ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 102 Archief van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling (FRDO) Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2012 door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2013
ARCHIEF VAN DE FEDERALE RAAD VOOR DUURZAME ONTWIKKELING (FRDO) VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 102 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen AfgeleideWerken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/ ISBN : 978 90 5746 561 1 Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume D/2013/531/003 Bestelnummer Numéro de commande : Publ. 5199 Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 102 Archief van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling (FRDO) Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2012 door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2013
DANKWOORD Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van een aantal personen die ik in dit dankwoord wil vermelden. In de eerste plaats wil ik de directeur, de heer Jan De Smedt, bedanken voor het vriendelijk onthaal dat me te beurt viel in het secretariaat van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling. In de tweede plaats mevrouw Chris Schuurmans, mijn contactpersoon binnen het secretariaat, voor de vlotte samenwerking. Ten slotte gaat mij dank ook uit naar de secretaris, mevrouw Catherine Mertens, die mij samen met mevr. Schuurmans tekst en uitleg gaf over de werking en de activiteiten van de raad en die me rondleidde in de kantoren en in de archiefruimte. Een laatste woord van dank geldt mijn diensthoofd, mevr. Rolande Depoortere, voor de goede ondersteuning en omkadering. Kathleen Devolder augustus 2012 5
INHOUDSTAFEL DANKWOORD... 5 INHOUDSTAFEL... 7 LIJST VAN BRONNEN... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN... 11 CONTEXT VAN DE STUDIE... 13 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING... 15 A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS VAN DE INSTELLING... 15 B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE INSTELLING... 15 C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE INSTELLING... 16 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE... 19 A. ARCHIEFVORMING EN -BEHEER... 19 B. SELECTIE VAN HET ARCHIEF... 20 7
LIJST VAN BRONNEN Belgisch Staatsblad. Jaarverslagen FRDO, Brussel, Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling, 1997-2011. http://www.cfdd.be (website van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling). http://www.icdo.be (website van de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling). http://www.poddo.be (website van de Programmatorische Overheidsdienst Duurzame Ontwikkeling). 9
LIJST VAN AFKORTINGEN CFDD FOD FRDO KB ngo NRDO POD Conseil Fédéral du Développement Durable Federale Overheidsdienst Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling Koninklijk besluit niet-gouvernementele organisatie Nationale Raad voor Duurzame Ontwikkeling Programmatorische Overheidsdienst 11
CONTEXT VAN DE STUDIE In april 2012 nam het secretariaat van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling contact op met de Afdeling Toezicht van het Rijksarchief. De raad zou eind mei de vertrouwde lokalen in de Liefdadigheidsstraat 33 te 1210 Brussel inruilen voor nieuwe kantoren in de Financietoren aan de Kruidtuinlaan en wilde van de gelegenheid gebruik maken om de archieven op orde te brengen. De administratie wilde graag uitleg over de wettelijke verplichtingen inzake archiefbeheer. Onderhavige selectielijst is het resultaat van mijn bezoek aan het secretariaat van de FRDO op 26 april 2012. Het document wil de administratie een leidraad bieden voor haar archiefbeheer. Door de opsomming van de verschillende archiefreeksen met vermelding van hun definitieve bestemming vernietigen na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn of bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief kunnen de secretariaatsmedewerkers op periodieke basis archiefvernietigingen organiseren. 1 Hierdoor wordt archief- en serverruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. De Archiefwet van 24 juni 1955 2, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 3, bepaalt dat overheidsarchieven naar het Rijksarchief moeten overgebracht worden na verloop van 30 jaar. 4 Deze termijn kan indien nodig verkort worden, bijvoorbeeld in geval van opheffing van een instelling of nijpend plaatsgebrek. Aangezien de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling nog een relatief jonge instelling is en de omvang van de archieven eerder beperkt, is een archiefoverbrenging naar het Rijksarchief nog niet onmiddellijk aan de orde. In tussentijd dient de administratie haar papieren archieven in goede en geordende staat te bewaren en de nodige maatregelen te nemen om de leesbaarheid van de digitale bestanden te garanderen. 