gemeente Eindhoven Raadsnummer 07. R2308. OOI Inboeknummer oybstozzs6 Dossiernummer ppz.rsz r6 oktober zooz Commissie notitie Betreft discussienotitie over campagneregels raadplegend referendum burgemeester. 1 Inleiding Op 19 september 2007 heeft de raad de Verordening op het burgemeestersreferendum gemeente Eindhoven vastgesteld. Daarbij is toegezegd dat op enkele onderdelen de raadscommissie nog gehoord zal worden. Bijvoorbeeld over de uitgangspunten die gelden voor de campagnes en "regels" waaraan de twee kandidaten die aan het referendum gaan deelnemen zich dienen te houden en over het communicatie/campagneplan vanuit de gemeente. Met deze commissienotitie willen we aan deze toezegging invulling geven en de raadscommissie informeren over het Plan van Aanpak voor de uitvoering van het burgemeestersreferendum. 2 Gevolgde aanpak tot nu toe Wij zijn op grond van de Verordening op het burgemeestersreferendum belast met de uitvoering van het referendum en met de ambtelijke en bestuurlijke coordinatie. Een ambtelijke projectgroep heeft een Plan van Aanpak op hoofdlijnen voor de uitvoering van het referendum opgesteld. 3 Keuzemogelijkheden voor het vervolg Het Plan van Aanpak is informatief, schetst de context en het wettelijk kader, geeft inzicht in de planning op hoofdlijnen, maar bevat ook informatie over de communicatieaanpak en de uitgangspunten voor de campagnes. Wij vragen u een uitspraak te doen over de campagneregels, zoals opgenomen in het Plan van Aanpak (paragraaf IV), met name over: hoogte bijdrage aan kandidaten; hoogte eventuele eigen bijdrage; ondersteuning fracties en partijen; omgaan met sponsorgelden.
Raadsnummer 07.R2$08.00X Toeli ch ti ng De campagneregels zijn bedoeld om vooraf een aantal uitgangspunten die voor de campagnevoering van belang zijn vast te leggen, zodat daaromtrent voor alle betrokkenen duidelijkheid bestaat. Het gaat daarbij onder meer om: voor beide kandidaten gelijke ondersteuning vanuit de gemeente. Het betreft algemene communicatieondersteuning (zoals debatavonden en campagnemiddelen). De kandidaten krijgen ieder een persoonlijk (ambtelijke) adviseur toegewezen voor de inhoud van het proces tijdens de gehele campagneperiode. Deze adviseur kan de kandidaten wegwijs maken in de stad en hen introduceren; de middelen die vanuit de gemeente aan de kandidaten worden verstrekt voor het voeren van de campagne (E 15.000,ÃćâĆňâĂİ ) en het maximeren van het bedrag dat kandidaten zelf met eigen middelen of met middelen van derden (niet zijnde sponsoring) aanvullend daarop mogen inzetten. We denken daarbij aan een bedrag van maximaal E 10.000,ÃćâĆňâĂİ. Een hoger bedrag achten wij niet wenselijk. Een en ander met het oog op een evenwichtige campagnevoering afgezet tegen de relatief korte campagneperiode. Met sponsoring bedoelen wij het financieel ondersteunen van de kandidaten door bedrijven of instanties. Sponsoring vinden wij niet wenselijk vanwege de commerciele belangen die daarbij spelen in relatie tot de positie van de toekomstige burgemeester van Eindhoven. Reis- en verblijfkosten vallen buiten de genoemde bedragen. Deze zullen wij afzonderlijk vergoeden; de kandidaten dienen uiterlijk op 1 januari 2008 (campagneperiode is van 7 januari t/m 22 januari 2008) aan de referendumcommissie een persoonlijk campagneplan te overleggen waarin zij op hoofdlijnen aangeven welke middelen ze voor welke activiteiten willen gaan inzetten. Het gaat met name om een toets op de herkomst van de middelen; de raad geeft de stemgerechtigden de gelegenheid om hun voorkeur te bepalen. Het is in dat kader niet passend om op dat proces als raad invloed uit te oefenen. Wij zouden dan ook een beroep op de raads- en commissieleden willen doen om zich te onthouden van een stellingname en als raadslid kandidaten niet te ondersteunen. Wij willen echter niet zo ver gaan dat wij ook de partijen willen ontzeggen om kandidaten te ondersteunen. 4 Bijlagen 1 Het Plan van Aanpak uitvoering referendum d.d. 16 oktober 2007. 2 Het campagneplan op hoofdlijnen (wordt nagestuurd). Wij bieden u deze notitie ter bespreking aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
