog op het inwinnen van het advies van de begrotingsautoriteit inzake het algemene onroerendgoedbeleid van de instelling ten aanzien van de uitbreiding. De diensten van de Administratie hebben dan ook, conform het hun door het Bureau verleende mandaat, onderhandelingen aangeknoopt met de projectontwikkelaar van het City Center-gebouw, Kruidtuinlaan 10, in de buurt van het Noordstation en het Rogierplein in Brussel, voor een onroerendgoedprogramma dat voorziet in de behoeften van de instelling. Uit het verslag van de heer PODESTÀ blijkt dat in Brussel volgens de berekeningen van de Administratie ongeveer 700 nieuwe kantoren noodzakelijk zullen zijn, waarover van half 2003 tot eind 2006/begin 2007, de verwachte periode van oplevering van de gebouwen D4/D5, geleidelijk aan zal moeten kunnen worden beschikt. In deze behoefte aan nieuwe kantoren diende normaal gesproken te worden voorzien door de terbeschikkingstelling van het algemene onroerendgoedproject D4-D5-Atrium II. Dit laatste gebouw (Atrium II), dat een honderdtal kantoren telt, zal, conform de oorspronkelijke planning, eind 2003/begin 2004 worden opgeleverd. Als gevolg van diverse gebeurtenissen NT/504915NL.doc 2 PE 332.474/BUR.
die niet aan het Europees Parlement liggen, zullen de gebouwen D4/D5 evenwel pas eind 2006 of begin 2007 beschikbaar zijn. Gezien de uit de uitbreiding voortvloeiende behoeften, en ondanks de tijdelijke huur van het Montoyer 70-gebouw, de spoedige terbeschikkingstelling van het Atrium II-gebouw en een rationeler bezetting van de ruimten (o.a. via kantoorlandschappen), zal er evenwel nog een tekort van 350 à 400 kantoren blijven bestaan. Naast dit in het kader van het verslag van de heer PODESTÀ geconstateerde tekort zal een aantal nieuwe factoren (b.v. de komst van Bulgaarse en Roemeense waarnemers) de behoefte aan extra kantoorruimte de komende jaren nog doen toenemen. Ook wanneer zal kunnen worden beschikt over D4/D5 zal er nog een aanzienlijk tekort aan kantoren blijven bestaan, wat de huur van een extra opvanggebouw voor een langere periode rechtvaardigt. De onderhandelingen met de eigenaar van het City Center-gebouw hebben geleid tot huurvoorwaarden die voor onze instelling helemaal bevredigend zijn, wat betreft zowel de duur van de overeenkomst (9 jaar, met mogelijkheid van opzegging door beide partijen na 6, 7 en 8 jaar) als de oppervlakte van de ter beschikking gestelde lokalen (ongeveer 17.000 m 2, wat ruimte biedt voor 350 à 400 personen). Dit onroerendgoedproject beantwoordde helemaal aan de vereisten van het Europees Parlement qua oppervlakte, timing voor de terbeschikkingstelling, huurvoorwaarden en huurprijs. Maar omdat het gebouw vrij ver ligt van de andere gebouwen, werd besloten het momenteel door de Commissie gebruikte Montoyer 75-gebouw over te nemen (zie nota aan het Bureau van 7 mei 2003), door een ruil tussen het City Center en het Montoyer 75-gebouw. Aan de ruilprocedure wordt momenteel de laatste hand gelegd. Ofschoon het Europees Parlement daarbij het voordeel zal hebben te beschikken over een gebouw in de nabijheid van het gebouwencomplex D1/D2/D3, heeft deze oplossing ook een aantal nadelen, waarop is gewezen in de nota aan het Bureau van 7 mei 2003. Punt IV.2. "Praktische voor- en nadelen van de gekozen oplossing" van deze nota aan het Bureau van 7 mei 2003 luidt als volgt: "2. Praktische voor- en nadelen van de gekozen oplossing Het belangrijkste voordeel van deze oplossing is dat het Europees Parlement naast het toekomstige gebouwencomplex D4/D5 en tegenover het sinds 1 december 2002 gehuurde Montoyer 70-gebouw over extra tijdelijke huisvesting kan beschikken; Deze oplossing heeft echter twee nadelen die ter kennis van de leden van het Bureau moeten worden gebracht: - ten eerste de verschuiving in het tijdschema voor de beschikbaarstelling van het Montoyer-75 gebouw, aangezien het Parlement dit gebouw in het gunstigste geval pas eind 2003, begin 2004 kan betrekken, terwijl de beoogde komst van de nieuwe ambtenaren en medewerkers reeds vanaf september 2003 tot een aanzienlijke behoefte aan extra kantoren zal leiden, - ten tweede het verschil in aantal kantoren tussen het City Center-gebouw (400 kantoren) en het Montoyer 75-gebouw (250 à 300 kantoren), zodat een te NT/504915NL.doc 3 PE 332.474/BUR.
