Reglementen
Inhoudsopgave Privacyreglement... 3 Klachtenreglement... 7 Beroepscode... 10 Contactgegevens... 13 Reglementen Mobiflex Pagina 2 van 13
Privacyreglement Versie: VIII 25-07-2017 Reglementen Mobiflex Pagina 3 van 13
Art. 1 Begripsomschrijving In dit reglement wordt verstaan onder: Begeleider: Kandidaat: Opdrachtgever: Geregistreerde: Kandidaat-dossier: Kandidatenregistratie: Houder: werknemers van Mobiflex elke man of vrouw die door zijn/haar werkgever, door UWV of de gemeente waaronder hij/zij valt of zichzelf aanmeldt voor loopbaan- of reintegratiedienst. UWV, de werkgever van de kandidaat, de gemeente waaronder de kandidaat valt of kandidaat zelf. degene van wie persoonsgegevens in het systeem zijn opgenomen. alle noodzakelijke persoonsgegevens van de kandidaat in relatie tot zijn/haar traject de samenhangende verzameling van de op de verschillende kandidaten betrekking hebbende persoonsgegevens directie van Dion Art. 2 Doel van het systeem Het doel van de kandidatenregistratie is de begeleider in staat te stellen te beschikken over gegevens van de kandidaat ten einde: a. te kunnen voldoen aan zijn verplichting jegens de kandidaat en de opdrachtgever; b. gegevens te kunnen verstrekken aan instanties op grond van een wettelijke verplichting; c. te kunnen beoordelen of, en zo ja op welke wijze, de kandidaat voldoet aan zijn verplichting jegens de begeleider; d. in het algemeen de loopbaan- en re-integratietrajecten naar behoren te kunnen uitvoeren. Art. 3 Welke gegevens mogen worden geregistreerd? 1. Alle gegevens mogen worden geregistreerd, die noodzakelijk zijn om de in artikel 2 genoemde doelen te realiseren. 2. Van kandidaten kunnen de volgende gegevens worden geregistreerd: a. naam, voorna(a)m(en), geslacht; b. geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit; c. adres, woonplaats, verhuisdata; d. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a, b en c; e. gezinssamenstelling; f. gegevens met betrekking tot de sollicitaties voor zover bij de geregistreerde bekend; g. vorige werkgevers, militaire dienst; h. opleidingen, specialisaties; i. lopende studie, cursussen en subsidies daarvoor; Reglementen Mobiflex Pagina 4 van 13
j. data begin/einde dienstverbanden, reden van beëindiging; k. gegevens met betrekking tot verzuim, waaronder bedoelt; start/einddatum verzuim, functionele beperkingen kandidaat en alle noodzakelijke zaken; l. andere dan de sub a tot en met k bedoelde gegevens, waarvan opneming voortvloeit uit de wet of noodzakelijk is met het oog op de trajecten en geschiedt met toestemming van de kandidaat. Art. 4 Wat niet wordt geregistreerd Andere dan in artikel 3 genoemde gegevens worden niet opgeslagen in het kandidatensysteem. Dit betreft bijvoorbeeld gegevens over religie, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, vakbondsactiviteiten enzovoort. De begeleider geeft de garantie dat er geen zogenaamde schaduwbestanden van de kandidaat-gegevens worden bijgehouden. Art. 5 Bronnen van gegevens 1. In het systeem opgeslagen kandidaat-gegevens zijn bij voorkeur afkomstig van de geregistreerde zelf. Is dit niet het geval, dan zijn ze afkomstig van bronnen die in de bijlage worden vermeld. 2. De gegevens worden verzameld en in het systeem gebracht door de begeleiders van de loopbaan- en re-integratietrajecten. 3. Indien de gegevens niet afkomstig zijn van de kandidaten/geregistreerde worden alleen gegevens van onderstaande bronnen in het kandidatendossier opgenomen: a. opdrachtgever; werkgever, gemeente, UWV; b. nieuwe werkgever; c. opleidingsinstituut; d. UWV; e. medische informatie van bedrijfsmaatschappelijk werk, Arbo dienst of andere gezondheid instellingen; f. overige adviesbureaus. Alle gegevens die de begeleider niet vanzelfsprekend in zijn/haar bezit heeft, worden in overleg en na schriftelijke toestemming van de kandidaat opgevraagd bij en der bovenstaande instanties. Art. 6 Gebruik van het systeem 1. In het systeem opgenomen persoonsgegevens mogen uitsluitend gebruikt worden in het kader van de in artikel 2 genoemde doelstellingen. 