Reglement Verantwoordingsorgaan

Transcriptie

1 Reglement Verantwoordingsorgaan Ingangsdatum: 1 juli 2014 Vastgesteld op: 26 juni 2014

2 Artikel 1. Definities Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen van de statuten van Stichting Douwe Egberts Pensioenfonds van toepassing. Artikel 2. Samenstelling van het verantwoordingsorgaan 1. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit minimaal zes leden. De deelnemers en de pensioengerechtigden zijn evenredig vertegenwoordigd op basis van onderlinge getalsverhoudingen. De leden vormen een zo evenwichtig mogelijk afspiegeling van de betreffende vertegenwoordiging. Onder verwijzing naar artikel 13.2 sub a van de statuten van Stichting Douwe Egberts Pensoenfonds is gebruik gemaakt van de mogelijkheid om vertegenwoordigers van de werkgever in het verantwoordingsorgaan zitting te laten nemen, waardoor het verantwoordingsorgaan bestaat uit twee vertegenwoordigers uit de kring van deelnemers, twee vertegenwoordigers uit de kring van pensioengerechtigden en twee vertegenwoordigers van de werkgever uit de kring van personen die een dienstverband hebben met de werkgever. 2. De vertegenwoordigers van de deelnemers, de pensioengerechtigden en de werkgever worden voor een periode van vier jaar als volgt benoemd: deelnemers: verkozen door de deelnemers zoals vastgelegd in de statuten. pensioengerechtigden: benoeming door de Vereniging van Gepensioneerden Douwe Egberts. werkgever: benoeming door Directie Koninklijke Douwe Egberts. Om in aanmerking te komen voor het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan moet voldaan worden aan de functievereisten die van te voren zijn vastgelegd. 3. Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan is niet verenigbaar met een andere functie binnen het pensioenfonds. Bestuursleden kunnen niet worden benoemd in het verantwoordingsorgaan binnen een periode van drie jaar na defungeren. 4. Het verantwoordingsorgaan stelt een rooster van aftreden vast, zodanig dat er niet meer dan één lid per geleding tegelijk aftreedt. De aftredende leden zijn terstond herbenoembaar. Herbenoeming van aftredende leden is maximaal tweemaal mogelijk. 5. Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan eindigt door: het verstrijken van de zittingsduur; het bedanken van het betreffende lid; ontslag door het verantwoordingsorgaan, na voorafgaand overleg daarover met een delegatie uit het bestuur. bij vertegenwoordigers van de deelnemers en de werkgever: bij beëindiging van het dienstverband met de werkgever; het aanvaarden van een andere functie binnen het pensioenfonds; overlijden. Reglement VO 1 1 juli 2014

3 6. Indien volgens het rooster van aftreden een vacature ontstaat, stelt het verantwoordingsorgaan het bestuur daarvan binnen veertien dagen schriftelijk in kennis. Het bestuur verzoekt, afhankelijk van de geleding waarin de vacature ontstaat, de desbetreffende geleding zo spoedig mogelijk te voorzien in de vacature. Vervolgens zal het bepaalde in lid 2 van toepassing zijn. 7. Ingeval een tussentijdse vacature ontstaat, zal lid 6 van overeenkomstige toepassing zijn. Het nieuw te benoemen lid neemt de plaats in van het afgetreden lid (ook wat betreft de (resterende) zittingsduur). 8. Gedurende het bestaan van een vacature behoudt het verantwoordingsorgaan zijn volledige bevoegdheden. In geval van een vacature behoudt de betreffende geleding een derde van het aantal stemmen. Artikel 3. Rechten en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan 1. Het verantwoordingsorgaan is bevoegd en heeft overeenkomstig artikel 15.4 van de statuten van het pensioenfonds tot taak jaarlijks een algemeen oordeel te geven over: het handelen van het bestuur aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het intern toezicht; het door het bestuur uitgevoerde beleid in het afgelopen kalenderjaar; beleidskeuzes die op de toekomst betrekking hebben. 2. Het verantwoordingsorgaan geeft het oordeel als bedoeld in lid 1 uiterlijk op 1 juli van ieder jaar. 3. Het bestuur verschaft het verantwoordingsorgaan uiterlijk op 1 juni van ieder jaar alle stukken die het voor de uitoefening van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. Voorts zal het bestuur ten behoeve van deze taakuitoefening afschriften van notulen van bestuursvergaderingen en van schriftelijk genomen bestuursbesluiten verschaffen, zodra deze zijn ondertekend. 4. Het verantwoordingsorgaan heeft recht op overleg met het bestuur, het intern toezicht, de externe accountant en de externe actuaris. 5. Het verantwoordingsorgaan verstrekt het oordeel als bedoeld in lid 1 schriftelijk en beargumenteerd aan het bestuur. Het oordeel wordt, samen met de reactie van het bestuur daarop als bedoeld in lid 11, bekend gemaakt en opgenomen in het jaarverslag. 6. Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid advies uit te brengen over: het beleid inzake beloningen; de vorm en inrichting van het intern toezicht; Reglement VO 2 1 juli 2014

