Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen; b. onze Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Artikel 2 1. De Algemeen secretaris of diens plaatsvervanger is bij het beheer van archiefbescheiden belast met de in bijlage 1 genoemde beslissingen en draagt zorg voor de uitvoering van de in bijlage 1 genoemde werkzaamheden. 2. De Algemeen secretaris of diens plaatsvervanger wijst functionarissen aan die belast zijn met de uitvoering van de in bijlage 1 genoemde werkzaamheden. 3. De Algemeen secretaris of diens plaatsvervanger stelt werkinstructies vast over de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in het eerste lid. Artikel 3 De Algemeen secretaris of diens plaatsvervanger zullen jaarlijks vóór 1 april geïnformeerd worden over de stand van zaken en de ontwikkelingen voor het beheer van archiefbescheiden door een ingevolge artikel 2, tweede lid, aangewezen functionaris. Artikel 4 De Algemeen secretaris of diens plaatsvervanger kan nadere regelen stellen met betrekking tot het beheer van archiefbescheiden. Artikel 5 Deze regeling treedt in werking vanaf 1 november 2000.
Artikel 6 Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen. Utrecht, 2 oktober 2000, de algemeen secretaris, de voorzitter, drs. W.B. Meijer H.A. de Boer 2
Bijlage 1 bij de Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen De beslissingen en werkzaamheden, bedoeld in artikel 2, eerste lid, zijn: a. het registreren van documenten; b. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het Bouwcollege; c. het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan derden met inachtneming van de Wet openbaarheid van bestuur en de ter uitvoering van die wet gestelde regels; d. het rangschikken en ordenen van archiefbescheiden in het dynamisch archief, overeenkomstig de informatieplattegrond, e. het bezwaren van archiefbescheiden in het semi-statisch archief, overeenkomstig de informatieplattegrond; f. het opstellen en onderhouden van een rapport institutioneel onderzoek; g. het opstellen en onderhouden van een selectielijst voor te vernietigen archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995; h. het ontwerpen en aan de algemeen secretaris of diens plaatsvervanger ter ondertekening voorleggen van selectielijsten voor te vernietigen archiefbescheiden; i. het ingevolge artikel 5, tweede lid, van de Archiefwet 1995 aan onze Minister ter vaststelling aanbieden van selectielijsten als bedoeld in onderdeel h van deze bijlage; j. het ontwerpen en onderhouden van een informatieplattegrond voor het dynamisch en het semistatisch archief; k. het jaarlijks opstellen van een overzicht van archiefbescheiden die overgeplaatst worden van het dynamisch archief naar het semi-statisch archief; l. het overplaatsen van archiefbescheiden van het dynamisch archief naar het semi-statisch archief overeenkomstig de door de algemeen secretaris of diens plaatsvervanger geaccordeerde lijsten; m. het vernietigen van archiefbescheiden overeenkomstig door de algemeen secretaris of diens plaatsvervanger geaccordeerde selectielijsten voor te vernietigen archiefbescheiden; n. het opmaken van een verklaring van vernietiging, vervanging of vervreemding van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 3
o. het ingevolge artikel 12, eerste lid, van de Archiefwet 1995 overbrengen van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats (verplicht); p. het ingevolge artikel 45 van de Archiefwet 1995 overbrengen van archiefbescheiden die op het moment van inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 ouder zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats binnen een tijdvak van tien jaar na inwerkingtreding van deze wet. q. het ingevolge artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 overbrengen van archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats (niet verplicht); r. het ingevolge artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet 1995 bij de overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, stellen van beperkingen aan de openbaarheid voor een bepaalde termijn met het oog op: - eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; - het belang van de Staat of zijn bondgenoten; - het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden. s. het opheffen danwel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten van de beperkingen gesteld op grond van artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet 1995 ingevolge het derde lid van dit artikel; t. in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel dan wel in geval van privatisering van een taak van het betrokken organisatieonderdeel: het overdragen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief overeenkomstig de beslissing van de algemeen secretaris, en ook het overdragen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief; u. het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden die zich bevinden in het dynamische en het semi-statische archief; v. het adviseren en informeren van de algemeen secretaris of diens plaatsvervanger inzake archiefaangelegenheden; w. het beschikbaar hebben van de noodzakelijke kennis, apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van archiefbescheiden, alsmede alle overige werkzaamheden die nodig zijn voor de verantwoordelijkheid voor een goed beheer van archiefbescheiden in het dynamisch archief en het semi-statisch archief van het Bouwcollege. 4
Toelichting bij de Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen (hierna te noemen: de regeling) 1. Inleiding Informatie bij de overheid, neergelegd in archiefbescheiden, is van essentieel belang voor het functioneren van de rechtsstaat. Zonder goed geordende en toegankelijke archieven zijn bestuurlijke zorgvuldigheid, rechtsgelijkheid en continuïteit loze begrippen en is een goede democratische controle op het bestuur vrijwel onmogelijk. De overheidsarchieven zijn voorts het geheugen van de overheid en vormen een belangrijk onderdeel van het cultureel erfgoed. Een goede zorg voor en beheer van deze archiefbescheiden is daarom noodzakelijk. Voorschriften daaromtrent zijn vastgelegd in de Archiefwet 1995 hierna te noemen: de wet) en het Archiefbesluit 1995 (hierna te noemen: het besluit), die op 1 januari 1996 in werking zijn getreden. Archiefbescheiden zijn alle stukken die, hetzij op papier, hetzij in andere vorm, dus ook elektronisch, aan het Bouwcollege zijn gezonden, alle stukken die vanuit het Bouwcollege aan andere personen, instellingen of bedrijven zijn verstuurd èn alle interne stukken voor zover deze voor de taakuitoefening van het Bouwcollege van belang zijn (zie voor de definitie van archiefbescheiden artikel 1, onderdeel c, van de wet). Persoonlijke aantekeningen worden, voorzover van nut, opgenomen in het dossier. Op grond van de artikel 41van de wet dient het bestuur van het Bouwcollege zorg te dragen voor de archiefbescheiden van het Bouwcollege, zolang deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Ingevolge artikel 14 van het besluit dient in ieder geval aan een drietal basisvoorwaarden voor goede zorg te worden voldaan, te weten: er moet zijn voorzien in voldoende ruimte voor de archiefbescheiden, er moet voldoende deskundig personeel worden aangesteld en er moeten beheersregels worden vastgesteld. In dit verband wordt nog opgemerkt dat voor de inwerkingtreding van het besluit in het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie beheersregels waren opgenomen, welke golden voor de gehele rijksdienst. Dit besluit is evenwel vervallen. Het is de bedoeling dat nu ieder overheidsorgaan eigen beheersregels vaststelt. Het onderhavige besluit bevat regels over het beheer van de archiefbescheiden van het Bouwcollege. 2. Reikwijdte van de regeling De regeling heeft betrekking op de archiefbescheiden van het gehele Bouwcollege, dat wil zeggen de bescheiden van het Bouwcollege en het bureau van het Bouwcollege. Hieronder wordt sinds de integratie van de Stichting Facilitair Bedrijf bouwgemachtigden ook het projectarchief van de bouwgemachtigden gerekend. 5
De in artikel 2 genoemde beheerswerkzaamheden worden centraal uitgevoerd door de Facilitaire Dienst van het Bouwcollege. Dit betreft zowel intern gerichte werkzaamheden als extern gerichte. Deze laatste hebben voornamelijk betrekking op de contracten met de Rijksarchiefdienst. 