GEMEENTE ASSENEDE DEONTOLOGISCHE CODE GEMEENTERAAD 1. Het statuut van de code Artikel 1 De deontologische code van de gemeenteraadsleden inzake dienstverlening aan de bevolking, hierna de deontologische code te noemen, is het geheel van beginselen, gedragsregels en gebruiken die de gemeenteraadsleden als leidraad nemen bij hun dienstverlening aan de bevolking en in hun omgang met de personeelsleden van de gemeente. Deze code is ook van toepassing voor groepen van gemeenteraadsleden die aan collectieve dienstverlening doen, alsook op medewerkers of derden die in opdracht van gemeenteraadsleden handelen. Artikel 2 Gemeenteraadsleden die een ander openbaar mandaat bekleden (b.v. provincieraadslid of een parlementair mandaat) houden zich, gelet op een zekere samenhang en functionele wisselwerking tussen deze mandaten, aan de deontologische code voor al hun dienstverlenende activiteiten en contacten met personeelsleden, ook als zij die uitoefenen uit hoofde van hun ander mandaat. De gemeenteraadsleden moeten erover waken dat zij, ook buiten hun politieke activiteiten en in het licht van deze code, geen dienstverlenende activiteiten ontplooien die de eer en de waardigheid van hun mandaat kunnen schaden. Artikel 3 Wanneer in deze code gesproken wordt over de burger of bevolking, moet dit wel degelijk zo worden begrepen dat het niet enkel over een persoon kan gaan, maar ook over een groep, een vereniging of een bedrijf. 2. Algemene plichten, doelstellingen en uitgangspunten Artikel 4 De gemeenteraadsleden zullen voor de omschrijving van hun eigen dienstverleningsactiviteiten geen termen gebruiken die verwarring creëren met officieel door overheden ingestelde dienstverlening (dus bijv. niet de termen ombudsman, ombudsvrouw, ombudsdienst, klachtendienst, klachtenmanagement of andere vergelijkbare samenstellingen met ombud en klacht ). Artikel 5 Bij hun optreden in en buiten het gemeentebestuur en in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven geven de gemeenteraadsleden voorrang aan het algemeen belang boven particularistische belangen en zij vermijden elke vorm van belangenvermenging. Artikel 6 Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder enige materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard ook en mag geen vorm van cliëntenwerving inhouden. 1
Artikel 7 De gemeenteraadsleden moeten op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste staan van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen, zonder onderscheid van geslacht, ras, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische overtuiging, partijvoorkeur of persoonlijke gevoelens. Artikel 8 Tussenkomsten bij gerechtelijke en politionele instanties om de juridische besluitvorming in individuele dossiers te beïnvloeden, bijvoorbeeld om een proces-verbaal te laten seponeren, zijn verboden. 3. Specifieke bepalingen 3.1. Het gemeenteraadslid als informatiebemiddelaar en als doorverwijzer. Artikel 9 Het behoort tot de wezenlijke taken van de gemeenteraadsleden om informatie te ontvangen en te verstrekken en om door te verwijzen naar de geëigende diensten of instanties. Artikel 10 De gemeenteraadsleden stellen informatie ter beschikking over de werking van ombudsdiensten en de diensten die instaan voor het behandelen van klachten van de burger over het optreden van de overheid. Tevens verstrekken ze informatie over bestaande informatiediensten waar de burger voor informatie terecht kan. Artikel 11 Bestuurlijke en gerechtelijke informatie waarop de vraagsteller geen recht heeft, die de goede werking van de administratie of het gerecht kan doorkruisen of die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen, mag door de gemeenteraadsleden niet worden doorgegeven. Artikel 12 In het kader van hun algemene luisterbereidheid kunnen gemeenteraadsleden de rol vervullen van vertrouwenspersoon. Artikel 13 De gemeenteraadsleden proberen, waar mogelijk, vraagstellers door te verwijzen naar de geëigende diensten van de administratie, het gerecht, enz., zoals bijv. de ombudsdiensten en informatieambtenaren die van overheidswege ingesteld zijn om de problemen van de vraagstellers op te lossen, of naar particuliere en overheidsdiensten die professioneel gespecialiseerd zijn in het oplossen van de opgeworpen problemen. 2
