FEDERATIEOVEREENKOMST De kerkenraden van de hervormde gemeente Damkerk te Hoogezand-Sappemeer en de gereformeerde kerk Ontmoetingskerk te Hoogezand-Sappemeer besloten in januari 2009 tot het aangaan van een zogeheten lichte federatie. Na de gemeenten te hebben gehoord en gekend is in de gezamenlijke kerkenraadsvergadering van 16 september 2013 besloten deze federatie te intensiveren en te streven naar een vereniging. Dit betreft een wijziging van de bestaande federatieovereenkomst. Artikel 1. De naam van het samenwerkingsverband is: De protestantse gemeente in wording te Hoogezand-Sappemeer waarin samenwerken de Hervormde Gemeente Hoogezand-Sappemeer genoemd de Damkerk en de Gereformeerde Kerk Hoogezand-Sappemeer genoemd de Ontmoetingskerk. Artikel 2. De federatie van de gemeenten omvat het gehele leven en werken van de gemeenten, behalve enige vermogensrechtelijke aangelegenheden. Artikel 3. De kerkenraden hebben een gezamenlijke regeling getroffen voor Ja / Nee 1. de verkiezing van ambtsdragers Ja 2a. samenstelling van de kerkenraad Ja 2b. werkwijze van de kerkenraad Ja 3. de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden. ja Gedeeltelijk Ja Deze regelingen zijn vervat in de bijgevoegde federatieregeling ten behoeve van het leven en werken van de protestantse gemeente in wording te Hoogezand-Sappemeer. Artikel 4. De kerkenraden gaan samen in één kerkenraad zoals genoemd in artikel 7 generale regeling voor samenwerking en federatie, voortvloeiende uit O. 2-11-7. Artikel 5. De federatieovereenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 6. Bij beëindiging van de federatieovereenkomst worden de gezamenlijke financiële verplichtingen door de Damkerk en de Ontmoetingskerk in de verhouding 50/50 verdeeld. Deze federatieovereenkomst is gewijzigd op 16 december 2013 en is vanaf die datum geldig. Een afschrift is ter kennisneming gezonden aan het breed moderamen van de classis Groningen Voorzitter w.g. HM van Veelen Damkerk Ontmoetingskerk w.g. J. Schouwenaar Scriba w.g. S. Dijkman w.g. J van der Veen
FEDERATIEREGELING EN BEROEPINGSWERK HOOGEZAND-SAPPEMEER Wat willen we regelen in de federatieregeling, m.a.w. op welke manier willen we een federatie zijn? We willen een gemeente zijn waarin en van waaruit we duidelijk maken dat mensen in de basis allen kind van God zijn en dat betekent waardevol zijn zoals ze er zijn. We willen uitnodigend zijn en met elkaar in gesprek om te zoeken naar wat ons inspireert en bemoedigt, vastigheid geeft en hoop. We willen één gemeente vormen als gemeenschap rondom de Damkerk en de Ontmoetingskerk, omdat we ons verbonden voelen in hoe we gemeente willen zijn en omdat we zien dat het helemaal niet gaat lukken om apart verder te gaan: minder mensen met minder financiële middelen. Daarom hebben we besloten op termijn te fuseren. Op de fusie vooruitlopend willen we de federatie die er is uitbreiden en daarin spreken we af zo veel als mogelijk is samen te doen. Dat betekent dat we gezamenlijk de verantwoordelijkheid nemen voor alle erediensten (ook al voegen we die niet alle zondagen samen), voor alle diaconale activiteiten, pastorale zaken en daarbij voor jeugd en jongeren en vorming en toerusting. Deze opsomming is niet compleet. Wat we niet samenvoegen: we besluiten niet te spreken over de keuze voor één gebouw, ook al weten we dat het in de toekomst wellicht onontkoombaar is. Nu doen we dat nog niet. Bovendien willen we met de materiële zaken naar elkaar toegroeien, daarvoor is een stappenplan gemaakt, dat weliswaar in de tijd is gesitueerd, maar vooral een weg is die we willen gaan. Wat in de federatieregeling moet terugkeren: a. We willen zo veel als mogelijk is als één kerkenraad functioneren. b. We willen gezamenlijk één predikant beroepen. c. Aangaande de kerkdiensten hebben we het volgende afgesproken: eens in de maand op één locatie, de paascyclus helemaal samen evenals de zomerdiensten, Hemelvaartsdag, Pinksteren, voor- en najaarsvacantie en Oudejaarsavond. We voelen ons gezamenlijk verantwoordelijk voor de diensten, de ouderling (ambtsdrager-) van dienst wordt gezocht vanuit de locatie waar de viering wordt gehouden. d. De plaatselijke regelingen hebben ieder afzonderlijk regelingen m.b.t. doop, viering HA, huwelijk en andere relaties die gelijkluidend zijn. Hierover is de gemeente gehoord in de gemeentevergadering van 12 september 2013. Dat leidt tot de volgende federatieregeling:
FEDERATIEREGELING PROTESTANTSE GEMEENTE HOOGEZAND-SAPPEMEER I.W. 1. Op alle terreinen zal nauw worden samengewerkt en toegewerkt naar een vereniging behalve enige vermogensrechtelijke aangelegenheden. Er zijn twee gebouwen die beiden blijven bestaan en waarvan het beheer gescheiden zal blijven. Er zal weliswaar een gezamenlijke begroting worden opgesteld, maar de afzonderlijke rekeningen blijven gehandhaafd. 2. De federatiekerkenraad wordt gevormd door de ambtsdragers van de beide afzonderlijke kerkenraden en colleges. Dat betekent dat deze in ieder geval bestaat uit: a. 1 predikant b. 10 ouderlingen c. 6 diakenen d. 6 ouderling-kerkrentmeesters Het moderamen bestaat uit: twee kerkrentmeesters, twee diakenen en twee ouderlingen aangevuld of hieruit de scriba s van de afzonderlijke kerkenraden en de beide voorzitters, in totaal 8 leden. Op dit moment is uit de ouderlingen een extra notulist toegevoegd. We streven naar een evenredige verdeling in moderamen en federatiekerkenraad van de ambtsdragers vanuit de kerkenraad van de Damkerk en de Ontmoetingskerk. Als adviseurs kunnen deelnemen aan de kerkenraadsvergadering: de predikant verantwoordelijk voor ouderenpastoraat en de ouderling-kerkelijk werker belast met pastoraat. 3. Verkiezing van ambtsdragers 3.1 Algemeen a. De belijdende leden zijn stemgerechtigd. Tevens zijn de doopleden, die de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt, stemgerechtigd. Gastleden worden in dezen gelijkgesteld met de leden. b. De stemming geschiedt schriftelijk c. Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden. d. Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden. e. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot. f. Er kan bij volmacht worden gestemd, met dien verstande dat niemand meer dan twee gevolmachtigde stemmen kan uitbrengen en alleen stemgerechtigde leden gevolmachtigde stemmen kunnen uitbrengen. g. De volmachten zijn schriftelijk en ondertekend en worden van te voren aan de kerkenraad getoond. 3.2 Verkiezing van ouderlingen en diakenen a. De verkiezing van ouderlingen en diakenen vindt plaats in mei. b. De uitnodiging tot het doen van aanbevelingen, genoemd in Ord. 3-6-3, wordt tenminste 8 weken voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraden gedaan. c. De uitnodiging om te stemmen wordt tenminste 2 weken voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraden gedaan. d. Bij de aanbevelingen wordt het ambt vermeld waarvoor de betrokkene wordt aanbevolen
e. Als het aantal namen op de verkiezingslijst niet groter is dan het aantal vacatures voor dat ambt, worden de kandidaten door de kerkenraad verkozen verklaard. f. Als het aantal namen op de verkiezingslijst groter is dan het aantal vacatures voor dat ambt, geschiedt verkiezing door de stemgerechtigde leden van de gemeente. g. De eerste ambtstermijn van ouderlingen en diakenen is in de regel vier jaar. Zij zijn telkens terstond als ambtsdrager herkiesbaar, voor een per geval vast te stellen termijn van tenminste twee jaar en ten hoogste vier jaar, met dien verstande dat zij niet langer dan twaalf aaneengesloten jaren ambtsdrager kunnen zijn. 3.3 Verkiezing predikant De verkiezing van de predikant vindt plaats door de Federatiekerkenraad, met dien verstande dat beide afzonderlijke kerkenraden akkoord moeten zijn. Zie voor verkiezing van een predikant ook artikel 7 van deze regeling. 4. De werkwijze van de kerkenraad 1. Aantal vergaderingen De federatiekerkenraad vergadert minstens 6 maal per jaar. Daarnaast is het mogelijk dat er afzonderlijk wordt vergaderd over onderwerpen die dat vereisen. 2. De vergaderingen van de federatiekerkenraad worden tenminste 7 dagen van te voren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (de agenda). 3. Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering door de federatiekerkenraad wordt vastgesteld. 