1 Vooraleer tot een effectieve vernietiging van documenten over te gaan, dienen administraties wel toestemming te vragen aan het Rijksarchief (artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009). Dit kan via elektronische weg gebeuren. Op de website van het Rijksarchief kan een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven gedownload worden (http://www.arch.be advies over archiefbeheer). 2 Belgisch Staatsblad, 12.08.1955. 3 Belgisch Staatsblad, 19.05.2009. 4 Art. 1. Archiefdocumenten meer dan dertig jaar oud, bewaard door de rechtbanken der rechterlijke macht, de Raad van State, de Rijksbesturen en de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen worden, behoudens regelmatige vrijstelling in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Rijksarchief overgebracht. 13
GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS VAN DE INSTELLING De Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling werd opgericht door de wet van 5 mei 1997 betreffende de coördinatie van het federale beleid inzake duurzame ontwikkeling. 5 De Federale Raad is de opvolger van de Nationale Raad voor Duurzame Ontwikkeling die in oktober 1993, een jaar na de Conferentie van de Verenigde Naties over Milieu en Ontwikkeling in Rio de Janeiro (1992) werd opgericht. 6 De samenstelling, bevoegdheden en werking van beide raden zijn gelijkaardig. Het huishoudelijk reglement van de FRDO bepaalt uitdrukkelijk dat de Federale Raad een voortzetting is van de Nationale Raad voor Duurzame Ontwikkeling. De stellingnames, de adviezen en procedures van de Nationale Raad worden overgenomen tenzij anders bepaald in het Reglement of door de Algemene Vergadering. 7 B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE INSTELLING De opdracht van de Federale Raad is vierledig. 8 De belangrijkste activiteit van de raad is het uitbrengen van adviezen over het beleid inzake duurzame ontwikkeling, en dit zowel op verzoek van de federale regering en het federale parlement, als op eigen initiatief. De internationale verbintenissen door België aangegaan op de Wereldtoppen van Rio de Janeiro (1992) en Johannesburg (2002) fungeren daarbij als referentiekader. 9 De adviezen worden voorbereid door de werkgroepen van de raad en vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. Naast de algemene adviesbevoegdheid kreeg de FRDO in de loop der jaren meerdere specifieke adviesopdrachten, onder meer in het kader van de wet van 21 december 1998 betreffende de productnormen ter bevordering van duurzame productie- en consumptiepatronen en ter bescherming van het leefmilieu, de volksgezondheid en de werknemers, 10 de wet van 25 mei 1999 betreffende de Belgische internationale samenwerking 11 en de wet van 13 februari 2006 betreffende de beoordeling van de gevolgen voor het milieu van bepaalde plannen en programma s en de inspraak van het publiek bij de uitwerking van de plannen en programma s in verband met het milieu. 12 Ten tweede heeft de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling een belangrijke forumfunctie. Het is een maatschappelijk participatieorgaan waar vertegenwoordigers van het middenveld van gedachten kunnen wisselen over het beleid duurzame ontwikkeling in België. 13 5 Wet van 5 mei 1997 betreffende de coördinatie van het federale beleid inzake duurzame ontwikkeling. Belgisch Staatsblad, 18.06.1997. 6 Koninklijk besluit van 12 oktober 1993 tot oprichting van een Nationale Raad voor de Duurzame Ontwikkeling. Belgisch Staatsblad, 31.12.1993. 7 Koninklijk besluit van 10 augustus 1998 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling. Belgisch Staatsblad, 23.09.1998. 8 Wet van 5 mei 1997, art. 11. 9 Jaarverslag FRDO 2011, p. 6. 10 Belgisch Staatsblad, 11.02.1999. 11 Belgisch Staatsblad, 01.07.1999. 12 Belgisch Staatsblad, 10.03.2006. 13 Jaarverslag FRDO 2011, p. 6. 15