verwachten tekort van 100 tot 150 kantoren ontstaat waarvoor een oplossing moet worden gevonden via andere maatregelen (rationalisering van de ruimtes, enz.)." Daar het onmogelijk is gebleken dit tekort van 100 à 150 kantoren weg te werken door een rationeler gebruik van de ruimten, hebben de bevoegde diensten van het Europees Parlement naar een ander gebouw gezocht, dicht bij de huidige gebouwen van onze instelling. Aangezien de ingebruikneming van het D4/D5-gebouw thans gepland is voor eind 2007 en rekening moet worden gehouden met mogelijke extra vertraging gezien de complexiteit van het project, met name wat betreft D5 en zijn specifieke apparatuur, en met de komst van waarnemers en ambtenaren in het kader van de tweede fase van uitbreiding van de Europese Unie, wordt voorgesteld dit gebouw voor een periode van zes jaar te huren. II. BESCHRIJVING In het licht van voorafgaande overwegingen werden onderhandelingen gevoerd met de eigenaar Leaseinvest NV, die het Montoyer 63-gebouw, dicht bij de huidige gebouwen van het Europees Parlement (Montoyer 70 en Montoyer 75 in de Montoyerstraat), voorstelt. Het gaat om een gebouw dat 9 verdiepingen telt (van de begane grond tot de 8ste verdieping), en een kantooroppervlakte heeft van ongeveer 6.684 m 2, hetgeen de inrichting van ± 150 kantoren mogelijk maakt, i.e. precies het verwachte tekort. Het pand omvat tevens 56 enkele en 6 dubbele parkeerplaatsen, en 60,5 m 2 archiefruimte in de kelderverdieping. Het Europees Parlement kan het huren vanaf 1 december 2003, of, indien de werkzaamheden op die datum niet zijn voltooid, vanaf de eerste dag volgend op de maand van voltooiing van de werkzaamheden. Montoyer 63 is een voor het Europees Parlement uiterst geschikt gebouw, dat van hetzelfde type is als de andere door onze instelling gebruikte gebouwen. III. ONTWERPHUUROVEREENKOMST EN JURIDISCHE ASPECTEN De ontwerphuurovereenkomst, waarvan een exemplaar bij deze nota is gevoegd (bijlage 1), voorziet in de terbeschikkingstelling aan het Europees Parlement van een gebouw voor een vaste termijn van zes jaar. De onderhandelingen met de eigenaar werden in die geest gevoerd. Zij hebben geleid tot een voorstel voor een huurovereenkomst voor een vaste termijn van zes opeenvolgende jaren, vanaf 1 december 2003, op voorwaarde dat het gebouw op die datum klaar is, anders treedt de huurovereenkomst in werking de eerste dag van de maand volgend op de oplevering van het gebouw. De huurprijs bedraagt 1.571.320 /jaar. Hij wordt geïndexeerd volgens de klassieke formule. De voorwaarden van de huurovereenkomst zijn grosso modo vergelijkbaar met de voor de huur van het Montoyer 70-gebouw bedongen voorwaarden. Er is voorzien in een aanvangsinventarisatie bij de terbeschikkingstelling van het gebouw en een eindinventarisatie na het verstrijken van de huurovereenkomst. Wat herstelwerkzaamheden en onderhoud betreft, wordt verwezen naar de bepalingen van het Belgische Burgerlijk Wetboek, volgens de klassieke formule. NT/504915NL.doc 4 PE 332.474/BUR.
De Juridische Dienst onderzoekt momenteel deze ontwerpovereenkomst en zal zo spoedig mogelijk advies uitbrengen terzake, teneinde het Bureau in staat te stellen op grond van de conclusies van dit advies en het advies van de Begrotingscommissie een definitief besluit te nemen. CONCLUSIE Op grond van voorafgaande overwegingen: 1 wordt de leden van het Bureau verzocht zich uit te spreken over het beginsel van het voorstel voor de huur van het Montoyer 63-gebouw in Brussel, met 9 verdiepingen (van de begane grond tot de 8ste verdieping, een kantooroppervlakte van ongeveer 6.684 m 2 ), 56 enkele en 6 dubbele parkeerplaatsen, en 60,5 m 2 archiefruimte in de kelderverdieping, op de volgende voorwaarden: - huurovereenkomst voor een vaste termijn van zes jaar vanaf 1 december 2003, op voorwaarde dat het gebouw op die datum klaar is, anders treedt de huurovereenkomst in werking de eerste dag van de maand volgend op de oplevering van het gebouw, - jaarlijkse huurprijs van 1.571.320, die zal worden geïndexeerd volgens de gebruikelijke formule; 2 gelasten de leden van het Bureau de Voorzitter en/of de secretaris-generaal - de begrotingsorganen te raadplegen, conform de bepalingen van het Financieel Reglement, - het advies van de Juridische Dienst inzake de ontwerphuurovereenkomst in te winnen; 3 zullen de leden van het Bureau zich op een volgende vergadering van het Bureau uitspreken over de huur en de eventuele ondertekening van de huurovereenkomst, op grond van de in punt 2 bedoelde raadplegingen. Julian PRIESTLEY Bijlage NT/504915NL.doc 5 PE 332.474/BUR.