UITNODIGING Apeldoorn, maart 2017 Het bestuur van de NGV-afdeling Apeldoorn en omstreken nodigt u hiermee uit voor de Afdelingsledenvergadering, te houden op dinsdag 18 april 2017. Aanvang: 19.30 uur. Locatie: De Duiker, Hoenderloseweg 10, 7339GH Ugchelen (Apeldoorn). AGENDA 1. Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda. 2. Vaststelling notulen Afdelingsledenvergadering van 8 november 2016 (zie bijlage 1). 3. Vaststelling van het Secretarieel Jaarverslag 2016 (zie bijlage 2). 4. Financiën a. Verslag kascommissie 2016. Leden: Adri Stuart (1e lid, 2e keer); Wien Sielias (2e lid, 1e keer); Taco de Vries (plaatsvervangend lid). b. Vaststelling van het Financieel Jaarverslag 2016 (zie bijlage 3). c. Benoeming kascommissie 2017. d. Begroting 2017 (zie bijlage 4). 5. Verslag afdelingsafgevaardigde van Algemene Vergaderingen (zie verslagen op de NGV-website) 6. Bestuursverkiezing (zie toelichting) Eind 2016 heeft Henk Weltje bedankt als penningmeester en als lid van de NGV per 1 januari 2017. Sindsdien is de functie van penningmeester vacant. Volgens het aftreedrooster zijn dit jaar aftredend de secretaris Frans Nelis en het algemeen bestuurslid Mario Prudon. Beiden hebben zich niet herkiesbaar gesteld. Volgens artikel 30 van de Statuten van de NGV kunnen de leden van onze afdeling kandidaatbestuursleden voordragen. Die kandidaatstelling dient uiterlijk 11 april 2017 te geschieden door een schriftelijke opgave aan de secretaris vergezeld door de handtekeningen van tenminste vijf afdelingsleden. Het bestuur kan zelf ook kandidaat-bestuursleden voorstellen. 7. Benoeming afdelingsafgevaardigde en plaatsvervanger (momenteel Carla Scholten-de Groot en Hans Stoter) 8. Algemene Vergadering 22 april 2017 (Ingelogde leden kunnen de stukken van de AV raadplegen op de NGV-website). 9. Rondvraag en wat verder ter tafel komt. 10. Sluiting. Toelichting bij agendapunt 6. De aftredende bestuursleden zullen al hun werkzaamheden voor de afdeling beëindigen. Frans Nelis zal tevens de functie van interim penningmeester, die hij sinds 1 januari 2017 met medewerking van het Hoofdbestuur vervult, beëindigen. Het bestuur kan heden nog geen kandidaat-bestuursleden voorstellen, omdat oriënterende gesprekken en de oproep in ons laatste afdelingsblad nog geen resultaat hebben gehad. Het bestuur realiseert zich terdege dat na vertrek van genoemde bestuursleden de overgebleven twee bestuursleden onmogelijk alle gebruikelijke taken kunnen vervullen. Na de pauze is er ruimschoots gelegenheid voor de leden om met het bestuur vast te stellen welke consequenties een ondertallig bestuur kan hebben voor de activiteiten van onze afdeling. Het bestuur wil hierop tijdens de Afdelingsledenvergadering niet vooruitgelopen. Afdelingsledenvergadering APD 2017-1 18 april 2017 Pagina 1 van 7
BIJLAGE 1 NOTULEN VAN DE AFDELINGSLEDENVERGADERING VAN 8 NOVEMBER 2016 (Deze notulen zijn ook opgenomen in afdelingsblad 2016-3 p. 7 t/m 9) 1. Opening en mededelingen. Voorzitter Hans Stoter heet de aanwezigen welkom en zegt blij te zijn met de grote opkomst. Een speciaal welkom voor Heimen Hooijer van het hoofdbestuur. 