Federaal agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Jaarverslag 2012 Interne audit Raadgevend comité 19 juni 2013
Plan 1. Nieuwigheden 2. Auditprogramma 2012 Audituniversum Inhoud Uitvoering 3. Belangrijkste vaststellingen 4. KPI van de Cel interne audit 5. Opvolging van actieplannen 6. Conclusies 2
1. Nieuwigheden (1) ACFO CAAF - 2 aftredende leden, in afwachting van nieuwe benoemingen - Wenst een gecentraliseerde dienst interne audit voor alles FOD s en parastatalen van het KB 17.08.2007 3
1. Nieuwigheden(2) Samenstelling van het Auditcomité FAVV Wijziging van Voorzitter: Peter Maes (Quality Coaching) Nieuw lid: Sophie Thise (OIVO) Nieuw HR, nog niet gevalideerd door de Minister (wijziging KB 20.12.2007) Cel interne audit Nieuwe NL auditor halftijds 4
2. Auditprogramma 2012 Audituniversum (1) Tabel met alle «auditeerbare» onderwerpen van het FAVV Onderwerpen geklasseerd per: Technisch onderwerp (voedselketen) Transversale onderwerpen (bvb. monsterneming) Ondersteunende activiteiten Invulling jaar per jaar Cyclus van 5 jaar 1 e cyclus : 2007-2011 2 e cyclus : 2012-2016 5
2. Auditprogramma 2012 Audituniversum (2) Audituniversum 1 e cyclus : 2007-2011 Audituniversum 2 e cyclus : 2012-2016 (situatie op 31/12/2012) volledig gedekt niet volledig gedekt niet gedekt volledig gedekt niet volledig gedekt niet gedekt Overblijvende onderwerpen prioriteit in 2012 en 2013 Intracommunautaire handel (2012), vismijnen, vis (2012) en bijproducten van dierlijke oorsprong (2012) Verpakkingshout (2013), verpakkingsmaterialen (2013) en Babyfood (2013) 6
2. Auditprogramma 2012 Inhoud (1) Cel Interne audit 1 1 1 6 Transversale audits CONT LABO SGAD 17 ADGB 7
2. Auditprogramma 2012 Inhoud (2) Certificaties in het kader van intracommunautaire handel en export Akkoorden tussen het FAVV en de Regio s in het bijzonder inzake fytosanitaire paspoortcontroles, planten en zaaigoed, en hun correcte toepassing Uitgevoerde controles in de GIP s (Zaventem) Productiekolom eieren, van productie tot verkoop van eieren en producten op basis van eieren De varkenssector Auto-evaluatie van de prestaties van de veterinaire diensten (PVS) 8
2. Auditprogramma 2012 Inhoud (3) DG LABO 5 1 6 3 2 5 1 20 Management aud Tech aud Disp OHSAS EMAS EMAS Préaudit EMAS Valid analyse Ringtest 2 Titel presentatie 9
2. Auditprogramma 2012 Uitvoering (1) Cel Interne audit 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 6 6 Transversale audits Gerealiseerde audits in 2012 17 15 1 1 1 1 1 1 CONT LABO SGAD ADGB Geplande audits Gerealiseerde audits Van de 13 operationele audits ISO 9001 et ISO 17020 werden er 11 uitgevoerd werden er 2 audits uitgesteld naar 2013 : controles bij de handelaren in runderen, uitgesteld wegens brucellose epidemie in de PCE van NAM; controles in de sector sierteelt, boomkwekerijen, hout en openbaar groen voorzien in de herfst, uitgesteld wegens de factor seizoensarbeid 10
2. Auditprogramma 2012 Uitvoering (2) DG LABO 3 2 1 5 1 6 Management aud Tech aud Disp OHSAS EMAS EMAS 5 2 20 Préaudit EMAS Valid analyse Ringtest De 5 labo audits met betrekking tot de validatie van de methodes buiten accreditatie werden uitgesteld 11
3. Belangrijkste vaststellingen Audits uitgevoerd door de cel interne audit (1) Positieve punten Consolidatie van het kwaliteitssysteem opzetten en toepassing van de procedures conform aan de vereisten van de ISO 9001 en 17020 normen Harmonisatie van de controles systeem van de checklists meer en meer efficiënt, ter beschikking stelling en beheersing door de agenten van middelen en informatica applicaties (vb. OMG) Beheer en efficiënt gebruik van materiaal voor de inspecties en monsterneming (vb. beheer van thermometers, dataloggers, ). Invoering van kwaliteitscontrole van de inspecties steeds doeltreffender Organisatie en beheer van het werk van DMO s De auto-evaluatie PVS heeft aangetoond dat er een efficiënt nationaal coördinatiesysteem bestaat tussen de verschillende publieke en privé veterinaire diensten om het vrij statuut van België betreffende de zoonoses te verzekeren en de sanitaire veiligheid van dieren en voedingsmiddelen te garanderen 12
