Verordening op de uitgangspuntenvoor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Dordrecht Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam regeling Citeertitel Besloten door Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Onderwerp - Opmerkingen m.b.t. de regeling Geen. Grondslagen 1. Gemeentewet, art. 212 2. Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten gemeente Dordrecht Verordening op de uitgangspuntenvoor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Dordrecht Financiële verordening gemeente Dordrecht gemeenteraad Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) 1. Geen. Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht Betreft Ontstaansbron: datum ondertekening; bron bekendmaking 1-1-2011 nieuwe regeling 29-6-2010 Gemeentenieuws, 2010-11-17 Inwerkingtreding: datum ondertekening; bron bekendmaking 29-6-2010 Gemeentenieuws, 2010-11-17 Voorstel gemeenteraad 2010, SBC/2010/ 366698 II 1
Geconsolideerde tekst van de regeling De RAAD van de gemeente Dordrecht; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 01 juni 2010, nr. SBC/2010/366698 en de errata van 17 en 24 juni 2010; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; b e s l u i t : tot vaststelling van de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Dordrecht. Financiële verordening gemeente Dordrecht Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. afdeling:iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college. b. administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Dordrecht en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Hoofdstuk 2. Kiezen, sturen en verantwoorden Artikel 2. Kadernota 1. Het college biedt de raad jaarlijks een kadernota ter vaststelling aan waarin de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren zijn opgenomen. 2. De basis voor de kadernota vormen: a. De hoofddoelstellingen van het gemeentelijk beleid b. Informatie over de financiële positie en verwachte inkomsten en uitgaven van de gemeente 3. De prognose van de exploitaties grondbedrijf maakt deel uit van de kadernota. Artikel 3. Programmabegroting en jaarverslag 1. De raad stelt de programma-indeling vast en kan deze wijzigen als hier behoefte aan is. 2. Bij de begroting wordt op programmaniveau een overzicht gegeven van de productramingen en bij het jaarverslag wordt op programmaniveau een overzicht gegeven van de productenrealisatie. 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten alsook de stortingen en onttrekkingen aan reserves per programma. Daarnaast autoriseert hij het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2
4. Vervangingsinvesteringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel 4. Bestuursrapportage 1. Het college informeert de raad door een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste zes maanden van het begrotingsjaar. 2. Deze bestuursrapportage bevat een uiteenzetting van de afwijkingen in uitvoering en de benodigde bijsturing en bijstelling van het beleid. 3. In de bestuursrapportage worden substantiële afwijkingen op beleid, voortgang en financiën (ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten) toegelicht. Hoofdstuk 3. Financieel beleid Artikel 5. Lokale heffingen 1. Het college biedt beleid over lokale heffingen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In dit beleid staat de samenstelling van het pakket belastingen, de belastingdruk, kostendekkendheid en het tarieven- en kwijtscheldingsbeleid. 2. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing en begrafenisrechten. Artikel 6. Risicomanagement en weerstandsvermogen Het college biedt een nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico s door het treffen van adequate preventieve maatregelen. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald. De nota maakt onderdeel uit van deze verordening. Artikel 7. Onderhoud kapitaalgoederen Het college biedt beleid over onderhoud aan kapitaalgoederen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In dit beleid wordt ingegaan op het beoogde onderhoudsniveau, de planning voor het onderhoud en de kosten van onderhoud voor de openbare ruimte, gebouwen en riolering. Artikel 8. Financiering en treasury 1. De uitvoering van de financieringsfunctie is belegd bij het Service Centrum Drechtsteden. 2. Het college biedt het financieringsstatuut aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Deze nota bevat de meerjarige kaders op voor de financieringsactiviteiten van de gemeente. Dit statuut bevat tevens de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie. Het financieringsstatuut maakt deel uit van deze verordening. Artikel 9. Verbonden partijen Het college biedt de nota verbonden partijen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt ingegaan op de kaders voor deelname aan en het oprichten van verbonden partijen. De nota maakt onderdeel uit van deze verordening. 3