4 het vaststellen en wijzigen van een interne klachten-en geschillenprocedure; het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds; liquidatie, fusie of splitsing van het pensioenfonds; het sluiten, wijzigen of beëindigen van een uitvoeringsovereenkomst; het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; en samenvoeging van pensioenfondsen als bedoeld in de definitie van ondernemingspensioenfonds in artikel 1 van de Pensioenwet. 7. Het bestuur is verplicht het advies van het verantwoordingsorgaan op een zodanig tijdstip te vragen dat het van wezenlijke invloed kan zijn op de in lid 6 specifiek genoemde voorgenomen bestuursbesluiten. 8. Bij het vragen van advies wordt aan het verantwoordingsorgaan een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de belanghebbenden bij het pensioenfonds zal hebben. 9. Het bestuur is verplicht desgevraagd aan het verantwoordingsorgaan tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken, die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De inlichtingen en gegevens worden desgevraagd schriftelijk verstrekt. Het bestuur informeert het verantwoordingsorgaan in ieder geval onverwijld schriftelijk over: de verplichting tot opstelling van een kortetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 140 van de Pensioenwet; de verplichting tot opstelling van een langetermijnherstelplan als bedoeld in artikel 140 van de Pensioenwet; de aanstelling van een bewindvoerder als bedoeld in artikel 173 van de Pensioenwet; en de beëindiging van de situatie, bedoeld in artikel 172 van de Pensioenwet, waarin de bevoegdheiduitoefening van alle of bepaalde organen van het pensioenfonds is gebonden aan toestemming van een of meer door de toezichthouder aangewezen personen. 10. Het bestuur informeert het verantwoordingsorgaan zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed, indien het ontvangen advies niet of niet geheel wordt overgenomen. 11. Het bestuur kan aan het verantwoordingsorgaan verdere bevoegdheden toekennen dan de in de Pensioenwet genoemde. Een zodanig besluit wordt schriftelijk vastgelegd en behoeft de instemming van het verantwoordingsorgaan. Indien de verdere bevoegdheid een adviesbevoegdheid betreft zijn de leden 7 tot en met 10 van overeenkomstige toepassing. Reglement VO 3 1 juli 2014

