Financiële Verordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard

Transcriptie

1 Financiële Verordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard, - gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; - gelet op artikel 21 van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard; besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard. 1. Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. b. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard, teneinde te komen tot een goed inzicht in: 1. de financieel-economische positie; 2. het financiële beheer; 3. de uitvoering van de begroting; 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden; 5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. c. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. d. rechtmatigheid : het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling en besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur. e. doelmatigheid : De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. f. doeltreffendheid de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

2 g. investering een uitgave voor een activum met een levensduur van meer dan één jaar (een activum is een middel die uit een gebeurtenis is voortgekomen, waarover de gemeenschappelijke regeling beschikkingsmacht heeft en de potentie heeft om bij te dragen in het genereren van middelen). 2. Begroting en verantwoording Kaderstellen Artikel 2. Programmabegroting 1. Het algemeen bestuur stelt bij de aanvang van de nieuwe zittingsperiode een programma-indeling vast. 2. Het algemeen bestuur stelt per programma vast: a. de beoogde maatschappelijke effecten; b. de activiteiten en de wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten te bereiken; c. de baten en lasten. 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. 4. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden. Artikel 3. Kaders begroting 1. Het dagelijks bestuur biedt in het voorjaar van het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren, als bedoeld in artikel 21 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling ISHW. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel Het algemeen bestuur stelt deze nota vast. Artikel 4 Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen. Artikel 5. Uitvoering begroting 1. Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen, dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2. Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat: a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, ondubbelzinnig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming; b. de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie; c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de saldo s van de programma s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur in het voorjaar door middel van een bestuursrapportage over: - de afwijking op de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste maanden van het lopende boekjaar - de verwachte ontwikkelingen, aangevuld met (nieuwe) beleidvoornemens.

3 2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de inrichting van de programmabegroting. De tussentijdse rapportages zullen zoveel mogelijk aansluiten op de rapportagemomenten van de deelnemende gemeenten. Artikel 7. Jaarstukken 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een verantwoording van de productenrealisatie en programmarealisatie. 2. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma s. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan: a. wat is bereikt; b. welke activiteiten zijn ondernomen; c. wat de kosten en baten zijn; d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma s of de beleidsdoelen van de programma s voor het lopende jaar bijstelling behoeven. 4. In de jaarrekening wordt in de investeringsparagraaf verantwoording afgelegd over de geautoriseerde investeringskredieten. 3. Financieel beleid Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota waardering en afschrijving vaste activa aan. Het algemeen bestuur stelt de nota vast. In deze nota is opgenomen: a. welke activa worden gewaardeerd en tegen welke waarde; b. welke termijn en welke methode van afschrijving wordt gehanteerd; c. overige van belang zijnde aspecten ten aanzien van waardering en afschrijving. Artikel 9. Inbare vorderingen Bij het opstellen van de jaarrekening wordt voor de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden een beoordeling op inbaarheid gedaan. Afhankelijk van de bevindingen wordt bij de jaarrekening een oordeel over de inbaarheid gedaan. Artikel 10. Reserves en voorzieningen Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota reserves en voorzieningen aan. Het algemeen bestuur stelt de nota vast. In deze nota is opgenomen: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen; c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot het weerstandsvermogen. Artikel 11. Kostprijsberekening Voor het bepalen van de kostprijs van producten, diensten en werken van de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard maakt het dagelijks bestuur een integrale kostprijsberekening. Artikel 12: Financieringsfunctie Voor de uitoefening van de financieringsfunctie biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur een Treasuryverordening aan. Het algemeen bestuur stelt de Treasuryverordening vast. In deze verordening zijn regels gesteld over: a. het aantrekken en uitzetten van gelden; b. het beheersen van de risico s die verbonden zijn aan de financieringsfuncties; c. het verstrekken en aangaan van leningen, garanties en financiële participaties.

4 4. Financieel beheer en interne controle Artikel 13. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de organisatieonderdelen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostenberekeningen; d. het verschaffen van informatie over de productie van de gemeenschappelijke regeling van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid van de gemeenschappelijke regeling; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en terzake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde de doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 14. Interne controle Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. Artikel 15. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het dagelijks bestuur stelt regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling. Artikel 16. Registratie bezittingen, activa en vermogen 1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeenschappelijke regeling systematisch worden gecontroleerd. 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 5. Financiële organisatie Artikel 17. Financiële organisatie Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: a. een eenduidige indeling van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatie-onderdelen van de gemeenschappelijke regeling; b. een passende scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan bestuursorganen is gewaarborgd; c. de aanwijzing, de positie, de reikwijdte van de bevoegdheden en het takenpakket van de controller (Controllerstatuut); d. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

5 e. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeenschappelijke regeling; f. de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen. Artikel 18. Aanbesteding en inkoop Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, diensten en werken. 6. Slotbepalingen Artikel 19. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari Artikel 20. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking Hoeksche Waard. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 13 januari De manager, de voorzitter, W.H. van Ravestijn K. Tigelaar