2. Vaststelling notulen afd.ledenvergadering 12 april 2016 (zie afdelingsblad APD 2016-2 p. 8). Akkoord met dank aan de secretaris. Naar aanleiding van het verslag merkt de voorzitter op, dat het bestuur heeft besloten een deel van de oplage van het volgende nummer van het afdelingsblad te laten drukken door de Papierwinkel van s Heerenloo, zoals voorgesteld door Pieter Geldorp. 3. Begroting 2017 (zie bijlage 4). De begroting is gebaseerd op het jaarplan, waarin de activiteiten zijn beschreven zoals onze afdeling die jaarlijks pleegt te ondernemen. Het valt de heer Heiner op, dat de kosten van het afdelingsblad toch wel een groot deel van de begroting opslokken. Jan Deinert doet een duit in het zakje door voortaan af te zien van de papieren uitgave en te volstaan met de digitale versie. Dat wordt voor 2017 aan de administratie doorgegeven. Voor het overige zijn er geen opmerkingen, zodat de begroting kan worden vastgesteld en de penningmeester bedankt. 4. Verslag afdelingsafgevaardigde van Algemene Vergadering 23 april. De voorzitter zag vroeger in alle afdelingsbladen eigen verslagen van de AV, elk met eigen accenten. De landelijk secretaris zorgt nu voor snelle berichtgeving op de NGV-site, zodat wij nu volstaan met een verwijzing daarnaar. 5. Algemene Vergadering 26 november 2016 (In Nieuwsbrief 2016-07 was aangegeven hoe de vergaderstukken op de NGV-site konden worden geraadpleegd). De stukken waren deels ter kennisname, deels met voorstel tot een besluit. In dit verslag worden alleen de agendapunten genoemd waar na de uitleg door de voorzitter enige discussie over is geweest. - 2.3 Mario Prudon heeft ten aanzien van het Protocol afstoten papieren collecties de volgende mening: hij vindt het betreurenswaardig, dat na digitalisering mogelijkerwijs familiearchieven die in goed vertrouwen bij de NGV zijn ondergebracht zouden worden vernietigd. Ook Nico Heiner wil niet dat gedigitaliseerde stukken zomaar worden weggegooid. Frans Nelis meent te weten, dat bijvoorbeeld bidprentjes aan (institutionele) verzamelaars zullen worden aangeboden. Maar er zullen meer zaken zijn waar verzamelaars - misschien onverwacht - belangstelling voor hebben. We hopen, dat de beschikbaarheid van deelcollecties op de juiste plaatsen wordt bekendgemaakt. - 6. Werkplan NGV 2017 Leden moeten zelf ook dingen (in)brengen en niet alleen informatie ophalen. Over het streven van het HB, dat iedere afdeling een facebookpagina gaat bijhouden geeft Heimen Hooijer een toelichting. Dit is een gevolg van de taskforce stop de daling. Die ziet afname ledental als gevolg van enige gezapigheid en wil met moderne middelen tot meer leden komen. Per regio wordt met afdelingsbesturen overlegd over de aanpak. Hij ziet de laatste maanden tot zijn genoegen een toename met 3 à 4 leden per maand. Vervolgens gaat Heimen ook in op de verhouding tussen de visie op langere termijn van Beleidsplan en Meerjarenbegroting en de uitwerking daarvan in Werkplan en Jaarbegroting. - 7. Begroting 2017. In grote lijnen weinig nieuws. De contributie blijft gelijk; de begroting van Gens Nostra is aangepast aan een verschijningsfrequentie van 6 x per jaar. Een van de leden zou graag in Gens Nostra minder families beschreven willen zien en meer onderzoeksadviezen. Afdelingsledenvergadering APD 2017-1 18 april 2017 Pagina 2 van 7