5 12. Het verantwoordingsorgaan is, in overleg met het bestuur, bevoegd deskundigen te raadplegen. 13. Het verantwoordingsorgaan kan bij de ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam beroep instellen tegen een besluit betreffende een aangelegenheid als genoemd in lid 6 overeenkomstig hetgeen daartoe in artikel 217 van de Pensioenwet is bepaald. 14. Het verantwoordingsorgaan kan een verzoek in het kader van het recht tot enquête, bedoeld in afdeling 2 van titel 8 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, indienen bij de ondernemingskamer van het gerechtshof Amsterdam overeenkomstig hetgeen daartoe in artikel 219 van de Pensioenwet is bepaald. 15. Tot het instellen van beroep of het indienen van een verzoek als bedoeld in lid 13 respectievelijk lid 14 kan worden besloten indien alle leden tijdens een vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en ten minste twee derde van de leden daarmee instemt. In het geval dat niet alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn kan tijdens een tweede vergadering ter zake worden besloten indien ten minste twee derde van de daarin aanwezige of vertegenwoordigde leden met instellen van beroep of het verzoek als bedoeld in lid 13 en lid 14 instemt. 16. Alvorens een beroep in te stellen of een verzoek in te dienen als bedoeld in lid 13 respectievelijk lid 14, zal het verantwoordingsorgaan dit voornemen schriftelijk en beargumenteerd melden aan het bestuur en het bestuur de gelegenheid geven hierop te reageren. 17. Elk van de in artikel 2 lid 2 genoemde geleding kan maximaal twee aspirant-leden aanwijzen en kenbaar maken bij het bestuur van het pensioenfonds. Deze aspirant-leden worden in staat gesteld de presentaties, welke voor het verantwoordingsorgaan worden georganiseerd, bij te wonen. Het bepaalde in de artikelen 6 en 7 is van overeenkomstige toepassing voor aspirant-leden. De aspirant-leden mogen echter niet deelnemen aan de vergaderingen zoals bedoeld in de artikelen 4 en 5. Van de aspirant-leden kan maximaal één persoon gedurende maximaal één jaar voorafgaand aan het verstrijken van de zittingstermijn van een lid worden aangewezen als beoogd opvolger. Dit aspirant-lid mag wel deelnemer aan de vergaderingen zoals bedoeld in de artikelen 4 en 5 en krijgt tevens dezelfde toegang tot informatie als de leden van het verantwoordingsorgaan. In bijzondere omstandigheden kan het bestuur besluiten af te wijken van de maximale periode van één jaar. Reglement VO 4 1 juli 2014

6 Artikel 4. Vergaderingen van het verantwoordingsorgaan 1. Het verantwoordingsorgaan kiest een voorzitter en een secretaris. De voorzitter heeft de leiding over de vergaderingen. De secretaris verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen en de correspondentie en is tevens verantwoordelijk voor het archief. De functies van voorzitter en secretaris zijn technisch van aard, waardoor lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan geen vereiste is. Het voorzitterschap rouleert tweejaarlijks over de drie geledingen. 2. Het verantwoordingsorgaan komt ten minste twee keer per jaar bijeen of zo dikwijls als tweederde van de leden van het verantwoordingsorgaan daarom hebben verzocht. 3. Geldige besluiten kunnen worden genomen wanneer ten minste de meerderheid van de leden van het verantwoordingsorgaan tijdens de vergadering aanwezig is, dan wel vertegenwoordigd wordt. Van vertegenwoordiging is sprake als het afwezige lid een aanwezig lid gevolmachtigd heeft tijdens de vergadering zijn/haar stem uit te brengen. De volmacht kan op papier of op digitale wijze worden vastgelegd. Een lid kan slechts één ander lid bij volmacht vertegenwoordigen in een vergadering. 4. Als aan het bepaalde in lid 3 is voldaan, worden alle besluiten van het verantwoordingsorgaan genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen van de ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden, tenzij in dit reglement nadrukkelijk anders is bepaald. Elk lid heeft één stem, tenzij anders bepaald. 5. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Bij staking van stemmen over personen, vindt er een herstemming plaats. Als bij herstemming de stemmen opnieuw staken, beslist het lot. 6. Het stemmen over personen geschiedt schriftelijk. Dit geldt tevens in andere situaties indien minstens één lid daarom verzoekt. Artikel 5. Vergaderingen van het verantwoordingsorgaan met het bestuur 1. Het bestuur, of namens hem een afvaardiging van het bestuur,en het verantwoordingsorgaan komen ten minste twee keer per jaar in overleg bijeen Tijdens deze overleggen worden de aangelegenheden aan de orde gesteld waarover het bestuur of het verantwoordingsorgaan overleg wenselijk acht. Ten minste één van deze overleggen vindt plaats in het kader van de oordeelsvorming door het verantwoordingsorgaan (zie artikel 3 lid 1). 2. Ingeval het bestuur verzoekt tot overleg, wordt het verzoek gericht aan de voorzitter van het verantwoordingsorgaan. Ingeval het Reglement VO 5 1 juli 2014