Artikel 10. Grondbeleid 1. Het college biedt de nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt ingegaan op de vormen en doelen van grondbeleid, de bijbehorende instrumenten en risico s. De nota maakt onderdeel uit van deze verordening. Artikel 11. Waardering & afschrijving vaste activa Het college stelt in de nota waarderen en afschrijven gemeentelijke beleid op voor het waarderen en afschrijven van vaste activa. Het college biedt de nota aan de Raad aan ter behandeling en vaststelling. De nota maakt onderdeel uit van deze verordening. Hoofdstuk 4. Financieel beheer, interne controle en financiële organisatie Artikel 12. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden,vorderingen, schulden en contracten; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 13. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college draagt zorg voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Artikel 15. Financiële organisatie 1. Het college zorgt voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden,verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. 4
Hoofdstuk 5. Slotbepalingen Artikel 16. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2011. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2. De Financiële beheersverordening gemeente Dordrecht 2003, laatstelijk vastgesteld door de raad op 11 november 2003, wordt ingetrokken. Artikel 17. Citeertitel Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente Dordrecht. Aldus besloten in de openbare vergadering van 29 juni 2010. De griffier, De voorzitter, M. van Hall A.A.M. Brok - Toelichting - 5
Artikelgewijze toelichting financiële verordening 2010 Hoofdstuk 1: Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities Er is voor de term afdeling gekozen omdat dit zowel op sectoren, programma s als bedrijven van toepassing is. Hoofdstuk 2: Kiezen, sturen en verantwoorden Algemeen In de nota Kiezen, sturen, verantwoorden staat het ontwerp voor de inrichting van de sturingscyclus. Dit is een richtinggevend kader dat inzicht biedt in de inhoudelijke en procesmatige inrichting van de sturingscyclus. Deze sturingscyclus kent meerdere sturingsniveaus en instrumenten. Binnen de jaarcyclus zijn dat de volgende instrumenten: kadernota, begroting, bestuursrapportage en jaarverslag. Artikel 2. Kadernota De kadernota markeert de jaarlijkse start van de sturingscyclus. De raad stelt bij de kadernota de kaders vast waarbinnen de begroting voor het nieuwe jaar moet worden uitgewerkt. De kaders betreffen normaliter zowel de financiën (ramingsbijstellingen die noodzakelijk zijn om het bestaande beleid ongewijzigd te kunnen voortzetten) als de beleidsinhoud. Vanwege het belang van de prognoses grondbedrijf voor die budgettaire begrotingskaders worden deze prognoses tegelijk met de kadernota aangeboden aan de raad. Artikel 3. Programmabegroting en jaarverslag De begroting is de uitwerking van besluitvorming naar aanleiding van de kadernota. De programmabegroting kan worden gezien als het resultaatcontract tussen de gemeenteraad en het college. Via de programmabegroting bepaalt de raad de beleidsmatige en financiële kaders voor het desbetreffende jaar. De wettelijke vereisten voor het opstellen van de programmabegroting staan beschreven in het Besluit Begroting Verantwoording (BBV). In essentie gaat het dan om de drie W-vragen en enkele verplichte paragrafen. De drie W-vragen zijn: Wat willen we bereiken? (outcome) Wat gaan we daarvoor doen? (output) Wat mag het kosten? Het jaarverslag vormt de spiegel van de begroting waarin het college verantwoording aflegt aan de raad. Er wordt inhoudelijk verantwoording afgelegd over de in het voorgaande jaar uitgevoerde activiteiten en bereikte resultaten. Grenzen voor rapportage zijn vastgelegd in het controleprotocol. Artikel 4. Bestuursrapportage In de bestuursrapportage komt zowel de bijsturing op de lopende begrotingsuitvoering aan bod als de financiële bijstelling van de begroting. De nadruk ligt op het treffen van maatregelen (bijsturen) om eventuele vertraging in de begrotingsuitvoering te voorkomen. Doel van de bestuursrapportage is om de raad in staat te stellen een beleidsinhoudelijk debat te voeren gekoppeld aan middelen en uitvoering. Hoofdstuk 3: Financieel beleid Algemeen Naast de programma s zijn in de begroting en het jaarverslag uitwerkingen opgenomen van het financieel beleid van de gemeente. Dit financiële beleid is vormgegeven in de paragrafen van de begroting en jaarverslag. Voor dit financiële beleid bestaan afzonderlijke beleidsnota s. Daar waar deze beleidsnota s gekoppeld zijn aan een in de BBV verplichte paragraaf zijn ze gekoppeld aan dit hoofdstuk over financieel beleid. 6
