FINANCIELE VERORDENING 2011 De raad van de gemeente IJsselstein; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; besluit vast te stellen: de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente IJsselstein. 1. Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college. b. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente IJsselstein en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling De raad stelt indien gewenst een nieuwe programma-indeling voor een meerjarige periode vast. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Het college biedt de raad jaarlijks een kadernota aan met de beleidskaders en het financieel perspectief. 2. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma s. 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven en het geplande jaar van afsluiting. 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten, de actuele raming van de totale uitgaven en het geplande jaar van afsluiting weergegeven. Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Pagina 1 van 7
3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad gemeld, via de instrumenten van de planning en control cyclus. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet (met een dekkingsvoorstel) of een voorstel voor bijstelling van het beleid. 4. In afwijking van lid 3 is het college bevoegd een investering/exploitatieuitgave te doen indien deze wordt gedekt door een bijdrage van derden en daar een rechtstreekse relatie mee heeft en past binnen reeds door de raad vastgesteld beleid. Het college meldt deze uitgave in de eerstvolgende rapportage van de planning & control cyclus. 5. Artikel 4 lid 3 en 4 staan los van de wettelijke informatieplicht van het college naar de raad. Het college zal de raad zo snel mogelijk informeren over afwijkingen in baten en/of lasten van meer dan 25.000,-. 6. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel 5. Tussentijdse rapportages 1. Het college informeert de raad twee keer per jaar, conform de Planning & Control cyclus, door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente. De tussentijdse rapportages zijn bedoeld voor het melden van afwijkingen, zowel ten aanzien van het voorgenomen beleid als de inzet van middelen. 2. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting toegelicht. Afwijkingen groter dan 25.000,- worden per programma toegelicht. Afwijkingen met een lager bedrag worden wel verwerkt in de begrotingswijziging. 3. Financieel beleid Artikel 6. Investeringskredieten 1. Een investeringskrediet wordt afgesloten op 31 december van het jaar van afsluiting dat in de begroting staat. 2. Een reeds toegekend krediet kan alleen langer open blijven met toestemming van de raad. 3. Het college mag ter voorbereiding van een raadsvoorstel 25.000,- besteden aan het opstellen van een projectplan of een grondexploitatie. De kosten van dit voorbereidingskrediet worden verwerkt in de aanvraag van het krediet voor een project of een grondexploitatie. 4. Op voorbereidingskredieten wordt niet afgeschreven. Er wordt wel rente toegerekend aan de producten/programma s. Artikel 7. Investeringen, waardering en afschrijving 1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 2. Investeringen tot 10.000,- kunnen worden geactiveerd en afgeschreven. Investeringen met economisch nut vanaf 10.000,- worden altijd geactiveerd en afgeschreven. 3. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, ongeacht de aanschafwaarde. 4. Op investeringen mogen ontvangen subsidies en bijdragen van derden in mindering worden gebracht. Voorwaarde hiervoor is dat er een direct aantoonbare relatie is met de investering. 5. Op de investeringen met maatschappelijk nut mogen reserves in mindering worden gebracht. Dit is niet toegestaan bij investeringen met economisch nut. 6. De te hanteren afschrijvingstermijnen voor vaste activa zijn vastgelegd in bijlage 1 van deze verordening. Er wordt geen rekening gehouden met enige restwaarde. Pagina 2 van 7