De raad heeft tevens als taak om onderzoek voor te stellen op alle domeinen die verband houden met duurzame ontwikkeling. 14 De raad bevordert de discussie over duurzame ontwikkeling, bijvoorbeeld door symposia te organiseren. Experts, vertegenwoordigers van de overheid en van maatschappelijke organisaties en het publiek krijgen de kans om standpunten toe te lichten en met elkaar te dialogeren. De raad benut nadien de resultaten van de gedachtenwisselingen bij de formulering van adviezen. Tot slot heeft de raad ook als taak organisaties en burgers te sensibiliseren voor duurzame ontwikkeling. De raad oefent zijn opdrachten uit op eigen initiatief of op het verzoek van de ministers of staatssecretarissen en van het parlement. Hij kan beroep doen op administraties en publieke instellingen om hem bij te staan in het vervullen van zijn opdrachten en advies vragen aan iedere persoon wiens medewerking nuttig wordt geacht voor het onderzoek van sommige vragen. De FRDO stelt een jaarlijks rapport op over zijn werkzaamheden dat wordt overgemaakt aan de ministerraad, aan het federaal parlement en aan de parlementen en regeringen van de gemeenschappen en gewesten. 15 C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE INSTELLING De samenstelling van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling (FRDO) wordt bepaald in hoofdstuk IV van de wet van 5 mei 1997 betreffende de coördinatie van het federale beleid inzake duurzame ontwikkeling. De raad telt 38 leden met stemrecht: - een voorzitter - drie ondervoorzitters - zes leden van ngo s voor milieubescherming - zes leden van ngo s voor ontwikkelingssamenwerking - twee leden van ngo s van de verbruikers - zes leden van de werknemersorganisaties - zes leden van de werkgeversorganisaties - twee leden van de energieproducenten - zes leden van de wetenschappelijke milieus. Zij worden evenals de erevoorzitter die geen stemrecht heeft door de koning benoemd bij een in ministerraad overlegd besluit, voor een hernieuwbare periode van vier jaar. De raad omvat ook enkele tientallen leden zonder stemrecht. 16 Het betreft vertegenwoordigers van de federale regering, van de gemeenschappen en gewesten, 4 wetenschappelijke raadgevers, vertegenwoordigers van milieu- en sociaal-economische raden 17, 14 Wet van 5 mei 1997, art. 11. 15 Wet van 5 mei 1997, art. 11. 16 Momenteel telt de raad 40 leden zonder stemrecht (http://www.cfdd.be). 17 Het betreft de volgende raden: Milieu- en Natuurraad voor Vlaanderen, Conseil wallon de l' Environnement pour le Développement durable, Conseil de l'environnement pour la Région de Bruxelles-Capitale / Raad voor het Leefmilieu van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Centrale Raad voor het Bedrijfsleven, Sociaal-economische Raad voor Vlaanderen, Conseil économique et social de la Région wallonne, Nationaal Comité voor de Energie. Koninklijk besluit van 10 augustus 1998 tot goedkeuring van het 16
vertegenwoordigers van drie andere federale overheidsdiensten voor duurzame ontwikkeling (het Federaal Planbureau, de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling en de POD Duurzame Ontwikkeling) en 2 vertegenwoordigers van de jeugdraden. 18 De Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling beschikt over drie organen die de goede werking ervan verzekeren: de algemene vergadering, het bureau en de werkgroepen. De algemene vergadering bepaalt het beleid. De leden stemmen op de algemene vergadering over de adviezen voorbereid door de werkgroepen, brengen verslag uit van internationale conferenties, bespreken de planning, beslissen over de organisatie van forumactiviteiten, nemen de eindbeslissing over het jaarverslag, het financieel verslag, de begroting, het jaarprogramma en het programma van de werkgroepen. Aan het begin van elk kalenderjaar rapporteren (vertegenwoordigers van) de verschillende ministers de algemene vergadering over de opvolging van de door de raad uitgebrachte adviezen. Er vinden jaarlijks gemiddeld een 5-tal algemene vergaderingen plaats. 19 De algemene vergaderingen worden voorbereid en opgevolgd door het bureau bestaande uit de voorzitter, de drie ondervoorzitters en (de vertegenwoordiger van) erevoorzitter prins Filip. Sinds 2004 zetelen ook afgevaardigden van de werkgeversorganisaties, vakbonden, ngo s milieu en ontwikkelingssamenwerking in het bureau. De directeur en de secretaris van de raad nemen eveneens deel aan de vergaderingen. Het bureau staat in voor de coördinatie van de werking van de FRDO. Dit behelst naast de voorbereiding en opvolging van de algemene vergaderingen: - het bepalen van de scope, output en formaat van de adviezen (krachtlijnen-, standaard- of kaderadvies; deze types verschillen qua lengte en aantal voorbereidende vergaderingen) 20 en het toewijzen van de adviesaanvragen aan de werkgroepen; - het afspreken van procedureregels; - het ter goedkeuring voorleggen van de ontwerpadviezen, het jaarverslag en het financieel verslag aan de algemene vergadering; - het formuleren van voorstellen over de organisatie van evenementen in het kader van de forumtaak van de FRDO; - de aanwerving van het personeel; - het nemen van belangrijke praktische beslissingen; - de leiding van het secretariaat. Het bureau vergadert maandelijks met uitzondering van juli en augustus. 