Handleiding Website www.ltvdebeek.nl Inhoudsopgave Inleiding: Commissie Website en wat is de bedoeling? 1. Kennismaking WordPress 2. Inloggen en startscherm 3. Nieuwsbericht plaatsen 4. Een pagina vullen 5. Bestanden toevoegen Versie november 2012
Inleiding: Commissie Website en wat is de bedoeling? De commissie website is begin 2012 opgericht om een volledig nieuwe website op te zetten waar Beekleden meer eigen input aan kunnen geven en waarbij het beheer in handen is van meerdere personen. Er is voor een makkelijk systeem gekozen, namelijk WordPress, alleen vergt het opzetten van een website zeer specifieke kennis. Met Ton van Egmond hebben we die kennis in huis, maar hij is momenteel de enige. Een enthousiaste websitebouwer is daarom altijd welkom om onze commissie te versterken. Wat betreft het beheer van de site is het een ander verhaal. In tegenstelling tot de oude site kan dat door meerdere personen gebeuren. Naast Ton van Egmond bestaat de commissie website uit Jeroen van Grinsven, Marissa van de Loo en Maarten van Heijningen die allen kennis hebben van het vullen van de website en allerlei aanwezige functies. Verzoeken kunnen dus altijd bij de commissie website worden neergelegd maar om de site levendiger te maken kunnen leden van bestuur, jeugdcommissie en commissies zelf input geven. Daarvoor is een account noodzakelijk en kennis van enkele basisfuncties. Grotere ideeën en verbeteringen kunnen in samenwerking met de commissie website worden uitgevoerd. In deze handleiding worden de basisvaardigheden uitgelegd. Leden met een account kunnen dan zelf nieuwsberichten plaatsen en hun eigen commissiepagina vullen. De commissie website houdt toezicht op kwaliteit, structuur, relevantie en helpt waar nodig. Momenteel (oktober 2012) is de website in essentie af en kan deze met behulp van input worden uitgebreid en verbeterd, oftewel het voertuig is af maar er moet wel benzine in. Het is voor de commissie website niet mogelijk om alles wat er binnen de vereniging speelt na te vragen en achter allerlei informatie aan te gaan. De input moet dus komen vanuit leden, commissies, bestuur en vervolgens is het de taak van de commissie website om veranderingen door te voeren en terug te koppelen of ideeën haalbaar zijn. Mochten er dus fouten op de website staan of mocht je goede ideeën hebben dan is het voor de verbetering van de site belangrijk dat de commissie website daarvan op de hoogte is. De commissie website probeert te bedenken wat de behoeften zijn van de leden en probeert een logische website te maken, maar als gebruikers het anders ervaren dan horen wij het graag. Alle tips, vragen en opmerkingen zijn welkom en kunnen worden gestuurd naar website@ltvdebeek.nl Met vriendelijke groet, Commissie Website Ton van Egmond Jeroen van Grinsven Marissa van de Loo Maarten van Heijningen
1. Kennismaking WordPress Het systeem achter www.ltvdebeek.nl heet WordPress en het is de software achter de website. Er is voor WordPress gekozen omdat een gebruiker op een relatief eenvoudige wijze de inhoud (content) kan wijzigen zonder dat daar technische kennis voor vereist is. De website wordt dus gemaakt met WordPress. Daarnaast maken we gebruik van het Jiba Afhangbord. Dit is een systeem dat door de KNLTB wordt aangeboden aan verenigingen en kan dienen als clubwebsite. Een eigen website biedt echter