7. Investeringen worden in principe lineair afgeschreven. Alleen bij producten en diensten die worden gedekt door inkomsten (riolering/reiniging), kan er annuïtair worden afgeschreven. Hierbij moet wel een bestendige gedraglijn gehanteerd worden. 8. Afschrijven van een investering begint in het jaar volgend op het jaar waarin het actief wordt opgeleverd. 9. Aan een investering wordt rente toegerekend vanaf de eerste dag in het halfjaar waarin de investering wordt gedaan. 10. In de kadernota wordt jaarlijks een voorstel gedaan voor de hoogte van de interne rekenrente. 11. Bij het bepalen van de afschrijvingen wordt de componentenbenadering gehanteerd. De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Per samenstellend deel kunnen de economische gebruiksduren namelijk verschillen. Artikel 8. Voorziening voor oninbare vorderingen 1. Voor openstaande vorderingen betreffende: a. Belastingen; b. Sociale zaken; wordt met uitzondering van individuele vorderingen groter dan 10.000,- een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid. 2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen. Artikel 9. Reserves en voorzieningen 1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt: a. De vorming en besteding van reserves; b. De vorming en besteding van voorzieningen; c. De toerekening en verwerking van rente over de reserves. 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserves voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:. a. Het specifieke doel van de reserve; b. De voeding van de reserve; c. De maximale hoogte van de reserve; d. En de maximale looptijd. 3. Bij bestemmingsreserves ten behoeve van egalisatie van tarieven (bijvoorbeeld bij afvalstoffenheffing), vindt eens per drie jaar een analyse plaats van de omvang van de reserve. Het college doet daarna via de kadernota een voorstel voor afroming of ophoging van de reserve. 4. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd. 5. De raad stelt bij de vaststelling van de begroting de omvang van de algemene reserve vast. De benodigde omvang wordt berekend op basis van de risico s die we als gemeente lopen. De risico s zijn beschreven in de paragraaf weerstandsvermogen. Dit deel wordt geoormerkt binnen de algemene reserve. Er is geen aparte risicoreserve. Artikel 10. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs voor goederen, werken en diensten wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. Pagina 3 van 7
2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1. Het college neemt jaarlijks in de begroting het tarievenbeleid op voor de gemeentelijke belastingen, rechten en leges. De raad stelt het beleid (bijvoorbeeld om de tarieven met 1% te verhogen) vast bij de vaststelling van de begroting. 2. Het college stelt eens in de vier jaar een nota vast voor de berekening van de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan de verhuur en verkoop van onroerende goederen. 3. Het college stelt eens in de vier jaar een nota vast voor de berekening van de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter informatie aan de raad aangeboden. Artikel 12. Financieringsfunctie 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. Het aantrekken, respectievelijk aanwenden van voldoende werkkapitaal om de programma s in de door de raad vastgestelde begroting uit te voeren; b. Het binnen de kaders van de wet FIDO, wet RUDDO en het treasurystatuut uitzetten van (tijdelijk) overtollige gelden; c. Het beheersen van rente-, koers-, en valutarisico s welke uit de bedrijfsvoering voortvloeien. d. Het beperken van kosten samenhangende met de uitvoering van de financieringsfunctie. 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. Er worden alleen uitzettingen geplaatst bij gemeenten, provincies of waterschappen in Nederland dan wel bij beleggingsfondsen, ondernemingen of banken die voldoen aan: i. de eis van AAA rating bij een officiële ratinginstelling als Moody s, S&P en Fitch, ofwel ii. één van de normenkaders voor duurzaam beleggen die gebruikt worden door Europese instellingen en andere grote beleggers als pensioenfondsen; b. Een toegestane uitzondering op artikel 12 lid 2a vormt de belegging in het kader van uitvoering van de wet APPA ten behoeve van een pensioenvoorziening voor (gewezen) wethouders in het daartoe door de N.V. Bank voor Nederlandse Gemeenten gevormde fonds. c. Overtollige gelden worden uitsluitend uitgezet tegen een vaste rente. Uitzondering hierop vormen de creditsaldi in rekening-courant bij de Bank voor Nederlandse Gemeenten, de Rabobank en ING Bank. d. Het aantrekken en uitzetten van gelden geschiedt uitsluitend in euro s. 3. Het college stelt regels op voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie (het treasurystatuut). Het treasurystatuut wordt ter informatie aan de raad aangeboden. Artikel 13. Gemeentegaranties 1. Het college kan een gemeentegarantie verstrekken aan een financiële instelling. De investering van de aanvrager van een gemeentegarantie dient te passen binnen de doelstellingen zoals gedefinieerd in de programmabegroting van de gemeente. De investering moet bovendien zijn voor aankoop, nieuwbouw, verbouw en/of (her)inrichting van een gebouw of terrein. Pagina 4 van 7