De voorzitter wijst hem op de website, waar in de profielen van leden kan worden gevonden op welk gebied zij anderen kunnen helpen. Frans Nelis wijst op de rubriek Allemaal digitaal van Antonia Veldhuis met steeds weer tips over bruikbare websites. - 8. Huisvesting. Frans Nelis licht toe, dat er vier opties diepgaand zijn onderzocht en dat die van verkopen van het gebouw in Weesp en het aangaan van een huurcontract voor een deel van het Muntgebouw in Utrecht als gunstigste keus naar voren kwam. Heimen Hooijer geeft als HB-lid een nadere toelichting. Instandhouding van Weesp en geschikt maken voor een langere toekomst zou onevenredig veel geld vergen. Er is zicht op verkoop. Voor de opbrengst van Weesp is een conservatieve schatting gedaan, zodat er weinig gevaar is voor een uiteindelijk tekort. Dankzij snelle voortgang van digitalisering wordt verwacht, dat de hoeveelheid te huren opslagruimte jaarlijks kan worden verminderd. - 9. Contributie, nieuwe structuur. Jan Limpers is nu digitale vriend van het CBG; hij vraagt zich of het HB voor NGV-leden geen korting zou kunnen bedingen. Frans Nelis is van mening, dat de toegang tot alle afdelingsbladen in digitale vorm in de basis contributie moet zijn inbegrepen. Heimen Hooijer vertelt nog een en ander over de noodzaak om in te loggen als lid, voordat je toegang krijgt tot bestanden. De NGV wil gedigitaliseerde gegevens niet zonder meer vrijgeven. Gasten krijgen korte tijd vier weken - toegang om te kunnen zien dat het de moeite waard is om lid te worden. De afdeling geeft de afgevaardigde mandaat om met de voorstellen van het HB in te stemmen en overigens naar bevind van zaken te handelen. 6. a. Rondvraag. Vraag naar de oplage van het afdelingsblad: 350 stuks. b. Wat verder ter tafel komt: eerbetoon aan Jan Limpers. Heimen Hooijer krijgt het woord. Hij zag in ons afdelingsblad het verslag van het afscheid van Jan Limpers als voorzitter en daarbij afgedrukt het aan hem door Hans Stoter overhandigde Placaet, waarin in prachtige gotische letters hulde aan Jan Willem Limpers werd gebracht. Hij complimenteert de maker. Heimen merkt op, dat Jan niet alleen voor de afdeling van betekenis is geweest, maar ook voor de NGV als geheel. Hij herinnert eraan, dat Jan 3 à 4 jaar geleden gehoor gaf aan de vraag om in een moeilijke periode op te treden als interim-voorzitter van het hoofdbestuur. Heimen is daar blij mee. Hij herinnert zich, dat Jan toen vroeg om profielschetsen voor de te vervullen vacatures in het hoofdbestuur. Die zijn er toen gekomen en wat belangrijker is, de vacatures werden gevuld. Gelet op het protocol eerbetoon heeft het hoofbestuur besloten Jan Limpers de Zilveren Speld van de NGV te verlenen. Heimen speldt Jan de onderscheiding op en reikt hem de bijbehorende oorkonde uit. Een totaal verraste Jan bedankt Heimen en het HB voor de onderscheiding. 7. Sluiting door voorzitter Hans Stoter. Afdelingsledenvergadering APD 2017-1 18 april 2017 Pagina 3 van 7
BIJLAGE 2 SECRETARIEEL JAARVERSLAG 2016 NGV AFDELING APELDOORN EN OMSTREKEN Ledental De afdeling begon 2016 volgens opgave van het landelijk secretariaat met 226 leden en 16 bijkomende leden, samen 242 leden. Per 1 januari 2017 staat de teller op 220 leden en 17 bijkomende leden, samen 237 leden. In detail: vermindering met 23 leden (door overlijden 2, opzegging 20, royement 1) en vermeerdering met 18 leden (nieuwe inschrijvingen 14, bijkomend 1 en overschrijving van een andere afdeling 3). Bestuurssamenstelling (jaar van