A. Brunninkhuis, secretaris EE07022478 Raadsnummer 07.R2$08.0OX
gemeente Eindhoven Uitvoering referendum burgemeester Eindhoven Plan van aanpak Con cernstaf 16 Oktober 2007
Colofon Uitgave gemeente Eindhoven Concernstaf Datum 16 Oktober 2007
Inhoudsopgave Context en wettelijk kader II. Planning III. Taken, rollen raad, college en ambtelijke organisatie IV. Communicatie en campagne V. Organisatie referendum Vl. Referendumcommissie Vll. Kosten
16 Oktober 2007 uitvoenng referendum burgemeester Eindhoven ÃćâĆňâĂİ Plan van aanpak Context en wettelijk kader Per 1 september 2007 is de vacature van burgemeester van Eindhoven ontstaan. Na het aangekondigde vertrek van de heer drs. A.B. Sakkers heeft de raad op 19 juni 2007 een vertrouwenscommissie ingesteld. De vertrouwenscommissie bestaat uit 5 raadsleden en heeft als belangrijkste taak het in alle rust en gezamenlijkheid beoordelen van kandidaten voor de burgemeesterspost. De samenstelling, taak en werkwijze is geregeld in de Verordening op de vertrouwenscommissie, vastgesteld op 19 juni door de raad. Op 21 augustus 2007 heeft de raad een profielschets voor de nieuwe burgemeester vastgesteld en besloten de kiesgerechtigde inwoners van Eindhoven via een raadplegend referendum te betrekken bij de keuze van een nieuwe burgemeester. Op 19 september 2007 heeft de raad een Referendumverordening vastgesteld zoals de Gemeentewet dat voorschrijft. Daarin is geregeld de datum waarop het referendum plaatsvindt (23 januari 2008) of kan plaatsvinden (een andere door de raad te bepalen datum) en dat een referendumcommissie voor toezicht en advies wordt ingesteld. Ook bevat de verordening regels omtrent de uitvoering van het referendum en over de besluitvorming door de raad voor het doen van de aanbeveling aan de Minister van BZK. Het wettelijke kader rondom de burgemeestersbenoeming is geregeld in de Gemeentewet c.a. Het referendum vindt plaats nadat de gemeenteraad op advies van de vertrouwenscommissie heeft besloten welke twee kandidaten in aanmerking komen voor het burgemeestersambt en daarmee voor het referendum. Kiesgerechtigde inwoners hebben de mogelijkheid invloed uit te oefenen op de keuze van de burgemeester. Het referendum is niet bindend. De raad betrekt de uitslag van het referendum bij de aanbeveling die hij doet aan de Minister van BZK. Uiterlijk binnen 1 maand nadat het referendum is gehouden, stelt de raad de aanbeveling met daarop een voorkeurskandidaat en de tweede kandidaat vast. Een referendum is geldig als de opkomst tenminste 30o/o van het aantal referendumgerechtigden is. De Eindhovense raad streeft naar een hoger percentage. De raad heeft de uitvoering van het te houden referendum en de ambtelijke en bestuurlijke coordinatie in handen van het college gelegd. Voor de kosten van het referendum heeft de raad het college gevraagd met een kostenopzet te komen en de financiele middelen voor het referendum te zoeken. Paragraaf Vll voorziet daarin. II. Planning Voor de planning van de benoemingsprocedure voor de nieuwe burgemeester en het referendum is een schema gemaakt met daarin de belangrijkste data. Het is een
globaal overzicht. Raad, college en ambtelijke organisatie werken ieder met een eigen detailplanning. Een aantal van de onderstaande onderdelen (cursief weergegeven ) is inmiddels uitgevoerd, maar is nog opgenomen om een compleet beeld op hoofdlijnen te geven. Schema planning op hoofdlij nen Datum Onderwerp/wat Wie 19juni 2007 Vaststellen Verordening op de vertrouwenscommissie 21 augustus 2007 Vaststellen profielschets voor de nieuwe Raad burgemeester 21 augustus 2007 Besluit tot het houden van een burgemeestersreferendum 12 september 2007 tot Openstelling vacature burgemeester CdK 3 oktober 2007 Eindhoven (Staatscourant) 19 september 2007 Vaststellen Verordening op het Raad burgemeestersreferendum gemeente Eindhoven 16 oktober 2007 Plan van aanpak uitvoering referendum College burgemeester Eindhoven 12 november 2007 Bespreking commissienotitie over Raadscommissie BEZ campagneregels en communicatie/campagneplan op hoofdlijnen Oktober/november/december Voorbereiding referendum (stembureaus College stemgerechtigden etc). 