3. Belangrijkste vaststellingen Audits uitgevoerd door de cel interne audit (1) Te verbeteren punten Tekortkomingen in kennis van de Europese en nationale wetgeving en de toepassing van dienstnota s (vb. certificatie, vismijnen, bijproducten, ). Opgemerkte tekorten betreffende de controle van het werk van de veterinaire diensten in het kader van de epidemiologische en het onderhoud van de competenties van de dierenartsen via continue opleidingen. Nalatigheden in het beheer en de kwaliteit van de registraties Het beheer van erkenningen van operatoren en van BOOD moet nog verbeterd worden. 13
3. Belangrijkste vaststellingen Audits uitgevoerd door DG LABO (1) De meerderheid van de vastgestelde NC zijn van het type B en betreft de 5 labo s en DG LABO van het HB 68 NC van het type A werden opgelijst in de 5 labo s 14
4. KPI s van de Cel Interne audit KPI Deadlines Doelstelling 2012 Realisatie Realisatie van het geplande auditprogramma 31 december 2012 80% 92,3% Slotvergadering < 5 werkdagen 100% 100% Verzending van het ontwerpverslag < 15 werkdagen < 30 werkdagen 80% 100% 48%* 74%* Verzending van finaal rapport < 15 werkdagen < 30 werkdagen 80% 100% 91% 95,5% * Oorzaken van het niet behalen van de doelstellingen voor de verzendingstermijn van 6 draft rapporten : - 3 nieuwe auditor in opleiding + onderschatting van de rapporteringstermijn - 3 wegens verschuivingen in het auditprogramma en overlappingen in de auditactiviteiten, complexiteit onderwerpen van de audits (second party en meerdere rapporten) 15
5. Opvolging van de actieplannen (1) 13 opvolgingsaudits werden uitgevoerd in 2012 De reeds in werking gezette acties werden nagekeken voor een totaal van 426 aanbevelingen: 373 afgesloten (87,6%) 18 open na opvolging (4,2%) 27 in uitvoering na opvolging (6,3%) 8 geherformuleerd (1,9%) 12 nieuwe 16
5. Opvolging van de actieplannen (2) Externe audit door de Cel IA uitgevoerd door IBZ 7 uitgevoerde aanbevelingen "structurele" onafhankelijkheid nieuwe voorzitter van het Audit comité; registratie en behandeling van klachten of verbeterpistes; toezicht op de auditactiviteiten van de auditoren DG LABO; het meten van de efficiëntie van de processen in de uitwerking van het auditprogramma; de scope van de audits en hun communicatie aan de geauditeerde dienst; de communicatie en de effectieve presentatie van de vaststellingen aan het management van de geauditeerde dienst; de revisie van de KPI s betreffende de rapportering van de audits; back up van de Nederlandstalige auditeur. 17
5. Opvolging van de actieplannen (3) Externe audit van de Cel IA door IBZ 7 aanbevelingen in uitvoering: het register van belangenconflicten ingevuld voor de 4 auditoren van de Cel IA en nog niet voor de auditoren van DG LABO; de jaarlijkse uitvoering van een auto-evaluatie van de conformiteit van de auditactiviteiten in vergelijking met de auditnormen (IIA standaarden, ISO 19011, Beschikking 2006/677) de jaarlijkse uitvoering van een tevredenheidsenquête bij geauditeerden de systematische identificatie van een minimum van 5 relevante risico s, zal effectief zijn als de cartografie van de processen van het Agentschap en de cartografie van de geassocieerde risico s ontwikkeld is voor het Agentschap; een beschrijvende instructie voor alle sleutel stappen van het proces van de interne audit een werkinstructie met beschrijving van de wijze waarop de technische experten geïntegreerd zijn in het proces van de audit, ook als hun evaluatie is gefinaliseerd. 18
6. Conclusies Continue verbetering van het proces van de interne audit, met invoering van de classificatie van de geformuleerde aanbevelingen in major en minor Geïmplementeerd kwaliteitssysteem, toegepaste procedures, beheer van klachten en niet-conformiteiten, toezicht op het werk Respons van het Mgt op aanbevelingen Verdere ontwikkelingen van het geheel van het interne controlesysteem + Integratie van de verschillende systemen Cartografie en risicoanalyse van de processen 19