Artikel 5. Lokale heffingen Het beleid voor lokale heffingen maakt geen deel uit van de financiële verordening, maar wordt wel door de Raad vastgesteld. In dit beleid zijn de grondslagen opgenomen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen tarieven voor rechten. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven wordt bepaald door politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. In de paragraaf lokale heffingen worden de wettelijke context en de ontwikkeling van de heffingen uitgewerkt. Artikel 6. Risicomanagement en weerstandsvermogen In dit artikel is opgenomen dat het college een nota aan de raad aanbiedt, waarin het college uiteenzet hoe hij omgaat met de inventarisatie en beheersing van risico's. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van de gemeente moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Ten tweede moet het college in deze nota de risico's kwantificeren en aan de hand hiervan de gewenste weerstandscapaciteit bepalen. In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken wordt actuele informatie gegeven en verantwoording afgelegd over de nota: risico s, risicobeheersing en het weerstandsvermogen. Artikel 7. Onderhoud kapitaalgoederen Onderhoud van kapitaalgoederen zoals gebouwen, wegen, constructies, riolering, water en groen levert een belangrijke bijdrage aan de uitvoering van de begrotingprogramma s. Hiertoe stelt de raad beleidskaders vast waaronder de wegennota en het gemeentelijk rioleringsplan. Deze nota s maken geen deel uit van de financiële verordening, maar worden wel vastgesteld door de raad. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt het onderhoudsbeheer van gebouwen en kapitaalgoederen openbare ruimte uitgewerkt inclusief de kosten die dit met zich meebrengt. Artikel 8. Financiering en treasury De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Het gaat om de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. Het begrip treasury kan worden gedefinieerd als het besturen en beheersen, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. Deze kaders zijn uitgewerkt in het Financieringsstatuut. Het college stuurt naast het financieringsstatuut op het jaarlijks op te stellen treasury jaarplan en bespreekt de ontwikkelingen en voortgang in het treasury committee. De uitvoering van de treasuryfunctie is belegd bij het Service Centrum Drechtsteden en komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en het jaarverslag. Artikel 9. Verbonden partijen Verbonden partijen zijn deelnemingen van de gemeente in private rechtspersonen en gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente deel van uitmaakt. In de nota Verbonden partijen is de visie op verbonden partijen en de beleidsvoornemens voor verbonden partijen opgenomen. De informatie in de paragraaf Verbonden Partijen in begroting en jaarstukken wordt steeds gerelateerd aan de kaders die in de nota zijn vastgelegd. Artikel 10. Grondbeleid Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. In de nota grondbeleid kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. De nota grondbeleid omvat: een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma's die zijn opgenomen in de begroting; een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert; een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie; een onderbouwing van de geraamde winstneming; de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico's van de grondzaken. 7
In de paragraaf grondbeleid wordt de actuele uitwerking van de nota grondbeleid en de financiële consequenties hiervan opgenomen. Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa In de nota waardering en afschrijving vaste activa zijn de soorten vaste activa, de afschrijvingswijzen (bij voorbeeld lineair of annuïteiten), regels voor het al dan niet activeren en afschrijvingstermijnen opgenomen. Het beleid dat is vastgesteld in deze nota werkt door in de jaarstukken. Hoofdstuk 4: Financieel beheer, interne controle en financiële organisatie Algemeen Volgend op de jaarstukken (hoofdstuk 2) en het financiële beleid (hoofdstuk 3) worden in dit hoofdstuk de randvoorwaarden voor het uitvoeren van het financiële beheer en de financiële jaarcyclus toegelicht. Ook de interne controle hierop is in dit hoofdstuk opgenomen. Artikel 12. Administratie In dit artikel zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen. Artikel 13. Interne controle De raad legt in dit artikel de eis vast van een goed stelsel van interne controle. Interne controle is het begrip dat gebruikt wordt voor het geheel van maatregelen dat de bewaking van waarden waarborgt en de betrouwbaarheid van de informatie. Het gaat daarbij specifiek om informatie voor de besturing en beheersing van de organisatie en de verantwoording daarover. Door een goed werkend stelsel van interne controle verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de voorwaarden voor een rechtmatige uitvoering van de begroting zal voldoen en daarover verantwoording zal kunnen afleggen. Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik Dit artikel bepaald dat er in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen tegen te gaan. Artikel 15. Financiële organisatie In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In onderdeel c worden eisen gesteld aan de budgettoedeling. Hoofdstuk 5. Slotbepalingen Artikel 16. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in de plaats van de vorige, op grond van artikel 212 Gemeentewet, ingestelde financiële verordening uit 2003. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2010. Deze verordening is van toepassing op alle stukken van begrotingsjaar 2011 en latere jaren. Artikel 17. Citeertitel Dit artikel geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen. 8