21 De FRDO telt een variabel aantal werkgroepen (Energie en Klimaat, Productnormen, Internationale Betrekkingen, ) die elk vanuit hun specialiteit de adviezen, rondetafels en forumactiviteiten voorbereiden. De werkgroepen bestaan uit leden van de raad of hun plaatsvervangers en door hen aangeduide experts. Regelmatig worden ook ambtenaren en andere deskundigen uitgenodigd. De voorzitters van de werkgroepen worden aangeduid door de algemene vergadering op voordracht van het bureau. Elke werkgroep wordt bijgestaan door een lid van het secretariaat. 22 De werkgroepen krijgen de adviesaanvragen toegewezen vanwege het bureau, maar kunnen mits akkoord van het bureau ook op eigen initiatief ontwerpadviezen opstellen. De huishoudelijk reglement van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling. Belgisch Staatsblad, 23.09.1998. 18 Jaarverslag FRDO 2011, p. 6. 19 Ibid., p. 32. 20 Ibid., p. 8. 21 Ibid., p. 34. 22 Ibid., p. 35. 17
werkgroepen bereiden de adviezen grondig voor zodat de algemene vergadering hoogstens een aantal knelpunten dient te beslechten. In totaal beschikt de FRDO over een termijn van drie maanden om op adviesaanvragen te antwoorden. 23 Ter ondersteuning van de werkzaamheden van de algemene vergadering, het bureau en de werkgroepen beschikt de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling over een vast secretariaat dat naast personeel met een administratieve opleiding ook personeel met een wetenschappelijke achtergrond omvat. Het secretariaat staat onder meer in voor: - de redactie van de ontwerpadviezen op basis van de discussies binnen de verschillende werkgroepen; - de organisatie van vergaderingen (algemene vergadering, bureau, werkgroepen, rondetafels ) en de redactie van de verslagen van deze vergaderingen; - de redactie van FRDO-Info (vijf maal per jaar); - de redactie van het jaarverslag (met inbegrip van het financieel verslag); - de organisatie van persconferenties en de redactie van persberichten; - de samenstelling en actualisatie van de website; - de vertaling van documenten; - de dagelijkse werking (onder de verantwoordelijkheid van het bureau); - het onthaal; - de voorbereiding en opvolging van de begroting; - de boekhouding. 24 De raad beschikt over een dotatie ten laste van de federale begroting, aangerekend op de kredieten van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. 25 23 In geval van hoogdringendheid kan de opdrachtgever een kortere termijn voorschrijven. Deze termijn kan evenwel niet korter zijn dan twee weken. Wet van 5 mei 1997, art. 11. 24 Jaarverslag FRDO 2011, p. 40. 25 Wet van 5 mei 1997, art. 15. 18
DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. ARCHIEFVORMING EN -BEHEER Het vast secretariaat dat instaat voor de dagelijkse werking van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling verzekert tevens het document- en archiefbeheer ervan. De secretariaatsmedewerkers staan in voor de organisatie van de algemene vergaderingen en van de vergaderingen van het bureau en de werkgroepen, voor het opstellen van de verslagen van deze vergaderingen, voor de redactie van de (ontwerp)adviezen en van andere publicaties zoals het jaarverslag en het tijdschrift FRDO-Info én voor de archivering van deze documenten. De belangrijkste archiefreeksen van de FRDO zijn: - de verslagen van de algemene vergadering die o.a. stemt over de adviezen, beslist over de organisatie van forumactiviteiten, over het jaarverslag, de begroting, het jaarprogramma en het programma van de werkgroepen. De verslagen geven een samenvatting van de besprekingen en van de besluiten van ieder agendapunt. De originele verslagen zijn getekend door de voorzitter en de ondervoorzitters en bevatten in bijlage de aanwezigheidslijst getekend door de deelnemers aan de vergadering. Er worden verslagen opgemaakt in beide landstalen. De verslagen van de algemene vergadering zijn openbaar 26 - de verslagen van de vergaderingen van het bureau. Aangezien het bureau een bij uitstek coördinerende functie heeft, zijn deze verslagen vooral belangrijk om een beeld te krijgen van de werking van de raad - de adviezen, die voortvloeien uit de voornaamste opdracht van de raad, namelijk beleidsadvisering. De adviezen zijn opgebouwd volgens een vast stramien. Zij vermelden: of het advies werd aangevraagd (en zo ja, door wie) of geformuleerd op eigen initiatief door welke werkgroep het advies werd voorbereid de datum van goedkeuring door de algemene vergadering de oorspronkelijke taal van het advies de context het eigenlijke advies. De raad streeft in zijn adviezen naar consensus. Indien een consensus niet mogelijk is, wordt het advies bij meerderheid aangenomen. De minderheidsstandpunten worden dan aan het advies toegevoegd 27 de lijst van de stemgerechtigde leden van de algemene vergadering die hebben deelgenomen aan de stemming (bijlage 1) de data van de vergaderingen ter voorbereiding van het advies (bijlage 2) de lijst van de personen die meewerkten aan de voorbereiding van het advies (bijlage 3). De adviezen van de FRDO worden verspreid in papieren vorm, maar zijn ook raadpleegbaar op de website van de raad. 28 Deze maakt ook melding van de opvolging die de regering heeft gegeven aan de adviezen - allerhande publicaties van de raad: brochures, stukken i.v.m. met symposia of 26 Koninklijk besluit van 10 augustus 1998 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling, art. 14 en 15. Belgisch Staatsblad, 23.09.1998. 