aftreden) en functionarissen Tijdens de voorjaars-afdelingsledenvergadering van april nam Jan Limpers afscheid als voorzitter. In zijn plaats werd gekozen Hans Stoter (2019). Henk Weltje was aftredend en werd herkozen als penningmeester (2019). Ongewijzigd: Frans Nelis: secretaris (2017), Carla Scholten-de Groot: lid (2018), Mario Prudon: lid (2017). PR: Frans Nelis en Carla Scholten-de Groot. De functie van webmaster is in augustus door Jan Netelbeek overgedragen aan Hans Stoter; Jan blijft voor de afdeling beschikbaar als webadviseur. Afgevaardigde naar de algemene vergaderingen: Carla Scholten-de Groot; plaatsvervanger: Hans Stoter. Bestuursvergaderingen Het afdelingsbestuur heeft vergaderd op 6 januari, 24 maart, 10 augustus en 2 november. Van de bespreekpunten worden slechts de meest in het oog springende genoemd. 5 januari in Stadscafé (voorheen Van Kinsbergen), Nieuwstraat, Apeldoorn. Komende bestuursverkiezing: akkoord met voorgestelde voordracht voor nieuwe voorzitter en herkeuze penningmeester. 22 maart ten huize van Carla Scholten, Fortunalaan, Apeldoorn. Voorbereiding voorjaarsledenvergadering en verkiezing bestuursleden. Secretaris meldt alvast, dat hij zich volgend jaar niet herkiesbaar wil stellen; hij is in functie vanaf het begin in 1995. Hij zal zijn diverse werkzaamheden op een rij zetten, zodat ze over meerdere leden verdeeld kunnen worden. Carla zal hem opvolgen als afdelingsafgevaardigde, tenzij en ander lid zich daarvoor meldt. 12 augustus ten huize van Mario Prudon, Brederodelaan, Deventer. Benaderen van leden voor bestuursfunctie heeft nog niet tot resultaat geleid. Het zoeken gaat door. Najaarsprogramma. Initiatief voor extra bijeenkomst met ongedwongen karakter: 10 december eerste Genealogisch Café. De gebruikelijke activiteiten van de afdeling zijn door de secretaris op een rij gezet in een jaarplan. Dat kan dienen als formele basis voor dat van de penningmeester. 2 november ten huize van voorzitter Hans Stoter, Descartesstraat, Apeldoorn. Werving van bestuursmedewerkers houdt prioriteit. Persoonlijke benadering heeft de voorkeur. We stellen geen leeftijdsgrenzen. Voorstel voor excursie in mei naar Historische Vereniging 'De Elf Marken' te Gorssel vindt weerklank. We laten 'De Papierwinkel' van 's-heerenloo op proef een aantal exemplaren van het volgende afdelingsblad drukken ter vergelijking met Copy Centre Twello. Afdelingsbijeenkomsten Er werden zeven bijeenkomsten gehouden op dinsdagavond in De Duiker bij de Bronkerk in Ugchelen. Laten we de buitengewoon druk bezochte lezing van Huub Ummels even buiten beschouwing, dan was het gemiddelde bezoek dit jaar 26,8 personen tegen 26,3 in 2015, 26,5 in 2014, 22 in 2013, 24 in 2012, 19,5 in 2011 en 24,5 in 2010. De leestafel met PR-artikelen, folders, afdelingsbladen en bladen uit ruilabonnementen ondervond veel belangstelling. Datum Onderwerp Spreker Bezoekers (niet-leden) 12 jan Inleiding in de foto-recherchering Ed van Engeland 41 (7) 9 feb Het Oude Loo en zijn invloedrijke eigenaren Huub Ummels 134 (110) 8 mrt De Nederlandse schutterij door de eeuwen Paul Tjeertes 26 (8) 12 apr Afdelingsledenvergadering en presentatie nieuwe mogelijkheden van de NGV-website Jan Netelbeek 20 (1) 13 sep Beken, sprengen en molenaars Henk Weltje 23 (6) 11 okt Onderzoek in de archieven van het NIMH Adri van Vliet 28 (4) 8 nov Afdelingsledenvergadering en thema Verdwenen ambachten en oude beroepen leden 23 (1) Afdelingsledenvergadering APD 2017-1 18 april 2017 Pagina 4 van 7