3 december 2007 Start opkomstbevorderende campagne College 4 december 2007 Benoemen leden referendumcommissie Raad 11 december 2007 Peildatum beoordeling kiesgerechtigden College 18 december 2007 Vaststellen namen kandidaten Raad referendum 7 januari 2008 tot en met Campagne kandidaten die aan Kandidaten 22 januari 2008 referendum deelnemen 23 januari 2008 Dag van het referendum; Kiesgerechtigden; Bekendmaking voorlopige uitslag Burgemeester 24januari 2008 Vaststellen uitslag referendum Centraal Stembureau 24 januari 2008 (onder Vaststellen aanbeveling van de raad Raad voorbehoud) 25 januari 2008 (onder Brief aan Minister met Raad voorbehoud) voorkeurskandidaat en tweede kandidaat Pm Procedure bij minister van BZK Ministerie van BZK Pm Benoeming burgemeester Kroon
III. Taken, rollen raad, college en ambtelijke organisatie Een burgemeester wordt benoemd bij Koninklijk Besluit op voordracht van de minister van BZK. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het proces dat daaraan vooraf gaat. Zo heeft de raad de profielschets vastgesteld, de Verordening op de vertrouwenscommissie vastgesteld en de commissie ingesteld en de Verordening op het burgemeestersreferendum vastgesteld. De raad bepaalt nadat de vertrouwenscommissie zijn advies aan de raad heeft uitgebracht, de namen van de twee kandidaten die deelnemen aan het referendum. Na het referendum doet de raad een aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het college is belast met de uitvoering van het referendum en de ambtelijke en bestuurlijke coordinatie. Daartoe behoren onder meer de communicatie voor, tijdens en na het referendum, het organiseren van het stemmen, de begeleiding/ondersteuning van kandidaten tijdens de campagne, het maken van een kostenopzet en declareren van kosten voor het referendum bij BZK. De (waarnemend) burgemeester, de heer Braks, heeft het onderwerp in zijn portefeuille. Het college heeft voor de uitvoering van de taken een ambtelijke werkgroep ingesteld, onder leiding van het hoofd van de sector Strategische Beleidscoordinatie. In de werkgroep zijn vertegenwoordigd medewerkers van de afdelingen Managementondersteuning van Publiekszaken (PZ/MOS), Juridische Zaken en Integrale Veiligheid, de sector Communicatie, de Concernstaf en de griffier die als adviseur van de raad aan de werkgroep deelneemt. De projectgroep heeft als belangrijkste taken: strategievoorbereiding, coordinatie van de benodigde werkzaamheden voor de uitvoering van het referendum, het zorgdragen voor bestuurlijk besluitvorming en afstemming met de raad. Binnen de sector Communicatie is een afzonderlijke werkgroep ingericht die zich bezig houdt met het voorbereiden en uitvoeren van communicatie en campagneactiviteiten (zie paragraaf IV). Binnen de afdeling Publiekszaken/Mos zijn diverse medewerkers belast met de werkzaamheden rondom het stemmen en het voorbereiden van alle werkzaamheden daaromtrent tot en met het regelen van de uitslag van het referendum (zi e pa ra g ra af V). IV. Communicatie en campagne De communicatie rondom het raadplegend referendum kent drie sporen: Opkomstbevorderende campagne Campagnes van de kandidaten, gefaciliteerd door de gemeente Eigen campagnes van de kandidaten
De werkgroep communicatie regelt het voorbereiden, maken en uitvoeren van het campagne/communicatieplan en de vormgeving van de opkomstbevorderende campagne. Dit doet de werkgroep ook voor de campagnes van de kandidaten, voor zover gezamenlijk en gefaciliteerd door de gemeente. Voor de campagnes wordt een creatief communicatiebureau geselecteerd na een presentatie door twee geselecteerde communicatiebureaus. Het bureau stelt een strategisch en creatief campagne/communicatieplan op, werkt dit uit in communicatiemiddelen en assisteert bij de voorbereiding. Het bureau werkt nauw samen met de sector Communicatie. Het campagneplan op