2. Ingevolge art. 169 lid 4 uit de Gemeentewet, zal het college de raad - indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente - vooraf inlichten over een garantstelling door de gemeente en niet besluiten voordat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen. 3. Een investering door een sportvereniging wordt uitsluitend gegarandeerd voor maximaal een bedrag ter grootte van 50 procent van de financiering en indien de Stichting Waarborgfonds Sport (hierna S.W.S.) zich garant stelt voor de overige 50 procent. 4. Er wordt uitsluitend een aanvraag tot garantieverstrekking in behandeling genomen indien er voor de betreffende aanvrager geen waarborgfonds beschikbaar is. Een uitzondering hierop vormt de S.W.S. 5. Indien de aanvrager beschikt over eigen gronden en/of opstallen zal het recht van eerste hypotheek hierop gevestigd worden ter verkrijging van zekerheid van de rechten van de gemeente. De opstal of de grond hoeft niet in relatie te staan tot de financiering van de investering waarvoor de gemeentegarantie wordt gevraagd. 6. De aanvrager dient voldoende aannemelijk te maken dat aan de verplichtingen voortvloeiende uit de te garanderen geldlening kan worden voldaan. 7. Indien de gemeentegarantie wordt verstrekt zal de aanvragende instelling een vergoeding van 0,2 procent per jaar verschuldigd zijn over het bedrag waarvoor de gemeente in dat jaar garant staat. Een uitzondering hierop vormt een gemeentegarantie die verstrekt wordt samen met een garantie van de S.W.S. Hierover is de aanvrager geen vergoeding verschuldigd. 4. Financieel beheer en interne controle Artikel 14. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten. c. Het verschaffen van informatie over besteding van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. Het verschaffen van informatie over sturingsindicatoren; e. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving; f. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 15. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Artikel 16. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. 5. Financiële organisatie Pagina 5 van 7
Artikel 17. Financiële organisatie 1. Het college zorgt voor en legt vast: a. Een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie. 6. Slotbepalingen Artikel 18. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2011. 2. Deze verordening treedt in de plaats van de Financiële verordening 2009 gemeente IJsselstein (Raadsbesluit van 12 maart 2009). Artikel 19. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Financiële verordening gemeente IJsselstein 2011. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente IJsselstein in zijn openbare vergadering van 24 maart 2011. De griffier, De voorzitter, H. Kleene drs. P.C. van den Brink Pagina 6 van 7
Bijlage 1 Financiële verordening 2011 Afschrijvingstermijn activa 1. Gronden en terreinen Aanleg (sport)parken/plantsoenen/speelterreinen e.d. Aanleg (toplaag) sportvelden Parkeerterreinen 2. Woonruimten Alle 3. Bedrijfsgebouwen Gebouwen en installaties Inrichting Verbouwingen/renovaties Noodaccomodaties 4. Grond- weg en waterbouwkundige werken Fiets- en voetpaden Bruggen/viaducten/duikers/steigers e.d. Lichtmasten en toebehoren Riolering mechanisch/elektronisch Riolering bouwkundig Wegen en inrichting wegen Walmuren 5. Vervoermiddelen Personenauto s Vrachtauto s Overige vervoermiddelen 6. Machines, apparaten en installaties Hardware, software en randapparatuur Overig 7. Overige materiële vaste activa Inventarissen in gebouwen Carillons, klokken en uurwerken 8. Financiële vaste activa Bijdragen in activa van derden hierboven 10-40 jaar 10-20 jaar 20-30 jaar 40 jaar 15-40 jaar 15-20 jaar 15-25 jaar* 05-10 jaar 10-20 jaar 20-50 jaar 10-25 jaar 15 jaar 40-60 jaar 10-30 jaar 40 jaar 05 jaar 05-10 jaar 05-10 jaar 03-05 jaar 05-20 jaar 10-30 jaar 20 jaar conform * Tot een maximum van het restant van de levensduur Pagina 7 van 7