Er is in 2016 geen excursie georganiseerd. Nieuw was het Genealogisch Café op zaterdag 10 december van 11 tot 16 uur in De Duiker. Van begin tot eind waren er bezoekers en er is intensief van gedachten gewisseld. Er werden interessante onderzoeksresultaten getoond en vele vragen beantwoord. Er waren 15 à 20 bezoekers. Samenwerking Met de Historische Vereniging Wijhe, werkgroep genealogie en de werkgroep Apeldoorn van HCC!genealogie werd samengewerkt door bekendmaking van elkaars activiteiten in de agenda s op de website en in het afdelingsblad. Afdelingsblad en Nieuwsbrief Het Afdelingsblad afdeling Apeldoorn en omstreken, ISSN: 1571-9014, is in 2016 (21e jaargang) driemaal verschenen: 26 maart, 27 augustus en 20 december; in totaal 64 redactionele pagina's. Het blad werd verzonden via PostNL als partijenpost Basic DM klein. Redacteur was Frans Nelis; Mario Prudon nam de correctie voor zijn rekening en Auke Vlietstra verzorgde de lay-out en het drukklaar maken. Verscheidene (bestuurs-)leden leverden bijdragen. Dit geldt zeker voor de verslagen van de themabijeenkomsten. De sprekers werkten mee om tot een goed verslag van hun lezing te komen en stelden illustraties ter beschikking. De rubriek korte berichten gaf tips over websites en nieuwe boeken. Het afdelingsblad werd telkens enige tijd na verschijnen in kleur op de afdelingswebsite geplaatst. Met drie nummers per jaar konden de leden voldoende over het programma worden geïnformeerd. Daarnaast werden de leden met een bekend e-mailadres in 2016 9 maal telkens kort voor een activiteit voorzien van een digitale Nieuwsbrief. Promotieactiviteiten De lezingen werden steeds aangekondigd in De Stentor (Apeldoornse Courant). RTV-Apeldoorn besteedde diverse malen aandacht aan een komende bijeenkomst. Het persbericht ter bekendmaking van een bijeenkomst werd aan diverse omroepen en advertentiebladen in de regio verzonden. De afdeling wordt in enkele gemeentegidsen vermeld. Door toezending van het afdelingsblad aan archieven en bibliotheken in de regio kunnen bezoekers van die instellingen kennismaken met de afdeling en met ons programma. Webmaster en indexeerproject De nieuwe voorzitter heeft de zorg voor de afdelingswebstek overgenomen van Jan Netelbeek, die zijn handen vol heeft aan de landelijke NGV-site. Hans Stoter heeft de stek daarbij geactualiseerd. Begin 2017 hebben 194 van onze 237 leden en bijkomende leden een profiel en een e-mailadres. Daarnaast zijn er 158 NGV-leden (met een profiel) die onze afdeling volgen. Ten slotte staan er op de verzendlijst 102 niet-leden die alleen de Nieuwsbrief willen ontvangen en daartoe een gastprofiel hebben. Zo wordt de nieuwsbrief aan 454 e-mailadressen verstuurd. Indexeren. In 2016 werden een enkele nieuwe bundel gemaakt en ingevoerd. Er staan 8 personen op de lijst van indexeerders en twee controleurs. Er wordt nog aan één bundel gewerkt. Bij de controle houden we ons aan de richtlijnen van scanbeheer. Regio-overleg Carla Scholten en Hans Stoter hebben op 11 juni deelgenomen aan een oriënterend overleg over samenwerking tussen de NGV-afdelingen in Regio Oost en op 10 november aan