HUISHOUDELIJK REGLEMENT VERANTWOORDINGSORGAAN Artikel 1. Begripsomschrijvingen Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen zoals opgenomen in de statuten van toepassing. In aanvulling op de statuten gelden de volgende begripsomschrijvingen: a. het bestuur: het bestuur van de stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Agrarische en Voedselvoorzieningshandel. b. het verantwoordingsorgaan: het verantwoordingsorgaan van de stichting. c. het intern toezicht: het intern toezicht van de stichting. Artikel 2. Rechten en bevoegdheden 1. Het verantwoordingsorgaan is bevoegd jaarlijks een oordeel te geven over: - het handelen van het bestuur - het door het bestuur gevoerde beleid over het betreffende kalenderjaar, en - de beleidskeuzes die betrekking hebben op de lange(re) termijn. 2. Het verantwoordingsorgaan geeft zijn oordeel als bedoeld in artikel 1 uiterlijk in de derde week van juni van het jaar volgend op het jaar waarop het oordeel van het verantwoordingsorgaan betrekking heeft. 3. Het bestuur draagt er zorg voor dat het verantwoordingsorgaan uiterlijk op 31 december van ieder jaar kan beschikken over alle stukken die het redelijkerwijs voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. 4. Het verantwoordingsorgaan heeft voor de uitoefening van zijn taak recht op overleg met het bestuur, de deelnemersraad, de compliance officer, de externe accountant en de externe actuaris. Daarnaast heeft het verantwoordingsorgaan recht op overleg met het intern toezicht over diens bevindingen. 5. Het verantwoordingsorgaan verstrekt de bevindingen als bedoeld in lid 1 schriftelijk aan het bestuur. Het oordeel van het verantwoordingsorgaan wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop zoals bedoeld in lid 7, bekend gemaakt en opgenomen in het jaarverslag. 6. Het verantwoordingsorgaan adviseert het bestuur, gevraagd of uit eigen beweging over: - het vaststellen en wijzigen van de vergoedingsregeling voor bestuursleden; - het wijzigen van het beleid ten aanzien van het verantwoordingsorgaan; - de vorm, inrichting en samenstelling van het intern toezicht; - het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure 1
- het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid. Het bestuur informeert het verantwoordingsorgaan tijdig, zodat het advies van het verantwoordingsorgaan van wezenlijke betekenis kan zijn. 7. Het bestuur informeert het verantwoordingsorgaan zo spoedig mogelijk, schriftelijk en met redenen omkleed, indien het ontvangen advies niet of niet geheel wordt overgenomen. 8. Het verantwoordingsorgaan is bevoegd deskundigen te raadplegen indien het dat voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht. 9. Indien het verantwoordingsorgaan van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert, kan het zich, na raadpleging van het intern toezicht, wenden tot de ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam met het verzoek: - een onderzoek te bevelen naar het beleid van en de gang van zaken binnen het pensioenfonds; - het functioneren van het bestuur als zodanig te toetsen. 10. Tot een verzoek als bedoeld in lid 9 kan slechts worden besloten indien tenminste 5 leden tijdens een vergadering aanwezig zijn en tenminste 4 van de aanwezigen daarmee instemt. 11. Voordat een verzoek als bedoeld in lid 9 wordt ingediend, meldt het verantwoordingsorgaan dit voornemen schriftelijk en met redenen omkleed aan het bestuur en wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld op dit voornemen te reageren. Artikel 3. Samenstelling 1. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit 6 leden, waarvan éénderde afkomstig is uit de geleding van de werknemers, éénderde uit de geleding van de werkgevers en éénderde uit de geleding van de gepensioneerden. 2. De vertegenwoordigers van de geledingen worden in onderling overleg aangewezen door de afvaardigende organisaties, zoals vermeld in de statuten van de stichting. 3. Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan is niet verenigbaar met enige andere functie binnen het pensioenfonds. 4. Het verantwoordingsorgaan stelt een rooster van aftreden vast, zodanig dat er niet meer dan één lid per geleding gelijktijdig aftreedt. De aftredende leden zijn direct herkiesbaar of herbenoembaar. Er geldt een maximum zittingsperiode van twee aanééngesloten periodes. 5. Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan eindigt door; a. het verstrijken van de zittingsduur; b. het bedanken door het betreffende lid; c. een daartoe strekkend besluit van de organisatie die het lid heeft aangewezen; 2