meer mogelijkheden en een eigen identiteit. Jiba is een aanvulling op onze eigen website en wordt niet via WordPress beheerd. Voor de liefhebber nog wat extra informatie over WordPress. WordPress is vrije weblog-software, die onder de voorwaarden van de GNU General Public Licence (GPL) wordt gepubliceerd. WordPress is ontwikkeld door Matthew Mullenweg, maar het wordt door een flinke groep ontwikkelaars ondersteund. Veel weblogs maken gebruik van WordPress. WordPress maakt gebruik van de programmeertaal PHP. Alle content wordt opgeslagen in een MySQL-database. Per WordPressinstallatie is één weblog te beheren. Voor een meervoudige installatie is WordPress Multi User (WPMU) beschikbaar. WordPress is een contentmanagementsysteem (CMS) waardoor de gebruiker op een relatief eenvoudige wijze de inhoud (content) kan wijzigen en/of aanvullen. 2. Inloggen en startscherm Om de inhoud van de website te wijzigen moet worden ingelogd. De commissie website kan een nieuwe account aanmaken. Om wildgroei te voorkomen krijgt iedere commissie, als ze daar behoefte aan hebben, één account. Bestuursleden en commissie website leden krijgen of hebben ieder een eigen account. Om in te loggen ga naar: www.ltvdebeek.nl/wp-admin en vul gebruikersnaam en wachtwoord in. Het ziet er zo uit: Afbeelding 1 Inloggen
Vervolgens kom je terecht in het startscherm dat hieronder is weergegeven. Voor de basisgebruiker zijn alleen de functies die genummerd zijn met 1 t/m 4 relevant. Ze worden hieronder toegelicht Afbeelding 2 Startscherm 1 2 3 dsad44 4 4 Ondanks dat WordPress gebruiksvriendelijke software is vereist het bouwen en verbeteren van een website veel tijdsinvestering en de nodige technische kunde. In deze instructie beperken we ons daarom tot de belangrijkste en meest relevante basiskennis. Complexere ideeën of vragen kunnen altijd met de Commissie Website worden besproken en indien mogelijk worden uitgevoerd. Uiteraard biedt ook het internet de nodige informatie om meer te leren over WordPress. Tot de basiskennis behoren het plaatsen van nieuwsberichten, het vullen van een pagina en het toevoegen van een link naar een website of document. De nummers in bovenstaand plaatje Het nadrukkelijke verzoek om niet in andere functies te rommelen dan de functies die in deze instructie worden aangegeven. Dat zou namelijk effect kunnen hebben op de sponsorgallerijen, kalender of andere onderdelen. De nummers in bovenstaand plaatje komen overeen met het volgende: 1. Berichten. Dit gaat over het toevoegen van een nieuwsbericht aan de homepage. De commissie website zal toezicht houden op de berichten die worden geplaatst. 2. Media. Via Media en vervolgens bibliotheek is het mogelijk om een bestand van de eigen harde schijf toe te voegen om het zo op de site te zetten. Voorbeelden hiervan zijn inschrijfformulieren en het bardienstrooster. 3. Pagina s. Dit betreft alle subpagina s van de website, zoals je ze in de menubalk op de website kunt zien. Er zijn al veel subpagina s aangemaakt en gevuld. Dit geldt niet voor de commissiepagina s en daar ligt dan nog een taak voor de commissies. Wij hebben uit ons hoofd alvast pagina s aangemaakt maar wellicht zijn er meer commissies of wil niet iedere commissie een pagina. Een aanvraag voor een nieuwe subpagina, verwijderverzoek of een naamswijziging kan worden ingediend bij de commissie.