7 verantwoordingsorgaan daartoe verzoekt, zal het verzoek worden gericht aan de voorzitter van het bestuur. 3. De voorzitter van het bestuur treedt op als voorzitter van de vergadering. 4. Het bestuur draagt zorg voor de verslaglegging. Artikel 6. Voorzieningen en vergoedingen verantwoordingsorgaan 1. Secretariaatsondersteuning en vergaderfaciliteiten staan binnen redelijke grenzen en na overleg met de voorzitter van het bestuur ter beschikking van het verantwoordingsorgaan. 2. De leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Reiskosten en andere kosten, die het verantwoordingsorgaan in het belang van het uitoefenen van de functie maakt, worden na overlegging van bewijsstukken vergoed door het fonds. Kosten (niet zijnde reiskosten) kunnen slechts in overleg met het bestuur worden gemaakt. 3. Het verantwoordingsorgaan is zelf verantwoordelijk voor de geschiktheid en bevordering hiervan die nodig is om de functie te kunnen uitoefenen. Tussen het bestuur en het verantwoordingsorgaan worden afspraken gemaakt over de (kosten) van te volgen opleidingen en trainingen. Artikel 7. Geheimhouding De leden van het verantwoordingsorgaan mogen geen vertrouwelijke informatie met betrekking tot hun werkzaamheden voor het fonds, dan wel niet publieke informatie waarvan zij in het kader van hun werkzaamheden als lid van het verantwoordingsorgaan kennis nemen, aan derden bekend maken. Indien een lid van het verantwoordingsorgaan meent dat op deze regel in een bepaald geval een uitzondering moet worden gemaakt, zal hierover vooraf overleg gepleegd worden met het bestuur, dat uiteindelijk beslist en schriftelijk kenbaar maakt of een uitzondering op de geheimhoudingsplicht kan worden gemaakt Artikel 8. Inwerkingtreden en wijziging van het reglement 1. Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2014 en vervangt het voordien geldende reglement. 2. Dit reglement is vastgesteld door het bestuur in haar vergadering van 26 juni Dit reglement kan nadien door het bestuur in overleg met het verantwoordingsorgaan worden gewijzigd. Reglement VO 6 1 juli 2014

8 Bijlage bij het Reglement verantwoordingsorgaan, update 2015 Rooster van aftreden en invulling functies van voorzitter en secretaris Artikel 2 lid 4 Per 1 juli 2014 is de samenstelling van het verantwoordingsorgaan en het rooster van aftreden als volgt: Lid Namens Aftredend per* Erik van Diepen** KDE Erwin Hessing KDE Fred Hagens VGDE Hans van der Waard VGDE Foeke de Boer OR Cees de Mol OR ** waarnemend voor Annemarie Kuks tot 1 juli Per 1 juli 2015 is de samenstelling van het verantwoordingsorgaan en het rooster van aftreden als volgt: Lid Namens Aftredend per* Annemarie Kuks KDE Erwin Hessing KDE Fred Hagens VGDE Wim Bakkers VGDE Foeke de Boer OR Verkiezingsprocedure OR * door af te treden per 1 juli vindt wisseling van de wacht plaats na de vaststelling van het jaarverslag. Artikel 4 lid 1 Per 1 januari 2015 is de invulling van de functies als volgt: - Foeke de Boer: voorzitter - Er is voor 2015 geen secretaris benoemd Reglement VO 7 1 juli 2014