3.2. Het gemeenteraadslid als administratieve begeleider en ondersteuner. Artikel 14 Gemeenteraadsleden kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met betrokken instanties; zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen, en voorafgaande vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers. Artikel 15 Omdat steeds meer overheidsdiensten en gespecialiseerde diensten een ombudsdienst of klachtendienst hebben ingesteld ter oplossing van conflicten, moeten de gemeenteraadsleden de burger in eerste instantie doorverwijzen naar de bevoegde ombuds- of klachtendienst. Artikel 16 Gemeenteraadsleden hebben het recht vragen te stellen naar concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of een genomen beslissing, naar de stand van zaken van een dossier of de verantwoording voor het niet-beantwoorden van vragen door de burger gesteld. Artikel 17 Bij het ondersteunen en begeleiden van vraagstellers, respecteren de gemeenteraadsleden de onafhankelijkheid van de ambtenaren en diensten, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als normaal beschouwd worden voor de afhandeling van soortgelijke dossiers. Artikel 18 Wanneer het gemeenteraadslid optreedt als administratief begeleider of ondersteuner van de burger wordt de eventuele briefwisseling terzake op naam van de burger gevoerd. Er wordt op geen enkele wijze melding gemaakt van de ondersteunende en begeleidende rol van het gemeenteraadslid. 3.3. Tussenkomsten. Artikel 19 Bespoedigingstussenkomsten, waarbij gemeenteraadsleden een administratieve of gerechtelijke procedure proberen te versnellen in dossiers die zonder die tussenkomst weliswaar een langere verwerkingsperiode, maar toch een gunstig gevolg zouden krijgen, zijn niet toegestaan. Het bespoedigen van het dossier van de ene houdt immers automatisch het vertragen van de behandeling van andere dossiers in. Artikel 20 Verzoeken van een gemeenteraadslid om een burger te begunstigen zijn verboden. Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het bevorderen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie en binnen de gerechtelijke sector zijn niet toegestaan. 3
Artikel 21 Als gemeenteraadsleden om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een bepaalde functie of bevordering ambiëren, dan delen de mandatarissen aan de kandidaten mee dat de benoeming of bevordering gebeurt op basis van de vastgelegde criteria en verwijzen ze de kandidaten door naar de geëigende instanties. Artikel 22 De gemeenteraadsleden mogen wel informatie inwinnen en doorgeven omtrent de voorwaarden en de organisatie van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen. Artikel 23 De gemeenteraadsleden mogen zich engageren tot het uitoefenen van toezicht op de objectiviteit van examens of bekwaamheidstests. Om die objectiviteit te garanderen, kunnen zij inlichtingen inwinnen over de evaluatieprocedures en -criteria. Bij de eigenlijke selecties komen zij niet tussenbeide. A posteriori kunnen zij wel vragen stellen over de objectiviteit van het examen of de test, of over de objectiviteit van de evaluatie of de selectie, en in geval van overtreding of van vermoeden van overtreding, kunnen zij de tekortgedane partij bijstand verlenen, als die via de geëigende kanalen beroep aantekent. Artikel 24 De gemeenteraadsleden mogen werkzoekenden op de hoogte stellen van werkaanbiedingen in de particuliere en de overheidssector. Voor die informatietaak mogen zij geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers. Zij moeten zich ook onthouden van enige aanbeveling, zowel schriftelijk als mondeling. 3.4. Onrechtmatige en onwettelijke voordelen. Artikel 25 Elke poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen van een gemeenteraadslid iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of wettelijk niet toelaatbaar is, is verboden. Artikel 26 Tussenkomsten van gemeenteraadsleden met de bedoeling de toewijzing of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden. 3.5. Schijndienstbetoon en ongevraagd dienstbetoon. Artikel 27 Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij gemeenteraadsleden bewust maar onterecht de indruk wekken dat zij bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussenbeide gekomen zijn (eventueel zonder dat de betrokken burger om een tussenkomst heeft gevraagd) zijn niet toegestaan. Wanneer een burger daar niet om heeft gevraagd, zal het gemeenteraadslid hem niet aanschrijven om hem, in plaats van of naast de officiële kennisgeving, op de hoogte te brengen van de beslissing die genomen werd in een dossier. 4