d. het aanvaarden van een andere functie binnen het pensioenfonds of één van haar organen; e. het niet langer behoren tot de geleding welke men vertegenwoordigt; f. overlijden; g. ontslag, als bedoeld in artikel 10 lid 8 van de statuten. 6. Indien volgens het rooster van aftreden een vacature ontstaat, stelt het verantwoordingsorgaan het bestuur daarvan drie maanden vóór het aflopen van de benoemingsperiode schriftelijk in kennis. Het bestuur verzoekt vervolgens de desbetreffende geleiding tijdig te voorzien in de vacature. Hierbij is het bepaalde in het tweede lid van toepassing. 7. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, stelt het verantwoordingsorgaan het bestuur daarvan binnen veertien dagen schriftelijk in kennis. Het bestuur verzoekt vervolgens de desbetreffende geleding zo spoedig mogelijk te voorzien in de vacature. Hierbij is het bepaalde in het tweede lid van toepassing. Het nieuw gekozen of te benoemen lid neemt voor de resterende zittingsduur de plaats is van het afgetreden lid. 8. Gedurende de periode waarin een vacature bestaat, behoudt het verantwoordingsorgaan zijn volledige bevoegdheden. De stemverhouding per geleding blijft ongewijzigd. Artikel 4. Vergaderingen 1. Het verantwoordingsorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter leidt de vergaderingen. De secretariële ondersteuning van het verantwoordingsorgaan wordt verzorgd door de secretaris van de stichting. 2. Naast overleg met het bestuur komt het verantwoordingsorgaan ten minste 2 keer per jaar bijeen of zo dikwijls als tweederde van de leden daarom verzoeken. 3. Het verantwoordingsorgaan kan alleen tot geldige besluiten komen wanneer ten minste de meerderheid van de leden tijdens de vergadering aanwezig is, dan wel wordt vertegenwoordigd. 4. Als aan het bepaalde in lid 3 is voldaan, worden besluiten van het verantwoordingsorgaan genomen bij meerderheid van stemmen van de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Bij staking van stemmen vindt er een herstemming plaats. Als bij herstemming de stemmen opnieuw staken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 5. Het stemmen geschiedt schriftelijk indien ten minste één lid daarom verzoekt. 3
Artikel 5. Vergaderingen met het bestuur 1. Het bestuur en het verantwoordingsorgaan komen ten minste tweemaal per jaar in overleg bijeen of zoveel vaker als in onderling overleg wordt vastgesteld. 2. Ingeval het bestuur verzoekt om een overleg, wordt het verzoek gericht aan de voorzitter van het verantwoordingsorgaan. Indien het verantwoordingsorgaan verzoekt om een overleg, wordt het verzoek gericht aan de voorzitter van het bestuur. 3. Het verantwoordingsorgaan bespreekt met het bestuur hetgeen in artikel 2, lid 1 is vermeld. Artikel 6. Voorzieningen en vergoedingen 1. Het bestuur draagt zorg voor de secretariële ondersteuning van het verantwoordingsorgaan en stelt een vergaderlocatie ter beschikking. De kosten hiervan komen voor rekening van het de stichting. 2. De leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen vacatiegeld voor elke door hen bijgewoonde vergadering. Reis- en verblijfkosten worden eveneens vergoed, indien deze door de leden in hun functie zijn gemaakt. 3. De kosten die door (leden van) het verantwoordingsorgaan worden gemaakt worden door de stichting vergoed na overlegging van de bewijsstukken. 4. Het bestuur draagt zorg voor een adequate scholing van de leden van het verantwoordingsorgaan. De kosten hiervoor komen voor rekening van het de stichting. Deskundigheidsbevordering van de leden van het verantwoordingsorgaan maakt deel uit van het deskundigheidsplan van het pensioenfonds. Artikel 7. Geheimhouding 1. De leden van het verantwoordingsorgaan mogen geen informatie met betrekking tot de uitoefening van hun taken voor de stichting, dan wel niet publieke informatie waarvan zij in het kader van hun lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan kennis hebben genomen, aan derden bekend maken. 2. Indien een lid van het verantwoordingsorgaan meent dat op deze regel in een bepaald geval een uitzondering moet worden gemaakt, zal hierover vooraf overleg worden gepleegd met de voorzitter van het verantwoordingsorgaan en het bestuur. Artikel 8. Vaststelling en wijziging van het reglement 1. Het reglement wordt vastgesteld door het bestuur, nadat de deelnemersraad zijn advies over het beoogde reglement heeft uitgebracht. 4
2. Het reglement kan worden gewijzigd nadat het verantwoordingsorgaan advies heeft uitgebracht over het voorstel tot wijziging. Artikel 9. Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2008. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 13 december 2007 te Den Haag, L.A.M. Welschen, werkgeversvoorzitter Mw. J.A.M. Bergervoet, werknemersvoorzitter 5