2. Persoonsgegevens worden binnen het bedrijf van de begeleider alleen verstrekt aan personen die belast zijn met de begeleiding van de kandidaat, de administratie, de opleiding, de opdrachtgever zoals bedoeld in artikel 1 en de bedrijfsmedische zorg. Hierbij geldt in alle gevallen dat niet meer gegevens worden verstrekt dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de aan de orde zijnde taak. 3. Aan derden worden uitsluitend gegevens uit de registratie verstrekt als een wettelijk voorschrift dat vereist. In andere gevallen geschiedt de gegevensverstrekking aan derden uitsluitend na schriftelijke toestemming van de betrokken kandidaat, om het gestelde in art. 2 lid d te bereiken. Reglementen Mobiflex Pagina 5 van 13
Art. 7 Vernietiging van verouderde gegevens 1. Binnen het bedrijf van de begeleider worden de gegevens van ex-kandidaten niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking bewaart. De gegevens van ex-kandidaten worden uiterlijk zeven jaar na het einde van het traject vernietigd. Art. 8 Beveiliging: waarborgen voor correct en zorgvuldig gebruik 1. Rechtstreekse toegang tot de kandidatenregistratie is voorbehouden aan de begeleider, de houder en in diens opdracht de overige medewerkers van Mobiflex. 2. De houder draagt zorg voor passende en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiliging tegen vernietiging, verlies, wijziging van de gegevens evenals tegen ongeoorloofde kennisneming, toegang of verstrekking daarvan of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. 3. Gelijke plicht rust op de begeleider, die de geregistreerde gegevens onder zich heeft. 4. Alle begeleiders hebben in het kader van dit reglement een geheimhoudingsverklaring getekend. Art. 9 Informatieverstrekking aan kandidaten 1. Alle kandidaten worden geïnformeerd over de doelstellingen van het registratiesysteem en de wijze waarop het gebruikt zal worden. Elke kandidaat ontvangt daarbij individueel een exemplaar van dit reglement. 2. Kandidaten die na het inwerking treden van dit systeem zich aanmelden of aangemeld worden, worden eveneens op de hoogte gesteld van de doelstellingen en het gebruik van dit systeem en ontvangen dit reglement. Art. 10 Inzage- en correctierecht 1. Iedere kandidaat heeft het recht bij een daartoe aangewezen medewerker van Mobiflex afdeling EmplooJ kosteloos de over hem/haar opgeslagen gegevens in te zien. De kandidaat heeft desgewenst ook inzage in de herkomst van de over hem/haar opgeslagen gegevens. 2. Ter verkrijging van inzage dient hij/zij een mondeling of schriftelijk verzoek in bij de begeleider. 3. Inzage wordt mogelijk gemaakt binnen één week na indiening van het verzoek daartoe. 4. Niet ter zake doende gegevens kunnen op verzoek van de kandidaat worden gewist en foutieve gegevens gecorrigeerd. Dit kan worden geregeld tussen de kandidaat en de begeleider. De kandidaat is niet verplicht eventuele fouten in het hem/haar betreffende gegevens te corrigeren en kan daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld. Art. 11 Maatregelen bij niet naleving van dit reglement Indien de begeleider de regels gesteld in dit reglement niet op correcte wijze naleeft, zullen er passende disciplinaire maatregelen worden genomen door de direct leidinggevende van de begeleider. Art. 12 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking met ingang van 25 juli 2017, alle voorgaande reglementen komen hiermee te vervallen. Reglementen Mobiflex Pagina 6 van 13
Klachtenreglement Versie: V 01-08-2017 Reglementen Mobiflex Pagina 7 van 13