6 Toelichting op de artikelen Artikel 2. Programmabegroting Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van het algemeen bestuur tot uiting komt. Het algemeen bestuur legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast waarop het algemeen bestuur wil sturen en controleren. De gemeenschappelijke regeling bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma s, stelt het algemeen bestuur de indeling vast. In de programma s zijn op strategisch niveau de maatschappelijke doelen en effecten opgenomen. De maatschappelijke effecten worden gerealiseerd door de inzet van de middelen op productniveau en uiteindelijk d.m.v. de aankoop en verkoop van goederen, diensten en werken. In onderstaand overzicht wordt duidelijk gemaakt op welk niveau men over de voorkomende begrippen spreekt. Strategische niveau Effecten Tactisch niveau Producten en projecten Operationeel niveau Goederen, diensten en werken Meestal zal die programma-indeling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele zittingsperiode Indien daartoe aanleiding is, kan het algemeen bestuur de indeling wijzigen. In het derde lid wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Een programma is, evenals in de gemeentelijke begrotingen, gebaseerd op de drie w-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daar voor doen en wat mag dat kosten? Artikel 3. Kaders begroting De artikelen 2 en 3 betreffen vooral de infrastructuur van de begroting. Artikel 3 gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van het algemeen bestuur, is het logisch dat het algemeen bestuur expliciet een budgettair kader vaststelt. Artikel 4. Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen Artikel 4 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten, waarbij er autorisatie plaats vindt op programmaniveau. In de gemeenschappelijke regeling ligt het budgetrecht bij het algemeen bestuur en dient zodoende bij overschijding van het budget te besluiten of extra budget ter beschikking wordt gesteld.

7 Artikel 5. Uitvoering begroting In artikel 5 legt het algemeen bestuur het dagelijks bestuur een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het dagelijks bestuur de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. Lid 3 doet hetzelfde voor de uitvoering van de programma s van de begroting. Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie Artikel 6, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur geeft namelijk aan de aard van de informatie die het dagelijks bestuur standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kan het algemeen bestuur de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. Artikel 6 regelt wanneer het algemeen bestuur tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd. In dit artikel is gekozen voor één tussenrapportage. Het derde lid gaat in op de informatieplicht van het dagelijks bestuur voor nieuwe, niet in de begroting opgenomen activiteiten. Het algemeen bestuur autoriseert het dagelijks bestuur met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het dagelijks bestuur uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma s besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het dagelijks bestuur de informatieplicht uit het vierde lid zoals in artikel 169 Gemeentewet. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het dagelijks bestuur met ingrijpende gevolgen voor de gemeenschappelijke regeling moet het dagelijks bestuur eerst het gevoelen van het algemeen bestuur inwinnen. Het algemeen bestuur schrijft nu in dit artikel voor welke privaatrechtelijke rechtshandelingen in elk geval vooraf aan het algemeen bestuur moeten worden gemeld. Artikel 7. Jaarrekening Artikel 7 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur, c.q. de controle van het algemeen bestuur daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2. Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa De verordening moet wanneer dit de gemeente betreft regels bevatten voor waardering en afschrijving activa. Dat lijkt voor de gemeenschappelijke regeling gelet op de beperkte omvang van haar bezittingen (nog) niet effectief (is ook niet verplicht). De behoefte daaraan kan ontstaan wanneer de gemeenschappelijke regeling meer taken krijgt en in haar omvang groeit. Daarom is aan het algemeen bestuur de bevoegdheid gegeven te verlangen (woordje desgewenst ) dat het dagelijks bestuur het algemeen bestuur een nota waardering en afschrijving vaste activa aanbiedt. Artikel 9. Voorziening oninbare vorderingen Artikel 9 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. In dit artikel is gekozen om op basis van een beoordeling op inbaarheid een voorziening te vormen. Artikel 10. Reserves en voorzieningen Artikel 10 bepaalt, dat desgewenst (zie toelichting bij artikel 8) het dagelijks bestuur een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. In deze nota kan het algemeen bestuur het kader vaststellen voor de omvang van de reserves en eventueel de voorzieningen (niet verplicht, wel inzichtelijk). Hoe groot het eigen vermogen moet zijn om risico s op te vangen kan eventueel in een aparte nota rondom het weerstandsvermogen worden besproken. Artikel 11. Kostprijsberekening

8 Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het bestuur (heffingsambtenaar) in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. In dit artikel wordt vermeld dat kostprijzen van de diensten worden bepaald op basis van de integrale kostprijs. Artikel 12. Financieringsfunctie De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de de kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. Artikel 13. Administratie In artikel 13 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeenschappelijke regeling. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet inherent aan het dualisme de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het dagelijks bestuur. Artikel 14. Interne controle De accountant toetst jaarlijks van de rekening van de gemeenschappelijke regeling of deze een getrouw beeld geeft van de financiën van de gemeenschappelijke regeling en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 14 draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeenschappelijke regeling zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen. Artikel 15. Misbruik en oneigenlijk gebruik Artikel 15 bepaalt dat in regelingen en werkprocedures van de gemeenschappelijke regeling voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling te beperken. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant. Overigens is het natuurlijk zo dat de afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen een politiek besluit is dat bij het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur thuishoort. Artikel 16. Registratie bezittingen en activa Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van de gemeenschappelijke regeling onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.

9 Artikel 17. Financiële organisatie In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het dagelijks bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het dagelijks bestuur, waaraan hij zich moet houden. In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeenschappelijke regeling en de toewijzing van functies aan functionarissen. In onderdeel c wordt gezegd dat dat de aanwijzing, de positite, de bevoegdheden en het takenpakket van de controller nader moeten worden vormgegeven. In de onderdelen d t/m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover. Artikel 18. Aanbesteding en inkoop De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 18 legt aan het dagelijks bestuur de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels. Artikel 19. Inwerkingtreding Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. Artikel 20. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de stukken van de gemeenschappelijke regeling naar deze verordening kan verwijzen.