3.6. Bekendmaking dienstverlening. Artikel 28 Het gemeentebestuur zal op geregelde tijdstippen de lijst van alle gemeenteraadsleden met hun contactadressen en foto bekendmaken bij de bevolking. Het is de gemeenteraadsleden verboden om publiciteit te maken voor dienstverlenende activiteiten. Zij kunnen, aanvullend op de informatieverstrekking door de lokale overheid, bekendheid geven aan hun bereikbaarheid voor de bevolking. Deze informatieverstrekking wordt beperkt tot het bekendmaken van één of meer contactadressen, naam en mandaat van de gemeenteraadsleden, spreekuren, telefoon- en faxnummer en e-mailadres. In ieder geval kan er geen melding worden gemaakt van de aard van de dienstverlening waarin zij eventueel gespecialiseerd zijn en er wordt geen foto van het gemeenteraadslid gepubliceerd. Die regels gelden niet voor ledenbladen van politieke partijen of eigen politieke publicaties. Publiciteit voor dienstverlening is niet toegestaan op lokale en regionale radiozenders en op televisiezenders. Artikel 29 De gemeenteraadsleden maken in hun verkiezingscampagnes en -mailings die gericht zijn op individuen, geen melding van de diensten die zij eventueel voor de betrokkenen hebben verricht. In geen geval mogen zij de indruk wekken dat zij om steun vragen in ruil voor bewezen diensten. 4. deontologische afspraken m.b.t. de omgang met personeelsleden Artikel 30 Politici en ambtenaren dienen steeds in hun handelen het algemeen belang boven het privé-belang te laten primeren. Het is het gezamenlijk doel van politici en ambtenaren een vraaggerichte en professionele organisatie te ontplooien wars van persoonlijk en individueel favoritisme. Artikel 31 Tussen politici en ambtenaren is er een open en eerlijke communicatie. In een volwassen verhouding brengen politici en ambtenaren respect op voor elkaars standpunten en respecteren zij elkaars spreekrecht. De ambtenaren beschikken daarbij over het volwaardige spreekrecht en spreekplicht binnen de normale principes van de loyauteit en het belang van de gemeente. Het spreekrecht moet objectief zijn en vooral de feitenelementen aanhalen. Artikel 32 In de samenwerking tussen ambtenaren en politici worden de wettelijke principes en de interne organisatie afspraken en regels gerespecteerd. Politici geven niet rechtstreeks opdrachten aan personeelsleden. Dit gebeurt in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris of zijn vervanger of diensthoofden. Opdrachten louter gebaseerd op dienstbetoon kunnen niet. Artikel 33 Politici mengen zich niet in individuele dossiers. De afhandeling van individuele dossiers gebeurt door de bevoegde diensten. Politici mogen wel informeren naar een stand van zaken van het dossier. 5
Artikel 34 Klachten die politici ontvangen worden doorgestuurd naar de klachtencoördinator die volgens de interne klachtenprocedure verder worden afgehandeld. Het gemeentedecreet bepaalt dat klachten volledig op het ambtelijk niveau worden afgehandeld. 5. Naleving, controle en sanctionering Artikel 35 De naleving van deze deontologische code veronderstelt openbaarheid als enige fundamenteel structurele oplossing om ongeoorloofde tussenkomsten te verhinderen. Artikel 36 Het college van burgemeester en schepenen zal er voor zorgen dat de dossierbehandelende ambtenaren elke tussenkomst (ondermeer uitgaande van politieke mandatarissen en partijfunctionarissen op alle niveaus, vertegenwoordigers van drukkingsgroepen en publieke, semipublieke of privé-hulpverleners) toevoegen aan het desbetreffende administratieve dossier. Gewone informatieve vragen die niet de intentie hebben de visie of de behandelingstermijn van de betrokken ambtenaren te beïnvloeden, dienen niet in het dossier te worden vermeld. Artikel 37 Er wordt in de gemeenteraad een deontologische commissie ingesteld die waakt over de naleving van de deontologische code. Alle fracties maken deel uit van die deontologische commissie. Ambtenaren of andere personen die geconfronteerd worden met een inmenging van een mandataris of derde die zij in strijd achten met deze deontologische code, worden verzocht hiervan melding te maken bij de gemeentesecretaris. Anonieme meldingen of klachten zijn onontvankelijk. Als de commissie een inbreuk op de deontologische code vaststelt, dan zal zij een blaam leggen op de betrokken mandataris. 6. Doorstroming naar het eigenlijke gemeentelijke werk Artikel 38 In hun dienstverlening aan de bevolking worden de gemeenteraadsleden geconfronteerd met de individuele en collectieve problemen van de burgers. Daarom zullen de fracties in de gemeenteraad minstens éénmaal per jaar een synthese maken van de meest voorkomende dienstverleningsproblemen waarmee zij worden geconfronteerd. Dat moet ertoe leiden dat de gemeenteraad zijn controlerende en regelgevende opdracht doelgerichter kan uitvoeren. 6