Inleiding Mobiflex streeft erna de kwaliteit van haar dienstverlening constant te kunnen blijven verbeteren, daarom moeten we leren van onze fouten. Opdrachtgevers en kandidaten kunnen hun ontevredenheid op verschillende manieren bij Mobiflex aangeven. Voor alle betrokkenen verdient het de voorkeur om direct te reageren op dergelijke signalen en met aanvaardbare oplossingen te komen. Als dit niet lukt kan de klager schriftelijk zijn onvrede kenbaar maken bij Mobiflex. Doel Het op zorgvuldige, vertrouwelijke en effectieve wijze registreren en afhandelen van klachten en geschillen, het wegnemen van de oorzaken, en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen. Definitie Een klacht is een schriftelijke melding door een opdrachtgever of kandidaat over ontevredenheid waarbij de klager zich op het standpunt stelt dat hij op incorrecte wijze door Mobiflex behandeld is. Een geschil is een schriftelijke melding door een opdrachtgever of kandidaat over ontevredenheid waarbij de klager zich op het standpunt stelt dat hij door Mobiflex in zijn rechten is of zal worden geschaad. Procedure Klachten en geschillen kunnen alleen worden ingediend middels een brief, een e-mail of middels het klachtenformulier, welke is op te vragen bij Mobiflex. Alleen schriftelijk binnengekomen klachten worden in behandeling genomen en volgens de klachtenprocedure behandeld. De klacht zal uiterlijk binnen 6 weken afgehandeld worden. Uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst zal de klacht of het geschil schriftelijk, door de klachtencoördinator van Mobiflex bevestigd worden. In deze bevestiging wordt de datum van de klacht of het geschil, een korte omschrijving van de klacht of het geschil, het verloop van de procedure en de naam van de persoon die de klacht of het geschil in behandeling neemt, vermeld. De klacht of het geschil zal in behandeling worden genomen door de klachtenfunctionaris bij Mobiflex. Indien de klacht of het geschil betrekking heeft op de klachtenfunctionaris bij Mobiflex, zal de manager van Mobiflex bij de behandeling van de klacht of het geschil betrokken worden dan wel de behandeling van de klacht of het geschil overnemen. Tijdens de behandeling van de klacht of het geschil kan de klager zich te allen tijde laten bijstaan of vertegenwoordigen door een gemachtigde. De klager moet door Mobiflex in staat worden gesteld de klacht of het geschil mondeling toe te lichten en de klager krijgt de gelegenheid alle stukken die betrekking hebben op de zaak in te zien. Alle beslissingen over de ingediende klacht of het geschil zullen schriftelijk worden gecommuniceerd binnen 4 weken na verzending van de ontvangstbevestiging door Mobiflex. Is de klacht of het geschil gegrond dan worden er zo spoedig mogelijk passende maatregelen genomen. Indien Mobiflex van mening is dat de klacht of het geschil ongegrond is, ontvangt de klager een gemotiveerde, schriftelijke afwijzing. Reglementen Mobiflex Pagina 8 van 13
Daarnaast ontvangt de klager van Mobiflex adressen van instanties die de klacht of het geschil, indien van toepassing, andermaal kunnen beoordelen. Alle binnengekomen klachten of geschillen worden geregistreerd in de klachtendatabase van Mobiflex. Elk werkoverleg worden de klachten en geschillen besproken in het werkoverleg van Mobiflex en per kwartaal worden deze besproken in het directieoverleg Mobiflex. Een klacht of geschil is pas afgehandeld als de klant het eens is met de oplossing. Indien dit niet het geval is moet er door klager opnieuw een klachtenformulier ingevuld waarna de klacht of het geschil opnieuw in behandeling wordt genomen. Of de klager wordt doorverwezen naar een andere instantie, die de klacht of het geschil andermaal kan beoordelen. Alle klachten en geschillen met de voorgestelde oplossingen worden geregistreerd en vergeleken met klachten en geschillen uit voorgaande kwartalen en voorgaande jaren. Aan de hand van het totaalbeeld kunnen conclusies getrokken worden. Vanuit de conclusie worden, voor zover nodig, verbeteracties ontwikkeld. Gegevens over het aantal klachten en geschillen, de afhandeling ervan alsmede de conclusies en verbeteracties worden jaarlijks, onder de verantwoordelijkheid van de Compliance Officer van Mobiflex vastgelegd in een evaluatierapport. Dit evaluatierapport wordt jaarlijks in februari ter beschikking gesteld aan de directie van Mobiflex. Inwerkingtreding Deze methode treedt in werking met ingang van 1 augustus 2017, alle voorgaande versie vervallen hierbij. Reglementen Mobiflex Pagina 9 van 13
Beroepscode Versie: III 24-01-2017 Reglementen Mobiflex Pagina 10 van 13