een informatiebijeenkomst over het gebruikmaken van Facebook. Algemene Vergaderingen De Algemene Vergaderingen van 23 april en 26 november 2016 zijn bezocht door afdelingsafgevaardigde Carla Scholten- de Groot en plaatsvervanger Hans Stoter. De essentie van Algemene Vergaderingen wordt steeds toegelicht op de daarop volgende Afdelingsledenvergaderingen. Apeldoorn, 27 maart 2017 de secretaris, Frans C. Nelis de voorzitter, Hans Stoter Afdelingsledenvergadering APD 2017-1 18 april 2017 Pagina 5 van 7
BIJLAGE 3 FINANCIEEL JAARVERSLAG 2016 NGV AFDELING APELDOORN EN OMSTREKEN Overzicht van inkomsten en uitgaven (bedragen afgerond in euro s) Realisatie Begroting Realisatie Begroting 2015 2016 2016 2017 1 Zaalhuur + apparatuur 274 315 405 400 2 Sprekers + reiskosten + materialen 327 500 435 650 3 Afdelingstijdschrift + verzending 1553 2040 1270 1800 4 Bestuurskosten 152 60 278 400 5 Promotieactiviteiten 44 30 32 150 6 Bibliotheek en documentatie 0 30 0 0 7 Diversen 61 60 68 65 Totaal 2411 3255 2488 3665 Toelichting bij het overzicht van inkomsten en uitgaven Er is door onze afdeling in totaal 2488 uitgegeven en daarmee zitten we ruim onder de begroting voor het jaar 2016. Beginsaldo bankrekening ING (1 jan 2016) 522 Ontvangen van landelijk penningmeester 2558 Uitgaven 2488 Eindsaldo bankrekening ING (31 dec 2016) 592 Waardering van de activa (eigendommen van de afdeling) Voor aankleding en inrichting van de stand van de afdeling is enig materiaal beschikbaar. Totale geschatte waarde van de bezittingen bedraagt 100. Afdelingsfonds speciale diensten (ASD) In 2015 is er een spaarrekening geopend teneinde de inkomsten uit verkoop van geschonken boeken van een overleden lid te kunnen verantwoorden. Beginsaldo 10 Bijschrijvingen 43 Eindsaldo 53 Toelichting bij de begroting voor 2017 De begroting voor het jaar 2017 is enigszins hoger dan die van het jaar 2016. De reden is dat er meer bijeenkomsten gepland zijn en de bestuurskosten ook iets hoger zullen uitvallen. Tevens is de post voor de promotieactiviteiten omhoog gegaan. Er zijn 3 afdelingsbladen en maximaal 5 sprekers gepland. De vergaderruimte wordt 8 keer gehuurd waaronder een inloopmiddag van 4 uur die duurder is dan de reguliere bijeenkomsten van 2 uur. Er is een proef uitgevoerd om te zien of er kan worden bespaard door het drukwerk door een andere drukker uit te laten voeren. De resultaten zijn positief, maar waren te laat bekend om die mee te nemen in de begroting. Apeldoorn, 20 maart 2017, F.C. Nelis, penningmeester a.i. Afdelingsledenvergadering APD 2017-1 18 april 2017 Pagina 6 van 7
BIJLAGE 4 BEGROTING 2017 NGV AFDELING APELDOORN EN OMSTREKEN (Deze begroting is ook opgenomen in Nieuwsbrief 2016-08 en in afdelingsblad APD 2016-3 p. 6) Bedragen in euro s 1. Zaalhuur (8x) 400 2. Sprekers 2.a vergoeding (5x) 250 2.b reiskosten (5x) 400 2. Sprekers totaal 650 3. Afdelingsperiodiek 3.a drukkosten (3x) 900 3.b verzendkosten (3x) 900 3. Afdelingsperiodiek totaal 1.800 4. Bestuurskosten 4.a reiskosten 300 4.b vergaderkosten 50 4.c overige kosten 50 4. Bestuurskosten totaal 400 5. Promotieactiviteiten 150 6. Bibliotheek en documentatie p.m. 7. Diversen 7.a betalingsverkeer 65 7.b onvoorzien 200 7. Diversen totaal 265 Begroting 2017 totaal 3.665 Afdelingsledenvergadering APD 2017-1 18 april 2017 Pagina 7 van 7