3. Beheer van archiefbescheiden Algemeen Onder werkzaamheden voor het beheer van archiefbescheiden worden in de eerste plaats verstaan de dagelijkse werkzaamheden die ertoe leiden dat de archiefbescheiden zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Ook het zorgdragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden en ook het ter beschikking stellen van archiefbescheiden zijn aan te merken als beheersactiviteiten. De (eveneens in de wet gestelde) norm goede, geordende en toegankelijke staat is ook van belang op het moment van overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. In verban hiermee is deze norm uitgewerkt in de brochure Om de kwaliteit van het behoud: normen goede en geordende staat, een uitgave van de Rijsarchiefdienst/PIVOT uit 1993. Belangrijkste activiteiten De belangrijkste activiteiten bij het beheer van archiefbescheiden zijn: Het zonodig registreren van documenten; Het rangschikken van archiefbescheiden (dossiervorming); Het ordenen van archiefbestanddelen (plaatsing van gevormde dossiers); Het ter beschikking stellen van archiefbescheiden aan medewerkers van het bureau van het Bouwcollege; Het ontwerpen en onderhouden van informatieplattegronden; Het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden; Het opstellen en onderhouden van rapporten institutioneel onderzoek; Het opstellen en onderhouden van selectielijsten; Het overplaatsen van archiefbescheiden; Het bezwaren van archiefbescheiden tot aan het moment van overbrenging naar een archiefbewaarplaats of van vernietiging; Het vernietigen van archiefbescheiden; Het overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats; en ook in voorkomende gevallen: Het verstrekken van gegevens uit een archief aan derden; Het vervangen van archiefbescheiden Het beschikbaar hebben van kennis, apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden; Het vervreemden van archiefbescheiden. 6
De beveiliging van archiefbescheiden heeft voornamelijk betrekking op gerubriceerde gegevens, zoals notulen van vergaderingen van het bestuur, de onderstructuur of de directie van het Bouwcollege over individuele zaken en op privacy- en bedrijfsgevoelige gegevens. In artikel 2 en in de daarop gebaseerde bijlage 1 zijn de verantwoordelijkheden van de algemeen secretaris of diens plaatsvervanger ten aanzien van het archiveren opgenomen voor wat betreft het beheer van archiefbescheiden van het Bouwcollege en het bureau van het Bouwcollege. Deze werkzaamheden behoren tot het terrein van de Facilitaire Dienst evenals het onderhouden van externe contacten betreffende het archief. De algemeen secretaris of diens plaatsvervanger zal functionarissen van de facilitaire Dienst aanwijzen belast met de uitvoering van de in bijlage 1 genoemde werkzaamheden. Selectielijsten De selectielijsten zijn in de plaats gekomen van de vroegere vernietigingslijsten. Deze lijsten zijn het resultaat van institutioneel onderzoek en dienen om inzicht te geven in het handelen van actoren op een bepaald beleidsterrein over de periode sinds 1940. Dit jaartal vloeit voort uit het feit dat men in 19990 met het ontwerpen van deze lijsten is aangevangen en toen gold dat stukken van vijftig jaar en ouder aan een archiefbewaarplaats dienden te zijn overgedragen. In de selectielijsten wordt vermeld of de neerslag van een handeling wel of niet voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komt. Voor de archiefbescheiden welke niet voor overbrenging in aanmerking komen, worden bewaartermijnen vastgesteld welke op de selectielijsten worden vermeld. De selectielijsten worden vastgesteld door onze Minister. Op grond van de selectielijsten kunnen archiefbescheiden hetzij worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats hetzij worden vernietigd. Ook is tijdelijke bewaring van archiefbescheiden mogelijk waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken tot aan het tijdstip waarop dat wel het geval is (zie omtrent de selectielijsten ook de artikelen 2 tot en met 5 van het besluit). Vervreemding van archiefbescheiden Archiefbescheiden van het Bouwcollege welke niet in een archiefbewaarplaats berusten, kunnen volgens artikel 8, eerste lid, onderdeel b, van de wet worden vervreemd. Bij vervreemding worden de zorg over en het beheer van de archiefbescheiden definitief overgedragen aan een ander of een andere instantie. Voor vervreemding uit het dynamisch of het semi-statisch archief is een machtiging vereist van onze Minister. Tot vervreemding van archiefbescheiden van het Bouwcollege welke zich in een rijksarchiefbewaarplaats bevinden, mag onze Minister ingevolge artikel 8, derde lid, van de wet, slechts overgaan ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift of na machtiging van degene op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht. 7