4. Het Dashboard. Dit is een overzicht van het aantal berichten en pagina s dat er is. De termen zijn aan te klikken dus je kunt ook via die route een bericht plaatsen of een pagina aanpassen. 3. Een nieuwsbericht plaatsen Wanneer inschrijving voor een evenement aan de orde is of een evenement op punt staat van beginnen kan een nieuwsbericht op de homepage van de website worden geplaatst. Tevens krijgen alle leden die op de homepage bij het kopje Het laatste nieuws hun mailadres hebben achtergelaten automatisch een e-mail met het nieuwsbericht. Dit gebeurt eenmalig per bericht dus men krijgt niet van elke wijziging vervolgens nog een e-mail. Het plaatsen van het bericht gaat als volgt: 1. Klik in het eerder besproken beginscherm op berichten. 2. Klik op Nieuw bericht (zie onderstaand plaatje) 3. Voer de titel in 4. Schrijf het bericht 5. Geef rechts bij categorieën aan voor wie het bericht bedoeld is. Een e-mail met het nieuwsbericht gaat vervolgens alleen naar de leden die zich voor die bepaalde categorie hebben ingeschreven. Dit om te voorkomen dat Senioren bijvoorbeeld allerlei nieuwsberichten over jeugdactiviteiten in hun inbox krijgen. 6. Klikken op Publiceren 7. Ga naar www.ltvdebeek.nl om te controleren hoe het bericht eruit ziet. Het kan zijn dat je op de site aangekomen nog op F5 (vernieuwen) moet drukken omdat de wijziging nog niet te zien is. Als je nog ingelogd bent in WordPress zul je op de website onder het bericht Edit zien staan. Dit zien leden zonder account niet. Als je op Edit klikt kom je gelijk weer in het scherm om het aan te passen. 8. Stuur eventueel een verzoek naar de commissie website om een activiteit in het activiteitenkader op de homepage te plaatsen. N.B. de commissie zal ook aan de hand van de officiële activiteitenkalender activiteiten in het kader zetten. Afbeelding 3 Nieuw bericht toevoegen
Al doende leert men is van toepassing op het vullen van een website. Ben dus niet bang om eens wat rond te kijken. Wijzigingen moeten altijd worden bevestigd. Dus als je iets aanpast zal het pas op de site te zien zijn als weer op publiceren is gedrukt. Kom je per ongeluk op plekken die je niet herkent dan kun je met het menu aan de linkerkant weer terug naar bekender terrein. Dan nog iets over het typen van een bericht. Dat werkt niet veel anders dan dat het in Word werkt. Twee dingen zijn belangrijk. De functie dikgedrukt staat niet op de plek waar je hem wellicht verwacht maar meer naar rechts zie je de B van bold (dikgedrukt). Ten tweede zul je merken dat bij het gebruik van Enter een witregel verschijnt. Door Shift+Enter tegelijk te gebruiken voorkom je een witregel. Het toevoegen van een link naar een webpagina (bijvoorbeeld toernooi.nl) gaat op de volgende manier. In de onderstaande afbeelding zijn twee knoppen omcirkelt, dit zijn de knoppen link en unlink. Allereerst dient een woord geselecteerd te worden waar de link aan moet komen te hangen. Druk vervolgens op de link knop. Een nieuw scherm zal openen. Zie afbeelding 5 en de uitleg tussen afbeelding 4 en 5. Afbeelding 4 Nieuw bericht schrijven en link toevoegen De meeste gekozen linkterm is Klik hier. Het is niet gebruikelijk om de link niet aan een woord te koppelen en de link van een pagina rechtstreeks in het bericht te plaatsen. Dit ziet er namelijk niet uit. In onderstaande afbeelding 5 is het scherm te zien dat opent na het selecteren van een woord en het klikken op de linkfunctie. Vul bij URL de volledige link naar een website in dus met http://. Klik daarnaast het vinkje aan voor Open link in een nieuw venster/tab. Dit zorgt ervoor dat bij het klikken op de link een nieuw venster opent en bezoekers dus op de website van De Beek blijven. Klik op link toevoegen en vervolgens op publiceren. Het verwijderen van een link kan heel simpel door het woord waar de link aanhangt volledig te verwijderen of het woord te selecteren en op het unlink icoontje te klikken.