4. Verkiezing moderamen De in ord. 4.8.2. genoemde jaarlijkse verkiezing van het moderamen van elke kerkenraad geschiedt voor 1 juli van ieder jaar. 5. Plaatsvervangers In de vergadering genoemd in art. 4.4 worden de plaatsvervangers van de preses en de scriba van elke kerkenraad aangewezen. 6. De gemeente kennen in en horen over In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft, dat de kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort belegt de federatiekerkenraad een bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente, die wordt aangekondigd in het kerkblad, dat voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt en afgekondigd op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan. In deze berichtgeving vooraf maakt de federatiekerkenraad kenbaar over welke zaak zij de gemeente willen horen. 7. De federatiekerkenraad kan besluiten dat gemeenteleden en anderen belangstellenden als toehoorder tot een bepaalde vergadering toegelaten worden. 8. Het lopend archief van de federatiekerkenraad berust bij een van de scribae, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de colleges van kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente uit hoofde van Ord. 11-2-7 sub g. 9. De kerkenraden laten zich elk in hun arbeid bijstaan door de navolgende commissies: - Jeugd- en jongerenwerk: Jeugdraad - Damthema s - Taakgroep liturgie - Werkgroep bijzondere diensten Nadere bepalingen over de samenstelling, benoeming en opdracht van de commissies, de contacten tussen de kerkenraden en de commissies, de werkwijze van de commissies, de rapportage aan de kerkenraden e.d. zijn per commissie vastgelegd in een instructie, die als bijlage aan deze federatieregeling is gehecht.
5. Besluitvorming 1. In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen. 2. Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen. 3. Stemming over personen geschiedt schriftelijk. Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar maakt. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot.0 4. Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet tenminste de helft van het aantal leden van het kerkelijk lichaam ter vergadering aanwezig is. Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die tenminste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is. 6. Andere artikelen 1. De wekelijkse kerkdiensten van de gemeente worden volgens een door de federatiekerkenraad vastgesteld rooster gehouden in de Ontmoetingskerk en de Damkerk met dien verstande dat er wordt gestreefd naar eens in de maand een gezamenlijke dienst en in de maand januari met Heilig Avondmaal, de paascyclus, Pinksteren, Hemelvaart, de zomervakantieperiode, de start van het seizoen. 2. Bij de bediening van de doop van kinderen kunnen belijdende leden en doopleden de doopvragen beantwoorden. Ook is het mogelijk dat een niet kerkelijk betrokken partner de intentie uitspreekt zijn of haar partner te steunen in het waarmaken van de doopvragen. 3. Tot de deelname aan het avondmaal worden zowel belijdende leden als doopleden toegelaten. Iedereen in de kerk aanwezig wordt van harte uitgenodigd mee te doen in het delen van brood en wijn. 4. Levensverbintenissen van twee personen, anders dan een huwelijk van man en vrouw, kunnen als een verbond van liefde en trouw voor Gods aangezicht worden gezegend. Tenminste één van de betrokkenen dient lid van de gemeente te zijn. Na ontvangst van het verzoek voert een afvaardiging van de kerkenraden een gesprek met de betrokkenen zoals ook te doen gebruikelijk bij levensverbintenissen van man en vrouw. Zowel de doop als de viering van het Heilig Avondmaal als de viering van de levensverbintenissen worden van tevoren aan de gemeente meegedeeld middels een afkondiging. 7. Regeling met betrekking tot het beroepen van een predikant Zie hiervoor tevens art. 3.3 De kerkenraad heeft besloten, gehoord de gemeente, als federatie één full-time predikant te willen beroepen. Dat betekent dat beide gemeenten zich verplichten de kosten in de verhouding 50-50 te verdelen. De pastorie die eigendom is van de Damkerk is beschikbaar voor bewoning van de predikant; de kosten die uit deze bewoning voortvloeien worden eveneens 50-50 gedeeld. Een beroepingscommissie wordt ingesteld met leden uit kerkenraad en beide gemeenten. De verkiezing vindt plaats door de kerkenraad.