Toestemming Een cliënt maakt vrijwilliger gebruik van de dienstverlening door een psychodiagnosticus. Zonder toestemming van de cliënt en de eventuele opdrachtgever kan de psychodiagnosticus iemand niet als cliënt aannemen. Bij opdrachten via werkgevers dient er altijd een ondertekende offerte retour gezonden te zijn aan Mobiflex voordat de uitvoering daadwerkelijk kan plaatsvinden. Informatie De psychodiagnosticus geeft de cliënt en de opdrachtgever vooraf informatie over de onderzoeksmethode, werkwijze, rechten en de kosten. De Psychodiagnosticus maakt op zodanige wijze aantekening van zijn/haar professionele activiteiten, dat hij/zij in staat is verantwoording af te leggen. Geheimhouding De psychodiagnosticus is verplicht tot geheimhouding. Alle gegevens over de cliënt moeten vertrouwelijk worden behandeld. De geheimhouding blijft na beëindiging van de professionele relatie bestaan. Als echter opdracht gegeven is om een rapport te maken, is de psychodiagnosticus niet vanzelfsprekend de enige die de gegevens over de cliënt te zien krijgt. Bij geschiktheidsonderzoek wordt er altijd een rapport verzonden naar de opdrachtgever, tenzij de deelnemer na het bespreken van de resultaten aangeeft dat niet te willen. Met een dergelijk besluit geeft de deelnemer ook aan zich terug te trekken voor de functie of opleiding. Het loopbaantestrapport en tests die in het kader van een re-integratie worden uitgevoerd gaan na toestemming van de cliënt naar de opdrachtgever. Hiervoor dient de cliënt schriftelijk toestemming te hebben gegeven op het daarvoor bestemde formulier. Een rapport mag alleen worden verstrekt aan de opdrachtgever, niet aan anderen (zie ook 'rapport'). Nabespreking Bij een onderzoek heeft de cliënt het recht om het onderzoek te evalueren met de psychodiagnosticus. Feitelijke gegevens kunnen worden aangepast. Dossier Gegevens over de cliënt worden door een psychodiagnosticus verzameld in een dossier, waarin de onderzoeksgegevens worden bewaard. Het dossier wordt op dusdanige wijze bewaard dat zonder toestemming niemand toegang daartoe heeft. De cliënt heeft het recht het eigen dossier in te zien. Verder geldt dat een dossier niet langer bewaard wordt dan nodig is voor het doel waarvoor het is opgesteld en de van tevoren vastgestelde termijn en na verloop van welke termijn de conclusies redelijkerwijs hun geldigheid verloren kunnen hebben. De psychodiagnosticus vernietigt het dossier als de cliënt daar schriftelijk om vraagt. Gegevensverstrekking De psychodiagnosticus mag alleen gegevens uit het dossier doorgeven aan anderen als de cliënt daarvoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven. Reglementen Mobiflex Pagina 11 van 13
Rapport De cliënt heeft het recht zijn/haar testrapport te lezen voordat het naar de opdrachtgever wordt verstuurd. In het rapport moet niet meer staan dan nodig is voor de beantwoording van de vraagstelling. De cliënt heeft het recht feiten die niet kloppen in het rapport te verbeteren. De cliënt heeft het recht te verbieden dat het rapport naar de opdrachtgever gaat. Dit geldt niet bij een onderzoek waarbij de psychodiagnosticus door de wet verplicht is te rapporteren. De opdrachtgever dient echter ondanks blokkering van het rapport de gehele kosten van het onderzoek te betalen. De regels in deze beroepscode zijn zo exact mogelijk opgeschreven. Toch kan het voorkomen dat in een bepaalde situatie niet direct duidelijk is of een regel van toepassing is. Bij onduidelijkheid kunt u contact opnemen met één van de medewerkers van Mobiflex. Zie hiervoor de contactgegevens. Inwerkingtreding Deze beroepscode treedt in werking met ingang van 24 januari 2017. Alle voorgaande beroepscodes komen hiermee te vervallen. Reglementen Mobiflex Pagina 12 van 13
Contactgegevens Mobiflex J.C. Kellerlaan 8a 7772 SG Hardenberg 0523 208 165 info@mobiflex.nl www.mobiflex.nl Dianne Verkerk Erik de Kock Fenna Frencken Richard Ormel Marjon van Braam Bezoekadres J. C. Kellerlaan 8a Tel: 0523-208165 7772 SG Hardenberg E-mail: info@mobiflex.nl Reglementen Mobiflex Pagina 13 van 13