Afbeelding 5 Een link toevoegen 4. Een pagina vullen Naast het plaatsen van een nieuwsbericht op de homepage moeten er ook pagina s gevuld worden. Zoals eerder besproken heeft elke commissie een eigen pagina. Mocht deze nog niet bestaan geef dat dan door aan de commissie website en dan wordt er één aangemaakt. Het is uiteraard niet de bedoeling dat je pagina s van andere commissies of algemene pagina s gaat aanpassen en deze om te bouwen tot je eigen pagina of andere wijzigingen door te voeren. Op www.ltvdebeek.nl kun je in de menu s zien welke pagina s er al aangemaakt zijn. Helemaal handig is het als je al ingelogd bent in WordPress want dan kun je op de betreffende pagina op Edit klikken en dan kom je gelijk op de pagina om tekst in te voeren. Vanuit WordPress gedacht klik je in het startscherm (zie afbeelding 2) in het linkermenu op Pagina s. Je komt dan in het scherm van afbeelding 6. Zoek vervolgens naar de pagina die je aan wilt passen. De volgorde van de pagina s komt vrijwel overeen met de websitestructuur zoals je zult merken. Eenmaal bij je pagina aangekomen (zie afbeelding 7, voorbeeld Gestelse Kampioenschappen) zie je dat het hetzelfde is als bij het toevoegen van een nieuwsbericht. Dus voeg je tekst in en druk op publiceren. Vervolgens controleren of het juist is. Het is mogelijk om zelf een nieuwe pagina toe te voegen, maar we hebben graag dat dit via de commissie website verloopt. Het aanmaken van een pagina is niet moeilijk maar het is vervolgens nog een klusje om deze op de juiste plaats in de menustructuur op de website te krijgen. Het gaat te ver om dat hier uit te leggen dus neem daarvoor contact op met de commissie website.
Afbeelding 6 Je eigen pagina opzoeken Afbeelding 7 Je eigen pagina bewerken
5. Bestanden toevoegen Een wat lastiger onderdeel is het toevoegen van een link naar een bestand. Hiervoor moet het bestand eerst in de bibliotheek van WordPress gezet worden (uploaden). Als bezoekers een bestand openen is dat dus niet het bestand dat op je eigen computer staat maar het bestand dat je hebt toegevoegd aan de bibliotheek. Als je een bestand aanpast dien je de oude versie uit de bibliotheek te verwijderen en vervolgens het nieuwe bestand weer toe te voegen. We hebben eerder besproken hoe een link naar een webpagina moet worden toegevoegd aan een woord. Voor een bestand werkt het ongeveer hetzelfde. Allereerst is het de bedoeling dat het bestand, indien mogelijk, een.pdf is. Dit ziet er netjes uit, neemt relatief weinig ruimte in en is door anderen niet aan te passen. Echter is voor inschrijfformulieren een Word-document soms noodzakelijk, omdat leden het formulier in moeten vullen. In afbeelding 8 zie je de Media bibliotheek. Hier kom je door in het startscherm (zie afbeelding 2) in het linkermenu op Media te klikken. Je kunt dan naar de bibliotheek en dan een bestand verwijderen of toevoegen of in het linkermenu gelijk voor nieuw bestand kiezen. Afbeelding 8 De Media bibliotheek In afbeelding 9 en 10 is te zien hoe het toevoegen van een bestand werkt. Klik op Bestand kiezen en kies op je eigen harde schijf het bestand dat toegevoegd moet worden. Geef het bestand een simpele naam, zodat de commissie website makkelijk kan zien wat het betreft en websitebezoekers geen rare, onduidelijke titel van het document zien wanneer ze de link openen. Nadat het bestand is gekozen klik op uploaden. Vervolgens kom je weer in het scherm van Afbeelding 8 en zie je als het goed is je eigen bestand bovenaan staan. Ga boven je bestand hangen. Je kunt dan kiezen voor Permanent verwijderen als er iets niet goed is met je bestandskeuze of als je een verbeterde versie wilt toevoegen. Als je het bestand wilt toevoegen aan een woord op je pagina of nieuwsbericht dan klik je op Bewerken.
Vervolgens selecteer je de volledige Bestands-URL (zie afbeelding 10). Met rechtermuisknop of de combinatie ctrl+v kopieer je de link. Hiermee ga je naar het nieuwsbericht of je eigen pagina en voeg je de link toe aan het woord op exact dezelfde manier als in hoofdstuk 3 van deze handleiding wordt uitgelegd. Tot slot altijd controleren op www.ltvdebeek.nl of de link ook daadwerkelijk werkt. Eventueel pagina een keer vernieuwen zodat deze is bijgewerkt. Afbeelding 9 Uploaden van een bestand Afbeelding 10 De link naar een bestand kopiëren