hoofdlijnen dat wordt opgesteld wordt nagezonden. Communicatiedoelstellingen voor het raadplegend referendum zijn: het realiseren van een minimaal opkomstpercentage van 30 /o met als streven een hoger opkomstpercentage; informatievoorziening (wie, wat, waar, waarom een referendum); kiezers in staat stellen een overwogen keuze te maken, omdat ze beide kandidaten en hun standpunten kennen en weten wat een burgemeester/de lokale overheid doet; het profileren van de gemeente Eindhoven. Doelgroepen zijn: alle kiesgerechtigde inwoners van Eindhoven; medewerkers gemeente (ambassadeurs); pers Eigen campagne kandidaten De kandidaten kunnen naast de gezamenlijke en gefaciliteerde campagne, met eigen mensen en middelen zelf campagne voeren. De gemeenteraad van Eindhoven heeft een onafhankelijke referendumcommissie ingesteld (zie paragraaf Vl) die onder meer toezicht houdt op het verloop van het referendumproces, bekijkt of de gemeentelijke communicatie over het referendum voldoet aan de beginselen van onpartijdigheid en objectiviteit en of de campagnevoering voldoet aan het fairplay beginsel. Fair play betekent letterlijk eerlijk spel, een term uit de sportwereld (eerlijk, sportief). De referendumcommissie beoordeelt of de campagnes eerlijk verlopen, of de kandidaten open en eerlijk spel spelen, sportief en respectvol zijn. Uit an s untenvoordecam a nes "cam a nere els" zi n: Algemeen bij de vraagstelling voor het referendum, op de oproepingskaart, stembiljet c.q. stemmachine en in communicatiemiddelen wordt de politieke partij van de kandidaten niet genoemd. Het gaat om persoonlijke profilering als kandidaatburgemeester en niet om partijprofilering;
de gemeenteraad en zijn fracties zullen zich tijdens de campagnes van de kandidaten niet met de campagnes van de kandidaten bezighouden; Volgorde kandidaten op stembi j let/stem machi ne middels loting wordt bepaald wie van de kandidaten bovenaan of vooraan staat op het stembiljet of de stemmachine; Gemeen telij k co m m uni ca ti e/ondersteuni ng kandidaten: de gemeentelijke voorlichtingscampagne dient eerlijk, gelijkwaardig, onpartijdig en objectief te verlopen; de kandidaten krijgen ieder een eigen persoonlijk (ambtelijk) adviseur vanuit de gemeente toegewezen voor de inhoud en het proces gedurende de campagneperiode; de kandidaten krijgen algemene communicatieondersteuning vanuit de gemeente wanneer deze voor beide kandidaten hetzelfde is (zoals debatavonden, campagnemiddelen waar beide kandidaten op staan); middels loting wordt bepaald wie van de kandidaten links op de referendum poster komt te staan; Financiele bijdrage vanuit de gemeente de kandidaten krijgen van de gemeente %15.000,- voor hun eigen campagne in aanvulling op hetgeen door de gemeente wordt verzorgd; kosten voor noodzakelijke reis- en verblijfsvergoedingen van de kandidaten worden afzonderlijk vergoed; Eigen campagne van de kandidaten: de eigen campagne van de kandidaten loopt van 7 januari 2008 tot en met 22 januari 2008 of indien de raad alsnog besluit het referendum op een andere datum te houden, tot en met de daaraan voorafgaande dag); de campagne van de kandidaten dient eerlijk, sportief en respectvol te verlopen; de kandidaten mogen samen optrekken maar hoeven niet alles samen te doen; de kandidaten hebben de ruimte om een persoonlijke inkleuring aan de campagne te geven; de kandidaten mogen het bedrag van 6 15.000 dat ze van de gemeente ontvangen met maximaal 6 10.000 aan eigen middelen of middelen van derden aanvullen met dien verstande dat sponsoring niet is toegestaan; de kandidaten overleggen voor 1 januari 2008 een persoonlijk campagneplan op hoofdlijnen aan de referendumcommissie, waarin ze aangeven welke middelen ze aan welke activiteiten willen besteden; V. Organisatie referendum Voor het organiseren van de stemming bij het referendum, het verwerken daarvan en het vaststellen van de uitslag zijn heel wat acties nodig. Op hoofdlijnen zijn enkele daarvan hierna vermeld. De afdeling Managementondersteuning van Publiekszaken treft daartoe voorbereidingen.