27 Koninklijk besluit van 10 augustus 1998 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling, art. 16. Belgisch Staatsblad, 23.09.1998. 28 Het betreft niet alleen de adviezen van de FRDO, maar ook van de Nationale Raad voor Duurzame Ontwikkeling. Het eerste advies van de NRDO dateert van mei 1994. http://cfdd.be. 19
rondetafels georganiseerd door de FRDO (verslagen, toespraken, ), de driemaandelijkse nieuwsbrief FRDO Info enzovoort. Het betreft documenten die voortvloeien uit de sensibiliserings- en forumfunctie van de raad. Met uitzondering van de nieuwsbrief die enkel in digitale vorm verschijnt, zijn deze publicaties zowel in papieren als in digitale vorm beschikbaar - de jaarverslagen. Deze omvatten een uitgebreid activiteitenverslag (met statistische en inhoudelijke informatie over de uitgebrachte adviezen, over evenementen en informatieactiviteiten,.), een gedetailleerd overzicht over de werking van de raad (met o.a. de samenstelling van de vergaderingen, het aantal bijeenkomsten en het aantal deelnemers) en een financieel verslag, en zijn bijgevolg een informatiebron bij uitstek voor de geschiedenis van de FRDO. De archieven gaan terug tot 1993, jaar van de oprichting van de Nationale Raad voor Duurzame Ontwikkeling. B. SELECTIE VAN HET ARCHIEF Overheidsarchieven hebben een dubbele functie. Voor een administratie is archief in de eerste plaats een instrument voor bedrijfsvoering. Ze ontvangt en creëert documenten tijdens de uitoefening van haar bevoegdheden. De documenten hebben een onmiddellijk doel: ze ondersteunen de eigen werking en dienen ter verantwoording van haar beslissingen en daden. Een goede informatiehuishouding is een must voor een efficiënte werking van elke administratie. Naast deze administratief-juridische waarde hebben archieven soms ook cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere onderzoekers de werking van de instellingen, in casu de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling, en de impact ervan op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Deze overbrenging dient echter te gebeuren na selectie van de bestanden (KB van 18 augustus 2010, art. 13). 29 Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks bewaren of vernietigen gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring. Documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg 29 Koninklijk besluit van 18 augustus 2010 tot uitvoering van artikelen 1, 5 en 6bis van de Archiefwet van 24 juni 1955, Belgisch Staatsblad, 23.09.2010. 20
vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het bewaarniveau, met de ouderdom van de stukken en met de omvang van de reeksen. Toegepast op het archief van de Federale Raad voor Duurzame Ontwikkeling betekent dit dat de hierboven opgesomde reeksen de verslagen van de algemene vergaderingen en van de vergaderingen van het bureau, de adviezen, de jaarverslagen en de andere publicaties van de FRDO de definitieve bestemming bewaren en overbrengen kregen in de selectielijst. Daarentegen mogen volgende reeksen na afloop van de administratieve bewaartermijn vernietigd worden: - de thematische dossiers aangelegd door de wetenschappelijke medewerkers, de documentatie die door de wetenschappelijke medewerkers voor de werkgroepen werd verzameld, evenals de agenda s en de verslagen van de werkgroepvergaderingen. De output van de werkgroepen, de ontwerpadviezen, zullen worden bewaard op het niveau van het bureau (reeks B.006); - dossiers inzake de voorbereiding van rondetafels en forumactiviteiten. Dossiers inzake de evenementen zelf (met een exemplaar van het programma, foto s, de teksten van toespraken, eventuele persberichten) moeten wel bewaard worden (reeks D.009); - dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen; - dossiers inzake de voorbereiding en opvolging van de begroting en allerhande boekhoudkundige stukken; - stukken betreffende personeelszaken (bijvoorbeeld aanwerving van personeel). De eigenlijke personeelsdossiers worden immers beheerd door de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. 21
ISBN 978 90 5746 561 1 9789057465611 5199