8. De vermogensrechtelijke aangelegenheden College van kerkrentmeesters 1 Het gemeenschappelijk college van kerkrentmeesters bestaat uit alle leden van de afzonderlijke colleges en telt tenminste 8 leden, waarvan 6 ouderling-kerkrentmeester zijn en de overige kerkrentmeester. 2. Tot de taken van het gemeenschappelijke college van kerkrentmeesters behoren vooralsnog het faciliteren van de erediensten en het zorgdragen voor de betaling van de predikant en het voeren van een degelijke ledenadministratie voor het geheel van de federatieve gemeente. Dat betekent zorgdragen voor de solvabiliteit van de gemeente, het opstellen van een gezamenlijke begroting en maken van de gezamenlijke rekening. 3. De taken van de afzonderlijke colleges zijn: het voeren van financieel beleid waar het gaat om de gebouwen en andere materiële zaken en de actie kerkbalans. Voor de werkwijze van de afzonderlijke colleges blijft de bestaande plaatselijke regeling van kracht, voor zover deze overeenkomt met de andere te regelen zaken voor de federatie; deze situatie blijft voortbestaan tot de fusie van beide gemeenten tot stand is gekomen of wanneer eerder zaken gezamenlijk kunnen worden gedaan. Daartoe wordt een stappenplan opgesteld. 3. Besluiten van het gemeenschappelijke college van kerkrentmeesters behoeven steeds de instemming van de meerderheid van de afzonderlijke colleges. College van diakenen 1 Het gemeenschappelijk college van diakenen bestaat uit alle leden van de afzonderlijke colleges en telt minimaal 6 leden. 2.Het gemeenschappelijk college van diakenen maakt een stappenplan om alle activiteiten samen te voegen. Tot het moment dat de samenvoeging van de diakenen niet heeft plaatsgevonden geldt de afzonderlijke plaatselijke regeling. 4. Besluiten van het gemeenschappelijk college van diakenen behoeven steeds de instemming van de meerderheid van de afzonderlijke colleges Begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster 1 De gemeenschappelijke colleges van kerkrentmeesters c.q. diakenen stellen voor het gezamenlijk verzorgde deel van hun vermogensrechtelijke aangelegenheden gezamenlijke begrotingen en jaarrekeningen op en voor het deel, dat niet gezamenlijk verzorgd wordt afzonderlijke begrotingen en jaarrekeningen. 2 Het in de gelegenheid stellen van gemeenteleden hun mening kenbaar te maken over begroting en jaarrekening: - Voor de vaststelling dan wel wijziging van de begroting en voor de vaststelling van de jaarrekening worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd in het kerkblad. - De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld. - Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van terinzagelegging worden gestuurd aan de scriba van de kerkenraad. 3 Het collecterooster wordt jaarlijks in de maand november vastgesteld door het gezamenlijke college van kerkrentmeesters en het gezamenlijke college van Diakenen. Rekening houdende met de landelijk vastgesteld collectes
9. Diversen 1. De diakenen dragen een bijzondere verantwoordelijkheid voor de gang van zaken rondom de viering van het Heilig Avondmaal. De manier waarop het H.A. wordt gevierd wordt besloten door de federatiekerkenraad. 2. Het kerkblad is een verantwoordelijkheid van de federatiekerkenraad. Het verschijnt in de regel 9 keer per jaar. Ook de websites zijn een verantwoordelijkheid van de federatiekerkenraad. 3. De preekvoorziening wordt gedaan voor de afzonderlijke gebouwen in goed overleg onder verantwoordelijkheid van de federatiekerkenraad. Dat betekent dat de federatiekerkenraad aan het begin van ieder kalenderjaar (bij voorkeur in de maand maart) het rooster voor de verdeling van de diensten over de gebouwen vaststelt en doorgeeft aan de preekvoorzieners, die dan in overleg kunnen treden en de invulling ter hand kunnen nemen. Deze regeling is na wijziging van artikel 3.3 ( verkiezing predikant ), waarover de gemeente is gehoord in de gemeentevergadering van 25 maart 2014, opnieuw vastgesteld/aangevuld in de kerkenraadsvergadering van 14 april 2014 en wordt met ingang van die datum van kracht. Aldus te Hoogezand vastgesteld in de vergadering van de kerkenraden van 14 april 2014. Gemeente Damkerk: Preses w.g. H.M. van Veelen Scriba w.g. S. Dijkman Gemeente Ontmoetingskerk: Preses w.g. J. Schouwenaar Scriba w.g. J van der Veen Bijlagen: A. De brief van de kerkenraad d.d. 14 april 2014 aan het Breed Moderamen van de Classis Groningen, houdende het verzoek tot goedkeuring van het daarin vervatte wijzigingsvoorstel voor wat de verkiezing van de predikant betreft; B. De brief van meergenoemd breed moderamen d.d. 15 april 2014, houdende de mededeling dat geen bezwaar bestaat tegen de gewijzigde regeling;