Voorbereidingen De voorbereidende werkzaamheden hebben in hoofdzaak betrekking op het maken van afspraken en het regelen van zaken omtrent: het gebruik van gebouwen waarin stembureaus kunnen worden gevestigd; het onderzoeken van geschikte locaties en het gebruik van verkiezingsborden alsmede het tijdig plaatsen daarvan; logistieke en ICT maatregelen voor de dag van het referendum; onderzoek en vaststelling stemgerechtigdheid ; (herziening) aanwijzing stembureaus en bemensing daarvan; training en instructie van stembureauleden; Op 23 januari 2008 wordt met het rode potlood gestemd, tenzij de staatssecretaris, op grond van de (aangepaste) Regeling voorwaarden en goedkeuring stemmachines, alsnog toestaat op elektronische wijze te stemmen. Peildatum ter beoordeling of aan vereisten voor het kiesrecht is voldaan is 11 december 2007. Degenen die kiesgerechtigd zijn voor de verkiezing van de leden van de gemeenteraad, worden op de peildatum geselecteerd. Kiesgerechtigd zijn personen die op de dag van het referendum 18 jaar of ouder zijn, burger van de Europese Unie zijn en niet EU-burgers die op 11 december 2007 5 jaar rechtmatig in Nederland verblijven. Van de circa 167.500 kiesgerechtigden zijn er zo n 4800 burger van de Europese Unie. Van de overige circa 4700 te selecteren niet-nederlandse ingezetenen moet (voor 14 december 2007) gecontroleerd zijn of zij kiesgerechtigd zijn. Voor stembureauleden worden instructiebijeenkomsten voorbereid. Deze vinden plaats 18 en 19 december 2007 en 9, 10, 16 en 17 januari 2008. Dag iran het referendum Alles is er op gericht om de dag van het referendum tot een succes te maken. Na 21.00 uur maken de stembureaus de processen-verbaal op, leveren de voorzitters alle bescheiden in, wordt de opkomst berekend en wordt de (voorlopige) uitkomst van referendum opgemaakt. Op 24 januari 2007 wordt de uitslag definitief vastgesteld. Hiervoor komt het Centraal Stembureau om 16.00 uur bijeen. Vl. Referendumcommissie In de referendumverordening is geregeld dat er een commissie van toezicht en advies is, de referendumcommissie. De raad benoemt daartoe drie leden, afkomstig uit het openbaar bestuur (bij voorkeur met ervaring met een referendum), de wetenschap (bestuurskundige/jurist) en uit de communicatiewereld. Een raadsvoorstel voor de benoeming van de leden wordt afzonderlijk aan de raad voorgelegd.
De referendumcommissie handelt op basis van artikel 11 van de referendumverordening en heeft als taken: toezicht te houden op het verloop van het burgemeestersreferendum; de raad of het college gevraagd of ongevraagd te adviseren over de uitvoering van de referendumverordening; de raad of het college te adviseren over de afdoening van klachten; Voor haar werkwijze zal de referendumcommissie zelf nog een reglement vaststellen. De ondersteuning van de referendumcommissie zal gaan plaatsvinden vanuit de raadsgriffie. De griffier zal een ambtenaar daarvoor aanwijzen en de aansturing en verantwoordingsrelatie zal schriftelijk worden vastgelegd. Op grond van de huidige Verordening rechtspositie raads- en commissieleden zullen de leden voor de referendumcommissie de reguliere vergoeding vermeld in artikel 14 van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden ontvangen. Dit betekent een maximumvergoeding van 6 101,77 (januari 2006) per vergadering van de commissie, volgens Tabel IV, behorende bij het rechtspositiebesluit (exclusief reis- en verblijfkosten). Van het genoemde maximumbedrag kan alleen bij verordening naar boven worden afgeweken. Vl I. Kosten De kosten voor het te houden referendum zijn in onderstaand schema uitgesplitst weergegeven. In totaal gaat het om een bedrag van 6 661.000. Schema kosten Referendum; voorbereiding en inrichting stembureaus, 6 375.000 stembureauleden, huur gebouwen, e.d. Communicatie; reclamebureau, drukwerk, verspreiding, 250.000 advertenties, personele kosten Campagnekosten 30.000 Onkostenvergoedingen kandidaten 6 3.000 Vergoeding leden referendumcommissie 6 3.000 Totaal 4 661.000 In bovenvermeld bedrag is de inzet van eigen personeel niet gekapitaliseerd. De kosten kunnen deels worden gedeclareerd bij de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op basis van de bijdrageregeling burgemeestersreferendum. Op basis van de regeling ontvangt de gemeente voor elke kiesgerechtigde inwoner een bijdrage in de kosten van het referendum van 6 2,80 (geschat wordt dat dit 6 469.000 bedraagt uitgaande van naar schatting 167.500 kiesgerechtigde inwoners).
Na het referendum zal het college de uitkering aanvragen op basis van het aantal kiesgerechtigde inwoners van Eindhoven (die op de dag van het referendum de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt). Uitgaande van een totaal kostenplaatje van 6 661.000 blijft er een bedrag van E 192.000 over. Deze kosten kunnen ten laste worden gebracht van de saldireserve algemeen (voor zover niet ten laste te brengen van de reguliere begroting). Het college (daartoe gemachtigd door de raad op basis van de besluitvorming over de referendumverordening) zal voor de financiele afwikkeling zorgdragen.